UF0327 Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto

UF0327

recopilaciรณn y tratamiento de la informaciรณn con procesadores de texto

Datos del autor

José Ramón Santos Dios es Diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad de Vigo y Graduado Superior en TIC por la Universidad de Santiago de Compostela, recientemente ha finalizado el Máster en Software Libre por la UOC. Desde el año 2003 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las principales empresas de formación de la comunidad autónoma de Galicia.

En la actualidad, combina su profesión de docente con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos y la elaboración de manuales relacionados con certificados de profesionalidad, también el desarrollo del diseño y programación web ocupa parte de su actividad profesional.

Ficha Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto.

Administración y gestión.

1ª Edición Certia Editorial, Pontevedra, 2019 Autor: José Ramón Santos Dios Formato: 170 x 240 mm

Recopilación y tratamiento Administración y gestión

texto.

• 400 páginas.

de la información con procesadores de

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2019, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-17328-29-0 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 790-2019 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

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Duración horas módulos formativos

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UF0325: Organización de reuniones y eventos.

UF0326: Organización de viajes nacionales e internacionales.

UF0327: Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto.

UF0328: Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica de documentos UF0329: Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas.

UF0330: Interpretación de las actividades orales y escritas de asistencia a la dirección en lengua inglesa.

UF0331: Interacciones orales en el entorno empresarial.

UF0332: Elaboración de documentación socioprofesional.

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UF0324: Gestión del tiempo, recursos e instalaciones.

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MF0984_3: Inglés profesional para la asistencia a la dirección.

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MF0985_2: Lengua extranjera profesional distinta del inglés para la asistencia a la dirección.

MP0076: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

140

MF0986_3: Elaboración, tratamiento y presentación de documentos de trabajo.

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MF0983_3: Gestión de reuniones, viajes y eventos.

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Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

MF0982_3 Administración y gestión de las comunicaciones de la dirección

H. Q

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0108) ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

Área profesional: Gestión de la información y comunicación

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

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MF0987_3: Gestión de sistemas de información y archivo

MF0988_3: Gestión de documentación jurídica y empresarial

MF0980_2: Gestión auxiliar de personal.

MF0979_2: Gestión operativa de tesorería.

MP0113: Prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad

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MF0986_3: Elaboración, tratamiento y presentación de documentos de trabajo

Duración horas módulos formativos

UF0327 Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto UF0328 Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica en documentos.

UF0329 Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas UF0347: Sistemas de archivo y clasificación de documentos UF0348: Utilización de las bases de datos relaciones en el sistema de gestión y almacenamiento de datos UF0522 Marco organizativo y normativo de las Administraciones Públicas y de la Unión Europea.

UF0523 Gestión de la documentación de constitución y de contratación de la empresa.

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Horas

MF0982_3: Administración y gestión de las comunicaciones de la dirección.

H. Q

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD ((ADGG0308) ASISTENCIA DOCUMENTAL Y DE GESTIÓN EN DESPACHOS Y OFICINAS (RD 645/2011 de 9 de mayo)

Área profesional: Gestión de la información y comunicación

Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

Índice INTRODUCCIÓN.................................................................................. 17

Unidad didáctica 1

1. Recopilación de la información con procesadores de texto................ 23 1.1. Metodologías de búsqueda de información..............................................25 1.2. Identificación de fuentes de información especializada: sitios web, institucionales, páginas personales, foros y grupos de noticias..............28 1.3. La recuperación de la información.............................................................33 1.3.1. Manejo de las herramientas de recuperación de la información......................................................................................33 1.3.2. Motores de búsqueda generales....................................................35 1.3.3. Motores de búsqueda especializados...........................................41 1.3.4. Pasarelas y bibliotecas virtuales.....................................................45 1.3.5. Directorios y catálogos temáticos.................................................46 1.4. Selección, discriminación y valoración de la información......................48 1.4.1. Criterios de evaluación de la calidad de las fuentes de información......................................................................................48 1.5. Búsqueda de documentos............................................................................53

9

1.5.1. Especificación de una vía de búsqueda.......................................54 1.5.2. Uso de comodines para especificar parte de un nombre de archivo..............................................................................................56 1.5.3. Especificación de criterios de búsqueda avanzados..................58 1.5.4. Búsqueda de archivos en base a la información del resumen..63 1.5.5. Visualización de otra información...............................................64 1.5.6. Trabajo con múltiples archivos.....................................................65 1.6. Ética y legalidad.............................................................................................68 1.6.1. Normas sobre propiedad intelectual............................................69 1.6.2. Derechos de autor...........................................................................70 1.6.3. Protección de datos........................................................................72 1.7. Presentación de información con tablas...................................................74 1.7.1. Creación de una tabla.....................................................................75 1.7.2. Propiedades: añadir bordes y sombreado, combinación de celdas.................................................................................................77 1.7.3. Importación, vinculación y exportación de tablas.....................81 1.7.4. Edición de una tabla: movimiento entre registros, agregaciones, eliminaciones, búsquedas y reemplazos de datos, copias, cortes y pegados de datos..........................................................................83 1.7.5. Relaciones entre las tablas..............................................................89 1.7.6. Los índices.......................................................................................97 1.7.7. Formato y fórmulas; conversiones de texto y tablas.................98 1.7.8. Personalización de la vista Hoja de datos: visualización, ocultación, cambio altura de filas y columnas, desplazamiento e inmovilización............................................................................... 104

10

1.7.9. Impresión de una hoja de datos................................................. 111 1.8. Gestión de archivos y bancos de datos................................................... 114 1.8.1. Creación de una base de datos................................................... 115 1.8.2. Apertura, cierre, compactación y reparación de una base de datos............................................................................................... 117 1.8.3. Cifrado y descifrado de una base............................................... 120 1.8.4. Conversión de una base de datos.............................................. 123 1.9. Grabación de archivos en distintos formatos........................................ 128 1.9.1. Solo texto...................................................................................... 129 1.9.2. Enriquecidos................................................................................. 129 1.9.3. Web................................................................................................. 130 1.9.4. Imágenes....................................................................................... 132 1.9.5. Sonidos.......................................................................................... 133 1.9.6. Videos............................................................................................ 134 1.10. Protección de archivos............................................................................. 135 1.11. Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas................ 138

UNIDAD DIDÁCTICA 2

2. Mecanografía. Técnicas específicas para el asistente a la dirección.............................................................................................. 145 2.1. Composición del teclado........................................................................... 147

11

2.1.1. Mayúsculas.................................................................................... 149 2.1.2. Signos ortográficos...................................................................... 149 2.1.3. Signos numéricos......................................................................... 150 2.1.4. Tabuladores................................................................................... 151 2.2. La técnica dactilográfica............................................................................ 151 2.2.1. Línea dominante........................................................................... 152 2.2.2. Línea inferior................................................................................ 153 2.2.3. Línea superior............................................................................... 154 2.3. Configuración del teclado......................................................................... 154 2.4. La trascripción de textos. Fórmulas, jergas, idiomas y galimatías....... 157 2.5. Ergonomía postural. Posición del cuerpo, brazos, muñecas y manos........................................................................................................... 159 2.6. El dictado. La toma de notas.................................................................... 161 2.6.1. Volcado de voz y grabaciones.................................................... 162

UNIDAD DIDÁCTICA 3

3. Tratamiento de la información con procesadores de texto............... 165 3.1. El aspecto de los caracteres...................................................................... 167 3.1.1. El tipo de letra.............................................................................. 168 3.1.2. El tamaño de letra........................................................................ 168

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3.1.3. Incorporación de efectos a las letras......................................... 168 3.2. El aspecto de un párrafo........................................................................... 169 3.2.1. La alineación................................................................................. 169 3.2.2. El interlineado.............................................................................. 170 3.2.3. Espacio anterior y posterior....................................................... 170 3.2.4. Sangrías en el texto...................................................................... 172 3.2.5. Trabajo con tabuladores.............................................................. 174 3.2.6. Trabajo con la regla...................................................................... 175 3.2.7. Listas numeradas. Cambio de estilo.......................................... 176 3.2.8. Viñetas. Cambio de estilo........................................................... 178 3.3. Formato del documento........................................................................... 179 3.3.1. Auto-formato................................................................................ 181 3.3.2. Autocorrección. Revisión de un documento. El corrector ortográfico y gramatical. El diccionario de sinónimos. Uso de «Contar palabras»......................................................................... 182 3.3.3. Formateo de columnas: creación de columnas, cambio del número de columnas dentro de un documento, inserción de cambios de sección, creación de columnas en cada sección, cambio de anchura de las columnas con la regla, secciones de formatos........................................................................................ 188 3.4. Aplicación de manuales de estilo............................................................. 190 3.4.1. Los estilos: puesta del borde a un párrafo, aplicación de un estilo a un texto, la galería de estilos, la creación de estilos basados en otros estilos y uso de auto-formato en segundo plano............................................................................................... 191 3.4.2. Diseño de una página: notas al final y al pie del documento,

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formatos avanzados de caracteres, marcadores-inserción y uso-, referencias cruzadas, títulos, índices, incorporación de números de página, cabeceras y creación de páginas opuestas.............. 198 3.4.3. Tablas de contenido..................................................................... 210 3.4.4. Tablas de ilustraciones................................................................. 213 3.4.5. Mapa del documento................................................................... 216 3.4.6. Documentos maestros................................................................ 216 3.5. Edición de textos....................................................................................... 218 3.5.1. Búsqueda y sustitución de textos............................................... 220 3.5.2. Configuración de encabezados y pies de página..................... 221 3.5.3. Configuración de notas a pie de página en secciones diferentes de texto.......................................................................................... 223 3.6. Inserción en ediciones de texto de.......................................................... 225 3.6.1. Tablas............................................................................................. 225 3.6.2. Gráficos......................................................................................... 226 3.6.3. Organigramas............................................................................... 227 3.6.4. Rótulos (WordArt)....................................................................... 228 3.6.5. Ecuaciones.................................................................................... 231 3.6.6. Objetos e imágenes...................................................................... 232 3.6.7. Aplicación y ajustes de los formatos de imágenes u otros objetos insertados........................................................................ 235 3.6.8. Gestión de hipervínculos............................................................ 236 3.7. Documentos profesionales....................................................................... 237 3.7.1. Creación y uso de plantillas, y tareas automatizadas. Uso de un

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asistente para cartas, creación de un nuevo documento basado en una plantilla, creación de una agenda con el asistente...... 238 3.7.2. Modo de trabajo en la modalidad de esquema: aumento y disminución de títulos, visualización de partes específicas del esquema, visualización de niveles de títulos específicos, expansión y contracción de títulos, visualización del texto independiente, traslado de bloques de texto, aplicación de la numeración de esquema, creación de una tabla de contenido........................................................................ 250 3.7.3. Creación de un informe personalizado: el asistente para informes, creación de un informe (en columnas, tabular o justificado), creación de un autoinforme, cambiar formato predeterminado de un autoinforme, creación de un informe de etiquetas postales, e imprimir un informe................................ 260 3.8. Creación de formularios........................................................................... 272 3.8.1. El asistente para formularios...................................................... 273 3.8.2. Creación de un formulario: en columnas, tabulación, hojas de datos o justificado........................................................................ 276 3.8.3. Creación de formularios que incluye un subformulario........ 281 3.8.4. Creación de un auto-formulario................................................ 284 3.8.5. Cambio de formato predeterminado de un autoformulario..................................................................................... 285 3.8.6. Apertura, cierre, cambio, almacenamiento, eliminación e impresión de un formulario........................................................ 290 3.8.7. Uso de filtros en formularios: tipos de filtros, creación de filtros avanzados, guardado de un filtro como una consulta, edición y eliminación de un filtro, uso de una consulta existente como filtro.................................................................................... 296 3.9. Combinación de diferentes documentos de correspondencia............ 299

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3.9.1. Combinaciรณn de documentos. Tรฉcnicas bรกsicas..................... 300 3.9.2. Creaciรณn de una fuente de datos. Introducciรณn de los registros de datos.......................................................................................... 301 3.9.3. Trabajo con documentos principales. Inserciรณn de nombre de campo en el documento principal............................................. 303 3.9.4. Personalizaciรณn de documentos mediante campos................ 304 3.9.5. Creaciรณn de etiquetas................................................................... 309 3.9.6. Asociaciรณn de una fuente de datos existente........................... 312 3.10. Comparaciรณn y control de documentos................................................ 313 3.11. Impresiรณn de textos.................................................................................. 315 3.11.1. Configuraciรณn de la impresora................................................... 316 3.11.2. Inserciรณn de saltos de pรกgina..................................................... 318 3.11.3. Reducciรณn de la extensiรณn de un documento.......................... 319 3.11.4. Control de impresiรณn.................................................................. 323 3.11.5. Procedimientos de impresiรณn de textos y archivos................. 324 3.12. Inter-operaciones entre aplicaciones...................................................... 327

resumen final............................................................................... 349 actividades..................................................................................... 351 autoEVALUACIร N FINAL.............................................................. 387

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soluciones...................................................................................... 393

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 395

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Introducción El manual UF0327. Elaboración, tratamiento y presentación de documentos de trabajo forma parte del módulo formativo «MF0986_3: Elaboración, tratamiento y presentación de documentos de trabajo», del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales, y es la primera unidad formativa de la unidad de competencia «ADG309_3 Asistencia a la dirección».

A lo largo del primer capítulo del manual, estudiaremos todas las metodologías relacionadas con las fuentes de información y la búsqueda y recopilación de datos, así como su manejo mediante aplicaciones informáticas como el procesador de textos, bases de datos u hojas de cálculo. También veremos las normas y derechos más importantes que regulan conceptos relacionados con la recopilación de la información, como son la propiedad intelectual, derecho de autor o la protección de los datos, en el siguiente capítulo profundizaremos en la materia de la mecanografía, aprendiendo la configuración y composición del teclado, así como las técnicas dactilares y de digitalización que nos permitan utilizar un teclado para la introducción de datos de la forma más eficiente posible.

Por último, profundizaremos en la realización de documentos profesionales de texto con Microsoft Word, viendo las características más importantes como son el formateo de textos, insertar diferentes elementos como imágenes, textos WordArt, tablas, estilos, encabezados y pies de página, impresión de documentos etc. Además, propondremos una serie de tareas y ejercicios teórico-prácticos para poner a prueba los conocimientos adquiridos a lo largo del manual.

Este manual te permitirá adquirir las siguientes capacidades y criterios de evaluación: • C1: Analizar las distintas fuentes de información internas y externas en las organizaciones, en función de su disponibilidad, facilidad y utilidades de acceso, y el tipo de información requerida en los documentos habituales del ámbito profesional específico. o CE1.1 Analizar los distintos documentos profesionales de gestión en ámbitos profesionales específicos identificando el tipo de

UF0327. Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto

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información requerida en cada caso. o CE1.2 Identificar las distintas fuentes de información de que disponen las organizaciones comparando la eficiencia de cada una en cuanto a coste, accesibilidad, confiabilidad y disponibilidad de la información. o CE1.3 Analizar los modos de acceso más rápidos y precisos a las fuentes de información -buscadores, motores de búsqueda, directorios, metabuscadores, portales, otros-. o CE1.4 Identificar las fuentes de información según los criterios de calidad y aplicabilidad de los conceptos de autorregulación, fiabilidad y utilización. o CE1.5 En un caso práctico debidamente caracterizado, en el que se proporcionan diferentes asuntos estandarizados de carácter profesional que requieren ser documentados: -

Identificar la información central y accesoria que requiere cada asunto determinado.

- Establecer los objetivos de búsqueda de acuerdo con las necesidades de información detectadas.

-

Determinar las fuentes de información -Internet, archivos, prensa, u otras donde localizar la información.

-

Identificar las ventajas e inconvenientes de las fuentes más usuales, nivel de accesibilidad y confiabilidad, resolviendo la tensión entre esfuerzo y viabilidad.

-

Describir el proceso de búsqueda más adecuado para cada tipo de información.

-

Organizar las fuentes de información con criterios que mejoren su localización y acceso posterior.

o CE1.6 En un caso práctico convenientemente caracterizado, en el que se precisa información para la elaboración de un informe u otro documento tipo: 20

UF0327. Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto

-

Identificar la fuente de información más adecuada y fiable al tipo de información necesaria.

- Distinguir en el proceso de búsqueda entre navegadores, motores de búsqueda, directorios, metabuscadores, portales u otros términos análogos.

-

Establecer los criterios de búsqueda avanzada más adecuados para restringir al máximo la obtención de información relevante.

-

Analizar y contrastar la información obtenida de las distintas fuentes.

- Organizar la información obtenida de manera ordenada, facilitando y agilizando el posterior acceso a la misma.

• C2: Aplicar técnicas mecanográficas con precisión, velocidad y calidad de escritura al tacto, transcribiendo textos complejos a través de aplicaciones informáticas específicas. o CE2.1 Identificar la composición y estructura de un teclado convencional. o CE2.2 Reconocer la técnica dactilográfica, estableciendo las diferencias entre las distintas formas de configuración del teclado y usándolo con precisión. o CE2.3 Analizar y valorar la importancia de la postura corporal ante el teclado -posición del cuerpo, brazos, muñecas y manos-, para adquirir velocidad y prevenir riesgos contra la salud. o CE2.4 Utilizar con agilidad y precisión los componentes de un teclado convencional. o CE2.5 Definir de forma precisa el funcionamiento de las teclas auxiliares: Mayúsculas, signos ortográficos, signos numéricos, tabuladores u otras. o CE2.6 Transcribir textos complejos propuestos -fórmulas, jergas, idiomas, galimatías, u otros-, notas tomadas al dictado, volcado de voz, grabaciones u otros soportes, con rapidez, precisión y un

UF0327. Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto

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perfecto manejo del teclado tanto numérico como alfanumérico. o CE2.7 En casos prácticos debidamente caracterizados de copia o dictado de diversos textos complejos: -

Utilizar con precisión la línea dominante, la línea inferior y la línea superior.

-

Utilizar con precisión el resto de caracteres del teclado.

-

Utilizar adecuadamente el teclado numérico.

- Desarrollar una destreza suficiente para alcanzar entre trescientas y trescientas veinticinco pulsaciones por minuto con un nivel de error del diez por ciento.

-

Adoptar una posición adecuada en relación con la ergonomía postural.

• C3: Sintetizar la información relevante, guardándola en los formatos de documentos y soportes más adecuados al tipo de datos que contenga, con rapidez y precisión, para facilitar su tratamiento informático posterior. o CE3.1 Precisar los principios, fases y características del proceso de síntesis -determinación de objetivos, distinción de lo general y lo particular, criterios de discriminación, captación, selección e integración, valoración de la información, otras-. o CE3.2 Determinar los criterios de evaluación de la confiabilidad, validez o pertinencia, y niveles de profundidad en el tratamiento de la información obtenida -fuente de que proviene contrastada, fecha de actualización, otras-. o CE3.3 Identificar los diferentes formatos y soportes que pueden adoptar los distintos tipos de documentos, en función del tipo de información que van a contener y la utilidad posterior de los mismos. o CE3.4 En un caso práctico convenientemente caracterizado, en el que se proporciona información básica para su ampliación y síntesis, sobre un asunto concreto relacionado con el ámbito profesional 22

UF0327. Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto

específico: -

Establecer objetivos de indagación claros y concisos.

- Localizar toda la información disponible sobre el asunto propuesto y sus fuentes.

-

Analizar, comparar y distinguir la información obtenida de las distintas fuentes aplicando criterios de selección, integración y organización racionales.

- Distinguir los hechos de las opiniones en la información obtenida.

- Sintetizar la información, distinguiendo lo general de lo particular, y recogiendo los datos más relevantes de cada fuente.

-

Guardar la información en los formatos más convenientes para su tratamiento o edición posterior.

-

Realizar un informe comparativo o documentado, sobre la base de las distintas informaciones obtenidas, -amplio, exacto y veraz-, validando la información con racionalidad y según el objetivo establecido.

• C4: Incorporar las informaciones y objetos obtenidos y registrados a documentos valorativos, de comunicación o decisión, de forma organizada, con corrección y ausencia de inexactitudes, a través de la aplicación informática específica y, de acuerdo con el diseño y formato establecidos. o CE4.1 Clasificar los tipos de documentos habituales en el ámbito profesional específico -cartas, informes, oficios, saludas, certificados, memorandos, autorizaciones, avisos, circulares, comunicados, notas interiores, solicitudes u otros-, de acuerdo con su diseño y formato. o CE4.2 Identificar las principales aplicaciones de procesamiento de información -procesadores de texto, hojas de cálculo, programas de autoedición, presentaciones, animación, otras- en función de los tipos de documentos y datos a procesar.

UF0327. Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto

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o CE4.3 Determinar las principales prestaciones y procedimientos de las diferentes aplicaciones precisando sus similitudes y diferencias. o CE4.4 Identificar los procedimientos habituales de introducción y transferencia de contenidos de archivos diferentes entre distintas aplicaciones, para integrarlos en un único documento. o CE4.5 En supuestos convenientemente caracterizados, de introducción de datos en documentos o informes tipo: -

Identificar la aplicación más apropiada al tipo y objetivos del documento, para la introducción de datos.

-

Diseñar los diferentes estilos a aplicar a cada parte del documento y las plantillas y/o formularios que deben contenerlos.

-

Incorporar toda la información de manera rápida y precisa, sin errores, en los formatos o estilos diseñados más adecuados.

-

Organizar toda la información de manera ordenada a través de índices, esquemas, tablas de contenidos u otras utilidades disponibles a tal efecto.

-

Guardar el documento en los formatos apropiados para su uso posterior, y reproducirlo en los soportes adecuados -físicos o digitales- para su presentación física.

o CE4.6 En supuestos suficientemente caracterizados de realización de documentación personalizada, con información base en distintos formatos:

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-

Identificar los documentos que contienen los datos personales de los destinatarios de la documentación.

-

Obtener documentos combinados integrando en un documento base la información personalizada.

UF0327. Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto

UNIDAD

1

Recopilación de la información con procesadores de texto

Contenido 1.1. Metodologías de búsqueda de información 1.2. Identificación de fuentes de información especializada: sitios web, institucionales, páginas personales, foros y grupos de noticias 1.3. La recuperación de la información 1.4. Selección, discriminación y valoración de la información 1.5. Búsqueda de documentos 1.6. Ética y legalidad 1.7. Presentación de información con tablas 1.8. Gestión de archivos y bancos de datos 1.9. Grabación de archivos en distintos formatos 1.10. Protección de archivos 1.11. Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas

UF0327. Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto

25

En el presente tema veremos las principales técnicas y herramientas para buscar y recopilar información de diferentes fuentes, como nuestro propio ordenador o Internet, para su posterior volcado en un procesador de textos.

Las herramientas de búsqueda de información nos proporcionan diferentes mecanismos para encontrar archivos y carpetas en nuestro sistema o Internet, pero es importante nombrar adecuadamente estos elementos cuando los creamos y recopilamos para que sea más sencilla su búsqueda y ordenación posterior.

Además, veremos las técnicas de recopilación, ordenación, consulta y gestión de datos por medio de las aplicaciones ofimáticas más utilizadas, como son los procesadores de texto, las hojas de cálculo y las bases de datos.

Disponemos de diferentes metodologías de búsqueda que nos proporcionan procedimientos sistemáticos para gestionar las fuentes de información y recopilarlas adecuadamente.

1

.1. Metodologías de búsqueda de información

La búsqueda de información es un proceso complejo en el que intervienen diferentes elementos relacionados entre sí. El tipo de fuentes de información que debemos consultar (enciclopedias, estadísticas, libros, artículos de revista, etc.) viene determinado por la finalidad de la búsqueda y el tema sobre el que tenemos que localizar información, así como los recursos que nos permiten acceder a ellas.

Internet, a través de los buscadores como Google, las redes sociales o los portales temáticos como YouTube, se han convertido en la fuente principal de consulta de información masiva, debido a la enorme abundancia de información y la facilidad de acceso y publicación en la red, lo que nos permite contrastar la información y asegurarnos de su fiabilidad. No obstante, debemos tener en cuenta la cantidad de información incorrecta o falsa que circula por la red, de manera que tendremos que utilizar una metodología precisa para asegurarnos de que la recuperación de información sea de forma fiable y contrastada.

UF0327. Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto

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Pero esta información masiva de diferentes fuentes que nos ofrece la red exige que nuestras búsquedas deban ser más precisas y eficaces, para conseguir los resultados más exactos y adecuados a nuestras necesidades de información.

Como paso previo a realizar una búsqueda, debemos tener en cuenta los siguientes principios: • Cuando realizamos una búsqueda de información, esta viene motivada por diferentes razones como los académicos, profesionales, lúdicos, etc.

Estos motivos serán fundamentales en la estrategia que desarrollaremos a la hora de realizar la búsqueda.

• Disponemos de diferentes metodologías cuando realizamos búsquedas, por lo que no existe un único método de búsqueda ideal y generalizada para cada caso. Las diferentes metodologías que podremos aplicar estarán condicionadas por diferentes factores, como el tipo de consulta a realizar, la exactitud que se precisa de la información, las fuentes de datos, etc.

Cuando iniciamos un proceso de búsqueda de información, debemos realizar una serie de pasos: 1. Análisis y definición. En primer lugar, debemos analizar los motivos que nos han llevado a necesitar la información que estamos buscando, para, a continuación, establecer los objetivos de nuestra búsqueda, así como el fin al que está destinada, como un informe, tesis, trabajo de investigación, resumen, etc.

Los objetivos de la búsqueda serán determinantes en la selección del tipo y origen de fuentes a consultar, y si estas serán documentales, multimedia, estadísticas, numéricas, gráficas, etc.

Para ello, tendremos que enmarcar la búsqueda en un determinado ámbito del conocimiento, educativo, sociológico, estadístico, geográfico, histórico, medioambiental, económico; y establecer los criterios de búsqueda de manera científica, utilizando enciclopedias, monografías o manuales especializados, estableciendo una búsqueda bibliográfica de la información a estudiar, etc.

2. Nivel y cobertura. Antes de comenzar la búsqueda debemos delimitar el ámbito temporal y geográfico de la misma, así como el número de lenguas

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UF0327. Recopilación y tratamiento de la información con procesadores de texto

en las que realizaremos la búsqueda. El ámbito temporal establecerá el período temporal sobre el que realizaremos dicha búsqueda, el geográfico delimitará el nivel local, comarcal, nacional o global de la búsqueda, así como los idiomas utilizados en ella.

También delimitaremos los tipos de documentos que utilizaremos en la búsqueda, como monografías, tesis, ponencias, catálogos, bases de datos, etc.

3. Selección de las fuentes. Una vez definido el objetivo de la búsqueda y su nivel de cobertura, podemos seleccionar las fuentes de información ya que estas variarán dependiendo de los dos aspectos anteriormente citados. Existen búsquedas de carácter multidisciplinar, que recogen información de varias disciplinas, y otras especializadas en una sola disciplina.

4. Elaboración de la estrategia. Una vez que tenemos designadas las fuentes de información que vamos a utilizar en el proceso de búsqueda, ya podemos establecer una estrategia de búsqueda, en la que aplicaremos varias operaciones hasta conseguir nuestros objetivos.

Esta estrategia de búsqueda estará formada por una serie de pasos: 1) Estableceremos un texto inicial que describa lo que deseamos buscar.

2) Identificaremos los conceptos que mejor representen la información que deseamos buscar.

3) Estableceremos términos sinónimos o complementarios u otros relacionados con la información a buscar.

4) Indicaremos las relaciones entre los conceptos seleccionados.

5) A continuación, realizaremos la búsqueda y analizaremos los resultados.

5. Valoración de los resultados. Una vez recopilados los resultados de nuestra búsqueda, es hora de realizar una revisión de toda la información recopilada, excluyendo la información irrelevante y analizando si

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disponemos de toda la información necesaria para cumplir nuestros objetivos o si necesitamos realizar nuevas búsquedas.

6. Gestión de la información. Una vez analizados los resultados, debemos gestionar de forma adecuada la información relevante para nuestros objetivos, conocer las opciones de guardado y recuperación de dicha información, qué alternativas disponemos para almacenarla y realizar posteriores consultas.

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.2. Identificación de fuentes de información especializada: sitios web, institucionales, páginas personales, foros y grupos de noticias Como todos sabemos existen diferentes medios y soportes para publicar información dependiendo del tipo, tratamiento, fin y destino que se le dé a la misma. Es importante conocer estas diferentes fuentes de información, así como los soportes en los que estas fuentes publican.

Las fuentes principales son todas las fuentes de información que contienen información original y no producto de la síntesis o resumen de otras fuentes.

Existen varios tipos: • Tesis doctorales: consisten en trabajos académicos sin fines comerciales, relacionados con la investigación, donde se realiza un completo estudio sobre un tema concreto.

• Publicaciones periódicas: consisten en publicaciones creadas en fascículos o capítulos y publicadas con una cierta periodicidad, que puede ser semanal, mensual, anual, etc. Normalmente son creadas por diferentes autores y suelen tratar sobre una temática. Suelen aportar información muy actualizada debido a la frecuencia de su publicación.

Algunas de las publicaciones periódicas más populares son periódicos, revistas o boletines.

• Monografías: consisten en un documento que contiene un estudio

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detallado y completo acerca de un tema determinado relativo a una disciplina concreta. Suelen contener información muy específica acompañada de la bibliografía que se ha utilizado para crearlo.

• Seminarios y congresos: consisten en reuniones de carácter científico y académico, donde se presentan una recopilación de trabajos relacionados con un tema o evento.

• Sitios web: las páginas web consisten en un soporte informático de Internet para publicar todo tipo de documentos. Un sitio web puede ser, por ejemplo, una página personal que una persona física crea para promocionar su marca personal, su negocio, dar a conocer su currículum online, etc. Asimismo, hoy en día todas las instituciones dan a conocer al usuario información, datos y formas de contacto en sus propios sitios webs.

Las fuentes secundarias contienen información organizada y sintetizada, producto del análisis, resumen y reorganización de las anteriores fuentes, llamadas primarias, que son las que contienen la información original. Son las siguientes: • Normas y patentes: son documentos técnicos creados por diferentes organizaciones públicas que contienen normas, reglamentos o directrices dirigidas a diferentes actividades con el objetivo de garantizar un determinado nivel de calidad en la elaboración de un producto o proceso industrial.

• Diccionarios y enciclopedias: consisten en una serie de documentos ordenados de forma alfabética y que contienen definiciones de términos relacionados con una materia.

• Catálogos de bibliotecas: es una fuente de documentos que posee una biblioteca, que contiene información acerca de la disponibilidad, descripción y ubicación de una obra dentro de la biblioteca. Los catálogos pueden ser muy útiles para buscar información de forma eficaz, ya que suelen ofrecer diferentes métodos de búsqueda, acceso y consulta.

• Bases de datos: consisten en colecciones ordenadas de datos de manera digital que nos permiten realizar consultas e informes de manera precisa y eficaz, y almacenarlos para su posterior uso. Estas bases de datos pueden contener información de diferente tipo, como recursos bibliográficos,

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artículos, colecciones de documentos como revistas o libros, etc.

• Publicaciones oficiales: son documentos editados por cualquier autoridad pública: los diarios oficiales, documentos, informes y anales parlamentarios y otros textos legislativos, las publicaciones e informes de carácter administrativo que emanen de los organismos gubernamentales, etc.

• Grupos de noticias: Los grupos son un servicio gratuito que permite que se creen foros de discusión que incluye grupos de noticias que se basan en intereses comunes. Con este sistema, los usuarios del grupo pueden enviar o recibir mensajes de una forma sencilla entre los diferentes participantes de los grupos.

• Foros: Los foros consisten en herramientas de comunicación asíncronos, es decir que no funcionan en tiempo real, donde los usuarios publican mensajes en torno a un tema decidido de antemano y suelen estar organizados en categorías y arbitrados por un administrador que vela por el cumplimiento de las reglas de dicho foro. Normalmente es necesario registrarse para participar en un foro de Internet en alguna de las plataformas que nos ofrecen este tipo de servicios.

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ACCESIBILIDAD

La accesibilidad de las fuentes de información generadas en los seminarios y congresos es heterogénea y dependerá de los autores y/u organización que presente dicho evento

La información disponible en estos eventos es gratuita pero solamente para sus miembros. Además, muchos de estos eventos tienen un coste, por lo que estas fuentes son las que disponen de un mayor elevado coste de entre las citadas hasta ahora

Sitios web

Seminarios y congresos

La información de las páginas web no tiene Los lenguajes de la web permiten ningún coste establecer niveles muy altos de accesibilidad. Existen diferentes lectores y navegadores accesibles en el mercado

Las mayoría de las monografías hoy en día están publicadas con formatos digitales, lo que permite una mejor accesibilidad a las mismas.

Existen diferentes tipos de licencias asociadas a las monografías, dependiendo del origen de su publicación, la mayoría de las monografías académicas son de licencia libre y no reportan ningún coste

Monografías

El formato de las publicaciones periódicas es heterogéneo, por lo que no podemos concretar su accesibilidad. En el caso de las publicaciones en papel, estas disponen de una baja accesibilidad, mientras que otras obras digitales utilizan formatos más accesibles

Las publicaciones periódicas pueden ser gratuitas y de acceso libre o mediante licencia, por lo que su coste puede variar dependiendo de la publicación. Los boletines Publicaciones periódicas oficiales y publicaciones académicas suelen ser gratuitas; algunos periódicos y revistas publican periódicamente determinados artículos bajo un precio.

Tesis doctorales

COSTE

El acceso a las tesis suele ser libre, por lo que Existen diferentes fuentes académicas el coste de acceso suele ser nulo de tesis doctorales en formato digital, fundamentalmente en formato PDF, lo que facilita su accesibilidad por medio de diferentes aplicaciones accesibles

CONFIABILIDAD

DISPONIBILIDAD

Los sitios web pueden ser elaborados La disponibilidad de la web es por cualquier autor con diferentes completa y en todo momento propósitos. Existe un elevado número de páginas web que contienen información falsa o fraudulenta, por lo que será necesario contrastar adecuadamente estas fuentes de información, así que su confiabilidad es baja

Su disponibilidad es limitada y normalmente restringida a los participantes en dichos eventos.

Algunas obras derivadas de los seminarios y congresos son publicadas de manera libre en la red, pero suelen ser una minoría

Aunque no tan abundantes como otras fuentes, también disponen de repositorios y portales donde se facilita su acceso, la mayoría de carácter académico

Lo mismo sucede con las monografías en cuanto a su confiabilidad: dependerá en gran medida del autor o autores de dicha fuente Normalmente los autores de los seminarios y congresos gozan de una alta reputación como expertos en la materia a exponer. Por lo tanto, estas fuentes de información gozan de un elevado prestigio en cuanto a su confiabilidad

Existen diferentes portales que se dedican a recopilar publicaciones periódicas, que suelen ser de acceso libre. Por otra parte, disponemos de más dificultades de acceso a las publicaciones sometidas a licencia privada

Las organizaciones académicas facilitan su búsqueda y descarga mediante repositorios de búsqueda organizada por título, autor, disciplina, etc. Por lo que la disponibilidad de las obras y su acceso suele ser muy elevado

La confiabilidad de las publicaciones periódicas es relativa y depende en gran medida de la fuente emisora de dicha publicación

Debido a su carácter académico y a la metodología científica utilizada en el proceso de elaboración, donde la obra comienza con la redacción del llamado «estado del arte», un apartado que refleja de manera exhaustiva los antecedentes en relación al tema tratado, podemos decir que tiene un alto grado de confiabilidad

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Foros

Grupos de noticias

Publicaciones oficiales

Bases de datos

Catálogos de bibliotecas

Diccionarios y enciclopedias

Normas y patentes

Las publicaciones oficiales están La confiabilidad de las publicaciones sometidas a normativa comunitaria es absoluta, al ser elaboradas por sobre accesibilidad. Por lo tanto, su organismos oficiales accesibilidad debe ser elevada por ley

Su disponibilidad es elevada. Los portales de la administración pública suelen proveer las publicaciones oficiales presentes y pasadas para todo los usuarios

Los foros son un servicio gratuito de Al basarse en lenguajes de la web De igual forma que los sitios web, los La disponibilidad suele ser elevada ya Internet, no tienen coste alguno disponen de niveles muy altos de contenidos de los foros pueden ser que se accede a ellas mediante la web accesibilidad elaborados por cualquier usuario con diferentes propósitos, por lo que su confiabilidad es baja

Los grupos de noticas son un servicio Al basarse en lenguajes de la web, De igual forma que los sitios web, los La disponibilidad suele ser elevada ya gratuito de Internet, no tienen coste alguno disponen de niveles muy altos de contenidos de los grupos pueden ser que se accede a ellas mediante la web accesibilidad elaborados por cualquier usuario con diferentes propósitos, por lo que su confiabilidad es baja

La mayoría de las publicaciones oficiales no tienen ningún coste; otras publicaciones oficiales más específicas llevan un precio regulado

La mayoría de las bases de datos de la red Las bases de datos utilizan un De la misma manera que los sitios web, La disponibilidad suele ser elevada ya son de acceso gratuito, aunque dependerá de formato digital estandarizado por lo las bases de datos pueden ser elaboradas que se accede a ellas mediante la web la fuente que su accesibilidad es elevada por cualquiera así que su confiabilidad es relativa

La disponibilidad de estos catálogos suele ser pública o suscrita a los miembros que pertenezcan a la biblioteca

La confiabilidad de los diccionarios y La disponibilidad es reducida ya que enciclopedias suele ser elevado aunque dependerá básicamente de pagar el dependerá del autor y editorial que los precio de la publicación produzca

catálogos son elaborados Los accesos a los catálogos de bibliotecas La accesibilidad a estos catálogos es Los son gratuitos, por lo que no reportan ningún heterogénea aunque suelen tener un por bibliotecarios y expertos en coste. alto nivel de accesibilidad documentación por lo que su confiabilidad será elevada

Los diccionarios y enciclopedias suelen La mayoría de las enciclopedias y llevar asociado un coste por la compra o diccionarios se publican en formato acceso a los mismos papel, por lo que su accesibilidad es muy reducida

Suelen incluir derechos reservados, por lo Normalmente están elaboradas en Las normas y patentes están sometidas Su disponibilidad es reducida y que normalmente hay que pagar un precio papel por lo que no poseen un alto a un rígido control por parte de solamente se podrá acceder a estas por acceder a estas fuentes, en algunos casos nivel de accesibilidad organismos oficiales, por lo que su fuentes mediante el pago por acceso este puede ser muy elevado confiabilidad es elevada

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.3. La recuperación de la información

La recuperación de la información consiste en un método mediante el cual podemos obtener una determinada información de una fuente documental para cubrir las necesidades de información de una persona o grupo. Los pasos para realizar la recuperación de información de una fuente documental son en primer lugar la localización de dichos recursos, a través de búsquedas, referencias, direcciones web, etc. Una vez localizados dichos recursos, tendremos que filtrarlos para obtener aquellos que realmente son relevantes para nuestros objetivos y, por último, llevaremos a cabo el acceso y grabación de los datos de dichos recursos.

Utilizaremos diferentes métodos para buscar y recuperar información según se trate de un sistema de hipertexto independiente, es decir un sistema no secuencial de información estructurada mediante enlaces o hipervínculos, como una base de datos dónde las consultas son más sencillas o de un sistema de hipertexto en red, que requieren grandes motores de búsqueda con enormes capacidades de computación.

Como todos sabemos, Internet contiene una cantidad inmensa de recursos de información; por lo tanto, es necesario disponer de herramientas eficaces para localizar y recuperar dichos recursos, mediante consultas a buscadores, directorios de información o bases de datos. Estas consultas o expresiones de búsqueda suelen constar de varios elementos como los operadores, o comandos especiales, como veremos más adelante. También tendremos que tener en cuenta el idioma que utilizaremos y el tipo de información que deseamos recuperar, como documentos de audio, imágenes, video o documentos de texto.

1.3.1. Manejo de las herramientas de recuperación de la información Las herramientas de recuperación de información nos ayudan a realizar las búsquedas dentro de una red de información. Estas herramientas están formadas por los mapas de navegación, mapas temáticos, sumarios, índices y tablas de contenido y se utilizan para guiar e informar al usuario sobre el contenido de la información. Mediante ellas podemos personalizar nuestra búsqueda eligiendo nuestra propia ruta de consulta y navegación.

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Cuando realizamos búsquedas en Internet debemos utilizar otras herramientas más potentes, debido a la enorme cantidad de información, la descentralización, volatilidad y falta de homogeneidad en el formato de la información, las anteriores herramientas no son suficientes. Los principales métodos de recuperación o recopilación de información en Internet se basan en la utilización de las siguientes herramientas: • Búsqueda por navegación o exploración de la red, a través de los enlaces de la estructura de hipertextos. Este método consiste en acceder a una página web conocida sobre un tema y seguir los enlaces relacionados que nos proporciona.

• Directorios de información e índices temáticos: son páginas web que clasifican la información por materias y podemos acceder a ellos navegando por los directorios -o índices- y subdirectorios.

Como ejemplo de directorios de información tenemos el directorio de empresas españolas, que agrupa las direcciones web de las empresas organizadas por categorías:

https://www.informa.es/directorio-empresas/

• Motores de búsqueda: consisten en sistemas formados por un conjunto de servidores web que recopilan información de las webs por medio de un programa llamado «araña o spider». El principal modo de encontrar y jerarquizar información es por medio de las palabras clave que buscamos, el buscador ordenará los resultados de forma jerárquica.

El principal motor de búsqueda del momento es Google: https://www. google.es

Bing (anteriormente Live Search, Windows Live Search y MSN Search) es elbuscador web de Microsoft:https://www.bing.com

• Metabuscadores: consisten en un buscador web que utiliza varios motores de búsqueda de forma simultánea y, por tanto, combinan los resultados de diversas fuentes, utilizando diferentes técnicas para reordenarlos.

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Como ejemplos de metabuscadores podemos citar WebCrawler que

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combina la búsquedas de Google, Yahoo!, Bing,Ask.com, About.com, MIVA y LookSmart. http://www.webcrawler.com

1.3.2. Motores de búsqueda generales Los motores de búsqueda generales son los más comúnmente utilizados por la mayoría de los usuarios para encontrar resultados cotidianos. Suelen ser fáciles de usar, pero proporcionan resultados muy genéricos sobre un tema por lo que el número de resultados encontrados suele ser excesivamente alto. ask.com

Ask.com o Ask Jeeves es un motor de búsqueda de la empresa InterActiveCorporation. La idea inicial del buscador era la de mostrar un conjunto de respuestas a las preguntas que formularan los usuarios en lenguaje natural.

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Pero debido a la creciente popularidad de buscadores como Google o Yahoo, Ask comenzó a perder popularidad así que ha cambiado su tecnología para aceptar la búsqueda mediante palabras clave, así que en la actualidad se comporta como un metabuscador que utiliza otros buscadores para encontrar respuestas.

Alexa Internet

Alexa Internet es una filial de la empresa Amazon.com. Se trata de una herramienta que facilita información sobre el número de visitas que recibe un sitio web y los clasifica en un ranking. Además, realiza diferentes estadísticas sobre la cantidad de visitas y de los enlaces relacionados.

También se comporta como un asistente virtual que interactúa con el usuario y puede sincronizarse con otros dispositivos para realizar diferentes tareas.

Bing

Es el buscador web de Microsoft, conocido anteriormente como Live Search, Windows Live Search y MSN Search. Bing ha reemplazado a Yahoo! Search de Yahoo y se ha modernizado, integrando una lista de sugerencias de búsqueda en tiempo real y una lista de búsquedas relacionadas, mejorando el buscador de imágenes y vídeo, etc.

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DuckDuckGo

DuckDuckGo es un motor de búsqueda que analiza principalmente la información de sitios web importantes y de dominio público, como Wikipedia, para incrementar los resultados relevantes y mejorar la eficiencia de la búsqueda.

Además, el buscador cuida especialmente el aspecto de la privacidad del usuario al no registrar la información del usuario.

Google, el principal buscador de referencia hoy en día, utiliza un algoritmo de búsqueda patentado conocido como PageRank que jerarquiza los resultados de las búsquedas por palabra clave teniendo en cuenta varios aspectos siendo el más importante el número de enlaces que apuntan a la página indexada.

Para efectuar búsquedas en Google, hay que tener en cuenta varios aspectos:

• ¿Importan los acentos y las mayúsculas? Cuando realizamos búsquedas en google podemos utilizar indistintamente mayúsculas y minúsculas, ya que el buscador no diferencia las palabras clave escritas de una forma u otra. En español tampoco diferencia entre acentos diacríticos, diéresis ni la letra eñe.

• Búsquedas múltiples: OR Google permite realizar búsquedas en las que podemos encontrar una determinada palabra u otra. Para ello usaremos «OR» o «|».Por ejemplo, para buscar webs en las que aparezca «manual» e «informática», o bien «tutorial» e «informática»:

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