Administración de proyectos y sus técnicas

VANESSA

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Técnicas de administración de proyectos PERT CPM GANTT

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Para el administrador de operaciones, la programación de un proyecto implica un reto difícil. Los riesgos de la administración de proyectos son altos. Los costos excedentes y las demoras innecesarias ocurren debido a la programación y el control deficientes.

LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS INVOLUCRA TRES FASES Planeación: Esta fase incluye el establecimiento de metas, la definición del proyecto, y la organización del equipo.

Programación: En esta fase se relacionan las personas, el dinero y los suministros con actividades específicas, y se establece la relación de las actividades entre sí.

Control: Aquí la empresa supervisa recursos, costos, calidad y presupuestos. También revisa o cambia los planes y asigna los recursos para satisfacer las demandas de costo y tiempo.

ORGANIZACIÓN DE PROYECTO Organización que se forma para asegurar que los programas (proyectos) reciban la administración y atención adecuadas.

La organización del proyecto funciona mejor cuando: 1. El trabajo puede definirse con una meta y una fecha de entrega específicas.

2. El trabajo es único o de alguna manera desconocido para la organización existente.

3. El trabajo comprende tareas complejas interrelacionadas que requieren habilidades especiales.

4. El proyecto es temporal pero crucial para la organización.

5. El proyecto cruza las líneas organizacionales.

Cuando una organización de proyecto se vuelve permanente, a menudo se denomina “organización matricial”.

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO El equipo de administración de proyectos comienza su tarea mucho tiempo antes de la ejecución del proyecto a fin de desarrollar un plan. Uno de sus primeros pasos es establecer con cuidado los objetivos del proyecto, después los desglosa en partes que se puedan manejar.

Por lo general, la estructura de desglose del trabajo disminuye en tamaño de arriba hacia abajo, y se presenta con las sangrías siguientes: Nivel 1 Proyecto 2 3 4

Tareas principales del proyecto Sub-tareas en las tareas principales Actividades (o “paquetes de trabajo”) que deben completarse.

EJEMPLO

PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO La programación del proyecto implica que a todas las actividades del proyecto les sea impuesta una secuencia y se les asigne un tiempo de ejecución.

En esta etapa los gerentes deciden cuánto tiempo llevará realizar cada actividad y calculan cuántas personas y materiales serán necesarios para cada etapa de la producción. También elaboran gráficas para programar por separado las necesidades de personal por tipo de habilidad. Las gráficas también pueden desarrollarse para la programación de materiales.

Un popular método para la programación de proyectos es la gráfica de Gantt.

GRĂ FICAS DE GANTT Son un medio de bajo costo con el que los gerentes se aseguran de que (1) se planeen todas las actividades; (2) se tome en cuenta el orden de desempeĂąo; (3) se registren las estimaciones de tiempo para cada actividad, y (4) se desarrolle el tiempo global del proyecto.

CONTROL DEL PROYECTO El control de grandes proyectos, como el control de cualquier sistema de administración, implica la supervisión detallada de recursos, costos, calidad y presupuestos. Controlar también significa usar un ciclo de retroalimentación para revisar el plan del proyecto y tener la capacidad para asignar los recursos a donde más se necesitan.

TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTO: PERT Y CPM Tanto la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT, por sus siglas en inglés) como el método de ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés) fueron desarrollados en la década de 1950 para ayudar a los gerentes en la programación, supervisión y control de proyectos grandes y complejos.

- PERT Procedimiento auxiliar utilizado para la administración de proyectos y que emplea tres estimaciones de tiempo para cada actividad. es un método que sirve para planificar proyectos en los que hace falta coordinar un gran número de actividades.

-CPM Herramienta de control para la administración de proyectos que emplea un solo factor de tiempo por actividad.

MARCO DE TRABAJO DE PERT Y CPM PERT y CPM siguen seis pasos básicos: 1. Definir el proyecto y preparar la estructura de desglose del trabajo.

2. Desarrollar las relaciones entre las actividades. Decidir qué actividad debe preceder y cuál debe seguir a otras.

3. Dibujar la red que conecta todas las actividades.

4. Asignar estimaciones de tiempo y/o costo a cada actividad.

5. Calcular el tiempo de la ruta más larga a través de la red. Ésta se denomina ruta crítica (representan las tareas que retrasarán todo el proyecto a menos que se terminen a tiempo).

6. Usar la red como ayuda para planear, programar, supervisar y controlar el proyecto.

PERT Y CPM SON IMPORTANTES PORQUE FACILITAN LA RESPUESTA A PREGUNTAS COMO LAS QUE SE PRESENTAN A CONTINUACIÓN SOBRE PROYECTOS CON MILES DE ACTIVIDADES:

1. ¿Cuándo concluirá el proyecto completo?

2. ¿Cuáles son las actividades o tareas críticas del proyecto —es decir, qué actividades retrasarán todo el proyecto si se demoran?

3. ¿Cuáles son las actividades no críticas —aquellas que pueden retrasarse sin detener la conclusión de todo el proyecto?

4. ¿Cuál es la probabilidad de terminar el proyecto en una fecha específica?

5. Para una fecha en particular, ¿el proyecto está a tiempo, retrasado o adelantado con respecto al programa?

6. Para una fecha dada, ¿el dinero gastado es igual, menor, o mayor que la cantidad presupuestada?

7. ¿Se dispone de suficientes recursos para terminar el proyecto a tiempo?

8. Si el proyecto debe terminar en menor tiempo, ¿cuál es la mejor manera de lograr esta meta al menor costo?

DIAGRAMAS DE REDES Y SUS ENFOQUES En una red PERT o CPM, el primer paso consiste en dividir el proyecto en actividades significativas de acuerdo con la estructura de desglose del trabajo. Existen dos maneras de dibujar la red del proyecto: actividades en los nodos (AEN) y actividades en las flechas (AEF).

Actividades en los nodos (AEN) Diagrama de redes donde los nodos representan las actividades.

Actividades en las flechas (AEF) Diagrama de redes donde las flechas representan tiempos de inicio y terminaciรณn de las actividades.

DIFERENCIAS ENTRE LOS MODELOS: PERT Y CPM La principal diferencia entre los métodos es la manera en que se realizan los estimativos de tiempo.

PERT Probabilístico.

Considera que la variable de tiempo es una variable desconocida de la cual solo se tienen datos estimativos.

Considera tres estimativos de tiempos: el más probable, tiempo optimista, tiempo pesimista.

TRE ESTIMACIONES DE TIEMPO EN PERT Tiempo optimista (a) tiempo que tomará una actividad si todo sale como se planeó.

Tiempo pesimista (b) Tiempo que tomará una actividad suponiendo condiciones muy desfavorables.

Tiempo más probable (m) La estimación más realista del tiempo requerido para terminar la actividad.

CPM DeterminĂ­stico. Ya que considera que los tiempos de las actividades se conocen y se pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados.

A medida que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar y monitorear el progreso. Si ocurre algĂşn retardo en el proyecto, se hacen esfuerzos por lograr que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la asignaciĂłn de recursos.

ASPECTOS ÉTICOS IMPLICADOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Los gerentes de proyectos no sólo tienen un alto perfil en la empresa sino que también enfrentan decisiones éticas de manera cotidiana. La manera en que actúan establece un código de conducta para todas las personas involucradas en su proyecto.

A nivel personal, es común que los gerentes de proyectos se enfrenten a: (1) ofrecimientos de obsequios por parte de los contratistas; (2) presión para alterar los informes de avance y disfrazar la realidad de los retrasos; (3) informes falsos sobre cargas de tiempo y gastos, (4) presiones para sacrificar la calidad en busca de bonos o para evitar penalizaciones relativas al programa.

EJEMPLO https://www.youtube.com/watch?v=3W3HUPc27NE DIFERENCIA https://www.youtube.com/watch?v=AFovaMb7UNM OTRO EJ. https://www.youtube.com/watch?v=qDOwMw6QWd4 https://www.youtube.com/watch?v=U4OLJNDNHxM

GRACIAS POR SU ATENCIÓN