Passie voor jeugdbeweging bindt ons personeel

“Passie voor jeugdbeweging bindt ons personeel” Kaat De Smet (Chiro) en Toon Fonteyne (KSJ-KSA-VKSJ)

Continuïteit zorgt voor sterke resultaten Cercle Brugge managing director Yvan Vandamme en voorzitter Paul Vanhaecke

www.admb.be

Driemaandelijks - jaargang 57 - nummer 3 - AUGUSTUS 2012 Hoofdkantoor: Sint-Clarastraat 48, 8000 Brugge - Afgiftekantoor: Gent X - P 409699

KLANT AAN HET WOORD

“Passie voor jeugdbeweging bindt ons personeel” Kaat De Smet (Chiro) en Toon Fonteyne (KSJ-KSA-VKSJ) De zomer is de periode waarin uw kinderen op kamp gaan met de jeugdbeweging.

Vaak vergeten we echter dat er bovenop de lokale afdeling in uw gemeente nog een organisatie bestaat die deze plaatselijke groepen ondersteunt. Hoe werkt de jeugdbeweging als onderneming? En hoe regelen ze hun personeelsbeleid?

ADMB zette Kaat De Smet, afgevaardigd bestuurder van de Groep Chiro, en Toon Fonteyne, nationaal coördinator van KSJKSA-VKSJ, samen aan tafel.

Wat is het verschil tussen een jeugdbeweging en een ander type onderneming?

Kaat De Smet: “In totaal zijn wij met ongeveer 150 medewerkers in de vier activiteiten van de groep Chiro, namelijk de jeugdbeweging, de jeugdverblijfcentra, onze winkelketen De Banier en de vormingsdienst Zin-d’erin(g).

Onze organisatie heeft voor een groot stuk een herkenbare werking, met diensthoofden en stafdiensten zoals secretariaat, IT en boekhouding. Maar wij blijven in essentie een professionele vrijwilligersorganisatie, van de basis tot de top. En die vrijwilligers spelen een doorslaggevende rol. Zij vormen ook de meerderheid in alle vergaderingen.”

“Er is een groot verloop binnen onze jonge ploeg” Toon Fonteyne: “Die vrijwilligers zijn de kern van onze werking. Als er bijvoorbeeld een evenement of een infosessie wordt georganiseerd, zal de vrijwilliger de cursus geven en de animatie voor zijn rekening nemen. Onze beroepskrachten zorgen voor de nodige omkadering en het ondersteunende deel.

De relatie tussen de bestuursvrijwilligers en de betaalde medewerkers onderling, is specifiek voor de non-profit. Er is een soort partnership, waarbij het niet altijd duidelijk is wie aansturing geeft aan wie. Bij de KSJKSA-VKSJ zijn wij met 27 beroepskrachten.

Zowel in de zes provinciale secretariaten als in het nationaal kantoor werken educatieve en administratieve medewerkers.”

Bij een jeugdbeweging werken vooral jonge mensen. Klopt die veronderstelling?

Kaat De Smet: “Absoluut. Er zijn natuurlijk ook oudere medewerkers, maar het zijn 10 > NR 3 - AUGUSTUS 2012

vooral starters die hier komen werken.”

Toon Fonteyne: “Ook bij ons komen de nieuwe medewerkers doorgaans rechtstreeks van de schoolbanken. Zij hebben meestal wel al ervaring binnen een jeugdbeweging.”

Blijven deze jongeren lang aan de slag binnen de jeugdbeweging?

Kaat De Smet: “De afgestudeerde schoolverlaters die bij ons komen werken, verlaten ons jammer genoeg doorgaans snel. Van de 24 educatieve medewerkers, zowel nationaal als provinciaal, werven wij er soms zeven nieuwe per jaar aan. Het verloop is dus groot.”

Toon Fonteyne: “Ik denk dat wij ongeveer één derde van ons personeelsbestand vervangen per jaar. Bij een jeugdbeweging werken houdt in dat je vaak ’s avonds en in het weekend moet werken. De meesten gaan dan ook weg omwille van het moeilijke evenwicht tussen werk en privé. Bovendien denken sommigen dat zij van het vrijwilligerswerk hun job maken.

Maar eigenlijk ondersteun je als beroepskracht die ploeg vrijwilligers. En die ploeg heeft ook het laatste woord en verwacht veel van de beroepskrachten. Wij willen uiteraard ook dat onze medewerkers zo lang mogelijk blijven en renderen, maar vaak zijn ze na drie à vier jaar echter al weg.”

KLANT AAN HET WOORD

Kaat De Smet: “Soms zie je ook dat medewerkers vertrekken na een belangrijk evenement zoals Krinkel. Zij zien dit dan als hun laatste wapenfeit. Collega’s die op zoek zijn naar een nieuwe uitdaging zijn hier wel eerlijk over. Dit stelt ons in staat om op tijd iemand anders te vinden en onze planning aan te passen.”

Toon Fonteyne: “Die openheid is typerend voor iedere jeugdbeweging. Ondanks het grote verloop, zijn de medewerkers heel loyaal ten opzichte van de organisatie. Wij merken trouwens dat medewerkers van een jeugdbeweging gegeerd zijn, vaak door gemeentediensten en provinciebesturen.

Hun gedrevenheid en sociale capaciteiten zijn troeven op de arbeidsmarkt.”

Wat doen jullie om hen langer aan de organisatie te binden?

Kaat De Smet: “Wij investeren veel in opleidingsmogelijkheden en vorming. Wij proberen het volgen van opleidingen te stimuleren en op deze manier een meerwaarde te bieden. In een functioneringsgesprek zullen wij bijvoorbeeld afspreken om samen te zoeken naar een bepaalde soort opleiding.

Dat kan gaan over time management, maar ook over inhoudelijke opleidingen. En wij organiseren geregeld vorming over een onderwerp waar er veel belangstelling voor is.”

“Hun gedrevenheid en sociale capaciteiten zijn troeven op de arbeidsmarkt” Toon Fonteyne: “Ik denk dat wij de laatste drie jaar geen enkele opleidingsaanvraag geweigerd hebben. Op het vlak van vormingskansen zie je een groot verschil van persoon tot persoon. Sommigen gaan daar heel actief naar op zoek, anderen niet. Daarom proberen wij ook jaarlijks collectief vorming te organiseren. Wij vinden het een verrijking als onze medewerkers een vorming volgen buiten onze sector.”

Er is een groot verloop, dus jullie moeten vaak op zoek naar nieuwe krachten. Hoe pak je dat aan?

Toon Fonteyne: “Voor de educatieve medewerkers plaatsen wij een vacature op onze eigen website, op 11.be en Jeugdwerknet.be.

En hierop komt er veel respons, want de meest gedreven jeugdwerkers gaan via die kanalen op zoek naar een job. Andere functies, zoals een financieel verantwoordelijke, zijn dan weer moeilijk in te vullen. Deze management profielen vinden een jeugdbeweging vaak minder aantrekkelijk als werkgever.”

Kaat De Smet: “Wij gebruiken dezelfde kanalen. Uit de ingestuurde CV’s kiezen wij de kandidaten die in aanmerking komen

Toon Fonteyne, nationaal coördinator KSJ-KSA-VKSJ

voor de job. Vervolgens organiseren wij een schriftelijke test en een mondeling gesprek.

In onze selectiecommissie zitten zowel vrijwilligers als beroepskrachten. De vrijwilligers zorgen dus mee voor de aanwerving.”

Toon Fonteyne: “Dat is belangrijk, want zij moeten ook intensief samenwerken met de nieuwe medewerker. Er moet dus een match zijn. Iemand die in dienst komt, zal twee dagen introductie krijgen op het hoofdkantoor over onze structuur en werking. Vervolgens krijgen zij opleiding van hun collega’s en de kernvrijwilligers op de werkvloer.”

Kaat De Smet: “Wij hebben bovendien een opleidingstraject waarbij onze nieuwe medewerkers kennis maken met al onze diensten. Een starter zal bijvoorbeeld ook een dag introductie krijgen in De Banier, om de winkels te leren kennen. Onze educatieve medewerkers volgen ook een vast traject van functioneringsgesprekken.”

Welke kenmerken typeren jullie medewerkers?

Toon Fonteyne: “In de eerste plaats moet je een passie hebben voor jeugdbeweging.

Ervaring bij een jeugdbeweging is bij ons zelfs een voorwaarde, maar bij sollicitanten is dit eigenlijk bijna altijd het geval.”

Kaat De Smet: “Je moet een jeugdbeweging eigenlijk doorleefd hebben om hier als educatief medewerker te kunnen werken. Je moet kunnen omgaan met flexibele uren, samenwerken met vrijwilligers en de noden kunnen inschatten van een plaatselijke groep jongeren. Je moet zowel zelfstandig

als in ploeg kunnen werken. Maar de passie voor een jeugdbeweging is absoluut het belangrijkste.”

Toon Fonteyne: “Daarnaast is flexibiliteit een criterium, want wij vragen wel veel van jonge mensen. Vaak willen nieuwe collega’s van hun hobby hun beroep maken, omdat zij vooral de toffe aspecten van de job zien.

Maar daar komt uiteraard veel meer bij kijken. Als ze dan bij ons komen werken, verliezen ze eigenlijk een hobby.”

Kaat De Smet: “Bij een jeugdbeweging is er een heel dunne lijn tussen vrije tijd en werktijd. Het evenwicht vinden is dan ook een belangrijke uitdaging.”

Toon Fonteyne: “Vandaag is er een exacte tijdsregistratie, wat een groot voordeel is ten opzichte van vroeger. Zo kunnen ze hun werkschema aanpassen naargelang de pieken en dalen.”

Is de verloning een belangrijke factor?

Kaat De Smet: “Vaak komt in sollicitatiegesprekken het loon pas helemaal op het einde ter sprake, en dan nog omdat wijzelf het onderwerp aansnijden. Voor vele sollicitanten is het loon dat zij zullen verdienen bijzaak. Zij willen gewoon voor de Chiro werken.”

Toon Fonteyne: “Sollicitanten gaan ervan uit dat het loon wel in orde zal zijn. Van excollega’s hoor ik altijd dat het loon bij de KSJKSA-VKSJ heel correct was. Ik ben trouwens heel tevreden dat ik kan terugvallen op mijn dossierbeheerder bij ADMB voor de volledige loonberekening en kinderbijslag.

Nr 3 - augustus 2012 > 11

KLANT AAN HET WOORD Wij krijgen altijd correcte informatie, wat niet altijd het geval was met ons vorig sociaal secretariaat.”

jeugdbeweging komen, maar van concurrentie is hier geen sprake. Zij kiezen gewoon voor jeugdwerk.”

Kaat De Smet: “ADMB helpt ons naast de loonberekening met vragen die wij hebben in bepaalde dossiers. Zij begeleiden ons in de zoektocht naar de juiste aanpak en vertalen de wet naar de dagelijkse praktijk. “

Toon Fonteyne: “Er bijvoorbeeld zijn ook geregeld dubbele sollicitaties. Als zowel Chiro als KSJ-KSA-VKSJ een vacature openstellen voor educatief medewerker, zullen kandidaten vaak op beide vacatures solliciteren.”

“Als ze bij ons komen werken, verliezen ze eigenlijk een hobby” Is er concurrentie tussen Chiro en KSJ-KSA-VKSJ? Toon Fonteyne: “Er is geen concurrentie tussen jeugdbewegingen. Alles wat niet organisatiespecifiek is, wordt door alle jeugdbewegingen gezamenlijk aangepakt.

Dit gaat dan bijvoorbeeld om de problematiek van jeugdlokalen, de beïnvloeding op het Vlaams beleid of zelfs het kiezen van het laatste jaarthema. De meeste tools zijn vertaalbaar naar het lokale niveau.”

Kaat De Smet: “Er zijn veel gelijkenissen tussen de Chiro en KSJ-KSA-VKSJ, meer nog dan met andere jeugdbewegingen. Er zijn natuurlijk ook enkele verschillen, bijvoorbeeld dat wij in onze missie en visie veel meer focussen op leren door spel. Het gebeurt ook wel dat er bij ons mensen komen werken die vanuit een andere

Jullie krijgen subsidies van de overheid. Welke invloed heeft dit op jullie werking?

Kaat De Smet: “Bij ons zijn subsidies de grootste bron van inkomsten, dus ze zijn heel belangrijk. Voor de structurele subsidies moet je als jeugdbeweging een beleidsnota over vier jaar maken.

In het opmaken van die nota, waarin wij ook de vrijwilligersstructuur betrekken, kruipt heel veel tijd en energie. In de vierjarige beleidsperiode voeren we dan uit wat er in de beleidsnota staat. Daarnaast zijn er ook enkele projectsubsidies voor grote projecten die buiten de structurele werking vallen.

Naast die subsidies, krijgen jeugdbewegingen uiteraard ook lidgeld.”

Toon Fonteyne: “Het bedrag van de subsidies wordt door de overheid bepaald op basis van de plannen die je in je nota voorlegt.

Die beleidsnota vraagt een grote beroepsinzet. Als jeugdbeweging moet je eigenlijk een medewerker hebben die het opstellen van

KSJ-KSA-VKSJ

CHIRO

Aantal

Aantal

Beroepskrachten

25

62*

Vrijwilligers

350

1.414

Leiding

5.556

15.928

Leden

26.812

78.880

De jeugdbeweging in cijfers

*De groep Chiro heeft 150 beroepskrachten.

de beleidsnota coördineert en toeziet op de uitvoering en rapportage ervan. Deze strategische nota draagt dus bij tot de kwaliteit en continuïteit van onze werking.”

Hoe spelen jullie in op de technologische evolutie?

Kaat De Smet: “Wij merken dat onze plaatselijke groepen steeds vaker gebruik maken van multimedia. Bij een groot evenement of de jaarlijkse kampen maken zij bijvoorbeeld steeds vaker een fantastisch filmpje. Als overkoepelende organisatie moet je maken dat je hierin mee bent. Vanuit het hoofdkantoor beheren wij ook de Facebook-account van Chiro en maken wij duidelijke afspraken rond het gebruik van sociale media. Wij proberen bewust en doordacht om te gaan met de technologische evolutie, en dit is niet altijd eenvoudig. Zo hebben verschillende van onze educatieve medewerkers een GSM van het werk.

Maar wij willen hen ook beschermen tegen zichzelf. Het is dus niet de bedoeling dat zij ’s avonds beschikbaar zijn via mail.”

Toon Fonteyne: “Ook bij ons houdt iemand zich bezig met de nieuwe trends. Anders loop je het risico dat er zaken binnen je organisatie gebeuren waar je niets van af weet. Voor ons is communicatie met onze achterban heel belangrijk, en vandaag gaat dat gewoon vaker via social media.”

“Wij moeten het loon zelf ter sprake brengen tijdens het sollicitatiegesprek” Kaat De Smet: “Wij werken met en voor jongeren, dus social media zijn een manier om in contact te komen met onze doelgroep.

Dat is hun wereld. Je moet weten wat hen bezighoudt.”

Meer info www.chiro.be www.ksj.org Tekst: Pieter Staelens Foto’s: Studio Dann Kaat De Smet, afgevaardigd bestuurder Groep Chiro

12 > NR 3 - AUGUSTUS 2012