UF0516 Aplicaciones informáticas de contabilidad

UF0516

Aplicaciones informáticas de contabilidad

2ª Edición revisada

Datos del autor

María Isabel Rodríguez Criado es Diplomada en Empresariales por la Escuela Universitaria de Estudios Empresariales por la Universidad Complutense de Madrid.

Desde el año 1999 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con la gestión empresarial y comercial, contabilidad, gestión contable y aplicaciones informáticas de gestión empresarial y comercial.

En la actualidad, combina su profesión de docente con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos y la elaboración de manuales relacionados con certificados de profesionalidad.

Ficha Aplicaciones informáticas de contabilidad.

Administración y gestión.

2ª Edición revisada Certia Editorial, Pontevedra, 2020 Autor: María Isabel Rodríguez Criado Formato: 170 x 240 mm

• 216 páginas.

Aplicaciones informáticas de contabilidad. Administración y gestión No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2020, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-17328-46-7 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 115-2020 2ª Edición revisada Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

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MF0980_2: Gestión auxiliar de personal

MF0981_2: Registros Contables

MF0973_1: Grabación de datos

MF0978_2: Gestión de archivos

MF0233_2: Ofimática

MP0111: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

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MF0979_2: Gestión operativa de tesorería

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MF0976_2:Operaciones administrativas comerciales

Duración horas módulos formativos

UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información

UF0515: Plan General de Contabilidad UF0516: Aplicaciones informáticas de contabilidad

UF0349: Atención al cliente en el proceso comercial.

UF0350: Gestión administrativa del proceso comercial.

UF0351: Aplicaciones informáticas de la gestión comercial.

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

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Horas

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0308) ACTIVIDADES DE GESTION ADMINISTRATIVA (RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Administración y Auditoría

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

Índice INTRODUCCIÓN.................................................................................. 11

Unidad didáctica 1 1. Programas de contabilidad................................................................... 13 1.1. Estructura de los programas de contabilidad...........................................15 1.2. Prestaciones, funciones y procedimientos.................................................25 1.3. Dar de alta empresas en la aplicación informática y sus datos correspondientes...........................................................................................28 1.3.1. Crear una empresa nueva...............................................................29 1.3.2. Datos de la empresa.......................................................................36 1.3.3. Modificar datos................................................................................40 1.4. Las cuentas.....................................................................................................42 1.4.1. Crear el plan de cuentas de la empresa........................................42 1.4.2. Dar de alta cuentas..........................................................................43 1.4.3. Codificación.....................................................................................43 1.4.4. Subcuentas.......................................................................................45 1.4.5. Modificación....................................................................................50 1.4.6. Eliminación......................................................................................51

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1.5. Instalaciรณn y utilizaciรณn de aplicaciones informรกticas actualizadas.......52 1.6. Realizaciรณn de copias de seguridad............................................................55 Resumen..................................................................................................................61 Autoevaluaciรณn.......................................................................................................63

UNIDAD DIDร CTICA 2 2. Registro contable a travรฉs de aplicaciones informรกticas..................... 67 2.1. Introducciรณn de datos contables en la aplicaciรณn....................................69 2.2. Utilidades de los asientos.............................................................................85 2.2.1. Introducciรณn....................................................................................86 2.2.2. Eliminaciรณn......................................................................................86 2.2.3. Renumeraciรณn..................................................................................87 2.2.4. Modificaciรณn....................................................................................88 2.2.5. Copia.................................................................................................89 2.2.6. Comprobaciรณn.................................................................................90 2.3. Introducir asientos que permitan el cรกlculo automรกtico del IVA..........94 2.4. Libros contables............................................................................................95 2.4.1. Obtenciรณn del libro diario.............................................................95 2.4.2. Obtenciรณn del libro mayor......................................................... 100 2.5. Utilizaciรณn de asientos predefinidos para operaciones habituales en la empresa........................................................................................................ 102

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2.5.1. Asientos predefinidos para operaciones de compras............. 109 2.5.2. Asientos predefinidos para operaciones de ventas................. 113 2.6. Regularización o liquidación del IVA...................................................... 118 2.6.1. Obtención del libro de IVA soportado.................................... 120 2.6.2. Obtención del libro de IVA repercutido.................................. 122 2.7. Balance decomprobación de sumas y saldos......................................... 129 2.7.1. Obtención del balance................................................................. 129 2.8. Realización del cierre del ejercicio........................................................... 134 2.9. Obtención de las cuentas anuales............................................................ 138 2.10. Apertura de la contabilidad..................................................................... 144 2.11. Actualización de las cuentas codificadas en la aplicación................... 145 2.12. Actualización de los asientos y de los conceptos predefinidos.......... 145 Resumen............................................................................................................... 147 Autoevaluación.................................................................................................... 151

resumen final............................................................................... 155 autoEVALUACIÓN FINAL.............................................................. 157 soluciones...................................................................................... 171 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 211

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Introducción La contabilidad es el sistema básico de información de naturaleza económicofinanciera de las empresas. La gran cantidad de datos que se manejan, la variedad de informes que se precisan, y la necesidad de cálculos cuantitativos que dichos informes llevan aparejados, explican por qué fue la contabilidad una de las primeras aplicaciones informáticas de gestión en aparecer.

ContaPlus es una aplicación contable que nos va a permitir llevar la contabilidad formal de una empresa de manera informatizada. Su rapidez en la ejecución de operaciones y la relativa sencillez en su manejo lo convierten en un programa atractivo para las empresas. Se trata de una aplicación utilizada por multitud de empresas en nuestro país. Hay que tener en cuenta que ContaPlus no es software libre y su utilización requiere la adquisición del producto y el pago de la correspondiente licencia. Existen además distintas versiones del programa.

Ofrece diversas funciones generales de interés: • Multiempresa: permite llevar simultáneamente la contabilidad de varias empresas.

• Multiejercicio: permite contabilizar distintos ejercicios de una misma empresa sin más que cambiar el nombre introducido en el programa.

• Multipuesto: para su utilización en redes locales.

• Se pueden establecer filtros o claves de acceso para mantener la confidencialidad de los datos y para fijar jerarquías de acceso.

• Cuenta con un plan de cuentas adaptado a la normativa y flexible.

Asimismo, dispone de otras muchas funcionalidades: • Impresión de documentos de organismos oficiales (modelos del IVA, etc.).

• Elaboración de gráficos y estadísticas.

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• Punteo y casación.

• Contabilidad financiera, analítica y presupuestaria.

• Gestión de cartera a través de vencimientos y cheques, avisos de vencimientos.

• Gestión contable por segmentos de actividad y geográficos • Comunicación con los bancos de forma electrónica (banca electrónica, órdenes de pago según el Cuaderno 34 CSB y recepción de movimientos según el Cuaderno 43 CSB).

• Posibilidad de realizar facturas online, imprimirlas en PDF y firmarlas electrónicamente con certificados digitales y con el DNIe (a través del menú eFactura).

• Gestión de asientos periódicos: permite organizar la contabilidad de forma que operaciones recurrentes como suscripciones mensuales, alquileres y otros pagos se puedan programar para contabilizarlas de forma automática.

• Presentación telemática de las cuentas anuales.

• Análisis patrimonial, financiero y económico mediante ratios.

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UNIDAD

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Programas de contabilidad

Contenido 1.1. Estructura de los programas de contabilidad 1.2. Prestaciones, funciones y procedimientos 1.3. Dar de alta empresas en la aplicación informática y sus datos correspondientes 1.4. Las cuentas 1.5. Instalación y utilización de aplicaciones informáticas actualizadas 1.6. Realización de copias de seguridad Resumen Autoevaluación

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En esta unidad vamos a ver cómo se instala el programa ContaPlus, su estructura, así como su procedimiento y funcionamiento.

Aprenderemos a dar de alta una empresa al igual que a crear las cuentas y cómo realizar las copias de seguridad.

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.1. Estructura de los programas de contabilidad

Como en otros campos de la gestión administrativa, la introducción de la informática supone una serie de ventajas en el tratamiento de la información contable: • Facilita la realización de tareas repetitivas y monótonas, como el traspaso de las operaciones del libro diario al libro mayor, la elaboración de balances de comprobación, etc.

• Facilita la realización de operaciones aritméticas realizadas en la gestión contable y elimina los errores de este tipo que pudieran cometerse cuando se realiza de forma manual.

• Facilita la corrección de asientos contables.

Realiza de forma automática determinados procesos contables, como la regularización, el asiento de cierre, etc.

No obstante, las aplicaciones contables no son inteligentes, por lo que es necesario tener conocimientos contables para manejar el programa de contabilidad: habrá que tomar decisiones como qué cuenta utilizar en cada caso, si esa cuenta se pondrá en el debe o en haber, etc.

ContaPlus, y en general muchos de los programas de software de contabilidad, se estructuran como una típica aplicación de Windows, y su funcionamiento es similar al de cualquier otra aplicación de ese sistema. Para facilitar su manejo UF0516. Aplicaciones informáticas de contabilidad

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se procede a continuación a desarrollar una descripción de las partes más importantes que componen el entorno de la aplicación: • En la parte superior de la aplicación se encuentra la barra de menús.

Desde esta barra se podrá acceder a todas las opciones o comandos de la aplicación.

• La barra de herramientas, situada debajo de la barra de menús, proporciona una forma rápida de acceder a las opciones más importantes de la aplicación.Pulsando sobre el botón adecuado, se puede acceder a algunas opciones sin tener que usar el menú.

• La parte central de la aplicación es el área de trabajo. En ella se mostrarán todas las ventanas y cuadros de diálogo para la introducción de datos.En esta zona también aparecerán los listados e informes que se realizarán por pantalla.

• Por último, en la parte inferior del entorno estaríala barra de estado. En ella se puede ver el estado de algunas teclas del teclado y la fecha y la hora actual. Además, en la parte izquierda de esta barra se mostrarán mensajes informativos sobre el funcionamiento de la aplicación y de los distintos elementos del entorno de ContaPlus.

Gráficamente se pueden ver todos estos elementos en la siguiente imagen:

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Desde la barra de menús se podrá acceder a las opciones del programa.

Los menús del programa son los siguientes: • Menú Global. Desde este menú se puede cambiar la fecha de trabajo, seleccionar la empresa con la que se va a trabajar o los datos de la misma (datos de empresa). También se utilizará este menú para abandonar la aplicación (terminar).

• Menú Financiera. Desde este menú se accede a las opciones más importantes de contabilidad. En él se podrá personalizar el plan general contable, dar de alta nuevas subcuentas, introducir asientos, realizar balances y cerrar el ejercicio, entre otras opciones. Con las opciones que hay en estos dos menús se puede llevar la contabilidad de cualquier empresa. El resto de los menús contienen opciones que facilitan el proceso contable, pero que no son necesarias para llevar la contabilidad de una empresa.

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Desde el submenú Opciones de diario del menú Financiera se puede acceder a todas las opciones relacionadas con la introducción y edición de asientos.

• Menú Presupuesto. Este menú incluye la posibilidad de establecer un plan presupuestario para distintas cuentas que permitan controlar y comparar la ejecución del mismo con la realidad. Entre las opciones que se muestran, permite configurar el plan presupuestario de la empresa para las subcuentas que se deseen.

Una vez incorporados los presupuestos de las subcuentas que se quiere controlar, se puede obtener un listado para ver cuál sería la desviación entre lo presupuestado y los datos reales de la contabilidad hasta la fecha.

Si se quiere modificar el presupuesto, se puede ir modificando subcuenta a subcuenta o mediante la opción Presupuesto/Modificación del plan, que recoge la posibilidad de hacer cambios de forma global o según las condiciones que se especifiquen.

• Menú Analítica. En el menú Analítica se va a poder estructurar la empresa en departamentos y proyectos, de manera que el primer nivel en el que sean los departamentos, y necesariamente dentro de ellos se

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encontrarán los proyectos. Aunque la estructura de departamentos y proyectos se puede crear desde este menú, la aplicación permite crear los proyectos desde la gestión de asientos, donde se les asigna el gasto o ingreso correspondiente. Esto permitirá asignar los gastos y beneficios realizados por la entidad a los distintos proyectos y departamentos.

Tras la estructuración de la empresa por departamentos se debe realizar el desglose por proyectos, ya que cada departamento puede incluir varios proyectos que se desean controlar. La forma de operar es similar a la de departamento. Al pulsar la opción se muestra el listado de los existentes, que se podrán añadir, modificar, eliminar, etc.

Desde este menú también se puede pedir un informe del mayor analítico para poder controlar los ingresos y gastos aplicados a los distintos departamentos y proyectos. Igualmente se puede ver el balance de sumas y saldos de cada departamento o proyecto.

• Menú Segmentos. Se trata de una actividad o grupo de actividades de la entidad para las cuales es apropiado presentar información financiera separada con el fin de evaluar el rendimiento pasado de la entidad en la consecución de sus objetivos y tomar decisiones respecto a la futura asignación de recursos.

Con el Nuevo PGC las empresas que tengan que presentar balance de pérdidas y ganancias normal (estándar) tienen que presentar la información UF0516. Aplicaciones informáticas de contabilidad

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segmentada por categorías de actividadesy mercados geográficos, y con este menú se podrá realizar dicha segmentación. Desde la opción Añadir se pueden crear nuevos segmentos, para lo que se pedirá un código de Segmento y una descripción de la Actividad. Al igual que en los segmentos de actividad, desde la opción Añadir se pueden crear nuevos segmentos, para lo que pedirá un código de segmento y una descripción.

Para poder realizar este tipo de operaciones se tendrá que marcar en la empresa el check que habilita el campo en gestión de asientos y permite asociar un asiento a un sector geográfico.

Desde este menú también se puede pedir un informe del mayor analítico y un balance de sumas y saldos por segmentos

• Menú Inventario. Este menú sirve para tenerinventariados los distintos inmovilizados y para una correcta realización de las amortizaciones. Con los códigos y tablas se configurarán y se clasificarán de forma sencilla los activos que se van a amortizar, se dará de alta y de baja y se realizará el mantenimiento de los activos.

• Menú Cheques. Este menú incluye una herramienta para gestionar distintas operaciones relacionadas con los cheques que emite la empresa, como pueden ser la gestión de cheques, la emisión, el paso a contabilidad y la configuración de formatos.

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En la opción Gestión de cheques se pueden realizar las operaciones que se estimen necesarias para la gestión de estos documentos sin tener en cuenta su relación contable. El resto de opciones permite crear un nuevo cheque o pagaré y realizar la impresión de los cheques o pagarés.

Con la opción Paso a contabilidad se dará la orden de registro en el diario de aquellos cheques o pagarés que se hayan marcado como preparados. Igualmente se pueden crear formatos personalizados para los documentos.

• Menú Informes. Desde el menú Informes, situado en séptimo lugar en la barra de menús, se pueden generar distintos tipos de informes. En el desplegable se pueden encontrar varias opciones: o Estadísticas e Informes: permite obtener estos dos tipos de documentos de forma personalizada a partir de un archivo de nuestro programa. o Listados Excel: es igual que el apartado anterior, con la única salvedad de que los resultados se muestran como documento de Excel. o Ratios: muestra directamente todos los ratios importantes para la contabilidad en forma de documento de Excel. o Gráficos: sirve para crear diferentes gráficos que ayuden a ver la realidad de la contabilidad.

• Menú Útil. En el menú útil, situado en la barra de menús de ContaPlus Elite, se encuentran diferentes herramientas de gran utilidad para el uso de la aplicación por parte del usuario: Organización de ficheros, UF0516. Aplicaciones informáticas de contabilidad

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para eliminar registros seleccionados, generar índices o comprobar información; Herramientas, para realizar directamente diversas acciones como autochequeo, calculadora, agenda o planning; Perfil de usuario, para dar de alta los posibles usuarios que pueden acceder al programa ContaPlus; Colores; Periféricos, para la gestión de estas diferentes secciones; Avisos de inicio, para incluir mensajes en una fecha determinada que se mostrarán al iniciar el programa, entre otros.

• Información general: reforma contable.En el menú de información general sobre la reforma contable se encuentran las siguientes opciones, siempre que la empresa activa tenga un PGC nuevo. o A través de el menú Principales novedades se accede a la ayuda sobre la reforma contable en la cual podemos obtener los reales decretos acerca de los PGC aprobados, tanto el PGC como el PGC para pymes. o En la opción del nuevo plan general contable se obtienen, desde el menú de ayuda, los planes generales aprobados.

Como se ha mencionado, ContaPlus permite dar de alta o definir usuarios. Para ello, bastará con seleccionar en el menú útil perfiles de usuario y, a continuación, gestión de usuarios. Esta opción permite la gestión de todos los usuarios que estén asociados al programa, dándoles de alta o de baja, modificando sus mapas de acceso, etc.

Al seleccionar la aplicación gestión de usuarios aparecerá la siguiente ventana y en ella un listado con los usuarios disponibles:

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La información aparece en cuatro columnas que resultarán autoexplicativas: código (asignado por el programa), nombre, grupo y estado.

En la barra de herramientas aparecen los botones más usuales, que se definirán más adelante (Añadir, Modificar, Eliminar, etc.). Hay que tener en cuenta que no será posible la eliminación del supervisor ni del usuario con el que se ha accedido al programa (usuario activo).

Al pulsar Añadir aparecerá una pantalla como la que se ve a continuación, donde se reclamará una serie de información.

Al rellenar y aceptar, automáticamente aparecerá la ventana de «Configuración de usuario», en la que se fijará el nivel de seguridad de acceso a empresas.

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Es posible establecer un nivel de seguridad del 1 al 9 en este campo, de modo que si el nivel de seguridad asignado al usuario y el nivel que se asigna a las empresas es similar, el usuario podrá entrar en la contabilidad de esa empresa.

Si los niveles son iguales o el del usuario es superior, podrá acceder a la misma.

También se pueden conceder accesos a distintas partes de la aplicación a los nuevos usuarios según prioridades. Desde el botón «Mapas» se pueden configurar los accesos que se desee para los nuevos usuarios.

En la parte inferior derecha de la pantalla aparece una leyenda que informa de los símbolos que aparecen asociados a cada aplicación del listado. Con los distintos botones de la parte derecha se pueden cambiar los accesos, bien a la opción seleccionada o bien al menú completo.

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.2. Prestaciones, funciones y procedimientos

Existen muchos programas informáticos destinados a la gestión contable.

Muchas empresas elaboran su propio programa para realizar estas tareas, pero también existen programas estándar que se pueden adaptar a cualquier empresa pequeña o mediana.

Algunos de estos programas vienen incluidos en «suites» ofimáticas que incluyen gestión contable, gestión comercial, nóminas, etc. En estos casos los distintos componentes de la «suite» funcionan de forma independiente, pero también son capaces de enlazarse entre sí para hacer traspaso de operaciones de uno a otro, con lo que evitan la repetición de tareas. Por ejemplo: • Confeccionamos las facturas en el programa de gestión comercial y traspasamos la información al programa de contabilidad, que realizará el asiento correspondiente.

• Confeccionamos las nóminas en el programa de nóminas y traspasamos la información al programa de contabilidad que realizará el asiento correspondiente.

A la hora de elegir el programa de contabilidad tendremos que tener en cuenta una serie de criterios como: • Prestaciones que nos ofrece.

• Precio del programa.

• Posibilidad de funcionamiento en red.

• Requisitos de hardware.

La mayoría de los programas de contabilidad proporcionan las funciones necesarias para llevar la gestión contable de casi cualquier empresa. Los programas de mejor calidad proporcionan funciones extras.

Las funciones básicas de cualquier programa de contabilidad serán: • Plan contable modificable por el usuario para adaptarlo a su empresa.

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• Búsqueda y modificación y anulación de asientos.

• Listados del libro diario por pantalla e impresos.

• Listados de libro mayor. Consulta de movimientos de cuentas.

• Elaboración de balances de comprobación.

• Elaboración de las cuentas anuales: balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria.

• Libros registro de facturas emitidas y recibidas.

• Gestión contable de varias empresas.

• Conexión con programas de gestión comercial y nóminas.

La filosofía de trabajo de los programas de gestión contable es básicamente la misma. Los pasos que vamos a seguir, en general, son los siguientes: 1. Instalación del programa teniendo en cuenta los requisitos mínimos exigidos: procesador, memoria, espacio en disco duro, sistema operativo, etc.

2. Creación de la empresa cuya contabilidad vamos a llevar: o Nombre de la empresa. o Ejercicio contable: fecha de comienzo y fin. o Número de dígitos que tendrán las subcuentas que constituirán el plan contable de la empresa, etc.

3. Creación del plan contable: La mayoría de los programas de contabilidad nos permiten crear un plan contable estándar, que contiene ya algunas cuentas.

Sobre ese plan contable tendremos que hacer las modificaciones necesarias para adaptarlo a nuestra empresa: o Borrar las subcuentas que no vamos a utilizar.

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o Añadir las subcuentas necesarias. o Modificar algunas subcuentas para personalizarlas nuestra empresa. o Etc. 4. Introducción de asientos: Esta es la parte más rutinaria y que realizaremos durante todo el ejercicio contable. Hay que tener en cuenta que no podremos realizar un apunte en una subcuenta si antes no la hemos dado de alta en el plan contable.

Antes de guardar un asiento, el programa comprobará que está cuadrado (muchos programas no permiten guardar asientos descuadrados).

Para facilitar la introducción de asientos hay programas que permiten utilizar asientos predefinidos.

Si el asiento que estamos contabilizando lleva IVA, el programa nos pedirá que introduzcamos una serie de datos necesarios para los libros registro de facturas emitidas y recibidas.

5. Corrección de asientos: Si hemos cometido algún error, el programa nos permitirá corregirlo mediante la opción correspondiente de modificaciones de asientos. También nos permitirá la eliminación de asientos.

6. Liquidaciones de IVA: Cada tres meses (o cada mes) habrá que realizar la liquidación de IVA y el asiento correspondiente. Hay programas que realizan este asiento de forma automática. En otros habrá que hacerlo de forma manual.

7. Elaboración de documentos contables: En cualquier momento podemos pedir al programa determinada información o que elabore determinados documentos (por pantalla o por impresora): o Extractos de cuentas o listados de movimientos de algunas o todas las cuentas. o Listado de diario correspondiente a un periodo determinado. o Balance de comprobación de un grupo de cuentas o de todas las UF0516. Aplicaciones informáticas de contabilidad

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cuentas. o Registro de facturas recibidas o emitidas.

Trimestralmente será obligatorio elaborar un balance de comprobación de sumas y saldos, que formará parte del libro de inventarios y cuentas anuales.

8. Operaciones de fin de ejercicio: Al final del ejercicio el propio programa realizará de forma automática las operaciones de regularización y cierre del ejercicio. También realizará el asiento de apertura del ejercicio contable siguiente.

9. Cuentas anuales: Finalmente, el programa nos permitirá elaborar e imprimir las cuentas anuales: balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria.

Para elaborar las cuentas anuales, en las que aparecen los importes del ejercicio anterior, el programa tomará la información de la contabilidad del año anterior, si esta se ha realizado con el programa.

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.3. Dar de alta empresas en la aplicación informática y sus datos correspondientes

Existen muchos programas de software disponibles en mercado, gratuitos o previo pago. Entre estos últimos estaría el programa ContaPlus, que es uno de los programas de software de gestión más usados en España. La primera versión fue desarrollada a finales de 1985 por el Grupo SP (conocido desde el 2003 como SageSP y ahora integrado dentro de la división de pymes y autónomos de Sage España, TheSageGroup). Actualmente estarían disponibles distintos programas, en función de si es una línea básica (Conta), profesional (ContaPlus), etc.

Como se ha mencionado, existen muchos programas de software de contabilidad disponibles e igualmente eficaces en mercado, que seguirán un

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esquema y ejecución similar a la planteada en este manual. Es por ello que la inclusión de ContaPlus no debe entenderse como el único en mercado.

1.3.1. Crear una empresa nueva La opción «Selección de empresa» del menú Global permite dar de alta una empresa. También se podrá realizar pulsando el botón «Opciones de empresa» de la barra de herramientas. La aplicación da de alta por defecto una empresa de pruebas, que se crea automáticamente cuando se instala:

Al pulsar en «Opciones de empresa», ContaPlus muestra esta ventana o una similar, desde donde se podrá dar de alta una empresa, modificar los datos de una empresa existente, etc.

En la lista de empresas se puede ver el código de la empresa, el nombre, el ejercicio contable actual de la empresa, el estado del ejercicio (abierto o cerrado), el tipo de plan contable, si tiene históricos y el número de usuarios que en ese momento están accediendo a los datos de la empresa. Dentro de esta ventana se podrá observar la siguiente barra de herramientas:

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Estos botones, que se detallan continuación, realizan las acciones asignadas independientemente de la ventana en la que aparezcan:

Añadir: añade un nuevo registro.

Modificar: modifica el registro actualmente seleccionado.

Eliminar: borra el registro actualmente seleccionado.

Zoom: visualiza (sin modificar) los datos correspondientes al registro seleccionado.

Localizar: busca un registro en la tabla actual.

Filtro de datos fiscales: permite localizar una empresa por nombre, NIF/CIF, ejercicio, dirección, etc.

Seleccionar: selecciona el registro actual. Equivale a hacer doble clic en el registro.

Fuentes: cambia el tipo, tamaño y color de la fuente de texto de la ventana.

Imprimir: imprime los registros de la tabla actual.

Para crear una nueva empresa se pulsará el botón «Añadir» . A continuación, ContaPlus mostrará una ventana desde donde se podrán introducir los datos de la nueva empresa:

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Para aceptar el dato introducido en un campo, se pulsará INTRO. El cuadro de diálogo se completará de la siguiente manera: • En el campo «Código» se introducirán dos dígitos (pueden ser tanto números como letras) que referenciarán a la empresa que se crea.

Ejemplos de código de empresa serían: 01, 02, El, F2, etc.

• En el campo «Nombre» se procederá a introducir el nombre de la empresa, por ejemplo Empresa A. • En el campo «Fecha inicio ejercicio» se introducirá la fecha desde la que comenzará a contar el ejercicio contable (podrá introducirse una fecha que no coincida con el inicio del año). Una vez introducida la fecha de inicio, la aplicación rellena automáticamente los campos «Fecha fin ejercicio» y «Año ejercicio».

• El campo «Fecha acceso contable» se usa para bloquear períodos contables ya cerrados. Esta opción impide realizar apuntes contables con fecha anterior a la aquí indicada.

• En el campo «Dígitos subcuenta» se introducirán los dígitos con los que se trabajará para cada subcuenta. La aplicación admite hasta 12 dígitos.

En este curso se utilizarán subcuentas de 7 dígitos.

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• En el recuadro de abajo se puede seleccionar la forma de presentar los balances (opciones de presentación del balance de la empresa). Se puede elegir entre Estándar, Abreviado, De otra empresa (para utilizar las mismas cuentas y subcuentas ya creadas en otra empresa) y Personalizado (para realizar balances personalizados). En este caso se utilizará el estándar.

• Por último, en la parte de abajo, se indicará el tipo de moneda que se utilizará. A partir del 1 de enero de 1999 España utiliza el euro como moneda principal. En cuanto a la contabilidad, la moneda local se mantuvo hasta el 2002 para compatibilizar ejercicios anteriores realizados en pesetas, pero a partir de ese año todas las operaciones contables deberán ser realizadas en euros. Por lo tanto, la moneda de uso más frecuente será euro (selección constante).

En la parte superior del cuadro hay cuatro pestañas más donde se podrán especificar otros datos de la empresa: Ruta programas de SP, Opciones empresa, Parámetros empresa y Vencimientos.

Dentro de las opciones de la pestaña «Ruta programas de SP» se tendría que desactivar la opción «Traspasar la colección de asientos predefinidos» si se desea

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crear las cuentas que se van a necesitar durante el ejercicio. Esta aplicación tiene la posibilidad de crear asientos predefinidos para facilitar el trabajo contable.

Por defecto, la aplicación tiene creados algunos de estos asientos, por lo que en este caso no se utilizará ningún asiento predefinido y se procederá a desactivar la casilla «Traspasar la colección de asientos predefinidos».

Si se dispone de conexión a Internet, se puede especificar la dirección de correo electrónico en el campo «Correo electrónico».

En el campo «Clave de acceso empresa» se podría especificar una contraseña para que, cada vez que un usuario intente acceder a los datos de la empresa, la aplicación le pida la contraseña.

En la pestaña «Opciones de empresa» se puede configurar el modo de trabajo de la aplicación. La opción «Acceso a campo de documento en asientos» permitirá indicar el número de documento al que pertenece cada asiento.

Otras de las opciones de configuración de la empresa son autoexplicativas, y a través de ellas se puede activar el acceso al campo documento, a campos analíticos o a serie de facturación. La opción destacable de esta ficha es el campo que permite indicar cuál es el asiento de apertura de nuestro ejercicio.

En la pestaña «Parámetros empresa» se recoge información sobre los asientos UF0516. Aplicaciones informáticas de contabilidad

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de apertura, regularización y cierre.

Se podrá introducir el número de asiento de apertura cuando se sepa. Los otros dos números de asientos, el de regularización y el de cierre, los pondrá la aplicación automáticamente cuando se realice el cierre del ejercicio. También se puede indicar aquí el número de subcuenta de banco más utilizada. De este modo, la aplicación introducirá esta subcuenta por defecto en los asientos en que intervengan la cuenta bancos c/c. Los usuarios de las Islas Canarias pueden especificar que se trate el IVA como IGIC seleccionando la casilla a tal efecto.

En el campo «Comentario» se puede introducir alguna nota o comentario sobre la empresa que se está creando.

En cuanto a la pestaña de Vencimientos, desde esta ficha se podrá indicar si desea ser informado de las fechas en las que serán procesados los vencimientos de cobros y pagos a realizar. A continuación se muestra la pestaña Vencimientos:

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Desde aquí se podrán configurar los vencimientos a través de las siguientes opciones: • No avisar: por defecto el programa no informa de ningún vencimiento.

Se debe desactivar esta casilla para configurar el resto de opciones.

• Fecha de vencimiento: el programa avisará cuando la fecha de vencimiento del pago coincida con la fecha del sistema.

• Anteriores al vencimiento: con esta opción se podrá indicar el número de días con el que desea ser avisado del vencimiento de forma anticipada.

• Posteriores al vencimiento: es igual que la opción anterior pero a posteriori.

• Día de la semana, día del mes, fecha a elegir: activando estas opciones, el usuario podrá indicar el día de la semana, mes o fecha en que quiere ser avisado.

Como se puede apreciar, las empresas están ordenadas por el campo «Código». Pulsando en la pestaña nombre se podrán ver las empresas ordenadas por su nombre. Una vez creada la empresa se debe especificar que queremos trabajar con una de ellas. Para ello, se seleccionará la «Id empresa» y se pulsará el botón «Seleccionar» . Una vez creada la empresa, se podrán modificar en UF0516. Aplicaciones informáticas de contabilidad

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cualquier momento todos los datos de la misma seleccionándola y pulsando el botón «Modificar» , salvo los relativos al código de la empresa y las fechas de inicio y fin de ejercicio.

Hay una serie de pestañas en la parte inferior del cuadro de diálogo que aparecerán en varios cuadros de diálogo y que sirven para ordenar los datos por el campo que indican. A través del botón «Histórico»se podrán realizar comparaciones con la empresa elegida.

1.3.2. Datos de la empresa En el título de la ventana principal se muestra el nombre de la empresa seleccionada con la que se va a trabajar. Desde esta opción se podrán introducir los datos generales de la empresa activa, que se mostrarán en los documentos contables y fiscales y serán utilizados para la impresión de los distintos documentos que genera automáticamente ContaPlus, como balances, liquidaciones de IVA, etc., imprescindibles para la gestión de la empresa.

Se pueden encontrar cuatro carpetas diferentes que se detallan a continuación, omitiendo algunos de sus campos autoexplicativos: • Fiscales: En esta carpeta se encuentran una serie de campos que deben ser rellenados por el usuario, con la información fiscal que se solicita.

En la parte inferior se reclaman los datos de la persona que actuará en representación de la empresa, incluyendo su grado de vinculación o cargo en la misma. El sistema incluye la posibilidad de calcular automáticamente la letra asociada al NIF, ya que si se incluye una letra que no se corresponde muestra una pequeña ventana (NIF incorrecto), en la que se informa de la letra que debería ir asociada a ese número de NIF.

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• Hacienda: En esta carpeta se encuentran una serie de campos que deben ser rellenados por el usuario con la información sobre su delegación de Hacienda. De igual forma, se deberá indicar la cuenta bancaria (20 dígitos) a través de la que se desea efectuar el pago de nuestras obligaciones con Hacienda.

• Balances: En esta carpeta se encuentran una serie de campos que se deben rellenar con la información necesaria para imprimir los balances oficiales.

Entre otros datos, se debe señalar la actividad a la que se dedica la empresa en la Clasificación Nacional de Actividades Económicas (código CNAE) y el epígrafe correspondiente al Impuesto de Actividades Económicas (código IAE). Para ambos se dispone de una búsqueda incremental (a través del símbolo lupa). También se dispone de un campo para indicar el personal asalariado en el ejercicio y en el pasado.

• Presentador: En esta carpeta se encuentran una serie de campos que se deben rellenar con la información referente al presentador de los UF0516. Aplicaciones informáticas de contabilidad

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documentos oficiales de la empresa activa.

El campo «Número Justif.» se debe rellenar con el código asignado por el registro mercantil de cara a la presentación telemática de los libros contables.

La opción «Imprimir datos generales de identificación» permite imprimir la primera hoja oficial de datos generales de identificación de los documentos que se presentan en los balances oficiales.

• Fecha de trabajo: Seleccionando esta opción aparecerá una pantalla con el campo «Fecha» introducido automáticamente y que corresponde inicialmente con la fecha que se tenga en el ordenador. Se puede seleccionar la fecha que se desee, ayudándose del calendario presentado.

La fecha que aparece en esta opción se puede cambiar para asignar la fecha de trabajo que interese, que puede o no coincidir con la real.

• Terminar: Esta opción permitirá abandonar el programa de contabilidad.

Antes de salir, el sistema pedirá confirmación. El icono en la barra de iconos principal y el comando ALT + F4 desempeñarán la misma

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función.

En este caso, ContaPlus permite la creación del plan de cuentas y su correspondiente desglose de subcuentas para cada empresa.

La estructura contable viene totalmente configurada según el nuevo plan general contable. Así, en el menú Global/Opciones de Empresa, si se pulsa el botón «Añadir», se abrirá una nueva ventana para que el usuario pueda añadir una nueva empresa, seleccionando además una de las diferentes formas de creación del plan de cuentas para la empresa que se va a crear. Una vez creada la empresa y escogido un plan contable para ella, no se puede modificar.

Los planes generales contables entre los que se pueden elegir son, tal y como se mencionaba en el anterior cuadro, los siguientes:

o Estándar: Es aquel que dotará a la recién creada empresa de los ficheros necesarios conforme a la normativa del nuevo Plan General de Contabilidad para la presentación de los balances en formato estándar. Una vez copiado este plan, habrá que dar de alta aquellos ficheros particulares para cada empresa que constituyen los ficheros de desglose propios, como el de subcuentas. o Abreviado: Es aquel que dotará a la recién creada empresa de los ficheros necesarios conforme a la normativa del nuevo plan general de contabilidad, para aquellas empresas que puedan presentar sus balances en formato abreviado. o De otra empresa: Copiará a la empresa recién creada el plan de cuentas existente en otra empresa. Este caso es muy práctico a la hora de abrir nuevos ejercicios contables de una empresa. o Personalizado: Permite al usuario definir desde cero la totalidad de los ficheros del plan. Este último tipo de plan contable establecerá en su empresa solo las estructuras y no los datos del mencionado plan. Es decir, tras seleccionar este plan y cuando se seleccione UF0516. Aplicaciones informáticas de contabilidad

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la empresa y se active, se comprobará, por ejemplo, en la opción Estructura del PGC que no existe ninguna información incluida en este fichero, aunque sí existe el fichero. De este modo, se tendrán que introducir todos los datos del plan, pudiendo configurarlo como se desee.

1.3.3. Modificar datos Si queremos modificar datos de la empresa tenemos que seguir los siguientes pasos: 1. Pulsamos el botón «Opciones de empresa».

2. Aparece una ventana y pulsamos el botón «Modificar»:

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3. Aparecerán los datos de la empresa que teníamos cuando la creamos, solo nos dejará modificar las casillas en blanco, las grises no se pueden modificar.

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