¿LA EMPRESA PUEDE DESPEDIRME Y RECONTRATARME PARA ACTUALIZAR MI NÚMERO DE SEGURO SOCIAL?
(AB 2751) - A partir del 1 de enero de 2015, la sección 1024.6 del Código Laboral, establece: “Un empleador no puede despedir a un empleado o de ninguna manera discriminar, tomar represalias o cualquier acción adversa contra un empleado porque el empleado actualiza o intenta actualizar su información personal basada en un cambio legal de nombre, número de seguro social o documento de autorización federal de empleo....”. La práctica de despedir y re-contratar puede ser considerada represalia, si es que genera consecuencias adversas, y empleadores tendrían que pagar una multa de $10,000+ o suspension de su licencia de negocios.
Empleados que hayan sufrido represalias por solicitar que se actualice su expediente laboral con su nuevo número de seguro social o que se corrija su nombre pueden presentar un reclamo ante el Comisionado Laboral. Las indemnizaciones pueden incluir la reincorporación a su trabajo, recuperación de salarios perdidos y prestaciones, y otras sanciones Estas protecciones incluyen a los trabajadores inmigrantes.
SOLICITUD POR ESCRITO: para poder presentar un reclamo debe tener prueba de la solicitud que ha hecho a su empleador Siempre que sea posible, presente esta solicitud por escrito. Puede usted usar nuestra carta de muestra y enviarla por correo postal o electrónico para tener constancia de que se envió y cuándo se envió.
BENEFITS
Presente su reclamo dentro de un periodo de 6 meses ante la oficina del Comisionado Laboral del Departamento de Relaciones Industriales.
En línea
Por correo postal
Por correo electrónico
En persona
CARTA DE MUESTRA:
Fecha: ________________________________
Nombre del Empleador: ___________________________________________________________
Dirección del Empleador:__________________________________________________________
Estimado/a Empleador/a:
Le escribo para solicitar o renovar mi solicitud de que actualice mi Número de Seguro Social para que se retengan los impuestos apropiados de mi nómina y se acrediten a mi nuevo número de Seguro Social.
Hay muchas razones posibles por las cuales alguien puede necesitar actualizar su SSN. Por ejemplo, según la Administración del Seguro Social, se puede obtener un nuevo SSN si números similares asignados a miembros de la misma familia están causando confusión, si se ha asignado el mismo número a más de una persona, o si un individuo tiene una objeción cultural o religiosa a su SSN. . Véase Administración del Seguro Social, “¿Puedo cambiar mi número de Seguro Social?”, disponible en https://faq.ssa.gov/en-us/Topic/article/KA-02220. También se puede obtener un seguro nuevo por otras razones. Independientemente de la razón, el gobierno federal tiene un procedimiento específico para actualizar esta información con el fin de completar un nuevo Formulario I-9. Véase https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-resources/handbook-for-employers-m-274/60completing-supplement-b-reverification-and-rehire-of-form-i-9/63-recording-changes-of-nameand-other-identity-information-for-current-employees y también véase el Manual del Empleador de USCIS, disponible en https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-resources/handbook-foremployers-m-274. Además, el Servicio de Impuestos Internos permite a los empleados completar un nuevo Formulario W-4 cada año y cuando su situación personal o financiera cambia.
Cualquier negativa a aceptar mi Número de Seguro Social actualizado puede ser ilegal bajo la ley de California. El Código Laboral de California § 1024.6 establece que es ilegal para un empleador “despedir o de cualquier manera discriminar, tomar represalias o cualquier acción adversa contra un empleado porque el empleado actualiza o intenta actualizar su información personal basada en un cambio legal de nombre, número de seguro social o documento de autorización de empleo federal.” Dado esto, no veo razones para demora y espero que mi solicitud no resulte en ninguna acción adversa contra mí.
Por favor, hágame saber cuándo puedo reunirme con usted para actualizar mi información personal.
Atentamente,
Nombre del Empleado
Firma del Empleado
GUÍA PARA EL EMPLEADOR: QUÉ
HACER SI SU EMPLEADO PROPORCIONA UN NUEVO NÚMERO DE SEGURO SOCIAL
Antecedentes: Un empleado puede recibir un nuevo SSN por una serie de razones, como cuando obtiene la autorización legal para trabajar en los Estados Unidos. En California, las empresas tienen prohibido tomar medidas adversas contra un empleado porque actualice o intente actualizar su información personal basándose en un cambio legal de nombre, SSN o un documento de autorización de empleo federal (Código Laboral, sección 10246) Los empleadores que tomen represalias pueden enfrentarse a una sanción de hasta $10,000 dólares por cada incidente de represalias o a la suspensión de su licencia comercial
Formulario I-9 - Actualización de la información de la Sección 1 - PRIMER PASO: Revise el formulario I-9 completado anteriormente por el empleado para determinar si el empleado proporcionó un SSN en la Sección 1 (proporcionar un SSN en la Sección 1 del formulario es voluntario a menos que usted participe en E-Verify). Si el empleado proporcionó un SSN en la Sección 1, entonces:
Llene un nuevo formulario I-9.
Escriba la fecha de contratación original en el espacio "El primer día de trabajo del empleado (MM/DD/AAAA)" de la Sección 2; y
Adjunte el nuevo Formulario I-9 al Formulario I-9 completado anteriormente.
Incluya una explicación por escrito. Para más información consulte el sitio web de USCIS sobre el registro de los cambios de nombre y otros datos de identidad de los empleados actuales.
Actualizaciones de la información de la sección 2: Si un empleado originalmente presentó una tarjeta de Seguro Social para la sección dos y ahora está presentando una nueva tarjeta de Seguro Social para la sección 2, entonces recomendamos que el empleador discuta los próximos pasos con un abogado de inmigración Dependiendo de las circunstancias, el completar un nuevo formulario I-9 podría ser apropiado bajo la orientación de USCIS
Formulario W-4 - Si un empleado tiene un nuevo SSN, también se le debe pedir que complete un nuevo Formulario W-4 (Certificado de Retención del Empleado) y un formulario de retención estatal (si corresponde). Si ha recibido un nuevo SSN del empleado después de haber presentado un Formulario W2 para ese empleado, es posible que tenga que presentar un Formulario W-2c para hacer la corrección. Se debe presentar un Formulario W-3c siempre que se presente un W-2c. Trabaje con su asesor fiscal para asegurarse de que los impuestos se declaren correctamente.
Beneficios de Empleo - Si un empleado proporciona un nuevo SSN, puede ser necesario actualizar los registros del plan de beneficios, ya que puede haber requisitos de información y de otro tipo para los que los planes de beneficios necesitan un SSN preciso Si procede, informe a los empleados cómo pueden actualizar su información
Conclusión: Cuando un empleado presenta un nuevo SSN, considere la posibilidad de trabajar con profesionales legales, fiscales, de recursos humanos y de beneficios para garantizar el cumplimiento de los requisitos de mantenimiento de registros. Es responsabilidad del empleador consultar a estos profesionales para obtener información actualizada o para más preguntas.
WORKER GUIDE: WHAT TO DO IF YOU HAVE A NEW SOCIAL SECURITY NUMBER
CAN MY EMPLOYER FIRE ME AND RE-HIRE
ME WHEN ATTEMPTING TO UPDATE MY SOCIAL
SECURITY NUMBER?
(AB 2751) - Effective January 1, 2015, Labor Code section 1024.6, states in part: “An employer may not discharge an employee or in any manner discriminate, retaliate, or take any adverse action against an employee because the employee updates or attempts to update his or her personal information based on a lawful change of name, social security number, or federal employment authorization document….” The practice of firing and re-hiring may be considered retaliation, if it has an adverse effect, and the employer may face a penalty of up to $10,000+ or suspension of its business license for a period of time
Employees who have been retaliated against for requesting to update their employee file with their new social security number or to fix their name can file a claim with the Labor Commissioner. Remedies may include reinstatement, lost wages and benefits and other penalties. This includes immigrant workers.
REQUEST IN WRITING: to be able to file a claim you must have evidence of your request to your employer. Whenever possible, present this request in writing. Feel free to use our sample letter and mail or email the letter so you have a record that it was sent and when it was sent
File your complaint within 6 months with the office of the labor commissioner within the department of industrial relations.
REQUEST TO UPDATE MY SOCIAL SECURITY NUMBER OR NAME
I write to request or renew my request that you update my Social Security Number so that the appropriate taxes are withheld from my paycheck and credited to my new Social Security number.
There are many possible reasons why someone can update her SSN. For example, according to the Social Security Administration, one can obtain a new SSN if similar numbers assigned to members of the same family are causing confusion, more than one person has been assigned the same number, or an individual has a cultural or religious objection to their SSN. See Social Security Administration, “Can I Change My Social Security number?”, available at https://faq.ssa.gov/enus/Topic/article/KA-02220. Employees may also obtain a new social security number for other reasons. Regardless of the reason, the federal government has a specific procedure for how this is done for purposes of completing a new I-9 Form See https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9resources/handbook-for-employers-m-274/60-completing-supplement-b-reverification-andrehire-of-form-i-9/63-recording-changes-of-name-and-other-identity-information-for-currentemployees and also See USCIS Employer Handbook, available at https://www.uscis.gov/i-9central/form-i-9-resources/handbook-for-employers-m-274. Additionally, the Internal Revenue Service allows employees to complete a new Form W-4 each year and when their personal or financial situation changes.
Any refusal to accept my updated Social Security Number may be unlawful under California law. California Labor Code § 1024.6 makes it unlawful for an employer to “discharge or in any manner discriminate, retaliate, or take any adverse action against an employee because the employee updates or attempts to update his or her personal information based on a lawful change of name, social security number, or federal employment authorization document.” Given this, I see no further reason for delay and expect that my request will not result in any adverse action against me.
Please let me know when I may meet with you to update my personal information.
Sincerely,
EMPLOYER GUIDE: WHAT TO DO
IF YOUR EMPLOYEE PROVIDES A NEW SOCIAL SECURITY NUMBER
Background: An employee may receive a new SSN for a number of reasons, such as when they become legally authorized to work in the United States. In California, employers are prohibited from taking adverse action against an employee, which may include firing and re-hiring, because they attempt to update their personal information based on a lawful change of name, SSN, or a federal employment authorization document (Labor Code section 10246) Employers that retaliate may face a penalty of up to $10,000+ or suspension of their business license.
Form I-9 - Updates to Section 1 information- FIRST STEP: Review the employee's previously completed I-9 to determine whether the employee provided a SSN in Section 1 (providing a SSN in Section 1 of the form is voluntary unless you participate in E-Verify) If the employee did provide an SSN in Section 1, then:
Complete a new Form I-9.
Write the original hire date in the "The employee's first day of employment (MM/DD/YYYY)" space in Section 2; and
Attach the new Form I-9 to the previously completed Form I-9.
Include a written explanation
Review information from USCIS on recording changes of name and other identity information for current employees.
Updates to Section 2 information: If an employee originally presented a Social Security card for Section two and is now presenting a new Social Security card for Section 2 then we recommend discussing next steps with an immigration attorney Depending on the circumstances, completion of a new Form I-9 might be appropriate under USCIS guidance
Form W-4 - If an employee has a new SSN, they should also be asked to complete a new Form W-4 (Employee's Withholding Certificate) and state withholding form (if applicable). If you received a new SSN from the employee after you have filed a Form W-2 for that employee, you may be required to submit a Form W-2c to make the correction A Form W-3c must be filed whenever a W-2c is submitted Work with your tax advisor to ensure taxes are reported correctly
Employment Benefits - If an employee provides a new SSN, benefit plan records may need to be updated since there may be reporting and other requirements for which benefits plans need an accurate SSN. If applicable, let employees know how they can update their information.
CONCLUSION: When an employee presents a new SSN, consider working with legal, tax, human resources, and employment benefits professionals to ensure compliance with record-keeping requirements. It is the employer’s responsibility to consult with those professionals for up-to-date information and further questions
