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Dauerhafte Verankerung der virtuellen Hauptversammlung im Aktiengesetz
26. Juli 2021 Die Corona-Pandemie hat die virtuelle Hauptversammlung hervorgebracht. Die positiven Erfahrungen bei Durchführung virtueller Hauptversammlungen sollten für die dauerhafte gesetzliche Verankerung der virtuellen Hauptversammlung im AktG genutzt werden. Die Praxis hat gezeigt, dass das virtuelle Format tatsächlich funktioniert und das Potential hat, die Aktionärsbeteiligung im Vergleich zur herkömmlichen Präsenzversammlung spürbar zu verbessern, da sie insbesondere einem weiteren Aktionärskreis die tatsächliche Möglichkeit verschafft, selbst an der Hauptversammlung teilzunehmen. Zudem ist die Durchführung virtueller Versammlungen deutlich nachhaltiger und ressourcenschonender als die Durchführung von Präsenzveranstaltungen, zu denen teilweise mehrere tausend Aktionäre anreisen. Schließlich können virtuelle Hauptversammlungen in der Regel zu geringeren Kosten durchgeführt werden als große Präsenzversammlungen; derartige Kosteneinsparungen sind in aller Regel auch im Interesse der Aktionäre. Der BDI möchte vor diesem Hintergrund anregen, die klassische Präsenzversammlung durch die virtuelle (aktionärspräsenzlose) Versammlung mit einer eigenständigen funktions- und formadäquaten Ausgestaltung der Aktionärsrechte zu ergänzen, ohne die Möglichkeit zur Durchführung traditioneller Präsenzversammlungen zu verdrängen.
I. Grundidee einer BDI-Position Bei der Frage, unter welchen Voraussetzungen eine Hauptversammlung auch nach der Pandemie digital stattfinden kann, sollten die Interessen der Unternehmen an einer effizienten, kostengünstigen und rechtssicheren Durchführung einer Hauptversammlung mit den Aktionärsinteressen an einer angemessenen Ausübung ihrer Rechte in Einklang gebracht werden. Eine uneingeschränkte Übertragung klassischer Aktionärsrechte von der physischen Präsenzversammlung in die Welt der virtuellen Hauptversammlung darf nicht erfolgen. Vielmehr sind mit Blick auf das digitale Format gewisse Anpassungen zwingend erforderlich. Bereits vor der Corona-Pandemie waren den Aktionären im Rahmen der klassischen Präsenzveranstaltung in der Regel alle relevanten Aktionärsinformationen vor der Hauptversammlung bekannt. Gesetzliche Offenlegungs- und Informationspflichten stellen sicher, dass Aktionäre die Tagesordnungspunkte und Beschlussvorschlage umfassend beurteilen können. Daher gibt auch die überwiegende
Dr. Kerstin Lappe | Recht, Wettbewerb und Verbraucherpolitik | T: +49 30 2028-1554 | k.lappe@bdi.eu | www.bdi.eu
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Mehrheit der Aktionäre ihre Stimme vor der Hauptversammlung ab. Um die Grundlage für die Stimmrechtsausübung der Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung weiter zu stärken, zielen die Vorschläge auf eine weitere Vorverlagerung der Aktionärsinformation und Aktionärskommunikation durch die vorgesehene Vorabveröffentlichung der geplanten Vorstandsrede bzw. wesentlicher Inhalte daraus sowie der Redebeiträge der Aktionäre. Dadurch wird der Aktionär bei Ausübung seines ebenfalls vorverlagerten Auskunftsrechts nach § 131 AktG in eine vergleichbare Situation wie bei einer Präsenzversammlung gebracht. Trotz der engen Verknüpfung des Rechts der Hauptversammlung mit dem Beschlussmängelrecht, soll eine Reform des Beschlussmängelrechts getrennt behandelt und im Übrigen auf notwendige Korrekturen zur rechtssicheren Ausgestaltung der virtuellen Hauptversammlung begrenzt werden.
II. BDI-Vorschläge 1. Entscheidung über die virtuelle Hauptversammlung durch Satzungsregelung Die grundsätzliche Entscheidung, eine Hauptversammlung als virtuelle Versammlung durchführen zu können, sollte von der Hauptversammlung durch Satzungsregelung getroffen werden. Dadurch erhalten die Aktionäre eine effektive Kontrollmöglichkeit. Insbesondere können die Aktionäre die Möglichkeit zur Durchführung virtueller Hauptversammlungen auch wieder aufheben, sollte die Verwaltung bei der Ausgestaltung der virtuellen Hauptversammlung etablierte Marktstandards nicht beachten. Die konkrete Ausgestaltung einer solchen virtuellen Hauptversammlung sollte hingegen im Rahmen der zwingenden gesetzlichen Vorgaben allein von der Verwaltung entschieden werden und nicht Gegenstand von weiteren Satzungsregelungen werden können. Im Hinblick auf die Frage, welche Auffangregelung ohne eine Satzungsregelung gilt (virtuelle HVs möglich oder gerade nicht), plädieren wir dafür, dass virtuelle HVs grundsätzlich möglich sein sollten. Dies muss zumindest für einen Übergangszeitraum möglich sein bis entsprechende Satzungsermächtigungen geschaffen werden konnten. 2. Vorabveröffentlichung der wesentlichen Inhalte der geplanten Vorstandsrede Die wesentlichen Inhalte der geplanten Vorstandsrede sollten den Aktionären spätestens vier Tage vor der Versammlung auf der Webseite der Aktiengesellschaft zugänglich gemacht werden. Kurzfristige Änderungen oder Ergänzungen der Rede sollten aber auch nach Veröffentlichung noch möglich sein. Zudem sollte eine Verletzung der Veröffentlichungspflicht nicht zur Anfechtbarkeit führen, um Streitigkeiten darüber zu vermeiden, was als „wesentlicher Inhalt“ anzusehen ist. 3. Vorabeinreichung der Redebeiträge der Aktionäre Die Informationsbasis der Aktionäre im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung sollte durch das Recht verbreitert werden, Redebeiträge mit Bezug zur Tagesordnung in Textform oder als Videobotschaft bis spätestens zwei Tage vor der virtuellen Hauptversammlung einzureichen (wobei klarstellend darauf hingewiesen werden sollte, dass der Tag der Hauptversammlung nicht mitzählt). Die Einreichungsform (Textform und/ oder Videobotschaft) und die konkrete Ausgestaltung (Länge, Format, Beschränkung auf deutsche Sprache) sollte in das Ermessen des Vorstands gestellt werden. Denn die bisherige Erfahrung mit virtuellen Formaten hat gezeigt, dass in der Praxis unterschiedliche
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Modelle bestehen. Einige Gesellschaften bieten nur die Textform, andere nur Videobotschaften und wiederum andere bieten beide Varianten gleichzeitig an. Der Vorstand sollte auch die Möglichkeit haben, die Redebeiträge angemessen zu beschränken oder Redebeiträge wegen offensichtlicher Unrichtigkeit, anstößiger Inhalte etc. nicht zu veröffentlichen. Eine Veröffentlichung auf der Internetseite sollte somit erst nach Prüfung durch die Gesellschaft innerhalb angemessener Frist erfolgen; die Regelung in § 126 Abs. 2 AktG sollte entsprechend gelten. Weiter sollte klargestellt werden (zumindest in der Gesetzesbegründung), dass keine Pflicht besteht, Redebeiträge (gleich ob in Textform oder als Videobotschaft) in Fremdsprachen zu veröffentlichen oder zu übersetzen. Die Zwei-Tages-Frist dient dazu, dass Redebeiträge zum einen auf die Inhalte der zuvor veröffentlichten Vorstandsrede eingehen können und die Redebeiträge zum anderen im Rahmen der Vorbereitung der Antworten durch die Aktiengesellschaft berücksichtigt werden können. 4. Vorabeinreichung von Aktionärsfragen mit Auskunftsanspruch i. S. d. § 131 AktG Das neue Konzept der Vorabeinreichung von Aktionärsfragen mittels elektronischer Kommunikation hat sich bei Durchführung virtueller Hauptversammlungen in der Corona-Pandemie bewährt und sollte mit einer Einreichungsfrist von mindestens zwei Tagen beibehalten werden. Es dient der Verbesserung der Qualität der Fragenbeantwortung. Denn nur eine Einreichungsfrist von mindestens zwei Tagen gibt der Verwaltung die erforderliche Zeit, um eingehende Fragen bestmöglich im Interesse aller Aktionäre zu beantworten. Bei vorab eingereichten Fragen sollte ein Auskunftsanspruch im Sinne des § 131 AktG bestehen. Dieses Auskunftsrecht hinsichtlich vorabeingereichter Fragen müsste jedoch vom Vorstand nach pflichtgemäßem Ermessen insoweit eingeschränkt werden können, als dies für eine ordnungsgemäße Vorbereitung, einen ordnungsgemäßen Ablauf oder eine angemessene zeitliche Beschränkung der virtuellen Hauptversammlung erforderlich ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass die virtuelle Hauptversammlung auch in angemessener Zeit rechtssicher durchgeführt werden kann. Eine solche Einschränkung wäre als Äquivalent zu den Befugnissen des Versammlungsleiters während einer Präsenzversammlung zu verstehen. Die Aktionärsfragen sollten zu diesem Zweck auch in quantitativer Hinsicht begrenzt werden können. Denn es ist nicht auszuschließen, dass im Vorfeld (z.B. mithilfe von Fragebots, Algorithmen oder natürlichen Hilfspersonen) Fragen in unüberschaubarer Anzahl eingereicht werden. Auch die konkrete Form der Frageneinreichung (z.B. elektronisch über das HV- Portal) und das „Wie“ der Fragenbeantwortung sollte weiterhin im Ermessen des Vorstands stehen. Schließlich sollte klargestellt werden, dass nur Fragen in deutscher Sprache beantwortet werden müssen. 5. Details der elektronischen Durchführung Es sollte eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Versammlung erfolgen. Die Stimmabgabe bzw. die Vollmachtserteilung sollten über elektronische Kommunikation möglich sein und auf diesen Weg beschränkt werden können. Die Möglichkeit zum Widerspruch sollte ohne ein persönliches Erscheinen gegeben sein.
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Anträge, Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sollten als in der Versammlung gestellt zu betrachten sein, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist und sein Antrag oder Wahlvorschlag entsprechend den Regelungen in § 126 oder § 127 AktG rechtzeitig übersandt und von der Gesellschaft zugänglich gemacht worden ist. Eine Behandlung nach Ablauf dieser Fristen übersandter Anträge oder von Anträgen, die den weiteren Anforderungen der §§ 126, 127 AktG nicht genügen und daher nicht zugänglich gemacht wurden, sollte nicht erfolgen, um allen teilnahmewilligen Aktionären eine Möglichkeit zur Abstimmung über den Antrag zu geben. 6. Fragemöglichkeit während der virtuellen HV ohne Auskunftsanspruch i. S. d. § 131 AktG In einer virtuellen Hauptversammlung sollten Aktionäre generell die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen. Nur auf diese Weise kann ein lebendiges Format entstehen. Bei Fragen in der virtuellen Hauptversammlung sollte die Verwaltung jedoch im Hinblick auf die konkrete Ausgestaltung der Fragenbeantwortung („ob“ und „wie“) frei sein. Auch die Ausgestaltung der Fragemöglichkeit in zeitlicher und struktureller Hinsicht sollte im Ermessen der Verwaltung liegen, wie bspw. ein Ranking nach Gewicht des Fragestellers (Anteils-/Stimmrechtsquorum, Repräsentationsfunktion) oder die Beschränkung auf Nachfragen. Die Anfechtungsmöglichkeit bei Verletzung des Fragerechts sollte ausgeschlossen sein. Dies ist erforderlich, um die notwendige Rechtssicherheit zu erhalten. 7. Keine Pflicht zur Durchführung einer hybriden Hauptversammlung Nach § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG kann bei bestehender Satzungsermächtigung die Ausübung sämtlicher oder einzelner Rechte ganz oder teilweise im Wege der elektronischen Kommunikation vorgesehen werden. Damit kann die Verwaltung bei einer Präsenzversammlung auch hybride Elemente anbieten. Eine gesonderte Regelung für eine hybride Hauptversammlung und insbesondere eine Verpflichtung zur Durchführung hybrider Versammlungen ist nicht zielführend. 8. Keine Beschränkung der virtuellen Hauptversammlung auf bestimmte Arten von Beschlüssen Die virtuelle Hauptversammlung sollte im Gesetz als ein gleichwertiges Format zur Präsenzversammlung ausgestaltet werden. Daher sollten bspw. auch aktien- und umwandlungsrechtliche Squeeze-OutBeschlüsse oder andere Strukturmaßnahmen nach Aktien- oder Umwandlungsrecht im Rahmen virtueller Hauptversammlungen gefasst werden können. 9. Hinweis mit Blick auf Hauptversammlungen, die bereits Anfang 2022 stattfinden Für die Anfang 2022 stattfindenden Hauptversammlungen beginnen die umfangreichen Vorbereitungen bereits im Herbst 2021. Da derzeit nicht absehbar ist, ob die Corona-Pandemie Anfang 2022 schon wieder Großveranstaltungen mit mehreren tausend Personen in geschlossenen Räumen erlauben wird, bedarf es einer gesetzlichen Anschlussregelung an das Ende 2021 auslaufende COVID-19-Maßnahmengesetz, die bereits ab Januar 2022 die Durchführung virtueller Hauptversammlungen ermöglicht.
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Impressum Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. (BDI) Breite Straße 29, 10178 Berlin www.bdi.eu T: +49 30 2028-0
Redaktion Dr. Kerstin Lappe Referentin, Rechtsanwältin (Syndikusrechtsanwältin) Recht, Wettbewerb und Verbraucherpolitik T: +49 30 2028-1554 k.lappe@bdi.eu
BDI Dokumentennummer: D 1405
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