La estructura organizacional de una empresa está definida por sus divisiones en departamentos y la línea de autoridad, pero también por las interacciones espontáneas que surgen entre todos sus individuos
Son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y con objetividad. También son llamados cartas o gráficas de organización.
Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones de quien lo ocupa) representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad
Los organigramas señalan la vinculación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principales.
Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda que no contenga un número excesivo de cuadros y de puestos
Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Los más frecuentes es hacerlos arrancar del Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.
Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas.
Los organigramas pueden presentar un número muy grande de elementos de organización.
En 1855, Daniel McCallum (1815 1878), superintendente general de una compañía del ferrocarril, diseñó lo que se consideró el primer organigrama moderno Fue un diagrama ilustrado del ferrocarril de Nueva York y Erie. McCallum lo hizo dibujar por George Holt Henshaw (1831 1891), ingeniero civil y diseñador.
de Nueva York y Erie, 1855
En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad.
Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.
En este modelo los integrantes con mayor jerarquía se ubican en el centro de un círculo. Desde adentro hacia afuera se van situando los demás cargos o departamentos, ordenados de mayor a menor responsabilidad.
Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.
La Departamentalización es un proceso por el cual se agrupan, entre los órganos de una determinada organización, actividades o funciones similares y, lógicamente, relacionadas.
En un primer momento se reparte el trabajo por tareas logrando una especialización que permite obtener ganancias de productividad. A continuación, se procede a la departamentalización con el objetivo de lograr una gestión eficiente.
El reparto del trabajo y su posterior reagrupamiento se puede efectuar de tres maneras distintas, originando diferentes tipos de estructuras organizacionales, a saber:
División por jerarquía División por funciones División por división (unidad/ delegación, grupo de clientes, grupo de productos, proyecto, etc.)
La elección del criterio a utilizar para repartir el trabajo y realizar la departamentalización depende, en general, de los objetivos de la organización, de las características del entorno exterior, de la tecnología utilizada, de la formación de los trabajadores, del tipo de tareas ejecutadas, de la existencia (o no existencia) de unidades/ delegaciones alejadas geográficamente, de la dimensión de la organización y de la estrategia a seguir
De acuerdo con las actividades que realiza la empresa; un ejemplo son las que cuentan con un departamento de finanzas, uno de operaciones, uno de mercadotecnia y uno de recursos humanos. Es un tipo de departamentalización muy utilizado por las pequeñas o medianas empresas y representa un menor costo.
Por territorio o área geográficanes
Cuando las empresas realizan sus operaciones en diversos estados, países o en el área metropolitana, adoptan una departamentalización de acuerdo con el territorio en el que operan; por ejemplo: departamento zona norte, departamento zona sur y departamento zona centro. Este tipo de estructuras son muy utilizadas por empresas internacionales
Por producto
La agrupación de actividades se basa en los productos que la empresa ofrece, por ejemplo: departamento de leche, departamento de crema y departamento de yogur. Divide a los departamentos por producto o, bien, por líneas de productos. Es mayormente empleado por empresas grandes que fabrican productos en cantidades considerables.
Por clientes
Es la agrupación de actividades basada en los clientes a los que está dirigida la empresa; por ejemplo: departamento de damas, departamento de niños y departamento de caballeros. Está orientada al cumplimiento de las metas. Los productos se diseñan acordes a las necesidades de los usuarios.
Criterios y recomendaciones para Criterios y recomendaciones para obtener una departamentalización obtener una departamentalización adecuada adecuada
Listar todas las funciones de la empresa.
Clasificarlas de acuerdo a su función.
Agruparlas según orden jerárquico.
Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
En algunas empresas la agrupación de actividades se realiza en función del tiempo, debido a que son empresas que trabajan las 24 horas del día y su estructura se basa en los turnos de trabajo; por ejemplo: departamento turno matutino, departamento turno vespertino, departamento turno nocturno
Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los puestos.
Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
Ese procedimiento nos permitirá tener un conocimiento específico de la situación de la organización, así como el tipo de departamentalización más adecuado.
La departamentalización en las empresas es de suma importancia, ya que permite desarrollar diversas especializaciones que facilitan las actividades de la organización.
Conforme va creciendo la organización, va haciéndose más compleja la función de organizar; por ello, las organizaciones grandes con estructuras muy complejas tienden a utilizar varios tipos de departamentalización
Las organizaciones necesitan contar con una estructura orgánica para alcanzar sus objetivos y la forma más sencilla de estructurar una empresa es la departamentalización
En definitiva, ayuda a organizar el trabajo para lograr eficientemente los objetivos de una empresa.
Sin departamentalización, la organización de las tareas sería difícil, ya que no se podría respetar un orden que otorgara eficiencia y rapidez al cumplimiento de las actividades.
Además, sin la departamentalización sería difícil ejercer un correcto control del trabajo de los empleados.
Existe una lógica fundamental para organizar, proceso que consiste en los siguientes seis pasos:
Establecer los objetivos de la empresa.
Formular objetivos, políticas y planes de apoyo
Identificar, analizar y clasificar las actividades necesarias para alcanzar esos objetivos.
Agrupar las actividades a la luz de los recursos humanos y materiales disponibles, y de la mejor manera de utilizarlos según las circunstancias.
Delegar a la cabeza de cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las actividades.
Unir los grupos de manera horizontal y vertical mediante relaciones de autoridad y flujos de información
Organizar es un proceso que requiere se consideren varios elementos fundamentales Así, la estructura organizacional debe reflejar:
1-.Los objetivos y planes, porque de ellos se derivan las actividades.
2-.La autoridad disponible para la administración de la empresa, dado que en cualquier organización la autoridad es un derecho determinado socialmente que se ejerce de manera discrecional y, como tal, está sujeta a cambios.
3-.El ambiente que la rodea, como cualquier plan, cuyas premisas pueden ser económicas, tecnológicas, políticas, sociales o éticas (aunque también pueden serlo las de la estructura de la organización). Así, la estructura debe diseñarse para funcionar, permitir contribuciones de los miembros de un grupo y ayudar a las personas a alcanzar los objetivos con eficiencia en un futuro cambiante. En este sentido, una estructura organizacional efectiva nunca puede ser estática y tampoco hay una que funcione mejor en todo tipo de situaciones, sino que depende de la situación.
4-.Como la organización está dotada de personal, la agrupación de las actividades y relaciones de autoridad de su estructura debe considerar las limitaciones y las costumbres de las personas, ello no quiere decir que la estructura deba diseñarse en torno a los individuos (antes bien, ha de llevarse a cabo en torno a las metas y las actividades que las acompañan); de cualquier modo, es importante considerar el tipo de personas con las cuales se conformará.
Liderar el desarrollo de la estrategia de la empresa a corto y largo plazo. Crear e implementar la visión y futuro de la empresa u organización Evaluar el trabajo de otros departamentos y asegurar la consecución de objetivos. Labores de reclutamiento de talento.
Elaboración de los productos o servicios de una empresa. Planificación y ejecución de los procesos productivos. Minimizar y optimizar costes Innovación y control de calidad.
El departamento de ventas generalmente incluye ventas, soporte de ventas u operaciones comerciales.
El objetivo principal es realizar ventas de la manera más eficiente y económica posible. La retención a los clientes existentes es tan importante como la adquisición de nuevos clientes, si no más. Cuanto mejor sea la tasa de conversión de ventas y la tasa de retención, mayor será el crecimiento que presenciará la empresa.
La innovación y los procesos de mejora Análisis y una comprensión sólida de las condiciones actuales dentro de un sector o mercado específico.
Al invertir en I+D, una empresa está invirtiendo en tecnología y capacidades futuras, transformándolas en nuevos procesos, productos y servicios.
Realiza todas aquellas funciones de carácter administrativo de una empresa. Asignar los recursos a los diferentes departamentos de una empresa. Gestión y liquidación de impuestos. Recepción y emisión de las facturas. Gestión general de los pagos y cobros
El departamento de recursos humanos es clave para ofrecer futuro y continuidad a la empresa. Además, de la contratación y la dotación de personal con habilidades y experiencia necesaria, RR.HH, también está a cargo de las principales áreas como •compensación y beneficios, •capacitación y aprendizaje, •relaciones laborales y de empleados, •desarrollo de la organización..
Definición y gestión de la marca de empresa Gestión y monitorización de redes sociales. Creación de contenido para el sitio web. Rol de Enlace para los medios. Producir comunicaciones de marketing internas para los empleados.
Diseño y mantenimiento de los sistemas financieros. Gestión de todas las transacciones vinculadas a las acciones de una empresa. Control nóminas y sueldos. Elaboración de presupuestos. Contabilidad de gestión, análisis y el control de la información financiera para ayudar en las operaciones diarias de una organización
