P á g i n a | 90 1. MATRICULA INDIVIDUAL. La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrícula / Matrícula / Matrícula Individual.
Este formulario permite registrar la matrícula del estudiante, para el año académico y la IE que tiene seleccionado el usuario, el cual ingresado al módulo se puede visualizar en la parte superior de la ventana. Para realizar la búsqueda de un estudiante para su matrícula en el año académico, lo puede realizar de dos maneras, por el DNI o por búsqueda de estudiante (el código auto generado) a. Matrícula > Matricular En la ventana emergente de matrícula individual, se registra el DNI del estudiante y se hace clic en el botón “Siguiente”
El sistema genera una ventana emergente, donde se detalla si está seguro de registra la matricula del menor, si son los datos correctos, se hace clic en el botón “Aceptar”
El sistema se actualizara y apertura la ventana de matrícula del menor, el cual tiene las siguientes características:
P á g i n a | 91 El proceso de matrícula solicita información de: • DATOS DE MATRÍCULA Situación matrícula: EL sistema presenta las siguientes opciones. Ingresante: El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel. Promovido: El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior. Repite: El estudiante no ha sido promovido, es decir ha repetido el grado. Reentrante: El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado en un diferente año escolar (para EBR). Re ingresante: El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado en un diferente año escolar. Grado: Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la matrícula es Ingresante, entonces solo se permitirá el registro del primer grado del nivel. Si es promovido, entonces no se permitirá el primer grado del nivel. Fecha de matrícula: Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha se usa también al momento de asociar resoluciones a las matrículas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrícula. Repetir grado: Campo que solo se genera para inicial y 1ro de primaria. Fecha de Nacimiento: muestra el dato registrado del menor de su fecha de nacimiento. Sección: Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema. Condición de Matrícula: EL sistema presenta las opciones: Gratuito / Pagante / Beca Completa / Media Beca.
• DATOS DEL APODERADO Apoderado: De los familiares de estudiante que se han registrado se podrá elegir un apoderado para el año escolar seleccionado. Parentesco: Se muestra el tipo de relación familiar del apoderado con el estudiante. Vive: Estado de existencia del apoderado. Vive con el estudiante: Indicador si el apoderado vive con el estudiante
• DATOS LABORABLES DEL ESTUDIANTE Trabaja: Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condición de trabajo.
• DATOS DE PROCEDENCIA DEL ESTUDIANTE Tipo Procedencia Misma IE: El estudiante procede de la misma IE para esta matrícula. Otra IE: El estudiante procede de una IE diferente a la de la matrícula. El sistema permitirá realizar la búsqueda de la IE de donde procede el menor, haciendo clic desde la opción buscar. Su casa: El estudiante no proviene de ninguna IE. Nota: En este formulario todos son datos obligatorios a excepción del registro de observaciones.
Si es un registro con historial académico, el sistema al solicitar registrar la matricula del menor pre llenara algunos campos de acurdo a su situación final del último año académico que registre. Actualizado los datos de acuerdo a lo registrado en datos de matrícula, Datos de Apoderado, Datos Laborables y Datos de Procedencia, se procede a hacer clic en el botón “Grabar”: El sistema solicitara la confirmación de los datos de matrícula registrados, si los datos son los correctos, se hace clic en el botón “confirmar” al aceptar el sistema pasara a la opción de Exoneración.
P á g i n a | 92 b. Matrícula > Exonerar En la opción de Exoneración/áreas a cargo, se podrá registrar las áreas exoneradas del estudiante para el año académico. Para registrar un área exonerada debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar, la única área a ser exonerado un estudiante es Religión. Las áreas a cargo se mostraran en el Nivel Secundario.
Los datos que se registran en este formulario son: Diseño Curricular: Diseño curricular nacional o plan de estudios. Área: Área genérica. No todas las áreas pueden ser exonerables. Solo se despliegan las áreas que pueden ser exonerables, como por ejemplo Religión. Resolución: Documento que autoriza la exoneración del estudiante. Fecha: Calendario de fecha de exoneración Observaciones: Comentario u observación referidas a la exoneración.
Registrados los datos solicitados, se hace clic en el botón “Grabar”.
Para editar o eliminar un área exonerada de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado. El botón del símbolo del lápiz es para editar y el aspa roja es para eliminar una exoneración. c. Matrícula > Imprimir Este es el formulario final del proceso de matrícula de un estudiante, permite imprimir la constancia de matrícula y la ficha única de matrícula. Si escoge la primera opción “Constancia de Matrícula Estudiante” y luego indica el botón “Imprimir”.
El sistema le generará una presentación la misma que podrá ser convertido en distintos formatos, para ello se hace clic en el botón con símbolo de un disco, para su respectiva descarga en el formato deseado (Word, Excel, Pdf, otros).
P á g i n a | 93 Si escoge la segunda opción “Ficha Única de Matricula” y luego indica el botón “Imprimir”,
El sistema le generará una presentación la misma que podrá ser impresa y/o descargar en formato PDF.