Financement - Elyse Gagnon - CFA - Le consentement, le faites-vous vraiment signer?

Dès le 22 septembre 2023, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé sera modifiée. Elle encadre la protection des renseignements personnels qu’une personne recueille, détient, utilise ou communique à des tiers, à l’occasion de l’exploitation d’une entreprise.

Vous êtes tenus de vous y conformer dès que vous recueillez des informations personnelles pour une demande de crédit, pour l’adhésion à un produit de garantie, une assurance ou tout autre service qui requiert l’échange de renseignements personnels.

Informer le client

Selon l’article 8 de la LPRPSP, celui qui recueille des renseignements personnels auprès de la personne concernée doit, lorsqu’elle constitue un dossier sur cette dernière, l’informer : de l’objet du dossier, de l’utilisation qui sera faite des renseignements ainsi que des catégories de personnes qui y auront accès au sein de l’entreprise et de l’endroit où sera détenu son dossier ainsi que des droits d’accès ou de rectification.

Comment obtenir le consentement de façon conforme?

Selon l’article 13 de la LPRPSP, nul ne peut communiquer à un tiers les renseignements personnels contenus dans un dossier qu’il détient sur autrui, ni les utiliser à des fins non pertinentes à l’objet du dossier, à moins que la personne concernée n’y consente.

Le consentement à la collecte, à la communication ou à l’utilisation d’un renseignement personnel doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.

Que veut-on dire par le terme « consentement »? Donner son consentement signifie donner son accord. C’est un acte réfléchi qui doit répondre à toutes ces caractéristiques : le consentement doit être manifeste, c’est-à-dire évident, certain et indiscutable. Le consentement doit être libre, c’est-à-dire être donné sans contrainte. Le consentement doit être éclairé, c’est-à-dire qu’il doit être précis, rigoureux et spécifique.

Ainsi, l’entreprise doit indiquer quels renseignements seront communiqués, à qui, pourquoi et comment, et quelles en seront les conséquences. La personne qui donne un consentement doit être suffisamment informée au sujet des communications qui seront effectuées pour qu’elle puisse porter un jugement éclairé sur la portée du consentement.

Le consentement est également donné à des fins spécifiques et pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé. La durée ne sera pas nécessairement reliée à un nombre de jours, de mois ou d’années, mais pourra faire référence à un événement déterminé ou une situation précise.

Un consentement qui n’est pas donné conformément au premier alinéa de l’article 14 de la LPRPSP (décrit précédemment) est sans effet. Bien que la loi ne l’exige pas expressément, il est fortement recommandé d’obtenir systématiquement un consentement écrit permettant ainsi au marchand de démontrer sa conformité à cet égard.

Qu’il s’agisse d’un consentement écrit ou verbal, le marchand doit consigner à son dossier les preuves du consentement donné, en conservant par exemple l’enregistrement téléphonique et les échanges écrits, et en notant la date ainsi que l’objet du consentement.

À l’aire du numérique, il est de plus en plus facile pour les fraudeurs d’usurper l’identité de quelqu’un. Il sera judicieux de bien confirmer l’identité de votre client à l’aide d’une pièce d’identité valide et non expirée avant de procéder à l’étape du consentement. Assurez-vous d’être conforme afin d’éviter de vous retrouver, bien malgré vous, au cœur d’un dossier litigieux ou même d’une fraude.

Elyse Gagnon

Directrice financière et développement, Centrale de Financement AMVOQ (financement@amvoq.com)