M365 … A hvaffor noget?

VI DELER VIDEN OG SIKRER, AT INTET GÅR TABT

Maj fra Fredericia og Palle fra Amager har testet M365, som er en ny løsning med vidensdeling og sikker mail, der netop nu er i gang med at blive udrullet til alle landets lokalafdelinger. Du får deres bedste tips til at komme godt fra start.

Det kan give store problemer i landets lokalafdelinger, når nøglepersoner pludselig går bort. Det oplevede de i sin tid i lokalafdeling Amager. For ud over sorgen over pludselig at have mistet en skattet frivillig, havde de også mistet en person, der havde fungeret som samlingspunkt og som den, der altid huskede alt. Navne på besøgsvenner, pårørende i vågetjenesten, alt.

Ifølge formand Palle Skov var der med sådan en frivillig ingen grund til at skrive noget ned – altså lige indtil den dag, hvor al viden var væk: ”Alle data døde også, og vi var nærmest blinde, indtil vi fik reetableret alle navne og relationer. Lige der gik det op for os, hvor vigtigt og afgørende det er at få delt den værdifulde viden,” siger Palle.

Derfor indførte lokalafdelingen et digitalt vidensarkiv, og det er blandt andet grunden til, at han sammen med sin bestyrelse har været med til at teste den nye digitale løsning Microsoft 365, eller M365, som det kan kaldes kort, der lige nu er på vej til alle lokalafdelinger. Det er en løsning med flere funktioner, blandt andet mulighed for vidensdeling, som gør det meget nemmere at dele og overlevere viden om alt fra aktiviteter til kontaktlister m.m. – for det ligger tilgængeligt i det nye system. Samtidig får alle relevante personer en sikker mail i Ældre Sagens system.

Persondata skal sikres

Det kræver en del at ændre IT vaner og sige farvel til ’plejer’. Når det er sagt, så mener Palle, at det er vigtigt at huske, at M365 er valgt, fordi det er det sikreste på området, og med datalovgivningen ’GDPR’ er der kommet skrappere krav til, hvordan vi deler persondata. ”Som frivillige skal vi bidrage til, at Ældre Sagen beskytter de data, vi har med at gøre. Jeg synes egentlig, at vi skal være glade for, at EU har lovgivet på området. Det betyder jo i bund og grund, at demokratiet virker, og at vi kan være sikre på, at følsomme oplysninger ikke bliver delt med hvem som helst,” siger Palle.

Spar tid på vagtplaner

I aktiviteter som f.eks. vågetjenesten og besøgsvenner bliver der delt mange personfølsomme oplysninger, og med den nye løsning er det muligt at holde styr på, hvem der har adgang til hvad, og internt i lokalafdelingen sende emails og

HVAD ER DET FOR NOGET?

– VI SPØRGER OG SVARER

Hvad er GDPR, og hvordan hænger det sammen med M365?

General Data Protection Regulation er EU’s persondataforordning. Loven, der gælder i hele EU, kontrollerer, hvordan virksomheder og andre organisationer håndterer persondata. Ældre Sagen har indgået den i GDPR-lovgivningen foreskrevne databehandleraftale med Microsoft, som er leverandør. Alle data i M365 ligger således i ’OneDrive – Ældre Sagen’, hvor vores oplysninger er beskyttede.

Hvad er M365?

M365 eller Microsoft 365 er en gruppe af programmer i et online abonnement. Det giver adgang til følgende: • Mailkonti • Officepakken (Word, Excel og

PowerPoint) i en onlineversion • Teams (en chat- og videomødefunktion) • SharePoint (dokumenthåndteringsarkiv).

Kom på kursus i M365

M365 og sikker mail er ved at blive rullet ud til alle lokalafdelinger. Hvis I endnu ikke har været på kurset i din lokalafdeling, så husk, at I skal sende to personer afsted, som her bliver klædt på til at introducere M365 i din lokalafdeling.

Hvem er M365 til?

Alle frivillige registreret med 'leder'roller i listeværktøjet (fx bestyrelse, kontaktpersoner, aktivitetsledere, Det-Sker-redaktører m.fl..) får mulighed for at få en M365-licens.

Læs mere om kurset her:

www.aeldresagen.dk/m365

dele viden med andre frivillige.

Maj Terp Rasmussen, der er aktivitetsleder på ITområdet i lokal afdelingen i Fredericia, har også været med til at teste den nye M365løsning sammen med sin bestyrelse. En af de fordele, hun især kommer til at mærke, er f.eks. muligheden for at linke til fælles vagtplaner, der tidligere blev sendt ud til private indbakker. ”Det sparer mig for en hulens masse mails, for nu kan alle frivillige selv gå ind og se vagtplanerne via et fælles link. De havner heller ikke i private indbakker, der ofte bliver delt mellem ægtefæller, som jo så også får adgang,” siger Maj.

Hun påpeger, at denne ændring dog også kommer til at kræve lidt mere af den enkelte. Hvor de frivillige tidligere har fået ’servereret’ vagtplanen i deres private indbakke, skal de nu aktivt selv gå ind og tjekke, hvornår de har en vagt. Og ifølge Maj vil der derfor helt sikkert være en overgangsperiode, indtil de nye ITvaner er tillært.

Ja- eller nejhat? Du vælger selv

Alle forandringer kræver noget, og ifølge Maj kan du i mødet med den nye løsning enten vælge en nejhat eller en jahat. Selv har hun valgt den sidste. ”Det er også en bonus, at alt muligt ikke længere skal downloades til folks hjemmecomputere. Det betyder, at du som frivillig kan have ro i maven. Du skal ikke være bange for, om du opbevarer dokumenter på din egen personlige computer, hvilket er imod lovgivningen – for de ligger sikkert i M365”. ■

TIPS FRA MAJ OG PALLE

Maj Terp Rasmussen, Fredericia

• Vær nysgerrig på systemet. Det kan mere, end du tror – og du bliver glad for det.

• Find en IT-kyndig i jeres lokalafdeling, der kan hjælpe ved startvanskeligheder.

Palle Skov, Amager

• Tal med hinanden i lokalbestyrelsen, og få afklaret, hvor parate I er. Er der f.eks. behov for indledende kurser eller vejledninger? • Aftal fra starten, hvordan I navngiver jeres mapper og dokumenter.

Ligesom faner i et ringbind gør det nemlig søgningen i systemet væsentlig nemmere.