MILEPÆLSPLAN
Uke Tidspunkt
31–32 1.–11. august
33 12.–18. august
34–35 19.–1. september
36 2.–8. september
37 9.–15. september
38 16.–22. september
39 23.–29. september
Aktivitet / milepæl
Prosjektoppstart og rekruttering av ungdom
Oppstartssamling: bli kjent, forventningsavklaring, dannelse av ungdomsreferansegruppe
Kreative verksteder 1: «Hva er kulturarv for oss?»
Kreative verksteder 2: produksjon av digitalt innhold til bruk i Norden
Kontaktarbeid og digitale møter med nordiske samarbeidspartnere
Kreative verksteder 3: visuell/tekstlig formidling, dialog og presentasjonstrening
Praktisk forberedelse til reise: program, pakking, trygghet, kontakt med foreldre
40 3.–10. oktober Reise til Danmark, Sverige, Åland og Finland
41 11.–17. oktober
42 18.–20. oktober
Evaluering, debrief, deling av erfaringer og dokumentasjon
Vurdering av videreføring som hovedprosjekt
RISIKOANANLYSE
Risikoområde
Rekruttering av ungdom
Medvirkning og engasjement
Uforutsette kostnader
Sykdom/skade på reise
Svikt i samarbeid med nordiske partnere
Trygghet og sosiale utfordringer
Teknisk svikt / manglende utstyr
Mangel på forankring i foresatte
Avslag på tilskudd
Lav påmelding eller frafall
Ungdom føler ikke eierskap til prosjektet
Prisstigning på reise, mat, overnatting
Ungdom eller leder blir syk eller skadet
Samarbeidspartn ere trekker seg / lav respons
Enkeltdeltakere føler seg utenfor eller utrygge
Problemer med å produsere digitalt innhold
Foresatte føler seg usikre på reisen eller opplegget
En eller flere støtteordninger innvilges ikke
Vanskelig å gjennomføre planlagte aktiviteter
Lav motivasjon og lav deltakelse
Budsjettsprekk
Reise må avbrytes / trygghet svekkes
Planlagt reise/aktivitet må endres
Ungdom trekker seg fra prosjektet
Lavere kvalitet på formidling og erfaringsdeling
Ungdom får ikke delta / mister støtte hjemmefra
Delvis
gjennomføring / redusert reiseaktivitet
Tidlig og bred rekruttering via skoler, klubber, sosiale medier. Individuell oppfølging.
Etablere ungdomsreferansegruppe tidlig. Bruke ungdomsstyrt metode.
Buffer i budsjett (beredskapspost). Faste avtaler tidlig.
Egne ansvarspersoner, førstehjelpsutstyr, reiseforsikring og kontaktinfo til foresatte.
Opprette flere parallelle kontakter. Tett dialog og oppfølging.
Mentorordning, trygg voksenkontakt, inkluderende aktiviteter.
Klubben har grunnutstyr. Enkel opplæring og fleksibilitet i formidling.
Informasjonsmøter, tillitsbygging, dialog på foresattes språk.
Søke fra flere kilder. Etappevis gjennomføring. Lokal dugnadsstøtte der mulig.
KVALITETSSIKRINGSPLAN
TILTAK FOR KVALITETSSIKRING
Etablering av ungdomsreferansegruppe
En kjernegruppe med 4–6 ungdommer opprettes tidlig i prosjektet. De får
DRIFTSPLAN
UKE 31–32 (1.–11. AUGUST)
Fokus: Oppstart og rekruttering
Publisering av infomateriell på SoMe og via skoler
Direkte kontakt med ungdom og foresatte
Etablering av bemanning og ansvarslinjer
Ansvar: Prosjektleder, ungdomskoordinator
UKE 33 (12.–18. AUGUST)
Fokus: Oppstartssamling og forventningsavklaring
Første fellesmøte med ungdommene
Etablering av ungdomsreferansegruppe
Samtykkeskjema, kontaktinfo, trygghetssamtaler
Ansvar: Ungdomskoordinator, foresattekontakt
UKE 34–35 (19. AUG – 1. SEPT)
Fokus: Første kreative verksted
Introduksjon til kulturarv og formidling
Trygge rammer og individuell oppfølging
Begynne produksjon av innhold (bilde, tekst, video)
Ansvar: Ungdomskoordinator + kreativ fagressurs
UKE 36 (2.–8. SEPTEMBER)
Fokus: Digitalt møte med nordiske partnere
Testing av digitale møteplattformer
Ungdommene introduserer seg selv digitalt
Forankring av samarbeid og felles tema
Ansvar: Prosjektleder, ungdommene
UKE 37–38 (9.–22. SEPTEMBER)
Fokus: Verksted 2 og 3 – ferdigstille formidling
Lage korte presentasjonsfilmer og reels
Skrive tekster om Åssiden: "vårt nabolag"
Felles evaluering og innspill til reise
Ansvar: Ungdomskoordinator, mediekonsulent
UKE 39 (23.–29. SEPTEMBER)
Fokus: Reiseplanlegging og trygghetsforberedelse
Infomøte med foresatte
Reisehefte lages og deles ut
Praktiske oppgaver fordeles blant ungdommene
Ansvar: Prosjektleder, logistikkansvarlig
UKE 40 (3.–10. OKTOBER)
Fokus: Gjennomføring av nordisk reise
Besøk i Danmark, Sverige, Åland, Finland
Møter med fritidsklubber og felles måltider
Sosialt fellesskap, dokumentasjon og trygghet
Ansvar: Hele teamet (reiseledere, frivillige)
UKE 41 (11.–17. OKTOBER)
Fokus: Debrief og oppsummering
Evaluering i gruppa: Hva lærte vi? Hva var sterkt?
Sluttrapport skrives (sammen med ungdom)
Deltakere lager visuell oppsummering
Ansvar: Ungdomskoordinator + ungdomsreferansegruppe
UKE 42 (18.–20. OKTOBER)
Fokus: Vurdering og videreføring
Prosjektmøte med alle aktører
Presentasjon av resultatene
Felles avgjørelse: Går vi videre til hovedprosjekt?
Ansvar: Prosjektleder, ungdom, samarbeidspartnere
DRIFTSPLANFORREISEN
DAG 1
Aktiviteter:
Avreise fra Kjøsterud skole 05:30
Ferge Larvik–Hirtshals kl. 08:00
Kjøring til Århus
Besøk hos UngiAarhus med aktivitet og felles middag
Kjøring til Slagelse og innkvartering på skole
Tiltak:
Sjekkliste før avreise (pass, medisin, matpakke, kontaktliste)
Egne ansvarspersoner pr. bil (1 voksen + 1 ungdom)
Felles kveldssamling for oppsummering og trygghet
Ansvar: Reiseleder, sjåfører, ungdomskoordinator
DAG 2
Aktiviteter:
Formiddagsaktivitet i Slagelse (lokal kulturarv eller byvandring)
Kjøring til København
Besøk hos UngeVærk med aktivitet og felles middag
Innkvartering på skole/ungdomshus
Tiltak:
Ungdommene fordeles i grupper med ansvar for dokumentasjon (foto/video)
Kveldssamling og trygghetssjekk
Ansvar: Prosjektleder, lokal kontaktperson, reiseleder
DAG 3
Aktiviteter:
Kjøring til Jönköping (ca 5–6 timer)
Besøk hos ungdomsklubb, kreativ aktivitet
Felles middag og refleksjonsøkt
Tiltak:
Pause hver 2. time på reisen
Hver ungdom får tildelt ansvar for noe praktisk (mat, utstyr, klokkeslett)
Ansvar: Sjåfører, ungdomskoordinator, lokale verter
DAG 4
Aktiviteter:
Kjøring til Stockholm (4 timer)
Besøk hos Fryshuset og/eller Mäster Olofsgården
Kulturell utveksling, middag og kveldssamling
Tiltak:
Pause hver 2. time på reisen
Hver ungdom får tildelt ansvar for noe praktisk (mat, utstyr, klokkeslett)
Felles kveldssamling for oppsummering og trygghet
Ungdommene presenterer Åssiden og Drammen med egne innslag
Ansvar: Prosjektleder, lokale partnere, mediaansvarlig
DAG 5
Aktiviteter:
Ferge til Åland, ungdomsmøte
Fortsetter med båt til Turku på ettermiddagen/kvelden
Innkvartering i Turku
Tiltak:
Reisevakt per gruppe, oppfølging av søvn/mat/behov
Deltakerlogg holdes oppdatert
Ansvar: Reiseleder, trygghetsansvarlig
DAG 6
Aktiviteter:
Besøk hos Vimma og Cube ungdomshus
Deltakelse i verksted og ungdomsaktiviteter
Felles måltid og sosial kveld
Tiltak:
Ungdommene samler inn innhold til felles reiseoppsummering
Rolig kveld med «debrief-grupper»
Ansvar: Ungdomskoordinator, kulturkontakt, vertskap
DAG
7
Aktiviteter:
Returstart og transport til Västerås
Ettermiddagsaktivitet og overnatting
Tiltak:
Samtaler med ungdom underveis om opplevelser, trygghet og stemning
Ansvar: Prosjektleder, sjåfører, kveldsvakt
DAG 8
Aktiviteter:
Formiddagsstopp i Karlstad for aktivitet/lunsj
Shoppingpause i Tøcksfors
Ankomst Drammen ca. kl. 19.00
Tiltak:
Opprydding, felles evaluering i bussen, deltakerbevis og takk
Ansvar: Hele reisegruppen
BEREDSKAPSPLAN
Prosjektets høyeste prioritet er ungdommenes trygghet, helse og trivsel – før, under og etter reisen Det skal være tydelig hvem som har ansvar i ulike situasjoner, ungdommene skal til enhver tid vite hvem de kan henvende seg til.
ANSVARSSTRUKTUR UNDER REISEN
Hovedansvarlig: Prosjektleder – overordnet ansvar for sikkerhet og kontakt med foresatte
Trygghetsansvarlig: En utpekt voksenperson med spesielt ansvar for psykososialt miljø og trivsel
Førstehjelpsansvarlig: Har ansvar for førstehjelpsutstyr, helsekort og medisinsk oversikt
Transportansvarlige (sjåfører): Sørger for sikker transport og oversikt i hver minibuss
Nattansvarlig: Rullerer etter behov – tilgjengelig for ungdom ved overnatting
TILTAK VED UFORUTSETTE HENDELSER
Hendelse Tiltak
Ungdom blir syk / uvel
Tap av pass / dokumenter
Ungdom får hjemlengsel / uro
Skade / ulykke
Brudd på regler / gruppekonflikt
Forsinkelse / avbrutt transport
Isoleres ved behov, følges opp av trygghetsansvarlig. Kontakt med foresatte og lege ved behov.
Ekstra kopier oppbevares av prosjektleder. Kontakt med ambassade/politi ved behov.
Samtale med trygg voksen, kontakt med foresatte. Mulighet for tilpasning av aktivitet.
Førstehjelp utføres, kontakt med legevakt / nødetat ved alvorlige hendelser. Rapportering.
Samtale med involverte, varsling av foresatte ved alvorlige situasjoner.
Alternative ruter og overnatting vurderes. Kontinuerlig kontakt med transportleverandør.
FOREBYGGENDE SIKKERHETSTILTAK
Informasjonsmøte for foresatte og deltakere i forkant av reisen
Samtykkeskjema og innsamling av informasjon om allergier, medisiner og spesielle behov
Reiseforsikring tegnes for alle deltakere og ledere
Telefonliste med kontaktinformasjon til alle deltakere, foresatte og nødkontakter
Førstehjelpsutstyr i begge minibusser og på overnattingsstedene
Kartlegging av nærmeste helsetjeneste i hvert land/stoppested
TILTAK FOR PSYKOSOSIAL TRYGGHET
Trygghetsansvarlig følger opp trivsel i gruppa daglig
Deltakere fordeles i mindre refleksjonsgrupper
Lav terskel for å snakke med voksne – også anonymt ved behov
Kveldssamlinger for å fange opp stemning og justere fortløpende
NØDKONTAKTER
Prosjektleder: Cathrine Gundersen | tlf: 0047 948 51 954
Trygghetsansvarlig: [Navn] | tlf: 0047 [nummer]
Hovedkontakt foresatte: [Navn] | tlf: 0047 [nummer]
Vakttelefon på reise: 0047
Nasjonalt legevaktnummer: 116 117
Nødnummer i Norden: 112 (alle land)
SAMARBEIDSPLAN
Samarbeidet i Ung i Norden bygger på felles mål om å styrke ungdoms deltakelse, kulturforståelse og medvirkning – på tvers av grenser.
Samarbeidspartnerne bidrar med rekruttering, tilrettelegging for møter og kulturutveksling, felles refleksjon, og dokumentasjon av prosessen.
LOKALE SAMARBEIDSPARTNERE
Part Rolle i prosjektet
Åssiden ungdomsklubb
Drammen kommune
Åssiden skole og VGS
Åssiden IF / frivillige lag
Foresatte
Prosjekteier og koordinator. Rekrutterer ungdom, gjennomfører verksteder og reise.
Støttespiller med faglig veiledning og tilrettelegging for bruk av lokaler og nettverk.
Rekruttering, spredning av informasjon, kontakt med foresatte.
Mulige medspillere ved aktiviteter og fellessamlinger.
Trygghet og støtte, spesielt i forbindelse med reise og forankring i hjemmet.
NORDISKE SAMARBEIDSPARTNERE
Sverige
Danmark
Fryshuset (Stockholm), ungdomsklubb i Jönköping
UngiAarhus (Århus), UngeVærk (København)
Vertskap, aktiviteter, møteplass
Vertskap og deltaker i felles program
Finland Vimma og Cube ungdomshus (Turku), Lokale samarbeidspartnere ved reise og kulturutveksling
Åland Mariehamns ungdomsgård (Åland)
Vertskap, aktiviteter, møteplass
KOMMUNIKASJONSRUTINER
Type kommunikasjon Målgruppe Frekvens Verktøy / kanal Ansvarlig
Oppdatering om fremdrift
Koordinering av aktiviteter
Lokale partnere og kommune
Annenhver uke E-post og Teams / telefonmøte Prosjektleder
Ungdomskoord. og klubbteam Ukentlig Fysiske møter og meldingsgrupper Ungdomskoord.
Foreldreinformasjon Foresatte
Kontakt med nordiske partnere
Ungdomsreferansegruppe
Ved behov + infomøter SMS, brev, samtykkeskjema Foresattekontakt
Fritidsklubber i Norden Min. hver 2. uke E-post + Teams/Zoom Prosjektleder
Ungdommene i prosjektet Ukentlig Fysiske møter, meldingsgruppe Ungdomskoord.
Krise-/ beredskapssituasjon Alle involverte Umiddelbart Telefon / felles varslingsrutine Prosjektleder / trygghetsansv.
ANSVAR OG AVKLARINGER
Alle partnere får tilsendt plan, milepæler og kontaktpersoner ved oppstart. Det inngås enkle samarbeidsavtaler med nordiske partnere om vertskap og felles program.
Ungdom får opplæring i å delta i internasjonal dialog og presentere seg selv og sin bydel.
Etter gjennomført prosjekt sendes det en oppsummering og invitasjon til videre samarbeid (hovedprosjektet).
TEKNOLOGIPLAN
TEKNOLOGIBRUKEN I PROSJEKTET SKAL STØTTE OPP OM
Kreativ formidling og medskaping: Ungdommene skal bruke enkle digitale verktøy til å fortelle sin historie.
Kommunikasjon og samarbeid: Trygg og tilgjengelig digital dialog mellom partnere og deltakere.
Dokumentasjon og deling: Systematisk innsamling og deling av erfaringer, refleksjoner og resultater.
UTSTYR
Type
Hva brukes
Formål
Mobiltelefoner Ungdom og ledere bruker egne / klubbens Foto, video, TikTok-reels, lydopptak
Kamera Klubben disponerer speilreflekskamera Foto- og videodokumentasjon
Laptop og nettbrett Til redigering, møter og presentasjon Brukes av ledere og noen ungdommer
Canva/CapCut Gratis, enkel redigering og grafisk design
Google Drive Felles skylagring av innhold og dokumenter
Teams/Zoom
Internett
Digitale møter med samarbeidspartnere
Mobilt bredbånd
DIGITALE RETNINGSLINJER OG OPPLÆRING
Produksjon av innhold til deling
Strukturert lagring og samarbeid
Internasjonal dialog og planlegging
Sikre at alle har tilgang til internett uavhengig av økononmi
Ungdommene får opplæring i enkel digital historiefortelling, etikk og samtykke ved foto/film.
Prosjektet følger klubbens og skolens retningslinjer for personvern og GDPR. All deling skjer med samtykke, og innhold lagres i passordbeskyttet mappe
ANSVAR OG TILGANG
Prosjektleder har hovedansvar for struktur, lagring og publisering
Ungdomskoordinator gir veiledning under verkstedene.
Ungdom får tilgang til nødvendige apper og fellesmapper via klubben
Foresatte samtykker til bruk av bilder/film der ungdom kan identifiseres.
SIKKERHET OG BEREDSKAP
All skylagring skjer med tofaktor-autentisering.
Backup av viktige dokumenter skjer ukentlig.
Ved tap av utstyr, varsles prosjektleder umiddelbart.
Under reisen har en ansvarsperson oversikt over alt utstyr.
KOMMUNIKASJONSPLAN
G INTERNASJONAL SPREDNING
mer
nnom TikTok, YouTube, Instagram og
d oppdateringer, ressurser og historier
mlinger
sentere funn på nordiske og
h Forum og FN’s ungdomsprogrammer
og forskningsmiljøer som jobber med g
r hvordan ungdomsorganisasjoner kan av grenser dligere deltakere
n fungere som ambassadører og hjelpe ere, etter endt prosjekt.
tart av lignende prosjekter i andre
