MICROSOFT 365 OUTLOOK.
Innovaties, functionaliteit en meer
Hoofdstuk 2 Starten met de nieuwe
Outlook-app
2 Starten met de nieuwe Outlook-app
De nieuwe Outlook-app ziet er gedeeltelijk anders uit dan de vorige versie, maar lijkt wel heel sterk op de webversie.
Als je momenteel nog de werkt in de vorige versie van Outlook, kan je makkelijk overschakelen naar de nieuwe versie door de schakelaar rechts bovenaan met de tekst Het nieuwe Outlook te verschuiven.
Het nieuwe Outlook
Door deze actie zal je de nieuwe versie installeren op je toestel en kan je deze ontdekken.
1 Account toevoegen
1.1 Eerste account toevoegen
Als je Outlook voor het eerst opent, zal er een pop-up verschijnen die vraagt om je in te loggen met het e-mailadres waarmee de licentie is aangekocht. Dit zal ook het e-mailadres zijn waarmee je zal mailen. Zodra je bent ingelogd met het juiste account, kan je aan de slag.
1.2 Meerdere accounts toevoegen
Als je al een account hebt gekoppeld en je graag een ander e-mailadres toevoegt, volg dan deze stappen:
1. Ga rechts bovenaan naar de instellingen. Daarna ga je naar de rubriek Accounts – E-mailaccounts
Instellingen Outlook
2. Klik in het navigatievenster op Account toevoegen.
3. Vul daarna het e-mailadres in van het account dat je graag wil toevoegen aan Outlook.
E-mailaccounts toevoegen
4. Alle accounts kan je beheren in het instellingenvenster bij Accounts – E-mailaccounts
E-mailaccounts beheren
2 Zoekbalk
Met de zoekbalk kan je op een efficiënte manier e-mails terugvinden. Dit kan met de naam van de afzender, een woord dat in het onderwerp staat, de naam van een geadresseerde die in CC staat etc. Voor meer informatie over hoe je de zoekbalk moet gebruiken, zie 3.4.1 Zoekbalk.
Zoekbalk
3 Mijn dag
Dit is de minimalistische versie van je agenda in Outlook. Hier kan je jouw taken voor vandaag zien en kan je ook op een snelle manier de afspraken zien die in jouw agenda staan. Je kan ze in een dag-, week- of maandweergave bekijken. Hier kan je ook snel een nieuwe gebeurtenis inplannen of een nieuwe taak toevoegen.
4 Meldingen
Mijn dag
Als je vermeld bent door een collega in een taak of met een @-teken genoemd bent in bijvoorbeeld een e-mail, verschijnt dit bij jouw meldingen.
Meldingen
5 Instellingen
Terwijl we vroeger de instellingen in het lint bij Bestand konden vinden , kan je het tandwiel nu terugvinden bovenaan in de balk. Hier kan je alle instellingen terugvinden voor je e-mails, agenda, contactpersonen etc.
Instellingen
5.1 Accounts
E-mailaccounts
Bij Accounts kan je de verschillende gekoppelde accounts terugvinden en deze beheren.
Indien er meerdere accounts zijn gekoppeld, kan je instellen welk account je als Primair account wil instellen. Dit zorgt ervoor dat mails automatisch van dit e-mailadres worden verstuurd, tenzij je dit handmatig aanpast bij Van. Zie verder.
Dit is ook de tweede plaats om een account toe te voegen. Doe dit door te klikken op Account toevoegen en vervolgens in te loggen met het e-mailadres dat je wil koppelen. Voor meer informatie zie 2.1.2 Meerdere accounts toevoegen
Automatische antwoorden
Stel een automatisch antwoord in als je niet bereikbaar bent en je je e-mails niet kan checken voor een bepaalde periode. Dit kan bijvoorbeeld als je met vakantie bent. Stel de begin- en eindtijd in van jouw afwezigheid.
Je kan deze periode ook blokkeren in je agenda door ze een titel te geven.
Bovendien zullen nieuwe uitnodigingen voor vergaderingen automatisch worden geweigerd en kan je vergaderingen tijdens deze periode laten weigeren en annuleren. Als je een van deze opties niet wenst, dan vink je de optie uit.
Automatische antwoorden intstellen
Schrijf daaronder een tekst voor mensen binnen en buiten jouw organisatie. Deze tekst wordt door Outlook als automatische e-mail gestuurd naar personen binnen of buiten jouw organisatie als zij je in deze periode een e-mail sturen.
Automatische antwoorden berichttekst
AUTOMATISCH ANTWOORDEN
Stel een automatisch antwoord in voor de paasvakantie. Je gaat skiën en je wil dat deze periode wordt geblokkeerd in jouw agenda. Alle inkomende uitnodigingen worden ook automatisch geweigerd.
Daarnaast stel je een standaardmail in voor jouw collega’s met de volgende boodschap:
Beste collega’s, Ik ben momenteel niet bereikbaar omdat ik de sneeuwpistes onveilig aan het maken ben tijdens de paasvakantie.
Mocht je me dringend nodig hebben, dan zal je een sneeuwscooter moeten huren en me achterna komen in de bergen. �� Anders ben ik weer beschikbaar vanaf [datum terugkomst].
Voor dringende zaken kan je contact opnemen met [naam van collega] via [e-mailadres van collega].
Tot snel en geniet van de lente!
Met vriendelijke groet, [Je naam]
Maak nu een formele mail die Outlook moet versturen naar personen buiten je organisatie. Let op je taalgebruik, maar breng dezelfde boodschap.
Handtekeningen
Een e-mailhandtekening wordt automatisch toegevoegd aan je e-mail wanneer je dit correct instelt. Dit houdt meestal een vriendelijke en gepaste groet in en een vermelding van je naam. Daarnaast kan je eventueel bijkomstige informatie toevoegen zoals je functie, informatie over de organisatie waarvoor je werkt of andere contactgegevens.
Als je meerdere accounts beheert, kan dit ook een handige functie zijn. Je stelt dan voor elk account een gepaste e-mailhandtekening in.
Handtekeningen instellen
Vergeet na het opmaken van de e-mailhandtekening niet op Opslaan te klikken.
Daarna kan je een gekozen e-mailhandtekening als standaard instellen voor nieuwe berichten of voor antwoorden en doorgestuurde berichten. Zo komt deze e-mailhandtekening automatisch onderaan je e-mailconcept.
Standaard handtekeningen selecteren
Standaard handtekeningen in e-mails
Als je in meerdere talen communiceert, kan je meerdere handtekeningen opstellen. Zo hoef je deze niet telkens manueel te typen wanneer je een e-mail opstelt, maar kan je de juiste handtekening gewoon selecteren. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.
E-MAILHANDTEKENING
Maak een e-mailhandtekening in het Nederlands, Engels en Frans.
Zorg ervoor dat de Nederlandse e-mailhandtekening standaard tevoorschijn komt bij nieuwe e-mails en bij antwoorden of doorgestuurde berichten.
Categorieën, mobiele apparaten en opslag
Bij deze drie rubrieken kan je kiezen op welk account deze instellingen moeten worden toegepast. Dit kan handig zijn als je met meerdere accounts verbonden bent in het programma.
Categorieën dient om het account toe te wijzen waarop de verschillende categorieën worden aangemaakt. Je kan hierbij e-mails of agenda-items structureren en
organiseren. Je kan hier de verschillende categorieën ook aanmaken, bewerken, verwijderen of als favoriet aanduiden (zie xxx voor meer uitleg).
Onder Mobiele apparaten kan je alle apparaten beheren die zijn gekoppeld en gesynchroniseerd met het account dat is geselecteerd. Het geeft je een overzicht van de apparaten waarop je het postvak kan raadplegen. Daarnaast kan je de apparaten hier bewerken of verwijderen, of je kan de synchronisatie vernieuwen om je postvak up-to-date te brengen.
Onder Opslag kan je de totale e-mailopslag raadplegen. Je ziet er een duidelijk onderscheid tussen de verschillende postvakken en je kan er meer details zien van de verschillende postvakken, zoals de grootte van het postvak en het aantal berichten. Als je het postvak volledig wil leegmaken, kan dat ook hier. Je hebt de keuze om alle berichten te verwijderen, of e-mails van drie maanden en ouder, of zes maanden en ouder, of twaalf maanden en ouder.
Opslag
5.2 Algemeen
Taal en tijd
Onder Taal en tijd kan je de taal van het programma instellen.
Daarnaast kan je ook kiezen welke datumnotatie je wenst te gebruiken. Als je bijvoorbeeld 1 september 2024 typt in een e-mail, zal deze datum automatisch in de gekozen datumnotatie worden omgezet. Hetzelfde geldt voor de tijdnotatie, die kan je ook in deze rubriek instellen.
Als laatste kan je er ook de tijdzone instellen. Dit kan belangrijk zijn als je mailt met bijvoorbeeld klanten op een ander continent die in een andere tijdzone werken. Of als je bedrijf een filiaal heeft in een land met een andere tijdzone. Onze tijdzone is UTC +01:00 Brussel, Kopenhagen, Madrid, Parijs.
Taal en tijd
Vormgeving
Kies hoe jouw Outlook eruitziet door in deze rubriek verschillende zaken aan te passen. Zo kan je kiezen voor de donkere of lichte modus en tussen verschillende thema’s en themakleuren. Je kan ook de lay-out van de navigatiebalk personaliseren. Zo kan je aanpassen hoe de verschillende apps worden weergegeven: de
Hoofdstuk 2 Starten met de nieuwe Outlook-app
pictogrammen al dan niet in kleur en de weergave van de namen van de verschillende apps of niet.
Vormgeving modus
Meldingen
Vormgeving kleur
Stel onder Meldingen in of je meldingen wil ontvangen van de Outlook-app in het algemeen en meer specifiek voor meldingen van je e-mail, agenda en documenten.
Indien je na het instellen van de meldingen problemen ondervindt met de bureaubladmeldingen, check dan zeker of de Outlook-meldingen zijn ingeschakeld bij je meldingsinstellingen van het toestel waarop je werkt.
Meldingen instellingen
2 Starten met de nieuwe Outlook-app
Outlook-app
Als de meldingen van de Outlook-app zijn uitgeschakeld, kunnen onderstaande instellingen niet worden gewijzigd. Indien ze aan staan, kan je ook geluid toestaan bij het ontvangen van meldingen en toestaan dat er meldingen binnenkomen als de Outlook-app gesloten is.
Stel in welke soort melding je wil krijgen als je een nieuwe e-mail ontvangt. Zo kan je bijvoorbeeld kiezen voor een pop-up op je bureaublad.
Wil je liever niet gestoord worden terwijl je met iets anders bezig bent, schakel dit soort melding dan zeker uit. Op die manier kan je zelf bepalen wanneer je nieuwe mails bekijkt en ongestoord verder werken aan de taak waarmee je bezig was.
Je kan ook enkel meldingen van je favoriete personen toestaan (zie hoofdstuk 5) en ervoor kiezen om een geluid af te spelen bij het ontvangen van een nieuwe e-mail.
Je kan hier ook instellen dat als iemand je vermeldt in een e-mail, dit verschijnt bij je Meldingen (zie 2.4).
Agenda
Meldingen in verband met herinneringen voor gebeurtenissen kunnen hier worden aangepast. De herinnering kan als een pop-up in Outlook verschijnen of opnieuw, zoals bij de e-mailinstellingen, als een melding op je bureaublad. Uiteraard kan je deze meldingen ook uitschakelen.
Er is de mogelijkheid om de herinneringen voor gebeurtenissen in het verleden automatisch te verwijderen. Als dit niet is ingeschakeld, zal de herinnering pas verdwijnen als je ze zelf sluit.
Als je meldingen hebt toegestaan, kan je er ook voor kiezen om een geluid te laten afspelen wanneer je een melding krijgt.
Documenten
Je kan ook instellen dat je een melding krijgt wanneer iemand je vermeldt in een document of in een Loop-onderdeel (zie …). Deze verschijnt dan in het deelvenster Meldingen (zie 2.4).
Toegankelijkheid
Sneltoetsen
Afhankelijk van de versie waarin je werkt, zijn er andere sneltoetsen. Aangezien de app van Outlook nu (bijna) dezelfde weergave heeft als de webversie, kan je ook de sneltoetsen van de webversie inschakelen. Ben je het gewoon om met de app te werken op je desktop, dan schakel je het best deze sneltoetsen in.
Hier kan je ook de lijst met alle sneltoetsen raadplegen en kan je de sneltoetsen uitschakelen. Zo verhinder je een verkeerde combinatie in te drukken en zo een handeling uit te voeren zonder dat het de bedoeling is.
Toegankelijke inhoud https://support.microsoft.com/nl-nl/office/uw-e-mail-in-outlook-toegankelijk-maken-voor-personen-met-een-handicap-71ce71f4-7b15-4b7a-a2e3cf91721bbacb#:~:text=werkt%20in%20Outlook-,Toegankelijkheidscontrole%20 is%20een%20hulpprogramma%20waarmee%20uw%20inhoud%20wordt%20 gecontroleerd%20en,voor%20iemand%20met%20een%20beperking.
Met deze instelling kan je afzenders vragen om inhoud te verzenden die toegankelijk is. Als je dit inschakelt, moet je een account kiezen waarop deze instelling van toepassing is. Iedereen die een e-mail aan jou opstelt, krijgt bovenaan een extra lijn te zien die hen eraan herinnert om hun e-mail toegankelijk te maken. Bovendien krijgen ze meer informatie over hoe ze dit het best doen.
+toegankelijkheidscontrole
Timing aanpassen
Door deze instelling in te schakelen kan je foutmeldingen en bevestigingen van acties op je scherm houden tot je ze wegklikt.
Timing aanpassen
Toegankelijke inhoud
Privacy en gegevens
Selecteer hier eerst en vooral het account waarop deze instellingen van toepassing zijn.
Zoekgeschiedenis
Je kan alle zoekgeschiedenis verwijderen of exporteren. Deze wordt in eerste instantie bijgehouden om jouw zoekresultaten te verbeteren.
Zoekgeschiedenis
Privacyinstellingen
Stel hier je voorkeuren in wat betreft jouw gegevens. Standaard verzamelt het programma de vereiste diagnostische gegevens om Outlook te beveiligen, up-to-date te houden en optimaal te laten werken op verschillende apparaten. Daarnaast kan je kiezen om ook de optionele diagnostische gegevens te laten verzamelen, wat vooral gebruiksgegevens zijn. Deze gegevens stuurt het programma door naar Microsoft om het programma verder te optimaliseren.
Dan zijn er ook de zogenaamde Verbonden ervaringen die het programma bijhoudt tenzij je deze optie uitschakelt. Dit geldt trouwens voor alle Microsoft 365-programma’s. Ze maken hier het onderscheid tussen Gewone inhoud en Online-inhoud De gewone inhoud gaat over de content die jij geeft aan de verschillende programma’s, zoals de Editor, Vertalen, Afdrukken of Voorlezen in Word, de PowerPoint Designer het publiceren naar PowerBI in Excel etc. Daarnaast is er de online-inhoud die je downloadt om in een programma te gebruiken zoals het weer in Agenda, sjablonen in Word, lettertypen in Word, online foto’s of video’s in
verschillende programma’s etc. Het programma analyseert deze inhoud en past zich vervolgens aan aan de hand van jouw gedrag.
Als laatste kan je er ook de privacyverklaring lezen van Microsoft.
Zoeken
Zoekbereik
Hier heb je de keuze om zoekopdrachten uit te voeren in Alle postvakken, Alle postvakken als je zoekt vanuit het Postvak IN of alleen in de Huidige map. Dit zal je zoekopdrachten efficiënter maken. Waarschijnlijk zal je alle mails in mappen onderbrengen om structuur te brengen in je inbox (zie …) en daarom kan deze instelling het zoeken makkelijker maken.
Zoekresultaten
Je kan instellen dat verwijderde items ook worden opgenomen in zoekopdrachten. Daarnaast is er de optie om de drie meest relevante resultaten te tonen.
Offline
Hier kan je de optie inschakelen om je e-mail, agenda en personen offline te beheren. Deze zullen worden gesynchroniseerd telkens wanneer je verbinding maakt met het internet. In de tussentijd slaat het programma alles lokaal op je computer op. Let wel dat dit opslagruimte van je toestel inneemt.
Kies van welke mappen het programma een kopie moet maken. Standaard betekent de mappen Postvak IN, Concepten, Verzonden items, Archief, Verwijderd en Uitgesteld Standaard en favorieten zijn alle voorgaande mappen plus je favorieten. Standaard, favorieten en recent gebruikt betekent alle voorgaande mappen, je favorieten en de recent gebruikte mappen.
Kies tot slot hoe lang je e-mails offline wil opslaan. Hoe langer de tijdsperiode, hoe meer opslagruimte dit zal innemen op je toestel. Je hebt de keuze tussen 7 dagen, 30 dagen, 90 dagen en 180 dagen.
Opstarten
Bij Opstarten kan je instellen dat het programma bij het opstarten vraagt om de items die nog open waren toen je het programma de laatste keer afsloot opnieuw te openen. Je kan ook instellen dat het deze items automatisch opent, zonder het te vragen of dat het deze items nooit opnieuw opent.
Info over Outlook
Hier kan je de versie van Outlook raadplegen. Op deze manier controleer je of de versie waarin jij werkt de laatst geüpdatete versie is.
5.3 E-mail
Indeling
Postvak IN met prioriteit
Outlook maakt hierbij een onderscheid tussen e-mails van afzenders binnen de organisatie of contactpersonen waarmee je vaak communiceert en met standaard- of spam-e-mails. Zo worden de belangrijke e-mails in de map Prioriteit geplaatst en de andere bij Overige. Je kan heel gemakkelijk schakelen tussen de tabbladen omdat deze bovenaan je postvak staan.
Prioriteit en Overige
Stel dat er een belangrijke e-mail in de map Overige komt, dan kan je deze e-mail verplaatsen naar Prioriteit door met je rechtermuisklik op de e-mail te klikken, te kiezen voor Verplaatsen – Verplaatsen naar Postvak IN met prioriteit Selecteer Altijd verplaatsen naar Postvak IN met prioriteit. Op deze manier zullen in de toekomst alle e-mails van deze afzender in Prioriteit komen.
Als er e-mails zijn die bij Prioriteit terechtkomen maar eigenlijk in de map Overige horen, klik je met je rechtermuisklik op de e-mail en kies je voor Verplaatsen –Verplaatsen naar Ander Postvak IN. Selecteer Altijd verplaatsen naar Ander Postvak IN. Op deze manier zullen in de toekomst alle e-mails van deze afzender in Overige komen.
Outlook leert van jouw gedrag. Hoe meer je de ‘verkeerde’ e-mails juist zal sorteren, hoe beter het systeem het onderscheid zal kunnen maken gebaseerd op jouw voorkeuren.
Je kan er ook voor kiezen om jouw berichten niet te sorteren, dan is er geen onderscheid tussen Prioriteit en Overige
Berichten sorteren in Prioriteit en Overige
Tekstgrootte en afstand
Stel in hoe groot de tekengrootte moet zijn van de berichten in je verschillende postvakken. Je hebt de keuze tussen klein, normaal en groot. Afhankelijk van de grootte zal het aantal berichten dat Outlook op één pagina weergeeft al dan niet toenemen.
Berichten organiseren
Je kan mails groeperen en Weergeven als gesprek. Deze instelling zorgt ervoor dat alle mails met hetzelfde onderwerp bij elkaar staan. Zowel inkomende als verzonden e-mails over hetzelfde onderwerp, ook tussen meerdere personen, staan zo gegroepeerd in je Postvak IN. Dit kan handig zijn als je snel en in één oogopslag al het e-mailverkeer over een bepaald onderwerp wil zien. Zo kan je snel nog eens kijken naar een e-mail die je hebt verzonden zonder over te schakelen naar een ander postvak. Ongeacht de datum en het tijdstip waarop de e-mail is verzonden, staat het op de plaats van de laatst inkomende e-mail over dat onderwerp.
Berichten organiseren
Je kan in het dropdownmenu de weergave van deze groepering nog verder aanpassen. Zo kan je ervoor kiezen om de meest recente e-mail bovenaan de groep te plaatsen, of onderaan, of je kan ervoor kiezen om elke e-mail afzonderlijk weer te geven binnen deze groepering.
Nog een optie is om je e-mails weer te geven als afzonderlijke berichten in hun eigen postvak, dus niet gegroepeerd. Afhankelijk van de filter die je plaatst op het postvak, zullen de e-mails op deze manier worden gesorteerd. Zo zullen de
Hoofdstuk 2
e-mails chronologisch verschijnen als het Postvak IN op datum is gesorteerd (zie …).
Verwijderde items kan je ook al dan niet in een gegroepeerd gesprek weergeven.
Hoogte van bericht
Outlook zal een preview van één of meerdere lijnen weergeven van elke e-mail. Dit is afhankelijk van je schermgrootte, maar je kan hier ook instellen dat het standaard meerdere rijen moeten zijn.
Afbeelding van de afzender
Elke Microsoft 365 gebruiker kan een profielfoto instellen bij de persoonlijke informatie. Deze afbeelding wordt dan weergegevennaast de naam van de afzender. Als de afzender geen afbeelding heeft ingesteld, komen de initialen van deze persoon er te staan.
Afbeelding van afzender
Leesvenster
Het Leesvenster is het deel van je scherm dat de inhoud van de geselecteerde e-mail weergeeft. Je kan dit aan de rechterkant van of onderaan je scherm plaatsen of je kan het leesvenster uitschakelen (zie ook 3.3.1.1 Indeling).
Indeling leesvenster
Je kan hier ook instellen wat er moet gebeuren nadat je een item weergeeft, verplaatst of verwijdert. Moet het volgende item kan openenen, of het vorig item, of wil je terug naar de berichtenlijst?
Je kiest hier ook wat er moet gebeuren als je Outlook opent, bijvoorbeeld dat de eerste e-mail automatisch opent of dat je zelf eerst een e-mail moet selecteren om deze te openen. Je wil niet altijd onmiddellijk de recentste e-mail openen als je het programma opstart.
Indeling itemweergave
Indeling van de berichtenlijst
Bij deze instelling kan je kiezen of de naam van de afzender of het onderwerp bovenaan komt te staan in de berichtenlijst.
Voorbeeldtekst voor berichten
Je kan ervoor kiezen om een preview van het bericht weer te geven. Zo zal je (afhankelijk van je schermgrootte) al één of meerdere regels van de e-mail te zien krijgen (zie …).
Voorbeelden van inlinebijlagen
Kies hier of je de bijlages al wil weergeven in de berichtenlijst zelf. Op deze manier hoef je de mail niet te openen om een bijlage te kunnen openen. Afbeeldingen kan je dan al in miniatuur zien in de berichtenlijst.
Voorbeeld inlinebijlage
Datumknoppen
Datumknoppen zijn een extra sorteringselement binnenin een postvak. Er wordt dan een onderscheid gemaakt tussen de verschillende weken en maanden waarin e-mails zijn binnengekomen of verzonden.
Datumknoppen
Animaties
Als iemand je een gelukkige verjaardag wil wensen via e-mail dan kan deze persoon er een animatie, zoals een leuke gif, toevoegen. Bij deze instelling kan je toestaan dat deze gif al wordt afgespeeld vanuit je berichtenlijst.
Opstellen en beantwoorden
Berichtindeling
Kies opnieuw eerst het account waarop je volgende instellingen wil toepassen. Gewoonlijk zal je bij het opstellen van een nieuw bericht bovenaan enkel Aan en Onderwerp toevoegen zien staan. Als je meerdere accounts hebt, is het noodzakelijk dat je nieuwe e-mailskan kiezen met welk e-mailadres je een mail verzendt. Hier kan je instellen dat je ook de regel Van ziet staan bovenaan elk bericht. Daar kan je dan het juiste e-mailadres selecteren. Daarnaast kan je hier ook kiezen om de regels CC en BCC altijd weer te geven als je een nieuwe e-mail opstelt (zie …).
Anders moet je ze zelf iedere keer manueel openklikken om er geadresseerden in toe te voegen.
Berichtindeling
De tekenopmaak van je nieuwe e-mails kan je hier ook aanpassen. Onder tekenopmaak verstaan we het lettertype, de lettergrootte, de opties vet, cursief of onderlijnd, en de kleur van de tekst. Je ziet er ook onmiddellijk een voorbeeld van hoe de tekst er zal uitzien.
Van en BCC
Pop-outinstellingen
Kies of je e-mails wil opstellen, beantwoorden en doorsturen in hetzelfde venster (inlinevenster) of laat Outlook een nieuw venster openen om dit te doen.
Apart venster
Beantwoorden of Allen beantwoorden
Hier kan je de standaardinstelling aanpassen voor het beantwoorden van e-mails. Bij de optie Beantwoorden zal je enkel de afzender van de ontvangen e-mail antwoorden. Bij Allen beantwoorden zal het programma jouw antwoord ook naar alle andere geadresseerden (ook die in CC) sturen.
Inlinevenster
Voorbeeld van koppeling
Als je deze optie aanvinkt, zal Outlook een voorbeeld invoegen van een hyperlinks die aanwezig zijn in de e-mail. Zo kan je al een voorbeeld zien van hoe de website achter de koppeling eruitziet.
Verzenden ongedaan maken
Hoe vaak gebeurt het niet dat je een e-mail verzendt en dat je enkele seconden later beseft dat je iets vergeten bent? Bij deze instelling kan je tot maximaal 10 seconden buffer inbouwen. In dat geval verschijnt er onderaan je scherm de knop Ongedaan maken voor het door jou gekozen aantal seconden. Daarna verzendt Outlook je bericht pas echt.
Verzenden ongedaan maken instellingen
Verzenden ongedaan maken melding
Als je na deze periode nog een bedenking hebt bij de verzonden e-mail, heb je nog een optie: Terugtrekken (zie …).
Vrolijke animaties
Als je ontvangen e-mail de woorden ‘gefeliciteerd’ of ’verjaardag’ bevat, dan genereert Outlook automatisch vrolijke feestanimaties op je scherm. Je kunt het selectievakje hier uitschakelen om deze animaties niet meer weer te geven.
Slimme suggesties
Bij het beantwoorden van een e-mail kan Outlook een aantal suggesties geven. Als je een van deze voorstellen aanneemt, kan je het gekozen bericht nadien nog altijd bewerken.
Bijlagen
Outlook zal je e-mail analyseren en je waarschuwen als je waarschijnlijk een bijlage bent vergeten bijvoegen. Hoe vaak vergeet jij bijlages bij te voegen? Schakel dan zeker deze optie in om er zeker van te zijn dat je geen extra e-mail meer moet sturen, deze keer met de bijlage erbij.
Regels
Zie 3.3.3
Voorwaardelijke opmaak
Zie 3.3.1.3
Opruimen
Je kan ervoor instellendat het Postvak IN zichzelf regelmatig opschoont door hiervoor een regel in te stellen. Zie bij 3.3.3 hoe je nieuwe regels kan instellen.
Ongewenste e-mail
Verwerking van inkomende e-mail
Hier kan je kiezen tussen de opties Standaard en Strikt Bij Standaard detecteert
Outlook de e-mails die waarschijnlijk ongewenst zijn en verplaatst ze automatisch naar de map Ongewenste e-mail
Bij Strikt moet je zelf de e-mails en afzenders categoriseren als spam of veilig. De veilige e-mails verschijnen dan in je Postvak IN.
Beveiligingsopties
Het eerste selectievakje schakel je in als je wil dat Outlook altijd toestemming vraagt om een rapport te versturen bij phishing of ongewenste e-mails.
Het tweede selectievakje kan je inschakelen als je altijd alle e-mails van je contactpersonen wil vertrouwen en hier nooit een analyse van moet worden gemaakt. Voor meer informatie over contactpersonen zie hoofdstuk 5.
Afzenders
Voeg onder de rubriek Veilige afzenders en domeinen de veilige e-mailadressen toe om er zeker van te zijn dat ze niet in je Ongewenste e-mails terechtkomen.
Daarnaast kan je ook niet-veilige afzenders en domeinen toevoegen onder Geblokkeerde afzenders en domeinen om ervoor te zorgen dat de e-mails van deze afzenders automatisch in de map Ongewenste e-mails binnenkomen.
Ongewenste e-mails – afzenders
Acties aanpassen
Als je met je cursor over een e-mail in je berichtenlijst beweegt dan maak je een aantal ‘snelle acties’ zichtbaar. Deze actieknoppen kan je aanpassen naar je eigen behoeften en ze kunnen je manier van werken efficiënter maken. Zo hoef je bijvoorbeeld niet e-mails te verslepen met je muis naar de juiste map. Je loopt dan het risico dat je de muisklik te vroeg loslaat en je e-mail zo in een verkeerde map terechtkomt. Je kan met de snelle actie Verplaatsen naar een map simpelweg de juiste map selecteren.
Snelle acties aanpassen
Je kan kiezen voor de acties Verwijderen, Archiveren, Vastmaken, Markeren als gelezen of ongelezen, Vlag toevoegen of Verplaatsen naar een map
Voorbeeld snelle acties
Verwerking van berichten
Berichtopties
Bij deze optie kan je instellen dat Outlook de map Verwijderde items automatisch leegmaakt wanneer je je afmeldt.
Markeren als gelezen
Wanneer wil je dat e-mails worden gemarkeerd als gelezen? Er zijn verschillende opties:
– Weergegeven items markeren als gelezen zodra ze zijn geselecteerd;
– Weergegeven items na 5 seconden markeren als gelezen;
– Weergegeven items markeren als gelezen wanneer de selectie wordt gewijzigd;
– Item niet automatisch markeren als gelezen
Bij deze instelling zal je zelf moeten uittesten wat voor jou het meest efficiënt is. Sommige mensen kijken vluchtig naar hun e-mails, maar verwerken ze niet onmiddellijk. Vandaar dat ze ook niet willen dat die e-mails al als gelezen worden gemarkeerd. Anderen hebben net liever dat de e-mails die zijn geopend, als gelezen worden beschouwd.
Er is ook een selectievakje om de items onder de filter Ongelezen altijd als ongelezen te markeren tenzij je de e-mail expliciet hebt gedefinieerd als gelezen (zie ook 2.5.3.1 Indeling – Berichten organiseren).
Leesbevestiging
Je kan bij je e-mail een verzoek om een leesbevestiging toevoegen, maar je kan zo’n verzoek ook ontvangen. Outlook kan hiermee op verschillende manieren omgaan:
– Vragen voordat het antwoord wordt verzonden; – Altijd een antwoord sturen;
– Nooit een antwoord sturen
Meer uitleg over de leesbevestiging en de valkuilen ervan kan je terugvinden in hoofdstuk 3.1.4.
Winkelen
Vink deze optie aan als je bij e-mails die betrekking hebben tot een aankoop het logo van de afzender en relevante koppelingen in de berichtkop wil weergeven.
Actiebevestiging
Vraag Outlook om een bevestiging wanneer je een bericht verplaatst, verwijderdt of archiveert om er zeker van te zijn dat deze actie is voltooid.
Vertaling
Je kan ervoor kiezen om e-mails in een andere taal standaard te vertalen, nooit te vertalen, of om altijd eerst toestemming te vragen vóór het vertalen.
Stel hier ook de taal in waarin moet worden vertaald en de talen die Outlook nooit moet vertalen.
Doorsturen
Je kan inkomende e-mails laten doorsturen naar een ander e-mailadres. Selecteer hiervoor de optie Doorsturen inschakelen en voeg het e-mailadres toe waarnaar deze e-mails moeten worden doorgestuurd. Je hebt ook de optie om een kopie in je eigen mailbox te bewaren.
Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld op vakantie bent en je collega of assistent je e-mails moet opvolgen. Zo geef je iemand geen toegang tot je mailbox, maar kan deze persoon wel voor een bepaalde tijd de inkomende e-mails behandelen.
Bewaarbaarheid
Zie …
5.4 Agenda
Weergave
Agendaweergave
Kies bij deze instellingen hoe je agenda er moet uitzien. Je kan instellen wat de eerste dag van de week moet zijn in de agendaweergave. Niet iedereen werkt op maandag dus het kan zijn dat jij liever dinsdag als eerste dag van de week instelt.
De tijdschaal bepaalt de lengte van een standaard afspraak en zo ook je dagindeling. Als alle afspraken minstens een uur duren, stel je de tijdschaal best ook wat hoger in. Heb je vaak een overleg van een halfuur dan kan je de tijdschaal instellen op 30 minuten. Hoe kleiner de tijdschaal, hoe gedetailleerder je agenda zal zijn.
Door de weeknummers in te schakelen, zie je in één oogopslag in je agenda over welke week het gaat. Dit kan handig zijn bij het inplannen van een nieuwe meeting of om zeker te zijn dat je het over dezelfde week hebt tijdens een bespreking.
Dynamische kolombreedten zorgen ervoor dat de breedte van de agenda zich automatisch aanpast als er andere deelschermen openstaan.
Tijdzones
De tijdzones zijn handig als je meerdere filialen of contacten hebt die zich in een andere tijdzone bevinden. Hier kan je veranderen van tijdzone om een meeting inplannen te vergemakkelijken.
Outlook zal je vragen om de tijdzone aan te passen als het programma detecteert dat je naar een andere tijdzone bent gereisd. Je kan deze optie ook uitschakelen.
Bij deze instelling kan je ook verschillende tijdzones toevoegen en ze een label geven. Bijvoorbeeld: ’Klant X’ als dit de tijdzone is waarin klant X zich bevindt.
Tijdzones
Algemene agenda
Je kan ook een algemene agenda toevoegen waarin ook andere jaartellingen worden weergegeven in je agenda. Denk hierbij aan de Hebreeuwse jaartelling of het Shaka-tijdperk. Deze worden dan naast de traditionele datums in jouw agenda weergegeven.
Gebeurtenissen en uitnodigingen
Gebeurtenissen die u maakt
Alle instellingen voor nieuwe afspraken die je zelf maakt, vind je hier terug.
De standaard instelling is dat wanneer je een nieuwe afspraak of gebeurtenis maakt, deze automatisch als online Teams-meeting wordt ingepland. In dat geval zal er dus ook een link aan zijn gekoppeld. Schakel deze optie uit als een online vergadering eerder de uitzondering is en je meestal in persoon vergadert, of als je je agenda voornamelijk gebruikt voor gewone gebeurtenissen.
Je kan herinneringen voor gebeurtenissen of afspraken uitschakelen, maar het gevaar is dan dat je zelf de tijd in de gaten moet houden terwijl je aan het werk bent. Door een standaardherinnering in te schakelen, krijg je een pop-upmelding wanneer de vergadering begint of bijvoorbeeld een kwartier op voorhand. Je kan zelf instellen hoe lang op voorhand je deze melding wil ontvangen.
Je kan er ook voor kiezen om de duur van gebeurtenissen te verkorten door ze later te starten of vroeger te beëindigen, om zowat buffertijd te voorzien. Dit is handig als je bijvoorbeeld een verplaatsing moet maken voor een meeting of als er een andere meeting uitloopt. Zo bouw je wat marge op. Je kan de tijd van de buffer instellen voor meetings korter dan een uur en langer dan een uur.
Uitnodigingen van andere personen
Je kan hier inschakelen dat uitnodigingen die zijn bijgewerkt door de organisator standaard worden verwijderd en dat meldingen van doorgestuurde gebeurtenissen worden verwijderd.
Weer
Als je graag ziet wat voor weer het is, kan Outlook dat weergeven in jouw agenda. Je kiest de eenheid waarin de temperatuur moet worden weergegeven. Stel vervolgens de locatie in waarvan Outlook het weer moet tonen. Je kan tot maximaal vijf locaties toevoegen.
Gebeurtenissen uit e-mail
Wanneer er informatie over vluchten of andere reserveringen binnenkomt via e-mail, kan je Outlook toestemming geven om deze automatisch weer te geven in jouw privé-agenda. Je kan dit instellen voor pakketleveringen, vlucht-, hotelof autoreserveringen. Je kan kiezen tussen de opties Gebeurtenisoverzichten niet weergeven in e-mail of in mijn agenda, Gebeurtenissenoverzichten alleen weergeven in e-mail of Gebeurtenisoverzichten weergeven in e-mail of in mijn agenda
Gedeelde agenda’s
Een agenda delen
Als je iemand graag toegang geeft tot je agenda, kan je deze persoon hier toevoegen en machtigingen geven.
Kies eerst de agenda die je wil delen en klik daarna op de knop Delen. Er zal een nieuw venster openen waar je de persoon kan toevoegen en hun machtigingen toewijzen:
– Niet gedeeld. Dit betekent dat je jouw agenda niet deelt met deze persoon; – Kan zien wanneer ik bezet ben. De persoon zal enkel zien wanneer je al dan niet beschikbaar bent, maar ziet geen details. Deze persoon kan dus ook de titel of plaats van de gebeurtenis niet zien;
– Kan titels en locaties weergeven. Als de persoon deze machtiging heeft, zal de titel en locatie van de gebeurtenis wel zichtbaar zijn, maar geen verdere details zoals aanwezigen;
– Kan alle details weergeven. Hierbij kan de persoon waarmee je jouw agenda deelt alles zien: de titel, locatie, aanwezigen, extra opmerkingen etc. De persoon kan echter geen gebeurtenissen bewerken of nieuwe gebeurtenissen aanmaken;
– Kan bewerken. De persoon waarmee je jouw agenda deelt heeft dezelfde rechten als jij. Hij of zij kan nieuwe gebeurtenissen aanmaken of gebeurtenissen verplaatsen. Deze optie kan je het best inschakelen wanneer je een assistent hebt die jouw agenda beheert. Wanneer je een privé-afspraak hebt, zal die niet zichtbaar zijn voor deze persoon tenzij je ook de optie Privé selecteert. Dan heeft deze persoon alle beheerdersrechten op jouw agenda, net zoals jij.
Automatisch zal je de rubriek Personen uit mijn organisatie zien staan. Hier kan je bepalen wat alle medewerkers in jouw organisatie kunnen zien. Meestal is hier optie Kan zien wanneer ik bezet ben geselecteerd Het is handig dit zo te laten
staan zodat anderen kunnen zien wanneer je bezet bent als ze een meeting willen inplannen.
Agenda delen
Agenda publiceren
Je kan jouw agenda ook zichtbaar maken voor andere personen door je agenda te publiceren en een HTML-link te delen. Kies opnieuw eerst de agenda die je wenst te delen, kies welke machtigingen je wil verlenen (in dit geval Kan zien wanneer ik bezet ben of Kan alle details weergeven), en klik daarna op Publiceren Outlook maakt nu voor jou een HTML-link die je kan bezorgen aan de persoon die jouw agenda wil raadplegen.
Bookings met mij
Bookings is een programma van Microsoft 365 waar je anderen een afspraak kan laten maken in jouw agenda. Je zet een aantal periodes open en anderen kiezen welk moment voor hen past om een afspraak te boeken. Net zoals je meer en meer bij dokters of kappers ziet.
Bij deze instelling kan je snel navigeren naar jouw boekingspagina in het programma Bookings om zo jouw ingestelde periodes weer te geven en aan te passen. Daarnaast kan je ook kiezen voor de optie om de koppeling toe te voegen aan je e-mailhandtekening. Zo kunnen klanten bijvoorbeeld makkelijk een afspraak maken op momenten die jij als beschikbaar hebt ingesteld. Dit kan een troef zijn voor mensen in onder andere salesfuncties.
Werkuren en locatie
Stel je vaste werkuren en locatie in om te verhinderen dat anderen vergaderingen inplannen op momenten dat je er niet bent of je niet werkt.
Werkuren en locatie
Ben je bijvoorbeeld op woensdagnamiddag vrij, stel dan je werkuren ook zo in. Of werk je op donderdag van thuis uit, stel dan de locatie thuis in. Op deze manier plant niemand een live meeting in wanneer je niet op kantoor werkt of wanneer je helemaal niet werkt.
De details van je kantoorlocatie delen is handig als je in een groot gebouw werkt. Zo weten mensen je onmiddellijk te vinden.
5.5 Personen
Weergave
Contactpersonen weergeven
Sorteer je contactpersonen op voor- of familienaam om ze sneller terug te vinden.
6 Tips
Hier vind je een aantal tips om het programma beter te leren kennen. Je kan er ook informatie terugvinden over nieuwe functies, updates, wat binnenkort beschikbaar zal zijn. Je kan ook een volledig overzicht krijgen van alle tips. Als je nieuw bent op deze versie zal er ook een rondleiding beschikbaar zijn.
We zien hier dus de integratie met de programma’s Agenda en To Do Bij de meldingen verschijnen er bijvoorbeeld vermeldingen vanuit het programma Loop. Waarover verder in dit boek meer uitleg.
7 Navigatiedeelvenster
Het navigatiedeelvenster, of de navigatiebalk, is de lange smalle strook aan de linkerkant van het venster. Je kan er snel schakelen tussen de verschillende mogelijkheden binnen Outlook, zoals E-mail , Agenda, Personen. Je hebt ook de mogelijkheid om het navigatiescherm te personaliseren door andere programma’s toe te voegen aan de balk, zoals OneDrive, To Do, OneNote
Navigatiedeelvenster
8 Mappenvenster
Als je je in E-mail bevindt, kan je naast het navigatiedeelvenster de verschillende e-mailmappen terugvinden, zoals Postvak IN, Concepten, Verzonden items etc.
Als je een van deze mappen selecteert, kan je zien welke e-mails er in de map zitten en kan je ermee aan de slag.
Mappenvenster
DOE-OPDRACHT: MAPPENSTRUCTUUR AANMAKEN
9 Het lint
Het lint binnen Outlook bevat verschillende categorieën om acties uit te voeren. Er is heel veel mogelijk binnen Outlook vandaar dat alle opdrachten gegroepeerd staan in verschillende tabbladen. Zo zijn er de standaard tabbladen Start, Weergeven en Help. Dit zijn heel wat minder tabbladen dan in de oudere versies van Outlook.
Het lint – tabbladen
Binnen deze tabbladen bevinden zich verschillende groepen. Zo heb je binnen het tabblad Start de groepen Nieuw, Verwijderen, Melden, Reageren, Verplaatsen,
Tags, Afdrukken, Zoeken en Ongedaan maken. Het grootste verschil in deze nieuwe versie van Outlook is dat verschillende acties verplaatst zijn en nu onder andere tabbladen zitten.
Vereenvoudigd lint
Als je voor het eerst overschakelt naar de nieuwe versie van Outlook, zal het Vereenvoudigd lint standaard zijn ingesteld waardoor het lijkt alsof er heel wat minder opties zijn, maar niets is minder waar. Alle acties zijn aanwezig, maar zitten compacter bij elkaar en vaak gegroepeerd. Je maakt ze zichtbaar door de dropdown bij een overkoepelende actie uit te klappen. Het Klassiek lint neemt namelijk heel wat plaats in op je scherm. Vandaar dat deze eenvoudige versie van het lint een optie kan zijn. Het zal in het begin wat zoeken zijn naar de plaats van de acties die je wil uitvoeren, maar eens je ze gevonden hebt, is het vrij makkelijk werken.
Vereenvoudigd lint
Klassiek lint
Het Klassiek lint klapt de verschillende groepen uit zoals je gewoon bent uit de vorige versies van Outlook. Alle opties zitten in een groep en onmiddellijk zijn de verschillende acties van deze groep zichtbaar zonder dat je iets moet uitklappen.
Klassiek lint