9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 5
1
klassieke manier bespreken. Daarna gaan we stapje voor stapje in de richting een zeer moderne manier van inschrijven en controleren.
brie venboek
inGekomen Volg nr. Afzender
UitGeGaan Datum
Korte inhoud
Opm.
Volg nr. Geadresseerde
Datum
Korte inhoud
Opm.
Tegenwoordig gebruik je uiteraard de computer bij het inschrijven van de post. Het grootste voordeel van de computer is dat het terugzoeken van geregistreerde post een stuk eenvoudiger wordt. Bij het oude brievenboek was het alleen maar mogelijk, op datum te registreren. Dit heeft tot gevolg dat je nogal moest zoeken als je wilde weten bij wie een oud stuk terechtgekomen was. (Was het nu twee of drie maanden geleden?) De computer maakt het mogelijk ook op onderwerp of op afzender te zoeken. Bij het registreren geef je op, welke persoon of afdeling de brief of de fax afhandelt. En dus kun je de brief of de fax later ook weer terugvinden onder de naam van die persoon of die afdeling. Met andere woorden: er zijn meerdere zoekingangen. Facturen kun je met de computer zo registreren dat de afdeling administratie automatisch aan bepaalde betalingstermijnen herinnerd wordt (ook in verband met de mogelijke korting bij betaling binnen een bepaalde termijn). Dit geldt natuurlijk evengoed voor andere te nemen acties. Een koppeling van ‘De Vries’ en ‘af te handelen voor’, gerangschikt op datum, levert een snel overzicht van de zaken die de heer De Vries nog dringend af moet handelen. (Of die een ander af moet handelen als De Vries ziek is.) Hieronder zie je een voorbeeld van een scherm voor inkomende brieven van zo’n digitaal brievenboek. Zoals je ziet is er veel overeenkomst met het ‘papieren’ brievenboek. De ‘korte inhoud’ kun je als zin invoeren, maar een paar goede trefwoorden gebruiken is slimmer
5
POSTVERWERKING
Bij kleinere bedrijven schrijft degene die de post ophaalt (of bij wie de post binnenkomt) meestal alle post in. Meestal is dat de (directie)secretaresse. Bij wat grotere bedrijven gebeurt het inschrijven vaak op de afdeling. Dan is het de afdelingssecretaresse die zorgt voor het inschrijven, waarna ze de post bij de juiste persoon afgeeft. Bij de klassieke manier gebeurde het inschrijven handmatig. Men gebruikte een brievenboek. Zo’n brievenboek ziet er opengeslagen ongeveer uit zoals onderstaande afbeelding aangeeft.