Planificación y organización: casos prácticos y ejercicios

planificACIÓN Y ORGANIZACIÓN: Casos prácticos y ejercicios.

Datos del autor

Gisela Mato Rivera.

Licenciada en Psicología (especialidad social y del trabajo) por la Universidad de Santiago de Compostela. Dispone de un posgrado en Investigación de Mercados por dicha universidad y de un máster en E-learning y redes sociales por la Universidad de la Rioja. Nacida y criada en Ginebra (Suiza) atesora experiencia en el mundo de la formación que ha compatibilizando con su carrera en el área de los recursos humanos. En los últimos años se especializa en desarrollo del talento, coaching y consultoría interna.

Actualmente combina su actividad profesional con la autoría de manuales de formación y literatura en general.

Ficha PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN: CASOS PRÁCTICOS Y EJERCICIOS. 1ª Edición.

Certia Editorial, Pontevedra, 2020 Autor: Gisela Mato Rivera Formato: 170 x 240 mm

• 92 páginas.

PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN: CASOS PRÁCTICOS Y EJERCICIOS. No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2020, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-17328-72-6 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 208-2020 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

Índice

Casos prácticos

INTRODUCCIÓN.................................................................................. 9 Objetivos............................................................................................ 11 • Caso práctico 1. La planificación: Tomás busca empleo................... 13 • Caso práctico 2. Definir objetivos: Lorena, o la acogida de un nuevo empleado............................................................................................ 23 • Caso práctico 3. Proyectos y planes: Daniel y la reorganización del almacén.............................................................................................. 29 • Caso práctico 4. Importante vs. urgente: Berta y la campaña de navidad............................................................................................... 35 • Caso práctico 5. Concentración y gestión del tiempo: Irene está agobiada............................................................................................. 41 resumen............................................................................................ 49

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EJERCICIOS

Objetivos............................................................................................ 53 • Ejercicio 1. Objetivos personales, a corto, medio y largo plazo........ 57 • Ejercicio 2. Redactar objetivos SMART/GROW.............................. 59 • Ejercicio 3. Descomponer un objetivo en tareas............................... 61 • Ejercicio 4. Planificación de nuestras acciones................................. 62 • Ejercicio 5. El plan del proyecto........................................................ 63 • Ejercicio 6. El método de comparación de pares.............................. 64 • Ejercicio 7. Marcar prioridades: la matriz del tiempo....................... 66 • Ejercicio 8. Saber decir no, la comunicación asertiva....................... 68 • Ejercicio 9. Concentración y distracciones....................................... 70 • Ejercicio 10. Motivación personal...................................................... 71 SOLUCIONES...................................................................................... 75 resumen............................................................................................ 85 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 87

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Casos prรกcticos

Introducción La competencia de planificación y organización es cada vez más requerida por las empresas, pues permite tener a empleados y empleadas autónomos, productivos y ordenados. Por la parte de los trabajadores, esta competencia permite liberarse del estrés abordando grandes cuestiones paso a paso y de forma organizada así como la instauración de métodos que acaba redundando en una mayor eficacia y satisfacción con el trabajo. Por otro lado, al ser una competencia genérica, su aprendizaje tiene una total aplicación a la vida personal.

Conseguir hacer todo lo que uno pretende en el día, organizar sin sobresaltos una comida para varios o un viaje de grupo, resulta de la mayor utilidad. Fíjese que la competencia no solo ayuda a hacer más cosas en menos tiempo sino que aquello que se hace, se haga mejor.

¿Cuántas veces no habrá oído o dicho aquello de que «no tengo tiempo», «no consigo organizarme», «me faltan horas en el día», etc.? El tiempo es uno de nuestros tesoros más derrochados. Lo perdemos viendo la televisión, naufragando en las redes sociales, hablando y dedicándole horas a personas o cuestiones que no nos interesan lo más mínimo. Y mientras tanto la vida pasa.

Está en nuestras manos trabajar mejor y vivir mejor, aplicando un poco de método y de organización.

Planificación y organización: casos prácticos y ejercicios.

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Objetivos

¿Qué pretendemos lograr?

Presentaremos cinco historias entorno a un hipermercado, que le permitirán entender de forma práctica, en qué consisten y cómo se aplican diversos métodos de organización y planificación. ¿Cómo lograr este objetivo?

Para lograr este objetivo leeremos cinco relatos a lo largo de los cuales se mostrarán aspectos claves como la recogida de la información, la planificación de las acciones, la definición de los objetivos, el desarrollo de los planes y proyectos, la distinción entre lo importante versus lo urgente y, por último, las habilidades personales necesarias para llevar a buen término la planificación y organización como son la capacidad de concentrarse y de mantenerse motivado o motivada. Después de cada relato, encontrará una tabla resumen con los conceptos abordados en el caso.

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CASO

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La planificaciรณn: Tomรกs busca empleo

Planificaciรณn y organizaciรณn: casos prรกcticos y ejercicios.

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Según el diccionario de competencias Inserta, la planificación consiste en: definir, establecer un orden y programa las acciones que se deben acometer para lograr los objetivos marcados, estableciendo prioridades y gestionando eficazmente el tiempo y los recursos disponibles para garantizar su consecución y/o mejora de los mismos.

En este primer caso, conocemos a Tomás. Es un joven de veinticinco años que después de dos ciclos formativos está en búsqueda de su primer empleo. Ha trabajado los veranos ayudando a su familia en el bar y también en las campañas de la uva, pero ahora quiere ya empezar a vivir su vida.

Cerca de su casa hay una gran fábrica y sabe, por amigos suyos que ya trabajan allí, que suelen pedir personal para las tareas de embalado de paquetes.

Tomás piensa que es una buena opción para un primer trabajo, le ayudará a adquirir experiencia y a tener un poco de dinero propio. Sin embargo, también piensa que quizás no debiera jugar a una sola carta así que se propone, en primer lugar, recoger información sobre los puestos que se ofrecen en la zona, qué tipo de empresas existen y dónde podría él encajar mejor. Lo que tiene claro es que quiere trabajar. Como Tomás siempre ha sido ordenado para sus cosas, se compra una pequeña libreta en la que escribe lo siguiente: OBJETIVO: Encontrar un trabajo en el que tener mi primera experiencia.

PASO 1: Recogida de información.

Tras escribir estas dos primera líneas, Tomás pensó que quizás podía imaginarse cuál sería la secuencia desde el paso 1 hasta conseguir su objetivo.

Nunca había pensado antes en cómo sería conseguir un trabajo por su cuenta, así que este ejercicio le resultó complicado. Con la ayuda de internet y de algunos artículos sobre la búsqueda de trabajo, entendió rápidamente cuáles serían los pasos que le faltaban, así que los escribió en su libreta.

PASO 2: Elegir los puestos y empresas más adecuados.

PASO 3: Preparación del currículum.

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PASO 4: Envío de currículums a aquellos anuncios o empresas más acordes con mi experiencia y titulación.

PASO 5: Si no me llaman, pensar en hacer alguna formación complementaria y mantener la búsqueda.

PASO 6: Pasar alguna entrevista.

PASO 7: Llamar después de la entrevista para interesarme por el proceso.

PASO 8: Mantener la búsqueda hasta que me llamen.

Releyó sus líneas y le pareció que su plan podía ayudarle a no desviarse de su objetivo. Solo le faltaba marcar cuándo sucederían esas cosas. Sobre algunas de ellas no tenía ningún control, pero sobre otras sí. Así que decidió marcar, para su primer paso, dos días como plazo para la recogida de información, pensando en que tendría que ser flexible porque quizás podía llevarle una hora o quizás cinco días, no tenía ni idea de qué es lo que se encontraría. Lo que sí se le ocurrió es que su primer paso «recogida de información» era muy amplio y no le iba ayudar a centrarse. Decidió entonces subdividir la tarea en otras más pequeñas, que le guiaran. Concretamente, anotó los lugares en los que podría obtener información.

PASO 1: Recogida de información: • Motores de búsqueda de empleo en internet.

• Visita al Servicio Público para el empleo.

• Guía de páginas amarillas para conocer qué tipo de empresas existen en la comarca.

• Funcionamiento de las Empresas de Trabajo Temporal: cuáles son y dónde están.

Efectivamente, esta búsqueda de información le llevó algo más de una semana, pues Tomás pidió cita con el SEPE y tardaron tres días en dársela, y echó una mañana y una tarde visitando las empresas de trabajo temporal de su ciudad y preguntando cómo funcionaban, qué tipo de puestos solían buscar, etc. y, por último, hizo un listado de los puestos más buscados y de las empresas más interesantes para él (por cercanía, por sector, por condiciones) aunque no tuviesen puestos en abierto.

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PASO 2: Elegir los puestos y empresas más adecuados.

De su primera lista se quedó con los puestos que no requerían experiencia y los anotó. De la segunda averiguó si tenían página de empleo y guardó en su navegador todas las páginas a través de las cuales enviar su currículum Y esto le llevó al paso 3.

PASO 3: Preparación del currículum.

De nuevo pensó Tomás que podía subdividir en tareas más pequeñas este paso, que desglosó de la siguiente manera: • Buscar y leer varias cartas de presentación.

• Generar mi propio modelo.

• Buscar varias plantillas de currículum o generar la mía propia.

• Redactar varios modelos de currículum y carta de presentación, en función del puesto y empresa de que se trate.

Estimó que esto podría llevarle otros cinco días porque solo podría estar por las mañanas con este tema, ya que se había comprometido con su tío a ayudarle en el taller por las tardes. Finalmente, la preparación de todos esos documentos le llevó siete días porque quiso generar su propia plantilla y le dio problemas, luego la impresora dejó de funcionarle y se preocupó demasiado de intentar arreglarla pues la mayor parte de las empresas, si no todas, reciben las candidaturas vía mail. Después también se echó mucho tiempo eligiendo una tipografía distinta pero legible hasta que al final se quedó con una clásica perfectamente legible para cualquiera. También tuvo dificultades con la fotografía, pues ninguna de las que tenía le parecía correcta y ninguna de las que se hacía él con el móvil le parecían adecuadas así que tuvo que pedirle a Sandra, una compañera del instituto que tenía muy buena mano, que le ayudase con esto. Sandra no pudo ir al día siguiente pues estaba trabajando en una imprenta, así que tuvieron que dejarlo para el fin de semana. Al fin, cuando tuvo todos los elementos montados a su gusto y personalizados para cada tipo de empresa, afrontó el cuartopaso.

PASO 4: Envío de currículums a aquellos anuncios o empresas más acordes con mi experiencia y titulación.

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Fue el paso más rápido, realmente, porque como lo tenía todo preparado, los anuncios apuntados, las páginas de empleo de las empresas guardadas y los currículums y las cartas adaptados, en una mañana había hecho todos los envíos.

PASO 5a: Si no me llaman, pensar en hacer alguna formación complementaria y mantener la búsqueda Tomás pensó que una semana de espera sería suficiente. Se puso una alarma diaria para repasar el estado de sus candidaturas en los motores de búsqueda y creó alertas para estar avisado de cualquier oferta que saliese con respecto a aquellos puestos y empresas que más le interesaban. Eso no le llevó más de una hora, así que aprovechó para indagar en páginas de formación qué es lo que podía interesarle pero también qué demandaban las empresas en general.

Había leído entre los requisitos más habituales, cosas como: manejo de carretilla elevadora, carné de manipulador de alimentos y se acordó que cerca de su casa había una academia que hacía mucha publicidad precisamente de estos dos cursos. Casi siempre había folletos anunciándolos en el buzón, en la parada del bus e incluso los había visto en el instituto. Según sus cálculos, a Tomás le faltaba una semana entera al menos para empezar a recibir las primeras llamadas así que, lejos de esperar, bajó en ese mismo momento hasta la academia para poder informarse. Por desgracia, ambos cursos habían empezado ya, y no se abrirían grupos nuevos hasta el mes siguiente. Faltaban dos semanas. Tomás, previendo que quizás no le llamasen tan pronto como deseaba o no le aceptasen en ningún trabajo antes de esa fecha, se inscribió en ambos cursos. Si finalmente encontraba un empleo podría anular la matrícula y si no le salía nada, al menos estaría mejorando las posibilidades de que eso sucediese. Esto hizo que tuviese que añadir algunos pasos a su planificación inicial: PASO 5b: Formarme en Carretilla y manipulación de alimentos.

PASO 5c: Actualizar mi currículum en las plataformas de empleo, páginas de empresa y ETTs con mi nueva formación.

Al día siguiente, desde temprano por la mañana, Tomás repasó las alertas que tenía y envió algún currículum más. Chequeó el estado de sus candidaturas anteriores pero no había novedades, así que, a media mañana ya no tenía mucho más que hacer. Se puso a pensar en qué otras cosas no estaba haciendo y que podrían permitirle avanzar en su búsqueda de empleo. Así que anotó una nueva lista:

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• Buscar trabajo fuera de mi ciudad.

• Hacer una formación gratuita y a distancia en una plataforma de cursos MOOC. • Dar clases particulares.

• Opositar.

• Abrir mi propio negocio.

De todas las alternativas, se quedó con las dos primeras pues no se veía capacitado para dar clases particulares, no quería ponerse a estudiar con el esfuerzo que suponen unas oposiciones y no tenía ni dinero ni ideas para abrir su propio negocio. Sin embargo, dejó esta última opción abierta para el futuro; cuando tuviese algo de dinero y experiencia retomaría esta idea.

Con respecto a las dos primeras, no se le habían pasado por la cabeza antes.

De hecho, sus búsquedas se habían limitado a su ciudad, así que empezó de nuevo con el paso 1 de recogida de información sobre los mercados de trabajo y las ofertas disponibles en las demás ciudades de su provincia. Empezó haciendo un estudio en un radio de 100 kilómetros de su casa. Podía viajar en tren a cualquier punto de la provincia aunque en función de los horarios tendría que quizás acabar mudándose. Repetir los pasos 1, 2, 3 y 4 para cada ciudad le llevaría al menos semana y media según sus cálculos. Porque ahora, tenía que incluir esa hora u hora y media diaria de repaso de alertas y envío de nuevas candidaturas en su ciudad, que era su prioridad en ese momento.

Cuando menos se lo esperaba recibió una primera llamada. Se trataba de un taller de coches que necesitaba un administrativo/recepcionista. Querían verle al día siguiente por la mañana para la entrevista. Tomás aceptó, anotó el lugar y el nombre de la persona por la que tendría que preguntar y se enfrentó entonces a un paso que no había contemplado. La preparación de la entrevista.

Menos mal que internet y Youtube están llenos de recursos. Tomás se dedicó todo aquel día a empaparse de vídeos tutoriales sobre cómo preparar y desarrollar la entrevista. Debajo de este nuevo paso, anotó las tareas más pequeñas, para tenerlo por escrito si le llamaban de otro sitio.

PASO 6: Preparar la entrevista: • Conocer la empresa a la que vamos a ir: sector, actividad principal, zona de influencia, Planificación y organización: casos prácticos y ejercicios.

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etc.

• Llegar un poco antes.

• Ir más arreglado que al habitual, pero no pasarse.

• Dar un apretón de manos firme y seguro, mirar a los ojos a quien nos entreviste y si es posible, sonreír.

• No mentir.

• Poner por delante nuestras ganas de trabajar y nuestras partes positivas para el empleo.

• Conocer nuestros puntos flacos para ese empleo y prepararse para hablar de ellos.

• Hacer preguntas sobre un día normal en el trabajo, quién es el responsable, qué se espera de la persona que se contratará y cómo seguirá el proceso.

• Llamar a la semana para interesarse por el estado de nuestra candidatura.

Con todo esto anotado y preparado, Tomás acudió a su primera entrevista.

Lo cierto es que no le gustó ni el ambiente de trabajo ni cómo le hablaba el responsable que era brusco y le gritaba a los demás trabajadores entre pregunta y pregunta. Al salir del taller, Tomás se dio cuenta de que no solo le tenían que elegir a él para poder trabajar, sino que él también tenía y debía elegir en qué sitio iba a estar más a gusto. Así que para esta ocasión se saltaría el paso 7. Durante los siguientes días Tomás tuvo otras dos llamadas y otras dos entrevistas. Ambas fueron bien y en ambas estuvo a gusto. Le parecieron buenos sitios para aprender

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y uno de ellos incluso superaba sus expectativas. Pero en el paso 7, ambas le dijeron que no era el candidato adecuado. Preguntó por qué y ambos le dijeron que le faltaba experiencia. ¡Era un sinsentido! ¿Cómo iba a tener experiencia si nadie quería coger a alguien sin ella? Esto le desmoralizó mucho y estuvo un día entero sin hacer nada de su planificación. Se dedicó a pasear y a correr un poco por el parque. Después de hacer ejercicio se sintió mejor y se dio cuenta de que estos días habían sido fructíferos pero que no había hecho nada más que estar en casa encerrado pensando en su objetivo y haciendo cosas para intentar conseguirlo, pero que estaba perdiendo de vista lo importante que era despejarse un poco, hacer deporte y seguir en contacto con la vida. Así que al llegar a casa, reservó en su agenda una hora por la mañana para salir a dar un paseo y una hora por la tarde para salir a correr. Esto hizo mucho más llevadera su búsqueda de empleo. De hecho, a los pocos días, un poco antes de que empezase el curso de carretillas, le llamaron de un hipermercado. La entrevista transcurrió bien. Fue él quien puso sobre la mesa que no tenía experiencia, pero que buscaba una primera oportunidad y que de hecho iba a empezar en breve un curso de carretillas. La entrevistadora le miró y le dijo que era una buena idea seguir formándose mientras se buscaba empleo. Le preguntó el horario del curso y lo anotó en su libreta. Al día siguiente, la entrevistadora llamó a Tomás para confirmarle que le daban el empleo. Empezaría en jornada de mañana como cajero/reponedor para que pudiese asistir al curso de carretillas. Luego, podría pasar al almacén a ver cómo se defendía con la carretilla y la descarga de camiones. Tomás saltó de alegría. ¡Al fin tendría su primera oportunidad!

La planificación 1. Tener objetivos concretos y claros.

2. Programar los pasos para conseguir dicho objetivo.

3. Subdividir las tareas que ocupan más tiempo en otras más pequeñas.

4. Planificar el tiempo que nos llevará cada tarea, marcando fechas límites (plazos o hitos).

5. Hacer una lista de tareas diarias y semanales que sea fácil de leer. Incluir un tiempo para tareas imprevistas (hay que ser realistas).

6. Utilizar la agenda. Las alertas y recordatorios nos hacen la vida más fácil.

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7. Revisar la programaciรณn y comprobar nuestros logros.

8. Ser flexible: asumir que los tiempos que hemos previsto pueden variar o que el orden de los pasos puede verse alterado. Una programaciรณn es una hoja de ruta, no una camisa de fuerza.

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