Communications Examen de la gouvernance

Conformément à son engagement en faveur de l’évaluation du conseil d’administration et de l’amélioration continue de la qualité, l’ACORP a chargé l’Institut sur la gouvernance de réaliser un examen externe de la gouvernance en 2022. L’examen, entamé en janvier 2022, avait pour principal objectif d’envisager le modèle de gouvernance le plus adapté pour remplir le mandat de l’ACORP et répondre aux besoins futurs.

Ce processus, supervisé par le comité de la gouvernance et des nominations (CGN), a comporté une analyse contextuelle des meilleures pratiques et des organismes dotés d’une structure analogue. Vingt parties prenantes du secteur de la réglementation, quatre organismes apparentés et certains membres de la direction ont participé à des entrevues et à des groupes de discussion.

Un rapport final a été approuvé par le conseil d’administration en mai et présenté aux membres lors de l’assemblée annuelle de juin 2022. Les recommandations formulées dans le rapport concernent la nécessité de faire correspondre la structure de gouvernance au mandat de l’Alliance, de renforcer la communication avec les organismes membres et de mettre l’accent sur la diversité, l’équité et l’inclusion. Le rapport contenait également des recommandations relatives au fonctionnement du conseil d’administration et de ses comités.

La mise en œuvre des recommandations a commencé immédiatement par le recrutement d’un chef de projet en juillet, suivi par la première d’une série de séances d’information du conseil d’administration. Les mandats d’un nouveau comité consultatif financier et d’un groupe de travail conjoint sur la gouvernance ont été approuvés en septembre, et la sélection des membres a commencé immédiatement après. Le président et le PDG de l’ACORP ont lancé un bulletin du conseil d’administration, dont le but est de diffuser régulièrement de l’information aux membres de l’ACORP. En octobre, le président du conseil d’administration et le président du comité de la gouvernance et des nominations ont effectué une tournée de présentation dans tout le pays afin de mobiliser les membres de tous les conseils d’administration des organismes de réglementation.

Ils ont présenté les résultats de l’examen de la gouvernance, recueilli les commentaires et œuvré au recrutement des membres du groupe de travail conjoint sur la gouvernance.

Le groupe de travail conjoint, dont la tâche principale est de formuler des recommandations relatives au mandat de l’ACORP et à la composition du conseil d’administration, a commencé ses travaux à la fin du mois de novembre 2022. Ses activités se poursuivront au début de l’année 2023, et il est prévu qu’il présente des recommandations au conseil d’administration de l’ACORP en mai 2023. Toutes les activités de 2022 relatives à l’examen de la gouvernance et à la mise en œuvre des conclusions auxquelles il a donné lieu, ont été achevées dans les limites budgétaires et les délais établis.

Pour l’ACORP, l’efficacité de la communication est de la plus haute importance. Nous estimons nos parties prenantes : les organismes de réglementation, les comités, les groupes de travail, les membres du conseil d’administration, les partenaires extérieurs, les candidats, les postulants et le public. En 2022, nous avons rétabli et adopté de nouvelles stratégies et de nouveaux outils de communication afin de pouvoir interagir plus efficacement avec nos parties prenantes, de les tenir informées et de cultiver ces relations.

Afin de répondre aux préoccupations de nos membres et des diverses parties prenantes et de fournir une information opportune et utile, nous avons relancé notre bulletin d’information, dont la publication avait cessé en 2020. Le bulletin, intitulé CAPR Bits & Bites (« L’ACORP en bref »), a été relancé en juin et les réactions et commentaires qu’il a suscités ont été favorables.

Bulletin numérique de l’ACORP est envoyé à toutes les parties prenantes tous les deux mois et présente les initiatives, les projets intéressants et les ressources de l’ACORP. En outre, nous avons lancé un autre bulletin d’information destiné aux conseils et aux comités des organismes membres, et concernant notamment les questions de gouvernance, les priorités stratégiques, les initiatives, la supervision du projet « Redéfinir les services d’évaluation » et les nouvelles politiques. Le bulletin fait également état des décisions du conseil d’administration, des messages clés et autres renseignements. Le bulletin est publié une semaine après les réunions du conseil d’administration de l’ACORP.

Dans la continuité de nos efforts visant à assurer à toutes nos parties prenantes l’accès à une information utile et importante, et à rester au fait des meilleures pratiques, nous avons conclu, au début de l’année, qu’une refonte de notre site Web était indispensable. Une évaluation des besoins a été réalisée et un appel d’offres a été adressé à des fournisseurs sélectionnés sur la base de recommandations, de références et de recherches. Des entretiens ont été menés et un fournisseur a été engagé en décembre pour mener à bien la refonte du site; le projet devait débuter en janvier 2023.

Pour finir, dans un autre ordre d’idées, nous avons remanié la page Web consacrée au conseil d’administration afin d’y intégrer le profil et la photo de chacun des membres. Cette initiative visait à présenter les personnes qui élaborent les diverses politiques en matière de gouvernance, de stratégie et de bonnes pratiques qui concernent le mandat de l’ACORP et, par voie de conséquence, les autres parties prenantes.