Dansk Revision

TEMA

Fra administrativt bøvl til bedre indtjening, overblik og mere fri tid på 1 år. Midtvendsyssel Rengøring har implementeret CleanManager, som er et administrativt system specialudviklet til rengøringsbranchen. Med revisor Jane Holms hjælp fra sidelinjen, har Gitte og Lars fået nye tidsbesparende rutiner og økonomisk indsigt, de kan bruge til at udvikle deres virksomhed.

Øverst: Gitte & Lars fra Midtvendsyssel Rengøring sammen med revisor Sarah Stenbjerg Thomsen og Jane Holm.

Nederst: Gitte på job.

FRA DOBBELTARBEJDE TIL MERE FRI TID

Har I travlt? Stiller du Lars Knudsen og Gitte von Arenstorff fra Midtvendsyssel Rengøring det spørgsmål, er svaret et samstemmende »ja«. Mere end 500 privatkunder og virksomheder i kundekartoteket sørger for at holde rengøringsfirmaet i Hjallerup godt beskæftiget året rundt. Sådan har det været siden opstarten i 2011 – der er travlt.

Der kan ikke nødvendigvis sættes lighedstegn mellem at have travlt og at tjene penge. Det modsatte er virkeligheden for rigtig mange virksomhedsejere, påpeger Jane Holm fra Dansk Revision. »I takt med at virksomheden vokser, medarbejdere og nye arbejdsopgaver kommer til, kan det ofte være svært at fastholde overblikket – ikke mindst økonomisk. Netop derfor er Midtvendsyssel Rengøring en rigtig solstrålehistorie, set med revisorøjne. De er beviset på, at det aldrig er for sent at investere tid i at få administrative rutiner sat på skinner én gang for alle. Fra 2018 til 19 har de lavet en omfattende organisatorisk U-vending. Sideløbende med den almindelige drift vel at mærke. I samme periode har de formået både at vækste og frigøre tid. Det er imponerende.«

Administrativ brandslukning afløst af overblik »Der findes et hav af digitale løsninger, der er tænkt som en smart håndsrækning til selvstændige. Udfordringen med det store udbud er dog, at det kan være svært at gennemskue, hvilke er relevante og hvilke er ikke? Måske får man købt for meget på den konto eller ender med et set up, der er mere besværligt end smart. Det var den problematik Gitte og Lars var fanget i, da vi lærte hinanden at kende.« Vi var i gang med brandslukning hele tiden, forklarer Gitte. »Medarbejdernes tid holdt vi styr på i ét system, fakturaer blev oprettet i et andet, for så at sende fakturaen fra et helt tredje. Det er altså tidskrævende – og en praktisk udfordring med +500 kunder, 14 ansatte og 25-35 rengøringsopgaver pr. uge i snit. Vi brugte alt for lang tid på dobbeltarbejde og manuelle registreringer.

Hvornår tjener vi penge på en opgave, og hvornår sætter vi til? Det er svært at gennemskue, når man ikke har det fulde overblik. Ofte var det først op til momsopgørelsen, vi fangede evt. fejl.« Sådan er det ikke længere: Medarbejdere tjekker ind på en opgave med deres mobil, tidsforbrug registreres automatisk pr. kunde og bruges både til at køre både løn og fakturaer. Hvor momsregnskab før blev afleveret 5 minutter i klippetid er Gitte og Lars nu altid på forkant. Slut med bilag, der mangler – alt gemmes digitalt, og bogførte bilag sendes til Jane på et øjeblik. »Vi kan hurtigere reagere, hvis der er behov for det, og vi kan koncentrere os om de opgaver, vi har lyst til – at komme med ud og gøre rent f.eks. Faktisk kan vi også yde vores kunder en bedre service, og følge op på de aftaler, vi har – netop fordi vi hele tiden har overblikket.«

Ring til en ven At fysiske bilag er blevet digitale, og at bogføring hos revisoren er en saga blot, betyder langt fra, at Janes hjælp er blevet overflødig. »Det er bare en anden type rådgivning, der er brug for. Én ting er at kunne automatisere arbejdsgange og hente data ud at et system, noget andet er at omsætte den viden til handlinger, der kan udvikle forretningen. Det er her, jeg kommer ind i billedet. Min rolle bliver at hjælpe virksomhedsejeren til at få øje på udviklingsmulighederne set i lyset af det økonomiske øjebliksbillede, og de fremtidsønsker virksomhedsejeren har udtrykt for sin virksomhed.«

Selvom kontoradressen er Dansk Revision, Aalborg er Jane lokalt forankret revisor med rødder i Brønderslev Kommune. Hun er bosat privat i området, og har det nære lokalkendskab mange sætter pris på, når de skal vælge revisor. Hvis noget brænder på er Gitte da heller ikke i tvivl om, hvem hun skal ringe til. Jane har blandt andet været med til møde hos både advokaten og det lokale erhvervsråd: »Vi er rigtig gode til at gøre rent, men hverken Lars eller jeg er kontor- eller regnskabsuddannede, så det føles trygt at have en med, der kender vores virksomhed og som kan gennemskue konsekvenserne af de beslutninger, vi træffer, når vi selv er på udebane .«