KvalitetshĂĽndbok for BK Grafisk AS
BK KS Kvalitetsha ndbok FORSIDER 2015.indd 1
13.10.15 15.05
DEL A
Kvalitetshåndbok for BK Grafisk AS
SYSTEMDEL
BK KS Kvalitetsha ndbok FORSIDER 2015.indd 2
13.10.15 15.05
Innholdsfortegnelse – Del A
1.
Kvalitetspolitikk / Miljøpolitisk oppfølging
s. 3
2.
Presentasjon av BK Grafisk AS
s. 5
3.
Definisjoner
s. 6
4.
Kvalitetssyring
s. 7
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20
5.
Ledelsens ansvar Organisasjonskart for BK Grafisk AS Ansvar og myndighet Organisasjonsbeskrivelse Ledelsens gjennomgåelse, oppdatering og revisjon Styrende dokumentasjon for BK Grafisk AS Kontrakts-gjennomgang Dokument og datastyring Innkjøp Produktidentifikasjon og sporbarhet. Prosesstyring Kontroll og prøving Avviksbehandling Helse – Miljø – Sikkerhet Korrigerende og forebyggende tiltak Håndtering og levering Registrering Intern revisjon – kvalitet/HMS Opplæring Statistiske teknikker
HMS – helse, miljø, sikkerhet 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6
HMS – strategi Omfang Organisering Nøkkeltall Handlingsplan Ledelsens ansvar og mål for HMS – området
Kvalitetssystem – Del A
s. 7 s. 7 s. 8 s. 8 s. 9 s. 9 s. 10 s. 11 s. 11 s. 11 s. 12 s. 12 s. 13 s. 14 s. 14 s. 14 s. 15 s. 15 s. 15 s. 16
s. 17 s. 17 s. 17 s. 18 s. 18 s.19 s.19
Side 2
1.Kvalitetspolitikk BK Grafisk AS har som en av sine hovedmålsettinger å lede an i utviklingen av det totale kvalitetsbegrepet i bransjen. Bedriften skal, foruten å fokusere på høy grad av troverdighet ovenfor våre kunder, la begrepet kvalitet gjennomsyre alle våre aktiviteter internt og eksternt. BK Grafisk AS har en kvalitetspolitikk som følger: Bedriften skal levere produkter som tilfredsstiller markedets og myndighetenes krav til råvarer, produksjonsmetoder og leveringskriterier. Vi skal videre tilstrebe et optimalt indre og ytre miljø, hvor offentlige regler og lover er styrende oppnåelseskriterier. Ved indre miljø er vår målsetting å ha en personskadefrekvens på 0,0 % Konkrete målsettinger vil være under kontinuerlig utvikling. Både i nivå og typer, og er pr. dato som følger: Feilfrekvens: Målsetting om at maks 1 % av omsetningen skal kunne være feilprodusert. Kortsiktig mål å nå 0,5 %. Generelle feil, som er spesifisert pr. avdeling, har et måltall på 0,0 %.
Leveringstider: Oppnådd leveringstid til kunde vil alltid være måltallet, og skal ha en oppnåelseskvalitet på 98 % av leverte ordre.
Produksjonsdyktighet 100 % mot et normalarbeidsår, når tid til løpende preventivt vedlikehold er tatt hensyn til.
Kvalitetssystem – Del A
Side 3
Miljøpolitisk oppfølging Ledelsen skal: - Sørge for at alle ansatte har en oppdatert kvalitetshåndbok, og at en orientering om denne er gitt. - Forvisse seg om at firmaets kvalitetspolitikk blir forstått og etterlevd i organisasjonen. - Sørge for at kravene til produktkvalitet blir klart definert og forstått av alle ansatte. - Tilrettelegge forholdene slik at kvalitetssikring og HMS inngår som en naturlig del av det daglige arbeidet. - Sørge for godt samarbeid med offentlige etater og sentrale myndigheter om indre og ytre miljøforhold, samt HMS
Sandefjord, september 2011 Ajourført, januar 2016 Ingar Jansen Daglig leder
Kvalitetssystem – Del A
Side 4
2.Presentasjon av BK Grafisk AS BK Grafisk AS er i dag et solid selskap med store ambisjoner for fremtiden. Selskapet har over mange år opparbeidet seg en betydelig goodwill blant kunder og leverandører i markedet. BK Grafisk AS er et ark offset trykkeri. I tillegg har vi egne avdelinger for annonsesalg, profilartikler, tekstiltrykk og logistikk løsninger. Selskapet flyttet til nye lokaler i Sandefjord i 2012. Bedriften har 41 ansatte med stor faglig kompetanse. BK Grafisk AS har gjennom de siste 10 årene hatt en positiv utvikling. Dette sammen med eiernes vilje til å satse videre, skal være kundens garanti på at de har en solid samarbeidspartner de kan stole på også i fremtiden. Selskapet består i dag av fire operative avdelingene - Grafisk, Media, AllMade og Logistikk. BK Grafisk AS har som målsetting å knytte varige allianser med våre samarbeidspartnere. Slike allianser oppnås bare gjennom målbevisst kvalitetsarbeid i alle ledd over tid, og en profesjonell oppfølging. Det skal være attraktivt og være samarbeidspartner med BK Grafisk AS.
Bedriftens visjon: BK står for Best Kommunikasjon Best - vi skal være best på det vi gjør. Det forutsetter å trene jevnt og målrettet, lære av våre feil, via avviksregistrering, være konkrete i forbedringsarbeide og hele tide ville bli bedre. Kommunikasjon – vi skal kommunisere på en måte som styrker våre mål internt. Gjøre oss forstått, opptre på en ryddig og fortjenestefull måte mot våre kollegaer. Kommunikasjon – i samarbeid med våre kunder er god kommunikasjon avgjørende. Vi måles på hvordan vi kommuniserer. Dette skal bidra til at vi oppfattes som en solid og seriøs samarbeidspartner i alle sammenhenger. Kommunikasjon – det vi markedsfører og selger. Vi skal minst levere forventet kvalitet på våre oppdrag, hvor våre produkt kommuniserer meget godt med markedet.
Kvalitetssystem – Del A
Side 5
3.Definisjoner Kvalitet:
Helheten av egenskapene enheten har og som vedrører dens evne til å tilfredsstille uttalte og underforståtte behov.
Enhet:
Kan for eksempel være: - En aktivitet eller prosess - Et produkt - En organisasjon, et system eller en person - Eller kombinasjonen av disse
Kval. politikk:
Organisasjonens overordnede hensikter og ledelse mtp. kvalitet, slik dette er uttrykt av den øverste ledelse.
Kval. styring:
Driftsmessige teknikker og aktiviteter som benyttes for å oppfylle krav til kvalitet.
Kval. sikring:
Alle planlagte aktiviteter som er iverksatt som en del av kvalitetssystemet og påvist som nødvendig for å skaffe tilstrekkelig tiltro til at en enhet vil oppfylle kravene til kvalitet.
Kval. system:
Organisasjonsstruktur, prosedyrer, prosesser og ressurser som er nødvendige for å iverksette kvalitetsledelse.
Registrering:
Dokument som gir objektive bevis på utførte aktiviteter eller oppnådde resultater i kvalitetssystemet.
Sporbarhet:
Evne til å spore forløpet, anvendelsen eller lokaliseringen av enheten ved hjelp av nedtegnet identifikasjon.
Avvik:
Mangel på oppfyllelse av spesifiserte krav.
Feil:
Mangel på oppfyllelse av et tilsiktet brukskrav eller en rimelig forventning, innbefattet det som gjelder sikkerhet.
Observasjon:
Utsagn om fakta i løpet av en kvalitetsrevisjon og underbygd med objektive bevis.
Kvalitetssystem – Del A
Side 6
4. Kvalitetsstyring 4.1 Ledelsens ansvar BK Grafisk AS har organisert bedriften og arbeidet på en slik måte som sikrer korte beslutningsveier og delegering av ansvar og myndighet ut i organisasjonen. Dette for at eierskap og utøvelse av det daglig arbeid skal være godt forankret hos ledelse og alle ansatte.
4.2 Organisasjonskart for BK Grafisk AS pr. januar2016
Kvalitetssystem – Del A
Side 7
4.3 Ansvar og myndighet Ansvar og myndighet, samarbeidsforhold for alt personell, er definert og beskrevet i detaljerte stillingsinstrukser. Det er videre utarbeidet prosedyrer for de deler av virksomheten som har behov for dette.
4.4 Organisasjonsbeskrivelse Daglig leder Ansvarlig for strategiplaner og tilpasning av kvalitetspolitikken m.h.t. forretningsidè, og etter retningslinjer fra styret. Via oppfølging av avdelinger og ansatte, påse at kvalitetsnormene holdes, og at KS-systemet videreutvikles og vedlikeholdes. Videre påse at rutiner, kontroller og tiltak blir utført som fastsatt i regler og prosedyrer. Daglig leder er ansvarlig for utviklingsprosjekt internt, eventuelt i samarbeid med eksterne ressurser. Personalfunksjonen Utføres av daglig leder for ledergruppen, og av respektive avdelingsleder på eget område. Økonomi/regnskap Påse forsvarlig regnskapsføring, hvor det kan fremskaffes styringsparametere hva gjelder kvalitetskostnader, og årsakssammenheng for avvikene. Salg/marked Salgsledere avd. Grafisk, Media, AllMade og Logistikk ansvarlig for den generelle markedskommunikasjonen, og at den er i tråd med bedriftens visjon og strategi hva angår krav til miljø, sikkerhet og annet av relevant interesse. IT/data Påse at datasystemet kan fremskaffe og lagre data for kontinuerlig oppfølging og forbedring av det totale kvalitetsarbeidet i bedriften. Innkjøp Forsikre oss om at avtalt varesortiment er som forutsatt av leverandør, og at produktene tilfredsstiller de normer og krav i Norge som er satt til kvalitet, og med tanke på miljøhensyn. Innkjøpte produkter for videresalg via avdeling AllMade skal bli vurdert hva gjelder å tilfredsstille norske lover og regler, slik at aktuelle produkter ikke medfører helseskade, miljøforstyrrelser og/eller skade på materielle verdier, før de eventuelt blir del av avdelingens produktspekteret. Nødvendige risikoanalyser må utføres.
Kvalitetssystem – Del A
Side 8
4.5 Ledelsens gjennomgåelse, oppdatering og revisjon. Ledelsen representant er administrativ leder. Adm. leder skal revidere KS-systemet og påse at systemet tilfredsstiller kravene som er satt, og fungerer etter sin hensikt, og dermed oppnår de konkrete mål satt i kvalitetspolitikken. Intern revisjon gjennomføres hvert år, medio desember sammen med øvrig ledelse. Ledelsens gjennomgang skal konkludere med evt. tiltaksplaner, og skal ta hensyn til resultatene fra de interne revisjonene, og være en del av grunnlaget for kommende budsjett. Den årlige revisjonen skal også omfatte respektive fagområde. Referanse: P 4 18.1
Intern revisjon
4.6 Styrende dokumentasjon for BK Grafiske AS. Kvalitetssystemet er tilpasset bedriftens forretningsidè. Systemet omfatter organisasjonen, ansvarsfordeling, rutiner, prosedyrer og ressurser som samlet leder til at levert produkt stemmer overens med kravene til kvalitet og kundens forventninger. Bedriftsledelsen har ansvaret for det dokumenterte kvalitetssystem. Gjennom aktiv deltagelse skal ledelsen se til at alle ansatte i bedriften forstår, godtar og følger systemet. Bedriftsledelsen har det overordnede ansvaret for at de ansatte motiveres og engasjeres slik at de aksepterer de definerte kravene.
BEDRIFTSHÅNDBOKEN – DEL A Denne delen gir en generell beskrivelse av kvalitetssystemet i BK. Det er et overordnet dokument som klargjør organisering, kvalitetspolitikk, kvalitetsmålsetting og ledelsens ansvar. Denne delen inneholder også en overordnet beskrivelse av bedriftens system for HMS. Her er i første rekke HMS-strategi, organisering, nøkkeltall og handlingsplan beskrevet. Målgruppe: Kunder, daglig leder, avd. ledere, KS-ansvarlige og samtlige ansatte.
Kvalitetssystem – Del A
Side 9
PROSEDYREHÅNDBOK – DEL B Håndboken gir en mer detaljert beskrivelse av hver hovedaktivitet, og gir regler og bestemmelser om hvordan aktiviteten skal utføres. Håndboken inneholder alle prosedyrer som kreves og som er relevante i henhold til det gjeldende system. Målgruppe: Alle ansatte som utfører aktiviteter beskrevet i håndboken
Oppbygning av styrende dokumentasjon for BK Grafiske AS Den styrende dokumentasjonen har følgende struktur: Nivå 1 Bedriftshåndbok – del A Nivå 2 Bedriftshåndbok – del B - Prosedyrer Nivå 3 Stillings-/arbeidsinstrukser
Systemdel Operativ del Operativ del
Håndbøkene distribueres til alle målgrupper iht. egen distribusjonsliste.
Kvalitetsplanlegging Bedriften bestreber seg på å levere kundenes ønsker og avtalte kvaliteter i ethvert oppdrag. Egen særskilt kvalitetsplanlegging utover dette ansees ikke å være relevant for BK Grafisk AS
4.7. Kontraktsgjennomgang Ordre på produktsortimentet mottar vi skriftlig fra kundene pr. e-post, faks eller post. Ordrene kontrolleres av ansvarlig selger/kundekontakt, spørsmål avklares og ordre registreres. Ordrebekreftelse sendes kunden. Eventuelle tillegg påføres ordren, og ansvarlig selger påser at alle avdelinger har fått oppdatert informasjon. Spesielle krav til materiell, trykkvalitet, eller annet som ikke er standard vurderes internt med produksjonsleder før avgjørelse tas. Hensyn til markedet, tilfredsstillende inntjening og kvalitet, er kriterier som skal vurderes før beslutning blir tatt. Større anbud diskuteres internt før forhandlinger igangsettes. Elementer som lønnsomhet, tilleggstjenester, deltagelse i kampanjer etc. er således sentrale. BK vil i kontrakter med underleverandører påberope seg retten til å revidere leverandørens kvalitetssystem. Referanse: P 4 07.1 Kvalitetssystem – Del A
Kontraktsgjennomgåelse Side 10
4.8 Dokument og datastyring Stillingsbeskrivelser, prosedyrer og arbeidsinstrukser i KS-systemet er distribuert til stillingsinnehavere og avdelingene som berøres. Hver enkelt er ansvarlig for at dokumentasjon finnes i korrekt utgave. Daglig leder har overordnet ansvar for KS-systemet og stillingsbeskrivelser, mens avdelingsledere er ansvarlig for prosedyrer på egne områder. Adm. avdeling er ansvarlig for at endringer blir gjort og oppdatert underlag distribuert. Referanse: P 4 08.1
Styring av dokumenter
4.9 Innkjøp Ansvarlig for innkjøp av hovedsortimentet av varetyper, som papir/kartong, plater, ligger hos innkjøp. Videre ansvar for avtaler med bank, finansieringsselskap og forsikringsselskap i samarbeid med daglig leder. Avtaler vedr. driftsrelaterte aktiviteter ligger hos daglig leder. Produksjonsplanlegger, og avdelingsledere foretar avrop iht. til hovedavtaler og påser at lageret og avdelingene til enhver tid har rett lagernivå og det driftsmateriell som er nødvendig.
Referanse: P 4 09.1 Innkjøp P 4 09.1-V1 Godkjente leverandører P 4 09.2 Innkjøp og risikovurdering AllMade
4.10 Produktidentifikasjon og sporbarhet Det er overordnet målsetting å kunne følge ordren fra mottatt kundeordre til levert vare hos mottaker via registrering i GKS-systemet. Kundeansvarlige legger inn ordrene iht. avtalte rutiner for sporbarhet. Alle ordrene legges inn med eget ordrenummer, kundenummer, navn, adr., og annen relevant informasjon. BK har full sporbarhet fra innkjøpt materiell til varen er levert kunden. Referanse: P 4 10.1
Kvalitetssystem – Del A
Produktidentifikasjon og sporbarhet.
Side 11
4.11 Prosesstyring Prosessen fra mottatt ordre til levert vare styres av de til enhver tid gjeldende stillingsinstrukser og prosedyrer på de aktuelle områdene. Leveransene kvalitets-sikres løpende i produksjonsprosessen, og ved pakking/transport av ordren. Referanser: P 4 11.1 P 4 11.1-V1 P 4 11.21 P 4 11.22 P 4 11.22-V1 P 4 11.23 P 4 11.23-V1 P 4 11.24 P 4 11.24-V1 P 4 11.25 P 4 11.26 P 4 11.27 P 4 11.31 P 4 11.32 P 4 11.33 P 4 11.41 P 4 11.42 P 4 11.51 P 4 11.6 P 4 11.7 P 4 11.8
Ordrebehandling Ordrebehandling Grafisk design Førtrykk Vedlikehold førtrykk Trykkeri Vedlikehold trykkeri Ferdiggjøringen Vedlikehold ferdiggjøring Kasjering Stansing Liming Prosjektstyring - Media Redaksjonelt stoff Annonser til trykksaker Ordrebehandling – Avd. AllMade Tekstiltrykk – Avd. Media Lagerhotell / Web shop Transport Avfallsplan Behandling av EE produkter
4.12 Kontroll og prøving Overordnet er det i avtaler med leverandørene gjort gjeldene at de innkjøpte produktene/varene tilfredsstiller alle krav som er satt til kvalitet på produktet på det aktuelle tidspunkt. Leverandørens sluttkontroll skal forsikre oss mot å motta varer av underkjent kvalitet. Ved ankomst sjekkes paller mot fraktbrev. Transportskader rapporteres omgående, mens avvik fra bestilt kvalitet på for eksempel papir og plater, først vil kunne oppdages i produksjonen.
Kvalitetssystem – Del A
Side 12
4.13 Avviksbehandling Prosedyren gjelder avviksrapportering vedrørende egenproduserte produkter. Avviksrapportene benyttes for å registrere avvik, vurdere tiltak og for å påse at det ikke gjentar seg.
Ansvar Alle ansatte har ansvar for å rapportere avvik som oppdages, til sin avdelingsleder. Denne registrerer avviket, diskuterer med rette vedkommende hva som har skjedd og tiltakene. Grunnet kort prosesstid og det erfaringsgrunnlag den enkelte avd. leder har, er det ikke behov for en administrativ gjennomgang av rapportert avvik straks det oppstår, før tiltak iverksettes. De løpende registrerte avviksrapportene legges dette inn i et regneark som gjennomgås hver 14. dag med produksjonsleder, avd. ledere og ansatte i respektive avdelinger. Rapporten danner grunnlag for forebyggende tiltak på overordnet nivå, trendanalyser inkl. økonomiske konsekvenser.
Måltall Hvor ordinære feilkilder er årsaken, noe hver avdeling har oversikt over, er overordnet måltall 0 %. Pr. dato er registrert feilprosent for bedriften på 2,3 % . Med ordinære feil menes for eksempel feil innkjøp, ordreregistrering, format, antall, stifting, leveringsadresse. Referanse: P 4 13.1 Avviksbehandling P 4 13.1-V1 Avviksskjema
Kvalitetssystem – Del A
Side 13
4.14 Helse-Miljø-Sikkerhet Avvik innen HMS-området registreres på eget skjema. Avvike defineres og avviksrapporten leveres KS ansvarlig. Korrigerende tiltak iverksettes i samarbeid med verneombud og avdelingsleder. Avviksrapporten sluttsigneres og lukkes når korrigerende tiltak er utført og vurdert som tilfredsstillende. En overordnet rapport som danner grunnlag for en trendanalyse utarbeides med bakgrunn i de enkeltrapporter som foreligger. Grunnlagsmaterialet vil også være det løpende vernearbeidet og vernerundene som foretas av verneombudet.
4.15 Korrigerende og forebyggende tiltak Bedriftens produkter og aktiviteter har definerte måltall til kvalitet. Alle påser at avvik/feil registreres i eget skjema som leveres produksjonsplanlegger løpende. Dette for å synliggjøre feil vi gjør, og kostnader forbudet med avviket, og hvor feilen har oppstått. Det blir ført statistikk som igjen danner et grunnlag for gjennomgang på driftsmøter, og vurdering avbehov for bl.a. opplæring, tilrettelegging, endring i prosedyrer eller annet som vil heve den totale kvaliteten. Referanse: P 4 15.1
Korrigerende og forebyggende tiltak
4.16 Håndtering og levering Ordrene pakkes enten i esker eller på pall iht. kundens ønske. Den enkelte ordre er merket med kundens navn, leveringsadresse og annen relevant informasjon. BK sine ordre hentes hver dag. Vi har en hovedavtale med Tollpost hva gjelder transport, og leveransene har betingelser fra ex works til fritt levert. Referanse: P 4 16.1
Kvalitetssystem – Del A
Reklamasjonsbehandling
Side 14
4.17 Registrering Selgere registrerer ordre og arkivansvarlig påser at ordre i papirversjon oppbevares på forsvarlig og tilgjengelig måte. Videre sikres ordrene i dataversjon. Det tas løpende back-up av systemet, ansvaret ligger hos administrativt ansvarlig. Avviks- og reklamasjonsrapporter, samt ledelsens gjennomgang av KS-systemet, oppbevares hos KS-ansvarlig, for oppfølging, iverksettelse av tiltak, og som grunnlag for forebyggende arbeid. Underlag vedr. innkjøp av hoved-sortiment registreres i innkjøps-/økonomiavdelingen, og distribueres løpende til de involverte personer. Referanse: P 4 17.1
Registreringer
4.18 Interne revisjoner – kvalitet/HMS Som del av KS-systemet er det daglig leders ansvar å påse at systemet gjennomgår en internrevisjon hvert år, for å påse at systemet fungerer, er i tråd med visjon og strategi hva gjelder kravene til kvalitet, og at justeringer og tiltak er iverksatt for å optimalisere systemet og driften av BK. KS-ansvarlig gjennomfører revisjonen, og deltar i ledelsens gjennomgang av denne. KSansvarlig har ansvaret for å rapportere og fremlegge status for ledelsen, nødvendige eller fordelaktige tiltak, og deretter påse at besluttede tiltak blir implementert og fungerer iht forutsetningene. Referanse:
P 4 18.1
Intern revisjon
4.19 Opplæring BK skal praktisere en rekrutteringsform som sikrer kvaliteten totalt sett i forhold til aktuell stilling. I visse tilfeller kan bruk av eksterne ressurser for rekruttering bli benyttet, men stort sett gjøres dette internt av ledelsen og aktuelle avd. leder. Etter ansettelse er det avd. leder sitt ansvar å påse at kandidaten fungerer som forutsatt. Målet er full fleksibilitet innen hver avdeling for de aktuelle ansatte, så de også ser hele KS-systemets intensjon på en god måte. Referanse: P 4 19.1
Kvalitetssystem – Del A
Opplæring
Side 15
4.20 Statistiske teknikker Bedriften følger opp og iverksetter tiltak for driften basert på de valgte statistikker. Ovenfor styret, ledelsen og de ansatte benyttes driftsregnskap, økonomiske nøkkeltall og salgsstatistikk. Daglig leder er ansvarlig for fremskaffelse av rapporter vedr driftsregnskap, og nøkkeltallene. De økonomiske tall som skal leveres styret, skal gi et korrekt bilde av driften på det aktuelle tidspunktet, og hvilke tiltak som eventuelt er planlagt for å operere iht. besluttet budsjett. Referanse: P 4 20.1
Kvalitetssystem – Del A
Statistiske teknikker
Side 16
5. HMS – helse, miljø, sikkerhet Salgstall og aktiviteter skal gi tilbakemelding om de iverksatte aktivitetene fungerer som planlagt. Avviks- og reklamasjonsdokumentasjon skal bidra til at vi holder de kvalitetsparametere vi er pålagt og for å arbeide preventivt med stadig å forbedre oss. Avdelingsledere er ansvarlige for at alt innen eget område fungerer iht. avtalte parametere. Det være seg kvalitet på arbeidet, den enkelte sin opplevelse av å meste jobben, eller trivsel i hverdagen. Daglig leder skal på basis av samtaler, rapporter vedr. avvik, reklamasjoner eller annen relevant informasjon, påse at KS-systemet fungerer iht. sin hensikt, og at nødvendige tiltak blir iverksatt. Statistikk om avvik omhandler også HMS-området, og er grunnlaget for fremtidig strategi. Daglig leder skal implementere planer for HMS-arbeidet som del av alle budsjett.
5.1. HMS - strategi BK har til hensikt å ligge i forkant av de til enhver tid gjeldende regler, forskrifter og lover vedr. HMS-arbeidet generelt og IK-arbeidet spesielt. Bedriften skal via handlingsplaner arbeide målrettet og preventivt, for å forhindre at personer kommer til skade direkte eller indirekte som følge av daglige arbeide i bedriften. Via interne og eksterne erfaringer, og med bakgrunn i måltall og resultater, skal det iverksettes nødvendig tiltak for å ivareta sikkerheten, og påse at eventuelle gjentagelser av ulykker/ulykkes-muligheter minimaliseres.
5.2 Omfang For bedriftens nåværende virksomhet er bl.a. følgende lover aktuelle; a) b) c) d)
Arbeidsmiljøloven Forurensningsloven Lov om Brannvern Lov om elektriske installasjoner
Kvalitetssystem – Del A
Side 17
5.3 Organisering Basert på en overordnet strategi, vil HMS-arbeidet være organisert som følger: Bedriften organiserer HMS- aktivitetene via et arbeidsmiljøutvalg – AMU, for på en enkel, involverende og god måte kunne følge opp HMS-området. AMU vil i utgangspunktet behandle saker i AML §7. Deltagere i AMU vil være daglig leder, KS-ansvarlige, verneombud og tillitsvalg. Amu sin faste agenda vil være: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Referat fra forrige møte Status aktivitetsplan Status ulykker/skader Gjennomgang sykefravær Oppfølging HMS-systemet / gjennomgang av HMS avvik Eventuelt
Møtene avholdes medio juni og desember. Vernerunder ifølge eget opplegg, men uansett i forkant av AMU - møtene.
5.4 Nøkkeltall Med bakgrunn i historiske tall og erfaringer, og det forebyggende arbeidet det legges opp til i vår type virksomhet, har vi følgende måltall:
Hendelse
Måltall
Reelt 2014
Reelt 2015
Mål 2016
Ulykker
0
0
0
0
Uhell/nestenulykker
0
0
1
0
Brann
0
0
0
0
Branntilløp
0
0
0
0
Kvalitetssystem – Del A
Side 18
5.5 Handlingsplan Hovedelementene i planen 1. 2. 3.
Eventuelle pålagte tiltak Forebyggende arbeid HMS-strategien som del av alle prosjekter
Funksjoner
Ansvarsområde
Daglig leder
Overordnet ansvar, utforme mål og strategi, iverksette tiltak
KS-ansvarlig
Delta i revisjonene, melde avvik, fremlegge tiltak, følge opp
Verneombud
Kjenne AML, daglig fokus på HMS, foreta vernerunder, melde avvik
Tillitsvalgt
Bindeledd AMU og ansatte, foreslå tiltak, melde avvik.
Bedriften er tilsluttet bedriftshelsetjeneste. Alle ansatte har tilgang til aktuelle prosedyrer. Et HMS-avvik er en overskridelse eller aktivitet som ikke er i overensstemmelse med offisielle krav satt av myndighetene, eller krav vi har satt internt.
5.6 Ledelsens ansvar og mål for HMS - området Daglig leder skal påse at nødvendige prosedyrer på HMS - området blir utarbeidet. Videre påse at involverte parter får nødvendig informasjon og opplæring. Ovenfor aktuelle tilsynsorgan, som Arbeidstilsynet eller DSB, vil bedriften tilstrebe en samordning av kontrollvirksomheten. Dette basert på at vi vil ha et KS-system på nivå med de som sertifiserer sine virksomheter iht. NS-ISO-normene.
Kvalitetssystem – Del A
Side 19