Managed Print Services gehen in die Cloud

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MANAGED SERVICES IN ZAHLEN

Geräte -und Dokumentenmanagement als Teil der Managed Print Services sind zunehmend in der Cloud angesiedelt. Das erleichtert die Anpassung an hybride Arbeitsmodelle.

In vielen Unternehmen ist die Nutzung von Managed Print Services (MPS) schon seit vielen Jahren die Norm. Denn so müssen sich Firmen nicht mehr selbst um die rechtzeitige Lieferung von Verbrauchsmaterial und den Service für die Geräte kümmern, sondern bezahlen einfach eine Gebühr abhängig vom Druckvolumen. Wie Jens Greine, Verkaufsleiter für Office Print DACH bei Epson, anmerkt, werden etwa 70 Prozent aller Epson-Geräte bei Firmenkunden im Rahmen von MPS-Verträgen genutzt.

Der Charakter der MPS verändert sich allerdings zunehmend. In vielen Unternehmen wird weniger gedruckt. Dafür steigt der Bedarf nach Lösungen für das Dokumentenmanagement durch die Digitalisierung der Firmen. Und hier springen ebenfalls Systemhäuser und MPS-Anbieter in die Bresche, um passende Lösungen anzubieten und gemeinsam mit den Unternehmen zu implementieren. Wichtiger wird zudem das Management der Geräte selbst. Moderne Multifunktionsdrucker verfügen über leistungsfähige Prozessoren und über eine komplexe Firmware. Zudem sind sie in die Firmen-IT eingebunden und haben oft Zugriff auf die Cloud-Speicher der Beschäftigten. Damit steigt die Anforderung an die Sicherheit der Geräte, da sie ein Einfallstor für digitale Angriffe darstellen können. Daher muss ein Dienstleister für eine sichere Konfiguration der Zugriffsrechte sorgen und sich um regelmäßige Updates und Bugfixes kümmern. Wobei ihnen die Hersteller die Arbeit inzwischen erleichtern, da sie selbst einen stärkeren Fokus auf die Sicherheit legen.

Bei hybriden Arbeitsmodellen kommt hinzu, dass viele Angestellte nicht nur die Drucker und MFPs im Unternehmen nutzen, sondern auch Geräte im Homeoffice. Während der Pandemie und dem verordneten Homeoffice wurden viele ConsumerGeräte angeschafft, da sie gerade verfügbar waren. Diese Geräte lassen sich allerdings nicht zentral verwalten und mit Tinte oder Toner versorgen. Zudem genügen sie meist nicht den Sicherheitsanforderungen. Daher werden sie häufig im Rahmen der MPS-Verträge gegen kompakte Business-MFPs ausgetauscht, bei denen denen das Remote-Management dem der größeren Enterprise -Geräte entspricht.

Für das Management kommen dabei Cloudbasierte Lösungen zum Einsatz. Ein Trendsetter ist dabei Lexmark. Neuere Geräte bestückt der Hersteller inzwischen mit zusätzlichen Sensoren für eine vorausschauende Wartung, was den MPSAnbietern das Leben erleichtern soll. Mit Utax nutzt ein weiterer Hersteller eine Cloud-basierte Lösung für die Verwaltung von Geräten, Druckund Scan-Jobs, um so auf hybride Arbeitsmodelle zu reagieren. Andere Gerätehersteller, wie beispielsweise Brother, arbeiten für das Geräte- und Dokumentenmanagement lieber mit Drittanbietern zusammen, die ihre Lösungen ebenfalls zunehmend in die Cloud bringen.

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Autor: Klaus Länger