DODATEK SPECJALNY: SALA KONFERENCYJNA
Wyposażenie od a do z Klient konferencyjny wybierając hotel zwraca uwagę na jego lokalizację, dostępność wymaganych sal i pokoi dla uczestników spotkań, a także na dodatkowe atrakcje. Ważnym kryterium jest także wyposażenie pomieszczeń konferencyjnych. M.in. o tym, czego nie może zabraknąć w salach, rozmawiamy z Paweł Feliszkiem, International MICE Managerem w Grupie Hotelowej Orbis. podstawą w wyposa|Cożeniujestnowoczesnej sali konferencyjnej? Co się zmieniło przez ostatnie lata w jej wyposażeniu? Z roku na rok powstają coraz to nowsze, a co za tym idzie nowocześniejsze obiekty konferencyjne, których wyposażenie stanowi jeden z gwarantów udanego spotkania. Ich właściciele, jak i hotele przeganiają się w innowacyjnych rozwiązaniach, pozwalających na uzyskanie maksymalnej funkcjonalności każdej z nich. O ile jeszcze kilka lat temu ekran na stojaku, projektor na stole, rzutnik folii czy też nagłośnienie na wolnostojących kolumnach było czymś absolutnie powszechnym, o tyle obecnie coraz mniej sal konferencyjnych ma takie rozwiązania. Wysuwane ekrany, wbudowane na stałe systemy nagłośnienia, czy stacjonarne projektory podwieszane pod sufitem zapewniają idealną ergonomię każdej z sal. Elementem absolutnie koniecznym stał się oczywiście dostęp do Internetu. Coraz większą wagę przykłada się do praktycznych rozwiązań technicznych, takich jak możliwość podłączenia prądu o różnym natężeniu, systemy mocowań czy wszelkiego rodzaju efekty specjalne pomagające pozytywnie zaskoczyć uczestników konferencji (np. światła ledowe, ekrany plazmowe). Częstszym, a zarazem niezwykle efektownym rozwiązaniem staje się kompatybilność smartfonów oraz tabletów z innymi elementami wyposażenia sali konferencyjnej. Za pomocą jednego kliknięcia możemy salę zaciemnić, włączyć klimatyzację czy też zmienić barwę lub natężenie systemów oświetleniowych. Odpowiedni wystrój, multimedialność i świadome wykorzystywanie aktualnych nowinek technicznych stają się nieodzownym elementem nowoczesnej sali konferencyjnej. inne zalety czy wyznaczni|Jakie ki sprawiają, że klienci częściej decydują się na tę czy inną salę?
40
l
Przede wszystkim należy rozgraniczyć typ wydarzenia jakie dany klient organizuje. Inne kryteria i parametry będzie miała firma organizująca trzydniowe szkolenie dla swoich pracowników, a inne firma przygotowująca elegancką galę dla swoich kluczowych klientów. Istnieje jednak kilka uniwersalnych elementów, na które organizatorzy bezwzględnie zwracają uwagę. Z całą pewnością należy zacząć od walorów estetycznych. Obdrapane ściany czy poplamione wykładziny w kolorowe wzory, nie są mile widziane nawet w obiektach najniższej kategorii. Klienci oczekują umiarkowanej, ale nowoczesnej estetyki oraz wyważonej elegancji. Przy organizacji szkoleń i konferencji, olbrzymim atutem jest dostęp światła dziennego w salach. Udowodniono, że praca w pomieszczeniach z oknami zwiększa koncentrację i wydajność, dlatego tak często klienci już na etapie zapytania ofertowego określają wymóg rezerwacji sal konferencyjnych z dostępem do naturalnego światła. Zupełnie innymi wyznacznikami kierują się organizatorzy koktajli, kolacji galowych oraz bankietów. Te bardzo często łączą się z występem artystycznym. Tu klucz stanowi odpowiednie zaplecze i infrastruktura. Ważna jest scena oraz pojemna sala, odpowiednio przystosowana do zabudowy. Wsparcie agencji eventowych, mających uatrakcyjnić wydarzenie, wymaga dodatkowo właściwych rozwiązań technicznych: bliskości rampy technicznej lub windy towarowej – tak, aby ograniczyć logistykę oraz transport ciężkich elementów do możliwego minimum. Wszystkie te elementy, w połączeniu z najwyższym standardem obsługi procesu oraz koordynacji zapytania, pozwalają na wypracowanie przewagi względem obiektów konkurencyjnych. są elementy wyposażenia |Czy i usługi, które charakteryzują
2015 wrzesień-październik
określone grupy klientów? Czy różnią się klienci z biznesu od naukowców? Nie jest zaskoczeniem, że naukowcy nie przykładają aż tak dużej wagi do oprawy wydarzenia, skupiając się bardziej na walorach merytorycznych i przekazywanych im treściach. Często potrafią jednak docenić multimedialne możliwości sali konferencyjnej. W przypadku klientów biznesowych wystrój sali konferencyjnej, jej atrakcyjna lokalizacja czy dekoracje stołów i zastosowane rozwiązania techniczne są równie istotne co wiedza, którą zdobywają lub przekazują na danym evencie.
|
Jakie dodatkowe usługi niekoniecznie związane z samą salą są ważne dla komfortu zamawiających? Najistotniejszym elementem dającym poczucie bezpieczeństwa i komfortu realizacji jest czynnik ludzki – „my” sprzedawcy. Jeśli uda nam się przekonać Klienta o tym, że wiemy o czym mówimy, jesteśmy profesjonalni w sposobie przekazywania informacji oraz elastycznie potrafimy podejść do czasem nietypowych potrzeb i oczekiwań, to nawet najbardziej wymagający planista, będzie usatysfakcjonowany. W efekcie, świadomość klienta, że posiada osobę dedykowaną, zdolną zrealizować jego zachcianki na każdej prawie płaszczyźnie jest równie istotne, jak wypracowane już zaufanie na etapie planowania eventu. Kolejnym bardzo istotnym elementem na który klienci zwracają szczególną uwagę jest jakość, różnorodność i wreszcie estetyka serwowanych potraw. Najlepsze wnętrza i technika nie zostaną zapamiętane, jeżeli hotel pozwoli sobie na półśrodki i rozwiązania niskobudżetowe. Przerwy kawowe w trakcie konferencji, czy lunche to idealny moment sprzyjający integracji pomiędzy pracownikami, pozwalający na wymianę zdobytych doświadczeń i rozmowy. Warto zatem postawić
na odpowiednią jakość i różnorodność oferty gastronomicznej. Dużą zaletę stanowią atrakcje hotelowe, jak bar, wielofunkcyjny fitness club czy hotelowy basen. W trakcie wielu imprez grupa nie ma zaplanowanego czasu wolnego, uczestniczy mają możliwość spotkać się przy lampce wina lub cieszyć się wzajemnym towarzystwem na terenie fitness. Bardzo często takie spotkanie na konferencji czy szkoleniu jest dla nich jedyną możliwością spędzenia czasu we wspólnym gronie. są jakieś specjalne rozwią|Czy zania administracyjne, systemowe, związane z obsługą dedykowane tylko dla sektora MICE? Niewątpliwie, jednym z bardziej istotnych rozwiązań systemowych stała się możliwość składania zapytań ofertowych przez klientów na platformach internetowych, takich jak CVENT. Pozwala ona na oszczędność czasu przy składaniu zapytań oraz uproszczenie procesu ofertowania przez sprzedawcę hotelowego. Dostępność dużej liczby obiektów konferencyjnych we wskazanej destynacji pozwala na łatwą weryfikację miejsc, spełniających określone parametry i kryteria, jakimi zamawiający kieruje się wybierając miejsce konferencji. Coraz częstszym i z pewnością bardziej świadomym rozwiązaniem sektora MICE, stały się wszelkie akcje związane z ochroną środowiska i ekologią: od segregacji śmieci, poprzez stosowanie energooszczędnego oświetlenia, ekologicznych artykułów biurowych w salach, aż po uświadamiania planistów o współczesnych problemach ekologicznych. Kolejnym rozwiązaniem, stosowanym w przypadku sprawdzonych partnerów w biznesie, stały się porozumienia ramowe MICE. W kontekście procesu ofertowego, jest to olbrzymie uproszczenie pozwalające umocnić współpracę między stronami. R