ICP Decommissioning

Eind dit jaar moet het klaar zijn: de ontmanteling van de fabriek waarin de inhalatiecapsules werden gemaakt. Alle voorzieningen, machines en apparatuur moeten dan zijn stopgezet, opgeruimd en weggebracht (waar mogelijk voor hergebruik of recycling). Met inachtneming van alle veiligheidseisen binnen de pharma. Sharief Goelaman en Jordi Casadevall tekenden voor dit avontuur. Ze lijken nog ontspannen, maar ze zijn zich bewust van de complexiteit van deze klus in de komende maanden. We kijken met ze vooruit.

In kaart brengen

Sharief Goelaman is aangewezen als Project Lead Decommissioning ICP. Hij startte 3 maanden geleden met het in kaart brengen van het project. Sharief: “In Haarlem is dit nog niet eerder op zo’n schaal gedaan. Wel zijn er binnen Teva Global richtlijnen en voorbeelden beschikbaar. Daar ben ik eerst in gedoken. Daarna ben ik met de 9 afdelingen om tafel gegaan die sowieso bij het project betrokken zijn, zoals QC, QA, Supply Chain en E&M. Met hen werkte ik aan een protocol per afdeling en daarnaast aan het overkoepelende high-level plan. De afdelingsprotocollen en het high-level plan zijn bijna klaar voor goedkeuring door het SLT. Dat is echt snel gegaan!”

Core & sub-decommissioning teams

Vanuit ieder van de 9 betrokken afdelingen is 1 SME (Subject Matter Expert) in het decommissioning-projectteam gevraagd. Zo is Jordi Casadevall vanuit E&M cruciaal voor het stopzetten en veilig opruimen van alle voorzieningen en machines.

Jordi legt uit: “Het is niet zomaar een gewone verhuizing. We hebben te maken met krachtstroom, hoge druk, toxische stoffen en hoge temperaturen. Veiligheid voor mens en milieu staat natuurlijk voorop. Voordat risk assessments en protocollen daarvoor zijn uitgewerkt en goedgekeurd, komt er heel wat kijken”.

Binnen iedere afdeling is er naast de SME dan ook een sub-decommissioning team aangesteld, die de daadwerkelijke planning en uitvoering op detailniveau doet. Sharief coördineert deze sub-teams.

Stap voor stap

Het project valt uiteen in een aantal grote milestones:

1: het plan en de protocollen

2: partners aanstellen

3: daadwerkelijk verplaatsen en afvoeren van materiaal

4: het schoon opleveren voor toekomstig gebruik

Sharief zegt over de partners in stap 2: “We zoeken naar partijen die bijvoorbeeld elektriciteit kunnen ontmantelen of zware spullen kunnen verplaatsen en transporteren. Het is een netwerk aan specialisten dat we erbij moeten betrekken. De vraag is of we losse specialistische bedrijven aantrekken of één partner die alles in huis heeft. We zijn nu in gesprek en beoordelen offertes. Daar moet vervolgens budget voor worden vrijgemaakt.”

Alles moet gewoon blijven draaien

Die externe ondersteuning is nodig omdat tijdens de verbouwing veel gewoon doorloopt. De afdeling Parenterals draait bijvoorbeeld op volle toeren door. Dat vormt de grootste uitdaging. Daarnaast bestaat het project uit 3 locaties binnen Haarlem: TRIP, wat echt plat gaat en dus helemaal leeg moet. ICP Packaging met de grote machines en ICP, dat uiteindelijk leeg komt en behouden blijft voor storage, want Teva blijft het gebouw gewoon huren.

De deadline voor het leeg opleveren van ICP ligt vast op het einde van 2024. De avonturen die Sharief met het projectteam en de sub-teams nog zullen meemaken blijven we op de voet volgen in tekst, beeld en geluid. Zodat iedereen nu, maar ook over jaren, mee kan beleven wat er bij dit project allemaal komt kijken!

Een aantal statistieken van het project:

• 1 projectleider

• 9 SME’s (onderwerpdeskundigen)

• 3 tot 5 personen in sub-decommissioning teams

• 3 locaties

• 117 machines te verplaatsen

• 27 weken tot de deadline

• ±100 projectvergaderingen

• 4536 uren tot de deadline

• ±50 decommissioning formulieren

---

English

How to eat an elephant (solution: in pieces...)

By the end of this year, it must be finished: the decommissioning of the factory in which the inhalation capsules were made. All utilities, machinery and equipment should then be discontinued, cleaned up and taken away (where possible for reuse or recycling). In compliance with all safety aspects within pharma. Sharief Goelaman and Jordi Casadevall signed on for this adventure. They still seem relaxed, but they are aware of the complexity of this job in the coming months. They look ahead.

Mapping the project

Sharief Goelaman has been assigned as Project Lead Decommissioning ICP. He started mapping the project 3 months ago. Sharief: “In Haarlem, this has not been done before on such a scale. However, there are guidelines and examples available within Teva Global. I dived into those first. After that I had meetups with the nine most involved departments like QC, QA, Supply Chain and E&M. With them, I worked on a protocol for each department and on the overall high-level plan. The departmental protocols and the high-level plan are almost ready for approval by the SLT. That has gone fast!”

Core & sub-decommissioning teams

From each of the 9 departments involved, 1 SME (Subject Matter Expert) has been requested on the decommissioning project team. For example, Jordi Casadevall from E&M is crucial for the shutdown and safe clearance of all facilities and machinery.

Jordi explains: “It's not just any ordinary relocation. We must deal with power current, high pressure, toxic substances and high temperatures. Safety for people and the environment is of course paramount. It takes time for risk assessments and protocols for this to be worked out and approved.”

Within each department, therefore, there is a sub-decommissioning team in addition to the SME, which does the actual planning and execution at the detailed level. Sharief coordinates these sub-teams.

Step by step

The project breaks down into several major milestones:

1: the plan and protocols

2: appointing partners

3: actually moving and disposing of materials

4: delivering it clean for future use

Sharief about the partnerships in step 2: “We are looking for partners who can, for example, dismantle electricity or move and transport heavy items. It's a network of specialists that we need to involve. The question is whether we attract separate specialist companies or one partner who has everything. We are now in talks and evaluating offers. We then must allocate the budget.”

Operation goes on

The external support is necessary because during the renovation much of Teva’s operation will continue as usual. For example, the Parenterals department is running at full speed. That poses the biggest challenge. In addition, the project consists of 3 locations within Haarlem: TRIP, which will really be torn down, thus needs to be completely emptied. ICP Packaging, with the big machines and ICP, which in an empty state will be kept for storage, because Teva continues to rent the building.

The deadline for vacating ICP is set for the end of 2024. We will closely follow the adventures that Sharief, along with the project team and sub-teams, will experience in text, image, and sound. This way, everyone can not only follow along now but also relive what this project entails for years to come!

Some details of the project:

• 1 project manager

• 9 SMEs (Subject Matter Experts)

• 3 to 5 people in sub-decommissioning teams

• 3 locations

• 117 machines to relocate

• 27 weeks to the deadline

• Approximately 100 project meetings

• 4536 hours to the deadline

• Approximately 50 decommissioning forms