4.2 Analisi inventariale

condurre al meglio il lavoro proposto in questo elaborato. Nel paragrafo che segue verrà riportata l’analisi condotta su tale inventario.

4.2 Analisi inventariale

Ogni impresa deve realizzare un inventario di tutti gli oggetti che appartengono al proprio patrimonio, in modo tale da rilevare, enumerare e descrivere i singoli elementi in un determinato luogo e istante. L'inventario riveste dunque un ruolo importante all'interno di una azienda, tanto da dover rispettare norme tecniche e sistemi di qualità che sono alla base della formazione di questo. Pertanto, deve essere ben compilato e sempre aggiornato con dati raccolti da personale tecnico e amministrativo. All'interno dell'inventario dell'ASUIUD, gli elementi in questione sono i Dispositivi Medici (DM) che costituiscono il parco macchine aziendale. Per lo sviluppo di un modello gestionale adeguato al case study considerato, è stato necessario studiare tutti i singoli elementi presenti all'interno dell'inventario, il quale è aggiornato al 22 Gennaio 2019. Tale file (fornito in formato Excel) è costituito da 58 colonne, derivanti da una combinazione di dati ottenuta tramite la query incrociata tra l'inventario dei dispositivi e quello economale. Questa query ci fornisce dunque delle informazioni utili all'identificazione completa del DM. Durante il lavoro di tesi è emerso che le varie colonne sono caratterizzate sia da semplici valori numerici, economici, date ma anche da giudizi espressi su scala verbale. Per il calcolo dei parametri caratterizzanti il modello pensato, sono stati presi in considerazione solo alcuni degli elementi inventariali, trascurando quelli di non interesse.

Gli elementi considerati all'interno del foglio Excel sono stati quelli che presentano le seguenti etichette:

1. INVENTARIO (colonna C): è quella colonna che contiene dei codici alfanumerici caratterizzati da una grandezza massima di 7 cifre, le quali identificano univocamente i DM all'interno dello stesso inventario;

2. APP_COD_MATR (D): contiene sempre un codice alfanumerico che rappresenta la matricola del dispositivo;

Figura 4.1: Estrapolazione delle colonne C e D dell'inventario.

3. PRIMA PREVENTIVA (F), PRIMA FUNZIONALE (G) e PRIMA CORRETTIVA (H): indicano l'anno in cui è stata svolta rispettivamente la prima manutenzione preventiva, la prima verifica funzionale e la prima manutenzione correttiva;

Figura 4.2: Esempio di date di prima manutenzione preventiva, verifica funzionale e manutenzione correttiva.

4. FINE GARANZIA (I): indica l'anno in cui volge al termine il periodo di garanzia; è importante ricordare che fino a quando la macchina è coperta dalla garanzia, l'azienda non può intervenire su essa in quanto potrebbe far decadere i termini di tale tutela;

5. DATA FUORI USO SI3C (J), e DATA FUORI USO ASCOT (K): contengono l'anno in cui l'apparecchiatura risulta orma fuori uso;

6. MOTIVO FINE USO (L) e DATA FINE USO (M): sono le due colonne in cui, nella prima i tecnici inseriscono delle note in merito alla causa che ha determinato il fuori uso, mentre nella seconda si riporta semplicemente la data in cui è stato dichiarato il fine uso del DM;

Figura 4.3: Esempio motivo fine uso e data fine uso.

7. COSTO IVATO ASCOT (N) e COSTO SENZA IVA (O): definiscono il costo, espresso in euro, dell'apparecchiatura;

8. NOME MODELLO (P): è una stringa alfanumerica, di lunghezza variabile, che identifica univocamente il modello del dispositivo;

9. CLASSE (Q): dà indicazioni sulla classe a cui appartiene un determinato DM (per esempio la centrifuga, l'aspiratore, sonda ecografica, ecc.);

Figura 4.4: Esempio di tipi di classe.

10. DITTA (R): indica il nome della ditta produttrice dell'apparecchiatura (per esempio ABBOTT, Alifax srl, Sony, ecc.);

11. UBICAZIONE (T) indica il reparto e il tipo di locale medico in cui è situato il DM;

Figura 4.5: Esempi di tipi di ubicazione.

12. TIPO (U): è un campo valorizzato dai tecnici che definiscono il modo con cui alimentare l'apparecchiatura (per esempio 'elettrica a spina', 'non elettrica', 'sorgente interna elettrica', ecc.);

13. STATO CONSERVAZIONE (W): è un giudizio verbale dato dai tecnici secondo parere puramente soggettivo (per tale motivo questa colonna non ha una affidabilità elevata);

14. STAP_NOME (X): indica lo stato d'uso in cui riversa l'apparecchiatura, e anche in questo caso il giudizio verbale viene dato dai tecnici che si interessano della manutenzione del dispositivo;

15. MOAC_NOME (Y): è la colonna che indica la modalità di acquisto del DM (per esempio 'proprietà', 'donazione', 'noleggio', ecc.);

16. ACQUISTO (Z): indica l'anno di acquisto, da parte dell'azienda ospedaliera, del dispositivo;

17. FABRICAZIONE (AA): ci indica l'anno di fabbricazione dell'apparecchiatura;

18. INTERVENTI (AB): è una cifra numerica riguardante il numero di interventi di preventiva attuati da quando il DM è entrato all'interno del parco macchine dell'azienda;

19. CLAP_CODI (AD): contiene i primi tre elementi che caratterizzano il codice CIVAB (così detta in quanto sviluppata dal Centro di Informazione e Valutazione delle Apparecchiature Biomediche dell’Area di Ricerca di Trieste), ossia le tre lettere che definiscono la classe di appartenenza del dispositivo (per esempio VPO, ANS, ECG, ecc.);

Figura 4.6: Esempi di codice CIVAB.

20. CANONE MANUTENTIVO (AG): è il costo annuo, espresso in euro, che l'azienda ospedaliera deve sostenere per manutenere l'apparecchiatura;

21. MANDIR_MANCOST (AI): sono i due termini che significano rispettivamente il fatto che, o la macchina è di proprietà dell'azienda, ma manutenuta da EBM, oppure non è di proprietà dell'azienda, ma della ditta produttrice la quale si occupa anche della sua manutenzione;

22. PERIODICITA' FUNZIONALE (AM) e PERIODICITA' PREVENTIVA (AN): definisce i giorni che intercorrono tra una verifica funzionale e l'altra, e tra una manutenzione preventiva e l'altra;

23. VALORE DI ACQUISTO STIMATO (AQ): è la colonna che indica il valore (in euro) di acquisto dell'apparecchiatura stimato da EMB;

24. ULTIMA PREVENTIVA (AR): definisce l'anno in cui è stata effettuata l'ultima manutenzione preventiva;

25. ULTIMA FUNZIONALE (AT) e UTLTIMA CORRETTIVA (AU): è l'anno in cui è stata svolta l'ultima verifica funzionale e l’ultima manutenzione correttiva; 26. NUMERO RICHIESTE INTERVENTO (AV): ovvero il numero di richieste avanzate dal reparto per ricevere una supervisione da parte del personale tecnico.

Di seguito si riporta l’immagine di tutte le colonne presenti all’interno dell’inventario del parco macchine dell’ASUIUD precedentemente descritte.

Figura 4.7: Immagine esemplificativa dell'inventario usato presso l'ASUIUD.

Se ad esempio si vanno a filtrare alcuni di questi parametri si possono ricercare facilmente i dispositivi presenti nel parco macchine che hanno determinate caratteristiche; per esempio:

• Q: si sceglie come classe un analizzatore;

• T: si sceglie come ubicazione il laboratorio;

• U: si sceglie come tipo la rete l’elettrica a spina;

• X: si sceglie come stap_nome una macchina gestibile;

• AI: si sceglie come manutenzione un MANDIR.

Il risultato derivante da questo tipo di filtraggio, fatto con Excel, è riportato qui sotto.

Figura 4.8: Output del file Excel in seguito ai filtraggi spiegati nelle righe precedenti.

Dopo un'attenta analisi sull’inventario, è emerso come sia importante, in una realtà come quella dell'azienda ospedaliera di Udine, avere a disposizione un documento inventariale compilato accuratamente mediante delle scale di giudizio il più oggettive possibili. Infatti, è stato appurato come le caratteristiche sopra citate non siano sempre verificate, a causa delle seguenti motivazioni:

• dati difficilmente reperibili per via automatica o manuale; • scale basate su metro di giudizio del tutto soggettivo;

• presenza di un 5%-10% di errore all'interno dell’inventario aziendale (percentuale stimata dalla letteratura);

• probabile presenza di eventuali vulnerabilità tra i metri di giudizio;

• coordinamento all'interno del personale tecnico (a monte del lavoro di compilazione dell'inventario) che non permette di esprimere perfetti giudizi con significato condiviso univocamente.

Più i dati contenuti all’interno dell’inventario risultano precisi, oggettivi, puntuali e aggiornati, più sarà accurato il calcolo derivante dall’applicazione del modello gestionale pensato all’interno di questo lavoro. Con delle informazioni incerte non si fa altro che inficiare la correttezza dei risultati ottenuti dallo strumento che si desidera implementare, e chiaramente ci si vuole tenere lontani da questo tipo di situazioni. Pertanto, le colonne dell’inventario prese in considerazione non sono state solamente quelle utili al fine ultimo del lavoro, ma la