Ferramentas de planejamento e gestão aula

Ferramentas para Planejamento e Gestรฃo Grรกfico de Ishikawa; Grรกfico de Pareto; 5W2H, Grรกfico de Gannt-Cronograma

Planejamento EstratĂŠgico

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Ferramentas de Planejamento e de Gestão   

DIAGRAMA DE ISHIKAWA OU CAUSA E EFEITO OU “ESPINHA DE PEIXE” DIAGRAMA DE PARETO 5W2H

oDIAGRAMA DE ISHIKAWA OU CAUSA E EFEITO OU “ESPINHA DE PEIXE” OU 6M • Foi desenvolvido por Kaoru Ishikawa, da Universidade de Tóquio, em 1943, onde o utilizou para explicar para o grupo de engenheiros da Kawasaki Steel como vários fatores podem ser ordenados e relacionados. Ishikawa observou que, embora nem todos os problemas pudessem ser resolvidos por essa ferramenta, ao menos 95% poderiam ser, e que qualquer trabalhador fabril poderia efetivamente utilizá-la. O Diagrama de Ishikawa é desenhado para ilustrar claramente as várias causas que afetam um processo, por classificação e relação de causas.(Banas, Fernando. Ferramentas da Qualidade: Diagrama de Causa e Efeito).

• O Diagrama de Causa e Efeito, também chamado de Diagrama Espinha de Peixe ou Diagrama de Ishikawa, é um diagrama que visa estabelecer a relação entre o efeito e todas as causas de um processo. Cada efeito possui várias categorias de causas, que, por sua vez, podem ser compostas por outras causas (RODRIGUES, 2006).

• “O diagrama de Ishikawa é uma representação gráfica que serve para ajudar na organização de raciocínio e discussões de ideias no processo de resolução de problemas ou de identificação de causas para determinados resultados. Apesar de sua proposta de aplicação inicial ter sido feita para a área de produção, ele pode ser utilizado em qualquer área de gestão. (blog.luz)

• O causa e efeito se deve pelo diagrama buscar a identificação das principais causas que são responsáveis por um determinado problema, resultado ou efeito.

• O diagrama de peixe se deve à representação gráfica do diagrama e o 6M se deve aos grupos de causas, que são: • Materiais, Meio Ambiente, Mão de obra, Métodos, Medição, Máquinas.

• Esse sistema vai permitir que você desenvolva uma estrutura que facilita a resolução de grandes problemas.” (blog.luz) • O Diagrama de Ishikawa pode também ser utilizado na verificação e validação de software ou outro produto ou serviço.

o DIAGRAMA DE PARETO • Esse é um princípio, atribuído ao economista italiano Vilfredo Pareto, que diz que 80% das consequências provem de 20% de causas. Ou seja, 80% das receitas da sua loja, vem de 20% do seu portfólio.

• O diagrama de pareto é, basicamente, um gráfico de barras descendente que apresenta as freqüências de ocorrências ou os tamanhos relativos abrangendo: 1) as várias categorias de todos os problemas encontrados, a fim de determinar quais os problemas existentes ocorrem com mais frequência, ou: 2) as várias causas de um problema particular, a fim de determinar qual das causas de um problema particular surge mais frequentemente.

• Após identificar as categorias de problemas ou causas, é necessário dispor elas no eixo x do gráfico de barras.

Basicamente, para entender o que é o diagrama de pareto, primeiramente é preciso entender o princípio de pareto, originário da regra 80/20. Este princípio afirma que 80% dos fenômenos advém de 20% das causas. Veja alguns exemplos:

 Uma banca de jornal não pode expor 100% a capa de todas as revistas e por isso ela escolhe 20% das mais vendidas que geram 80% do faturamento;  Alguns estudos mostram que 80% do faturamento de uma empresa advém de 20% dos clientes;  20% dos estoques respondem por 80% dos custos;  20% dos defeitos geram 80% das reclamações;  20% das causas de paradas de máquinas industriais são responsáveis por 80% do tempo em que a máquina fica parada.

o PLANO DE AÇÃO 5W2H • O 5W2H é a ferramenta perfeita para quem deseja agilidade no planejamento e o devido alinhamento de expectativas sem gerar dúvidas. O 5W2H é uma ferramenta simples, funcional e muito útil na hora de organizar o que será feito. Ela permite a alocação estratégica de recursos humanos, o controle de prazos, controle de orçamento e deixa o projeto mais detalhado, sem perder a fácil visibilidade de informações.(Project Buider) • O 5W2H é, na verdade, um check list de atividades específicas que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. Essa sopa de caracteres corresponde, na verdade, às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade.(site Endeavor) • Pode parecer mais um elemento da tabela periódica, mas o 5W2H na verdade é uma ferramenta de gestão inventada no Japão para facilitar o planejamento de qualquer atividade. Essa ferramenta foi aplicada primeiramente em sistemas de gestão da qualidade, visando facilitar o planejamento de melhorias dentro das empresas. (Project Buider) • Contudo, por sua amplitude de aplicação, o 5W2H é usado atualmente em situações bastante diversas, que vão desde programar uma viagem até o planejamento estratégico de um negócio, contribuindo assim para que todos os envolvidos entendam com clareza quais são os passos a serem seguidos, quem são os responsáveis por cada etapa e quando cada atividade deve ser concluída. (Project Builder)

• Segundo Vergara (2006), o plano de ação 5W2H é utilizado principalmente no mapeamento e padronização de processos, na elaboração de planos de ação e no estabelecimento de procedimentos associados e indicadores. É de cunho basicamente gerencial e busca o fácil entendimento através de definição de responsabilidade, métodos, prazos, objetivos e recursos associados.

• 5W2H é uma ferramenta para elaboração de planos de ação que, por sua simplicidade, objetividade e orientação à ação, tem sido muito utilizada em Gestão de Projetos, Análise de Negócios, Elaboração de Planos de Negócio, Planejamento Estratégico e outras disciplinas de gestão. De origem atribuída a diferentes autores, que vai desde os trabalhos de Alan G. Robinson, Rudyard Kipling, Marco Fábio Quintiliano até Aristóteles, essa ferramenta baseia-se na elaboração de um questionário formado por sete perguntas: why (porquê), what (o que), where (aonde), when (quando), Who(quem), how (como) e how much (quanto custa.

5W2H

• O que deve ser feito? (a ação, em si); • Por que esta ação deve ser realizada? (o objetivo); • Quem deve realizar a ação? (os responsáveis); • Onde a ação deve ser executada? (a localização); • Quando a ação deve ser realizada? (tempo ou condição); • Como deve ser realizada a ação? (modo, meios, método, etc); • Quanto será o custo da ação a realizar? (custo, duração, intensidade, profundidade, nível de detalhamento, etc).

Exemplo elaborando um plano de ação para organizar um evento de confraternização mensal para os funcionários de uma empresa, com o tema do campeonato mundial, em uma hipotética final entre Brasil e Argentina. (Blog Iprocess)

Gráfico de Gantt • “O Gráfico de Gantt continua sendo uma das estruturas mais usadas no gerenciamento de projetos se há tantos softwares, sistemas e recursos inovadores disponíveis por aí? O que será que essa ferramenta, que foi pensada em 1800 e reformulada em 1910, tem a agregar para você e sua equipe? A verdade é que nem estamos brincando nem é coisa de gerente de projetos das antigas! O Gráfico de Gantt é mesmo extremamente atual e pode se tornar um grande aliado quando o assunto é gerir projetos com eficácia, mantendo a equipe focada naquilo que deve ser feito. Que tal conhecer melhor o potencial dessa ferramenta?”(Project Builder) • Em meados de 1800, o engenheiro polonês Karol Adamiecki elaborou um documento para acompanhar o fluxo de trabalho de maneira visual, o qual nomeou de harmonogram. Mais de um século depois, em 1910, Henry Gantt (engenheiro social, um dos precursores da engenharia industrial) aproveitou esse modelo para se inspirar e, então, criar o chamado Gráfico de Gantt, uma ferramenta que tinha por objetivo acompanhar o trabalho dos supervisores das fábricas para evitar atrasos na produção.(Project Builder) • “Esse gráfico é utilizado como uma ferramenta de controle de produção.” (Banas Fernando)

• “Mais de um século se passou e o Gráfico de Gantt continua servindo a diversos propósitos dentro do gerenciamento de projetos, mas seu principal objetivo ainda é mostrar de maneira bastante visual e de fácil compreensão como se desenvolve o cronograma completo dos trabalhos. Por meio de barras que representam uma linha do tempo, esse recurso permite que se tenha uma visão clara do tempo investido em cada tarefa e do prazo total para a entrega do projeto finalizado. Lembrando que ele não se limita apenas à linha do tempo, auxiliando também a organizar o projeto e promover um gerenciamento de qualidade.”(project Builder) • É uma ferramenta gráfica utilizada para projetos de planejamentos, monitoramento e coordenação. Um diagrama de Gantt é essencialmente uma grade que lista atividades e data limite. Cada vez que uma tarefa é completada, uma linha escurecida é colocada na célula apropriada do diagrama para indicar o fato. (Banas, Fernando)

VANTAGENS • Simples entendimento; • Visualização de atrasos com facilidade; • Escala de tempo bem definida; DESVANTAGENS • Inadequado para grandes projetos; • Dificulta a visualização das dependências entre atividades; • Vaga descrição de como o projeto reage às alterações; O Diagrama de Gantt é um gráfico de barras em que cada coluna corresponde a uma unidade de tempo e cada linha representa uma atividade. O comprimento de cada linha nos dá o tempo de execução da respectiva atividade, determina o posicionamento das linhas no gráfico, e as relações de precedências entre as atividades. Dizemos que há uma relação de precedência entre duas atividades, quando uma delas não pode se iniciar antes que a outra tenha sido encerrada. Assim, as atividades que podem se iniciar imediatamente, sem dependerem de outras, são chamadas “atividades precedentes”, ou seja, precedem às demais.

Por que usar Segmentação de tarefas Ao colocar o Gráfico de Gantt no papel, na planilha ou no software, você automaticamente desmembra as atividades do projeto em tarefas menores, o que permite visualizar com muito mais detalhes exatamente o que deve ser feito, quando e por quem.

Distribuição de responsabilidades Incluindo uma coluna a mais no seu gráfico, você pode determinar, ao lado de cada atividade, os responsáveis por tais ações. Com essa simples inclusão você mantém todos devidamente informados sobre suas atribuições dentro do projeto.

Interdependência de atividades No gerenciamento de projetos é mais que comum ter atividades interdependentes, ou seja, com uma tarefa precisando ser concluída para que outra seja iniciada. No Gráfico de Gantt você ordena as atividades de modo a identificar essas interdependências e conscientizar a equipe sobre a necessidade do cumprimento de prazos para que o cronograma não seja impactado.

Definição de prazos Ao iniciar um Gráfico de Gantt, você pode testar diferentes arranjos entre atividades e prazos, o que permite ter uma visão mais abrangente de todo o esforço a ser despendido ao longo do projeto. Com isso você identifica o caminho crítico e define os prazos com uma maior assertividade, deixando de correr o risco de dimensionar mal a data de entrega do produto final.

Controle do desenvolvimento Após finalizado o Gráfico de Gantt, compartilhe-o com sua equipe e monitore os avanços para ver se os prazos estão mesmo sendo cumpridos. Como essa é uma ferramenta bastante visual, o ideal é que você a disponibilize em um mural ou dashboard de controle para que todos tenham acesso à informação a qualquer hora.

Cronograma • “É uma ferramenta para gerenciamento do Tempo de um Projeto.

• Sua essência é a composição de uma lista de atividades interligadas por relações de dependência (obrigatórias, arbitrárias e externas), que aplicadas sobre um calendário (datas, feriados) e após a análise da disponibilidade de recursos humanos/materiais (Nivelamento de Recursos), possibilita a identificação e controle da data de realização de atividades.

• O cronograma normalmente é baseado no Gráfico de Gantt, que é uma ferramenta gráfica para visualização do trabalho ao longo do tempo.

• O grande segredo do cronograma é a identificação do Caminho Crítico, pois apenas com essa técnica o Gerente de Projetos têm a possibilidade de aplicar técnicas de controle (Fast Track, Crashing, Corrente crítica, buffers etc) que aumentem a probabilidade de entregar o projeto no prazo estipulado.”

• Como fazer um cronograma • A forma mais simples para explicar como montar é listar o passo a passo do processo: • Montar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto); • Listar atividades; • Estimar duração das atividades; • Definir Recursos das atividades; • Definir dependências entre as atividades; • Definir calendário para os recursos; • Definir data inicial do projeto; • Montar cronograma em uma ferramenta de Gestão de Projetos; • Nivelar recursos; • Identificar e analisar o caminho crítico; • Traçar uma linha de base; • Iniciar o monitoramento e controle do projeto.

Referências • Santos, A.A.M. dos. Guimarães, E. A. e Brito, G.P de. Gestão da qualidade: conceito, princípio, método e ferramentas. Revista Científica INTERMEIO. Faculdade de Ensino e Cultura do Ceará – FAECE / Faculdade de Fortaleza – FAFOR. 2013.

• Banas, F. Ferramentas de Qualidade: Diagrama de Causa e Efeito. Banas Qualidade • Amorim.D.F.B.de. O ciclo PDCA e algumas das ferramentas da qualidade. In www.administradores.com.br. 2015.

• https://www.axado.com.br/ciclo-pdca-como-se-manter-em-constante-melhoria/ • https://www.citisystems.com.br/diagrama-de-pareto/ • http://comexito.com.br/7ferramentas/curso_sete_ferramentas_01.pdf • http://www.administradores.com.br/artigos/academico/o-ciclo-pdca-e-algumas-das-ferramentas-da-qualidade/90 924/ • http://www.projectbuilder.com.br • http://www.elirodrigues.com/serie-como-fazer-um-cronograma/como-fazer-um-cronograma-parte-1/