FACTURACIÓN ELECTRÓNICA, ¿ FÁCIL O DIFÍCIL?

Notas económicas

Por. Rafael Humberto Barrera Miembro de la Junta Directiva de Acopi BogotáCundinamarca.

¿Qué es facturar?

Esta actividad obligatoria de carácter formal está claramente determinada en el Estatuto Tributario de los tributos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional, DIAN, en el Artículo 615, Obligación de expedir factura; y el Artículo 37 de la Ley 23 de 1995 adicionó un nuevo texto como Artículo 616-1 del Estatuto Tributario sobre la Factura o Documento Equivalente, determinando que: La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

Posteriormente, la DIAN explicó el mecanismo de factura electrónica así: Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

En este marco legal y otras disposiciones de los últimos tres años compiladas en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, se expidió un cronograma aún vigente a la fecha.

Todos los contribuyentes que estén obligados a declarar el impuesto sobre las ventas IVA y el Impuesto Nacional al Consumo, según la Ley 1819 de 2016, están obligadas a facturar electrónicamente a partir del 1º de enero de 2019.

En su página de Internet, www.dian.gov.co, esta entidad explica así los aspectos tecnológicos de la factura electrónica:

Características de la Factura Electrónica: Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN, lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN, cumple los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso, incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN, e incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

La DIAN dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los participantes obligatorios o voluntarios en facturación electrónica, lo cual es una obligación tributaria formal, manteniendo su información actualizada y su dirección de correo electrónico para

Fuente foto: andina.pe

el recibo de la factura electrónica y notas débito y crédito en formato electrónico de generación. Este modelo permite que quienes deseen pueden voluntariamente postularse para facturar electrónicamente. También le otorga facultades a la DIAN para seleccionar a contribuyentes y/o sectores para que facturen por este medio.

¿Cómo se puede generar una factura electrónica?

Esto puede suceder a través de dos caminos diferentes: A través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar; o por medio de los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con la Normatividad relacionada: Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016.

Los actores de la Factura Electrónica son: Facturador electrónico, adquirente, y el proveedor tecnológico.

Plazos para facturar electrónicamente

Para quienes seleccione la DIAN: El pasado 29 de diciembre de 2017, la Dirección de Impuestos y Aduanas expidió la Resolución 072, por medio de la cual seleccionó a contribuyentes para que facturen de forma electrónica, señalando que, aunque el 1 de junio de 2018 entraba en vigor el sistema de facturación electrónica para grandes contribuyentes, su exigencia solo podrá hacerse a partir del 1 de septiembre de 2018, ya que estos gozan del plazo de tres meses que contempla el artículo 684-2 del Estatuto Tributario. Adicional a esto, si los contribuyentes solicitaron la prórroga por problemas tecnológicos relacionados con la implementación de la facturación electrónica, antes de junio 1 de 2018, y esta fue aprobada, su plazo se extenderá hasta diciembre 1 de 2018.

Quienes venían facturando electrónicamente en las condiciones establecidas por el Decreto 1929 de 2007, podrán solicitar rangos de numeración para hacerlo por computador o por talonario, hasta tanto se habiliten e inicien a facturar electrónicamente como lo establece el Decreto 2242 de 2015.

A través de otro comunicado también informó que: dispone de un servicio Web Gratuito con el fin de facilitar la expedición de la factura electrónica en condiciones establecidas en el Decreto 2242 de 2015 preferiblemente a microempresas y pequeñas empresas, clasificadas como tales conforme con las definiciones para este tamaño de empresas del artículo 2 de la Ley 905 de 2004 o las disposiciones que modifiquen o sustituyan estas normas.

Para quienes opten voluntariamente por habilitarse para facturar electrónicamente:

Luego de manifestar su interés de facturar electrónicamente, ingresando al Sistema Muisca de la DIAN, dispondrá de tres meses para realizar las pruebas de habilitación del software de facturación en el servicio dispuesto por la DIAN. Pasados los tres meses si no ha logrado habilitar su solución de facturación, podrá volver a intentarlo las veces que lo requiera, hasta lograrlo. Luego de superar satisfactoriamente dichas pruebas, y dentro de los tres meses siguientes, la DIAN emitirá resolución de habilitación indicando la fecha a partir de la cual está obligado a facturar electrónicamente. Desde esta fecha el habilitado a facturar electrónicamente es obligado a facturar por este medio, sin embargo, la DIAN no podrá hacer exigible este sistema de control hasta pasado tres meses de la fecha de obligatoriedad, acorde con el Artículo 684-2 de Estatuto Tributario.

Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente, relacionados con la facturación son facturas, notas crédito, notas débito, y acuse de recibo.

De acuerdo al parágrafo 1º del Artículo 1.6.1.4.1.2. del Decreto 1625 de 2016, DUR Tributario: El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar al adquirente una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital. En este último caso deberá enviarla al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente o ponerla a disposición del mismo en sitios electrónicos del obligado a facturar electrónicamente, cuando se trate de:

1. Obligados a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, que no se encuentran obligados a facturar electrónicamente y que no optaron por recibirla en formato electrónico de generación.

2. Personas naturales o jurídicas, no obligadas a facturar según el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, o que solamente tienen la calidad de adquirentes, que no hayan optado por recibir factura electrónica en formato electrónico de generación.

La representación gráfica de la factura electrónica contendrá elementos gráficos como códigos de barras o bidimensionales establecidos por la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, para facilitar la verificación ante la Entidad por el adquirente y las autoridades que por sus funciones lo requieran.

Para efectos de la representación gráfica de la factura electrónica en formato digital, los obligados a facturar electrónicamente deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello. Y en su Artículo 1.6.1.4.1.7. el DUR Tributario determina: El obligado a facturar electrónicamente deberá suministrar a la Unidad Administrativa de la DIAN un ejemplar de todas las facturas electrónicas generadas, independientemente de la forma de entrega al adquirente, en las condiciones que disponga la Unidad Administrativa de la DIAN.

Las microempresas y las pequeñas empresas pueden acceder al servicio gratuito de factura electrónica facilitado por la Dian en el siguiente vínculo: https://facturaciongratuita.dian.gov.co.