Transparente und sichere Exportkontrolle

Case Study

Transparente und sichere Exportkontrolle

Gemeinsam mit AEB SE hat die Röhm GmbH das ursprüngliche SAP Global Trade Service-System in Rekordzeit abgelöst. Der Erfinder von PLEXIGLAS® und anderen bekannten Marken profitiert nun von sicheren, schlankeren und kostengünstigeren Abläufen.

Im Jahr 2019 wurde die Röhm GmbH erfolgreich als eigenständiges Unternehmen aus Evonik Industries ausgegliedert. Mit dem Carve-out musste sich das Unternehmen auch im IT-Bereich schnell auf eigene Füße stellen. Röhm konnte unter anderem die bisherige Software für Zoll und Trade Compliance des Mutterkonzerns nicht weiter nutzen. Eine neue Lösung war notwendig.

Automatisierte Prozesse für Exportkontrolle und Zoll

Die Leitung des Projektes zur Einführung eines neuen Global Trade IT-Systems übernahmen die Experten bei Röhm Barthold Budde, Trade Compliance Officer, und Dr. Thomas Rudolph, IT-Innovation & Business Relation Manager. Beide waren sich einig: „Die neue Röhm GmbH konnte nicht mehr auf eine große Foreign-Trade-Abteilung, wie im Evonik-Konzern, zurückgreifen. Die bis dato genutzte GTS-Lösung von SAP basierte auf dem umfangreichen Bedarf des Ursprungskonzerns. Aus unserer Sicht hätte die Einführung eines gleichartigen Systems zu viel Programmier- und Pflegeaufwand bedeutet.“

Die Abläufe der Exportkontrolle und im Zollmanagement in hohem Maße zu automatisieren und gleichzeitig den Schulungsaufwand bei der Systemeinführung für die Mitarbeitenden so gering wie möglich zu halten – das waren wichtige Projektziele.

Komplexe Verfahrensweisen bei der Ausfuhr

Diverse chemische Stoffe, die bei Röhm im Herstellungsprozess verwendet werden, sind teilweise hochtoxisch und unterliegen allgemeinen oder auch individuellen Genehmigungspflichten. Entsprechend komplex sind die Verfahrensweisen im Ausfuhrprozess. Dennoch sollten diese größtenteils automatisiert im Hintergrund ablaufen. „Die Software musste es uns ermöglichen, die manuellen Bearbeitungen auf ein Minimum zu reduzieren. Diese sollten aber so nutzerfreundlich wie möglich sein“, so Dr. Rudolph.

Software für Zoll und Trade Compliance aus einer Hand

Nach der Evaluierungsphase entschied sich Röhm im Bereich Trade Compliance Management für die Lösungen Compliance Screening, Export Controls und License Management. Da das Unternehmen wegen des Carve-outs auch neue Software für das Zollmanagement in Deutschland benötigte, führte es darüber hinaus auch die Produkte Export Filing und Import-Filing der AEB ein.

Die Anwendungen wurden als Plug-ins über Programmierschnittstellen in das bestehende IT-System eingefügt. Sie erweitern dieses um die jeweils gewünschte Funktion. Neben standardisierter Software wurden auch weitere Features individuell programmiert und eingesetzt.

Blick in die Produktion bei Röhm: Das Unternehmen fertigt an 15 Standorten auf vier Kontinenten (© Röhm GmbH, 2021)

Immer up-to-date dank Cloud-Software

Die AEB-Lösungen sind als Cloud-Service konzipiert. Der große Vorteil für Röhm: AEB liefert laufend Updates für Software, etwa bei Rechtsänderungen. Gesetzliche Regelungen sowohl aus der EU-Dual-Use-Verordnung, der deutschen Außenwirtschaftsverordnung als auch aus der US-Export Administrations Regulations (EAR) pflegen Experten der AEB regelmäßig in die Software ein. Auf diese Weise ist diese immer auf dem aktuellen Stand – trotz häufiger Änderungen bei rechtlichen und fachlichen Vorgaben im internationalen Warenverkehr. Röhm kann zudem von jedem seiner Standorte weltweit über Webbrowser auf die eigenen Softwarelösungen zugreifen. „Das passt perfekt“, bestätigt Dr. Thomas Rudolph. „Die Services in die Cloud zu verlagern deckt sich mit unserer internen IT-Strategie.“

Die ISO 27001-zertifizierten AEB-eigenen Rechenzentren im Headquarter in Stuttgart erfüllen höchste Standards bezüglich Datenschutz sowie IT-Sicherheit – etwa beim Umgang mit Kundendaten und -informationen.

Transparenz im Global Trade Management: Röhm setzt für Exportkontrolle auf AEB Software (© Röhm GmbH, 2021)

Straffer Zeitplan, reibungslose Implementierung

Der Startschuss für das gemeinsame Projekt mit AEB fiel Mitte März 2020 – mit straffem Zeitplan. Denn zum Jahresende 2020 war das bisherige Global-Trade-System bereits gekündigt. „Nicht nur die Termin-Vorgabe war herausfordernd, auch die aktuell notwendige Arbeitsweise. Alle Beteiligten arbeiteten vom Homeoffice aus. Absprachen persönlich vor Ort waren in Zeiten der Pandemie nicht möglich“, erklären die beiden erfahrenen Projektleiter der AEB, Dennis Hüggenberg und Wolfgang Vallery.

Das ambitionierte Go-Live-Datum war der 1. August 2020. „Wir waren wirklich erleichtert, dass alles auf die Stunde genau funktioniert hat“, verrät Barthold Budde. „Die beiden AEB-Projektmanager haben unsere Ziele und Wünsche gut identifiziert und uns bei der Umsetzung engagiert unterstützt. Zudem hat die umfangreiche ProzessErfahrung und SAP-Kompetenz seitens AEB maßgeblich dazu beigetragen, das Projekt so schnell durchzuziehen.“

Es war ein fast schon erstaunlich reibungsloser Implementierungsprozess, den wir mit AEB erreicht haben – und das bei diesem straffen Zeitplan.

Barthold Budde, Röhm

Die AEB-Plug-ins für Trade Compliance und Customs Management wurden in das bereits bestehende SAP® ECC 6.0-System passgenau integriert. Im Bereich Containerversand, der ELAN-K2-Anbindung und bei einigen zollseitigen Abläufen hatte die Röhm GmbH bereits eigene Verfahren etabliert. Individuelle Entwicklungsleistungen der AEB-Spezialisten ermöglichten es, diese Prozesse nahtlos in die neuen Plug-in-Lösungen zu übernehmen.

Deutlich effizientere Exportkontrolle

Die neue Software automatisiert die Prozesse im Global Trade Management und macht Exportkontrolle deutlich effizienter: Kritische Geschäftspartner werden maschinell erkannt und aktuelle Länderembargos verlässlich geprüft. Der zentrale Trade Compliance Monitor ermöglicht es, risikobehaftete Transaktionen im Blick zu behalten. Im Falle eines Treffers bei der Sanktionslistenprüfung oder Exportkontrolle wird der Beleg gesperrt und der Compliance-Verantwortliche informiert.

Das bedeutet Sicherheit in den Abläufen. Das bedeutet auch Zeitgewinn, denn alle Vorgänge laufen im Hintergrund und werden gemäß stets aktuellen Regelungen kontrolliert und protokolliert – ohne dass steuernd eingegriffen werden muss. „Die bisherigen aufwändigen, meist manuellen Systempflegeprozesse können nun deutlich schneller und von weniger Mitarbeitenden erledigt werden – dank AEB-Software-Unterstützung“, so Dr. Thomas Rudolph. Notwendige Ausfuhrgenehmigungen können direkt in der AEB-Anwendung gepflegt und für die Freigabe von Vorgängen genutzt werden. Verbrauchte Volumina werden dabei automatisch abgeschrieben. Über die bestehende ELAN-K2-Schnittstelle zum BAFA könnten zudem fehlende Genehmigungen direkt aus der AEB-Anwendung heraus beantragt werden.

Niedrigere Kosten, gesteigerte Produktivität

Auch im Bereich Zollmanagement ist der Automatisierungsgrad bei Röhm hoch. Elektronische Ausfuhranmeldungen werden automatisch mit Daten angereichert und in der Regel direkt an den Zoll versendet, sobald im System verfügbar. Plausibilitätschecks und intelligente Vorlagen steigern auch hier die Effizienz. Die Lösungen Export Filing und Import-Filing sind für den kompletten Funktionsumfang des Zollprozesses zertifiziert.

Der Einsatz lohnt sich für die Röhm GmbH: Fehler werden minimiert, manuelle Erfassungen und Prüfungen reduziert, die Produktivität steigt. „Wir sind mehr als zufrieden“, ergänzt Barthold Budde. „Es war ein fast schon erstaunlich reibungsloser Implementierungsprozess, den wir mit AEB erreicht haben. Und das bei diesem straffen Zeitplan – während alle beteiligten Personen, durch die Corona-Pandemie gezwungen, im Homeoffice arbeiten mussten.“

Einfachere Abläufe, geringer Schulungsaufwand für die Systemumstellung

Da genau auf die Erfordernisse der Röhm GmbH abgestimmt, sind die Abläufe im Vergleich zur vorherigen Lösung nun schlanker und kostengünstiger. Die Integration in das bestehende IT-System machte es möglich, die gewohnte digitale Nutzerumgebung für die Anwender zu erhalten. Das minimierte gleichzeitig, wie gefordert, den internen Schulungsaufwand. Und, Röhm befindet sich schon mitten im nächsten Projekt zusammen mit AEB: Aktuell wird die Software „Origin & Preferences“ für das Warenursprungs- und Präferenzmanagement eingeführt.

Die Autorin: Sabine Wiedorfer ist Marketingexpertin mit Liebe zur Kommunikation. So ist sie vom Werbetexten auch zu fachspezifischen Themen gekommen. Ihre Vorlieben sind verständliche Sätze, kurze Worte und Lesespaß.

Über Röhm

Röhm gehört mit 3.500 Mitarbeitenden, einem Umsatz von rund 1,5 Mrd. Euro (2020) und weltweit 15 Produktionsstandorten zu den global führenden Herstellern im Methacrylatgeschäft. Das mittelständische Unternehmen mit Standorten in Deutschland, China, den USA, Russland und Südafrika beliefert mit seiner umfangreichen Produktpalette attraktive Wachstumsmärkte wie die Automobil-, Elektronik- und Baubranche. Zu den bekannten Marken gehören PLEXIGLAS®, ACRYLITE®, MERACRYL™, DEGALAN®, DEGAROUTE® und CYROLITE®. Durch Investitionen und gezielte Expansion treibt Röhm sein nachhaltiges Wachstum voran und baut die führenden Marktpositionen weiter aus.