P á g i n a | 112 1. REGISTRÓ POR NOTAS FINALES. En algunos casos, las institución educativa ingresan por notas finales, debido a que no ha sido posible el registro de dichas calificaciones de manera continua para cada periodo, ya sea por inicio tardío en el uso del sistema, o probablemente cuenta con un software propio o simplemente no cuenta con internet en la zona donde viene funcionando la institución educativa, entre otras razones. Los pasos para completar este procedimiento son: • Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes. • Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado. • Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas. Con ello ya será posible emitir las actas finales de notas. Como prerrequisito para usar esta opción se requiere: • Que la institución educativa esté configurada para trabajar únicamente con notas finales. Esto se verifica en la opción de configuración de año escolar, accediendo al año respectivo.
a. FINALES DESDE EXCEL: • La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación /Registro de calificación / Finales desde Excel.
• Esta opción permite realizar el registro de calificativos por única vez durante el presente año académico ya que la IE ha tomado la decisión de trabajar por notas finales. • Al acceder al presente menú, el sistema nos mostrara la siguiente interface en la cual podremos realizar el registro de notas con cuatro pasos importantes tales como:
El proceso correcto para este módulo es el siguiente: 1) Generación de la plantilla para el registro de notas, permite la generación de la plantilla en una hoja de cálculo pre llenado con la relación de estudiantes pertenecientes al grado y sección, se selecciona el grado y sección correspondiente a registrar y se da clic en el botón.
P á g i n a | 113 • La plantilla cuenta con una estructura que es fácil de leer. Nombre del documento: RegNotasFinales Nivel, año, grado y sección: B0-2016-04-01 Código modular y anexo : 1501089-0 Correlativo del sistema: 36728 Diseño curricular: 15
• Esta descarga de archivos debe ser en su totalidad para todos los grados y secciones que conforman la IE. 2) Carga de archivos, la presente opción permite la carga de los distintos archivos de registros de notas finales descargados en formato Excel.
• Para la carga de archivo esta debe ser registrada previamente con los calificativos correspondientes para cada estudiante y cada área tal como se muestra en la siguiente imagen.
• Se procede a seleccionar el archivo a cargar, una vez seleccionado el archivo esta debe ser cargado en su totalidad dando clic en el botón • El registro de notas debe ser, para todos los grados y secciones que conforman la IE. • El avance del registro de carga de archivos del total de secciones, se puede visualizar en la interface, esta debe de marca el 100% para poder continuar con el siguiente proceso. De no completar este proceso no se podrá continuar con el siguiente proceso, recuerde que tantas secciones tiene su IE tantas veces tiene que realizar el mismo proceso con total satisfacción. 3) Cierre de Notas Finales, Este proceso realizara el cálculo de la situación final y la generación del informe de calificaciones de los estudiantes.
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Para realizar el procesamiento dar clic en el botón que esta inmediatamente emitira el siguiente mensaje tal como se muestra en la imagen.
P á g i n a | 114 • Culminado el proceso el campo de proceso se actializara de la siguiente manera.
4) Descarga de boletas, Este botón permite la descarga de la boleta de notas finales por cada estudiante, para este proceso se debe de seleccionar el grado y seccion y dar clic en el botón.
• La estructura de la boleta de notas tiene el siguiente formato la cual se obtendra despues de realizar dicha descarga.