t hema het nieuwe werken
van Columbus opdracht, uitgevoerde DKS-metingen, kwaliteitsmetingen, klanttevredenheid, gespreksverslagen, maar ook risico- inventarisaties van gebouwen of een overzicht van klachten. ‘Sinds grote ad viesbureaus zich tussen schoonmaak bedrijven en de klant zijn gaan neste len, wordt er steeds meer op dit soort informatie gehamerd’, stelt Veerman. ‘Als schoonmaakbedrijf ontkom je er niet aan veel meer gegevens te registre ren en aan te bieden zodra de klant erom vraagt.’
ID Checker Succes is twee jaar terug begonnen om via een website deze informatie aan te leveren aan de grootste klanten. De bal is gaan rollen toen het bedrijf klanten in staat stelde om aan de hand van een identiteitscontrole te checken of het schoonmaakpersoneel legaal te werk gesteld werd. ‘De schoonmaakbranche trekt de nodige illegalen aan’, zegt Schokker. ‘Daar moet je verschrikkelijk alert op zijn. Pietje moet echt Pietje zijn, maar als een Ghanees met zijn identiteitspapieren een illegaal in Nederland verblijvende broer voor het werk op pad stuurt, moet je meer uit de kast trekken om misbruik te constate ren. De papieren lijken in orde, maar toch klopt de identiteit niet. Met de dienst ID Checker stellen we opdracht gevers via internet in staat om de iden titeitspapieren van het schoonmaak personeel te controleren en te checken of de identiteit klopt.’
iPhone en iPad Na de ID-bewijzen kwam het idee om klanten via de website toegang tot meer informatie te geven. Deze stap om ook managementinformatie rond de schoonmaakopdrachten aan klanten te verstrekken, lijkt groter dan dat deze in werkelijkheid was. Succes had de basis voor deze informatievoorziening al gro tendeels op orde, doordat het bedrijf al jaren een eigen kwaliteitsmanagement systeem gebruikte waarin veel voor de bestekken relevante informatie vastge
legd wordt. ‘Wat dat betreft, ga je mee met je tijd’, vervolgt Veerman. ‘Het is tegenwoordig nu eenmaal gemakkelij ker om informatie vast te leggen en deze te delen. De beruchte prikklok is niet meer. In plaats daarvan werken we met zuilen die begin- en eindtijden van schoonmaakrondes vastleggen of gebruiken we tijdregistratie via sms.’ Om deze informatievoorziening rond projecten zo compleet mogelijk te ma ken, moest Succes tot voor kort nog veel papierwerk, zoals gespreksversla gen, scannen. Met de komst van een app begin april voor de iPhone-smart phone van Apple of voor zijn grotere broertje de iPad wil Succes de adminis tratieve last in de eigen organisatie en bij die van klanten sterk indammen. ‘De managementinformatie rond pro jecten is erg mooi, maar het stond wel op een computer die je niet bij je had op een inspectieronde’, vertelt Schok ker. ‘Tegenwoordig heb je de hype van de nieuwe smartphones en de tabletpc. De nieuwe app van Succes geeft mensen overal toegang tot informatie.
In de Succes-app voor de iPad van Apple kun je werken met contractgegevens, werkprogramma’s, kwaliteitsmetingen en gespreksverslagen sen op de werkvloer niet met de nieuwe software en gadgets overweg kunnen, zijn de directeuren van Succes niet. ‘Zo’n vier jaar geleden hebben we alle leidinggevenden al met de eerste smart phones toegang gegeven tot hun agen da en e-mailverkeer, zodat ze daarvoor niet meer naar kantoor hoefden te komen’, vervolgt Schokker. ‘De iPad zal hun taken verder verlichten, al
‘ Van de kosten voor de app vielen we niet van onze stoel’ Een controleur kan overal in het ge bouw de identiteit van het personeel controleren. Voor een dagelijkse kwali teitscontrole heb je voorgedefinieerde formulieren. Is er een incident, dan wordt er via de app een melding weg gestuurd compleet met een foto erbij. Op deze manier heb je het ei van Columbus. De meeste informatie wordt straks automatisch vergaard.’
Niet duur Van de kosten voor de app vielen Schokker en Veerman niet van hun stoel. Nog geen tienduizend euro heeft deze software gekost, die door het Ne derlandse softwarebedrijf Application Builders ontwikkeld is. Bang dat men
verwacht ik wel dat de een hier wat ge makkelijk in meegaat dan de ander. Om de drempel laag te houden, hebben we bij de ontwikkeling van de app erg veel aandacht aan gebruikersvriendelijkheid besteed. Veel informatie is in te voeren met keuzeknoppen om het intypen van tekst zo veel mogelijk te vermijden.’ Volgens Schokker en Veerman hebben diverse concurrenten al naar de komst van de app geïnformeerd. ‘Wij lopen redelijk voor. Wat wil je ook anders als je het ei van Columbus in handen hebt’, concludeert Schokker. ‹‹ * Sytse van der Schaaf is freelance tekstschrijver
Service Management nummer 4 april 2011
19