UF0035 Operaciones de caja en la venta

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Índice • INTRODUCCIÓN...............................................................................

• UNIDAD DIDÁCTICA 1. Caja y terminal punto de venta..................

1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta 1.1.1. Funcionamiento..............................................................................

1.1.2. Características..................................................................................

1.2. Sistemas tradicionales...................................................................................

1.2.1. Caja registradora..............................................................................

1.2.2. Datáfono..........................................................................................

1.3. Elementos y características del TPV..........................................................

1.4. Apertura y cierre del TPV...........................................................................

1.5. Escáner y lectura de la información del producto...................................

1.6. Otras funciones auxiliares del TPV............................................................

1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros)...............................................

1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV..............................................

1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta)........................................

RESUMEN.........................................................................................

AUTOEVALUACIÓN........................................................................

• UNIDAD DIDÁCTICA 2. Procedimientos de cobro y pago de las

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operaciones de venta.............................................................................

Datos del autor

2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago....................

2.1.1. Efectivo............................................................................................

Patricia Blanco Rivas es Diplomada en Gestión y Administración Pública por la Universidad de Vigo. y domiciliación bancaria........................................

2.1.2. Transferencia Desde el año 2005desecrédito ha dedicado la docencia, impartiendo acciones 2.1.3.

Tarjeta y débito.a............................................................ formativas relacionadas con la gestión, el marketing y la prevención de riesgos Pago contraempresas reembolso. laborales2.1.4. en las principales de.................................................................. formación de la Comunidad Autónoma de Galicia.

2.1.5. Pago mediante teléfonos móviles, u otros..................................

En año 2007 realiza el CAP por la Universidad de Vigo, formación que 2.1.6. enMedios de pago y seguridad comerciodeelectrónico. cumplimenta el año 2010 con online la acción formativadel “Formador formadores” en dónde accede a conocimientos relacionados con la elaboración de contenidos 2.2. Losy justificantes ............................................................................. didácticos la formaciónde e- pago. learning.

El recibo: elementos y características. ..........................................

En la2.2.1. actualidad, combina su profesión de docente con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos.

2.2.2.

Justificante de trasferencias...........................................................

2.3. Diferencias entre factura y recibo...............................................................

2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial 2.4. Devoluciones y vales....................................................................................

2.4.1. Normativa........................................................................................

2.4.2. Procedimientos internos de gestión.............................................

2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago............................................

2.6. Arqueo de caja...............................................................................................

2.6.1. Concepto y finalidad.......................................................................

2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV...............

RESUMEN.........................................................................................

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Ficha Operaciones de caja en la venta.

Comercio y marketing 1ª Edición Certia Editorial, Pontevedra, 2013 Autor: Patricia Blanco Rivas Formato: 170 x 240 mm

• 77 páginas.

Operaciones de caja en la venta. Comercio y marketing.

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2013, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-16019-11-3 Depósito legal: PO 578-2013 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: MorgueFile, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (COMV0108) ACTIVIDADES DE VENTA (RD 1377/2008, de 1 de agosto, modificado por el RD 1522/2011, de 31 de octubre)

Área profesional: Compraventa

Familia profesional: COMERCIO Y MARKETING

Índice • INTRODUCCIÓN............................................................................... 11

• UNIDAD DIDÁCTICA 1. Caja y terminal punto de venta.................. 13 1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta................................................................................................................15 1.1.1. Funcionamiento..............................................................................15 1.1.2. Características..................................................................................16 1.2. Sistemas tradicionales...................................................................................16 1.2.1. Caja registradora..............................................................................17 1.2.2. Datáfono..........................................................................................17 1.3. Elementos y características del TPV..........................................................18 1.4. Apertura y cierre del TPV...........................................................................20 1.5. Escáner y lectura de la información del producto...................................21 1.6. Otras funciones auxiliares del TPV............................................................22 1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros)...............................................22 1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV..............................................25 1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta)........................................27 RESUMEN......................................................................................... 31 AUTOEVALUACIÓN........................................................................ 33

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• UNIDAD DIDÁCTICA 2. Procedimientos de cobro y pago de las operaciones de venta............................................................................. 37 2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago....................39 2.1.1. Efectivo............................................................................................39 2.1.2. Transferencia y domiciliación bancaria........................................40 2.1.3. Tarjeta de crédito y débito.............................................................41 2.1.4. Pago contra reembolso...................................................................43 2.1.5. Pago mediante teléfonos móviles, u otros..................................43 2.1.6. Medios de pago online y seguridad del comercio electrónico. 44 2.2. Los justificantes de pago..............................................................................46 2.2.1. El recibo: elementos y características...........................................47 2.2.2. Justificante de trasferencias...........................................................47 2.3. Diferencias entre factura y recibo...............................................................48 2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial..........................................................................................48 2.4. Devoluciones y vales....................................................................................49 2.4.1. Normativa........................................................................................50 2.4.2. Procedimientos internos de gestión.............................................50 2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago............................................51 2.6. Arqueo de caja...............................................................................................52 2.6.1. Concepto y finalidad.......................................................................52 2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV...............53 RESUMEN......................................................................................... 57

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AUTOEVALUACIÓN........................................................................ 59

• EJERCICIOS........................................................................................ 65

• EVALUACIÓN FINAL........................................................................ 67

• BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFÍA......................................................... 75

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Introducción Una de las partes fundamentales del proceso de venta la encontramos en las operaciones de caja, ya que en ellas se van a realizar tareas relacionadas con el cobro de los productos o servicios.

Los vendedores deben conocer los terminales e instrumentos utilizados para realizar las operaciones de caja. El estudio de cada uno de ellos es crucial para desempeñar de forma correcta su labor. Existen mecanismos tradicionales, como las cajas registradoras, y mecanismos mucho más modernos que se apoyan de un sistema de software para facilitar el trabajo de los vendedores.

La incorporación de los códigos de barras y de la lectura de escáneres ha sido muy importante para el desarrollo de las operaciones de caja, haciendo mucho más ágil esta tarea y pudiendo, gracias a los sistemas de software, realizar inventarios a diario.

Los establecimientos comerciales utilizan, como meras estrategias de marketing, los vales y los descuentos comerciales. A la hora de establecer los sistemas de pago de los productos y servicios se debe tener en cuenta que, normalmente, éstos están registrados en las aplicaciones informáticas que realizan el cobro.

La utilización del terminal de punto de venta es crucial para desarrollar las operaciones de caja; por este motivo, es importante estudiar cuáles son las principales operaciones, tales como, por ejemplo, la apertura y el cierre de la caja.

Los compradores pueden optar por utilizar diferentes formas para pagar los productos o servicios que adquieren. Algunas de estas formas de pago son el pago en efectivo, el pago mediante trasferencia bancaria, el pago a través de domiciliación bancaria, el pago por tarjeta de crédito, etc.

Los establecimientos comerciales deben poner a disposición de los compradores justificantes de compra, que pueden tener forma de recibo, que no tiene connotaciones legales, o la factura, que sí que tiene obligaciones legales.

Por último, tienen especial relevancia las funciones desempeñadas por los

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vendedores en la caja y las posturas, desde el punto de vista ergonómico, que éstos pueden tener, así como unas condiciones de trabajo óptimas que favorezcan el bienestar en el puesto de trabajo.

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Unidad

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Caja y terminal punto de venta • Contenido 1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta 1.2. Sistemas tradicionales 1.3. Elementos y características del TPV 1.4. Apertura y cierre del TPV 1.5. Escáner y lectura de la información del producto 1.6. Otras funciones auxiliares del TPV 1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros) 1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV 1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta)

• Resumen • Autoevaluación

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os establecimientos comerciales cuentan, normalmente, con una caja o terminal en el punto de venta para facilitar el cobro a los clientes. A lo largo de los años, los sistemas de cobro han ido sufriendo significativos cambios, adaptándose a las nuevas tecnologías y facilitando el trabajo de los comerciantes.

A continuación, a lo largo de esta unidad didáctica, estudiaremos las principales características y el funcionamiento de estos sistemas, haciendo un estudio de cuáles son los más utilizados y los que más aplicaciones ofrecen a los comerciantes.

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.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta Las empresas que venden y comercializan productos y servicios deben contar con sistemas de cobro que faciliten las tareas diarias relacionadas con el mismo. Es importante tener en cuenta el funcionamiento y las características de las cajas y equipos que son utilizados en el pago de las operaciones de venta.

1.1.1. Funcionamiento Con la incorporación de caja y equipos de cobro y pagos los empresarios podrán maximizar, de forma considerable, los ingresos de sus comercios o establecimientos comerciales. El funcionamiento de las cajas y equipos de cobro y pagos es muy fácil y cómodo, tanto para los propios comerciantes como para los clientes y usuarios de productos o servicios. Las máquinas que ayudan en las operaciones de cobro y venta funcionan, normalmente, gracias a la tecnología, que facilita su uso de una manera ágil y segura, tanto para los comerciantes como para los clientes.

Los equipos utilizados para el cobro solo pueden abrirse en el momento de la venta o con una llave que tendrán que guardar los responsables o encargados.

En la actualidad, como norma general, las máquinas de cobro realizan la facturación obligatoria de las ventas, que se perfecciona con el registro y entrega

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de un tique o factura, por lo general con el fin tributario de recaudar el Impuesto sobre Valor Añadido u otros impuestos que graven las ventas.

Hay

que tener en cuenta que las

máquinas

de

cobro

ayudan

a

la

contabilidad de los establecimientos comerciales

1.1.2. Características Las características de los sistemas de pago y cobro en los puntos de venta elevan la calidad de la atención al cliente y agilizan la gestión de los servicios de compraventa. Mediante la aplicación de los sistemas de cobro los negocios pueden brindar una inmejorable atención, haciendo mecánica la tarea de compra y venta, facilitando los sistemas de pago, además de realizar tareas relacionadas con la facturación y la contabilidad de los establecimientos de venta.

Una de las principales características es la facilidad del uso por parte personal, ya que prácticamente no necesitarán una formación específica porque el funcionamiento suele ser bastante sencillo e intuitivo. Las máquinas suelen poseer sistemas de memoria que permiten almacenar datos y realizar un control exacto del cobro diario. La mayoría de los sistemas de cobro emiten una gran cantidad de recibos por hora, son de alto rendimiento y demandan bajos costos de mantenimiento. Otra de las ventajas es que, mediante este sistema, los comerciantes podrán tener un control absoluto de las existencias que se comercializan.

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.2. Sistemas tradicionales

Entre los sistemas tradicionales para atender al cobro y a la compra en los puntos de venta podemos destacar la caja registradora y el datáfono, que estudiaremos a continuación de forma más detallada.

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1.2.1. Caja registradora Una caja registradora es un aparato, normalmente electrónico, que permite calcular y registrar transacciones comerciales. Como norma general, las cajas registradoras incluyen un cajón para guardar dinero. Con el avance de las nuevas tecnologías de la informática, las máquinas registradoras pueden realizar diferentes tareas tales como, por ejemplo, la impresión de recibo, la contabilización de existencias, la facturación, etc. La primera caja registradora fue creada por James Ritty en el año 1989 para solventar los problemas de cobro en su comercio local.

Gracias al avance de la informática, se pueden unir, desde la década de los noventa existen periféricos para cumplir una variedad de funciones, tales como: 1. Impresoras para la reproducción de recibos o facturas.

2. Manejo de stock y pedidos de compra.

3. Lectores de código de barras.

4. Trabajo en red.

Las cajas registradoras están configuradas para realizar todo tipo de operaciones en el momento de los cobros y para que, al final del día, se pueda realizar el cierre de caja, que se puede grabar en la memoria del mismo. La incorporación de las tarjetas magnéticas y el acceso a Internet han permitido la evolución de los puntos de venta y el desarrollo de las cajas registradoras, abriendo la posibilidad de incorporar servicios propios de una red de cobranzas global.

1.2.2. Datáfono Un datáfono es un dispositivo instalado en un establecimiento comercial que permite cobrar a través de una tarjeta de crédito o de débito. Los datáfonos son proporcionados por los bancos o entidades financieras para el cobro de venta de productos o servicios.

Los datáfonos tienen un teclado, una pequeña impresora, una pantalla, un lector de la banda magnética de las tarjetas, un chip y un software para gestionar la operativa de venta, además de un protocolo de comunicaciones. Como norma

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habitual, los datáfonos utilizan el servicio de transmisión de datos por vía telefónica para comunicar los datos al banco y realizar el pago. Los datáfonos pueden ser inalámbricos y facilitar el pago en cualquier lugar del local comercial y son muy útiles en lugares como restaurantes. Estos aparatos son robustos y muy estables en su funcionamiento. Los datáfonos son sencillos de manejar y cuando se les entrega a los comerciantes viene con un manual de instrucciones muy útil. No obstante, las aplicaciones y las formas de utilización más complejas necesitan de una formación específica por parte de las entidades financieras, que deben poner a disposición de los vendedores.

Es de vital importancia tener cuidado en el uso de los datáfonos, ya que éstos son muy propensos a estropearse debido a los golpes. Por este motivo es necesario tener mucho cuidado en su uso y ubicarlo en lugares seguros y estables.

También es necesario que estén situados en lugares con suficiente ventilación, ya que la suciedad y el polvo pueden ocasionar inestabilidad en su funcionamiento.

Cabe destacar que los datáfonos tienen una fuente de alimentación sencilla en su parte exterior, que los conecta directamente a la corriente eléctrica. Además, tienen otra fuente de alimentación, como norma general, que va directamente a la línea telefónica.

Datáfono: Instrumento útil para realizar los pagos con tarjeta

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.3. Elementos y características del TPV

El TPV (terminal de punto de venta) es un dispositivo que ayuda en la tarea de la gestión de un establecimiento comercial de venta al público. Este dispositivo puede contar con sistemas informáticos especializados que ayudan en las funciones de gestión del punto de venta mediante una interfaz accesible para los vendedores, que es lo que denominamos, propiamente, TPV. Gracias a los TPV se pueden crear e imprimir tiques de venta a través de las referencias de productos, además de realizan diversas operaciones durante todo el proceso de venta, así como cambios en el inventario. También generan diversos reportes que ayudan en la gestión del negocio. Los TPV se componen de:

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Hardware: Dispositivos físicos Software: Sistema operativo Los dispositivos de hardware que compone el TPV pueden ser: • Compactos: son aquellos que ocupan muy poco y que llevan incluida la pantalla, la impresora de recibos y el teclado. Los sistemas más modernos incluyen una pantalla táctil para ahorrar el espacio del teclado y muchos de ellos están hechos especialmente para negocios en los que pueden sufrir daños. Por este motivo, pueden resistir el vertido de líquidos, los golpes, las humedades, etc.

• Modulares: suelen estar basados en un PC normal con un software instalado en un sistema operativo comercial. Este sistema no es muy recomendable, ya que los ordenadores de uso personal no están pensados para ser utilizados en un uso comercial. Este tipo de TPV se compone de: un monitor, un teclado, una impresora de recibos, un cajón portamonedas, lector de código de barras y un lector de banda magnética.

• Telecomandos: son terminales que permiten el registro a distancia.

• Terminales de mano, que permiten el registro a distancia.

Las aplicaciones (software) del TPV pueden ser: • A medida: las que contienen una aplicación específica para una única empresa. Estas aplicaciones suelen ser más caras que las convencionales y las modificaciones o actualizaciones las tendrán que hacer sus creadores o los que las han comprado.

• Comerciales: estas aplicaciones informáticas suelen estar predefinidas para cierto tipo de comercios tales como, por ejemplo, tiendas de ropa, farmacias, cafeterías, restaurantes, zapaterías, etc.

• Específicas: son aquellas que se desarrollan para un tipo de negocio en concreto. Este software puede ir junto con un sistema operativo propio

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del fabricante al que se le añaden particularidades que van a ser requeridas por los que lo van a utilizar.

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.4. Apertura y cierre del TPV

Como norma general, la apertura y cierre de caja se realiza a través de los dispositivos de venta. Antes de abrir la caja se debe tener en cuenta el dinero que hay físicamente en el cajón; una vez que dicho dinero esté contabilizado, se puede abrir la caja desde el punto de vista contable.

Los tiques de caja que se van realizando a lo largo de la jornada se van sumando automáticamente al saldo del día, teniendo en cuenta la forma de pago de productos o servicios que puede ser, como norma general, al contado o con tarjeta. Es importante realizar la diferencia en la forma de pago y que conste en el registro de la compra.

A lo largo de la contabilización de las ventas se tienen que introducir en el sistema las facturas que se paguen en caja y los movimientos de dinero de ventas y de devoluciones. Cada vez que se realice una venta, el vendedor debe introducir su código, la descripción del movimiento y su importe. Por ejemplo: si se realiza

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una venta de una planta que cuesta 60 euros, el vendedor debe registrar: • Descripción: código de la planta.

• Importe: 60 euros.

• Forma de pago: al contado o con tarjeta.

• Código de identificación del vendedor.

Al final del día comercial se debe realizar el cierre. Antes de proceder al mismo se debe contar el dinero que hay en el cajón portamonedas. También se debe contar el saldo inicial, que es el que se introduce al abrir la caja, y el saldo final, que es el que hay en el cajón al final del día. Normalmente, las aplicaciones de software realizan automáticamente el descuadre. Si el descuadre es negativo es porque en la caja hay menos dinero del que debería haber y este hecho puede ser consecuencia de haber pasado pagos de tarjeta como pagos al contado. Puede suceder que el descuadre sea positivo; en este caso es porque hay más dinero en caja que el que debería de haber. Todas las modificaciones para subsanar errores se deben realizar antes de cerrar la caja.

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.5. Escáner y lectura de la información del producto

Un escáner es un dispositivo tecnológico que tiene como principal función obtener imágenes, señales e información de todo tipo de objetos, permitiendo digitalizar imágenes, datos, señales y otro tipo de información con el fin principal de leerla y hacer uso de ella para múltiples fines.

El escáner utilizado en las operaciones de caja es el de lectura de códigos de barras que se utiliza en los comercios, supermercados y otro tipo de negocios.

A través de este escáner se registra la adquisición de un producto revelando su precio y sus características. Esta información está en el código de barras y el escáner lo lee y la ofrece a los vendedores. Normalmente, cuando el escáner lee un producto produce un sonido para confirmar que la lectura ha sido correcta.

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.6. Otras funciones auxiliares del TPV

Además de las funciones que hemos vistos anteriormente como la impresión de tiques, de la gestión de las ventas o el control de inventarios, los TPV pueden realizar otras funciones, como, por ejemplo: 1. Emitir de facturas con todos los datos que se establecen legalmente.

2. Gestionar una base de datos de los clientes y proveedores.

3. Realizar estadísticas de las ventas en determinados períodos de tiempo.

4. Ejecutar la gestión del mantenimiento, importación y modificación de las tarifas, con los impuestos pertinentes.

5. Controlar los artículos por temporadas comerciales 6. Imprimir los logos en todos los documentos referentes a la gestión comercial.

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.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros)

Una de las técnicas para lograr resultados eficientes en las operaciones de caja de venta es a través de la codificación. La codificación consiste en proporcionar códigos numéricos o alfanuméricos a diversos procesos para llevar un seguimiento y control más profundo de una actividad concreta.

Una de las formas en que los datos pueden ser capturados de forma eficiente es mediante conocimiento de varios códigos. El proceso de colocar datos ambiguos, problemáticos o poco claros en unos cuantos dígitos o letras de fácil captura se llama codificación. La codificación reduce el tiempo de registro y manipulación de datos, ya que gracias a ella se requiere menos tiempo para su

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captura y se reduce la cantidad de conceptos. Además, los datos codificados logran ahorrar un espacio valioso de memoria y de almacenamiento.

Dentro de la codificación podemos reconocer los siguientes códigos: • Códigos de secuencia simple, consistentes en un número que es asignado a algo que necesita ser numerado. Elimina la posibilidad de asignar un mismo número y da a los usuarios una aproximación de cuándo fue recibido el pedido.

• Códigos de derivación alfabética, en los que la codificación logra la habilidad de distinguir entre clases de conceptos. Las clasificaciones son necesarias para muchos objetivos.

• Códigos de clasificación: son los que se unen para distinguir un grupo de datos que tienen características especiales de otro. Los códigos de clasificación pueden consistir en una sola letra o número y son una manera abreviada de describir una persona, lugar, cosa o suceso.

• Códigos de secuencia en bloque: son una extensión del código de secuencia. Las principales categorías de software son hojas de cálculo, paquetes de base de datos, paquetes de procesador de palabras y paquete de presentación.

• Códigos de cifrado: hacen una sustitución directa de una letra por otra, un número por otro o una letra por un número.

• Códigos de subconjuntos de dígitos significativos: si es necesario describir

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un producto por medio de su pertenencia a muchos subgrupos, podemos usar un código de subconjunto de dígitos significativos que nos ayude a describirlo.

• Códigos mnemónicos: cualquier código que ayude a que la persona que captura los datos recuerde la manera de teclear la fecha, o a que el usuario final recuerde cómo usar la información, puede ser considerado un mnemónico. Usando una combinación de letras y símbolos se logra una forma clara para codificar un producto, de tal manera que el código sea visto y comprendido fácilmente.

• Códigos de función, en los que las indicaciones completas sobre las actividades realizadas son reemplazadas mediante el uso de un código numérico o alfanumérico corto.

Mediante la transmisión electrónica de datos (EDI) las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido en un negocio común, que se lleva a cabo mediante la transmisión de datos electrónicos estructurados. En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informáticas y pueden intercambiar información estructurada. El EDI establece cómo se constituyen los datos de los documentos electrónicos y concreta el significado comercial de cada elemento de datos.

También proporciona reglas de sintaxis que definen los documentos electrónicos estructurados, es decir, los mensajes EDI, y un número cada vez mayor de mensajes acordados internacionalmente. En definitiva, el EDI consiste en trasmitir electrónicamente documentos de naturaleza comercial o administrativa entre las distintas aplicaciones informáticas, a través de un formato previamente normalizado.

La información transmitida a través del EDI puede ser procesada sin intervención manual. Al no utilizar el EDI, los sistemas son mucho más lentos y la transmisión de datos sufre retrasos, producidos al tener que procesarse de forma manual la información. Además, el volumen del número de documentos hace más fácil el margen de error, lo que produce lentitud y posibles fallos de gestión. El EDI sustituye el soporte papel de las relaciones comerciales y administrativas más habituales por transacciones electrónicas con formatos normalizados y convenidos previamente entre los usuarios del servicio.

Los principales beneficios del EDI son:

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• Agilización de procesos comerciales • Significativa disminución de errores en los documentos y escritos • Disminución de stocks, debido a la habilidad de aplicación de técnicas just-in-time • Ahorro de costes de administración • Perfeccionamiento de la competitividad de la empresa que lo adopta Los componentes del EDI son: • Centro de compensación. Su función es recibir, almacenar y reenviar a sus destinatarios los documentos comerciales que los usuarios de los servicios intercambian.

• Red de telecomunicaciones. Las empresas usuarias tienen que tener acceso a la red terrestre con que cuenta el centro de compensación.

• Estación de usuario. Herramienta de software que permite realizar la conexión del sistema informático de cada cliente con el centro de compensación y se encarga de: -

Las comunicaciones entre las partes.

-

La traducción de mensajes al formato estandarizado.

-

La comunicación con las aplicaciones del sistema informático del cliente.

-

La entrada manual de datos e impresión de documentos recibidos.

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.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV

Los descuentos sobre los productos o servicios no son más que meras

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estratégicas de marketing para llamar la atención de los consumidores. La principal finalidad de los descuentos es estimular a los clientes para que realicen compras.

Además, los descuentos tienen una segunda finalidad que es la fidelización de los clientes.

Existen diferentes tipos de descuentos, que son: a) Descuentos por volumen de compra. Se aplican a los compradores que realizan muchas compras, ya que se le da un descuento para la siguiente. b) No acumulativos. Son aquellos que tienen como fin la adquisición de grandes cantidades de productos. c) Acumulativos. Son aquellos que se aplican por un número determinado de compras. Por ejemplo, por cada diez cafés, uno gratis o con descuento. d) Comerciales. Son aquellos que se aplican a los distribuidores como resultado de una negociación previa. e) Descuento por pronto pago. Son aquellos que incentivan a los clientes que compran en un período de tiempo corto. f) Descuentos de temporada. Son aquellos que se aplican a todos aquellos productos fuera de temporada.

El TPV debe tener registrado el descuento comercial de manera que, cuando se pase un producto, éste lea e identifique el descuento del mismo. La principal herramienta del marketing promocional es la promoción de los productos y servicios. La promoción es una herramienta de comunicación que puede actuar con una estrategia para captar clientes.

Los programas de promoción de ventas que una entidad presta son, en su mayoría, incentivos económicos. De este modo, si existe una promoción de botellas de agua, a través de la cual al comprar seis botellas de agua te puedes llevar una de regalo, el TPV tiene que saber identificar esta promoción, descontando la botella número siete. Así, el vendedor no tendrá que hacer esta operación manualmente y se ahorrará tiempo.

Un vale es un documento comercial utilizado para pagar un producto o servicio. También sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles un artículo más barato o gratuito. Los vales deben ser identificados por los TPV y 26

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es necesario que contengan los siguientes datos: 1. La fecha de emisión y la fecha de validez.

2. La cantidad.

3. La especificación clara sobre el concepto.

4. La rúbrica o sello de autorización.

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.9. Utilización del TPV (Terminal punto de venta) Lo primero que se debe realizar para poner en funcionamiento el TPV es seleccionar las opciones que va a contener por defecto. Normalmente, antes de utilizarlo por primera vez, muestra un formulario que se debe configurar e ir rellenando conforme a las características concretas del establecimiento comercial. Los datos que se deben configurar son los siguientes: 1. Datos generales; en este apartado se configurarán los datos de la empresa, así como los datos de cada uno de los vendedores. Estos datos aparecerán en la impresión del tique o factura.

2. Datos de tienda; son todos aquellos datos específicos de la tienda como la dirección, el teléfono, localidad, provincia, etc.

3. Código de tienda; asigna un código único a la tienda.

4. Configuración; en este apartado se incorporarán datos relativos a los

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clientes, las tarifas, la moneda o monedas utilizadas en las transacciones comerciales, el número de existencias, las promociones, los vales y las ofertas o descuentos, etc.

Es importante configurar las diferentes formas de pago que se van a contemplar en el TPV. Normalmente, existen dos formas de pago predeterminadas: el pago en metálico y el pago mediante tarjeta de crédito. Para modificar las formas de pago es necesario incorporar los siguientes datos al software: • Código que distinguirá las diferentes formas de pago.

• Nombre que se quiera asignar a la forma de pago.

• Número de comisión que posee la forma de pago, si existiese ésta.

Es necesario configurar en el TPV los diferentes turnos de trabajo.

Simplemente con que exista un turno la aplicación funciona correctamente, pero si se desea llevar un control exhaustivo sobre las ventas es recomendable configurar de forma correcta los diferentes turnos, incorporando los siguientes datos: • Código que distinguirá los diferentes turnos de trabajo.

• Nombre del turno en cuestión.

• Vendedor o vendedores que trabajarán en el turno y un código para cada uno de ellos.

• Hora inicio y fin del turno.

Es necesario dar de alta los diferentes dispositivos que se van a incorporar al TPV como pueden ser, por ejemplo, la impresora, el visor, el cajón, la pistola lectora de códigos, etc. Cuando en un establecimiento comercial se tienen varias cajas, habrá que dar de alta las diferentes cajas que se tendrán abiertas al público, para poner en funcionamiento el terminal punto de venta. Como mínimo, se debe tener abierta, al menos, una caja.

Es muy importante configurar los distintos vales o descuentos con los que se cuenta. Normalmente, en los TPV ya existen creados dos tipos de vales, uno de ellos de promoción y otro de devolución de mercancía. Para modificarlos o insertar nuevos vales se deben introducir los siguientes datos: 28

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• Código que va a tener el tipo de vale. Campo único y obligatorio.

• Nombre que nos describe el tipo de vale.

• Texto que incluyamos en este apartado será el que nos aparezca al pie del tique cuando se imprima.

Para poner en funcionamiento el terminal punto de venta de cara al público y comenzar a hacer ventas a través de él, el primer paso es seleccionar TPV/ entrada de tiques.

Cuando ya se ha terminado la jornada comercial, es importante realizar el cierre y arqueo de la caja. Cuando se tiene más de una caja, el cierre hay que realizarlo para cada una de ellas. Normalmente, para hacer un cierre hay que elegir la opción de cerrar caja. Es importante tener en cuenta que una vez que se realiza el arqueo de una caja ya no se puede deshacer.

Cuando ya se ha hecho el cierre es necesario realizar la facturación de todas las ventas realizadas durante el día. Normalmente, los TPV tienen una opción denominada «facturación de tiques». Cabe destacar que la aplicación también tiene la posibilidad de obtener informes sobre los distintos pagos y cobros realizados a través del TPV. Además, también existe la posibilidad de ver directamente un amplio abanico de estadísticas de ventas realizadas a partir del TPV e imprimirlos con el tipo de listado que el cliente elija o configure personalmente según sus necesidades.

Recuerda:

la configuración correcta del

TPV

es vital para un funcionamiento óptimo de las operaciones de caja en la venta

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Resumen •

Los establecimientos comerciales cuentan con una caja o terminal en el punto de venta para facilitar el cobro a los clientes.

•

Los equipos utilizados para el cobro solo pueden abrirse en el momento de la venta o con una llave que tendrán que guardar los responsables o encargados.

• Los TPV tienen como principal función el cobro y el pago de productos o servicios en el punto de venta, además de la impresión de recibos o facturas, el manejo de stocks, la lectura de códigos de barras y el trabajo en red.

•

Los TPV se componen de un hardware y de un software.

•

El EDI es un sistema que consiste en trasmitir electrónicamente documentos de naturaleza comercial o administrativa entre las distintas aplicaciones informáticas, a través de un formato previamente normalizado.

• El TPV debe tener registrada toda la información comercial para realizar correctamente las operaciones de caja.

•

Es necesario dar de alta los diferentes dispositivos que se van a incorporar al TPV como pueden ser, por ejemplo, la impresora, el visor, el cajón, la pistola lectora de códigos, etc.

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Autoevaluación

1

. Los principales beneficios del EDI son: a) Agilización de procesos comerciales. b) Significativa disminución de errores en los documentos y escritos. c) Disminución de stocks, debido a la habilidad de aplicación de técnicas just-in-time. d) Todas las respuestas son ciertas.

2

. Los descuentos sobre los productos o servicios: a) No son estrategias de marketing. b) Son obligatorios para todos los establecimientos comerciales. c) Son estratégicas de marketing para llamar la atención de los consumidores.

3

d) Todas las respuestas son correctas

. Los códigos de cifrado son: a) Una sustitución directa de una letra por otra, un número por otro o una letra por un número. b) Una descripción de un producto por medio de su pertenencia a muchos subgrupos. Podemos usar un código de subconjunto de dígitos significativos que nos ayude a describirlo. c) Códigos que ayuden a la persona de captura de datos recuerde la manera de teclear la fecha, o que el usuario final recuerde cómo usar

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la información. Usando una combinación de letras y símbolos se logra una forma clara para codificar un producto, de tal forma que el código sea visto y comprendido fácilmente. d) Las indicaciones completas sobre las actividades a ser realizadas son reemplazadas mediante el uso de un código numérico o alfanumérico corto.

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Soluciones

1

. Los principales beneficios del EDI son: a) Agilización de procesos comerciales. b) Significativa disminución de errores en los documentos y escritos. c) Disminución de stocks, debido a la habilidad de aplicación de técnicas just-in-time. d) Todas las respuestas son ciertas.

2

. Los descuentos sobre los productos o servicios: a) No son estrategias de marketing. b) Son obligatorios para todos los establecimientos comerciales. c) Son estratégicas de marketing para llamar la atención de los consumidores.

3

d) Todas las respuestas son correctas

. Los códigos de cifrado son: a) Una sustitución directa de una letra por otra, un número por otro o una letra por un número. b) Una descripción de un producto por medio de su pertenencia a muchos subgrupos. Podemos usar un código de subconjunto de dígitos significativos que nos ayude a describirlo. c) Códigos que ayuden a la persona de captura de datos recuerde la manera de teclear la fecha, o que el usuario final recuerde cómo usar

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la información. Usando una combinación de letras y símbolos se logra una forma clara para codificar un producto, de tal forma que el código sea visto y comprendido fácilmente. d) Las indicaciones completas sobre las actividades a ser realizadas son reemplazadas mediante el uso de un código numérico o alfanumérico corto.

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