UF0347 Sistemas de archivo y clasificación de documentos

UF0347. Sistemas de archivo y clasificaciรณn de documentos

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Índice • INTRODUCCIÓN...............................................................................

• UNIDAD DIDÁCTICA 1. Caja y terminal punto de venta..................

1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta 1.1.1. Funcionamiento..............................................................................

1.1.2. Características..................................................................................

1.2. Sistemas tradicionales...................................................................................

1.2.1. Caja registradora..............................................................................

1.2.2. Datáfono..........................................................................................

1.3. Elementos y características del TPV..........................................................

1.4. Apertura y cierre del TPV...........................................................................

1.5. Escáner y lectura de la información del producto...................................

1.6. Otras funciones auxiliares del TPV............................................................

1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros)...............................................

1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV..............................................

1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta)........................................

RESUMEN.........................................................................................

AUTOEVALUACIÓN........................................................................

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• UNIDAD DIDÁCTICA 2. Procedimientos de cobro y pago de las operaciones de venta.............................................................................

Datos del autor 2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago....................

Ignacio Martínez Candil es licenciado en Derecho por la Universidad de 2.1.1. Efectivo............................................................................................

Sevilla, año 2004, y realizó un máster en Dirección y Gestión de Recursos Humanos en el LS Institute eny eldomiciliación año 2013. bancaria........................................

2.1.2.

Transferencia Con 2.1.3. ampliaTarjeta experiencia en ely débito. campo............................................................ de la consultoría y de la asesoría de crédito jurídica, en 2011 realizó el curso de Formador Ocupacional y desde entonces, 2.1.4. Pago contra reembolso. .................................................................. viene realizando la elaboración de contenidos didácticos de certificados de profesionalidad y otras materias, junto a su actividad como docente en empresas Pago mediante móviles, u otros.................................. tanto en 2.1.5. la modalidad presencialteléfonos como online, impartiendo materias relacionadas con los Recursos Humanos y de las áreas administrativas y jurídicas.

2.1.6. Medios de pago online y seguridad del comercio electrónico.

2.2. Los justificantes de pago..............................................................................

2.2.1. El recibo: elementos y características...........................................

2.2.2. Justificante de trasferencias...........................................................

2.3. Diferencias entre factura y recibo...............................................................

2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial 2.4. Devoluciones y vales....................................................................................

2.4.1. Normativa........................................................................................

2.4.2. Procedimientos internos de gestión.............................................

2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago............................................

2.6. Arqueo de caja...............................................................................................

2.6.1. Concepto y finalidad.......................................................................

2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV...............

RESUMEN.........................................................................................

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Ficha Sistemas de archivo y clasificación de documentos. Administración y gestión 1ª Edición Certia Editorial (Cenepo Consult, SLU), 2018 Autor: Ignacio Martínez Candil Formato: 170 x 240 mm

Sistemas

gestión.

• 131 páginas.

de archivo y clasificación de documentos.

Administración

y

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2018, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-16019-51-9 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 147-2018 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: Freepik, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

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MF0987_3: Gestiรณn de sistemas de informaciรณn y archivo

MF0233_2: Ofimรกtica

MP0078 Mรณdulo de prรกcticas profesionales no laborales Duraciรณn horas totales certificado de profesionalidad

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MF0238_3: Gestiรณn de recursos humanos

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MF0237_3: Gestiรณn administrativa de las relaciones laborales

Duraciรณn horas mรณdulos formativos

UF0341: Contrataciรณn Laboral UF0342: Cรกlculo de prestaciones de la Seguridad Social UF0343: Retribuciones Salariales, Cotizaciรณn y Recaudaciรณn UF0344: Aplicaciones Informรกticas de Administraciรณn de Recursos Humanos UF0345: Apoyo Administrativo a la Gestiรณn de Recursos Humanos UF0346: Comunicaciรณn Efectiva y Trabajo en Equipo UF0044: Funciรณn del Mando Intermedio en la Prevenciรณn de Riesgos Laborales UF0347: Sistemas de Archivo y Clasificaciรณn de Documentos UF0348: Utilizaciรณn de las Bases de Datos Relaciones en el Sistema de Gestiรณn y Almacenamiento de Datos UF0319: Sistema Operativo, Bรบsqueda de la Informaciรณn: Internet/Intranet y Correo Electrรณnico UF0320: Aplicaciones Informรกticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informรกticas de Hojas de Cรกlculo UF0322: Aplicaciones Informรกticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informรกticas para Presentaciones: Grรกficas de Informaciรณn

Correspondencia con el Catรกlogo Modular de Formaciรณn Profesional Mรณdulos certificado H.CP Unidades formativas

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Horas

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0208) GESTIร N INTEGRADA DE RECURSOS HUMANOS (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

ร rea profesional: Administraciรณn y auditoria

Familia profesional: ADMINISTRACIร N Y GESTIร N

Índice • INTRODUCCIÓN................................................................................ 13

• UNIDAD DIDÁCTICA 1. El archivo. Concepto y finalidad................ 15 1.1. Clases de archivos......................................................................................... 16 1.1.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.......... 17 1.1.2. Por su contenido: público o privado............................................ 18 1.1.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo....................................................................................... 19 1.1.4. Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico................. 20 1.2. Sistemas de registro y clasificación de documentos................................ 20 1.2.1. Alfabético......................................................................................... 21 1.2.2. Numérico......................................................................................... 22 1.2.3. Alfanumérico................................................................................... 23 1.2.4. Temático........................................................................................... 24 1.2.5. Geográfico....................................................................................... 25 1.2.6. Cronológico..................................................................................... 25 1.2.7. Otros................................................................................................. 26 1.3. Mantenimiento del archivo físico............................................................... 26 1.3.1. Recursos materiales......................................................................... 26 1.3.2. Infraestructura de archivo.............................................................. 28

1.4. Mantenimiento del archivo informático.................................................... 29 1.4.1. Métodos............................................................................................ 30 1.4.2. Unidades de conservación............................................................. 31 1.5. Planificación de un archivo de gestión de la documentación................. 32 1.5.1. Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para fijar la estructura de archivo más adecuada........................ 33 1.5.2. Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar.. ........................................................................................................... 35 1.5.3. Sistemas de registro y codificación a implantar.......................... 36 1.5.4. Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal...................................................................................... 37 1.5.5. Definición de las formas de acceso al archivo............................ 38 1.5.6. Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo, etc............................................... 39 1.5.7. Elaboración del Manual de archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos............................................................................................. 41 1.5.8. Comunicación a los empleados los procedimientos de acceso.42 1.6. Los flujogramas en la representación de procedimientos y procesos... 43 1.6.1. Concepto.......................................................................................... 43 1.6.2. Características, tipos, simbología, diseño y elaboración............ 43 RESUMEN...............................................................................................47 ACTIVIDADES........................................................................................49

• UNIDAD DIDÁCTICA 2. Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina..........................................................................53 2.1. Análisis de sistemas operativos................................................................... 54 2.1.1. Evolución, clasificación y funciones............................................ 55 2.2. Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones........ 56 2.2.1. Controladores, parches y periféricos............................................ 57 2.3. Gestión del sistema operativo..................................................................... 59 2.3.1. Gestión de procesos, memoria, ficheros, usuarios y recursos.. 59 2.4. Gestión del sistema de archivos.................................................................. 60 2.4.1. Elementos, funciones y búsquedas............................................... 61 2.5. Exploración o navegación........................................................................... 62 2.5.1. Barra de menú................................................................................. 63 2.5.2. Barra principal................................................................................. 63 2.5.3. Barra de dirección........................................................................... 63 2.5.4. Panel lateral...................................................................................... 63 2.5.5. Panel de visualización..................................................................... 64 2.5.6. Barra de estado................................................................................ 64 2.6. Grabación, modificación e intercambio de información........................ 64 2.6.1. Documentos estáticos y dinámicos.............................................. 64 2.6.2. Vinculación e incrustación de información................................ 65 2.7. Herramientas................................................................................................. 66 2.7.1. Compresión y descompresión....................................................... 66

2.7.2. Multimedia....................................................................................... 67 2.8. Procedimientos para usar y compartir recursos....................................... 67 2.8.1. Configuración de grupos de trabajo............................................ 68 2.8.2. Protocolos de comunicación......................................................... 69 2.8.3. Servicios básicos de red................................................................. 69 2.9. Optimización de los sistemas...................................................................... 70 2.9.1. Entorno gráfico y accesibilidad.................................................... 70 2.10. Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas....................... 72 2.10.1. Catálogo de incidencias.................................................................. 72 2.10.2. Reproducción de incidencias y soluciones.................................. 73 2.11. P rocedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información.................................................................................................... 73 2.11.1. Copias de seguridad y mecanismos alternativos......................... 73 2.11.2. Programas maliciosos..................................................................... 74 2.12. Normativa legal aplicable............................................................................. 75 2.12.1. Propiedad intelectual...................................................................... 75 2.12.2. Ley Orgánica de Protección de Datos......................................... 77 2.12.3. Código de Comercio...................................................................... 79 RESUMEN............................................................................................... 81 ACTIVIDADES........................................................................................83

• UNIDAD DIDÁCTICA 3. Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la documentación..............................................87 3.1. Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo............................................................................................................. 88 3.1.1. Determinación de los elementos que intervienen en un sistema informatizado de gestión documental......................................... 88 3.2. Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales............................................................................................... 90 3.2.1. Desde el punto de vista de la seguridad...................................... 90 3.2.2. Desde la óptica del uso la racional de los recursos.................... 91 3.2.3. Desde el punto de vista económico............................................. 91 3.3. Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas....................................................................................................... 92 3.3.1. Flujo paralelo...................................................................................... 93 3.3.2. Flujo secuencial.................................................................................. 93 3.3.3. Flujo convergente.............................................................................. 93 3.3.4. Flujo interactivo................................................................................. 93 3.4. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación. ......................................................................................................................... 94 3.4.1. Determinación de los períodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales............................................................................. 94 3.4.2. Codificación de documentos......................................................... 95 3.4.3. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: Manual de archivo y clasificación de documentos..................... 96

3.4.4. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal..................................................... 96 3.4.5. Establecimiento de niveles de seguridad (backup u otros medios), y de acceso a cada documento...................................................... 98 3.4.6. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente............................................... 100 3.5. Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación.. 102 3.5.1. UNE-ISO 15489........................................................................... 102 3.5.2. Modelo EFQM de Excelencia.................................................... 104 3.5.3. Otras normas................................................................................. 105 RESUMEN............................................................................................. 107 ACTIVIDADES...................................................................................... 109 • RESUMEN FINAL..............................................................................113 • AUTOEVALUACIÓN FINAL.............................................................115 • SOLUCIONES.....................................................................................119 • BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFÍA........................................................ 125 • GLOSARIO.......................................................................................... 127

Introducción Esta acción formativa está dirigida a todos aquellos alumnos con interés en adquirir conocimientos de sistemas de gestión de documentos en cualquier formato. Los objetivos de este curso según el Real Decreto 645/2011, de 9 de mayo, por el que se establecen cinco certificados de profesionalidad de la familia profesional Administración y gestión que se incluyen en el Repertorio Nacional de certificados de profesionalidad y se actualizan los certificados de profesionalidad establecidos en el Real Decreto 1210/2009, de 17 de julio, son los siguientes: •

Aplicar las técnicas de archivo convencional e informático, utilizando los sistemas de clasificación, codificación y almacenamiento apropiados a la información y documentación que se gestiona.

•

Analizar procedimientos de gestión documental tipo, determinando los elementos intervinientes, garantizando la trazabilidad, vigencia y unicidad de los mismos, utilizando sistemas de representación de flujos, a través de aplicaciones informáticas de gestión documental.

En cualquier organización se genera una cantidad de documentos que hay que almacenar y conservar correctamente. Esta tarea no se puede realizar de cualquier modo. No todos los archivos son iguales, tienen la misma finalidad ni requieren del mismo tratamiento; por ello, hay que introducir ciertos procedimientos dentro de la organización que ayudan a sistematizar las tareas documentales.

A lo largo de este manual, se va a profundizar en conceptos básicos en materia de archivo de documentación y métodos de archivo que pueden ser incorporados por cualquier organización, según sus necesidades.

Asimismo, se van a analizar los recursos informáticos disponibles y necesarios para realizar un correcto tratamiento durante todo el ciclo del documento en la empresa, desde su adquisición generación hasta su eliminación o destrucción.

Del mismo modo, existen herramientas para los archivos tradicionales que también tienen que conocerse.

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El conocimiento de los procedimientos y herramientas disponibles para la gestión de archivos supone un ahorro de tiempo y dinero, necesario para cualquier organización.

También tienen gran trascendencialas distintas normas que hay que cumplir en todo el tratamiento de datos, bien sea para evitar sanciones o bienpara ayudar a la organización a implementar un sistema de gestión de archivos de manera eficiente adaptándose a sus necesidades concretas.

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Unidad

El archivo. Concepto y finalidad

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• Contenido 1.1. Clases de archivos 1.2. Sistemas de registro y clasificación de documentos 1.3. Mantenimiento del archivo físico 1.4. Mantenimiento del archivo informático 1.5. Planificación de un archivo de gestión de la documentación 1.6. Los flujogramas en la representación de procedimientos y procesos

• Resumen • Actividades

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E

n cualquier organización resulta esencial que toda la documentación se encuentre almacenada con un criterio determinado para favorecer su localización en el momento en el que se requiera.

Es importante que, tanto el archivo en papel como el digital, cuenten con unos criterios de almacenamiento para su búsqueda que deben ser conocidos por todas las personas que conforman la organización y que en algún momento puedan requerir la información de un documento.

A lo largo de este capítulo vamos a analizar el concepto de archivo y la tipología que, según algunos criterios fundamentales, podemos encontrar.

1

.1. Clases de archivos

Antes de analizar las clases de archivo, es preciso detenernos en el concepto de archivo. Entre las numerosas definiciones que podemos encontrar del concepto archivo, en el diccionario de la Real Academia de la Lengua encontramos la siguiente: Definición Un archivo es unconjunto ordenado de documentos que una persona física o jurídica genera durante sus funciones o actividades.

Según esta definición, la principal característica de un archivo es que la documentación que contiene está ordenada. Por tanto, los dos elementos fundamentales son: • Conjunto de documentos.

• Ordenados.

En todo tipo de archivo es preciso realizar unas labores de codificación de la documentación que compone el archivo. En este sentido, para que la documentación se encuentre ordenada dentro de un archivo, tiene que tener asignado un código o palabra clave que servirá para su identificación y localización.

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A continuación, vamos a mencionar algunos principios que sirven para establecer el orden de la documentación dentro del archivo, sea en papel o digital.

• Principio de procedencia: este principio consiste en agrupar los documentos generados por una organización en un sitio exclusivo sin mezclarse con otros.

• Principio de orden de creación: este principio se refiere a que el archivo debe respetar el orden cronológico de creación o entrada de los documentos.

Aunque existen unos criterios de clasificación del concepto archivo en los que profundizaremos en los apartados posteriores, el archivo en papel y el archivo digital son las dos grandes categorías de archivos que podemos encontrar.

Obviamente el archivo digital tiene innumerables ventajas que hacen que, en pleno siglo XXI, sea impensable diseñar el archivo de una organización para almacenar, acumular y conservar papel.

Los archivos pueden ser de distintas clases, según el criterio elegido por el responsable. En el siguiente apartado, se analizan algunos de ellos.

1.1.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto La ubicación del archivo dentro de la organización es el primer criterio que vamos a desarrollar.

• Centralizados: son archivos que concentran la documentación en un solo lugar.También se conoce como centralizado el archivo informatizado ubicado en una sola unidad de almacenamiento.

• Descentralizados: la documentación se sitúa en varios lugares físicos.

También se conoce como archivo descentralizado el que ocupa varias unidades de almacenamiento. Generalmente, el archivo tradicional

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descentralizado permite un acceso más rápido a la documentación siempre que éstase encuentre bien clasificada y almacenada. Las organizaciones se decantan por un tipo u otro, según el nivel de restricción de acceso a la documentación que considere que debe existir Es el criterio que puede tomar la persona encargada del fichero el que determina que en una organización exista un tipo de archivo u otro. Además, hay que hacer mención a un tipo de archivo intermedio entre los dos criterios anteriores: • Mixtos: en este tipo de archivos se mezclan los archivos mencionados con anterioridad. Es decir, un archivo puede estar en parte centralizado en un lugar y descentralizado en otra parte. Generalmente su contenido y la frecuencia de su uso determinarán su localización u accesos.

En un archivo digital, al igual que en un archivo en papel, se puede restringir el acceso a determinados documentos a algunos miembros de la organización. De esta forma, el archivo estará en un determinado servidor con acceso restringido.

1.1.2. Por su contenido: público o privado El contenido de un archivo también es criterio para diferenciar distintos tipos, pasamos a analizarlos:

• Archivo público: son archivos sin restricciones en su acceso, como puede ser el de las bibliotecas públicas o algunos archivos de la Administración pública.

• Archivo privado: es un archivo, por ejemplo, de una organización o persona física, que no puede ser consultado por nadie que no tenga la autorización pertinente.

Como podemos observar, contenido y titularidad del archivo están muy

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vinculados, puesto que rara vez un particular tendrá un archivo público, aunque pueden encontrarse casos como fundaciones y organizaciones sin ánimo de lucro que exponen su información a todas las personas que la requieran. No obstante, generalmente los archivos privados tienen acceso restringidos e intentan guardar al máximo la confidencialidad de la información.

1.1.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo Al igual que no todos los archivos tienen la misma utilidad, no todos los archivos se utilizan con la misma frecuencia. El criterio de la frecuencia de su uso determina la existencia de los siguientes tipos de archivos:

• Activo o de gestión: se trata de un archivo que contiene la documentación de consulta frecuente. Por ejemplo, el archivo que contiene las facturas tiene que consultarse, como poco, cada vez que se vaya a cumplir con las obligaciones con la Agencia Tributaria. La documentación que contiene mantiene su utilidad original.

• Semiactivo: contiene la documentación que se consulta de manera ocasional y documentos que, aunque no se consulten con frecuencia, hay obligación legal de conservar. Pueden ser, por ejemplo, expedientes finalizados, pagos ya realizados o candidaturas de aspirantes a un puesto de trabajo.

• Definitivo: contiene la documentación que no se consulta nunca y de la que ya no hay obligación de conservar (seis años según el Código de Comercio). Esta documentación pasa del ser calificada como archivo semiactivo al definitivo.

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Con independencia de la frecuencia del uso, es imprescindible guardar las medidas necesarias para que la confidencialidad no se pierda con el poco uso del archivo. Sobre este aspecto profundizaremos en los siguientes capítulos de este manual.

1.1.4. Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico Anteriormente ya nos referimos a esta clasificación como la más relevante a la hora de diferenciar un archivo. A medida que pasa el tiempo se van imponiendo los archivos digitales, lo que supone un ahorro de espacio y de tiempo a la hora de localizar un documento o dato.

Se pueden almacenar archivos enteros en dispositivos tan pequeños como un pendrive o quedar almacenados en un equipo informático conectado en red, para que pueda ser visto por los usuarios que tengan los permisos correspondientes desde cualquier lugar.

Estas posibilidades contrastan con las estanterías y archivadores ocupando habitaciones y plantas enteras de edificios. Evidentemente la tendencia a lo tecnológico es ya una realidad, por este motivo existen empresas se dedican a la digitalización de documentos en papel y al diseño de archivos digitales.

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.2. Sistemas de registro y clasificación de documentos El criterio de clasificación de los documentos debe permitir una localización de los datos de forma ágil. Para ello, todos los miembros de la organización deben conocer el archivo y los criterios de almacenamiento y búsqueda. La optimización del tiempo es fundamental, no se puede perder excesivo tiempo en la búsqueda de un dato, ya sea en un archivo formato papel o en formato digital. Por tanto, deben establecerse criterios de clasificación lógicos, razonables e intuitivos.

Para poder realizar búsquedas de forma eficaz, las bases de datos ofrecen herramientas de búsqueda que pueden ser por palabras, fecha de creación etc.

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A pesar de contar conestas herramientas de búsqueda, no es conveniente que exista un desorden en las carpetas que componen un archivo, Por lo que habrán de tener una misma nomenclatura que sirva para su clasificación.

A continuación, se van a analizar distintos criterios de ordenación de documentación.

1.2.1. Alfabético Es un criterio de clasificación sencillo. Consiste en ordenar la documentación por orden alfabético de la palabra ordenatriz, es decir, aquella que sirve para denominar al documento. Existen algunas normas básicas respecto a este criterio: • Orden alfabético de las palabras, dentro de cada palabra se sigue letra a letra sucesivamente. Por ejemplo, en un archivo que ordena fichas de pacientes, lógicamente personas físicas, se ordenarán por el primer apellido, Gámez irá antes que Gómez. No se tienen en cuenta los signos de puntuación.

• Las consonantes dobles (LL- CH) se consideran dos letras.

Concretamente, vamos a diferenciar las normas en caso de archivos con datos de personas físicas o jurídicas. Se diferencian a continuación: • En el caso de personas físicas la palabra ordenatriz siempre es el primer apellido, como se detalla a continuación: Ejemplos: Avellaneda Rico, Paula.

Cabrera Sánchez, José.

Gómez Millán, Julián.

López Luján, María.

Martínez Pastor, Darío.

Olmedo Vargas, Jesús.

Ramírez Reja, Valeria.

Sánchez Sánchez, Manuel.

• En el caso de las personas jurídicas, la palabra ordenatriz será la razón social sin tener en cuenta los nombres genéricos excepto administraciones

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públicas, bancos y entidades de mayor importancia. En el siguiente ejemplo se detalla la forma de ordenar un fichero con personas jurídicas: Ejemplos: Banco Santander.

Junta de Extremadura.

Mar Bravo (hostal).

Molinos (restaurante).

Santa Lucía.

Zapatitos (zapatería).

Como vemos, en el caso de las personas jurídicas de relevancia no hace falta concretar qué tipo de negocio es. En todos los casos, la denominación de la persona jurídica es la palabra ordenatriz.

1.2.2. Numérico Este criterio ordena la documentación según una numeración que se asigna a cada documento, independientemente de la fecha o materia, según el criterio de la persona encargada de diseñar el archivo Por ejemplo, se pueden tomar 3 dígitos y numerar conforme al orden numérico 001, 002, 003, 004.

Casi siempre será preciso añadir algunas series diferenciadas de números e incluso añadir alguna nomenclatura. Veamos algunos ejemplos: Ejemplos: En un archivo se encuentra el documento 007-03-2017, que se refiere a: 007- Es su número de orden 03- La nomenclatura que se le ha asignado a las facturas 2017- El año en que se emite.

En el mismo fichero se encuentra el documento 007-05-2017, que se refiere a: 007- Es su número de orden 05- La nomenclatura que se le ha asignado a los recibos.

2017- El año en que se emite.

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En el mismo fichero también se encuentra el documento 001-07-17: 001- Es el número de orden.

07- Se refiere a los contratos.

2017- El año en el que se firma el contrato.

El número referido al número de orden determinará su lugar en el archivo.

Es decir, existirá la carpeta 3 con las facturas, la 5 con los recibos, etc. En estos casos, los usuarios de los archivos deberán conocer la numeración que corresponde a cada tipo de documento.

1.2.3. Alfanumérico Es una mezcla de criterios de los dos anteriores. Basándonos en los ejemplos anteriores supongamos que a cada documento se le nombra de la siguiente forma: Ejemplos: Documento 007-FA-2017 que se refiere a: 007- Es su número de orden.

FA- La nomenclatura que se le ha asignado a las facturas.

2017- El año en que se emite.

En el mismo fichero se encuentra el documento 007-RE-2017 se refiere a: 007- Es su número de orden.

RE- La nomenclatura que se le ha asignado a los recibos.

2017- El año en que se emite.

En el mismo fichero también se encuentra el documento 001-CO-17 001- Es el número de orden.

CO- Se refiere a los contratos.

2017- El año en el que se firma el contrato.

En este caso, las carpetas tendrán el nombre de la nomenclatura que determina el tipo de documento que contienen y se ordenarán por orden alfabético. En este ejemplo, el orden será el siguiente: • Carpeta CO. • Carpeta FA.

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• Carpeta RE. El ejemplo expuesto en este apartado también es de utilidad para el análisis del siguiente apartado.

1.2.4. Temático Según este criterio, la documentación se agrupa por las materias, dentro de estas materias, se sigue un orden cronológico, numérico o alfabético.

Por ejemplo, en la carpeta llamada laboral, encontraremos contratos, nóminas, cartas, etc. Cada documento, con su propia nomenclatura se ordenará según los criterios anteriormente analizados. Por tanto, quedaría de la siguiente forma: Ejemplo: Dentro de la carpeta Laboral encontraremos documentos como: CO- 007-2015 CO-014-2016 CO-020-2016 NO-001-2016 (nómina).

También se puede ordenar por el primer apellido del trabajador: dentro de la carpeta laboral encontraremos la subcarpeta con su documentación ordenada.

Ejemplo: Carpeta Laboral, subcarpeta Bolaños González, Germán. Dentro de ésta encontramos sus documentos: CO-001-2007 NO-01/07 NO-02/07 NO-03/07 Con cualquiera de estos métodos es muy sencillo encontrar cualquier documento.

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1.2.5. Geográfico En este criterio, la mención al lugar identificativo del documento (provincia, región, etc.) es el determinante para su identificación.

Ejemplo: En un archivo que contiene los clientes de una empresa por toda España, encontramos ordenada las siguientes fichas con el siguiente orden: Andalucía; Málaga. López García, José Manuel.

Andalucía; Sevilla. Polo García, Leonardo.

Aragón; Zaragoza. Ruiz Lorente, María.

Castilla la Mancha; Ciudad Real. Pastor Lumbreras, Benito.

Galicia; Lugo. Silva Castro, Antonia.

Madrid; Getafe. Carrasquilla Díaz, Patricia.

Madrid; Madrid. Carvajal Fernández, Ignacio.

Murcia; Murcia. Martínez López, Ana. Este método es utilizado en caso de empresas con distintas sedes físicas de varios territorios o que operan en muchos lugares.

1.2.6. Cronológico La documentación también puede tener como criterio para ser ordenada dentro de un archivo su fecha de entrada o emisión. Para este caso, se podrá utilizar una nomenclatura como la siguiente: Ejemplo: 17.01.10 – 10 de enero de 2017.

17.02.09– 9 de febrero de 2017.

Evidentemente puede existir mucha documentación con la misma fecha; por tanto, será necesario otro elemento identificador como puede ser la nomenclatura del tipo de documento que se trate.

Este criterio, por ser numérico y por tanto permitir búsquedas muy exactas, es muy utilizado en bases de datos con numerosa documentación que ha entrado o salido a lo largo de mucho tiempo.

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1.2.7. Otros Cualquier persona encargada de un fichero podrá establecer un criterio particular apropiado según las características del fichero, los recursos disponibles y las personas que vayan a consultar documentación.

Por ejemplo, una empresa con pocos clientes puede utilizar un sistema de archivo diferenciado por cada cliente. De esta forma, las personas que trabajan directamente con esos clientes únicamente accederán al archivo del cliente concreto. Dentro de estos archivos puede clasificarse la documentación según los criterios expuestos anteriormente.

Así, la documentación relativa a clientes con menos actividad será un archivo semiactivo diferenciado del que tiene un uso habitual.

En otras ocasiones, una empresa con documentación con varios formatos puede establecer cada uno de los formatos como criterio de búsqueda.

Por ejemplo, documentos de texto. Se establece que sean nombrados como TX, los vídeos como DV, las presentaciones como PR, etc. Después ya se nombrarán según el criterio de orden que se decida entre los que se han mencionados en los apartados anteriores.

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.3. Mantenimiento del archivo físico

Un archivo físico requiere de un mantenimiento constante que proteja el papel y otros soportes de agentes como la humedad o la suciedad y evitar, así, la pérdida de la información que contiene la documentación.

Para ello, el archivo requiere de unos recursos materiales y de unas actuaciones que se detallarán a continuación.

1.3.1. Recursos materiales Un archivo requiere de un espacio físico adecuado, de un mobiliario y de materiales que permitan el archivo y conservación de la documentación. De la conservación del papel dependerá la vida de un documento legible.

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Sabías que…

Un papel a la intemperie tardará entre uno y dos años en degradarse porque básicamente es celulosa, si se encuentra bien resguardado puede conservarse durante varios siglos, dependiendo de la calidad del papel y la tinta utilizada.

El mobiliario adecuado para tener un archivo ordenado es el siguiente: • Armarios para archivo: son muebles de madera de tamaños distintos y separados por compartimentos.

• Archivadores: de tamaño inferior a los armarios, contienen las carpetas colgantes.

• Estanterías: pueden ser fijas o móviles que se desplazan por raíles, lo que supone un ahorro considerable de espacio.

• Carros: se trata de muebles con ruedas que permiten transportar documentación.

Por otro lado, hay que contar con material de archivo, que permita la clasificación de la documentación como son: • Carpetas clasificadoras.

• Carpetas AZ. • Subcarpetas.

• Capetas colgantes.

• Cajas.

Hay que señalar también la importancia de que estos recursos materiales se encuentren en buen estado para que puedan ser garantía de una buena conservación de la documentación que contienen.

Por ejemplo, los armarios tienen que tener las condiciones de luz y humedad adecuados para no deteriorar el papel que contienen. Además del papel, los

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archivos pueden contener otros elementos como CD, pen drive o discos duros que deben ser tenidos en cuenta para establecer las condiciones óptimas para su conservación.

Estos elementos pueden deteriorarse cuando sufran algún arañazo que impida su lectura. Por tanto, es fundamental para su conservación utilizar de forma permanente su propio elemento protector. Por ejemplo, un CD debe estar metido en su carcasa mientras no se esté utilizando. Asimismo, estos elementos no deben someterse a altas temperaturas que puedan provocar que dejen de funcionar y su deterioro irreversible.

Hay que tener especial cuidado con la posibilidad de pérdida del pen drive dado su escaso tamaño. Para ello, además de su adecuada clasificación en el archivo es recomendable añadirle un llavero o lanyard.

En cualquier caso, resulta imprescindible ejecutar el antivirus cada vez que un dispositivo externo entre en un equipo informático. De esta forma se evita que el equipo quede afectado por algún programa indeseable que se encuentre instalado.

1.3.2. Infraestructura de archivo No todos los archivos requerirán los mismos recursos. El tamaño, el tipo de documento que contiene, y otros aspectos determinarán los recursos necesarios.

Es igualmente importante contar con un responsable del archivo adecuado y que todo el personal que vaya a consultar el fichero se encuentre formado para consultar con precisión la documentación y conservar cualquier tipo de formato.

En un archivo en formato papel se debe contar con un lugar de fácil acceso y con espacio suficiente, puesto que las consultas serán algo frecuente.

Dependiendo del tamaño del archivo y de las previsiones de crecimiento será preciso elegir una habitación o local de mayor o menor tamaño. En esta elección, es preciso tener en cuenta el mobiliario que se va a utilizar, como armarios, estanterías o muebles archivadores y los pasillos y salidas que hay que dejar entre el mobiliario. Con todos estos elementos se podrá realizar una composición exacta del espacio disponible.

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Importante Para determinar el espacio necesario de un archivo hay que tener en cuenta también el mobiliario que se va a usar y los pasillos necesarios para desplazarse por el lugar.

Igualmente debe mantener una temperatura constante y sin humedad. En caso de no disponer de luz natural, todos los pasillos deben contar con iluminación artificial suficiente; de esta forma se podrá consultar la documentación y se evitarán accidentes. En este sentido, el archivo debe estar dotado de los medios necesarios para evitar y extinguir incendios.

Además, es importante realizar limpieza de forma frecuente para mantener la salubridad del lugar.

Con estas consideraciones, hay que elegir de forma adecuada el lugar donde se encontrará el archivo físico en una organización.

En todo caso, todos los inconvenientes de programar un archivo se solucionan digitalizando el archivo y convirtiéndolo en un archivo digital.

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.4. Mantenimiento del archivo informático

Igual que la ubicación y mantenimiento del archivo físico, es importante tener en cuenta que el archivo informático también necesita de labores de mantenimiento tales como tener un antivirus actualizado en el equipo informático, realizar copias de seguridad o eliminar periódicamente documentos que no se utilicen. De esta forma se garantiza que las funciones del archivo se pueden llevar a cabo.

Definición El archivo informático está compuesto por el conjunto de documentos generados por un medio electrónico a los que se puede acceder a través de un ordenador.

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Las ventajas de este tipo de documentación son obvias. El espacio que ocupa el papel y el tiempo de búsqueda de un dato en un archivo tradicional se ven reducidos de manera considerable si se utilizan archivos digitales.

A continuación, vamos a profundizar en este tipo de archivo y lo que supone su mantenimiento. La idea principal es que es tan necesaria la adecuada conservación del hardware como del software.

1.4.1. Métodos La documentación de un archivo queda guardada en una unidad de almacenamiento en un equipo, por lo general en un disco duro interno, aunque también proliferan las unidades de almacenamiento externas. En el siguiente apartado se analizarán las distintas unidades en las que puede almacenarse la documentación.

Al igual de lo que ocurre en un archivo en papel, es posible almacenar la documentación según el criterio que se establezca y que antes hemos mencionado, en carpetas o directorios, asignado un nombre con un código predeterminado para identificar qué tipo de documentación contiene. Del mismo modo, habrá que determinar el lugar donde la documentación va a quedar almacenada, bien sea en el mismo equipo, en algún servidor, disco duro externo, la nube, etc.

De esta forma, una vez que el usuario acceda a la unidad que contenga el archivo, podrá visionar todos los documentos o carpetas contenidas estructuradas de forma ordenada en estructura árbol, que siempre guardará el orden según la nomenclatura con la que se haya nombrado a las distintas carpetas. Cualquier carpeta o documento que se cree y almacene en el archivo, se situará en el lugar que corresponda según su nomenclatura.

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El sistema operativo será el encargado de organizar y guiar al usuario en el almacenamiento de la documentación cuando se inserte en la unidad de almacenamiento. El usuario podrá predeterminar los lugares de la unidad que quiera que ocupe la documentación del archivo.

Cuando una organización pretende llevar su documentación en papel al formato digital, lo más normal es realizar un escaneado. Para ello, hay que disponer de un escáner que convierta el documento en un documento de imagen o texto.

Según la potencia y las prestaciones del escáner, esta tarea se realizará con una mayor velocidad y calidad en las imágenes llevadas a formato digital.

1.4.2. Unidades de conservación Las unidades de almacenamiento para un archivo digital pueden ser muy variadas. Cada una con sus peculiaridades, la organización debe elegir la que más convenga: • Disco duro: dispositivo de almacenamiento con gran capacidad. Pueden ser internos o externos. Los externos cada vez son más pequeños y tienen gran capacidad. Se pueden conectar al equipo informático mediante un puerto USB. Los más modernos son de menor tamaño y más capacidad.

Al actuar como un periférico, libera de espacio al equipo informático.

• Pen drive: dispositivos de almacenamiento de pequeño tamaño que se conectar a un ordenador mediante un puerto USB. A pesar de su pequeño tamaño puede tener gran capacidad. Su inconveniente es que se puede extraviar con facilidad, pero son muy fáciles de transportar.

• DVD: tiene una capacidad de almacenamiento muy superior al CD. Sin embargo, su uso se está viendo superado por otros dispositivos que ocupan menos espacio y tienen mayor capacidad. Además, es fácil que se deteriore y no puedan ser leídos por los equipos informáticos.

• Nube: hoy en día existe la posibilidad de almacenar la documentación en la nube. Se trata de almacenar la documentación a unos servidores a los quese puede acceder desde cualquier ubicación. Dependiendo del proveedor, se podrá disfrutar de un límite mayor de almacenamiento. A pesar de que existen voces que consideran que no es del todo seguro tener

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documentos en la nube, la gran ventaja que presenta es la accesibilidad universal a los documentos.

Han quedado ya obsoletos los disquetes que tienen poca capacidad de almacenamiento. Los ordenadores actuales ya no tienen ranuras para este tipo de dispositivos.

Sin duda, la informática ofrece cada vez recursos de gran capacidad y reducido tamaño. En la elección del almacenamiento del archivo intervendrán otros factores como pueden ser los equipos informáticos disponibles, la economía y los lugares de acceso al archivo digital.

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.5. Planificación de un archivo de gestión de la documentación La tarea de planificar un archivo es fundamental para el desarrollo de las labores dentro de una organización. Todos los departamentos requerirán de información contenida en el archivo para su trabajo habitual.

Por tanto, hay que adaptar la planificación a las características y peculiaridades de la organización. Sin embargo, en todo caso el objetivo del archivo será siempre el mismo: que la búsqueda de información sea rápida y eficaz a través de un procedimiento previamente establecido. Es lo que se conoce como gestión documental, que puede ser aplicable tanto en archivos en papel como en archivos informáticos.

Sabías que…

La gestión de archivo permite obtener información de la documentación contenida en un archivo a través de unos protocolos establecidos que deben ser conocidos por las personas que manejen el archivo.

Por tanto, mediante unos protocolos establecidos y conocidos por la organización se obtendrá la información necesaria del archivo.

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1.5.1. Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para fijar la estructura de archivo más adecuada Como se ha mencionado con anterioridad, entre las distintas formas de organización de un archivo y los criterios de clasificación, la organización deberá escoger la mejor forma según sus particularidades.

Cualquier organización, independientemente de su actividad, generará una documentación que hay que conservar. En muchos casos, esta documentación tendrá una trascendencia especial en lo referente a la confidencialidad como puede ser el caso de los centros médicos o cualquier organización que trate con datos de la salud. Sobre este aspecto profundizaremos en capítulos posteriores en este manual.

Dando por hecho que el archivo será digital, se designará un responsable del archivo o varios, que pueden ser los responsables de cada área de la empresa.

La relación entre el tipo de documento y el responsable del archivo debe quedar clara ante todos los componentes de la organización.

Por ejemplo, en una empresa de muchos trabajadores con varios centros de trabajo se recibirá documentación a cada área por varias vías. Por tanto, el responsable de cada área o la persona que este designe deberá responsabilizarse de todo el proceso de archivo y de las medidas que garanticen la confidencialidad y la protección de datos personales sin perjuicio de que la documentación quede centralizada en un solo servidor y pueda consultarse desde cualquier equipo que trabaje en la red de la organización.

Cualquier modificación en las responsabilidades se comunicará de inmediato a todo el personal con tareas vinculadas al archivo.

Cuando una organización genera o recibe un documento, lo primero que debe preguntarse es la conveniencia de archivarlo. De ser así, se almacenará según los criterios que se han establecido.

Ejemplo: Si la organización recibe una publicidad que no interesa, eliminará el documento. En cambio, si recibe un parte médico de baja de uno de sus empleados, lógicamente este documento requiere de un almacenamiento adecuado para su posterior consulta o tratamiento, ya que tiene relevancia en varios aspectos como nóminas o cuantificación del trabajo realizado.

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Hay algunas normas respecto al archivo, que deben ser tenidas en cuenta por toda la organización: • El protocolo de actuación debe ser conocido por todos los miembros de la organización.

• El protocolo debe ser permanente en el tiempo, solamente realizando las modificaciones estrictamente necesarias.

• Debe quedar perfectamente establecido, en caso de archivo en papel, la forma de manipular, consultar y el tiempo de permanencia en el archivo.

Para organizar correctamente un archivo, es necesario realizar unas tareas con carácter imprescindible: • Establecer el criterio de orden adecuado para archivar la documentación.

• Establecer un cuadro de clasificación que describirá los fondos de la empresa y sus subdivisiones. A continuación, se muestra un ejemplo: Fondo documental Departamento comercial Departamento comercial Departamento de RRHH Departamento financiero Departamento financiero

Subforo

Serie

Subserie Tarjetas actualizadas

Clientes potenciales Gestión de personal

Documentación de cliente Datos de contacto Altas, contratos y bajas

Contabilidad

Facturas emitidas

Tesorería

Documentación bancaria

Clientes

Ficha Carpetas por trabajador Carpetas por proveedor Ingresos

En un caso similar al contenido en el cuadro anterior, los departamentos más grandes y con más competencias contarán con más subforos.

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1.5.2. Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar El sistema de clasificación de un archivo estará determinado por el tipo de empresa a la que pertenezca. De modo que no todos los archivos tendrán las mismas características, aunque insistimos en la idea de que la finalidad siempre es la misma, encontrar datos a través de unos protocolos predeterminados.

El responsable del archivo debe seleccionar la documentación que se lleva al archivo y la que se deshecha.

La documentación que se vaya aguardar debe ir a la localización correcta dentro del archivo. Esa localización, será la carpeta nombrada donde se guardan la documentación similar. De esta forma la actualización continua del archivo no supone un desorden de la documentación confirme va aumentando el tamaño e información que contiene el archivo.

Ejemplo: Un trabajador aporta un parte médico que acredita que ha estado durante unos días de baja. Existe en la carpeta de recursos humanos una subcarpeta con los apellidos y nombres de cada trabajador. A su vez, dentro de ella, se encuentran por orden cronológico las nóminas y por otro lado también por orden cronológico, otra documentación que siempre comienza por el currículum y su primer contrato con la empresa. Será en esta última carpeta se archivará el parte médico aportado por el trabajador.

Es preciso señalar también la importancia de crear un índice con los nombres de todas las carpetas contenidas en los archivos. Por ejemplo: 1- Administración 1.1. Contabilidad 1.1 Fiscal 1.2 Alquileres 1.3 Otros contratos

2- RRHH 2.1 Nóminas 2.2 Contratos y bajas 2.3 Formación 2.4 Otros

3- Comercial 3.1 RRPP 3.2 Clientes potenciales 3.3 Rutas 3.4 Divisiones

En algunas ocasiones estará clara la ubicación de la documentación dentro del archivo, pero otra puede crear duda, como pueden ser propuestas de proveedores u otra correspondencia comercial. En estos casos, será el responsable del archivo el que tome la decisión de guardar el documento en cuestión y así como su

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ubicación. Si se opta por crear nuevos capítulos o tipos de documentos se deberá actualizar el índice.

En el caso de los archivos digitales, es conveniente que la aplicación escogida por la organización, pueda crear un índice de forma automática para localizar mejor la distinta tipología de documentos que contiene el archivo.

Por otro lado, existe el imperativo legal de guardar ciertos documentos. A este respecto hay que señalar lo que establece el artículo 30 del Código de Comercio: «Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales». Profundizaremos sobre este aspecto más adelante.

1.5.3. Sistemas de registro y codificación a implantar Un archivo es algo dinámico, un continuo movimiento de documentación que saldrá, se consultará y entrará. Este movimiento debe ser controlado para evitar la pérdida de información.

El control preciso de la documentación se consigue mediante una hoja de control, es decir, un registro de entrada y salida en el que conste fecha y hora del movimiento y la persona que lo ha hecho. De esta forma, cuando un documento no se encuentre en el archivo estará localizado.

Si esta hoja se realiza en una base de datos o en una hoja de cálculo, se podrá filtrar por tipo de movimiento, fecha o persona que realiza el movimiento de documentación. Por ejemplo, en el siguiente caso se ha establecido el código «E» para la entrada en el archivo y «S» para salida.

Movimiento S S E S

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Fecha 31/07/2017 01/08/2017 03/08/2017 03/08/2017

Hora 11.00 12.35 09.05 15.00

Documento 12-CO-03/16 10-FA-11/08 12-CO-03/16 01-FA-12/16

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Trabajador Miguel Ortiz Rosario Puerto Miguel Ortiz Tamara Montoto

En este extracto de hoja control se puede observar que el documento 12CO-03/16 se sacó del archivo por Miguel Ortiz el 31/07/2017 a las 11:00 y se devolvió el 03/08/2017 a las 09:05 horas. Un filtro por trabajador permitiría ver todos sus movimientos y si aún no ha devuelto algo al archivo. El filtro por el código del documento servirá para obtener su situación, si su el último movimiento es una salida, «S» el documento no se encontrará en el archivo, quedando reflejado el quién y cuándo ha salido del archivo.

Como puede observarse, la actualización inmediata del archivo es esencial para no perder el control de la documentación.

Otra cuestión importante es el perfil de cada uno de estos intervinientes.

Según los perfiles que se establezcan, se podrán acceder a unos determinados documentos. Por ejemplo, la organización realiza la siguiente codificación de perfiles: Código 1 2 3 4

Documentos a los que accede y que puede incluir en el archivo.

Todos Documentos propios de su área Documentos propios de su actividad Ninguno. Requiere permisos

Puesto Gerencia Jefes de área Consultores y administrativos.

Resto de empleados.

De esta forma, el encargado del archivo, debe conocer el nivel en el que se encuentra cada interviniente para permitirle o denegarle la acción que solicite en el archivo.

En el caso de que se produzca algún tipo de modificación de perfiles en alguno de los intervinientes, se deberá comunicar al encargado del archivo para aumentar o restringir su capacidad de acceso al archivo.

1.5.4. Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal En aras de guardar la confidencialidad y del orden en el archivo, según el tipo de documentación, se pueden establecer ciertas restricciones de acceso a determinados archivos. Por tanto, habrá que establecer distintos perfiles para los componentes de la organización que permitan acceder a según qué tipo de documentación.

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Por ejemplo, el perfil del gerente suele poder acceder a todo tipo de archivo.

Pero en una empresa donde exista distintos rangos salariales, las nóminas estarán vetadas para las personas que no se encarguen concretamente de su elaboración y gestión.

Otro motivo para establecer estas restricciones es la obligación legal de permitir exclusivamente el acceso de determinada documentación a las personas que la traten. Se profundizará en este aspecto cuando tratemos la normativa en materia de protección de datos de carácter personal, aunque hay que adelantar la idea de que la documentación con contenido relativo a datos de la salud de las personas, o a su vida sexual, tiene el máximo de medidas de seguridad a implantar según establece la normativa.

Por tanto, cuando un archivo tenga datos de este tipo se establecerán unas restricciones mayores.

Ejemplo: En una clínica únicamente el personal sanitario tendrá el acceso a los datos concretos relativos a los historiales clínicos. El resto del personal administrativo manejará la documentación sin acceso a los datos clínicos específicos.

Estos distintos niveles de acceso al documento se pueden configurar en la base de datos del archivo informático mediante la configuración de cada uno de los usuarios.

1.5.5. Definición de las formas de acceso al archivo En el caso de un archivo físico la forma de acceso se regulará por el encargado del archivo teniendo en cuenta que, en todo caso, cualquier movimiento quedará reflejado en la hoja de control que analizamos anteriormente.

Se pueden establecer solicitudes para que solamente una persona acceda al archivo, o bien permitir la entrada de cualquier persona que requiera de información contenida en el archivo.

A un archivo en papel se puede acceder acudiendo al lugar donde se encuentran los documentos, previo control establecido por el responsable del archivo. En todo caso, ha de quedar constancia de la persona que ha entrado, el documento que ha consultado o sacado del archivo y el momento en el que salió.

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El acceso a un archivo digital puede hacerse a través de la Intranet corporativa, desde un ordenador con acceso a los archivos o de la forma que establezca la organización.

En estos casos, para restringir el acceso se establecerán contraseñas que deben ser modificadas periódicamente, al igual que pueden configurarse distintos niveles de perfiles de usuarios que permita el acceso a determinada documentación.

Es fundamental que quede constancia el usuario con la fecha y hora en la que se ha producido el acceso al documento.

1.5.6. Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo…

La documentación de un archivo puede perder su utilidad con el paso del tiempo; en ese caso, hay que decidir qué se hace con esa documentación: eliminarla o pasarla a un archivo definitivo. Es lo que se denomina el proceso de valoración, que tiene como objetivo establecer los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación del correspondiente soporte.

Es conveniente realizar revisiones periódicas del archivo definitivo para localizar documentación que es totalmente inservible y realizar u na destrucción ordenada.

En este sentido, es preciso señalar que el artículo 55 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico establece lo siguiente: 1.

La exclusión o eliminación de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico contemplados en el artículo 49.2 y de los demás de titularidad pública deberá ser autorizada por la Administración competente.

2. En ningún caso se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.

3. En los demás casos la exclusión o eliminación deberá ser autorizada por la Administración competente a propuesta de sus propietarios o poseedores, mediante el procedimiento que se establecerá por vía reglamentaria.

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Por otro lado, el artículo 58 de la misma norma, estableceque:

El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los Archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos corresponderá a una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya composición, funcionamiento y competencias específicas se establecerán por vía reglamentaria. Asimismo, podrán constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos públicos que así se determine.

En todo caso, el procedimiento que determine la organización debe garantizar que el proceso de destrucción o traspaso de la documentación al archivo definitivo no se pierda la documentación, que tenga las mismas condiciones de seguridad que el archivo de procedencia o que la eliminación del archivo sea total, sin que quede posibilidad de reconstrucción.

A este respecto, hay que tener en cuenta que la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal establece que los datos se conservarán el tiempo estrictamente necesario para el cumplimiento de la finalidad para la que fueron creados.

Con estas premisas legales, la empresa debe establecer unos plazos razonables para la periódica eliminación de cualquier tipo de documentación.

La destrucción de la documentación ha de ser total. No debe quedar rastro de dato alguno que la organización haya decidido eliminar, una vez verificado que la normativa no impide su destrucción. Por tanto, se ha de buscar un método seguro que en la documentación en papel puede suele ser la utilización de una trituradora de papel.

En caso de contratar una empresa externa que se dedica a esta actividad, hay que asegurarse de que el procedimiento que utiliza está acorde a lo que la normativa establece.

En el caso de un archivo digital, la forma de eliminar la documentación que se ha considerado prescindible, debe realizarse de tal forma que no pueda recuperar por ningún procedimiento. Una forma eficaz puede ser el formateo de la unidad o partición donde se encuentren estos datos.

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1.5.7. Elaboración el Manual de archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos El Manual de archivo es el documento que refleja la forma de realizar todo el proceso de archivo del documento. También es denominado manual de tareas.

La existencia de este documento asegura el trato único del archivo por parte de todas las personas que han de acceder al mismo, puesto que establece y difunde los procedimientos, normas y directivas.

En el documento no deben faltar menciones claras sobre aspectos establecidos por la organización como: • La forma de solicitar acceso a la documentación y cómo se concede o deniega el mismo en función de los perfiles de los solicitantes y la documentación a la que solicita acceder.

• La manera en la que se destruye la documentación.

• La normativa que se debe aplicar en el archivo. Importante que se hagan menciones a la LOPD, su reglamento de desarrollo otra normativa aplicable como el Código de Comercio y otras directrices empresariales que determinan el funcionamiento de todo el flujo documental.

• El modelo de gestión de calidad.

• El uso y métodos de conservación de los documentos.

• La codificación elegida para clasificar los documentos.

El cambio de criterio en cualquiera de estos aspectos debe suponer la actualización del manual de archivo y su difusión por todas las personas que necesitan conocerlo.

Este manual contendrá las siguientes menciones para estructurar el documento: 1. Parte general.

2. Tipos de documentos que recoge el archivo.

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3. Sistemas de clasificación.

4. Niveles de archivo.

5. Criterios de documentos.

6. Conservación de la documentación según el nivel.

7. Normas de transferencia del archivo.

8. Normas de eliminación del archivo.

9. Periodo de caducidad.

10. Procedimiento de solicitud de documentación.

11. Medios materiales y personales necesarios.

Según a las personas a las que estén destinadas, el documento puede ser: • General: se dirige a todos los empleados y abarca todos los aspectos del archivo.

• Por departamentos o servicios: incluye los aspectos propios del departamento al que va dirigido.

Este documento, además registra las indicaciones particulares que se van dando a personas para que queden constancia de ellas.

1.5.8. Comunicación a los empleados los procedimientos de acceso El Manual de archivo debe ser de conocimiento general de todos los empleados. Para ello el responsable del archivo debe valerse de todos los medios disponibles, como la intranet de la empresa o sesiones de formación específicas que den a conocer el documento.

Para facilitar el entendimiento de todos los procesos, con frecuencia, el manual incluirá diagramas de flujos para ayudar a la comprensión de los procedimientos.

A ello se dedicael siguiente apartado.

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.6. Los flujogramas en la representación de procedimientos y procesos Entender los flujogramas que aparecen en el Manual de archivo es fundamental para interpretar los procedimientos que en ellos se contienen, y que son de obligado cumplimiento para todos los integrantes de la organización.

1.6.1. Concepto Se puede definir el flujograma como la representación gráfica de una secuencia de actividades de un proceso.

Los flujogramas son un conjunto de símbolos que representan las fases dentro de un proceso, simplificando la interpretación del proceso identificando las entradas, salidas y los puntos críticos de un proceso. Asimismo, recogen los movimientos que se producen y la forma de actuar ante cualquier hecho que se produzca.

1.6.2. Características, tipos, simbología, diseño y elaboración Los flujogramas contienen símbolos relacionados entre sí mediante flechas que indican la dirección del proceso. Tienen las siguientes utilidades: • Comprender el funcionamiento de un proceso.

• Facilitar el diseño de nuevos procesos.

• Permitir la comunicación entre las personas que intervienen en el proceso.

• Divulgar, de manera gráfica, la información sobre el contenido de los procesos.

A continuación, se van a analizar los distintos tipos de flujogramas existentes.

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• Flujograma vertical o gráficos de análisis del proceso: representa una lista secuencial de operaciones ordenadas de arriba abajo. Aparecen columnas y líneas donde se encuentran los símbolos.

• Flujograma horizontal: la secuencia de operaciones ordenados de izquierda a derecha. Se suelen utilizar para resaltar a los participantes en el proceso.

• Flujogramas de bloques: el procedimiento se representa mediante unos bloques relacionados. La simbología que aparece es más completa.

En el siguiente cuadro se muestra la simbología contenida en los flujogramas.

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Este es un ejemplo de un flujograma vertical:

Fuente: manualdeprocedimientoscolgesan.wordpress.com

Para elaborar un flujograma, es preciso tener en cuenta que el gráfico debe responder a las siguientes preguntas: • ¿Qué es lo que se hace?

• ¿Quién lo hace?

• ¿Cuándo lo hace?

• ¿Cómo lo hace?

• ¿Qué documentación se genera?

De esta forma, a través de la visualización del mapa se puede interpretar todo el proceso que refleja el flujograma sin necesidad de texto explicativo alguno.

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Es preciso establecer unos mecanismos que, de forma periódica, verifiquenque los procedimientos que se están siguiendo se corresponden con los que realmente se están siguiendo en la organización.

Una forma eficaz de verificar el cumplimiento es establecer auditorías periódicas que sigan la traza de varios documentos tomados de forma aleatoria para verificar que todo el proceso desde su generación hasta el momento de la auditoría es correcto. De no ser así, habrá que determinar el origen del error y rectificarlo antes de proceder a dar publicidad sobre los errores detectados y su rectificación para que no se vuelvan a producir.

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Resumen

A lo largo de este capítulo hemos estudiado los distintos tipos de archivos según diferentes criterios, puesto que no todos los archivos tienen la misma razón de ser ni requieren los mismos tratamientos.

Entre los criterios a seguir para almacenar los documentos en un archivo hemos mencionado los criterios alfabético, numérico, alfanumérico, temático, geográfico y cronológico.

A continuación, desde la diferenciación clara de un archivo en papel e informático, se han desarrollado las posibilidades de conservación de ambos tipos de archivos, destacando, en el caso de los archivos informáticos herramientas como el disco duro, el pen drive y el DVD, destacando la importancia de realizar copias de seguridad frecuentemente.

Es importante resaltar que cada organización debe organizar tanto su archivo como todo el proceso documental según sus características y necesidades. Por ello, la organización debe crear un protocolo de actuación que sea conocido por todas las personas que han de hacer uso de cualquier documentación.

En materia de archivo es necesario hacer hincapié en la importancia del Manual de archivo, documento que refleja la forma de realizar todo el proceso de archivo del documento. También es denominado manual de tareas.

La existencia de este documento asegura el trato único del archivo por parte de todas las personas que han de acceder al mismo, puesto que establece y difundo los procedimientos, normas y directivas.

Por otro lado, hemos realizado un análisis del flujograma. Se define el flujograma como la representación gráfica de una secuencia de actividades de un proceso. Son un conjunto de símbolos que representan las fases dentro de un proceso simplificando la interpretación del proceso identificando las entradas, salidas y los puntos críticos de un proceso. Del mismo modo, recogen los

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movimientos que se producen y la forma de actuar ante cualquier hecho que se produzca.

La interpretaciรณn de estos flujogramas es bรกsica para comprender el ciclo de la documentaciรณn dentro de la empresa a partir del documento.

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Actividades Test 1) Un archivo, según su ubicación, puede ser: a) Centralizado o descentralizado. b) Definitivo o activo. c) En papel o digital.

2) Un disco duro: a) Es extraíble y manejable. b) Tiene gran capacidad. c) Se encuentra en un ordenador de sobremesa exclusivamente.

3) Un acceso rápido al fichero, es posible: a) A través de su utilización constante. b) Mediante su digitalización. c) Mediante la formación del personal responsable de la conservación.

4) Los símbolos de un flujograma representan: a) Los momentos de un proceso. b) Las personas que realizan las acciones en los distintos momentos del proceso. c) Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.

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5) El manual de archivo también se denomina: a) Flujograma. b) Manual legal. c) Manual de tareas

Verdadero o falso 1) Existe obligación de guardar los documentos empresariales de forma indefinida.

2) Un sistema de archivo común para todas las organizaciones, simplifica su elaboración y facilita su interpretación.

3) Los flujogramas se componen de símbolos que representan los distintos procesos.

4) Los flujogramas facilitan la comunicación entre personas y entre departamentos.

5) En el flujograma quede quedar claro la documentación que se genera a lo largo del proceso.

Rellenar huecos 1) Un _______ es un conjunto de documentos ordenado que una persona, sociedad o institución produce en el ejercicio de sus funciones o actividades.

2) Los archivos que concentran la documentación en un solo lugar se denominan _______.

3) La documentación que no se consulta nunca y de la que ya no hay obligación de conservar se conserva en el archivo ______.

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4) La representación gráfica de una secuencia de actividades de un proceso es un ________.

5) El flujograma ______sesuele utilizar para resaltar a los participantes en el proceso

Caso práctico La empresa MIGOP SL necesita organizar un archivo con documentación que tiene parte en papel, la más antigua, y otra parte digitalizada. Entre la documentación, se encuentran documentos relativos a los departamentos financieros, comercial y de Recursos Humanos.

Con lo aprendido durante este capítulo, aporte ideas y soluciones para crear un archivo que sea operativo y cuyo acceso sea conocido por todos los miembros de la empresa: • Representa mediante un diagrama de flujo el proceso descrito.

• Aplica un índice referenciado a los distintos tipos de documentos y formularios propuestos.

• Determina la codificación de documentos, formularios e intervinientes en un proceso tipo.

• Explica las distintas fases correspondientes a procesos tipo de intercambio de información, a partir de flujogramas tipo.

• ¿Qué criterios utilizarías para documentos como facturas, albaranes, contratos, etc.?

• Establece un sistema de control para verificar el cumplimiento del proceso.

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