FREMDRIFTSPLAN
Fase Tidsrom Tiltak og handlinger
1. Idé og forankring April 2025
2. Politisk og administrativ støtte April–mai 2025
3. Vurdering av kjøp/leie Mai–juni 2025
4. Samarbeidsforpliktelser Mai–juli 2025
5. Finansiering og søknader Mai–august 2025
6. Oppussing og tilpasning August–oktober 2025
7. Bemanning og struktur Oktober 2025
8. Markedsføring og åpning November 2025
9. Drift og evaluering Nov 2025 →
Kontakte kommunen, nærutvalg, Drammen Eiendom og lokale aktører.
Møter med politikere, sende inn prosjektbeskrivelse og innbyggerforslag.
Avklaring med Drammen Eiendom om eiendomskjøp eller leieavtale.
Inngå partnerskap med frivillige, nærmiljø og offentlige aktører.
Søknader til stiftelser, Bufdir, IMDi og kommunen.
Dugnader og profesjonell oppgradering av lokalet.
Ansette kjernepersonell og etablere driftsstruktur.
Lansering i sosiale medier, presse og åpningsevent.
Løpende drift, rapportering, ungdomsmedvirkning og videreutvikling.
RISIKOANANLYSE
Prosjektet vurderes som gjennomførbart med moderat risiko, der de fleste utfordringer kan håndteres gjennom god planlegging, involvering og samarbeid med kommunen og lokale aktører. Den største risikoen ligger i tidligfasefinansiering og politisk forankring, som derfor bør prioriteres i første fase.
Risiko
Sannsynlighet Konsekvens Tiltak for risikohåndtering
1 Manglende politisk støtte til kjøp Middels Høy
2 Forsinket avklaring om eierskap og bruk
3 Manglende finansiering av oppussing og inventar
4 Lav pågang fra samarbeidspartnere i 1 –3 etasje
5 Lav deltakelse blant ungdom i oppstart
Middels Middels
Middels Middels–høy
Aktiv dialog med politikere og nærutvalg Involver lokalbefolkning Levere godt beslutningsgrunnlag
Tett samarbeid med Drammen Eiendom og kommuneadministrasjon Etablere milepælsplan
Søke tidlig støtte fra stiftelser og kommunen Fase inn investeringer Bruke dugnad og gjenbruk
Lav–middels Middels
Lav Middels
6 Uforutsette vedlikeholdskostnader Middels Middels
7 Driftskostnader overstiger forventede inntekter
Lav–middels Middels
8 Uenighet mellom aktører om bruk og fordeling av lokaler Middels Lav–middels
9 Endringer i regelverk eller tilskuddsordninger Lav Lav–middels
10 Vandalering eller utrygghet i eller rundt bygget Lav Middels
Kartlegge brukerbehov tidlig Tilby fleksible avtaler og samarbeidsmodeller
Involvere ungdom i planlegging og lansering Aktiv bruk av sosiale medier og åpne arrangementer
Gjennomføre grundig tilstandsvurdering Avsette buffer i DEKF-budsjett
Bruke forsiktige inntektsestimater
Vurdere trinnvis innfasing Årlig gjennomgang og justering
Utarbeide tydelige avtaler Opprette brukerråd eller samarbeidsforum for felles forvaltning
Spre risikoen ved å ha flere finansieringskilder Ha løpende dialog med tilskuddsforvaltere
Tilstedeværelse av voksne God belysning og sikkerhetssystemer Ungdommene involveres i ansvar
KVALITETSSIKRINGSPLAN
Hovedmål: Kvalitetssikringsplanen skal sikre at prosjektet gjennomføres i henhold til målsettingene, med god styring, involvering og dokumentasjon. Planen skal også sikre at tilbudet i bygget holder høy kvalitet over tid – både for ungdom, frivillige og andre aktører.
KVALITETSSIKRING I ETABLERINGSFASEN
Tiltak
Oppdatert prosjektbeskrivelse med mål og rammer
Kartlegging av behov blant potensielle brukere
Teknisk tilstandsvurdering av bygget
Risikoanalyse og budsjettgjennomgang
Tydelige samarbeidsavtaler med leietakere/aktører
Ansvar Tidspunkt
Prosjektleder / ungdomsklubb Før innsending til kommune
Ungdomsklubb / samarbeidspartnere April–mai 2025
Drammen Eiendom KF Før kjøp / oppstart
Prosjektgruppe Før beslutning
Prosjektgruppe / Drammen Eiendom Før oppussing
KVALITETSSIKRING I TILPASNINGSFASEN
Tiltak
Brukermedvirkning i utforming av rom og aktiviteter
Tilsyn fra fagpersoner (brann, HMS, universell utf.)
Dugnad og frivillig innsats dokumenteres og koordineres
Kvalitetssjekk av inventar og teknisk utstyr
Ansvar Tidspunkt
Ungdom / frivillige / ansatte Juni–august 2025
Drammen Eiendom / kommunale faginstanser Før innflytting
Koordinator ungdomsklubb Oppussingsperioden
Prosjektleder Før åpning
KVALITETSSIKRING I DAGLIG DRIFT
Tiltak
Tydelig rolle- og ansvarsfordeling for alle brukere
Rutiner for renhold, sikkerhet og fellesareal
Innføring for nye frivillige og ansatte
Brukerundersøkelse blant ungdom
Evaluering med samarbeidspartnere
Årlig statusrapport med vurdering og justering
Ansvar Hyppighet / tidspunkt
Prosjektleder / brukerråd Ved oppstart og revidering
Drammen Eiendom / leietakere Ukentlig / månedlig
Ungdomsklubben Kontinuerlig
Ungdomsklubben / samarbeidspartnere Hver 6. måned
Prosjektgruppe / brukerråd Kvartalsvis
Prosjektleder / styre / kommunen Årlig
DOKUMENTASJON OG OPPFØLGING
Alle avtaler, evalueringer og tilbakemeldinger dokumenteres skriftlig og lagres i felles system (f.eks. Google Drive).
Det opprettes et brukerråd bestående av representanter fra ungdomsklubben, øvrige brukere og Drammen Eiendom, som møtes jevnlig for å sikre koordinering og kvalitet. Det gjennomføres en helhetlig årsrapport som inkluderer: måloppnåelse, kvantitative og kvalitative resultater, økonomi, utfordringer og forslag til forbedring.
