MF1096_3 Veladas y espectáculos con fines de animación

MF1096_3. Veladas y espectรกculos con fines de animaciรณn

MF1096_3. Veladas y espectรกculos con fines de animaciรณn

3

Índice • INTRODUCCIÓN...............................................................................

• UNIDAD DIDÁCTICA 1. Caja y terminal punto de venta..................

1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta 1.1.1. Funcionamiento..............................................................................

1.1.2. Características..................................................................................

1.2. Sistemas tradicionales...................................................................................

1.2.1. Caja registradora..............................................................................

1.2.2. Datáfono..........................................................................................

1.3. Elementos y características del TPV..........................................................

1.4. Apertura y cierre del TPV...........................................................................

1.5. Escáner y lectura de la información del producto...................................

1.6. Otras funciones auxiliares del TPV............................................................

1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros)...............................................

1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV..............................................

1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta)........................................

RESUMEN.........................................................................................

AUTOEVALUACIÓN........................................................................

• UNIDAD DIDÁCTICA 2. Procedimientos de cobro y pago de las

operaciones de venta.............................................................................

2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago....................

2.1.1. Efectivo............................................................................................

2.1.2. Transferencia y domiciliación bancaria........................................

2.1.3. Tarjeta de crédito y débito.............................................................

2.1.4. Pago contra reembolso...................................................................

Le dedico libro a mi familia, a mi padre uAgustín, mi hermano Álvaro 2.1.5. este Pago mediante teléfonos móviles, otros.................................. y mi madre María, por acompañarme siempre en mis aventuras y alentarme a 2.1.6.

Medios de pago online comercio electrónico. desarrollar mi imaginación a través de ylaseguridad escritura.del También se lo dedico a mi abuelo Manuel, a quien se lo leeré en voz alta por ser y haber sido un amante de Los justificantes de pago.............................................................................. los 2.2. acontecimientos sociales.

El recibo: características. .........................................

He de2.2.1. mencionar a miselementos amigos, siny los cuales este .libro nunca hubiese sido lo mismo. En primer lugar a Silvia Meno, por haberme cedido sus fotografías con 2.2.2.

Justificante tanto cariño, a Ife Onyekwede portrasferencias........................................................... compartir sus experiencias como cantautora y a Andrea Araujo Passanisi por ceder una imagen tan especial que forma parte de 2.3. Diferencias entre factura y recibo............................................................... su biografía.

2.3.1. también Obligaciones para el acomerciante y establecimiento Por último, se lo dedico ustedes, para que lo disfrutencomercial pero sobre todo para que lo pongan en práctica y se atrevan a crear algo para el deleite de Devoluciones y vales.................................................................................... los 2.4. demás.

2.4.1. Normativa........................................................................................

Lorena Álvarez Martínez 2.4.2. Procedimientos internos de gestión.............................................

2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago............................................

2.6. Arqueo de caja...............................................................................................

2.6.1. Concepto y finalidad.......................................................................

2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV...............

RESUMEN.........................................................................................

Índice • INTRODUCCIÓN...............................................................................

• UNIDAD DIDÁCTICA 1. Caja y terminal punto de venta..................

1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta 1.1.1. Funcionamiento..............................................................................

1.1.2. Características..................................................................................

1.2. Sistemas tradicionales...................................................................................

1.2.1. Caja registradora..............................................................................

1.2.2. Datáfono..........................................................................................

1.3. Elementos y características del TPV..........................................................

1.4. Apertura y cierre del TPV...........................................................................

1.5. Escáner y lectura de la información del producto...................................

1.6. Otras funciones auxiliares del TPV............................................................

1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros)...............................................

1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV..............................................

1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta)........................................

RESUMEN.........................................................................................

AUTOEVALUACIÓN........................................................................

• UNIDAD DIDÁCTICA 2. Procedimientos de cobro y pago de las

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MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación

operaciones de venta............................................................................. atos de los autores 2.1. Caracterización de los sistemas y medios de D cobro y pago....................

2.1.1. Efectivo............................................................................................

Lorena Álvarez Martínez es licenciada en Psicología por la Universidad de Transferencia y domiciliación bancaria.de .......................................

Santiago2.1.2. de Compostela.

Además cuenta con estudios posgrado en diferentes especialidades, entre las que se encuentra la gestión de equipos humanos y 2.1.3. Tarjeta de crédito y débito............................................................. aprendizaje.

2.1.4.

Pago contra reembolso.ha ..................................................................

Durante su trayectoria profesional desarrollado y participado en la gestión de proyectos educativos, así como en instituciones y no gubernamentales 2.1.5. Pago mediante teléfonos móviles, sociales u otros.................................. tanto a nivel nacional como internacional. Actualmente ejerce su labor en el campo de2.1.6. la psicología, colaborando enydiferentes en organizaciones Medios de pago online seguridad proyectos del comercio electrónico. no gubernamentales y desarrollando su tesis doctoral en la Universidad de Vigo.

2.2. Los justificantes de pago..............................................................................

2.2.1. El recibo: elementos y características...........................................

2.2.2. Justificante de trasferencias...........................................................

2.3. Diferencias entre factura y recibo...............................................................

2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial 2.4. Devoluciones y vales....................................................................................

2.4.1. Normativa........................................................................................

2.4.2. Procedimientos internos de gestión.............................................

2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago............................................

2.6. Arqueo de caja...............................................................................................

2.6.1. Concepto y finalidad.......................................................................

2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV...............

RESUMEN.........................................................................................

Índice MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación

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Ficha Veladas y espectáculos con fines de animación. Actividades físicas y deportivas 1ª Edición Certia Editorial (Cenepo Consult, SLU), 2017 Autora: Lorena Álvarez Martínez Formato: 170 x 240 mm

Veladas

deportivas.

• 405 páginas.

y espectáculos con fines de animación.

Actividades

físicas y

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2017, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-16481-14-9 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 90-2017 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: Silvia Mino Sarmiento (cedida para su uso en este manual).

70

120

MF1095_3: Talleres y actividades culturales con fines de animación turística y recreativa.

MF1096_3: Veladas y espectáculos con fines de animación.

150

60

120

480

60

40 120 590

150

MF1659_3: Eventos, actividades y juegos para animación físico- deportiva y recreativa.

MF0272_2: Primeros auxilios.

MP0365: Módulo de prácticas profesionales no laborales.

Duración horas totales certificado de profesionalidad

90

90

MF1658_3: Proyectos de animación físico-deportivos y recreativos.

H. Q

Duración horas módulos formativos

UF1939: Concretar y organizar veladas, espectáculos y eventos con fines de animación.

UF1940: Dirigir y conducir veladas y espectáculos con fines de animación.

UF1937: Organizar y gestionar eventos, actividades y juegos para animación físico-deportiva y recreativa.

UF1938: Dirigir y dinamizar eventos, actividades y juegos para animación físico-deportiva y recreativa.

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas

470

40

80

40

70

90

60

90

Horas

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (AFDA0211) ANIMACIÓN FÍSICO-DEPORTIVA Y RECREATIVA (RD 1076/2012, de 13 de julio)

Área profesional: Actividades físico deportivas recreativas

Familia profesional: ACTIVIDADES FÍSICAS Y DEPORTIVAS

Índice • Introducción a la gestión de veladas y espectáculos............................ 21 1.1. Organización de veladas y espectáculos.............................................24 1.2. Objetivos de la producción de eventos y espectáculos....................24 1.3. Descripción de un plan de proyecto ..................................................29 1.3.1. La gestión de proyectos...........................................................29 1.3.2. El ciclo de vida de un proyecto..............................................30 1.3.3. Planificación de proyectos.......................................................30 1.3.4. El análisis del rendimiento .....................................................32 1.4. Planificación estratégica de veladas y espectáculos..........................33 1.5. Técnicas para la gestión de proyectos................................................35 Autoevaluación............................................................................. 41

• UF1939. Concretar y organizar veladas, espectáculos y eventos con fines de animación................................................................................ 45 Unidad didáctica 1. Concreción de veladas y espectáculos.......... 49 1.1. Las veladas y espectáculos en el contexto de un proyecto de animación................................................................................................52 1.1.1. Objetivos de la animación.......................................................52 1.1.2. Indicaciones generales.............................................................55 1.1.3. Interdependencia entre la animación diurna y nocturna.....................................................................................56 1.2. Elementos de la programación............................................................58

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1.2.1. Música disc-jokey o música en vivo..........................................58 1.2.2. Juegos de entretiempo.............................................................58 1.2.3. Entrega de premios de las actividades diurnas....................58 1.2.4. Juegos de baile o champagne......................................................58 1.2.5. Juegos locos ..............................................................................58 1.2.6. Concursos o espectáculos de complemento........................59 1.2.7. Elecciones o concursos...........................................................59 1.2.8. Cabarés de clientes...................................................................59 1.2.9. Fiestas.........................................................................................59 1.2.10. Cabarés de animadores............................................................59 1.2.11. Sketches........................................................................................59 1.2.12. Musicales....................................................................................60 1.2.13. Shows externos...........................................................................60 1.2.14. Espectáculos de producción mixta........................................60 1.3. Niveles de la programación en la animación nocturna....................60 1.3.1. Estructura de la velada.............................................................60 1.3.2. Criterios de temporalización de veladas................................63 1.4. Programación.........................................................................................65 1.4.1. Metodología de elaboración....................................................65 1.4.2. Carácter de las actividades.......................................................67 1.4.3. Fichas de actividad ..................................................................69 1.5. Publicidad y métodos de captación....................................................72 1.5.1. Expositores................................................................................72

12

1.5.2. Captación de grupos................................................................72 1.5.3. Contacto personal....................................................................73 1.5.4. Ambientación de áreas comunes............................................73 1.5.5. Anuncios....................................................................................73 1.5.6. Caracterización y disfraces......................................................74 1.5.7. Frozen image.................................................................................74 1.5.8. Gags.............................................................................................74 1.5.9. Radio station................................................................................74 1.6. Clasificación según la tipología del colectivo destinatario...............75 1.6.1. Adultos y mayores ...................................................................76 1.6.2. Niños..........................................................................................83 1.6.3. Teenagers......................................................................................89 1.7. Clasificación según tipo de participación requerida: activa, pasiva o compartida..........................................................................................91 1.7.1. Veladas y espectáculos participativos....................................92 1.7.2. Veladas y espectáculos contemplativos.................................92 1.7.3. Producciones mixtas................................................................92 1.8. Clasificación según su relación con la animación diurna: mañanas, tardes y días especiales..........................................................................93 1.9. Diferentes tipos de veladas y espectáculos........................................94 1.9.1. Concursos..................................................................................94 1.9.2. Musicales....................................................................................99 1.9.3. Elecciones..................................................................................99 1.9.4. Fiestas...................................................................................... 104 13

1.9.5. Entregas de premios ............................................................ 106 1.9.6. Juegos de baile o champagne................................................... 107 1.9.7. Juegos de minidisco de niños.............................................. 109 1.9.8. Sketches..................................................................................... 112 1.9.9. Cabarés de animadores y/o clientes .................................. 113 Autoevaluación........................................................................... 115 Unidad didáctica 2. Organización de veladas y espectáculos con fines de animación......................................................................... 123 2.1. Gestión, disponibilidad e idoneidad de los recursos humanos y materiales............................................................................................. 127 2.1.1. Introducción a la organización de los recursos humanos.................................................................................. 127 2.1.2. Secuencia de acciones organizativas................................... 128 2.1.3. Trámites y acciones de gestión para la disponibilidad de espacios y recursos de desarrollo de veladas y espectáculos con fines de animación......................................................... 130 2.1.4. Entidades y organizaciones tipo relacionadas con este tipo de actividades......................................................................... 135 2.1.5. Criterios para la valoración de la idoneidad....................... 136 2.1.6. Pautas para asegurar la disponibilidad de los recursos humanos y materiales............................................................ 143 2.1.7. Criterios para la adaptación de materiales y adecuación de espacios e instalaciones a usuarios con limitaciones en el ámbito de la autonomía personal........................................ 148 2.2. Criterios de uso y logística de los recursos materiales en veladas y espectáculos con fines de animación............................................... 149 2.2.1. Organización y distribución del material en función de las

14

características de los usuarios, número de participantes en la actividad, objetivos que se persiguen, experiencia manipulativa de los usuarios, estructura organizativa de la actividad.................................................................................. 149 2.2.2. Protocolos de utilización...................................................... 155 2.2.3. Reposición, circulación y condiciones de almacenamiento .................................................................... 156 2.2.4. Situaciones de riesgo habituales en instalaciones y recursos materiales ............................................................................... 159 2.2.5. Medidas y protocolos de seguridad e higiene en el uso y mantenimiento....................................................................... 161 2.2.6. Inventario................................................................................ 164 2.3. Cronograma y desarrollo organizativo............................................ 165 2.3.1. Convocatoria.......................................................................... 165 2.3.2. Horarios.................................................................................. 165 2.3.3. Criterios de organización...................................................... 166 2.3.4. Coordinación con otros departamentos............................ 167 2.3.5. Criterios para el reparto de roles entre los participantes........................................................................... 168 2.3.6. Materiales necesarios............................................................. 168 2.3.7. Ensayos previos, criterios de oportunidad y guión de actuación de los distintos participantes ............................. 168 2.4. Cumplimentación de una ficha técnica de montaje........................ 171 Autoevaluación........................................................................... 175 EVALUACIÓN FINAL.................................................................... 179

15

• UF1940. Dirigir y conducir veladas y espectáculos con fines de animación............................................................................................ 183 Unidad didáctica 1. Técnicas de expresión y representación. .... 187 1.1. Clasificación y características............................................................ 190 1.2. Técnicas de expresión corporal........................................................ 193 1.3. Técnicas de sonido............................................................................. 197 1.3.1. Diferentes reproductores de sonido .................................. 198 1.3.2. Procedimiento de conexión ................................................ 201 1.3.3. Procedimiento de desconexión .......................................... 202 1.3.4. Limpieza del equipo.............................................................. 202 1.3.5. Normas de seguridad............................................................ 202 1.4. Técnicas de expresión oral................................................................ 203 1.4.1. Tipos de micrófono.............................................................. 204 1.4.2. Entonación y dicción............................................................ 205 1.4.3. Composición del mensaje.................................................... 206 1.4.4. Guión de presentación ........................................................ 208 1.5. Técnicas de expresión musical ........................................................ 212 1.5.1. Estilos musicales.................................................................... 213 1.5.2. Estilos de baile....................................................................... 218 1.5.3. Seguimiento musical en veladas y espectáculos................ 224 Autoevaluación........................................................................... 229 Unidad didáctica 2. Técnicas escenográficas y decoración de espacios........................................................................................... 235

16

2.1. Clasificación y características............................................................ 238 2.2. La puesta en escena............................................................................ 239 2.3. Etapas para la realización y producción de un montaje............... 240 2.4. Técnicas de iluminación y efectos especiales ................................ 242 2.4.1. Sistema de iluminación......................................................... 243 2.4.2. Uso de la luz........................................................................... 249 2.4.3. Efectos especiales.................................................................. 252 2.4.4. Normas de seguridad............................................................ 253 2.5. Técnicas de ambientación................................................................. 255 2.5.1. El escenario............................................................................ 256 2.5.2. Resto de espacios................................................................... 261 2.5.3. Tipos de ambientación y combinación de elementos...... 263 2.5.4. Materiales básicos de decoración........................................ 265 2.6. Rotulación y grafismo........................................................................ 270 2.6.1. Elementos que se usan en animación................................. 270 2.6.2. Las proporciones................................................................... 271 2.6.3. Teoría del color...................................................................... 272 2.6.4. Uso de los colores................................................................. 273 2.6.5. Uso de las letras .................................................................... 275 Autoevaluación........................................................................... 277

Unidad didáctica 3. Técnicas de maquillaje y caracterización. . 281 3.1. Técnicas de maquillaje....................................................................... 284

17

3.1.1. Los materiales y productos habituales en animación....... 285 3.1.2. Procedimiento para realizar un maquillaje......................... 292 3.1.3. Tipos de maquillaje............................................................... 295 3.1.4. Caracterizaciones de maquillaje .......................................... 297 3.1.5. Normas de seguridad e higiene........................................... 298 3.2. El disfraz y el vestuario en los espectáculos................................... 301 3.3. Estudio del vestuario escénico......................................................... 302 3.3.1. En espectáculos existentes................................................... 303 3.3.2. En espectáculos de nueva creación..................................... 303 3.3.3. Caracterización del vestuario............................................... 306 3.4. Presupuestos........................................................................................ 307 3.5. Mantenimiento de vestuario o props................................................. 308 Autoevaluación........................................................................... 309 Unidad didáctica 4. Dirección y conducción de veladas y espectáculos................................................................................... 317 4.1. Criterios metodológicos en la dirección de veladas y espectáculos......................................................................................... 320 4.1.1. Optimización de la participación e implicación de los usuarios................................................................................... 320 4.1.2. Selección y secuenciación de las actividades..................... 321 4.1.3. Organización de los recursos humanos y profesionales........................................................................... 325 4.1.4. Organización de los participantes ...................................... 326 4.1.5. Identificación de riesgos y propuestas de solución.......... 328

18

4.2. Elaboración de guiones o scripts....................................................... 329 4.2.1. Script general de la velada o espectáculo............................. 329 4.2.2. Script de vestuario y props...................................................... 330 4.2.3. Script de luces, incluyendo el cañón de seguimiento......... 331 4.2.4. Script de música...................................................................... 332 4.2.5. Script de escenografía............................................................. 333 4.2.6. La ficha técnica...................................................................... 333 4.3. Métodos de control de tiempos....................................................... 337 4.3.1. En las presentaciones............................................................ 337 4.3.2. En el desarrollo de los juegos.............................................. 338 4.3.3. En los espectáculos contemplativos................................... 338 4.3.4. En las fiestas .......................................................................... 338 4.4. Funciones del animador o del showman ....................................... 339 4.5. Trabajo en equipo............................................................................... 341 4.6. Supervisión del desarrollo de veladas y espectáculos................... 342 4.6.1. Captación................................................................................ 342 4.6.2. Material informativo............................................................. 342 4.6.3. Decoración............................................................................. 343 4.6.4. Equipamiento de luz y sonido............................................. 343 4.6.5. Preparación del material....................................................... 343 4.6.6. Preparación de los clientes................................................... 343 4.6.7. Preparación del jurado.......................................................... 344 Autoevaluación........................................................................... 345

19

Unidad didáctica 5. Evaluación y control en veladas y espectáculos en animación............................................................ 351 5.1. El concepto de evaluación................................................................ 354 5.1.1. Definición de evaluación...................................................... 354 5.1.2. Tipos de evaluación............................................................... 355 5.1.3. Finalidad de la evaluación..................................................... 358 5.2. Métodos de evaluación...................................................................... 359 5.2.1. Instrumentos más habituales en la evaluación de veladas y espectáculos............................................................................ 359 5.2.2. Cuestionarios de satisfacción de clientes........................... 363 5.2.3. Entrevistas personalizadas................................................... 363 5.2.4. Mecanismos de autoevaluación: en base a scripts y en base a manuales de procedimiento................................................. 364 5.2.5. Formularios de cuestiones específicas................................ 365 5.2.6. Seguimiento directivo............................................................ 365 5.2.7. Reuniones periódicas con la dirección............................... 372 5.3. Elaboración de informes de evaluación: finalidad, estructura y presentación........................................................................................ 372 5.4. Estrategias e instrumentos para evaluar ......................................... 376 5.4.1. La adecuación de los espacios............................................. 378 5.4.2. Los instrumentos y materiales empleados y su adecuación a la actividad y a las características y expectativas de los participantes........................................................................... 379 5.4.3. Las personas implicadas en la actividad............................. 380 5.4.4. El desarrollo de la función................................................... 381 5.4.5. Los elementos complementarios ....................................... 382

20

5.5. Pautas para el establecimiento de mecanismos de mejora a partir de los resultados de la evaluación.................................................... 382 Autoevaluación........................................................................... 385 EVALUACIÓN FINAL.................................................................... 389

• resumen FINAL DE MÓDULO FORMATIVO.......................... 395

• EVALUACIÓN FINAL DE MÓDULO FORMATIVO.................... 397

• soluciones................................................................................... 399

• BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFÍA....................................................... 401

21

Introducciรณn a la gestiรณn de veladas y espectรกculos

MF1096_3. Veladas y espectรกculos con fines de animaciรณn

23

Introducción En este tema se ofrece al estudiante una pequeña introducción teórica acerca de la organización de veladas y espectáculos. Para ello se analizarán las funciones básicas que persigue la gestión de proyectos en el área recreativa, haciendo especial hincapié en conceptos como la planificación, la gestión y la evaluación de proyectos.

Al final, se hace una breve referencia a las técnicas de gestión de proyectos más utilizadas en la producción de espectáculos.

La gestión de espectáculos puede resultar compleja, y debe ajustarse a la perfección a sus múltiples características y variables. Este capítulo pretende mostrar al estudiante un punto de vista global acerca del significado y la complejidad que conlleva «producir un espectáculo».

Al final del tema se adjuntan las correspondientes actividades de evaluación.

Objetivos - Conocer los objetivos de la organización y producción de veladas y espectáculos.

- Conocer las diferentes fases en la planificación y gestión de proyectos.

- Conocer algunas técnicas básicas para la gestión de proyectos.

MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación

25

1

.1. Organización de veladas y espectáculos

La organización de veladas y espectáculos implica planificar, organizar y gestionar los recursos económicos, materiales, técnicos y humanos para la producción de audiovisuales, radio y espectáculos, asegurando el cumplimiento de los planes u objetos de la producción en el tiempo y las condiciones de coste y calidad establecidas.

1

Figura 1. Veladas y espectáculos

.2. Objetivos de la producción de eventos y espectáculos A continuación se analizan los objetivos principales que persigue la planificación de veladas y espectáculos. Se resumen en los siguientes: - Analizar las diferentes temáticas y tipos de eventos, estableciendo según la finalidad de los mismos las representaciones escénicas, espectáculos o veladas cumpliendo con los objetivos previamente establecidos.

- Identificar los recursos necesarios para la realización de representaciones escénicas y/o espectáculos, obteniendo, organizando y analizando la información, documentación y objetivos del proyecto, y programando las diferentes fases de su desarrollo.

26

MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación

Análisis o interpretación del libreto1 o «escaleta»2.

• El género de la obra: dramático, comedia, informativo, deportivo, etc.

• Los aspectos formales, expresivos o estéticos de la obra: época, estilo artístico, aspectos relacionados con la puesta en escena, iluminación, sonido, etc.

• Las necesidades de los equipos, maquinaria y materiales.

• Las necesidades de recursos humanos y técnicos.

• Las necesidades de recursos humanos y artísticos.

• Las necesidades y características de los espacios escénicos.

Elaboración de listados, agrupando información afín de las distintas secuencias o fases del programa.

Identificación de equipamiento y material técnico, según la propuesta de los diferentes profesionales implicados.

Identificación de las fuentes de financiamiento y acceso a las mismas para la obtención de recursos económicos.

Planificación de diferentes fases de montaje de la obra o espectáculo: ensayos, contratación de personal artístico y técnico, construcción de decorados.

Elaboración de un plan de trabajo que optimice los tiempos y recursos humanos, técnicos y materiales, asegurando el cumplimiento de los plazos establecidos.

Figura 2. Tabla. Objetivos generales de la producción de espectáculos

- Elaborar partidas presupuestarias de un proyecto para un evento o espectáculo, determinando los recursos económicos y optimizando la asignación de los mismos de acuerdo con los objetivos establecidos y especificaciones recibidas.

El presupuesto contempla la disponibilidad de recursos propios y la necesidad de recursos externos.

Distribución de las cargas económicas en función de la importancia de las distintas fases del proceso y de las características previamente especificadas en el libreto.

Especificación del número, características y coste de las diferentes partidas presupuestarias teniendo en cuenta la oferta y los precios del mercado, optimizando siempre al máximo la producción.

Optimización de los recursos en calidad y coste.

Identificación de las distintas formas de financiación de veladas y espectáculos, seleccionando las óptimas para la consecución de la intencionalidad de la obra.

Figura 3. Tabla. Partidas presupuestarias Un libreto es el texto que se canta o declama en las diferentes obras musicales o escénicas.

Una escaleta o step outline es, en cinematografía, cada una de las escenas que componen una historia.

1 2

MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación

27

- Gestionar la selección y contratación de los recursos humanos (artísticos y técnicos) necesarios en las diferentes fases del proceso, asegurando su disponibilidad, capacitación e idoneidad, para garantizar la realización del proyecto con el coste y plazo preestablecidos.

Selección del equipo técnico, teniendo en cuenta todas las fases del proceso y las características específicas de la capacitación del personal.

Número de personal del equipo técnico, que asegura la correcta realización del espectáculo, garantizando su calidad y el plazo preestablecido.

Selección del personal artístico (actores, músicos, ponentes, figurantes, presentadores, etc.), que tiene en cuenta sus características y cantidad, en función de las necesidades del guión.

Contacto con los agentes o representantes de los artistas para establecer la disponibilidad del personal artístico y asegurar que la selección es correcta.

Organización de las pruebas para la selección de personal artístico, con las técnicas y equipamiento necesario.

Contratos ajustados a los cachés de los artistas y técnicos, teniendo en cuenta los convenios colectivos y optimizando el presupuesto disponible.

Figura 4. Tabla. Recursos humanos

- Identificar las necesidades de caracterización del personal artístico y gestionar su manufactura, adquisición o alquiler, siguiendo los criterios del director de la obra (director de escena) o director artístico (de proyecto).

Establecimineto de las necesidades de vestuario, complementos, maquillaje, peluquería, accesorios de los participantes del espectáculo.

Elementos de vestuario y maquillaje, que deben ser adecuados a las características de la obra y tener la calidad necesaria (coste/eficiencia).

Pruebas, que permiten ajustar cada intérprete a su indumentaria.

Determinación de la necesidad de alquilar, adquirir o confeccionar vestuario y complementos en función de las características especiales del evento y la disponibilidad del stock.

Figura 5. Tabla. Necesidades de caracterización

- Gestionar la disponibilidad, localización, construcción o alquiler de los espacios y materiales escénicos, garantizando que sus calidades se correspondan con la intencionalidad narrativa y expresiva del espectáculo, respetando los costes y plazos preestablecidos.

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MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación

Los espacios de representación deben estar disponibles en los plazos estipulados, y su dotación técnica será la estipulada para la realización del evento.

Se encargarán los decorados y elementos escénicos adecuados determinando las características, calidades y plazos de entrega aplicando las técnicas de negociación.

Los decorados y escenarios deben responder a las características estéticas y técnicas, y se deben instalar en los plazos previstos.

Las localizaciones para la realización del espectáculo deben ser las estipuladas y los permisos deben haber sido gestionados.

Los elementos del atrezzo deben responder a los criterios estéticos preestablecidos.

Los efectos especiales (si los hay) deben estar operativos y cumplir con las normas de seguridad.

Figura 6. Tabla. Espacios materiales escénicos

- Gestionar la localización, compra o alquiler de los recursos materiales y técnicos necesarios, asegurando calidades, plazos, y mantenimiento, en función de los criterios y costes preestablecidos.

El equipamiento técnico y los materiales deben ser los apropiados para la representación del espectáculo.

El equipamiento estará disponible con la suficiente antelación para realizar los ensayos y pruebas de la representación.

Se deben asegurar las características técnicas específicas y calidades, optimizando el presupuesto disponible.

Es necesario distribuir el material de acuerdo con las distintas fases de desarrollo de la representación o espectáculo.

El aprovisionamiento de los equipos y materiales se debe gestionar con prontitud y eficacia, aportando soluciones alternativas a las posibles contingencias.

Figura 7. Tabla. Necesidades de material

- Gestionar y controlar los recursos económicos de forma que se asegure la finalización y el desarrollo de la representación o del espectáculo, en los plazos previstos y con las calidades requeridas y dentro del presupuesto establecido, proponiendo en su caso, medidas correctoras.

Gestión de solicitud de subvenciones de la Administración pública, aplicando el procedimiento preestablecido.

Gestión de la documentación necesaria para la obtención de financiación.

Control de los gastos, que asegura el cumplimiento de los plazos para la realización del espectáculo.

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Realización puntual de los pagos según la normativa vigente.

Realización de un balance cuantitativo para comparar los recursos económicos, comparando las realizaciones con las previsiones y proponiendo acciones correctoras (si no se encuentran en un margen aceptable).

Gestión y elaboración de documentación administrativa de forma clara y precisa.

Figura 8. Tabla. Control de recursos económicos

- Coordinar y supervisar las giras y desplazamientos del espectáculo (de ser preciso), asegurando plazos y compromisos establecidos.

El montaje y desmontaje de escenarios y decorados han de llevarse a cabo en el tiempo estipulado.

Se deben prevenir con la suficiente antelación las necesidades de alojamiento, desplazamientos, etc. de los equipos humanos, técnicos y materiales, gestionando y contratando los servicios necesarios.

Hay que asegurar el desplazamiento de todos los participantes del espectáculo de la forma más segura posible.

Se gestiona la contratación de medios especializados para el transporte de escenarios, maquinaria escénica (si fuese necesario).

Se gestiona la contratación de personal técnico y artístico en los lugares de representación.

Los equipos técnicos y materiales se almacenan y mantienen en las condiciones de seguridad apropiadas.

Figura 9. Tabla. Control de desplazamientos

- Intervenir en la coordinación del espectáculo.

La promoción y difusión del espectáculo es la establecida, y se realiza en los medios predeterminados, y en los tiempos y soportes adecuados.

La identificación del espectáculo en un lugar de representación es la acordada.

La supervisión de la campaña de relaciones públicas (invitaciones, entrevistas, reseñas de los medios de comunicación etc.) permite la adecuada promoción de la obra o espectáculo.

Figura 10. Tabla Coordinación y difusión del espectáculo

- Cumplir y hacer cumplir la normativa laboral, de seguridad, higiene y medioambiente de acuerdo con la legalidad vigente.

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Se respeta la legislación vigente en torno a los derechos de autor y la propiedad intelectual.

Se respeta la normativa en torno al espectáculo.

Se determina la necesidad de seguridad, organizando su actividad, utilizando el servicio de fuerzas públicas (de ser necesario) o servicios de empresas especializadas.

Se cumple la normativa en seguridad, higiene del trabajo y medio ambiente.

Se prevé la toma de decisiones oportunas ante la aparición de una emergencia.

Figura 11. Tabla. Normativa laboral

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.3. Descipción de un plan de proyecto

A lo largo de los siguientes apartados veremos en qué consiste un plan de proyecto.

1.3.1. La gestión de proyectos La GP (gestión de proyectos) es la disciplina del planteamiento, la motivación y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos.

Un proyecto es un emprendimiento temporal diseñado para producir un único producto, servicio o resultado con un principio y un final definido (normalmente limitado en el tiempo) que es emprendido para alcanzar objetivos únicos y que dará lugar a un cambio positivo.

El desafío de la GP consiste en optimizar al máximo la asignación de recursos de las entradas necesarias e integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos.

Las organizaciones que quieren modificar su enfoque o dirección reconocen que implantar verdaderos cambios requiere la introducción de nuevos productos, procesos, programas de manera oportuna y de manera eficiente en costes. De ahí, el creciente interés por la GP en los últimos años.

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RECUERDA QUE… En el lenguaje de GP (gestión de proyectos): • Administración: es el proceso para lograr objetivos a través de las personas.

• Proyecto: es el conjunto de actividades que se deben realizar para alcanzar un objetivo.

• Estrategia: es la ruta o camino que se sigue para alcanzar un objetivo.

• Objetivo: es aquello que se desea conseguir mediante un conjunto de actividades.

• Meta: es lo que se desea lograr en términos cuantitativos.

1.3.2. El ciclo de vida de un proyecto La siguiente figura representa el ciclo de vida de un proyecto, clasificado en cuatro etapas:

Implantación y entrega del proyecto

Programación y control

Formulación y selección

Planificación

Figura 12. Diagrama. Ciclo de vida de un proyecto

1.3.3. Planificación de proyectos Una vez que la organización decide seguir adelante con una propuesta de proyecto, los gestores deben terminar el plan del proyecto. Las partes de la mayoría de los planes de proyecto se establecen en el «esquema del plan de proyecto».

Debe prepararse una guía de procedimientos que incluya todas las reglas y procedimientos del proyecto. Esta guía debe contener información acerca de 32

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quién es el responsable de cada subsistema y del contenido de cada una de las tareas. También suele incluir un apartado con las especificaciones contables, así como asuntos relacionados con el personal, las contrataciones, las prácticas de trabajo, etc.

En el siguiente esquema se describe el contenido general de un plan de proyecto:

Figura 13. Esquema. Plan de trabajo

La estructura desglosada del trabajo (EDT). Árbol de componentes La parte más interesante de la planificación es la EDT (estructura desglosada del trabajo), conocida como «diagrama de componentes». La EDT define un conjunto de tareas independientes (también denominadas actividades o paquetes de trabajo) que constituyen el proyecto, facilitando la asignación de recursos, estimaciones de tiempo y coste, así como sistemas de control.

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Se puede definir como una jerarquía de productos finales que muestra cómo se pueden subdividir en tareas (paquetes de trabajo elementales). Los niveles sucesivos proporcionan una identificación más detallada de las tareas individuales. ‹‹La EDT es semejante a una lista de materiales que se usa en los procesos de fabricación –o una receta que define los elementos de un plato» (Ted Klastorin, 2010)3.

Es muy frecuente ver este tipo de árbol genealógico en la planificación de eventos y espectáculos. A continuación mostramos un ejemplo:

Figura 14. Esquema. Estructura desglosada del trabajo (EDT)

1.3.4. El análisis del rendimiento Existen seis medidas de éxito en un proyecto (Might y Fisher, 1985): 4 1. General: ¿cuál es la percepción general del éxito en un proyecto?

2. Coste: ¿es el coste superior o inferior al presupuesto inicial?

Cita tomada de T. KLASTORIN (2010), Project Management: Tools and Trade-Offs, London.

Prentice Hall.

4 Cita tomada de R. M. MCKINNIE (2007), The application of Complexity Theory to the field of project management (doctoral dissertation), Minneapolis, Walden University.

3

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3. Plazo: ¿el tiempo de entrega fue mayor o menor del programado?

4. Meta técnica 1: ¿cuál es la percepción general del rendimiento técnico del proyecto comparado con las especificaciones iniciales?

5. Meta técnica 2: ¿cuál es la percepción general del rendimiento técnico del proyecto comparado con otros proyectos de la organización?

6. Meta técnica 3: ¿cuál es la percepción general del rendimiento técnico del proyecto comparado con los problemas encontrados durante el proyecto?

1

.4. Planificación estratégica de veladas y espectáculos La planificación estratégica se define como el proceso de desarrollo e implementación de planes para alcanzar unos determinados propósitos u objetivos.

Para alcanzar dichos objetivos, la planificación ha de centrarse en objetivos concretos y acciones necesarias para la consecución de los mismos. El proceso de planificación aumenta la capacidad para solucionar problemas, generar alternativas posibles y estrategias para comunicarse de forma más eficiente con el personal.

La planificación estratégica mantiene bajo control la incertidumbre con respecto el futuro, reduce la resistencia al cambio en la organización, mantiene claros los roles y funciones de cada participante y facilita el camino a la consecución de la meta final.

En la organización de espectáculos, la planificación ocupa un eje central (Hannagan, 2008) , ya que es imprescindible la adaptación a las circunstancias de cambio.

5

Cita tomada de G. A. BOWDIN (2010), Events Management, New York. Routledge.

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A continuación vamos a analizar brevemente el proceso de planificación de un evento. Se representa en el siguiente cuadro sinóptico.

Figura 15. Esquema. Planificación estratégica de espectáculos

En cuanto a la gestión de proyectos aplicada al mundo del espectáculo, se podría hablar de cinco fases: iniciación, planificación, implementación, transcurso del evento y cierre (evaluación).

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MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación

En el siguiente cuadro sinóptico se puede ver los elementos básicos situados en horizontal aplicados en un tiempo determinado a lo largo de estas fases anteriormente descritas.

Figura 16. Fases en la gestión de un proyecto. Eventos y espectáculos (EPMS, 2006) 6

1

.5. Técnicas para la gestión de proyectos

Existen numerosas técnicas en la gestión de espectáculos. Es muy importante conocer el funcionamiento de estas herramientas, ya que dependiendo de la magnitud del evento (número de asistentes, número de actividades, etc.) responderán a las necesidades específicas de gestión.

Las técnicas que se mencionan a continuación son las más utilizadas en la actualidad, pero esto no implica que debamos utilizarlas todas en cada uno de los proyectos, sino que hemos de adaptarnos a las características de la velada o espectáculo optando por las más interesantes en función de la magnitud, número de asistentes o complejidad de las tareas.

En este cuadro se pueden ver de forma resumida las diferentes técnicas utilizadas en gestión de eventos.

Tomado de W. O’TOOLE (2004), Event Project Management System [CD-ROM], Sydney, EPMS.net.

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Herramientas para GP Desglose de estructura de trabajo

Gráfico de Gantt

Análisis de tareas Horarios

Tareas

Gráfico de responsabilidades Hojas de actividad/tareas

Tiempos asignados a cada tarea

Paquetes de trabajo Prioridades y progreso

Figura.17 Esquema. Herramientas para la gestión de proyectos

Diagrama de Gantt El diagrama de Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo determinado.

En la gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas.

Este tipo de gráfico se ha convertido en una herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, ya que sitúan en una línea de tiempo las diferentes actividades, de modo que resulta altamente eficiente.

En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de diagrama de Gantt:

Figura 18. Gráfico de Gantt. Progresión de tarea

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MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación

Se puede crear fácilmente un diagrama de Gantt a partir de una hoja de cálculo de Excel.

Existe software libre para trabajar con diagramas de Gantt. Algunos ejemplos son OpenProj, KMkey,Plan, GanttProject, Planner, NavalPlan o Project Libre.

1. Ventajas del diagrama de Gantt: -

Nos permite analizar la progresión de las tareas (tareas a lo largo del tiempo).

-

Se puede diseñar fácilmente a través de una hoja de cálculo de Excel.

-

Nos permite gestionar tareas.

-

Nos permite controlar los tiempos y asignarlos a cada una de las tareas.

-

Nos permite establecer prioridades.

-

Es representativo (forma de cuadrícula).

-

Nos permite observar los avances que vamos haciendo en las tareas.

2. Desventajas del diagrama de Gantt: -

No nos permite analizar la relación existente entre cada una de las actividades.

Modelo PERT PERT significa Project Evaluation and Review Techniques, lo que podríamos traducir como ‘Técnicas de revisión y evaluación de proyectos’. El PERT es un método que nos sirve para analizar las tareas involucradas para completar un determinado proyecto, especialmente el tiempo dedicado a cada una de las tareas, e identificar el tiempo necesario para completar el proyecto en total.

Realiza tres tipos de operaciones:

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- Cálculo de los tiempos de inicio y término más tempranos.

- Cálculo de los tiempos de inicio y término más tardíos.

- Holguras, actividades críticas y rutas críticas Requiere un uso más especializado que el simple diagrama de Gantt.

Figura 19. Diagrama PERT

Método ADM ADM significa en inglés Arrow Diagraming Method, y podríamos traducirlo como el ‘método de diagramas por flechas’. Se trata de una técnica de red de proyecto donde las actividades se representan como flechas que indican la dependencia entre nodos.

El PDM (Precedence Diagram Method) o método del diagrama de las preferencias es una técnica de red de proyecto enfocada en las preferencias de las actividades.

Herramientas software: Microsoft Office Project Existen software en el mercado muy útiles para la gestión de proyectos. Un ejemplo es el programa Microsoft Office Project, que nos permite administrar proyectos en el desarrollo de planes, asignar recursos a tareas, dar seguimiento al proceso, administrar los presupuestos y analizar las cargas de trabajo. No 40

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obstante, en el contexto de la animación utilizaremos procedimientos más simples dependiendo de la magnitud del proyecto que vayamos a gestionar.

Esquemas de la estructura de trabajo Las estructuras organizativas nos permiten representar gráficamente las diferentes jerarquías de responsabilidades en el trabajo, mostrando las áreas de actividad y objetivos que se busca conseguir.

Script Un script es un guión de órdenes utilizado en el ámbito audiovisual que nos sirve para detallar todos los aspectos de la puesta en escena.

A lo largo de este manual veremos detalladamente las herramientas más utilizadas para organizar y dirigir espectáculos. Esto implicará un conjunto de técnicas que englobará desde árboles de trabajo para la gestión de recursos humanos, inventarios de material, hojas de comprobación o checklist, fichas técnicas de montaje, scripts, etc.

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Autoevaluación Marca con «x» la opción correcta: 1. El objetivo de la organización de veladas y espectáculos es: a. Gestionar los recursos humanos, económicos, técnicos y materiales para la producción de espectáculos, según unas condiciones preestablecidas. b. Gestionar los recursos humanos para la producción de veladas y espectáculos. c.

Gestionar la puesta en escena de un espectáculo.

d. Gestionar tan solo la actividad de los animadores durante la puesta en escena.

2. ¿Qué implica el análisis de un libreto o escaleta en el ámbito de los espectáculos? a.

Analizar el género de la obra.

b. Analizar los recursos técnicos y artísticos para el funcionamiento del show. c.

Analizar las características de los espacios escénicos.

d. Ninguna de las anteriores es correcta.

3. Las necesidades de equipo humano en la producción de espectáculos: a.

Siempre se cumplen con el personal de la empresa.

b. Se contrata el equipo humano en función de las características del espectáculo.

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4. Organizar un espectáculo implica: a.

Establecer las necesidades de vestuario, complementos y peluquería.

b. Organizar los elementos decorativos del escenario y de la sala. c.

Tan solo organizar la puesta en escena del espectáculo.

d. «a» y «b» son correctas.

5. La gestión logística, ¿es uno de los objetivos de la organización de espectáculos? a. Sí. b. No, de eso se encarga otro departamento.

6. ¿Cuál es el objetivo de la gestión de proyectos? a. Asignar recursos para alcanzar los objetivos, independientemente del coste. b. Asignar la mínima cantidad de recursos, con la finalidad de reducir costes. c.

Optimizar al máximo la asignación de recursos para alcanzar objetivos predefinidos.

d. La gestión de proyectos no implica la asignación de recursos.

7. Las fases generales en la planificación de un proyecto son: a.

Visión general, planificación, programación, supervisión y control, finalización.

b. Visión general, programación, planificación, supervisión y control, finalización.

8. La estructura desglosada de trabajo (EDT): a. Implica una subdivisión de tareas, facilita la asignación de recursos y otros sistemas de control. b. No implica la asignación de tiempo y coste.

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c.

Es también conocida como diagrama de componentes.

d. «a» y «c» son correctas.

9. ¿Por qué resulta útil trabajar con gráficos de Gantt en la organización de espectáculos? a.

Nos permiten llevar un control de las tareas que tenemos pendientes.

b. Podemos establecer prioridades entre las tareas. c.

Podemos crearlo nosotros mismos en una hoja de Excel.

d. Todas las anteriores son correctas.

10. ¿Qué nos permite Microsoft Office Project? a.

Asignar recursos a tareas.

b. Hacer un seguimiento de la progresión de las tareas. c.

Administrar presupuestos.

d. Todas las respuestas son correctas.

Actividades para desarrollar: 1. Describe a grandes rasgos los aspectos básicos que debe contener un plan de proyecto.

2. Describe en qué consiste el ciclo de vida de un proyecto.

3. ¿Por qué es importante poseer unos conocimientos básicos de gestión de proyectos para la producción de eventos? Justifica tu respuesta.

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