Forord

Dette er andre utgave av boka om universell utforming av dokumenter. Førsteopplaget, med tittelen Gode dokumenter. Universelt utformet, ble utsolgt, og det er jeg litt stolt av. Egentlig hadde jeg ikke all verdens tro på at noen ville lese boka, siden det ikke har vært lovpålagte krav om universell utforming av dokumenter. Sju år etter at førsteutgaven kom ut, har det endelig kommet slike krav til offentlige myndigheter (gjelder fra 1. januar 2022). Jeg håper imidlertid at alle tar seg tid til å lære litt om å lage innhold som er best mulig for flest mulig. Det er bra for mottakerne, og du vil nok oppdage at det er bra for deg selv også! Universell utforming av dokumenter er ikke veldig vanskelig, og det handler mye om å bruke Microsoft 365 på en profesjonell måte.

I forordet til førsteutgaven av Gode dokumenter skrev jeg:

Tidlig på 1990-tallet var optisk tegngjenkjenning (OCR) nesten magisk for meg som er blind. Tekst på papir kunne gjøres om til syntetisk tale eller punktskrift (blindeskrift). Papir ble lagt i en skanner . Resultatet av skanningen var bilder som kunne behandles med spesiell programvare. Prosessen tok lang, lang tid og resultatet inneholdt mange gjenkjenningsfeil. Hvis ikke skrifttype og layout var av det enkleste slaget, var det ofte så mange feil at det var vanskelig å skjønne innholdet . I dag kan jeg knipse et bilde med mobilen og få tekst lest opp så å si umiddelbart. Jeg gjør det innimellom, men ikke ofte. Grunnen er at jeg får mye av det jeg vil (eller må) lese som elektroniske dokumenter . Dokumentene er som regel lesbare, men de kunne ofte ha vært enda bedre. Derfor har jeg skrevet denne boka.

Jeg er altså blind . Det betyr at jeg leser dokumenter med en leselist eller får innholdet lest opp med syntetisk tale. En leselist består av en rad med celler som viser punktskrift (blindeskrift), men kun noen tegn av gangen. De lengste leselistene viser 80 tegn, og for å lese teksten i et dokument må listen flyttes rundt og vise litt av gangen. En utfordring i lange tekstdokumenter er derfor å få oversikt og navigere effektivt. For meg er det for eksempel viktig at overskrifter er brukt på riktig måte. Da kan jeg hoppe raskt mellom overskriftene i tillegg til at nivåene gjør det enklere å skjønne hvordan dokumentet henger sammen .

Det har skjedd mange endringer i Office siden 2015, og det gjelder også universell utforming. Nå er det mulig å diktere på norsk, du kan få teksting når du presenterer med PowerPoint, og du kan gi bilder en automatisk alternativ