2.7 Je e-mail hoort ook in je agenda

2.7

Je e-mail hoort

ook in je agenda “Ik kom niet aan mijn werk toe.” Dat zei laatst een klant van mij. Ik vroeg haar wat ze dan wel de hele dag deed. “Vergaderen, e-mailtjes beantwoorden, dat soort dingen”, was haar reactie. Ik vroeg haar te overwegen of e-mails beantwoorden en vergaderen onderdeel van haar werk is. Ze was even stil. “Toch heb ik het gevoel dat het me van mijn werk afhoudt.”

Natuurlijk is communicatie, via e-mail of in de vorm van een vergadering, integraal onderdeel van ons werk. Vooral e-mail is voor veel mensen een vloek.

Je bespaart jezelf heel veel energie, zorgen en weerzin door de ochtend te beginnen met een half uurtje e-mails beantwoorden. Zet dat half uurtje ook in je agenda. Als je alles meteen wegwerkt, dan begin je de dag met een fris hoofd. Plan voor later op de dag eventueel nog een half uurtje in. Tussendoor niet je e-mail checken. Zet desnoods in je handtekening: ‘Mail is niet voor urgente zaken, in dat geval moet je me bellen’. Anders word je slaaf van elk nieuw bericht.

Je e-mail beantwoorden moet er dus niet tussendoor, het is integraal onderdeel van je werk en hoort bij de planning. Anders loop je voortdurend achter.

Mailtjes die langer dan vijf minuten duren om te schrijven zijn zonde van je tijd. Je had beter even kunnen bellen of langslopen. Ik krijg nog zo vaak allerlei epistels waar mensen een halfuur aan hebben zitten typen, terwijl vijf minuten over de telefoon net zo effectief was geweest.

E-mail is heel geschikt om documenten te delen, korte mededelingen te doen of vragen te beantwoorden. Te veel tekst kost niet alleen veel tijd, maar geeft ook heel veel ruis. Geschreven tekst is op nog meer manieren te interpreteren dan gesproken tekst, dus garantie voor misverstanden.

Spreek ook met je collega’s af dat je inleidingen et cetera weg laat. Schrijf dus niet: ‘Dag Hans, ik begrijp je vraag en denk dat het het beste is om het wel te doen’. Maar schrijf: ‘Ja’. Tel maar eens op hoeveel je dat per dag gaat schelen.

Nieuwsbrieven: onmiddellijk afmelden. E-mails: of afwerken, of inplannen, of weggooien, of archiveren. Niet in je mailbox laten staan. Dat is irritante ruis.