GUÍA DEL TRABAJADOR:
¿LA EMPRESA PUEDE DESPEDIRME Y RECONTRATARME PARA ACTUALIZAR MI NÚMERO DE SEGURO SOCIAL?
(AB 2751) - A partir del 1 de enero de 2015, la sección 1024.6 del Código Laboral, establece: “Un empleador no puede despedir a un empleado o de ninguna manera discriminar, tomar represalias o cualquier acción adversa contra un empleado porque el empleado actualiza o intenta actualizar su información personal basada en un cambio legal de nombre, número de seguro social o documento de autorización federal de empleo....”. La práctica de despedir y re-contratar puede ser considerada represalia, si es que genera consecuencias adversas, y empleadores tendrían que pagar una multa de $10,000+ o suspension de su licencia de negocios.
Empleados que hayan sufrido represalias por solicitar que se actualice su expediente laboral con su nuevo número de seguro social o que se corrija su nombre pueden presentar un reclamo ante el Comisionado Laboral. Las indemnizaciones pueden incluir la reincorporación a su trabajo, recuperación de salarios perdidos y prestaciones, y otras sanciones Estas protecciones incluyen a los trabajadores inmigrantes.
SOLICITUD POR ESCRITO: para poder presentar un reclamo debe tener prueba de la solicitud que ha hecho a su empleador Siempre que sea posible, presente esta solicitud por escrito. Puede usted usar nuestra carta de muestra y enviarla por correo postal o electrónico para tener constancia de que se envió y cuándo se envió.
BENEFITS
Presente su reclamo dentro de un periodo de 6 meses ante la oficina del Comisionado Laboral del Departamento de Relaciones Industriales.
En línea
Por correo postal
Por correo electrónico
En persona
CARTA DE MUESTRA:
Fecha: ________________________________
Nombre del Empleador: ___________________________________________________________
Dirección del Empleador:__________________________________________________________
Estimado/a Empleador/a:
Le escribo para solicitar o renovar mi solicitud de que actualice mi Número de Seguro Social para que se retengan los impuestos apropiados de mi nómina y se acrediten a mi nuevo número de Seguro Social.
Hay muchas razones posibles por las cuales alguien puede necesitar actualizar su SSN. Por ejemplo, según la Administración del Seguro Social, se puede obtener un nuevo SSN si números similares asignados a miembros de la misma familia están causando confusión, si se ha asignado el mismo número a más de una persona, o si un individuo tiene una objeción cultural o religiosa a su SSN. . Véase Administración del Seguro Social, “¿Puedo cambiar mi número de Seguro Social?”, disponible en https://faq.ssa.gov/en-us/Topic/article/KA-02220. También se puede obtener un seguro nuevo por otras razones. Independientemente de la razón, el gobierno federal tiene un procedimiento específico para actualizar esta información con el fin de completar un nuevo Formulario I-9. Véase https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-resources/handbook-for-employers-m-274/60completing-supplement-b-reverification-and-rehire-of-form-i-9/63-recording-changes-of-nameand-other-identity-information-for-current-employees y también véase el Manual del Empleador de USCIS, disponible en https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-resources/handbook-foremployers-m-274. Además, el Servicio de Impuestos Internos permite a los empleados completar un nuevo Formulario W-4 cada año y cuando su situación personal o financiera cambia.
Cualquier negativa a aceptar mi Número de Seguro Social actualizado puede ser ilegal bajo la ley de California. El Código Laboral de California § 1024.6 establece que es ilegal para un empleador “despedir o de cualquier manera discriminar, tomar represalias o cualquier acción adversa contra un empleado porque el empleado actualiza o intenta actualizar su información personal basada en un cambio legal de nombre, número de seguro social o documento de autorización de empleo federal.” Dado esto, no veo razones para demora y espero que mi solicitud no resulte en ninguna acción adversa contra mí.
Por favor, hágame saber cuándo puedo reunirme con usted para actualizar mi información personal.
Atentamente,
Nombre del Empleado
Firma del Empleado
GUÍA PARA EL EMPLEADOR: QUÉ
HACER SI SU EMPLEADO PROPORCIONA UN NUEVO NÚMERO DE SEGURO SOCIAL
Antecedentes: Un empleado puede recibir un nuevo SSN por una serie de razones, como cuando obtiene la autorización legal para trabajar en los Estados Unidos. En California, las empresas tienen prohibido tomar medidas adversas contra un empleado porque actualice o intente actualizar su información personal basándose en un cambio legal de nombre, SSN o un documento de autorización de empleo federal (Código Laboral, sección 10246) Los empleadores que tomen represalias pueden enfrentarse a una sanción de hasta $10,000 dólares por cada incidente de represalias o a la suspensión de su licencia comercial
Formulario I-9 - Actualización de la información de la Sección 1 - PRIMER PASO: Revise el formulario I-9 completado anteriormente por el empleado para determinar si el empleado proporcionó un SSN en la Sección 1 (proporcionar un SSN en la Sección 1 del formulario es voluntario a menos que usted participe en E-Verify). Si el empleado proporcionó un SSN en la Sección 1, entonces:
Llene un nuevo formulario I-9.
Escriba la fecha de contratación original en el espacio "El primer día de trabajo del empleado (MM/DD/AAAA)" de la Sección 2; y
Adjunte el nuevo Formulario I-9 al Formulario I-9 completado anteriormente.
Incluya una explicación por escrito. Para más información consulte el sitio web de USCIS sobre el registro de los cambios de nombre y otros datos de identidad de los empleados actuales.
Actualizaciones de la información de la sección 2: Si un empleado originalmente presentó una tarjeta de Seguro Social para la sección dos y ahora está presentando una nueva tarjeta de Seguro Social para la sección 2, entonces recomendamos que el empleador discuta los próximos pasos con un abogado de inmigración Dependiendo de las circunstancias, el completar un nuevo formulario I-9 podría ser apropiado bajo la orientación de USCIS
Formulario W-4 - Si un empleado tiene un nuevo SSN, también se le debe pedir que complete un nuevo Formulario W-4 (Certificado de Retención del Empleado) y un formulario de retención estatal (si corresponde). Si ha recibido un nuevo SSN del empleado después de haber presentado un Formulario W2 para ese empleado, es posible que tenga que presentar un Formulario W-2c para hacer la corrección. Se debe presentar un Formulario W-3c siempre que se presente un W-2c. Trabaje con su asesor fiscal para asegurarse de que los impuestos se declaren correctamente.
Beneficios de Empleo - Si un empleado proporciona un nuevo SSN, puede ser necesario actualizar los registros del plan de beneficios, ya que puede haber requisitos de información y de otro tipo para los que los planes de beneficios necesitan un SSN preciso Si procede, informe a los empleados cómo pueden actualizar su información
Conclusión: Cuando un empleado presenta un nuevo SSN, considere la posibilidad de trabajar con profesionales legales, fiscales, de recursos humanos y de beneficios para garantizar el cumplimiento de los requisitos de mantenimiento de registros. Es responsabilidad del empleador consultar a estos profesionales para obtener información actualizada o para más preguntas.
