Ăœgyviteli alapismeretek
Ügyvitel, számvitel, gazdasági esemény
Ügyvitel: a gazdálkodó szervezetek folyamatainak végrehajtásához, annak tervezéséhez, kivitelezéséhez, elszámolásához, ellenőrzéséhez kapcsolódó gyűjtési, feldolgozási, megőrzési tevékenységek összessége. Számvitel: az ügyvitelnek az a része, ami a vállalkozások vagyonával, annak változásával foglalkozik. A gazdasági események rögzítésének folyamata. Gazdasági esemény: olyan esemény, ami az eszközök, illetve források állományát vagy összetételét megváltoztatja. Lehet:
egyszerű (2 vagyonrész változik),
összetett (több vagyonrész változik).
A számviteli folyamat vázlata
Gazdasági esemény
Bizonylat
Könyvelés, bizonylat feldolgozása, nyilvántartása
Ellenőrzés, összesítés, elszámolás
Bizonylatolás A gazdasági eseményekről készült bizonylatok adatait rögzíteni kell a könyvviteli nyilvántartásokban. Ezt a követelményt nevezzük bizonylati elvnek. Bizonylat: a gazdasági események megtörténtét igazoló okmány, feljegyzés.
Bizonylatok csoportosítása a) Származási hely szerint:
belső: vállalkozáson belüli műveleteknél használják pl.: vételezési jegy
külső: más vállalkozótól érkezik, vagy oda továbbítják pl.: szállítólevél
b) Feldolgozás szerint:
elsődleges: az első, eredeti feljegyzés (alapbizonylat)
másodlagos: az elsődleges bizonylat alapján készítik további feldolgozás vagy megőrzés céljára
összesítő: az előbbiek feldolgozásával, összesítésével nyerik
c) Kezelésük módja szerint:
szigorú számadási kötelezettség alá vont
egyéb, szigorú számadási kötelezettség alá nem tartozó nyomtatványok
Bizonylatolás A bizonylatnak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. Általános alaki és tartalmi kellékei:
a bizonylatot kiállító gazdálkodó megjelölése
a bizonylat kiállításának időpontja
a gazdasági esemény tartalmának leírása, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és értékbeni adatai.
Számítógépes adatfeldolgozás esetében a következő tartalmi és formai előírásokat is be kell tartani:
a kódolt megnevezésekről, jelölő adatokról folyamatosan aktualizált kódjegyzéket kell készíteni és használni
a gépi adathordozón tárolt adatok halmazát úgy kell elhatárolni, hogy az adatok kiírása, azonosítása és védelme mindenkor bizonyított legyen.
bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója.
Bizonylati fegyelem Szabályszerű az a bizonylat, amely az adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, amely megfelel az alaki és tartalmi előírásoknak, és amelyet – hiba esetén – előírásszerűen javítottak. A bizonylati fegyelem betartása érdekében: •
minden gazdasági eseményről késedelem nélkül, az előírás szerinti és kellő példányszámú bizonylatot kell kiállítani
•
a hézagmentes feldolgozás biztosítása céljából az összes bizonylatot sorszámozni kell
•
a feldolgozás teljességét, a bizonylatok adatainak hiánytalan könyvelését ellenőrizni kell
•
a bizonylatokat a szükséges feljegyzések, feldolgozások elkészülte után, zárt rendszerben kell őrizni, irattárazni
•
a rendelkezéseknek megfelelően a bizonylatokat selejtezni kell.
Bizonylatok kiállítása A gazdasági esemény megtörténtekor kell kiállítani kézírással, írógéppel vagy bármilyen technikai eszközzel kódolatlan vagy kódolt formában. A feltüntetett adatokért az azt kiállító dolgozó, valamint a kijelölt egység vezetője a felelős. A pénzösszegről szóló, vagy más értékkezelési bizonylaton az összeget számmal és betűvel is fel kell tüntetni. Az üresen maradt rovatokat áthúzással kell megsemmisíteni.
Bizonylatok javítása A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A helyes új adatokat az áthúzott szám, ill. szöveg fölé kell írni. Fel kell tüntetni a helyesbítés időpontját, és a helyesbítést végző dolgozónak alá kell írni. Pénztári és bankbizonylatokat javítani tilos! A gépi adathordozón lévő adatok javításáról jegyzéket kell vezetni.
Bizonylatok feldolgozása
A bizonylaton feltüntetett és ellenőrzött adatok csoportosítása, megfelelő idő- és számlasoros feljegyzésekben való rögzítése, könyvelése.
Bizonylatok ellenő rzése A bizonylatokat kiállításuk után, de az érvényesítés előtt alaki, számszerű és tartalmi szempontból kell ellenőrizni és egyeztetni. o
Az alaki felülvizsgálat során azt kell megállapítani, hogy a bizonylatok az arra szolgáló nyomtatványon készültek-e, tartalmazzák-e az összes szükséges adatot, az aláírások eredetiek-e és az arra jogosultaktól, kötelezettektől származnak-e, nincsenek-e azokon törlések, szabálytalan javítások.
o
A számszerű felülvizsgálat során kell ellenőrizni a bizonylatokon szereplő mennyiségi és értékadatokat, valamint a számolási műveletek helyességét.
o
A tartalmi vizsgálat a gazdasági műveletek jogosságára, indokoltságára és szükségességére terjed ki.
Bizonylatok tárolása és ő rzése A bizonylatok megőrzésének rendszerét úgy kell kialakítani, hogy azok a feljegyzések hivatkozásai alapján visszakereshetőek legyenek, és a tárolás alatt károsodást ne szenvedjenek. Irattárban elhelyezett bizonylatokat csak átvételi elismervény ellenében lehet kiadni. Az adózással kapcsolatos iratokat a társaság az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni.
Bizonylati szabályzat Kiadásának alapvető célja, hogy a vállalkozónál:
meghatározza azokat az információ- és adathordozókat, amelyek a bizonylatok körébe tartoznak;
meghatározza a bizonylatokon rögzített információk és adatok keletkezési helyét, rögzítési szabályait és továbbításuk rendjét;
meghatározza a bizonylatok kezelésének, feldolgozásának és megőrzésének általános szabályait;
előírja a vállalkozáson belüli munkahelyek vagy munkakörök adatfeldolgozási és ellenőrzési feladatait a bizonylatok kezelésével kapcsolatban.
Bizonylati album A bizonylati szabályzat melléklete, mely tartalmazza:
mindazon nyomtatványokat, ill. azok mintáját, amelyeket a vállalkozás használ;
a bizonylat minősítését (szigorú számadású-e);
bizonylati törzslapokat.
Szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok A készpénz kezeléséhez kapcsolódó bizonylatok, továbbá minden olyan nyomtatvány, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelyeknek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. Pl.: számla, étkezési jegy stb. Kezelése, nyilvántartása:
A nyomtatványokat készletre vételkor folyamatos, emelkedő sorszámmal kell ellátni.
A felsorolt nyomtatványokból beszerzett készletet jegyzék kíséretében kell a nyomtatványok megőrzésével megbízott dolgozó részére átadni.
Az egyéb nyomtatványoktól elkülönítetten kell tárolni és nyilvántartani.
Üzleti levelezés Levélnek azokat az írott üzeneteket nevezzük, amelyeket közvetítő segítségével juttatnak el egy másik személyhez vagy embercsoporthoz. A hivatalos levelek többsége: •
egy bizonyos ügyet tárgyal;
•
elhalványul a személyes kapcsolat a levélíró és a címzett között;
•
egyedül az előadott ügy kerül előtérbe.
Célja: a félreérthetetlen tájékoztatás, valamint az, hogy a közlendőket a címzett könnyen és pontosan megértse.
Az üzleti levél részei Fejléc Címzett
Keltezés
Cím
Hivatkozási szám
Tárgy
Megszólítás Szöveg
Aláírás Mellékletek
Az üzleti levél részei Fejrész Feladó: ezt a cég fejléces papírja rendszerint tartalmazza, ha nincs meg minden adat, ki kell egészíteni. Az ügyirat kezelésére vonatkozó utasítás – amennyiben az az általánostól eltérő – a levél felső részében jobb oldalra, a jobb margóra helyezve, kiemelési mód alkalmazásával, jól láthatóan tüntessük fel.
Pl.: Bizalmas, Szigorúan bizalmas, Szolgálati használatra, Titkos, Szigorúan titkos
Keltezés: minden levélnek tartalmaznia kell Az iratok kezelését könnyítő egyéb információk: iktatószám, hivatkozási szám, ügyintézőnk, ügyintézőjük. Címzés: a címzett megnevezése a keltezéssel azonos sorba kerül, a címzett postacímében a helység nevét alá kell húzni A levél feladására vonatkozó utasítást: Expressz! Ajánlott!
Az üzleti levél részei A levél szövege Tárgy: a lényeget összefogó szó (szavak), melyet nagy kezdőbetűvel írjuk, de a végére tilos pontot tenni. Megszólítás: a Magyar Helyesírás Szabályai szerint: „Levélben és hivatalos iratokban a megszólítás első szaván és a tulajdonnévi tagján kívül nagybetűvel szokás kezdeni a megszólításban szereplő közneveket is (de a mellékneveket, kötőszavakat már nem): Tisztelt Kovács Úr! Mélyen tisztelt Asszonyom és Uram!” A levél szövegrészének tagolása: 1) A bevezetés legyen rövid, utaljon levelünk céljára és az előzményre (pl. kapott levél, találkozás, telefonbeszélgetés). 2) A tárgyalás a levél legfontosabb része, hiszen mondanivalónkat itt fejthetjük ki részletesen.
Lehetőleg kerüljük a körmondatokat, mondandónkat röviden és könnyen érthetően fogalmazzuk meg.
Térjünk ki minden lényeges dologra, hiszen a címzettnek majd csak egy legközelebbi levélben lesz módja arra, hogy kérdéseit feltehesse a nem kellően tisztázott részletekre vonatkozóan.
Többféle lehetőségünk van arra, hogy a legfontosabb információkat kiemeljük: használhatunk más betűtípust, szedhetjük vastagon, aláhúzhatjuk a kiemelendő részt, vagy pedig úgy szerkeszthetjük levelünket, hogy a legfontosabb információ (pl. ár) egymaga kerüljön egy sor középső részére.
3) A befejezés a levél tartalmának rövid összefoglalásán kívül utal a következő lépésre (pl. választ várunk határidőre, szívesen válaszolunk további kérdésekre).
Az üzleti levél részei Aláíró rész Cégszerű aláírás: alkalmazásától soha ne térjünk el, a felelős aláírása alatt pontosan szerepeljen a neve (beosztása) mellett a hivatal, cég pecsétje. Mellékletek
A megfogalmazás fő bb elvei
Tapintatos hangvétel.
A megcélzott olvasó intelligencia szintjén fogalmazzunk.
Az egyénhez szóljunk.
Óvakodjunk a kioktató, támadó hangvételtől!
Az olvasó igényét, érdeklődését helyezzük előtérbe!
Kerüljük a negatív töltésű szavakat!
Aktív szerkezetek használata.
Világos fogalmazás.
Korrekt helyesírás.
Leggyakoribb üzleti levelek
ajánlatkérés,
ajánlattétel (tájékoztató),
megrendelés,
megrendelés visszaigazolása,
szállítási értesítés,
teljesítő levél,
akadályközlő levél,
reklamáció
Forgatókönyv Egy feladat végrehajtásának menetét leíró tervezet, amely
segít a feladatok rendszerezésében,
segítséget nyújt ismétlődő, hasonló feladatok megoldásában.,
ellenőrzés, visszacsatolás eszköze is lehet.
Fajtái: a) Résztvevői forgatókönyv: a résztvevők tájékoztatására készül. Tartalmazza az esemény időpontját, a történés/programpont leírását, az esemény feltételeit. b) Lebonyolítói forgatókönyv: az eldöntött tennivalókat foglalja össze a szervezők és lebonyolítók részére. Szervezési feladatok megoldásában is segít. Tartalmazza:
a feladatok leírását,
a felelősök körét,
a végrehajtás határidejét, feltételeit,
egyéb szükséges tudnivalókat, háttér információkat.
Jelentések, kimutatások A jelentésben valamit szóban vagy írásban közlünk valakivel. Tartalmilag sokféle lehet például: számadás valamilyen jelenségről, eseményről, helyzetről stb. A jelentéssel informálunk, tájékoztatunk, felvilágosítunk. Készülhet utasításra vagy rendszeres munkaköri feladatként. Fajtái:
Rendszeres jelentés (napi, heti, havi, negyedéves, féléves, éves)
Különleges jelentések (meghatározott témára, témakörre vonatkozó)
Szervezeten belüli (házi): igazoló, vizsgálati, összefoglaló
Szervezeten kívüli (felmenő): felettes szerv tájékoztatása
A jelentések készítésének szabályai A jelentések fogalmazásakor is tartsuk be a hármas tagolást. A cím magába foglalja a jelentés címzettjét és tárgyát.
Bevezetés: utaljunk a jelentés céljára, az adatgyűjtés (információ) főbb forrásaira és módjára. Fontos az érdeklődés felkeltése.
Tárgyalás: a jelentés érdemi része, a mondanivaló kifejtése.
Befejezés: összegzés, következtetések levonása, javaslatok, keltezés, aláírás.
Néhány példa: üzleti jelentés, eredménykimutatás, cash-flow, vagyonkimutatás (mérleg) stb.
Jegyző könyv Feladata az, hogy eseményeket (értekezlet, tárgyalás, baleset stb.), tényeket (épület vagy tárgy állapota, kár nagysága, mulasztás oka stb.), megállapodásokat írásban rögzítsen. Fajtái: a) Tárgya szerint megkülönböztetünk:
tanácskozásról (értekezletről, tárgyalásról, parlamenti ülésről stb.),
eseményről (balesetről, műszaki átadásról, szakértői szemléről stb.),
kihallgatásról (bírósági, rendőrségi, egyéb kihallgatás).
b) Attól függően, hogy milyen részletesen kell rögzíteni az elhangzottakat megkülönböztetünk:
szó szerinti, teljes (lefolyás), tömörített (összefoglaló) határozatok (döntések) jegyzőkönyve.
A jegyző könyv szerkezeti egységei 1.
Fejrész tartalmazza
a Jegyzőkönyv szót,
a jegyzőkönyv felvételének időpontját,
felvétel helyét,
jelenlevők megnevezését,
jegyzőkönyvvezető megnevezését,
2.
tárgy megjelölése. A főrész tartalmazza
beszámoló, vitaindító,
nevekkel megjelölt felszólalásokat, javaslatokat,
határozatokat,
határidőket, felelősöket.
3. A zárórész tartalmazza
a K.m.f. (Kelt, mint fent) formulát,
aláírások,
hitelesítés .
Jegyző könyvek a vendéglátásban
leltárfelvételi
selejtezési
áruátvétel során észlelt hiányosságokról
Ellenőrzési
Baleseti
Kötelmi jog
Kötelem: kötelezettség a szolgáltatás teljesítésére és jogosultság a szolgáltatás teljesítésének követelésére. Valamely dolog adására, tevékenységre, tevékenységtől való tartózkodásra vagy más magatartásra irányulhat.
A kötelmeknek a felek jogaira és kötelezettségeire vonatkozó közös szabályaitól a felek egyező akarattal eltérhetnek, ha a törvény (PTK) az eltérést nem tiltja.
Vendéglátásban alkalmazott szerző dés típusok Szerződés: a felek kölcsönös és egybehangzó jognyilatkozata, amelyből kötelezettség keletkezik a szolgáltatás teljesítésére és jogosultság a szolgáltatás követelésére. Fajtái:
Vállalkozási szerződés: a vállalkozó tevékenységgel elérhető eredmény megvalósítására, a megrendelő annak átvételére és a vállalkozói díj megfizetésére köteles.
Közszolgáltatási szerződés: a szolgáltató általános gazdasági érdekű szolgáltatás nyújtására, a felhasználó díj fizetésére köteles.
Vendéglátásban alkalmazott szerző dés típusok
Bérleti szerződés: a bérbeadó meghatározott dolog időleges használatának átengedésére, a bérlő a dolog átvételére és bérleti díj fizetésére köteles.
Biztosítási szerződés: a biztosító köteles a szerződésben meghatározott kockázatra fedezetet nyújtani, és a kockázatviselés kezdetét követően bekövetkező biztosítási esemény bekövetkezése esetén a szerződésben meghatározott szolgáltatást teljesíteni; a biztosítóval szerződő fél díj fizetésére köteles.
Vendéglátásban alkalmazott szerző dés típusok
Szállítási szerződés: egy halasztott adásvételi szerződés, amely alapján a szállító valamely termék szállítására, átadására (esetleg termelésére, gyártására), míg a megrendelő a termék átvételére és az ellenérték megfizetésére vállal kötelezettséget az előírt feltételek (ár, fizetési feltételek, szállítás ütemezése, engedmények stb.) mellett. A szállító köteles az árut a rögzített időpontokban szállítani, a vevő pedig köteles az árut átvenni és kifizetni.
Szállítási szerző dés tartalma
- a szállítandó áru neve, - a fizetési feltételek, - a szállítási idő, - a reklamációk intézési módja, - kapcsolattartó neve stb.
Szállítási szerző dés formái a) Szállítási keretszerződés A szállítási szerződések nagyon gyakran alkalmazott formája. A szállítási keretszerződés konkrét szállítási, vagy átvételi kötelezettséget nem tartalmaz, lehetőséget ad azonban eseti megrendelésekre. A keretszerződés az eseti megrendelések módját, a fizetés feltételeit pontosan rögzíti. A vendéglátó üzletek gyakran ilyen szerződést kötnek egyes sörgyárakkal. b) Bizományosi szerződés A bizományosi szerződésnél a vevő a szállító bizományosa, az átvett áru nem kerül a tulajdonába, hanem bizományosi díj fejében értékesíti azt. Az értékesítés, tárolás kockázata a megbízóé: ha egy meghatározott idő alatt nem tudják az árut eladni, akkor a megbízónak vissza kell venni. Ezt a formát elsősorban a kiskereskedelem használja, a vendéglátásban ritkábban fordul elő, esetleg valamilyen új termék pici bevezetésének időszakában vagy rendezvények esetén.
Szállítási szerző dés formái c) Kapacitáslekötési szerződés A kapacitás-lekötési szerződésnél a vevő a szállító kapacitását köti le egy meghatározott későbbi időpontra. Amennyiben a lekötött mennyiséget a vevő mégsem veszi igénybe, a szállító költségeit és az elmaradt nyereséget meg kell fizetnie. d) Termeltetési szerződés A termeltetési szerződést másképpen bérmunka-szerződésnek is nevezzük. A vevő tulajdonában lévő anyagot a szállító a vevő igényei szerint feldolgozza, amelyért természetesen a vevő fizet.
Az iratkezelés jogszabályi háttere Jelenleg nincs kötelező jogszabályi előírás arra, hogy a nem speciálisan kezelendő iratokat a vállalkozások milyen formában tartsák nyilván, hogyan irattárazzák, illetve selejtezzék. Iratkezelési szabályzatot kell készíteni a szervezeti és működési szabályzat (SZMSZ) részeként. Meghatározzák benne az iratkezelési rendszer szervezetét és az iratok kezelésének tényleges szabályait.
Az iratkezelés feladatai Az ügyiratok, egyéb küldemények:
átvétele
postabontása, nyilvántartásba vétele (érkeztetése) és szignálása
iktatása, elosztása
sokszorosítása, továbbítása, kezelése (ügyintézése)
rendszerezése
selejtezése
levéltárnak történő átadása
kimenő iratok készítése, továbbítása, postázása.
Az iratok iktatása A beérkezett iratokról pontos és naprakész nyilvántartást kell vezetni. Az iratokat lehet iktatni hagyományos módon, úgynevezett kézi módszerrel (iktatókönyv), vagy számítógépes iktatási rendszer alkalmazásával (iktató program). Fel kell tüntetni a következő adatokat:
cég neve,
iktatás kelte,
iktatószám,
ügyintéző,
mellékletek száma,
irattári tételszám.
Az iktatás az iktatóbélyegzőnek az iratra nyomásával, a felsorolt adatok feltüntetésével és az ügy lényeges adatainak iktatókönyvbe való bejegyzésével történik.
Az iratok tárolása, megő rzése Az irattárazás keretében az iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzik. Az iratkezelési szabályzat része az irattári terv, amelyben irat fajtánként meghatározzák a kötelező megőrzési időt, a selejtezhetőség várható idejét, valamint a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattárba helyezést az iktatókönyvbe a hónap, nap bejegyzésével fel kell tüntetni. Az irattárban őrzött iratokról irattári jegyzéket kell vezetni.
Az iratok selejtezése 2 példányban selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyeket iktatás után meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. A selejtezés időpontját az iktatókönyvbe be kell vezetni. A levéltár az iratok megsemmisítését a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.