2.5 Doe het in één keer

2.5

Doe het in één

keer Ken je die: mailtje openen, oh ja …, daar moet ik nog even op reageren …, mailtje sluiten.

Veel te vaak zie ik bij mensen op hun laptop talloze documenten openstaan. Om die laptop heen liggen papieren, aantekeningen, zelfs, schrik niet, geeltjes1. Eigenlijk staan er allemaal laatjes open. In al die laatjes ben je aan het rommelen, maar ze kunnen nog niet dicht, want het werk is nog niet klaar. Die laatjes staan open in je hoofd. Al die half afgemaakte dingen zijn zaken die zachtjes op de achtergrond van je harde schijf ruimte staan in te nemen, af en toe om aandacht vragen of alarmbelletjes doen rinkelen. Uit alle openstaande laatjes komen signalen, als er heel veel laatjes openstaan is het op je werkplek en in je hoofd voortdurend een kakafonie.

Waarom doen we eigenlijk een laatje open? FOMO (Fear Of Missing Out)? Nieuwsgierigheid? Luiheid? Ik denk dat elk mailtje dat je opent of elk document waar je aan begint een wereld van twijfel, complexiteit en ‘niet weten’ oproept. ‘Hoe moet ik hier nu weer mee omgaan?’ Dat is een vervelend gevoel. Wij mensen houden niet zo van onzekerheid en onduidelijkheid, van niet weten wat precies te doen. Daarom roept de nieuwe taak altijd, vaak onbewust, een heel klein beetje weerstand op. Als we daaraan toegeven komen we in de open-laatjes-kakofonie terecht.

Natuurlijk is niet elk mailtje of elke opdracht meteen een gigantisch probleem. Jij bent een professional, dus je kunt het wel aan. Maar er is dat randje weerzin, omdat elke actie toch even vraagt om concentratie, een tikkeltje creativiteit en het aanvoelen van de ander. We zijn in 95 procent van de dingen die we doen zeker. Maar die 5 procent van ons wil eigenlijk het liefst alles uitstellen.

De effectiviteitsgoeroe David Allen, geeft aan in zijn boek Getting things done, dat er voor elke nieuwe taak eigenlijk twee opties zijn: meteen afhandelen of inplannen. Van Allen mag je iets dat minder dan twee minuten duurt nooit uitstellen. Dat moet je altijd in één keer helemaal doen. Het is eigenlijk even doorbijten, even door de mini-weerstand heen. Zo gaan de laatjes weer dicht en blijft het hoofd fris. Duurt het iets langer dan twee minuten: zet het in je agenda.

1 Zie paragraaf 2.4 Eén to-dolijst