Plan De Anormalidad Laboral y Continuidad Operativa
Control a Proveedores y Contratistas
Procedimiento PQRF
Política de prevención y atención de conflictos
Política y acciones de Relacionamiento
Política de empleo Mano de Obra de la Región
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HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Viene del documento PS-ECI01, se realiza revisión y actualización general del documento.
Revisión No.
Coordinadora HSEQ Gerente HSEQ 0
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1. Objetivo del Plan
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Definir las actividades mínimas requeridas para la operación en contingencia con alcance al Servicio de Supervisión Integral de Operaciones de Pozos en todo el territorio nacional. Incluye la documentación de actividades básicas de prevención, atención y evaluación de eventos de anormalidad laboral.
2. Alcance
2.1 Productos o Servicios críticos y Objetivos
El alcance de las actividades a desarrollar por el CONTRATISTA comprende los servicios de supervisión, asistencia, planeación, seguimiento, ingeniería y gestión logística a las operaciones de pozos que incluyen, pero no se limitan a lo siguiente:
• Supervisar, coordinar, asistir y realizar seguimiento y monitoreo a las actividades de yacimientos, perforación, completamiento, reacondicionamiento, mantenimiento, abandono de pozos y desincorporación de activos, dentro de los tiempos y costos presupuestados, aportando información de calidad que conlleve al mejoramiento continuo de la operación.
• Acompañar, asesorar, soportar e intervenir en la planeación y ejecución de los trabajos de yacimientos, perforación, completamiento, reacondicionamiento, mantenimiento, abandono de pozos, desincorporación de activos y actividades de integridad de pozos.
• Asegurar la logística de servicios, equipos, materiales y herramientas, así como cualquier actividad complementaria que sea requerida para la intervención de pozos y/o facilidades, de manera oportuna e idónea.
• Supervisar, asegurar y verificar la calidad en los sistemas de levantamiento artificial, con soporte técnico necesario que permita implementar acciones para mantenerlos en operación óptima.
• Ingresar, revisar, analizar, mantener y realizar seguimiento continuo de la información de las operaciones e intervenciones a pozos y/o facilidades en las herramientas Corporativas con el fin de obtener lecciones aprendidas, mejores prácticas relacionadas con su especialidad, para preservar la memoria corporativa y aplicarla como mejoramiento continuo en los proyectos.
• Asegurar el control y seguimiento de manera oportuna, de los indicadores establecidos por Ecopetrol en cada una de las herramientas Corporativas.
• Documentar e implementar las lecciones aprendidas y mejores prácticas relacionadas con cada especialidad y servicio ejecutado.
• Proponer ideas y planes de acción, que enriquezcan el proceso de toma de decisiones en la ejecución de las diferentes operaciones.
• Diseñar planes de reducción de los costos de completamiento, reacondicionamiento, mantenimiento, abandono de pozos y desincorporación de activos.
• Preservar el carácter confidencial de la información que maneje, para este fin, es obligación del CONTRATISTA suscribir acuerdos de confidencialidad con el personal que preste los servicios del presente contrato y asegurar la entrega oportuna y completa de la información a su cargo, cuando sea requerida por el cliente.
• Velar por el cumplimiento estricto de los principios y normativa vigente actual, para las labores de completamiento, reacondicionamiento, mantenimiento, abandono de pozos, desincorporación de activos y actividades de integridad de pozos.
• Acatar la disciplina organizacional y operativa por el cliente.
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• Participar en las investigaciones de incidentes y fallas de control en las operaciones.
Este documento aplica para los requerimientos del cliente de Ecopetrol y/o su Grupo Empresarial en todo el territorio nacional.
Procesos/función crítica
Nombre como se conoce el proceso / función que no podrá dejar de realizarse
SERVICIO INTEGRAL DE SUPERVISIÓNENOPERACIONESEN POZOS.
SERVICIOS DE SOPORTE OPERATIVO
SERVICIOS ESPECIALIZADOS OPERATIVOS
1. Procesos / Funciones
Tiempo de Recuperación
Objetivo (RTO1) (Tiempo que requiere para restablecer el servicio en caso de interrupción)
Nivel Mínimo de Operación requerido por el cliente (En contingencia, con qué nivel de servicio, desempeño o cantidad de obra se compromete.
Contractualmente 3 (tres) días hábiles Lo requerido por la operación
Contractualmente 3 (tres) días hábiles. Lo requerido por la operación.
Contractualmente 3 (tres) días hábiles Lo requerido por la operación
2.2 Personal Mínimo Requerido para el Desarrollo del Contrato
El servicio comprende, pero sin limitarse entre otras las siguientes funciones:
• Convocar y liderar la reunión de planeación y concertación de autorizaciones de permisos de trabajo.
• Evaluar el impacto de los trabajos y su interferencia con otras áreas (operaciones SIMOPS).
• Revisar peligros asociados a la tarea y controles establecidos, adicionando algunos, si se requiere.
• Autorizar el ingreso de personal y equipos a su área de responsabilidad. • Asegurar las condiciones de su lugar de trabajo, generando un ambiente seguro para el desarrollo de actividades en su área.
Servicio Integral de Supervisión en Operaciones en Pozos.
• Asegurar el cierre de los permisos de trabajo una vez finalizadas las actividades, asegurandoqueeláreaquedeenlasmismasomejorescondicionesalmomento del recibo de esta.
• Suspender de una manera responsable un trabajo, cuando considere que las condiciones de este no son seguras y/o si no se están cumpliendo las normas y los controles de riesgo establecidos en el permiso de trabajo.
• Participar y asegurar la prevención, preparación de planes emergencias y ejecución de simulacros en pozo.
• Realizar la revisión de la localización del pozo a intervenir de acuerdo con la ruta de equipos establecida por el cliente, asegurando la gestión que corresponda para solucionar las novedades locativas encontradas en los formatos definidos por el cliente, los cuales se entregaran al inicio de operaciones.
• Supervisión durante las etapas de planeación, ejecución y evaluación de los trabajos de intervención de pozos, dentro de la cual se incluye, entre otros: ✓ Participar y dar recomendaciones durante la planeación de las intervenciones (programa de trabajo) a pozos con la aprobación del cliente. ✓ Revisar, validar
1 RTO: Tiempo Objetivo de Recuperación
Tabla
Cargos
Roles
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Cargos Roles y notificar los programas enviados por las diferentes empresas contratistas que realizaran actividades durante la intervención del pozo. ✓ Revisar históricos del pozo a intervenir (ensambles de fondo, registros de cementación, cañoneo, estimulación,restricciones,etc.) einformar lasdesviacionesparamejorar latoma de decisiones durante la planeación, si a ello hubiese lugar. ✓ Solicitar con la debida anticipación las necesidades de materiales, herramientas, equipos y servicios requeridos para la intervención. ✓ Reportar y llevar control diario de las actividadesoperativasyloscostosplaneadosvsejecutados. ✓ Realizarelcargue oportuno (de acuerdo con lo establecido en cada área operativa) con calidad y completitud de la información en las bases de datos corporativas del cliente.
✓ Recibir, verificar y aceptar a conformidad los materiales, herramientas y equipos para la ejecución de las operaciones. Llevar inventario de los materiales y asegurar las remisiones y demás documentos inherentes al servicio en medio físico y/o electrónico. ✓ Participar activamente en el seguimiento operacional y la toma de decisiones en tiempo real sobre la actividad que se está realizando.
• Realizar la logística necesaria para recibo y despacho de equipos y materiales de contratistas al inicio y finalización de las operaciones. Coordinar los ingresos del personal que desarrollará las actividades en los pozos a intervenir.
• Conocer y aplicar el contenido de los contratos de servicios suscritos por el cliente para las distintas operaciones de pozos, que incluye la confrontación física del equipo o servicio a recibir con lo estipulado en el contrato.
• Controlar que el programa de operaciones sea cumplido estrictamente por cada uno de los contratistas involucrados.
• Generar el informe final del pozo según modelo establecido en cada sitio de trabajo, y los demás informes que se requieran. Realizar un análisis de la desviación de tiempos y costos asociados a la intervención, real versus planeado.
• Informar al cliente cualquier evento que genere una desviación a nivel operacional que pueda traer consigo cambios en los costos y tiempos definidos en el programa de trabajo inicial. En caso de presentarse los eventos mencionados.
previamente debe diligenciar el formato Control de Cambios IDA-F-018 o el modifique o derogue.
• Controlar el tiempo de alquiler de las herramientas en el pozo, con el objeto de no incurrir en costos adicionales por servicios.
• Realizar la verificación de los cálculos requeridos para las diferentes operaciones especiales en los de pozos (Cementaciones – Cañoneos – Control de pozo – Estimulaciones – entre otros) y analizarlos con el representante del cliente o quien él designe.
• Coordinar el movimiento de tuberías y materiales de las bodegas del cliente., responsabilizándose para que los sobrantes de la operación retornen con la debida anticipación al sitio de origen en forma organizada y sin residuos líquidos y/o sólidos que puedan ocasionar contaminación.
• Conocer, aplicar y divulgar los procedimientos, estándares, prácticas y directrices (disciplina Operativa) que correspondan al servicio.
• Optimizar los programas de operaciones en función del costo y tiempo, sin detrimento de la operación según curva de aprendizaje.
• Reportar, gestionar y asegurar cada incidente o falla de control tan pronto como ocurra de acuerdo con el procedimiento HSE-P-007 establecido por el cliente o el que lo modifique o derogue.
• Asegurar la guardia y custodia de las evidencias que puedan ser objeto dentro de la investigación de los incidentes ocurridos durante las operaciones y demás actividades encomendadas, en tal medida, es directamente responsable de la preservación de dichos elementos en las condiciones exactas del momento del
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Cargos Roles
incidente, para posteriores estudios, análisis y definición de causa raíz por parte del cliente. Esta actividad también supone el registro e identificación del elemento o elementos, con el fin de asegurar que corresponda al evento presentado.
• Realizar revisión y validación del Check list del Pulling and running de sistema de levantamiento artificial.
• Llevar el reporte del control de las movilizaciones de carga seca y liquida durante la ejecución del pozo, al igual que los equipos utilizados para la movilizacióndelascargasentrepozosdelRIG.(firmadeplanillaalfinaldelpozo).
• El servicio de supervisión debe asegurar el diligenciamiento de los siguientes formatos que certifican la operación: ✓ Previo a la operación en cada pozo: o IDA-F-038 Formato Visita Previa Ingreso Locaciones o DPD-F-408 Formato Lista de Chequeo Inspección Vías, Locaciones cabezal. o DPD-F-221 Formato Movilización Equipos Operaciones. o IDA-F-037 Formato Entrega Locaciones Pozo, Equipo, Área o Sistema HANDOVER. o Formato inspección pre operacional de equipo criticoworkover post movilización. El que lo modifique o derogue o en su defecto el que aplique cada área operativa. ✓ Durante el servicio a pozo: o DPD-F-389 Formato Reporte Inspección Prueba Preventoras. o WDP-F-085 Formato Drawdown test del acumulador. o GHS-F-127 Lista de verificación manual de control de trabajo. Se debe estos formatos o en su defecto el que los derogue.
El servicio comprende, pero sin limitarse entre otras las siguientes funciones:
• Realizar el seguimiento a las actividades de intervenciones a pozos ubicados en los diferentes campos del cliente, conforme los requerimientos de la operación.
• Actualizar, capacitar y realizar el control de calidad de la información en las bases de datos Openwells, Profile, Data Analizer, SAP o cualquier otra que adopte el cliente, mediante la aplicación de los estándares, normas y políticas de los sistemas de información durante las operaciones, con el fin de aumentar la captura, almacenamiento, disponibilidad, oportunidad y análisis de la información.
• Apoyar y participar con buenas prácticas de la industria a las operaciones diarias de intervención a pozos para maximizar aprendizaje. • Asegurar la completitud y calidad de la información para con competencias para realizar el servicio técnico especializado de QA/QC (Quality Control/ Quality Assurance).
Servicios de Soporte Operativo
• Realizar actividades de superficie que requieran un grado de especialidad, conocimiento y experticia para la supervisión de intervenciones, actividades, apoyo operativo, planeación y toma de decisiones.
• Realizar seguimiento y control diario de los reportes operacionales cargados en las diferentes bases de datos que el cliente, Reportar hallazgos en el cargue de información.
• Generar y distribuir resúmenes, reportes e información de apoyo desde OpenWells® o cualquier otra base de datos que adopte el cliente para análisis, gestión y toma de decisiones.
• Actualizar y generar estados mecánicos en Profile o cualquier otra base de datos que adopte el cliente.
• Generar estadísticas: A partir de consultas (Querys) en Data Analizer que incluyen tiempos, costos, NPT’s, número de intervenciones, tipos de intervenciones, entre otras.
• Asegurar y consolidar evidencias referentes al control EGP1.1C3, controles CORE-EGP (Antes COSO-SOX). o el que lo modifique o derogue y demás controles que apliquen en el desarrollo de la operación.
• Generar programas de intervención a pozo (Well planning), presupuestos (AFE):
✓ Revisar y ajustar evaluación económica del pozo a intervenir. ✓ Elaborar
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Cargos Roles
formato de Well Planning (Incluye Objetivos, Justificación, Antecedentes y recomendaciones). Ajustar tiempos y operaciones. ✓ Elaborar formato Cost & AFE Costo preliminar de la intervención (incluye costos de materiales). ✓ Crear avisos en SAP de acuerdo al tipo de intervención. ✓ Creación del evento en Openwells. ✓ Cargar en Openwells de Cost & AFE y Well Planning previos inicio del evento. ✓ Creación de la OT en SAP.
• Solicitar los materiales necesarios para la intervención (códigos y cantidades de materiales a solicitar en SAP).
• Costear la OT previo al inicio del evento. Adjuntar en Data Approval documentos para aprobación (Cost & AFE, Well Planning, Justificación Formato, evaluación económica).
• Verificar la creación y envío de forma 7CR, 10CR, 10ACR, entre otras formas y formato IDA-F-017 establecido por el cliente o el que lo modifique o derogue.
• Realizar validación financiera que incluya cuadro de costos o de servicios suplementarios y cargar costos en SAP.
• Verificar el tiquete contra la orden de trabajo inicial y generar la suborden de trabajo si se requiere.
• Enviar a aprobación pedidos con tiquetes y justificación de las Sub-OT. Realizar el seguimiento a la aprobación de la misma y a la generación de pedidos automáticos. Realizar consolidación de órdenes de trabajo y pedidos, para ser enviado a las empresas contratistas prestadoras de servicios dentro del proceso de facturación. Asegurar liberación de recursos de las OT’s programadas inicialmente, que no se causaron.
• Brindar soporte y/o gestión para la solución de problemas en relación a los inconvenientes que presenten las diferentes herramientas durante el proceso de generación de pedidos.
• Tipificar adecuadamente las OT’s y Sub-OT’s en referencia a trabajos que se adelantan en los pozos, asegurando asignación de las cuentas mayores indicadas en las Ordenes de trabajo.
• Generar reportes e informes financieros para las diferentes operaciones, justificar desviaciones de lo planeado vs la ejecución real.
• Apoyar las necesidades de información específicas a las diferentes dependencias (Ingeniería, Yacimientos, Producción, entre otras).
• Recopilar, controlar y llevar trazabilidad de documentación generada de los servicios a pozos.
• Controlar y actualizar inventarios de herramientas y materiales para intervencióndepozos,realizarcontroldeinventarios,seguimientoaherramientas propiedad del cliente, utilizadas en las diferentes operaciones de intervención a pozos.
• Gestionar y hacer seguimiento a la inspección de tuberías y varillas para la operación, mantener inventarios actualizados de materiales disponibles para las intervenciones de pozos.
• Apoyar en el proceso de desincorporación de los activos, equipos y materiales que el negocio no requiera para su operación de acuerdo con su estado funcional actual.
• Realizar levantamiento físico de equipos (inventario) y facilidades que se encuentranporfueradelaoperaciónenplantas,estacionesypozos,paradefinir alcance de la actividad correspondiente a la desincorporación de estos.
• Apoyar los procesos necesarios para la desincorporación y disposición final de los activos, equipos y materiales mediante subasta pública, sesión sin costo, traslados internos en la industria y/o chatarrización.
• Apoyar el desmantelamiento de facilidades (eléctricas, mecánicas, civiles y líneas) durante las campañas de abandono en los pozos.
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Cargos Roles
• Llevar el estatus semanal de avance del proceso de desincorporación de activos.
• Asegurar y verificar la calidad del reporte semanal de equipos para adicionar al plan de desincorporación.
• Asegurar y verificar la calidad del reporte de inspecciones a locaciones donde se requiere iniciar o continuar procesos de desincorporación.
• Realizar el reporte diario de actividades vinculadas a la desincorporación de equipos.
• Realizar la revisión y consolidación de la documentación asociada a la desincorporación de activos basados en el procedimiento GSE-P-014 y/o los que apliquen o el que lo modifique o derogue.
• Elaborar consolidado mensual del registro fotográfico de los activos ya desincorporados.
• Asegurar el reporte de avance de equipos asignados al plan de desincorporación según vigencia.
• Generar graficas de avance según variable de desincorporación, (activos funcionales/ no funcionales).
• Revisar, validar y definir los activos y tarifas para el cálculo de la provisión de costos de abandono anualmente.
• Revisar, validar y definir los activos a desincorporar en las bases de datos corporativas con las diferentes áreas del cliente., para establecer la ejecución y costos en la siguiente vigencia.
• Realizar seguimiento al control SOX GFI1.2CM1 y GFI1.2CT1 y/o los que apliquen o el que lo modifique o derogue.
• Realizar reporte semanal de los servicios ejecutados en transporte de carga seca y líquida en las actividades del cliente.
• Realizar reporte y llevar consolidado mensual de los servicios ejecutados en transporte de carga seca y líquida en las actividades por el cliente.
• Realizar reporte diario de verificación de equipos en las actividades de transporte de carga seca y líquida (mínimo 1 equipo diario), presentando desviaciones y acciones de mejora.
• Llevar la programación diaria de las actividades de transporte de carga seca y líquida.
• Reporte diario de programación planeada vs ejecutada en las actividades de transporte de carga seca y líquida.
• Realizar el seguimiento y reporte del suministro de combustible.
• Llevar reporte de los KPI operativos de manera mensual.
• Validar y asegurar DPD-F-221 / Formato para Movilización de Equipos en las operaciones (Plan de movilización) y/o los que apliquen o el que lo modifique o derogue.
• Apoyar en la asistencia de verificación, adecuación por obra civil de las plataformas de los pozos a abandonar.
• Apoyar en la asistencia de instalación de salidas laterales de los cabezales de los pozos a abandonar.
• Apoyar y coordinar la logística de los recursos necesarios para las intervenciones a pozos.
• Realizar visitas a los pozos candidatos para abandono, cambio de cabezal y corrección de fuga de fluidos.
• Visitar los pozos abandonados, detallar las condiciones del área del pozo abandonado, en lo concerniente a retiro UBM, facilidades eléctricas, facilidades de producción, recuperación ambiental.
• Apoyar al líder de abandono, Ingeniero de subsuelo, al ingeniero de planeación con los requerimientos previos, durante y posterior a la operación de
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Cargos Roles
abandono tales como: búsqueda de registros eléctricos, fotografías de placa y panorámica de pozos abandonados.
• Apoyar al líder de abandono con los requerimientos en el tema de costos, presupuesto y planeación de la operación de abandono para cada vigencia.
• Preservar el carácter confidencial de la información que maneje, para este fin, es obligación del CONTRATISTA suscribir acuerdos de confidencialidad con el personal que preste los servicios del presente documento y asegurar la entrega oportuna y completa de la información a su cargo, cuando sea requerida por el cliente.
• Asegurar el control y seguimiento de manera oportuna, de los indicadores de operaciones de subsuelo establecidos por el cliente, en cada una de las herramientas Corporativas.
• Documentar e implementar las lecciones aprendidas y mejores prácticas relacionadas con cada especialidad y servicio ejecutado.
• Acatar la disciplina organizacional y operativa.
• Participar en las investigaciones de incidentes y fallas de control en las operaciones,de acuerdocon el Procedimiento deGestión de Incidentes yFallas de Control HSE-P-007 o el documento que lo modifique o derogue, identificando las causas raíz y básicas que las generaron, divulgando las lecciones aprendidas dentro de la organización.
• Realizar, definir y estructurar planes de trabajo direccionados a la optimización de las facilidades de producción, así como realizar el diseño de facilidades y plantas de la industria de hidrocarburos, la operación en campo, validación de pruebas de producción, seguimiento a las variables de producción manejar softwaredeSimulacióndeProcesos(HYSYS),realizarcálculoshidráulicosyanálisis nodal, manejar la metodología Análisis Causa Raíz y ejecutar actividades como el Análisis de Riesgos (What-if, Hazop, etc.) y gestionar los controles de cambio de planta.
• Prestar el servicio de seguimiento actividades en facilidades de superficie que requieran un grado de especialidad, conocimiento y experticia para la supervisión de intervenciones, actividades, apoyo operativo, planeación y toma de decisiones.
• Realizar seguimiento y optimización a los diseños de los sistemas de levantamiento artificial y/o sistemas de inyección.
El servicio comprende, pero sin limitarse entre otras las siguientes funciones:
• Auditar la calidad y robustez de los datos adquiridos: Producción, fisicoquímica, temperatura y presión. La evaluación será diaria y las acciones correctivas recomendadas deberán tener un seguimiento y acompañamiento.
• Auditar protocolos de operación y recomendar acciones correctivas de Recobro Mejorado.
• Guiar al equipo operativo y táctico en la toma de decisiones que involucran la optimización del proceso de Recobro Mejorado.
Servicios Especializados
Operativos
• Guiar al equipo en la toma de decisiones para el aseguramiento de la integridad de las personas, el medio ambiente y los equipos bajo la verdadera magnitud de un proyecto de Recobro Mejorado.
• Revisar y realizar aseguramiento del monitoreo de integridad de los equipos y tuberías; y realizar recomendaciones correctivas de un proyecto de Recobro Mejorado.
• Revisar y realizar aseguramiento del tratamiento del petróleo y del agua antes de su despacho.
• Revisar y realizar aseguramiento del tratamiento químico para mantener la operatividad de los campos del cliente.
• El contratista debe a su vez contemplar viajes a campo para conocer el estadoactualdelasinstalaciones,presentar avances,paralapresentaciónfinal
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Cargos Roles (socialización y captura de comentarios) y para cualquier otra actividad que se requiera.
• Realizar el seguimiento a las actividades de facilidades ubicadas en las áreas del cliente, conforme los requerimientos de la operación.
• Apoyar y participar con buenas prácticas de ingeniería a las operaciones diarias de facilidades para maximizar aprendizaje.
• El CONTRATISTA deberá tener competencias en Recobro Mejorado para realizar, definir y estructurar planes de trabajo direccionados a la optimización de las facilidades de producción, así como realizar el diseño de facilidades y plantas de la industria de hidrocarburos, la operación en campo, manejar software de Simulación de Procesos (HYSYS), realizar cálculos hidráulicos y análisisnodal,manejarlametodologíaAnálisisCausaRaízyejecutaractividades como el Análisis de Riesgos (What-if, Hazop, etc.) y gestionar los controles de cambio de planta.
• El Contratista deberá realizar actividades en facilidades de superficie que requieran un grado de especialidad, conocimiento y experticia para la supervisióndeintervenciones,actividades,apoyooperativo,planeaciónytoma de decisiones.
• Verificar que el programa de operaciones con el fin de participar de las experiencias y del aseguramiento de la operación.
• Generar el informe final del proceso de recobro mejorado para cada pozo y/o proyecto pozo según modelo establecido en cada sitio de trabajo, y los demás informes que se requieran.
• Informar al cliente cualquier evento que genere una desviación a nivel de recobro mejorado que pueda traer cambios en costos y tiempos definidos para el desempeño de la tecnología. En caso de presentarse los eventos mencionadospreviamentedebediligenciarelformatoControldeCambiosIDAF-018 o el modifique o derogue.
• Realizar los cálculos requeridos para el desempeño del comportamiento del proyecto de recobro mejorado y analizarlos con el representante del cliente o quien él designe.
• Optimizar los programas de recobro mejorado en función del costo y tiempo, sin detrimento de la operación según curva de aprendizaje.
• El CONTRATISTA durante el plazo de ejecución del contrato deberá contar con la disponibilidad de las herramientas software y equipos de cómputo adecuados para el desarrollo de sus actividades.
• Realizar la revisión de la locación del pozo a intervenir de acuerdo con la ruta de equipos establecida, asegurando la gestión que corresponda para solucionar las novedades locativas encontradas en los formatos definidos por el cliente, los cuales se entregaran al inicio de operaciones.
• Supervisión durante las etapas de planeación, ejecución y evaluación de los trabajos de intervención de pozos, dentro de la cual se incluye, entre otros:
✓ Participar y dar recomendaciones durante la planeación de las intervenciones (programa de trabajo) a pozos con la aprobación de cliente. ✓ Revisar, validar y notificar al cliente los programas enviados por las diferentes empresas contratistas que realizaran actividades durante la intervención del pozo. ✓ Revisar históricos del pozo a intervenir (ensambles de fondo, registros de cementación, cañoneo, estimulación, restricciones, etc) e informar las desviacionesparamejorar latomadedecisionesdurantelaplaneación,siaello hubiese lugar. ✓ Solicitar con la debida anticipación las necesidades de materiales, herramientas, equipos y servicios requeridos para la intervención. ✓ Reportar y llevar control diario de las actividades operativas y los costos planeados vs ejecutados. ✓ Realizar el cargue oportuno (de acuerdo con lo establecido en cada área operativa) con calidad y completitud de la
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Cargos Roles
información en las bases de datos corporativas del cliente. ✓ Recibir, verificar y aceptar aconformidadlosmateriales,herramientasyequiposparalaejecución de las operaciones. Llevar inventario de los materiales y asegurar las remisiones y demás documentos inherentes al servicio en medio físico y/o electrónico. ✓ Participar activamente en el seguimiento operacional y la toma de decisiones en tiempo real sobre la actividad que se está realizando.
• Coordinar los ingresos del personal que desarrollará las actividades en los pozos a intervenir.
• Conocer y aplicar el contenido de los contratos de servicios suscritos por el cliente para las distintas operaciones de pozos, que incluye la confrontación física del equipo o servicio a recibir con lo estipulado en el contrato.
• Controlar que el programa de operaciones sea cumplido estrictamente por cada uno de los contratistas involucrados.
• Generar el informe final del pozo (de acuerdo con su especialidad) según modelo establecido en cada sitio de trabajo, y los demás informes que se requieran. Realizar un análisis de la desviación de tiempos y costos asociados a la intervención, real versus planeado.
• Informar al cliente cualquier evento que genere una desviación a nivel operacional que pueda traer consigo cambios en los costos y tiempos definidos en el programa de trabajo inicial. En caso de presentarse los eventos mencionadospreviamentedebediligenciarelformatoControldeCambiosIDAF-018 o el que modifique o derogue.
• Realizar la verificación de los cálculos requeridos para las diferentes operaciones especiales en los de pozos (Cementaciones – cañoneos – control de pozo – Estimulaciones – entre otros) y analizarlos con el representante del cliente o quien él designe.
• Conocer, aplicar y divulgar los procedimientos, estándares, prácticas y directrices (disciplina Operativa) que correspondan al servicio.
• Optimizar los programas de operaciones en función del costo y tiempo, sin detrimento de la operación según curva de aprendizaje (de acuerdo a su especialidad).
• Asegurar la guardia y custodia de las evidencias que puedan ser objeto dentro de la investigación de los incidentes ocurridos durante las operaciones y demás actividades encomendadas, en tal medida, es directamente responsable de la preservación de dichos elementos en las condiciones exactas del momento del incidente, para posteriores estudios, análisis y definición de causa raíz por parte del cliente. Esta actividad también supone el registro e identificación del elemento o elementos, con el fin de asegurar que corresponda al evento presentado.
• Realizar revisión y validación del Check list del Pulling y running de sistema de levantamiento artificial.
• El personal del Contratista deberá tener competencias para realizar el servicio técnico especializado de QA/QC (Quality Control/ Quality Assurance) para fluidos de estimulación,Fracturamiento, salmueras decompletamiento ycontrol de pozo y operaciones de perforación para el cliente.
• Realizar el servicio de verificación de los cálculos requeridos para las diferentes operaciones especiales en los de pozos (Cementaciones – cañoneos – control de pozo – Estimulaciones – entre otros) y analizarlos con el coordinador del área o quien él designe.
• Garantizar el servicio de selección de los equipos de fondo y aplicaciones en general de los diferentes sistemas de levantamiento artificial, tales como bombeo electro sumergible, mecánico, plunger, jet pump, bombeo hidráulico y bombeo de cavidades progresivas, etc, a instalar en los pozos de su campo de acción.
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Cargos Roles
• Prestar el servicio necesario que permita implementar acciones para mantener en operación optima los Sistemas de levantamiento artificial instalados.
• Brindar el servicio especializado en las operaciones de corrida, extracción, desarme y análisis de la causa raíz de las fallas presentadas en los Sistemas de Levantamiento Artificial, con el fin de generar e implementar las acciones necesarias que permita reducir el índice de falla del sistema.
• Gestionar la calidad y manejo de la información necesaria para cada una de las operaciones decorrida,extracción,desarme y análisis de la causa raíz de las fallas presentadas en los Sistemas de Levantamiento Artificial; así como la trazabilidad de la gestión del proceso ALS (Artificial Lift System) de cada uno de los campos.
• Soportar el desarrollo de los planes de acción orientados a la mejora continua de la operación de los Sistemas de Levantamiento Artificial. Lo anterior incluye la implementación de nuevas tecnologías, optimización en el consumo de energía, reducción de los costos del sistema, documentación de lecciones aprendidas, transferencia de conocimiento y todo lo requerido para cumplir las metas (Índice de Falla e Índice de Severidad).
• Prestar el servicio de recopilar toda la información correspondiente de los bienes y servicios prestados por parte de las compañías aliadas, quienes suministran los Sistemas de Levantamiento Artificial. Entregar dicha información a la Interventoría Técnica del cliente.
Estructura de personal mínimo para la operación Cargo Rol
Gerente Corporativo de Negocios, Operaciones y Entorno
Consecución del personal de acuerdo con las especificaciones entregadas por el cliente y seguimiento al cumplimiento del servicio.
Estar enterado de las situaciones que se presenten en la ejecución de los contratos y aprobar los procedimientos necesarios para el cumplimiento de actividades relacionadas con la continuidad del negocio.
Apoyo logístico en el desarrollo del contrato, contacto directo y permanente con el cliente y el personal suministrado por Consultec.
Apoyo en el desarrollo de las actividades plasmadas en el plan HSE para el contrato y los programas para la gestión de los riesgos y la promoción y prevención.
Seguimiento al cumplimiento de los lineamientos en temas de HSEQ y Disciplina Operativa.
Líder de Seguridad Física
Gerente de Talento y Experiencia Humana
Estar enterado de las situaciones que se presenten en la ejecución de los contratos para el cumplimiento de actividades relacionadas con el Plan de Anormalidad y Continuidad del Negocio.
Apoyo en la contratación del personal seleccionado para la operación según las especificaciones técnicas.
Apoyo logístico en temas de sistemas (Equipos de Cómputo y conexiones de red necesarios
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Estructura de personal mínimo para la operación Cargo Rol para la operación en caso de que se presente una contingencia).
Coordinador Técnico y Administrativo
Servicio Integral de Supervisión en Operaciones en Pozos.
Servicios de Soporte Operativo
Servicios Especializados Operativos
Coordinación técnica y administrativa en el contrato, contacto directo y permanente con el cliente y el personal suministrado por Consultec
Ejecutar y supervisar las operaciones de pozo, racionalizando el uso de recursos, vigilando el cumplimiento de obligaciones ambientales y sociales de acuerdo con las instrucciones y los lineamientos establecidos por el cliente para el desarrollo de las operaciones.
Apoyar con el desarrollo de las actividades de ejecución de las operaciones de pozo, racionalizando el uso de recursos, vigilando el cumplimiento de obligaciones ambientales y sociales de acuerdo con las instrucciones y los lineamientos establecidos por el cliente para el desarrollo de las operaciones.
Apoyar con el desarrollo de las actividades de ejecución de las operaciones de pozo, racionalizando el uso de recursos, vigilando el cumplimiento de obligaciones ambientales y sociales de acuerdo con las instrucciones y los lineamientos establecidos por el cliente para el desarrollo de las operaciones.
2.3 Riesgos considerados como causa de interrupción de las operaciones
Riesgos
Cese de actividades de personal crítico.
Bloqueos de los accesos a las instalaciones por parte de terceros.
Bloqueo a la movilización de Equipos
Sabotaje a las operaciones
Derrumbes en la vía
Eventos o situaciones operacionales que impidan retomar las labores
Probabilidad (RAM) Impacto (RAM)
Valoración Final (RAM)
Observaciones sobre la valoración (Contexto)
Cese de actividades del personal de la cuadrilla por falta de solución en inquietudes o solicitudes de estas o por temas sindicales.
Comunidad y grupos sindicales
Comunidad y grupos sindicales
Comunidad, Personal interno y grupos sindicales
Condiciones Ambientales ajenas a la operación.
Falta de herramientas necesarias, Paradas en los equipos, Caída de Sarta, Patada de pozo, Incendios incipientes, Explosiones, entre otros
PLAN DE ANORMALIDAD
LABORAL Y CONTINUIDAD
OPERATIVA
CI-SSE-P-ECI-01
Riesgos
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Probabilidad (RAM) Impacto (RAM)
Valoración Final (RAM)
Contingencias Ambientales M M M
Accesibilidad insuficiente L M M
Evacuación forzada de las áreas de trabajo M H H
Observaciones sobre la valoración (Contexto)
Derrames, inundaciones, otras contingencias ambientales con diferentes niveles de afectación asociados con la operación, emergencias ambientales ajenas a la operación como (Incendios forestales, tormentas eléctricas, sismos, inundaciones por afluentes de agua cercanos “caños o morichales”)
Acceso a redes de internet nula, acceso a redes del cliente (Plataformas del cliente como Open Wells, y otras)
Evacuación de las áreas de trabajo (pozos u oficinas del cliente) a causa de amenazas o situaciones de orden público.
3. Desarrollo
3.1 Premisas del Plan
• El plan de anormalidad laboral y de continuidad del negocio se divulga permanentemente al personal que participa en éste, quien se encuentra disponible para atenderlo. El plan de continuidad operativa está implementado, de modo que las alternativas y recursos se encuentran disponibles en la forma descrita.
• Las alternativas utilizadas en el plan son efectivas y cumplen con los requerimientos acordados con el cliente.
• Se tienen definidos y probados Planes de Prevención y Atención de incidentes de anormalidad laboral u otros que puedan afectar la continuidad.
• Este Plan de Continuidad Operativa, ha sido probado y revisado por el cliente.
• Se suspenderán de inmediato actividades en caso de presentarse eventos de anormalidad laboral de acuerdo con los citados en este documento y en el plan de anormalidad laboral de CONSULTEC INTERNATIONAL.
3.2 Criterios de activación del Plan
Este Plan se activa como mínimo, cuando:
• Cese de actividades de personal crítico.
• Se conoce que el incidente afecta o tiene el potencial de afectar la forma habitual de operación de los servicios / productos / funciones críticas priorizadas, que deriven en el impacto al nivel mínimo de operación definido para continuidad.
• Se estima que el tiempo de solución del incidente de interrupción, pueda ser mayor que el Tiempo Objetivo de Recuperación.
Tabla 2. Riesgos de Continuidad
LABORAL Y CONTINUIDAD
OPERATIVA
CI-SSE-P-ECI-01
Página 14 de 35 Revisión: 0 Fecha de Emisión: 11/10/2024
• Se anticipen situaciones derivadas del relacionamiento entre la empresa contratista, sus trabajadores y/o terceros, proveedores, la comunidad, tales como ceses de actividades, bloqueos a los sitios de trabajo, motines, sabotajes, entre otros.
• Se presentan emergencias de tipo natural (incendios forestales, sismos, entre otros).
3.2.1 Flujo de activación del Plan
Las actividades para asegurar una adecuada activación del plan obedecen al siguiente flujo: No. ¿Quién Activa? ¿Qué hace? ¿Cuándo Activa? ¿Cómo lo activa? ¿A quién debe comunicar?
1 Consultores
2 Líder de Seguridad Física
Comunicar la situación a Consultec.
3 Gerente Corporativo de Negocios, Operaciones y Entorno Consultec
Comunicar la situación a Consultec
Activar acciones para el plan de anormalidad laboral.
Se evidencia la ocurrencia de cualquiera de las situaciones identificadas en el plan de anormalidad laboral.
Se evidencia la ocurrencia de cualquiera de las situaciones identificadas en el plan de anormalidad laboral.
Se anticipen situaciones derivadas del relacionamiento entre la empresa contratista, sus trabajadores y/o terceros, proveedores, la comunidad, tales como ceses de actividades, bloqueos a los sitios de trabajo, motines, sabotajes, entre otros.
Por medio de correo electrónico / llamada directa /seguimiento flujograma establecido por Consultec. Líder de Seguridad Física / Gerente de contratos / Administrador del contrato.
Comunicar la situación a Consultec
Se conoce con alta probabilidad o alto nivel de certeza en la materialización de una alarma que compromete la entrega de productos
Por medio de correo electrónico / llamada directa /seguimiento flujograma establecido por Consultec. Líderes Consultec / Administrador Contrato Cliente.
Por medio de correo electrónico / llamada directa /seguimiento flujograma establecido por Consultec
Gerente Corporativo de Negocios, Operaciones y Entorno Consultec
Gerente de Contratos de Consultec
Gerente Corporativo de Negocios, Operaciones y Entorno Consultec
6 Gerente de Contratos de Consultec Gerente Corporativo de Negocios, Operaciones y Entorno Consultec
Activar acciones para el plan de anormalidad laboral
Se conoce que El incidente afecta o tiene el potencial de afectar la forma habitual de operación de los servicios / productos / funciones críticas priorizadas, que deriven en el impacto al nivel mínimo de operación definido para continuidad.
Por medio de correo electrónico / llamada directa /seguimiento flujograma establecido por Consultec
Líder de Seguridad Física / Líderes
Consultec / Administrador
Contrato Cliente
7
Cualquier persona involucrada en la operación
Activar acciones para el plan de anormalidad laboral
Comunicar la situación a Consultec
Se estima que el tiempo de solución del incidente de interrupción, pueda ser mayor que el Tiempo Objetivo de Recuperación
Se anticipen situaciones derivadas del relacionamiento entre la empresa contratista, sus trabajadores y/o terceros, proveedores, la comunidad, tales como ceses de actividades, bloqueos a los sitios de trabajo, motines, sabotajes, entre otros.
Se presentan situaciones o emergencias de tipo natural de acuerdo con las mencionadas en la Tabla 2. Para Riesgos de la Continuidad.
Por medio de correo electrónico / llamada directa /seguimiento flujograma establecido por Consultec
Líder de Seguridad Física / Líderes
Consultec / Administrador Contrato Cliente
Por medio de correo electrónico / llamada directa /seguimiento flujograma establecido por Consultec.
Líder de Seguridad Física / Líderes
Consultec / Administrador
Contrato Cliente.
Por medio de Correo electrónico / llamada directa /seguimiento flujograma establecido por Consultec
Líder de Seguridad Física / Líderes
Consultec / Administrador
Contrato Cliente
PLAN DE ANORMALIDAD
LABORAL Y CONTINUIDAD
OPERATIVA
CI-SSE-P-ECI-01
INICIO
Identificar el evento y realizareldiagnóstico interno.
Verificar el funcionamiento de la redydelosequipos
Reestablecer el desarrollo de las actividades
Informar a las áreas paradarcontinuidada lasactividades
FIN
Ítem
Descripción de la Actividad
1 Identificar el evento y realizar diagnósticointerno.
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2 DiagnósticodelaSituación.
Verificar la disponibilidad y operatividad de redes y equipos con apoyodelaGerencia de contratos y la Administración de ComprasyLogística.
Contactar al Cliente para confirmar los puntos para continuidad de lasactividades
Establecercomunicaciónconel
Cliente para la autorización de accesoaotrasinstalacionesya laredatravésdecadaunode los usuarios previamente asignados. De la misma manera se cuenta con la posibilidad de trabajar desde sedesubicadasyasignadaspor Consulteceneláreaurbanade laszonasdeInfluencia.
Verificarelfuncionamientodela red y de los equipos con el apoyo de la Administración de ComprasyLogística
Traslado del personal a los puntos de trabajoacordadosconelClientedemanera provisional. (Adecuadas con mobiliarios y equiposdecómputo
Al ingresar a los puntos de trabajo autorizados,cadaunodeloscolaboradores accede a la información del servidor o red del Cliente de acuerdo con los usuarios asignados.
Observaciones
Sedeterminaqueelnegocionosepuede seguir realizando en las instalaciones actuales
Llamar a los números de contacto del clientey/oresponsabledelcontrato(Área deContratosConsultec).
Asegurar la información de su responsabilidad dentro del Back Up para áreas administrativas o en la red del Clientepara cadaunodelosReportesal cliente como (Reporte HSEQ, Reporte OpenWells,ReportesHoraahora,Reporte de Costos, reporte Ejecutivo, los cuales quedan en la red del cliente) y aquellos manejados en Excel y cargados a la
Responsable
Líder de Seguridad Física / Responsable delcontrato
Líder de Seguridad Física/ Responsable del contrato / Colaborador del área
PLAN DE ANORMALIDAD
LABORAL Y CONTINUIDAD
OPERATIVA
CI-SSE-P-ECI-01
Ítem
Descripción de la Actividad
3 ¿Se puede Recuperar?, y /o continuar la actividad en la sede detrabajo
4 Contactar al Cliente para confirmar los puntos para continuidaddelasactividades.
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Observaciones
Responsable
5
6
Establecer comunicación con él Cliente para la autorización de acceso a la red desde otras instalaciones, a través de cada uno de los usuarios previamente asignados.Delamismamanerase cuenta con la posibilidad de trabajardesdesedesdelclienteen el área urbana de las zonas de influencia.
Traslado de Personal a los puntos de trabajo acordados con el Cliente de manera provisional. (Adecuadas con Muebles y EquiposdeCómputo)
8 Restablecer el desarrollo de las actividades.
9
Alingresaralospuntosdetrabajo autorizados, cada uno de los colaboradores, procede a acceder a la información del servidor o red del Cliente de acuerdo con los usuarios asignados.
10 Verificar el funcionamiento de la Red y Equipos, verificación de operatividaddelasinstalaciones
11 Informar a las áreas, para dar continuidadalasactividades.
12 Findelacontingencia
plataforma del cliente como (Reporte de SartasoBHAdeTubería)
Deacuerdoconeldiagnósticosedecide sobre el mejor procedimiento para restablecerlasactividades.
Se contacta al Cliente, para gestionar la reubicacióndelpersonaloparaproceder con el alquiler de una oficina auxiliar adecuada en donde se puede dar continuidad a las actividades de la compañía.
Se establece comunicación telefónica o vía e-mail con el cliente quien es el responsable de la custodia de la información contenida en la red propia, con el fin de gestionar la autorización de acceso de cada uno de los usuarios a la reddesdeotrasinstalaciones.Delamisma manera se cuenta con información externa ubicada en posesión del responsabledelcliente.
Se traslada al personal a las oficinas de acuerdoconloconversadoconelcliente, adecuadas con muebles y equipos de cómputo para poder continuar con el desarrollodelasactividades.
Se restablece el servicio de redes y comunicaciones se continúa con el desarrollodelasactividades.
Alingresaralasoficinasaprobadasporel cliente, cada uno de los colaboradores, procede a acceder a la información del servidororeddelClientedeacuerdocon losusuariosasignados.
Se verifica el funcionamiento de la Red y Equipos,silaredfuncionaafindeinformar a las áreas para dar continuidad a las actividades.
Se informa a cada uno de los colaboradores acerca del funcionamientodelaredylosequiposcon el fin de que puedan dar continuidad a cadaunadelasactividades.
Líder de Seguridad Física/ Responsable del contrato
Responsable del contrato, Coordinador Administrativo
Responsable del contrato, Coordinador Administrativo y/o Administrador de ComprasyLogística.
Responsable del contrato y/o Administrador de ComprasyLogística.
Responsable del contrato.
Colaboradores
Colaboradores / Responsable del contrato
Responsable del contrato
Sedacontinuidadalaslabores Todos
LABORAL Y CONTINUIDAD
OPERATIVA
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3.3 Medevac del contrato Subsuelo 3046904 (GDT, GCH).
PLAN DE ANORMALIDAD
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*EnBogotá,ARLAxaColpatriaseencuentraenlaAvenida.15#104-41. Teléfono:(601)6538300. Horarios:lunesaviernesde8:00a.m.a4:00p.m. Servicios:MedicinaLaboral/Prevención. Línea de atención psicológica
(601)7564012-3203504000
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LABORAL Y CONTINUIDAD
OPERATIVA
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3.4 Equipos, Roles y Responsabilidades
Gerente General
Área de Contratos
Comité de Emergencias
Rol Cargo
Comité de Emergencias de Consultec
Departamento de Contratos y Desarrollo de Negocios de Consultec
Coordinación Administrativa
Consultores / Colaboradores
Gerente Corporativo de Negocios, Operaciones y Entorno
Líder de Seguridad Física
Líder Talento y Experiencia Humana Departamento HSEQ
Gerente General / Líder de Talento y Experiencia Humana / Gerente HSEQ / Líder de Seguridad Física
Gerente Corporativo de Negocios, Operaciones y Entorno / Gerente de Contratos / Administrador de Contratos / Administrador de Compras y Logística
Líder de Talento y Experiencia Humana
Servicio Integral de Supervisión en Operaciones en Pozos / Servicios de Soporte Operativo / Servicios Especializados Operativos. Aseguramiento de la Información (Reportes HSEQ, Rep. OpenWells, Rep. Hora a hora, Rep. de Costos, Rep. Ejecutivo, los cuales quedan en la red del cliente) y aquellos manejados en Excel y cargados a la plataforma del cliente (Rep. de Sartas o BHA de Tubería)
Responsabilidad
• Identificación, Valoración de la magnitud de la situación presentada derivada de una situación de emergencia donde se requiera evacuación de personal.
• Comunicación permanente con el representante del cliente a fin de verificar la situación y de analizar en conjunto la mejor opción para la continuidad de las actividades.
• Coordinar todos los temas necesarios para el uso de equipos de sistemas, hacer puente con los colaboradores y el área de soporte de sistemas.
• Aseguramiento de la Información Backup de Consultec.
• Aseguramiento de la información Backup del cliente que no quede cargada permanentemente en la plataforma del Cliente
Tabla 3. Roles y Responsabilidades Equipo de respuesta
PLAN DE ANORMALIDAD
LABORAL Y CONTINUIDAD
OPERATIVA
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3.5 Escenario
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A continuación, se detallan por cada escenario las diferentes alternativas para prepararse o responder a incidentes de continuidad.
Nombre Sub-Escenario: Principales situaciones de Anormalidad Laboral durante la Prestación de los Servicios por Consultec International para las Operaciones
Premisas de operación de las estrategias para el escenario
• Las establecidas por el cliente para cada uno de los casos.
• Se conoce que El incidente afecta o tiene el potencial de afectar la forma habitual de operación de los servicios / productos / funciones críticas priorizadas, que deriven en el impacto al nivel mínimo de operación definido para continuidad.
• Se estima que el tiempo de solución del incidente de interrupción, pueda ser mayor que el Tiempo Objetivo de Recuperación.
• Se anticipen situaciones derivadas del relacionamiento entre la empresa contratista, sus trabajadores y/o terceros, proveedores, la comunidad, tales como ceses de actividades, bloqueos a los sitios de trabajo, motines, sabotajes, entre otros.
No. Actividad Tiempo estimado de respuesta
Información de soporte Rol del responsable
Prevención
1
Atención
2
Identificación de las situaciones que se puedan presentar, evaluación de los riesgos y establecimiento de los controles
Seguimiento del flujograma diseñado por Consultec para la atención de las situaciones de anormalidad laboral y la continuidad del negocio.
Evaluación
3
Continuid ad 4
Seguimiento al desempeño de las situaciones presentadas a fin de evaluar los tiempos para regresar a la normalidad de las operaciones.
Instalación del personal en instalaciones avaladas por el cliente para darle continuidad al desarrollo de las
1 hora
3 horas
Análisis de Riesgos
1 hora
Plan de anormalidad laboral de Consultec PSECI-01
Líder de Seguridad Física / Comité de Emergencias / Proceso de Contratos y de Negocios de Consultec
Líder de Seguridad Física / Comité de Emergencias / Proceso de Contratos y de Negocios de Consultec
Plan de anormalidad laboral de Consultec PSECI-01
Líder de Seguridad Física / Comité de Emergencias / Proceso de Contratos y de Negocios de Consultec
2 horas
Plan de anormalidad laboral de Consultec PSECI-01
Líder de Seguridad Física / Comité de Emergencias / Proceso de
Retorno a la Normalidad
PLAN DE ANORMALIDAD
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OPERATIVA
CI-SSE-P-ECI-01
actividades y al negocio.
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Contratos y de Negocios de Consultec
5
6
Verificación permanente de la situación para regresar a la normalidad de las operaciones y actividades permanentemente
Luego de la verificación de la normalidad en las situaciones y en las áreas se regresará a la normalidad de la operación.
3.6 Sistema Nacional de Denuncia Virtual
2 horas
Plan de anormalidad laboral de Consultec PSECI-01 Líder de Seguridad Física / Comité de Emergencias / Proceso de Contratos y De Negocios de Consultec
Plan de anormalidad laboral de Consultec PSECI-01 Líder de Seguridad Física / Comité de Emergencias / Proceso de Contratos y de Negocios de Consultec
3.6.1 Denuncia ante la Fiscalía – Policía Nacional
• Se debe ingresar al sitio web de denuncias de la Fiscalía – Policía Nacional: https://adenunciar.policia.gov.co/adenunciar/Login.aspx?ReturnUrl=%2fadenunciar%2f
• Una vez se accede, el sistema habilita un formulario en el que pide al ciudadano sus datos personales como: nombre completo, número de cédula. De acuerdo con la Fiscalía esto se hace con el fin de "evitar denuncias anónimas que terminen en reportes falsos (la herramienta, garantiza la protección de datos, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 o Habeas Data
• Después de diligenciar la información exigida, se debe describir detalladamente el hecho que se desea reportar. Para esto se debe tener presente el tipo de conducta que se va a denunciar. Las opciones disponibles son: hurto, delitos informáticos, estafas, extorsión, violencia basada en género, falsedad en documentos de identidad, entre otros.
• En un plazo máximo de 24 horas la denuncia se hará efectiva y llegará una notificación a través del correo electrónico. En caso de no ser aceptado, llegará un mensaje explicando las razones de la negativa.
• En cinco días, el denunciante recibirá un correo con los datos del despacho fiscal encargado del caso. Además, entregarán el número de registro único del reporte para que se haga seguimiento a la denuncia en la página web de la Fiscalía General de la Nación.
3.6.2 Peticiones quejas, reclamos, sugerencias y denuncias – Ministerio de Trabajo
• Se debe ingresar al sitio web del Ministerio de Trabajo: https://pqrsd.mintrabajo.gov.co:9444/SedeElectronicaWeb/pqsr/CU005-1.xhtml
• Una vez aceptada y enviada el tratamiento de datos, el sistema ingresa al formulario de radicación, el cual para iniciar el proceso requiere seleccionar el tipo de PQRSD (para el caso queja y reclamo) en el cual el ciudadano está interesado.
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Página 31 de 35 Revisión: 0 Fecha de Emisión: 11/10/2024
• Petición: Derecho reconocido por la Constitución a los ciudadanos, en virtud del cual estos pueden dirigirse a las autoridades en demanda de algo que estimen justo y conveniente. Toda persona tiene derecho a presentar una petición de conformidad con el artículo 23 de la Constitución Política y los artículos 5to. y siguientes del Código Contencioso Administrativo.
• Queja: Malestar o descontento por un servicio no prestado oportuna o eficazmente por una entidad. Manifestación de inconformidad sobre la conducta o acción irregular en la prestación de servicios.
• Reclamo: Derecho que tiene todo ciudadano de exigir o demandar solución referente a la atención inadecuada u omisión de la prestación del servicio. Es la manera de exigirle a la entidad que corrija la situación que impide o atropella el ejercicio de los derechos o que mejore la calidad de un servicio. Manifestación sobre la prestación irregular de un servicio o sobre la deficiente atención.
• Sugerencia: Acto de proponer, recomendar, una idea o propuesta para mejorar la prestación de un servicio en la entidad.
• Denuncia: Acto de poner en conocimiento del funcionario competente, la comisión de un hecho delictuoso, sujeto acción pública, del que se hubiere tenido noticias por cualquier medio.
• Una vez diligenciado el formulario en su totalidad se envía la petición para radicación, en donde a través del correo registrado se comunica al usuario el número de radicación único, para el respectivo seguimiento.
• El seguimiento a la petición se puede realizar a través del Portal Web de la entidad en el siguiente enlace: http://pqrsd.mintrabajo.gov.co/SedeElectronicaWeb/cofs/CU0010SinLoggear.xhtml
3.7 Contactos en caso de presentarse un evento / Redes de apoyo
Policía Nacional
Policía de Tránsito
Bomberos
-111 Cruz Roja 132 (608) 670 3838
Ambulancia Cruz Roja 132 (608) 670 3838
Defensa Civil 144 (608) 670 5941
Sijin (608) 667 8100
Gaula de la Policía (608) 667 8099
Daños Alumbrado Eléctrico 115 (608) 661 0095
Daño Energía 115 (608) 661 0095
Daños Acueducto 116 (608) 681 8080
Gas, Reclamos, Escapes 164
PLAN DE ANORMALIDAD
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Página 32 de 35 Revisión: 0 Fecha de Emisión: 11/10/2024
Viene del formato PL-02, se realiza cambio del código, nombre y actualización general de documento. Coordinadora HSEQ GerenteHSEQ 2
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1. OBJETIVO
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Revisión:2
FechadeEmisión: 23/05/2024
Establecer los responsables, criterios y métodos para realizar la evaluación, selección y el seguimiento al desempeño de los Proveedores y Contratistas del grupo empresarial CONSULTEC INTERNATIONAL.
2. ALCANCE
Este documento se aplica a todos los Proveedores y Contratistas que afecten el sistema de gestión HSEQ, los procesos internos y los servicios prestados por el grupo empresarial CONSULTEC INTERNATIONAL
Incluye los servicios de Proveedores o Contratistas que estén destinados a incorporarse dentro de los servicios del grupo empresarial CONSULTEC INTERNATIONAL a nombre de la compañía y cuando un proceso o parte de éste es proporcionado por un Proveedor o Contratista como resultado de una decisión de la organización.
3. RESPONSABLE
CONSULTEC INTERNATIONAL., ha designado como responsable para el control y la aplicación de este procedimiento al Administrador de Compras y Logística, con el apoyo de los líderes de los procesos en las diferentes empresas del grupo.
4. DEFINICIONES
✓ Contratistas: Persona que ejecuta un trabajo en subcontrato a nombre de Consultec (dentro del documento llamado Proveedor o Proveedor externo).
✓ Subcontrato: Contrato por el cual una empresa o persona se compromete a ejecutar un trabajo en el que CONSULTEC es responsable ante el cliente.
✓ Proveedores: Organización que proporciona un producto o servicio ejemplo: productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto o un servicio, un Proveedor puede ser interno o externo a la organización. En una situación contractual, un Proveedor puede denominarse“Contratista”.
✓ Proveedor Externo: Proveedor que no es parte de la organización ejemplo: productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto o servicio.
✓ Consultor: Prestador de un servicio en misión en las instalaciones del Cliente, quien puede estar bajo contrato de prestación de servicios y quienes se acogen al Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo, medio ambiente y calidad de Consultec.
5. DESARROLLO
El Administrador de Compras y Logística en conjunto con la Gerencia HSEQ y los líderes de Proceso realizan el seguimiento necesario a la selección, evaluación y reevaluación de los Proveedores y Contratistas y programa auditorías periódicas a aquellos Proveedores y Contratistas que pueden afectar el desarrollo del servicio.
CONTROL A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
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Revisión:2
FechadeEmisión: 23/05/2024
5.1 Posibles adquisiciones en Consultec:
• Transporte o alquiler de vehículos
• Hoteles
• Casinos
• Centros Médicos
• Formación
• Insumos y servicios: Elementos de protección personal, logística de envíos, Ropa de distintiva, alquiler de salones, equipos, entre otros.
• Mantenimientos de equipos de cómputo, instalaciones y redes eléctricas
• Suministro de personal
• Consultores: quienes en representación de Consultec suministran el servicio a los clientes.
• Otros de acuerdo a las diferentes necesidades establecidas con los clientes o requeridas por Consultec
5.2 Método
ACTIVIDAD DESARROLLO
Selección
Cuando surge la necesidad del producto o servicio, se realizan las cotizaciones y se solicita documentación al Proveedor o Contratista de acuerdo a la Lista de Chequeo para Evaluar a Proveedores y Contratistas FL-02 y al formato Registro de proveedores FL-05 o Registro Único FR06 si es Consultor
La lista de chequeo FL-02 contiene los requisitos documentales que por ley o norma se requieren, los aspectos de calidad, documentos para el desempeño así como los requisitos de desempeño según el producto o servicio requerido. Siempre que se presenten necesidades de compra nuevas o Proveedores nuevos, se debe validar con HSEQ y con los líderes de proceso si la lista de chequeo está vigente para la necesidad o debe solicitarse algo adicional, lo cual se puede incluir en el espaciode“otros”.
Administrador de Compras y Logística Coordinación Administrativa y de Personas – Líderes de procesos
Evaluación de Selección
En el formato FL-03 Consolidado evaluación
Proveedores y Contratistas se registra los puntajes de evaluación, calificando los criterios definidos en la Lista de Chequeo para Evaluar a Proveedores y Contratistas FL-02, teniendo en cuenta que sean los criterios tipo A, los cuales son para selección con una escala de 1 - 3 – 5, la cual indica:
1: No cumple
3: Cumple con demora o tiene en proceso el requisito
Proveedores y Contratistas: Administrador de Compras y Logística con el apoyo del líder de proceso que solicitó la adquisición
CONTROL A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
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FechadeEmisión: 23/05/2024
5: Cumple a satisfacción
Consultores: Coordinador Administrativo y de Personas con el apoyo de la Gerencia de Contratos
Evaluación de seguimiento y reevaluación
Dos veces al año, en Junio y Diciembre se realiza la evaluación de seguimiento a los Proveedores y Contratistas, esta evaluación se registra en el formato FL-03 Consolidado evaluación Proveedores y Contratistas, evaluando los criterios tipo B de la lista de chequeo con la misma escala que se evaluó la selección.
Para el caso de Consultores se tendrá en cuenta la percepción del servicio que entrega el Cliente o su representante y la evaluación de desempeño HSE generada por la Gerencia HSEQ de Consultec.
Comunicación Se comunica a los Proveedores y Contratistas los requisitosa entregar por mediode la entrega inicial de la Lista de Chequeopara Evaluar a Proveedores y Contratistas FL-02 y el formato Registro de proveedores FL-05. Posterior a cada evaluación se envía su calificación por medio de la Lista de Chequeo para Evaluar a Proveedores y Contratistas FL-02.
Para el caso de las auditorías, se entrega copia en la visita o envía al correolosresultadosde la misma.
Proveedores y Contratistas: Administrador de Compras y Logística con el apoyo del líder de proceso que solicitó la adquisición Consultores: Gerencia de Contratos y Gerencia HSEQ
Proveedores y Contratistas:
Administrador de Compras Y logística Consultores: Coordinación Administrativa y de Personas
Auditorias de seguimiento al desempeño
Por medio de estos seguimientos se amplía la información que se requiere acerca del desempeño de los Proveedores y Contratistas, como por ejemplo para el caso de Vehículos, se solicita programa de mantenimiento, pruebas a los conductores, entre otros.
Estas auditorías se realizan a las adquisiciones que afectan el servicio de Consultec ante el cliente, como:Hoteles,Casinos,y empresasque suministran transporte o vehículos. Las auditorias a estos proveedores que son críticos en la operación se realizan semestralmente
Administrador de Compras Y logística y Gerencia HSEQ
Desviaciones
Para el caso de que un Proveedor o Contratista no cumpla las expectativas y su evaluación sea “Parcialmente confiable”, se establecerán compromisos para el siguiente semestre, en caso de no mejorar e incluso de pasar a la calificación
Administrador de Compras Y logística
CONTROL A PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS
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Revisión:2
FechadeEmisión: 23/05/2024
No Confiable, este Proveedor o Contratista será retirado de las bases de datos y ya no suministrara el producto o Servicio a la compañía. Si se ve afectado en la auditoría del seguimiento al desempeño, igualmente se establecerán compromisos de seguimiento para el siguiente trimestre y se retroalimenta a Compras para la evaluación general del Consolidado.
Consolidado Se realiza el documento FL-03 Consolidado evaluación Proveedores y Contratistas para poder resumir las calificaciones y de esta manera evaluar el cumplimiento de las metas establecidas.
En este consolidado entran las calificaciones de selección, seguimiento, reevaluación y si hay auditorías igualmente se promedian.
Administrador de Compras Y logística
Asistente
Administrativo
Informe de Gestión
En este informe se incluyen los resultados de las metas establecidas para el proceso y se presenta dos veces al año en Julio y Enero a Gerencia y a Gerencia HSEQ para el seguimiento al desempeño del proceso.
Lista de chequeo Se adecua para cada servicio, si dentro de los ya realizadas no se tienen los criterios necesarios para evaluar algún Proveedor o Contratista, se realiza una con nuevos criterios, los cuales son revisados entre compras, el líder del proceso que solicita la adquisición y la Gerencia HSEQ.
Acciones correctivas y Preventivas Se gestionan de acuerdo al seguimiento del proceso internamente o por auditorías externas.
6. REGISTROS
FL-02 Lista de Chequeo para Evaluar a Proveedores y Contratistas
FL-03 Consolidado evaluación Proveedores y Contratistas
FL-05 Registro de Proveedores
FH-43 Lista de chequeo auditoría para Contratistas
FH-44 Lista de chequeo auditoría para Contratistas Vehículos
Acciones Correctivas y Preventivas
Informe de Gestión
Soportes documentales solicitados en la lista de chequeo
Cotizaciones u ofertas
Certificados de calidad
Certificados de calibración
Fichas técnicas, entre otros según el producto o servicio.
Email.
Administrador de Compras Y logística
Administrador de Compras Y logística y Líderes de Procesos
Administrador de Compras Y logística
CONTROL A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
7. REFERENCIAS
En sus versiones vigentes:
NTC ISO 9000
NTC ISO 9001
Decreto 1072 de 2015
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Revisión:2 FechadeEmisión: 23/05/2024
PROCEDIMIENTO DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y FELICITACIONES P-DE-04
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Revisión:0
FechadeEmisión: 17/10/2023
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
17/10/2023 Viene del documento Procedimiento de Peticiones, Quejas, Reclamos y Felicitaciones PD-04, se realiza cambio de código de acuerdo con la nueva estructura documental, se realiza revisión y actualización general del documento.
Coordinadora HSEQ Gerente General 0
PROCEDIMIENTO DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y FELICITACIONES
P-DE-04
1. Objetivo
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Revisión:0
FechadeEmisión: 17/10/2023
Determinar los pasos a realizar para identificar y controlar las peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones de los clientes y así prevenir su ocurrencia, tomando y delegando responsabilidades para generar las acciones necesarias.
2. Alcance
Este procedimiento aplica a todos los procesos de CONSULTEC., y nos sirve para identificar las causas de las peticiones, quejas, reclamos de los clientes y de esta manera poder brindar una atención oportuna, así como hacer seguimiento a las felicitaciones que resaltan el servicio.
3. Responsables:
• Líderes de los Procesos: Recibir las diferentes comunicaciones donde los clientes trasmitan sus PQRF y remitirlas al correo de servicioalcliente@consultec.co con el fin de iniciar el tratamiento de las mismas.
De acuerdo a la categorización de la PQR, está puede ser asignada bajo su responsabilidad para la revisión de causas y el desarrollo de las acciones pertinentes para dar el cierre oportuno.
• Director Cultura, Transformación y Entorno: Recepcionar todas las PQRF y registrar en el consolidado de las mismas con el fin de iniciar el tratamiento de cada una, para el caso de las felicitaciones, el tratamiento es la divulgación y en algunos casos puntuales el reconocimiento personal. Para las PQR, el tratamiento se da por medio de la revisión y remisión al proceso correspondiente con el fin de iniciar el análisis de causas y generación de planes de acción, en muchos casos estos eventos llevan lecciones aprendidas con el fin de prevenir la repetición de las mismas.
• Gerente: Asignar los recursos necesarios para la ejecución del seguimiento a las PQRF y la gestión de los planes de acción. Realizar seguimiento a los indicadores generados por PQRF y tomar decisiones estratégicas.
• Proceso Suministro de Servicios Especializados: Recibir de la Dirección de Cultura, Tranformació y Entorno el indicador del estado de las acciones derivadas de PQRF y generar el informe de gestión del mismo, el cuál se remite a Gerencia para la toma de decisiones.
4. Definiciones
Peticion. Solicitud o requerimiento de una acción. Se enmarca dentro del Derecho de Petición consagrado en el Código Contencioso Administrativo, en el cual se dicta un procedimiento especial e independiente. Las peticiones se deben resolver en los términos establecidos en el artículo 6 del Código Contencioso Administrativo, es decir dentro de los 15 días siguientes a la fecha de recibo.
PROCEDIMIENTO DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y FELICITACIONES
P-DE-04
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FechadeEmisión: 17/10/2023
Queja. Expresión de insatisfacción hecha a una organización relativa a su producto o servicio o al propio proceso de tratamiento de quejas, donde explicita o implícitamente se espera una respuesta o resolución.
Reclamo. Oposiciones que se formulan a una actuación considerada injusta. Exigencia de los derechos
Sugerencia: Comunicación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la entidad. Se puede tramitar como una petición.
Felicitación: Manifestación que expresa el agrado o satisfacción, con un funcionario o con un proceso.
Peticionario. Persona natural o jurídica que realiza el trámite de petición a la entidad certificadora.
PQRF. Corresponde a la abreviatura de Peticiones, Quejas, Reclamos y Felicitaciones.
Servicio al cliente. Interacción de la organización a lo largo del ciclo de vida de un producto o un servicio.
Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en el que se han cumplido las expectativas de los clientes.
5. Procedimiento
5.1 Recibo de Peticiones, Quejas, reclamos, felicitaciones
El mecanismo para recepcionar las PQRF es el correo servicioalcliente@consultec.co, sin embargo el cliente puede utilizar otros medios como una comunicación formal, un correo electrónico o por medio de comunicación verbal, la persona que recibe esta información se encarga de recepcionarla al correo electrónico establecido para el seguimiento correspondiente.
La Coordinación de Bienestar y Servicio al Cliente registra la PQRF en el formato FD 08 Peticiones, Quejas, Reclamos Y Felicitaciones, valida la tipología de la comunicación y la clasifica de acuerdo a las definiciones de este procedimiento, para el caso de queja o reclamo se procede a remitir los formatos Acciones correctivas y preventivas FH-57 y el Plan de acción FH-59 al proceso (s), al cual (es) corresponde generar el tratamiento y de acuerdo a las fechas establecidas de cierre, se realiza el seguimiento para finalmente conocer el resultado del indicador de cumplimiento. Los líderes de los procesos tienen hasta 5 días hábiles para dar respuesta.
PROCEDIMIENTO DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y FELICITACIONES
P-DE-04
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FechadeEmisión: 17/10/2023
5.2 Revisión de la PQRF: Si la petición, Queja, reclamos, sugerencia es Justificada. El Líder del Proceso relacionado con el PQRF debe revisar la misma para determinar si es justificado o no, si se determina que la petición, queja o reclamo no es justificada se debe elaborar un comunicado formal indicando las razones por las que se consideró que la queja o el reclamo no es justificada.
5.3 Análisis de la situación
Si la queja o reclamo es justificada, el responsable del proceso analiza las causas de la situación presentada y sigue el procedimiento de Acciones Correctivas diligenciando los formatos FH-57 y Plan de acción FH-59
El lider del proceso a quien se confiere la corrección debe aplicar el plan de acción y cumplir la fecha propuesta, se remite la información para el diligenciamiento del formato donde se determina el plan de acción para eliminar o solucionar la queja o reclamo. Si es una petición puntual se designarán los medios y responsables de darle trámite
5.4 Enviar comunicación al cliente
El Responsable del proceso deberá elaborar y enviar un comunicado al cliente indicando como se le dará solución a la queja o reclamo. Este comunicado será enviado al cliente por parte del líder del proceso en un plazo no mayor de 10 días hábiles, presentando el plan de acción que se va a tomar para dar solución a la queja o reclamo del cliente.
5.5 Seguimiento a la Petición, queja o reclamo.
El líder del proceso contacta al Cliente e identifica el nivel de satisfacción con relación al plan de acción tomado y la atención prestada. Y procede a hacer el cierre de la PQRF.
5.6 Felicitaciones.
Aquellas comunicaciones que exaltan la labor al desarrollar un servicio son igualmente registradas en el formato Consolidado Peticiones, Quejas, Reclamos y Felicitaciones FD-08, sin embargo no reciben tratamiento de acción correctiva pero si se divulga y puede incluso representar algún tipo de reconocimiento interno.
5.7 Consolidado de información de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones.
La Coordinación de Bienestar y Servicio al cliente realiza el seguimiento a los cierres de las PAR y entrega al proceso misional Suministro de Servicios Especializados el indicador de cumplimiento con el objetod de realizar seguimiento y consolidar en el informe de gestión del proceso FH-58.
PROCEDIMIENTO DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y FELICITACIONES P-DE-04
6. Registros
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FechadeEmisión: 17/10/2023
• Consolidado Peticiones, Quejas, Reclamos y Felicitaciones FD-08
• Acciones correctivas y preventivas FH-57
• Plan de acción FH-59
• Correos electrónicos, comunicados
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Fecha de Emisión: 14/09/2023
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Fecha Descripción
14/09/2023
Viene del anexo AD-09, se realiza cambio de código y actualización general del documento.
Elaboró Aprobó
Revisión No.
Coordinadora HSEQ Gerente General 0
POL-DE-09
1. Objetivo
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Fecha de Emisión: 14/09/2023
Asegurar la prevención, atención y cierre de eventos que se le pueden presentar a CONSULTEC INTERNATIONAL, teniendo en cuenta que su servicio está enfocado al suministro de personal técnico. Es por ello que esta política está orientada a la prevención y atención de la anormalidad laboral que puede afectar el desarrollo de las actividades de CONSULTEC INTERNATIONAL en las instalaciones del cliente, originada de situaciones derivadas del relacionamiento entre la empresa contratista, sus trabajadores y/o terceros, proveedores, la comunidad, tales como ceses de actividades, bloqueos a los sitios de trabajo, motines, sabotajes, eventualidades festivas en la región, imposibilidad de transporte, evacuación de campo, lesiones graves; en donde es importante planear las acciones necesarias a través de un plan de anormalidad laboral con el fin de responder de forma adecuada ante un evento, desde el momento en que se presente la situación hasta volver a la normalidad laboral, de forma que se reduzca al mínimo su impacto sobre la operación y el desarrollo de las actividades con el cliente.
2. Alcance
Aplica a todos los contratos que desarrolla CONSULTEC INTERNATIONAL en las instalaciones del cliente.
3. Responsables
La Gerencia Corporativa de Negocios, Operaciones y Entorno, Gerencia de Talento y Experiencia Humana, Gerencia de Contratos y la Gerencia de HSEQ se encargan del control y la divulgación de la siguiente política, así como del seguimiento de su correcta aplicación por parte de los responsables e involucrados.
4. Descripción
El plan de anormalidad laboral es un conjunto detallado de acciones que describen los procedimientos,lossistemasy losrecursosnecesariospara retornar y continuar la operación, en caso de interrupción y de esta manera asegurar la prevención, atención y cierre de eventos de anormalidad laboral que puedan afectar el desarrollo de las actividades de CONSULTEC INTERNATIONAL en las instalaciones del cliente.
La anormalidad laboral se puede presentar por acciones de hecho, que los grupos de interés de las zonas de influencia tomen en contra del cliente y afecten indirectamente la prestación del servicio de personal al mismo, o por insatisfacción directa hacia CONSULTEC INTERNATIONAL derivada de la relación con los empleados de la región contratados, los proveedores de servicios locales, las comunidades de base y actores externos como sindicatos
5. Política de Responsabilidad Social Empresarial
En CONSULTEC INTERNATIONAL tenemos una postura activa y responsable enfocada al impacto de nuestras actividades, por eso estamos comprometidos con las buenas prácticas y la realización de nuestros negocios de manera sostenible y estable en el tiempo, generando un impacto positivo en nuestro entorno y hacia nuestros grupos de interés.
POL-DE-09
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Fecha de Emisión: 14/09/2023
Los pilares primordiales de esta política son:
• Identificar el entorno en el que operamos, teniendo en cuenta la población, la legislación aplicable y nuestros grupos de interés con los cuales nos relacionamos.
• Respetar el medio ambiente, las comunidades que nos rodean y al estado.
• Fomentar la cultura ambiental amigable y las actuaciones éticas y transparentes.
• Contribuir con la calidad de vida y el crecimiento personal de nuestros colaboradores y sus familias.
• Fortalecer la manifestación del respeto, solidaridad y compromiso como valores corporativos.
• Aportar al desarrollo sostenible por medio de relaciones de confianza y de mutuo beneficio con nuestros clientes, proveedores, aliados y partes interesadas.
6. Roles y Responsabilidades
Las acciones preventivas de todo conflicto que se puede presentar con los grupos de interés de CONSULTEC INTERNATIONAL, serán gestionadas a través de aplicación de la Política de Responsabilidad social empresarial AD-05, la Política de acciones de Relacionamiento con los grupos de interés de la región POL-DE-10 y de acuerdo con:
Comité de Emergencias
Gerente General
Gerente HSEQ
Líder de Seguridad Física
Gerencia Corporativa de Negocios, Operaciones y Entorno
Gerente de Contratos
Responsabilidad
Identificación, Valoración de la magnitud de la situación presentada, determinando si la misma, es directa hacia el cliente o en contra de CONSULTEC INTERNATIONAL.
Tomar decisiones priorizando la seguridad física de su personal y desarrollar la estrategia de desplazamiento de este, en caso de que la situación requiera una evacuación de emergencia, teniendo en cuenta las indicaciones del representante del cliente en las operaciones.
Definición de la estrategia de comunicación que se llevará a cabo con los diferentes grupos de interés de CONSULTEC INTERNATIONAL
Revisar la necesidad de la intervención de entidades e instituciones competentes a nivel local (Alcaldía, fuerza pública, personería del pueblo, etc.) y/o nacional (Min. De Salud y Protección social, Min. Del Trabajo, entreotras). En caso de requerir las intervenciones de otras entidades, solicitar el apoyo por parte del cliente para convocarlas y gestionar las acciones requeridas por parte de ellas. Aprobar la puesta en marcha de la base de datos de personal técnico, a convocar en caso de contingencias. Desarrollar y aprobar el plan de acción requerido en caso de realizar acuerdosposterioresa la solución del conflicto.
Comunicación permanente con el representante del cliente a fin de verificar la situación y de analizar en conjunto la mejor opción para la continuidad de las actividades.
POLITICA DE PREVENCION Y ATENCIÓN DE CONFLICTOS
POL-DE-09
Comité de Emergencias
Coordinadores
Administrativos y Técnicos
Administrador de Compras y Logística
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Fecha de Emisión: 14/09/2023
Responsabilidad
Teniendo en cuenta la importancia de tomar acciones inmediatas, CONSULTEC
INTERNATIONAL ha conformado un “Comité de emergencias y responsables de la comunicación con los clientes”,quienes son los responsables de realizar un diagnóstico y evaluación inicial de la situación, analizando la manera más rápida y segura la continuidad a las operaciones o su suspensión.
5. Establecer comunicación con él Cliente para la autorización de acceso a otras instalaciones y a la red a través de cada uno de los usuarios previamente asignados. De la misma manerasecuentaconlaposibilidadde trabajardesdesedesdeConsultecenel áreaurbanadelaszonasdeinfluencia.
6. Traslado de Personal a los puntos de trabajo acordados con el Cliente de manera provisional. (Adecuadas con MueblesyEquiposdeCómputo)
3. Se puede Recuperar?, y /o continuar la actividad en la sededetrabajo
8. Restablecer el desarrollo de las actividades
9.Verificarel funcionamien todelaRedy Equipos
7. Al ingresar a los puntos de trabajoautorizados,cadaunode los colaboradores, procede a acceder a la información del servidor o red del Cliente de acuerdo con los usuarios asignados.
10.Informaralasáreas,paradarcontinuidadalasactividades. Fin
POLITICA DE PREVENCION Y ATENCIÓN DE CONFLICTOS
POL-DE-09
Continuidad del Negocio
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Fecha de Emisión: 14/09/2023
Ítem. Descripción de la Actividad
1 Identificar el evento y realizar diagnóstico interno.
2 Diagnóstico de la Situación.
3 ¿Se puede Recuperar?, y /o continuar la actividad en la sede de trabajo
4 Contactar al Cliente para confirmar los puntos para continuidad de las actividades.
5 Establecer comunicación con él Cliente para la autorización de acceso a la red desde otras instalaciones, a travésde cada uno de los usuariospreviamenteasignados. De la misma manera se cuenta con la posibilidad de trabajar desde sedes del cliente en el área urbana de las zonas de influencia.
6 Traslado de Personal a los puntos de trabajo acordados con el Cliente de manera provisional. (Adecuadas con Muebles y Equipos de Cómputo)
8 Restablecer el desarrollo de las actividades.
7 Al ingresar a los puntos de trabajo autorizados, cada uno de los colaboradores, procede a acceder a la información del servidor o red del Cliente de acuerdo con los usuarios asignados.
Observaciones
Se determina que el negocio no se puede seguir realizando en las instalaciones actuales
Llamar a los números de contacto del cliente y /o responsable del contrato (Área de Contratos Consultec)
De acuerdo con el diagnóstico se decide sobre el mejor procedimiento para restablecer las actividades. En caso afirmativo pasa al punto 8 de lo contrario al punto 5.
Se contacta al Cliente, para gestionar la reubicación del personal o para proceder con el alquiler de una oficina auxiliar adecuada en donde se puede dar continuidad a las actividades de la compañía.
Se establece comunicación telefónica o vía e-mail con el cliente quien es el responsable de la custodia de la información contenida en la red propia, con el fin de gestionar la autorización de acceso de cada uno de los usuarios a la red desde otras instalaciones. De la misma manera se cuenta con información externa ubicada en posesión del responsable del cliente.
Se traslada al personal a las oficinas de acuerdo con lo conversado con el cliente, adecuadas con muebles y equipos de cómputo para poder continuar con el desarrollo de las actividades.
Se restablece el servicio de redes y comunicaciones se continúa con el desarrollo de las actividades y se da paso al punto 9.
Al ingresar a las oficinas aprobadas por el cliente, cada uno de los colaboradores, procede a acceder a la información del servidor o red del Cliente de acuerdo con los usuarios asignados.
Responsable
Responsable del contrato Líder de Seguridad Física.
Responsable del contrato / Colaborador del área Líder de Seguridad Física.
Responsable del contrato.
Responsable del contrato y/o Administrador de Compras y Logística.
Responsable del contrato y/o Administrador de Compras y Logística.
Responsable del contrato y/o Administrador de Compras y Logística.
Responsable del contrato
Colaboradores
POLITICA DE PREVENCION Y ATENCIÓN DE CONFLICTOS
POL-DE-09
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Fecha de Emisión: 14/09/2023
Ítem. Descripción de la Actividad
9 Verificar el funcionamiento de la Red y Equipos, verificación de operatividad de las instalaciones
10 Informar a las áreas, para dar continuidad a las actividades.
8. Actividades
Observaciones
Se verifica el funcionamiento de la Red y Equipos, si la red funciona se da paso al punto 11.
Se informa a cada uno de los colaboradores acerca del funcionamiento de la red y los equipos con el fin de que puedan dar continuidad a cada una de las actividades.
Capacitaciones y/o divulgaciones orientadas al riesgo en donde se involucren las partes interesadas.
Mensualmente
Responsable
Colaboradores / Responsable del contrato
Responsable del contrato
9. Registros
• Informes y actas de la situación de anormalidad, debidamente aprobados por el Comité de emergencias.
• Plan de comunicación con los grupos de interés y sus respectivos registros (cartas, memorandos, correos, etc.).
• Plan de acción de acuerdos a desarrollar post-conflicto.
10. Referencias
• Plan de Emergencias Consultec P-HSEQ-19.
• Estrategia Gestión del Entorno de Ecopetrol S.A.
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Fecha de Emisión: 14/09/2023
POL-DE-10
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Fecha Descripción
14/09/2023
Viene del anexo AD-10, se realiza cambio de código y actualización general del documento.
Elaboró Aprobó Revisión
Coordinadora HSEQ Gerente General 0
Página 2 de 5
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Fecha de Emisión: 14/09/2023
POL-DE-10
1. Objetivo
Fortalecer y viabilizar los pilares propuestos en la política de Responsabilidad Social de CONSULTEC INTERNATIONAL con los actores locales de las áreas de influencia en donde realicemos la prestación de nuestros servicios profesionales, reconociendo la relevancia de nuestros grupos de interés y el impacto positivo que se puede generar a partir de establecer acuerdos de relacionamiento de mutuo beneficio que redunden en la confianza y sostenibilidad de las partes. Estamos convencidos que, a través del diálogo permanente, la definición de parámetros de actuación claros y precisos, la construcción de instancias de trabajo en equipo, contribuirán de manera efectiva al crecimiento y desarrollo del entorno en donde CONSULTEC INTERNATIONAL participará de manera activa, en la construcción de unas relaciones sociales, interpersonales y de trabajo, basadas en nuestros valores corporativos de solidaridad y compromiso.
2. Alcance
Aplica a todos los contratos que desarrolla CONSULTEC INTERNATIONAL y en los entornos de las operaciones que determine el cliente.
3. Responsables
La Gerencia Corporativa de Negocios, Operaciones y Entorno, Gerencia de Talento y Experiencia Humana, Gerencia de Contratos y la Gerencia de HSEQ se encargan del control y la divulgación de la siguiente política, así como del seguimiento de su correcta aplicación por parte de los responsables e involucrados
4. Descripción
Está política se implementa a partir de la realización de las acciones de relacionamiento propuestas con los grupos de interés pertenecientes a las zonas de influencia en donde se ejecute el servicio contratado, A partir de identificar y priorizar estos grupos de interés, se establecen una serie de reuniones y ejecución de actividades conjuntas, basadas en unos objetivos previamente definidos en función de generar sinergias, propendiendo por un excelente ambiente de trabajo fundado en la confianza, respeto, transparencia, apoyo mutuo y crecimiento conjunto, dichas actividades estarán lideradas por representantes de CONSULTEC INTERNATIONAL en la zona de las operaciones.
5. Roles y Responsabilidades
A continuación, se relacionan las acciones propuestas en el “Plan de acciones de Relacionamiento propuestas con los grupos de interés de la Región, donde se evidencia la importancia de la participación de los grupos de los mismos y los representantes de CONSULTEC INTERNATIONAL., de igual forma, se indican los objetivos propuestos para cada acción junto con la frecuencia de tiempo en que las mismas serán desarrolladas.
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Fecha de Emisión: 14/09/2023
6. Política de Responsabilidad Social Empresarial
En CONSULTEC INTERNATIONAL tenemos una postura activa y responsable enfocada al impacto de nuestras actividades, por eso estamos comprometidos con las buenas prácticas y la realización de nuestros negocios de manera sostenible y estable en el tiempo, generando un impacto positivo en nuestro entorno y hacia nuestros grupos de interés.
Los pilares primordiales de esta política son:
• Identificar el entorno en el que operamos, teniendo en cuenta la población, la legislación aplicable y nuestros grupos de interés con los cuales nos relacionamos.
• Respetar el medio ambiente, las comunidades que nos rodean y al estado.
• Fomentar la cultura ambiental amigable y las actuaciones éticas y transparentes.
• Contribuir con la calidad de vida y el crecimiento personal de nuestros colaboradores y sus familias.
• Fortalecer la manifestación del respeto, solidaridad y compromiso como valores corporativos.
• Aportar al desarrollo sostenible por medio de relaciones de confianza y de mutuo beneficio con nuestros clientes, proveedores, aliados y partes interesadas.
7. Plan de acciones de relacionamiento propuestas con los grupos de interés de la región
1) Conocer la línea base social de laregiónyestablecerlasacciones socioambientales que requieren apoyo.
Las actas de reunión y/o actividades de trabajo conjunto, que se generen a partir de la realización de las mismas firmadas por los participantes, Listas de chequeo de auditoría a los proveedores locales, correos electrónicos, contratos, ordenes de servicio, entre otros.
9. Indicadores
• Las evaluaciones de la efectividad de las reuniones y el cumplimiento de los objetivos propuestos.
• El cumplimiento del plan propuesto
• La calificación obtenida a partir de la evaluación que se haga de las actividades realizadas por parte de los beneficiados de estas.
10. Referencias
• Política de Responsabilidad Social de Consultec International AD-05.
• Estrategia de Gestión del Entorno de Ecopetrol
POLITICA DE EMPLEO MANO DE OBRA CALIFICADA DE LA REGIÓN POL-DE-13
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Fecha de Emisión: 14/09/2023
Fecha
14/09/2023
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Descripción
Viene del anexo AD-08, se realiza cambio de código y actualización general del documento.
Elaboró Aprobó
Revisión No.
Coordinadora HSEQ Gerente General 0
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Revisión: 0
Fecha de Emisión: 14/09/2023
1. Objetivo
Contribuir al desarrollo y crecimiento de la región a partir de la generación de empleo para personal técnico (y/o profesional) oriundo de la misma, demostrando como CONSULTEC INTERNATIONAL garantiza un proceso de selección transparente y equitativo fortalecido a travésde la implementación en igualdad de condicionesde lasleyes y decretos determinados para el personal perteneciente a las zonas de influencia de las áreas de operación, así como, la legislación laboral vigente, las políticas, lineamientos y procedimientos que CONSULTEC INTERNATIONAL aplica a todos sus Colaboradores.
2. Alcance
Aplica a todos los contratos que desarrolla CONSULTEC INTERNATIONAL y en los entornos de las operaciones que determine el cliente.
3. Responsables
La Gerencia Corporativa de Negocios, Operaciones y Entorno, Gerencia de Talento y Experiencia Humana, Gerencia de Contratos y la Gerencia de HSEQ se encargan del control y la divulgación de la siguiente política, así como del seguimiento de su correcta aplicación por parte de los responsables e involucrados.
4. Descripción
Está política indica cómo se realiza el proceso ético y transparente de selección de personal de lasáreasde influencia, teniendoen cuenta lasfuentes de información localesdebidamente aprobadas y validadas tanto por la misma comunidad de la región, así como por el cliente. De igual forma demuestra la responsabilidad social de CONSULTEC INTERNATIONAL en garantizar los derechos del personal de la región de la misma forma que lo hace con todos sus trabajadores.
5. Política de Responsabilidad Social Empresarial
En CONSULTEC INTERNATIONAL tenemos una postura activa y responsable enfocada al impacto de nuestras actividades, por eso estamos comprometidos con las buenas prácticas y la realización de nuestros negocios de manera sostenible y estable en el tiempo, generando un impacto positivo en nuestro entorno y hacia nuestros grupos de interés.
Los pilares primordiales de esta política son:
• Identificar el entorno en el que operamos, teniendo en cuenta la población, la legislación aplicable y nuestros grupos de interés con los cuales nos relacionamos.
• Respetar el medio ambiente, las comunidades que nos rodean y al estado.
• Fomentar la cultura ambiental amigable y las actuaciones éticas y transparentes.
• Contribuir con la calidad de vida y el crecimiento personal de nuestros colaboradores y sus familias.
• Fortalecer la manifestación del respeto, solidaridad y compromiso como valores corporativos.
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Fecha de Emisión: 14/09/2023
• Aportar al desarrollo sostenible por medio de relaciones de confianza y de mutuo beneficio con nuestros clientes, proveedores, aliados y partes interesadas.
6. Proceso de Convocatoria y Reclutamiento
• La convocatoria para el personal de la región se hace a través las bolsas de empleo debidamente reconocidas y aprobadas por el cliente.
• Cuando se tienen los candidatos se procede a realizar una evaluación técnica de cumplimiento del perfil para garantizar su idoneidad.
• Una vez teniendo los candidatos seleccionados para proceder a la contratación, se les informa sobre las condiciones y políticas de la empresa, para verificar el nivel de disposición y aceptación
• Al tener el personal listo para la contratación, se realiza un proceso de socialización con el representante del cliente en las operaciones para que ejecute una gestión de veeduría del proceso de reclutamiento.
7. Asignación de vacantes
Para la asignación de vacantes de la región se atenderá en primer lugar la directriz del decreto 1668 de 2016 en su Artículo 2.2.1.6.2.4. Priorización en la contratación de mano de obra local. En donde, si la hubiere, por lo menos el treinta por ciento (30%) de la mano de obra calificada contratada para prestar sus servicios en proyectos de exploración y producción de hidrocarburos, será residente en el área de influencia del proyecto. Si el porcentaje encontrado es mayor al 30% se analiza y se modifica el indicador establecido en el ítem 10, teniendo en cuenta que en cada región la oferta de profesionales es variable, si esta oferta de profesionales es menor, se debe demostrar la imposibilidad del cumplimiento
8. Igualdad de condiciones laborales – derechos y deberes
Tanto el personal foráneo como el local tendrá igualdad de condiciones en cuanto a:
Derechos:
• La aplicación de la legislación laboral Colombiana vigente.
• Tener los mismos tipos de contrato que se otorgaran a todo el personal técnico (foráneo), según sea y dure la actividad.
• Afiliación a la seguridad social y los beneficios que de estas entidades se desprenden.
• Asignación salarial acorde al perfil, funciones y responsabilidades y/o escala salarial que aplica CONSULTEC INTERNATIONAL, para todo su personal profesional especializado.
• Los mismos beneficios, turnos, asignación de dotaciones, etc.
• Serán evaluados con el mismo sistema de medición de desempeño.
• Tendrán acceso a todos los programas de capacitación y desarrollo que CONSULTEC INTERNATIONAL, ejecute para el personal asignado a este proyecto.
• A la aplicación de las normas y políticas establecidas por CONSULTEC INTERNATIONAL para garantizar su integridad y la no vulneración de los derechos humanos.
• Manifestar sus inquietudes, aportes, reclamos, etc.; los cuales serán atendidos por el mismo personal, profesional y/o comités establecidos para tales fines.
• Recibir las herramientas tecnológicas requeridas para la ejecución de sus funciones y responsabilidades.
POL-DE-13
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Revisión: 0
Fecha de Emisión: 14/09/2023
• Acceder a las mismas fuentes de comunicación de la empresa y tener las informaciones necesarias para garantizar su adecuado desempeño.
• A la aplicación de los mismos procesos, procedimientos, políticas y sistemas de gestión humana, establecidos por la empresa para sus fases de ingreso, permanencia y desvinculación.
• Tener un representante de la empresa que atienda sus inquietudes de orden laboral y las gestione eficientemente.
Deberes:
• Acogerse al Reglamento Interno de trabajo y al código de Ética y convivencia.
• Cumplir con las políticas de HSEQ, RSE y demás políticas de la empresa, que se consideren pertinentes durante la ejecución del proyecto.
• Cumplir la Confidencialidad de la información y documentos propios de la empresa.
• Velar por la integridad de los recursos asignados para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
• Para el personal de la región debe atender la programación asignada en la planilla de asignación de vacantes, no puede vender bajo ninguna circunstancia su turno de contratación, tampoco puede ceder ni cambiar su periodo de tiempo para ser contratado, sin la aprobación previa del comité de reclutamiento
9. Registros
• La publicación de solicitud de candidatos a las bolsas de empleo.
• Las evaluaciones técnicas de competencias del personal.
• Lista de personal calificado para contratación
• Visto bueno del Cliente sobre la lista de personal seleccionado y a contratar.
• Contratos de trabajo
10. Indicadores
• No. de empleados seleccionados y contratados competentes de la región del total del personal disponible, para verificar el cumplimiento del 30% descrito en la asignación de vacantes, si no existe la disponibilidad de los profesionales se debe demostrar.
• Evaluaciones de perfiles que demuestren que cumplen con las especificaciones técnicas
• No de PQRs planteadas por el personal.
• Aplicación de Batería de Riesgo Psicosocial.
• No. de no conformidades de orden legal presentadas durante y posterior a la contratación por parte del personal contratado de la región.
11. Referencias
• Procedimiento Talento y Experiencia Humana P-TEH-01 de Consultec International.
• Política de Responsabilidad Social de Consultec International AD-05.
• Legislación Laboral Colombiana
• Ley 151 de 2012, Ley 1636 de 2013, Decreto 2852 de 2013 y Decreto 1668 de 2016.
• Estrategia de Gestión del entorno de Ecopetrol
• Programa de Formación PH-40 de Consultec para personal de los proyectos.
