UF0511 Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

UF0511. Tratamiento bรกsico de datos y hojas de cรกlculo

UF0511. Tratamiento bรกsico de datos y hojas de cรกlculo

1

Índice • INTRODUCCIÓN...............................................................................

• UNIDAD DIDÁCTICA 1. Caja y terminal punto de venta..................

1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta 1.1.1. Funcionamiento..............................................................................

1.1.2. Características..................................................................................

1.2. Sistemas tradicionales...................................................................................

1.2.1. Caja registradora..............................................................................

1.2.2. Datáfono..........................................................................................

1.3. Elementos y características del TPV..........................................................

1.4. Apertura y cierre del TPV...........................................................................

1.5. Escáner y lectura de la información del producto...................................

1.6. Otras funciones auxiliares del TPV............................................................

1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros)...............................................

1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV..............................................

1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta)........................................

RESUMEN.........................................................................................

AUTOEVALUACIÓN........................................................................

2

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

• UNIDAD DIDÁCTICA 2. Procedimientos de cobro y pago de las operaciones de venta.............................................................................

Datos del autor 2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago....................

2.1.1. Efectivo............................................................................................

José Ramón Santos Dios es Diplomado en Ciencias Empresariales por la 2.1.2.

Transferencia domiciliación bancaria. .......................................

Universidad de Vigo y Graduadoy Superior en TIC por la Universidad de Santiago de Compostela, recientemente ha finalizado el Máster en Software Libre por la UOC. 2.1.3. Tarjeta de crédito y débito.............................................................

Desde el año 2003 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas conPago las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las 2.1.4. contra reembolso. .................................................................. principales empresas de formación de la comunidad autónoma de Galicia.

Pago mediante móviles, u otros..................................

En la2.1.5. actualidad, combina teléfonos su profesión de docente con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos y la elaboración de Medios decertificados pago onlinedeyprofesionalidad, seguridad del comercio manuales2.1.6. relacionados con también elelectrónico. desarrollo del diseño y programación web ocupa parte de su actividad profesional.

2.2. Los justificantes de pago..............................................................................

2.2.1. El recibo: elementos y características...........................................

2.2.2. Justificante de trasferencias...........................................................

2.3. Diferencias entre factura y recibo...............................................................

2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial 2.4. Devoluciones y vales....................................................................................

2.4.1. Normativa........................................................................................

2.4.2. Procedimientos internos de gestión.............................................

2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago............................................

2.6. Arqueo de caja...............................................................................................

2.6.1. Concepto y finalidad.......................................................................

2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV...............

RESUMEN.........................................................................................

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

3

Ficha Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo 1ª Edición Certia Editorial, Pontevedra, 2018 Autor: José Ramón Santos Dios Formato: 170 x 240 mm

Tratamiento

gestión.

• 167 páginas.

básico de datos y hojas de cálculo .

Administración

y

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2018, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-17328-04-7 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 396-2018 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: Freepik, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

Duración horas totales certificado de profesionalidad

80

MP0110: Módulo de prácticas profesionales no laborales

330

120

MF0971_1: Reproducción y archivo

120

610

150

MF0974_1: Tratamiento de datos, textos y documentación

120

90

MF0973_1: Grabación de datos

40 60 60

UF0513: Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático UF0514: Gestión auxiliar de reproducción en soporte convencional o informático

360

50

UF0512: Transmisión de información por medios convencionales e informáticos

Duración horas módulos formativos

60

UF0511: Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

90

Horas

UF0510: Procesadores de textos y presentaciones de información básicos

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

90

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0508) OPERACIONES DE GRABACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS Y DOCUMENTOS (RD645/2011 de 9 de mayo)

Área profesional: Gestión de la información y comunicación

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

Índice • INTRODUCCIÓN............................................................................... 13

• UNIDAD DIDÁCTICA 1. La aplicación de hoja de cálculo............... 15 1.1. Entrada y salida del programa.....................................................................16 1.2. Descripción de la pantalla (interface)............................................................18 1.3. Ayuda de la aplicación..................................................................................21 1.4. Opciones de visualización (zoom, vistas, inmovilización de zonas de la hoja de cálculo)..............................................................................................23 1.5. Desplazamientos...........................................................................................27 1.5.1. Mediante teclado.............................................................................27 1.5.2. Mediante ratón................................................................................28 1.5.3. Grandes desplazamientos..............................................................28 1.5.4. Barras de desplazamiento..............................................................29 1.6. Introducción de datos..................................................................................30 1.7. Tipos de datos...............................................................................................32 1.7.1 Numéricos........................................................................................32 1.7.2. Alfanuméricos..................................................................................32 1.7.3. Fecha/hora.......................................................................................33 1.7.4. Fórmulas...........................................................................................34 1.7.5. Funciones.........................................................................................34

1.8. Almacenamiento y recuperación de un libro............................................35 1.8.1. Apertura de un libro ya existente.................................................35 1.8.2. Guardado de los cambios realizados............................................36 1.8.3. Creación de una dúplica.................................................................37 1.8.4. Cerrado.............................................................................................38

• UNIDAD DIDÁCTICA 2. Edición y modificación de datos.............. 41 2.1. Selección de....................................................................................................42 2.1.1. Rangos..............................................................................................42 2.1.2. Columnas..........................................................................................43 2.1.3. Filas...................................................................................................44 2.1.4. Hojas.................................................................................................44 2.2. Modificación de datos..................................................................................45 2.2.1. Edición del contenido de una celda.............................................45 2.2.2. Borrado del contenido de una celda o rango de celdas............46 2.2.3. Uso del corrector ortográfico.......................................................47 2.2.4. Uso de las utilidades de búsqueda y reemplazo.........................48 2.3. Modificación de la apariencia......................................................................49 2.3.1. Formato de celda............................................................................49 2.3.2. Ancho y alto de columnas y filas..................................................51 2.3.3. Ocultando y mostrando columnas, filas u hojas de cálculo.....52

2.3.4. Formato de la hoja de cálculo.......................................................53 2.3.5. Cambio de nombre de una hoja de cálculo.................................60 2.3.6. Formatos condicionales.................................................................61 2.4. Autoformatos o estilos predefinidos.........................................................63 2.5. Inserción y eliminación................................................................................63 2.5.1. Celdas................................................................................................64 2.5.2. Filas...................................................................................................65 2.5.3. Columnas..........................................................................................66 2.5.4. Hojas de cálculo..............................................................................66 2.6. Copiado o reubicación de............................................................................67 2.6.1. Celdas o rangos de celdas.................................................................68 2.6.2. Hojas de cálculo.................................................................................69 2.7. Operaciones con rangos..............................................................................70 2.7.1. Relleno rápido..................................................................................70 2.7.2. Selección de varios rangos.............................................................72 2.7.3. Nombres de rangos........................................................................73

• UNIDAD DIDÁCTICA 3. Fórmulas y funciones básicas................... 75 3.1. Operadores y prioridad................................................................................76 3.2. Escritura de fórmulas básicas......................................................................77 3.3. Copia de fórmulas.........................................................................................78

3.4. Referencias relativas, absolutas y mixtas....................................................79 3.5. Funciones matemáticas elementales predefinidas en la aplicación de hoja de cálculo...............................................................................................82 3.6. Reglas para utilizar las funciones predefinidas.........................................84 3.7. Utilización de las funciones elementales más usuales.............................86 3.8. Uso del asistente para funciones.................................................................90

• UNIDAD DIDÁCTICA 4. Inserción de gráficos elementales............. 93 4.1. Elementos básicos principales....................................................................94 4.2. Creación..........................................................................................................95 4.3. Modificación..................................................................................................96 4.4. Borrado...........................................................................................................97

• UNIDAD DIDÁCTICA 5. Impresión, ordenación, filtrado y protección básica de hojas y libros......................................................................... 99 5.1. Áreas de impresión.................................................................................... 100 5.2. Especificaciones de impresión................................................................. 101 5.3. Configuración de página........................................................................... 102 5.3.1. Márgenes....................................................................................... 106 5.3.2. Orientación................................................................................... 108 5.3.3. Encabezados y pies y numeración de página........................... 108 5.4. Vista preliminar.......................................................................................... 111

5.5. Formas de impresión................................................................................. 112 5.6. Configuración de impresora..................................................................... 114 5.7. Ordenación de lista de datos, por uno o varios campos...................... 115 5.8. Uso de filtros.............................................................................................. 118 5.9. Protección de una hoja de cálculo........................................................... 121 5.10. Protección de un libro............................................................................... 123

• RESUMEN FINAL............................................................................. 125 • ACTIVIDADES.................................................................................... 127 • AUTOEVALUACIÓN FINAL............................................................. 157 • SOLUCIONES..................................................................................... 161 • BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFÍA......................................................... 163

Introducción El manual «UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo» forma parte del módulo formativo «MF0973_1: Grabación de datos», del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales, y es la tercera unidad formativa de la unidad de competencia «ADG306_1 operaciones de grabación y tratamientos de datos y documentos».

A lo largo de los dos primeros capítulos del manual, trataremos las opciones básicas de Microsoft Excel, como son la introducción de datos en hojas de cálculo, desplazamiento por la hoja, edición y modificación de datos, etc. A continuación, trataremos herramientas propias de Excel como la introducción de fórmulas y funciones, inserción de gráficos, utilización de herramientas de revisión, importación o seguridad. Por último, propondremos una serie de tareas y ejercicios teórico-prácticos para poner a prueba los conocimientos adquiridos a lo largo del manual.

Este manual te permitirá adquirir las siguientes capacidades y criterios de evaluación: • C1: Utilizar las funciones elementales de la hoja de cálculo, elaborando hojas y gráficos sencillos. o CE1.1 Identificar las funciones básicas, prestaciones y procedimientos simples de la hoja de cálculo. o

CE1.2 Identificar la interface de la aplicación reconociendo la utilidad de cada una de sus partes.

o

CE1.3 Guardar libros, respetando originales y ubicaciones correctas de los ficheros.

o

CE1.4 Reconocer las diferentes opciones de desplazamientos, selecciones e introducción de datos en la hoja de cálculo.

o

CE1.5 Identificar las posibilidades que ofrece el programa para mejorar el aspecto de la hoja de cálculo.

o CE1.6 Diferenciar el uso de los diferentes formatos que se dan en una aplicación informática de hoja de cálculo.

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

13

o

CE1.7 Identificar los correctores ortográficos de la aplicación.

o CE1.8 Identificar la estructura necesaria para crear fórmulas y funciones básicas. o CE1.9 Distinguir los elementos que integran los distintos tipos de representación gráfica. o CE1.10 Distinguir los diferentes criterios de ordenación y filtrado de datos. o

CE1.11 Reconocer que las hojas de cálculo están aptas para la impresión, respetando las normas medioambientales de ahorro de papel y energía.

o CE1.12 En casos prácticos suficientemente caracterizados, de utilización de hojas de cálculo: –

Abrir y cerrar hojas de cálculo

–

Agrupar hojas de cálculo por el contenido de sus datos en libros

– Guardar la hoja de cálculo en el formato y dirección facilitados, nombrándolas significativamente para su posterior acceso.

–

Utilizar los formatos adecuados al tipo de información aportada.

–

Aplicar fórmulas y funciones sencillas en las celdas, comprobando su funcionamiento y el resultado que se prevé.

– Confeccionar gráficos sencillos a partir de rangos de celdas de la hoja de cálculo, optando por el formato adecuado, de acuerdo con la actividad a desarrollar.

–

Ordenar y filtrar los datos incluidos en una hoja de cálculo aplicando los criterios requeridos.

– Configurar las diferentes opciones de impresión en función de la información facilitada.

–

14

Utilizar las funciones y utilidades de la hoja de cálculo que garanticen la seguridad, integridad y confidencialidad de la información de acuerdo con las instrucciones recibidas.

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

Unidad

La aplicación de hoja de cálculo

1

• Contenido 1.1.

Entrada y salida

1.2.

Descripción de la pantalla (interface)

1.3.

Ayuda de la aplicación

1.4.

Opciones de visualización (zoom, vistas, inmovilización de zonas de la hoja de cálculo)

1.5. Desplazamientos 1.6.

Introducción de datos

1.7.

Tipos de datos

1.8.

Almacenamiento y recuperación de un libro

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

15

U

na hoja de cálculo es una aplicación que nos permite realizar cálculos matemáticos, lógicos, estadísticos, operaciones sobre el texto, de fechas y horas, etc., sobre un conjunto de datos dispuestos en celdas.

«Microsoft Excel» admite hasta un millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo; es decir, contiene 16 hojas de trabajo implícitamente. Esta cantidad puede ser disminuida o incrementada según sea necesario. De este modo, un libro de trabajo puede tener tantas hojas como queramos y podemos designarlas con el nombre que decidamos.

Las aplicaciones de hojas de cálculo actuales, como Microsoft Excel, permiten crear plantillas de cálculo muy elaboradas y complejas e incluir en las mismas diferentes objetos como gráficos, tablas dinámicas, organigramas, etc.

Asimismo, incorporan herramientas avanzadas para la corrección y revisión de todo tipo de operaciones que realizaremos con los datos.

En este capítulo estudiaremos las características básicas del programa, cómo entrar y salir del mismo, y tambiénidentificaremos los grupos de herramientas principales de los que dispone y las partes fundamentales de su interface.

1

.1. Entrada y salida

Para acceder a «Microsoft Excel» desde Windows, debemos hacer clic sobre el botón «Inicio», situado en la parte inferior izquierda de la aplicación:

A continuación, pulsamos sobre la flecha blanca que aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla para acceder a la ventana «Aplicaciones»:

16

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

Una vez en el panel de «Aplicaciones» nos movemos con las barras de desplazamiento o la rueda de nuestro ratón por las diferentes aplicaciones instaladas en el sistema, hasta encontrar el icono correspondiente a «Microsoft Office Excel 2007, 2010» o versiones posteriores:

En el caso de que queramos crear un nuevo libro de trabajo tenemos que ir al «botón de Office» y hacer clic sobre la opción «Nuevo»:

A continuación, aparecerá el cuadro de diálogo «Nuevo libro» que nos permitirá seleccionar un «Libro en blanco», de entre las diferentes opciones que nos aparecen. Luego pulsamos sobre «Crear» y el nuevo documento Libro de Excel será creado.

Para salir de la aplicación no tenemos más que pulsar en el «botón de Office», situado en la parte superior izquierda de la ventana del programa:

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

17

1

.2. Descripción de la pantalla (interface)

La siguiente imagen nos muestra la pantalla principal de la aplicación «Microsoft Excel», con los grupos de herramientas y ventanas fundamentales para el desarrollo de hojas de cálculo:

• El «botón de Office» contiene las opciones más habituales del programa para trabajar con documentos de Microsoft Excel, como las herramientas «Nuevo», «Abrir», «Guardar», «Imprimir» o «Cerrar»:

18

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

• La «barra de herramientas de acceso rápido» contiene vínculos rápidos a algunos de los comandos más habituales del programa, como «Guardar», «Deshacer» o «Vista preliminar».

• La «barra de título» indica el nombre del documento con el que estamos trabajando. Si el documento es nuevo y no está guardado, Excel asignará como nombre provisional de este fichero el nombre «Libro», acompañado de un número que indica el número de documento nuevo creado.

• La «barra de fórmulas» sirve para facilitar la edición del contenido de una celda, así como la introducción de fórmulas o funciones en dicha celda.

La «barra de fórmulas» mostrará siempre la operación realizada y no el resultado de esta cuando hagamos clic en una determinada celda con un resultado de una operación.

• La «barra de nº columnas» nos mostrará el número de columna de cada una de las celdas de la hoja.

• La «barra de nº filas» indica el número de fila de cada una de las celdas de la hoja.

• Los botones «Hoja» y «Nueva hoja»; el botón «Hoja» nos muestra el nombre de las hojas que contiene un libro de Excel. Si queremos modificar este nombre, solamente tenemos que hacer doble clic sobre el nombre de una hoja; a continuación, esta aparecerá seleccionada, escribiremos un nuevo nombre y luego pulsaremos sobre la tecla «INTRO» para finalizar la operación.

• La nueva interface de Excel muestra los comandos de la aplicación organizados en «Pestañas»:

Podemos acceder a todas las teclas de acceso rápido de las pestañas, herramientas de acceso rápido y «botón Office» desde el teclado, pulsando la tecla «ALT». El programa mostrará una letra encima de cada elemento que representa la tecla de acceso rápido, que podemos utilizar para acceder a esa parte de la interface concreta, evitando así tener que utilizar el ratón:

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

19

Para mostrar u ocultar la pestaña activa haremos doble clic sobre el nombre de la pestaña, de modo que recogerá los botones de comandos y mostrará solamente su nombre. Para mostrar de nuevo los botones de comando, solamente tenemos que volver a hacer doble clic sobre dicha pestaña:

Los «indicadores de los cuadros de diálogo» son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos de comandos . Cuando hacemos clic sobre ellos se abre un cuadro de diálogo que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo de comandos:

Las «herramientas contextuales» permiten trabajar con ciertos objetos del programa, como gráficos, imágenes, dibujos, etc. Cuando hacemos clic sobre uno de esos objetos aparecerá una nueva pestaña resaltada en la que veremos un conjunto de herramientas contextuales marcadas con un color diferente. Para ocultar dicha pestaña hacemos clic en cualquier parte del documento donde no haya ningún objeto insertado:

20

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

La «barra de acceso rápido» nos servirá para acciones muy frecuentes y para la inserción de más botones en las pestañas.

1

.3. Ayuda de la aplicación

Microsoft Excel dispone de una herramienta de ayuda a través de la cual podemos realizar consultas y resolver dudas sobre el manejo de la aplicación.

Esta información está organizada por temas, y para acceder a la ventana de ayuda de Excel podemos utilizar uno de los siguientes métodos: • Utilizamos el método abreviado de teclado pulsando sobre la tecla «F1».

• Pulsamos sobre el botón con una interrogación en la parte superior derecha del programa:

El programa abrirá la ventana «Ayuda», en la que podremos consultar información sobre el funcionamiento de alguna herramienta del programa buscando los términos relacionados o accediendo al índice de contenidos de la ayuda:

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

21

En la ventana «Ayuda» podemos encontrarnos los siguientes comandos: • «Mantener visible la ventana Ayuda». La ventana «Ayuda» permanecerá sobre el resto de las ventanas del programa Microsoft Excel por defecto. Esta configuración se puede modificar por medio del botón «Mantener visible», de la barra de herramientas.

• El botón «Tabla de contenido» permite mostrar la ayuda de Microsoft Excel por medio de categorías y subcategorías para optimizar la búsqueda de información por medio de un índice de contenidos.

• Los botones «Atrás» y «Adelante» permiten mostrar la anterior página de contenido visitada o la posterior, una vez que hayamos navegado por alguna página de contenido.

22

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

• El botón «Detener» permite detener la descarga de una página de contenido online, cuando está, por ejemplo, tardando demasiado en cargarse.

• El botón «Actualizar» permite volver a iniciar la descarga una página de contenido online cuando esta ha sido detenida mediante el anterior botón «Detener».

• El botón «Imprimir» permite enviar a la impresora la página de contenido de ayuda actual.

• El botón «Cambiar tamaño de fuente» permite modificar el tamaño de la letra de la página de contenido de ayuda actual.

1

.4. Opciones de visualización (zoom, vistas, inmovilización de zonas de la hoja de cálculo) Las herramientas de visualización de Microsoft Excel nos sirven, por una parte, hacer más fácil su revisión, obteniendo diferentes vistas en pantalla, y, por otra, a simular cómo se vería el documento a la hora de imprimirlo.

Podemos controlar la vista de un documento mediante la herramienta «Zoom». Para activar esta herramienta pulsamos sobre el botón «Zoom» de la pestaña «Vista»:

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

23

A continuación, seleccionamos un porcentaje de zoom en el siguiente cuadro de diálogo:

El zoom que apliquemos al documento quedará memorizado en dicho documento una que vez lo hayamos guardado.

También podemos encontrar en la parte inferior de la aplicación el cuadro «Zoom», que nos permite manejar rápidamente el tamaño de la vista del documento.

Para acceder a otras opciones de visualización del documento debemos ir a la pestaña «Vista». Allí veremos el grupo de comandos «Vistas del documento», donde podremos obtener diferentes modos de ver las diferentes páginas que los conforman.

Microsoft Excel nos ofrece diferentes modos de visualización del documento para facilitar la edición del mismo, dependiendo del tipo de tarea que estemos realizando. Podemos acceder a estas opciones de visualización de dos modos: • En la parte inferior izquierda de la interface de Microsoft Excel disponemos de las opciones de visualización, que podremos ir utilizando simplemente haciendo clic sobre la opción correspondiente.

• Otro modo es a través de la pestaña «Vista», accediendo a las opciones de visualización en el grupo «Vistas de documento».

24

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

Una vez que hemos accedido a las vistas de documento, nos encontraremos con las siguientes opciones: • «Normal»: permite visualizar el documento con la vista normal de trabajo.

Las celdas visualizarán sus bordes.

• «Diseño de página»: permite visualizar el documento con bordes de página y con características propias de la impresión.

• «Pantalla completa»: nos permitirá visualizar el documento a pantalla completa, haciendo desaparecer temporalmente las pestañas y barras de herramientas de la aplicación. Para salir de la pantalla completa hacemos clic sobre el botón «Cerrar» o pulsamos la tecla «ESC».

• «Vistas personalizadas»: las vistas personalizadas nos permiten guardar la configuración de vistas de pantalla específicos (como filas ocultas y columnas, las selecciones de celdas, configuración de filtro y configuración de la ventana) y configuración de impresión (como la configuración de página, márgenes, encabezados y pies de página y configuración de la hoja) de una hoja de cálculo para que esta configuración puede aplicar rápidamente a esa hoja de cálculo cuando sea necesario. También podemos incluir una determinada área de impresión en una vista personalizada.

Podemos crear varias vistas personalizadas por hoja de cálculo, pero solo se puede aplicar una vista personalizada a la hoja de cálculo activa cuando se creó la vista personalizada.

Para crear una vista personalizada realizamos los siguientes pasos: 1. Pulsamos sobre el botón «Vistas personalizadas» de la pestaña «Vista» y aparecerá el cuadro de diálogo «Vistas personalizadas»:

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

25

2. Hacemos clic en el botón «Agregar»; a continuación, aparecerá el cuadro de diálogo «Agregar vista»:

3. En el cuadro «Nombre», escribimos el nombre de la vista.

4. En «Incluir en la vista», activamos las casillas de las opciones de configuración que deseamos incluir.

Todas las vistas que agreguemos al libro aparecerán en «Vistas», en el cuadro de diálogo «Vistas personalizadas». Si seleccionamos una vista de la lista y hacemos clic en «Mostrar», aparecerá la hoja de cálculo que estaba activa cuando creamos la vista.

Otra opción interesante de la pestaña «Vista» es la herramienta «Inmovilizar paneles», que nos permite bloquear ciertas filas o columnas para mostrar siempre ciertos datos, como el de encabezado de una tabla, a medida que nos desplazamos por el documento. Para utilizar la herramienta pulsamos sobre el botón «Inmovilizar paneles» de la pestaña «Vista»:

26

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

Como podemos observar, en este botón podemos utilizar alguna de estas tres opciones: • Podemos utilizar la opción de dividir la hoja por paneles.

• Inmovilizar la fila superior.

• Inmovilizar la primera columna.

1

.5. Desplazamientos

En el siguiente apartado veremos los métodos que disponemos en Microsoft Excel para desplazarnos de forma eficiente por el Libro de trabajo, lo cual nos facilitará el acceso a cualquier parte del documento. También veremos los diferentes modos de los que disponemos en la aplicación para movernos por el documento, mediante el teclado, el ratón, como realizar grandes desplazamientos a través del documento y por último las barras de desplazamiento.

1.5.1. Mediante teclado Podemos desplazar nuestro cursor por las celdas de la hoja de cálculo utilizando diferentes combinaciones de teclas; a continuación, detallamos los desplazamientos más utilizados: Tecla

CONTROL +

Movimiento Nos permiten movernos una celda a la izquierda de la celda activa.

Nos permiten movernos una celda a la derecha de la celda activa.

Nos permiten movernos una celda encima de la celda activa.

Nos permiten movernos una celda debajo de la celda activa.

Nos permiten movernos hasta la primera celda que contenga datos a la izquierda de la celda activa.

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

27

CONTROL + INICIO INSERT CONTROL + CONTROL + TAB SHIFT + TAB

Nos permiten movernos hasta la primera celda que contenga datos a la derecha de la celda activa.

Desplazará el cursor a la primera celda de la fila.

Escribir sobre el texto existente borrando.

Nos permiten movernos hasta la primera celda que contenga datos encima de la celda activa.

Nos permiten movernos hasta la primera celda que contenga datos debajo de la celda activa.

Desplazará el cursor una celda a la izquierda.

Desplazará el cursor una celda a la derecha.

1.5.2. Mediante ratón Podemos utilizar el ratón para realizar desplazamientos sobre la hoja de cálculo haciendo clic directamente en la celda de destino.

Si la solapa de la hoja que se quiere activar no está visible, se pueden utilizar los botones de desplazamiento de etiquetas, a la izquierda de las solapas de hojas, haciendo clic sobre uno de ellos . De izquierda a derecha su función es la de activar la primera hoja, la hoja anterior, la hoja siguiente y la última hoja.

También podemos utilizar el ratón para hacer zoom rápidamente en una hoja y visualizar de este modo de forma sencilla la celda a la que queremos movernos; para ello mantenemos pulsada la tecla «CONTROL» mientras movemos la rueda del ratón hacia arriba para aumentar el zoom, o hacia abajo para disminuirlo.

1.5.3. Grandes desplazamientos Podemos realizar desplazamientos por nuestro Libro de trabajo de una forma fácil y cómoda con las siguientes combinaciones de teclas:

28

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

Tecla CONTROL + INICIO CONTROL + FIN REPAG AVPAG CONTROL+ AVPAG CONTROL+ REPAG

Movimiento Desplazará el cursor a la primera celda de la hoja de trabajo (A1). Solo funciona cuando la hoja contiene datos.

Desplazará el cursor a la última celda ocupada de la hoja.

Pantalla anterior.

Pantalla siguiente.

Mostrará la siguiente hoja.

Mostrará la hoja anterior.

1.5.4. Barras de desplazamiento El comando «Ir a» resulta muy útil si queremos realizar desplazamientos largos, para lo cual realizamos los siguientes pasos: 1. Pulsar la tecla «F5» desde cualquier lugar de la hoja.

2. Cuando aparezca el cuadro de diálogo «Ir a», indicaremos la celda o rango especificado que queremos que nos muestre Microsoft Excel.

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

29

1

.6. Introducción de datos

La celda es la unidad básica de Microsoft Excel. Cada celda está identificada con una coordenada única, la cual está formada por la intersección de la columna y la fila donde se encuentra situada dicha cela, lo que se denomina referencia de celda. Por ejemplo, «A1» se corresponde con la primera celda de la hoja de cálculo.

Siempre que seleccionamos una celda, Microsoft Excel mostrará su referencia en el cuadro de nombres:

El «Rango» define un conjunto de celdas con las que se puede trabajar como si fueran una unidad. Se identificará por la primera y última celda que forman parte del rango, separadas por dos puntos; por ejemplo, A1: C6 se corresponderá con el rango que integra el conjunto de celdas contiguas que abarcan desde la celda A1 hasta la C6.

El rango mínimo está constituido por una sola celda y el máximo por toda la hoja de cálculo. Existen varios tipos de rangos: • «Vector»: se define como un conjunto contiguo de celdas distribuidos en filas o columnas.

30

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

• «Matriz»: consiste en varios vectores juntos.

Un modo de acceder a un determinado rango de celdas es mediante la designación de un nombre de rango. El nombre lo asignamos nosotros siguiendo los pasos que detallamos a continuación: 1. Primero seleccionamos la celda o celdas que deseamos agrupar en un rango.

2. A continuación, vamos al cuadro de nombres y escribimos el nombre que queremos designar para ese rango de celdas.

De este modo, cada vez que necesitemos seleccionar el rango solamente tenemos que indicar su nombre para referirnos a él.

Para gestionar los distintos nombres que tengamos asignados en un documento podemos acceder al cuadro de «Administrador de nombres», en la pestaña «Fórmulas»:

Aparecerá un cuadro de diálogo donde podemos modificar los nombres de los rangos, eliminarlos o crear nuevos nombres de rango:

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

31

1

.7. Tipos de datos

Microsoft Excel permite trabajar con diferentes tipos de datos. Según el tipo de dato que hayamos introducido, podremos realizar diferentes tipos de operaciones. Además, la aplicación nos permite en todo momento modificar el tipo de dato introducido mediante la herramienta «Formato de celda». Cada tipo de dato tendrá unas características específicas que le permitan operar con determinadas fórmulas y funciones, y en caso de utilizar un tipo de dato incorrecto para una determinada función, la aplicación generará un error. A continuación, veremos los tipos de datos que maneja Microsoft Excel.

1.7.1. Numéricos Si queremos introducir un dato de tipo numérico simplemente colocamos el cursor en la celda donde deseamos introducir el dato y escribimos el número que queremos introducir. A continuación, tecleamos «ENTER» o hacemos clic en el «cuadro de introducción».

Los datos numéricos se alinean por defecto en el margen derecho de la celda.

1.7.2. Alfanuméricos Para introducir datos de tipo texto nos situamos en la celda (con las teclas de movimiento o haciendo clic en ella) donde deseamos introducir el texto y lo escribimos. Cuando escribimos este texto, además de aparecer en la celda, podemos verlo en la barra de fórmulas. En esta barra aparecen también: el cuadro de cancelación, el cuadro de introducción y el asistente para funciones.

Hacemos clic en el cuadro (o botón) de introducción o pulsamos «ENTER» y el texto se introducirá en la celda. Si nos equivocamos o queremos dejar de introducirlo, hacemos clic en el cuadro de cancelación.

32

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

Cuando se introducen datos de tipo texto, estos se alinean en el margen izquierdo de la celda (esto es lo implícito). Con este tipo de datos, no se pueden realizar cálculos aritméticos.

1.7.3. Fecha/hora Disponemos de varios formatos para introducir datos de tipo fecha y hora en una celda de nuestro Libro de trabajo, dependiendo de qué tipo de dato queremos introducir. Algunos de los más utilizados son mostrados a continuación: Formato d/m

Ejemplo 6/11

d/m/aa

6/11/99

d-mmm

6-nov

d-mmm-aa

6-nov-06

mmm-aa hh:mm

nov-06 15:45

hh:mm:ss

15:45:30

hh:mm am/pm

3:45 pm

hh:mm:ssam/pm 3:45:30 pm

Observaciones Introducirá el año actual.

Excel considera los años del 00 al 29 como los años 2000 al 2029, y los comprendidos entre 30 y 99 como los años comprendidos los años 1930 al 1999.

Introducirá el año actual.

Introducirá el día, mes y año actual, con el número de dígitos correspondientes Introducirá el día 1.

Introducirá 0 segundos.

Introducirá la hora, minutos y segundos, con el número de dígitos correspondientes Introducirá 0 segundos Introducirá la hora, minutos y segundos con el código am o pm

Podemos utilizar la combinación de teclas para la fecha actual mediante «CONTROL+;» y la hora actual con «CONTROL+ :».

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

33

1.7.4. Fórmulas Una fórmula permite realizar diferentes tipos de operaciones con valores de la hoja de cálculo, como suma, multiplicación, división, etc. Podemos incluir operadores aritméticos, referencias a celdas, valores y funciones. Antes de introducir una fórmula debemos escribir el signo igual (=), que identifica que se trata de una fórmula y no del contenido normal de una celda; a continuación, seleccionaremos la celda sobre la que queremos operar y el operador.

1.7.5. Funciones Una función consiste en una fórmula incorporada en Microsoft Excel que toma una serie de valores y los utiliza para realizar una operación, devolviendo el resultado; es decir, se trata de un conjunto de fórmulas predefinidas bajo un nombre previamente asignado. Microsoft Excel proporciona más de 300 funciones de búsqueda, aritméticas, de fecha y hora, financieras, lógicas, matemáticas, etc.

Como podemos ver, las partes de una función están formadas por el nombre de dicha función y sus argumentos, que irán entre paréntesis.

34

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

1

.8. Almacenamiento y recuperación de un libro

En el siguiente apartado trataremos las opciones más comunes para crear, abrir y guardar libros de trabajo en Microsoft Excel. Todas son opciones muy parecidas en las diferentes aplicaciones del paquete Office, la principal diferencia es que Microsoft Excel denomina Libro de trabajo a los documentos que guarda.

Estos documentos serán guardados en las últimas versiones de Office con el formato XLSX, y en las anteriores a 2007 serán guardadas con el formato XLS.

1.8.1. Apertura de un libro ya existente Si deseamos trabajar con un libro ya creado, debemos elegir la opción «Abrir» del «botón de Office», o pulsar sobre la combinación de teclas «CONTROL + F12» o «CONTROL + A».

Aparecerá el cuadro de diálogo «Abrir», donde debemos seleccionar la carpeta en la que se encuentra el fichero que deseamos abrir.

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

35

En este cuadro debemos elegir: • La carpeta donde está guardado el documento. Normalmente los archivos se guardarán en la carpeta «Documentos».

• El archivo guardado previamente haciendo un clic sobre el mismo.

Por último, hacemos clic en el botón «Abrir» del cuadro o pulsamos la tecla «INTRO».

1.8.2. Guardado de los cambios realizados Cuando terminemos de trabajar en nuestro documento de trabajo, es conveniente guardarlo para poder utilizarlo cada vez que lo necesitemos; de este modo, se grabarán todas las hojas que conforman el libro de trabajo.

Para guardar un nuevo libro de trabajo tenemos que ir al «botón de Office» y hacer clic sobre la opción «Guardar» o pulsar sobre la combinación de teclas «CONTROL + G».

La primera vez que guardemos el libro, debemos asignarle un nombre.

Para guardar un documento podemos seguir distintos caminos: • Hacer clic en el «botón de Office» y luego en «Guardar», o en el botón de la barra de acceso rápido. También se puede hacer desde el teclado pulsando las teclas «CONTROL + G». Si el documento ya ha sido guardado se actualizará automáticamente, y si no estaba guardado previamente aparecerá el cuadro de diálogo «Guardar como».

36

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

• Hacer clic en el «botón de Office» y luego en «Guardar como», o pulsar la tecla «F12».

En ambos casos aparecerá el cuadro de diálogo «Guardar como» y seleccionaremos el directorio donde deseamos almacenar el archivo, así como el nombre que deseamos darle. La extensión será .XLSX. Finalmente pulsamos la tecla «ENTER» para aceptar.

El resto de las veces que guardemos el libro seleccionamos la opción «Guardar» del «botón de Office» y este se guardará con el mismo nombre que le asignamos la primera vez.

1.8.3. Creación de una duplica Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de diálogo como el que se muestra. En este cuadro debemos elegir una de las tres opciones:

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

37

• «Reemplazar el archivo existente»: el archivo anterior desaparecerá y será sustituido por el nuevo que estamos guardando.

• «Guardar cambios con un nombre diferente»: se mostrará de nuevo el cuadro de diálogo «Guardar como» para que le asignemos otro nombre al archivo que estamos guardando.

• «Combinar cambios en un archivo existente»: se añadirá el archivo que estamos guardando al que ya existía, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.

1.8.4. Cerrado Una vez hayamos terminado nuestro trabajo y deseemos dejar de trabajar con nuestro libro de trabajo y cerrarlo, elegimos la opción «Cerrar» del «botón de Office».

También podemos cerrar el documento pulsando sobre el «botón de Office» y eligiendo la opción «Cerrar».

38

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

Si no se ha guardado el fichero previamente, la aplicación nos preguntará el nombre con el que lo queremos guardar. Automáticamente Microsoft Excel asigna el nombre del documento la extensión .XLSX, por lo que no es necesario especificarla. Si ya lo guardamos, Excel nos preguntará si deseamos guardar los cambios realizados, en caso de hacer alguna modificación y, al cerrarlo, el libro desaparecerá de la pantalla.

UF0511. Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo

39