Schneller, sicherer, digitaler

Versandlogistik

Schneller, sicherer, digitaler

Der Spezialist für Industrieklebstoffe DELO hat gemeinsam mit AEB seinen Versandprozess konsequent durchgängig digitalisiert. Das Ergebnis: Sichere, stabile Prozesse und 20 bis 40 % kürzere Durchlaufzeiten.

Die Anforderungen an die Versandlogistik von DELO haben es in sich: Denn das Unternehmen beliefert Kunden auf der ganzen Welt und für den Transport gilt es, eine Vielzahl an Faktoren zu berücksichtigen.

So umfasst ein großer Anteil der Aufträge Gefahrgutsendungen. Dieser liegt bei etwa 70 %. DELO muss hier in der Logistik zahlreiche Regelwerke, Gesetze und Vorgaben unterschiedlicher Organisationen beachten, etwa hinsichtlich Verpackung und Labeling. Ein Großteil der Sendungen muss zudem gekühlt verschickt werden. Für Exporte verwendet das Unternehmen teilweise Trockeneis als Beipack, was wiederum bestimmte Anforderungen mit sich bringt.

Herausforderung: Stetig steigende Volumina

Eine weitere Herausforderung für die DELO-Logistiker: Der Anbieter für Industrieklebstoffe befindet sich auf Wachstumskurs und verzeichnete in den letzten Jahren ein stetig steigendes Sendungs- und Ausfuhrvolumen. Gut 20.000 Sendungen mit rund 35.000 Packstücken wickelt DELO heute am oberbayerischen Hauptsitz in Windach jährlich ab.

„Bisher hatten wir im Versand unterschiedliche IT-Systeme im Einsatz. Zahlreiche Prozessschritte wurden zudem manuell erledigt“, erklärt Christian Walther, Leiter Produktion und Logistik bei DELO. Für die Ausfuhranmeldungen setzte das Unternehmen beispielsweise auf eine Zollsoftware eines Drittanbieters, die Versandlabel wurden über Tools der jeweiligen Transportpartner erzeugt und Lieferungsdokumente im ERP-System erstellt.

Durch die daraus resultierenden Systembrüche sowie einige belegbasierte Prozessschritte kam es bei umfangreichen Sendungen teilweise zu hohen Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten. Zudem war der Ablauf durch manuelle Dateneingaben an einigen Stellen fehleranfällig und DELO verfügte nicht über eine durchgängige Datentransparenz. „Mit den steigenden Sendungsaufkommen geriet unser bisheriger Prozess immer mehr an seine Grenzen“, fasst Christian Walther zusammen.

Konsequente Digitalisierung des Versandprozesses

Für ihn war klar: Um die Herausforderungen zu meistern, muss der Versandprozess konsequent digitalisiert werden. Gemeinsam mit seinem Team machte er sich daher auf die Suche nach einer zentralen Versandlösung. Diese sollte die Systemlandschaft harmonisieren, die Abläufe durchgängig unterstützen und weitestgehend automatisieren. Nach intensiver Recherche und auch Gesprächen mit dem bisherigen Anbieter der Zollsoftware entschied sich DELO für eine Versandlösung der AEB SE. „Unsere Anforderungen an eine Software waren schon sehr speziell, vor allem hinsichtlich des Trockeneis-Einsatzes“, sagt Christian Walther. „AEB hat hier insgesamt das beste Gesamtpaket angeboten.“

Die AEB-Versandsoftware unterstützt DELO bei der Sendungsbildung, beim Verpacken, bei der Gefahrgutabwicklung (Gefahrgutdokumente, Gefahrgutetiketten, Einhaltung von gesetzlichen Transportvorschriften und Transportdienstleistervorgaben) und beim Verladen aller Warensendungen. Auch die Exportabwicklung und die Kommunikation mit dem Zoll erfolgt darüber.

Wir haben eine sehr schöne Lösung implementiert, die DELO maßgeschneidert bei den speziellen Anforderungen und Prozessen unterstützt.

Matthias Schröder, AEB

Aufwand für die eigene IT so gering wie möglich

An die Lösung sind zudem sieben Transportpartner direkt angebunden. Damit ist DELO in der Lage, für diese automatisch korrekte Label, Versanddokumente und EDI-Nachrichten zu erstellen. Für den Versand mit rund 150 weiteren Spediteuren, vor allem bei den Incoterms Ex Works und FCA, erstellt die Software für DELO zudem generische Versandlabel und Speditionsaufträge.

Die Lösung läuft dabei in den AEB-Rechenzentren in Stuttgart. Das bedeutet: AEB kümmert sich um Themen wie IT-Security, Betriebs- und Datensicherheit sowie Wartung, sodass DELO die Aufwände für die eigene IT so gering wie möglich halten kann.

Mehr Sicherheit im Prozess

Bearbeitet DELO heute einen Kundenauftrag, erfolgt in einem ersten Schritt die Zusammenstellung einer Sendung. Dazu fasst die AEB-Software nach definierten Regeln automatisch Lieferscheine zusammen, beispielsweise mit gleichem Versanddatum oder gleichem Verkehrsträger.

Im Versandbüro werden die Sendungen und die hinterlegten Daten geprüft. Das physische Verpacken erfolgt an stationären und mobilen Packplätzen, unterstützt durch PCs mit Touchscreens. „Bisher haben wir an den Packplätzen anhand von Belegen verpackt. Durch den Einsatz der AEB- Software ist der Prozess deutlich sicherer und effizienter geworden“, schildert Christian Walther. Die Mitarbeitenden scannen jetzt beim Verpacken die Lieferscheinnummer, Packstückart sowie den Produktbarcode, um Chargen und Artikel qualifiziert zu verpacken.

Kühlsendung bei DELO: Die neue AEB-Software leitet den Versandmitarbeiter Schritt für Schritt durch den speziellen Verpackungsprozess für temperaturempfindliche Klebstoffe (Quelle: DELO)

Trockeneis für temperaturempfindliche Klebstoffe

An den stationären Packplätzen befinden sich zudem jeweils Waagen. „Diese haben wir an unsere Software angebunden“, erklärt Matthias Schröder, Projektleiter bei AEB. „Mit den Waagen gleichen die DELO-Mitarbeitenden das Bruttogewicht aus dem ERP-System mit dem tatsächlichen Gewicht einer Ware ab und können so Fehlmengen oder falsche Artikel in einer Sendung direkt erkennen.“ Mit dem Abschluss am Packtisch werden die Daten zurück ans ERP-System gemeldet.

Durch den Einsatz der AEB- Software ist der Prozess deutlich sicherer und effizienter geworden.

Christian Walther, DELO

In der Software sind auch spezielle Kühlmittel-Verpackungsprozesse hinterlegt – etwa für temperaturempfindliche Klebstoffe. Hier kommt die Ware in der Regel zusammen mit einem Temperaturrecorder in eine Styroporbox mit Trockeneis. Dessen Menge wird ebenfalls über die Waagen kontrolliert. „Dies erkennt die Software anhand von Artikelnummer und Positionstypen und führt den Versandmitarbeitenden Schritt für Schritt durch den Ablauf“, sagt Matthias Schröder. „Die Lösung zeigt auch beispielsweise an, ob und welcher Gefahrgutaufkleber anzubringen ist.“

Foto-Nachweis im Warenausgang

Im Versandbüro schlägt die Software den Mitarbeitenden automatisch vor, welche Versand- und Gefahrgutdokumente zu drucken sind – abhängig von Empfängerland, Inhalt einer Sendung und Verkehrsweg. Zudem wird bei Exporten die Ausfuhranmeldung erstellt und an den Zoll übermittelt – inklusive der Erstellung des Ausfuhrbegleitdokuments und Ausgangsvermerks. Wird eine Sendung letztendlich dem Spediteur oder Paketdienst übergeben, werden noch einmal alle Packstücke abgescannt und ein Foto von der Sendung gemacht. Dieses Bild wird in der Software hinterlegt und dient als Nachweis dafür, dass DELO die Waren ordnungsmäßig und sicher verpackt und übergeben hat.

Blick in den Warenausgang bei DELO: Bevor Sendungen an einen Paketdienst oder Spediteur übergeben werden, erfolgt noch einmal ein Scan aller Packstücke. (Quelle: DELO)

Deutlich niedrigere Durchlaufzeiten

Seit März 2021 ist die Software in allen Bereichen im Einsatz und Christian Walther zieht ein positives Fazit. „Unser Ziel war es, durch konsequente Digitalisierung und eine vollintegrierte Software die Prozesssicherheit, den Automatisierungsgrad und die Effizienz zu steigern. Das haben wir erreicht.“

Das zeigt sich auch in der realisierten Zeitersparnis: Die Durchlaufzeiten für einen Versandauftrag sanken im Schnitt um etwa 30 %. Die größte Zeitersparnis gab es im Versandbüro bei größeren, komplizierten Sendungen, die oftmals mehrere Stunden in Anspruch nahmen. Diese werden heute in weniger als 60 Minuten bearbeitet.

Ein großer Schritt nach vorne

Auch Matthias Schröder ist zufrieden mit dem Projekt: „Ich denke, wir haben eine sehr schöne Lösung implementiert, die DELO maßgeschneidert bei den speziellen Anforderungen und Prozessen unterstützt. Dabei haben wir einige gute Ideen eingebracht, die Effizienz und Sicherheit im Versandprozess noch einmal verbessert haben, etwa die Packhinweise am Packplatz.“ Und so lobt Christian Walther neben der Software vor allem auch die gute, partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe sowie die Fachkompetenz von AEB: „Gemeinsam mit AEB haben wir in unserer Versandlogistik einen richtig großen Schritt nach vorne gemacht.“

Der Autor: Bisher kannte Jens Verstaen Trockeneis vor allem von seinen Auftritten als Gitarrist in diversen Bands, als damit auf der Bühne Bodennebel erzeugt wurde. Die speziellen Anforderungen beim Einsatz in der Logistik waren ihm bis dato nicht geläufig. Umso mehr war er davon angetan, wie Software diesen wie auch die weiteren Versandprozesse bei DELO unterstützen kann.

Über Delo

DELO ist ein führender Hersteller von Hightech-Klebstoffen und anderen multifunktionalen Materialien sowie dazugehörigen Dosier- und Aushärtungsgeräten. Die Produkte des Unternehmens werden vor allem in der Automobil-, Unterhaltungs- und Industrieelektronik eingesetzt. Sie befinden sich in fast jedem Handy und jedem zweiten Auto weltweit, zum Beispiel in Kameras, Lautsprechern, Elektromotoren oder Sensoren. DELO hat seinen Hauptsitz in Windach bei München und verfügt über Tochterunternehmen in China, Japan, Malaysia, Singapur und den USA sowie Repräsentanzen und Vertretungen in zahlreichen weiteren Ländern. Mit 820 Mitarbeitenden erwirtschaftete der Mittelständler im Geschäftsjahr 2020/21 einen Umsatz von rund 170 Mio. Euro.