1.1 Leer online vergaderen

1.1

Leer online

vergaderen Online vergaderen heeft zo zijn voordelen: het scheelt reistijd en zaaltjes. In wezen kunnen online meetings veel efficiënter zijn dan vergaderen in een zaaltje.

Teams en Zoom brengen een aantal spelregels met zich mee door de vorm die ze hebben. Het is bijvoorbeeld veel moeilijker om door elkaar heen te praten. Daarnaast moet je om het woord vragen. Dat dwingt je om even na te denken over wat je eigenlijk in te brengen hebt. Daar bovenop komt dat je iedereen aankijkt. Dat realiseren we ons niet altijd, maar bij een ouderwetse vergadering rond een tafel kijk je maar een paar mensen in het gezicht aan. Daardoor ben je je online veel bewuster van het feit of iedereen nog aangehaakt is en zelfs of iedereen iets inbrengt.

Ouderwetse vergaderingen waren meestal niet zo effectief en nogal eens doodsaai. Dat komt omdat ze vaak slecht geleid werden en ze een allegaartje waren van allerlei soorten dynamieken: van discussies, nutteloze feiten, ideeën (die vervolgens weer afgebrand werden) en persoonlijke ontboezemingen.

Effectief online vergaderen kan een zegen zijn die tijd en gedoe bespaart. Volg dan wel de volgende regels: 1. Deel alleen informatie die voor iedereen die deelneemt zinvol

is. Denk dus goed na of hetgeen dat je wil inbrengen wel van belang is voor alle anderen. Zo niet, neem dan direct contact op met diegene die het wél aangaat. 2. Maak altijd even persoonlijk contact. Liefst aan het begin, door middel van een spelletje of een vraag die iedereen moet beantwoorden.

Anders heb je het alleen maar over werk en verlies je het menselijk contact, wat uiteindelijk tot misverstanden leidt. 3. Hou het vlot, kort en bondig. Kap iedereen af (of vraag dat de voorzitter te doen) die te langdradig is of die dingen vertelt die al bekend zijn. 4. Gebruik online vergaderingen om informatie te delen en beslissingen te nemen. Niet voor brainstorms of al te veel intimiteit, daar is het medium simpelweg niet geschikt voor. Organiseer dat soort zaken liever offline of tijdens een wandeling. 5. Spreek vooraf met elkaar af wat het resultaat van de ontmoeting moet zijn. Kap afdwalers af. 6. Eis een goede gespreksleider, of doe het zelf.