3.6 Waarom deze vergadering, waarom ik?

3.6

Waarom deze vergadering,

waarom ik? Mijn vriend Tjark is interim manager. Op zijn eerste werkdag is zijn agenda altijd al voor de helft gevuld met zogeheten reguliere overleggen: met zijn team, met de afdeling, met de directie, met de commissie voor …, ga zo maar door. Het betreft vaak wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse overleggen.

Al deze overleggen bezoekt hij. Hij bereidt zich niet voor, hij heeft geen flauw benul waar de vergadering over gaat. Natuurlijk wordt er uitgekeken naar zijn komst, Tjark is immers de nieuwe directeur, interim weliswaar, maar wel de hoogste man. Voordat het overleg begint vraagt hij altijd het woord. Hij heeft twee vragen.

De eerste vraag is: “Waarvoor is deze vergadering?” Geloof het of niet, het antwoord is in 50 procent van de gevallen iets in de trant van: “Omdat het in de agenda staat.” Geen beste reden voor een vergadering. De bedoeling van een vergadering is dat alle deelnemers er beter van worden, beter geïnformeerd, beter in staat zijn hun werk te doen, beter aangesloten. Maar in veel gevallen is een vergadering een product van een ingesleten traditie. Tjark stelt op zo’n moment altijd voor de vergadering af te schaffen. Vaak tot grote opluchting van de aanwezigen.

In het geval dat er een enigszins zinnige reden voor de vergadering blijkt te zijn, volgt zijn tweede vraag: “Waarom moet ik hier zijn?” Ook hier blijken de antwoorden vaak traditie te zijn: “De vorige directeur wilde altijd bij dit overleg zijn”, “De directeur hóórt bij zo’n overleg te zijn”, maar in de meeste gevallen is het antwoord: “Geen idee.” In een dergelijk geval stelt Tjark voor dat hij in het vervolg maar niet meer komt en dat het wellicht raadzaam is voor de andere aanwezigen om zich diezelfde vraag te stellen.

Meneer Parkinson heeft ooit een mooie roemruchte economische wet verzonnen: “De hoeveelheid werk past zich aan aan de hoeveelheid beschikbare tijd.” Hoe meer tijd we voor iets inplannen, hoe meer werk de klus is. Dit geldt ook voor vergaderen. Als we een uur vergaderen hebben we te weinig tijd, als we drie uur vergaderen ook. Ik raad je aan wat slimmer met je tijd om te gaan en de hiervoor genoemde vragen jezelf ook te stellen. Scheelt je, net als Tjark, ongeveer 25 procent van je werktijd.