Organización de una feria de bodas

PROYECTO FINAL

ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE EVENTOS

OPCIÓN C

Se ha generado una necesidad de redefinición de proyecto, de una de las ferias de Bodas más importantes de Cataluña. El sector pedía un cambio y la dirección y organización de la nueva edición cae en tus manos.

Para resolver el caso que se expone, el alumno deberá de desarrollar las 3 fases que corresponden al proceso de la organización de dicha feria.

FASE 1

1.-Objetivos ¿que se pretende conseguir con la organización de la feria?

2.-Definir quién es tu público; Expositores Vs Asistentes

3.-Análisis de la competencia

FASE 2

1.-Define la propuesta en valor

a. Define un listado de actividades que añadan valor a la parte de la pura exposición. Es tan importante como captar expositores que vendan o enseñen sus productos o servicios, es conseguir que los pasillos y las salas estén abarrotadas de asistentes. Ejemplo: invitación y búsqueda de ponentes potentes. Reunión de Foodtrucks para la satisfacción primaria del asistente...

En definitiva, actividades que cubran 3 necesidades:

i. Entretenimiento

ii. Aprendizaje

iii. Networking

2.-Planifica tareas y tiempos

a. Determina las herramientas de trabajo que utilizaréis para una buena gestión del tiempo y comunicación

b. Realiza un retrotiming

c. Realiza un check list para mantener control de tareas

d. Realiza timing para el día D

3.-Canales de distribución

a. ¿Cómo hacer llegar la propuesta de valor a los clientes y a través de qué canales?

4.-Relación con los clientes

a. ¿A quién me dirijo? ¿Quién es mi target? ¿Tengo diferentes targets? ¿Cómo llego a mis clientes?

5.-Actividades clave a la hora de organizar una feria

6.-Recursos claves con los que se cuenta para llevar a cabo la feria

7.-Alianzas clave con quien cuentas para organizar la feria

8.-Fuentes de ingresos.

9.-Resumen de la Estructura de costes

FASE 3

1.-Analiza y mide los resultados:

Una vez se cierran las puertas del recinto, es cuando deberás analizar todos los resultas y medir la consecución de tus objetivos marcados.

PresentacióndelEvento

La Feria The Wedding Hall se ha consolidado como uno de los eventos más importantes de Barcelona. Del 30 de marzo al 4 de abril de 2018 se celebrará la vigesimotercera edición de esta feria en la Fira Barcelona Gran Via, de la mano de AllEvents Agency, cuya directora al mando de la Organización de dicho Evento será Tania De las Cuevas Lecuona. Estas fechas conforman la primera edición de este año 2018, pues es un evento organizado semestralmente debido a la gran importancia que tiene para el sector.

Durante seis días los visitantes a feria podrán ver toda la oferta existente en el territorio catalán en lo que a bodas y celebraciones, en general, se refiere.

Las parejas que se van a casar entre el 2018 y 2019 visitarán, sin lugar a dudas, nuestras instalaciones para ir preparando los detalles de un día tan especial, así como aquellas personas que en fechas venideras, estén pensando en realizar alguna celebración especial.

Esta edición mantendrá los precios de los stands del año anterior, por lo tanto se consolidarán los descuentos especiales que hemos aplicado en las ediciones de los tres últimos años.

Dado el éxito y la alta calidad en la presentación de los stands de los años anteriores, mantendremos el premio al mejor stand de la feria. De esta manera se pretende que año tras año, la calidad de los montajes se mantenga.

Además, la feria contará con pasarela de moda, sala de actividades y exposición fotográfica, entre muchas otras actividades.

Ficha Técnica

1. Objetivos

Los objetivos principales que recoge esta Feria de Boda de Barcelona son:

• Lograr un cambio en la organización y gestión de este evento, así como innovar en el desarrollo del mismo, valiéndonos de las nuevas tecnologías, ya sea animando a los asistentes a participar en las redes sociales o con la herramienta de gamificación.

• Conseguir que esta feria sea un lugar de negocio y de apoyo para el sector de eventos para favorecer la creación de empleo y actividad económica.

• Hacer, de este evento, que todos los espectadores, ya sean expositores o asistentes, recuerden este certamen como “la feria de la ilusión”, ya que el público visitará las instalaciones para planificar los detalles de un día especial.

• Debemos aumentar el número de expositores, pues se trata de uno de los eventos de Boda más importantes de Barcelona, por tanto es primordial que consigamos captar nuevos expositores que deseen vender y enseñar sus productos y servicios en nuestra feria.

• Relacionado con el objetivo anterior, también es muy importante lograr el mayor número de asistencia posible en nuestro acto, así como fidelizar con los mismos para que regresen a la próxima edición del evento.

2. Público objetivo

Nuestro público objetivo es bastante variado, pues nos encontramos con dos grupos completamente diferenciados, los expositores y los asistentes:

Expositores

Expositores veteranos que ya hayan participado en ediciones anteriores de nuestro evento y deseen seguir haciéndolo debido al prestigio que posee el mismo (público actual).

Nuevos expositores que deseen participar por primera vez en la edición de nuestro evento, debido a que quieren darse a conocer mediante la feria, gracias al prestigio que posee al ser una de las más grandes de Barcelona (público potencial).

Asistentes

Mujeres y hombres que estén interesado en la temática del evento (bodas y celebraciones matrimoniales), debido a que planean enlazar su matrimonio en fechas venideras.

Profesionales (wedding planners, organizadores de eventos, profesionales de moda, profesionales en decoración, etc.) que deseen estar actualizados en el tema.

Personas que, simplemente por interés o por gustos, deseen acudir al evento.

3. Análisis de la competencia

Las Ferias especializadas en el sector nupcial son una perfecta oportunidad para conocer proveedores y escoger ideas en base a la celebración de la boda. Durante el año, se realizan muchas ferias, y especialmente dedicadas a las celebraciones de Bodas. Por tanto, se podría decir que este sector es bastante demandado por el público y las empresas acuden a satisfacer las necesidades de los demandantes.

Una de las cosas más importantes que hay que realizar antes de preparar un evento, es el análisis de la competencia, pues nos ayuda a determinar en qué posición se encuentra nuestro evento respecto a otras celebraciones especializadas en el mismo sector. A continuación, se mostrará un listado de las principales ferias de bodas que se organizan en el territorio Catalán:

• Tot Nuvis (Girona), con la presencia de proveedores de la zona.

• Expocerimònia (Vallès).

• Bodamarket (Granollers), con la presencia de proveedores del sector, así como talleres y cursos.

• Saló Boda (Centro de Congresos del Tecnocampus de Mataró), considerado uno de los salones más importantes de Cataluña.

• Boda Priveé (Barcelona), es un showroom privado para novios que quieren una experiencia diferente en la Organización de su Boda.

• Barcelona Bridal Fashion Week (Barcelona), mayor referente internacional del sector nupcial. Organiza en dos fechas distintas un Fashion Show para todos los públicos y el Professional Trade Fair.

• Saló dels Esdeveniments – Celebracions, nuvis i festes (Igualada).

• The Wedding Fashion Night (Barcelona), es un evento donde se exponen las tendencias del sector nupcial para que los novios y profesionales se inspiren con las propuestas más innovadoras con una inspiration Board de referencia.

• Fira Nuvis (Barcelona y Sabadell), es una feria referente que lleva más de 27 años en el sector nupcial.

• Mi Boda (Fira de Barcelona), es una de las primeras ferias de Bodas en Barcelona que cuenta con más de 18.000 visitantes y 2.000 empresas.

• Exponuvis (Calella), consolidada como referente en el sector nupcial.

• Fira Nuvis Catalunya Central (Manresa), con actuaciones, pasarelas y talleres.

Lo que esencialmente hace diferente a The Wedding Hall es que es uno de los eventos más grandes y prestigiosos de la ciudad de Barcelona. Esto ha sido posible gracias a la popularidad y reconocimiento que ha obtenido a lo largo de todas sus ediciones.

El principal provecho que tiene este certamen es que los expositores ofrecen precios especiales para los visitantes, así como participaciones en concursos o cupones de descuentos, además de otras ventajas que despiertan el interés de los consumidores que asisten al evento.

Así pues, la gran variedad de stands permite al público que acude a la feria a conocer los diferentes productos y servicios que puede llegar a ofrecer el sector nupcial. Esta integración de servicios y productos es lo que define la ventaja competitiva que ofrecen los expositores dentro de nuestro evento.

Del mismo modo, la feria The Wedding Hall organiza diversas actividades durante los días de feria. Algunas de ellas son: pasarela de moda de distintas marcas que presenten sus vestidos, talleres DIY para la decoración de la boda, cursos de maquillaje, actuaciones, etc.

Podríamos concluir que nuestro evento necesita un cambio en el sector para lograr que los expositores soliciten participar en nuestro evento y que los pasillos y salas del recinto en el que se va a celebrar estén abarrotadas de asistentes. Esto se debe a que la organización de ferias de bodas abarca un espacio muy amplio en el sector instalado en Cataluña, por lo que debemos lograr que The Wedding Hall siga formando parte de uno de las ferias más destacadas de Barcelona.

1. Propuesta de valor

Cuando hablamos de propuesta de valor, nos referimos a la ventaja competitiva que posee nuestro evento con respecto a los competidores, ofreciendo a los consumidores mayor valor y distinción con otras ferias. Mediante el desarrollo de nuestro evento podemos diferenciarnos de distintas maneras:

Nuestro certamen se diferencia en función de los servicios que ofrece, ya que a la feria asistirán 250 empresas distintas que ofrecerán sus productos y servicios interactuando directamente con los consumidores. De este modo, los consumidores podrán conocer de primera mano los productos y servicios que se les están ofreciendo. Esta integración de servicios y productos es lo que define la ventaja competitiva que ofrecen los expositores dentro de nuestro evento.

Debido a que nuestra feria contiene una temática de eventos de bodas, podríamos afirmar que también se diferencia en función de la imagen, pues toda la decoración del recinto estará dedicado al sector nupcial.

Pero lo que hace esencialmente diferente a The Wedding Hall es que es uno de los eventos más grandes y prestigiosos de la ciudad de Barcelona. Esto ha sido posible gracias a la popularidad y reconocimiento que ha obtenido a lo largo de todas sus ediciones. Esto se debe, en parte, a que durante los días de feria se organizan diversas actividades, impartidas por los profesionales de las empresas expositoras que participarán en el evento. De este modo, las actividades cubrirán las tres necesidades básicas del público: entretenimiento, aprendizaje y networking.

Actividades

Pase de modelos, los diseñadores de moda nos mostrarán la nueva colección de temporada de los vestidos de novia, trajes de novio y vestidos de dama de honor.

Talleres Do It Yourself, para la decoración de la celebración, tarjetas de invitación, regalo a los invitados, photocall, etc.

Cursos de maquillaje y peinados de fiesta.

Taller de cambio de imagen y consultoría de belleza.

Exhibiciones de fotografías relacionadas con el tema.

Muestras de sesión de fotografías a los modelos vestidos de gala.

Taller de cómo posar en la sesión de fotos de tu boda.

Clases de Vals.

Taller de Protocolo y Ceremonia Civil.

“Boda en directo”.

Prueba y paseos en coches antiguos.

Actuaciones de deejays, baile y orquesta, para animar el ambiente de la feria.

Sorteo de regalos a los asistentes.

Entrega de premios a los expositores.

FoodTrucks de exposición y degustación.

Cóctel y Catering degustación.

Fiesta exclusiva para invitados (expositores, modelos y figuras importantes dentro de la moda nupcial).

Zona de cóctel que sirve de lugar de reunión situado en el centro del establecimiento donde disfrutar de buena música y una copa mientras se hable de la moda nupcial.

2. Planificación de tareas y tiempos

La manera más eficaz de llevar a cabo un evento es utilizando las diferentes herramientas de trabajo, que nos facilitan la organización de las tareas y los tiempos. Existen diversas herramientas, las cuales podemos encontrar como páginas web en Internet, muy útiles para tener en formato online.

Para la organización de esta feria realizaremos el Retrotiming, Checklist y Timing del día del evento.

A continuación se realizará el diseño de cada planificación, basado en la feria que estamos organizando:

Retrotiming

El retrotiming es una herramienta muy útil para la gestión del tiempo, con el fin de no perder ni un sólo detalle y cumplir con la fecha final de los plazos. Así pues, el retrotiming sería un calendario donde veríamos en qué orden tenemos que hacer todas las tareas previas al evento, durante el evento y posteriores al evento. El objetivo final es que el día indicado esté todo perfecto y no surjan imprevistos.

Semanas (4 meses: enero - abril)

Descripción

X

Checklist

La checklist es un repertorio de tareas especificadas que marcan paso por paso el proceso que hay que desarrollar sin dejarnos ningún elemento por el camino.

Son muy útiles para la etapa del pre-evento pero sobre todo para los días previos al evento, ya es que es la etapa más dinámica y se debe trabajar muy intensamente. Las ventajas de su uso permiten delegar y controlar de una manera más precisa cada una de las acciones en cada sector del evento.

Para organizar la checklist, lo ideal es tener bien distribuidos cada uno de los sectores de la organización del evento, que tendrán a cargo varias actividades. Así, cada lista de los sectores de la checklist estarán encabezadas por el coordinador de cada espacio.

A continuación se presentará la checklist diseñada para la organización de nuestra feria:

PRE-EVENTO

Planificación Consultas con los principales interesados

☐ Visión general del evento

☐ Finalidad del evento

☐ Beneficios del evento

☐ Diferenciación del evento

☐ Objetivos del evento

☐ Descripción del evento

☐ Identificar público objetivo

☐ Selección de la fecha

☐ Selección del lugar de celebración

☐ Director y equipo del evento

☐ Plazos

☐ Presupuesto

☐ Timing

Recinto de celebración

☐ Confirmación del recinto

☐ Confirmación del aforo

☐ Registro de consultas

☐ Reunión de planificación

☐ Reunión informativa: antes del evento

ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

Operaciones

☐ Contacto con la policía

☐ Permisos

☐ Acceso para discapacitados

☐ Accesibilidad

☐ Parking

☐ Responsabilidad pública

☐ Seguros

☐ Plan de seguridad

☐ Acceso de emergencia Organización

☐ Programa

☐ Cronograma

☐ Plano del recinto

☐ Lista de invitados especiales

☐ Ambulancia/primeros auxilios

☐ Limpieza del lugar de celebración

☐ Radios bidireccionales

☐ Gestión de riesgos

☐ Plan de contingencia

Expositores Medios imprescindibles

☐ Convocatoria para los expositores

☐ Confirmación de expositores

☐ Confirmación de stands

☐ Comprobación de stands

Entradas

☐ Detalles de entrada y salida

☐ Formulario de registro

☐ Descarga aplicación validación

☐ Proceso de bienvenida (validación de las entradas)

☐ Identificaciones para networking Patrocinio

☐ Estrategia de patrocinio

☐ Posibles patrocinadores

☐ Evaluación del programa de patrocinio

☐ Merchandising

☐ Medios humanos

☐ Elementos físicos:

☐ Banderas

☐ Vallas y cordones

☐ Carteles

☐ Elementos decorativos

☐ Sillas

☐ Mesas

☐ Escenario

☐ Atril

☐ Gradas

☐ Tarimas

☐ Altavoces

☐ Material técnico:

☐ Elementos de iluminación

☐ Equipos audiovisuales

☐ Pantallas de proyección

☐ Reporting Publicidad y promoción Servicios

☐ Ordenadores

☐ Traducción simultánea

☐ Promoción antes del evento

☐ Publicidad en periódicos locales

☐ Entrevistas en la radio local

☐ Comunicados de prensa

☐ Invitaciones a las autoridades

☐ Carteles

☐ Folletos

☐ Señalización

☐ Página web

☐ Acción en redes sociales

☐ E-mailing invitación a base de datos

☐ Cuñas radio local

☐ Anuncios periódicos locales

☐ Envío comunicación a medios

☐ Landing page del evento

☐ Servicios de catering

☐ Servicios de restauración

☐ Cocktail de inauguración

☐ Agua y bebidas

☐ Licencias (bebidas alcohólicas)

☐ Zonas para consumo de bebidas alcohólicas

☐ Centro de información

☐ Centro de comunicación

☐ Aseos

POST-EVENTO

Medición de los resultados Acciones

☐ Medición de los resultados:

☐ Diseño de encuestas

☐ Realización de encuestas

☐ Medición de los resultados

☐ Resultados económicos

☐ Cumplimiento de los objetivos

☐ Resumen informativos de asistentes

Timing del día del evento

☐ Agradecimientos

☐ Refuerzo en las redes sociales

☐ Rueda de prensa

Conclusiones

☐ Memoria del evento

☐ Posibles contactos comerciales

☐ Reunión posterior: después del evento

El timing es una guía donde se refleja minuto a minuto todo lo que va a ocurrir en el desarrollo del evento. Esto nos sirve para planificarlo y nos ayuda a evitar posibles imprevistos.

Esta plantilla es entregada antes del evento a todos los proveedores que participarán en el evento, con el fin de que conozcan todos los pasos y acontecimientos que ocurrirán durante la feria, respetando cada uno de los tiempos.

Del mismo modo, podríamos relacionar directamente el timing del evento con el programa del mismo, el cuál es proporcionado al público asistente para que conozcan los horarios de los desfiles, las clases, los cursos, los talleres (workshops), y todas las actividades que se desarrollarán en nuestra feria. Así pues, esto será posible elaborarlo una vez tengamos la confirmación de todas las actividades a realizar, pues la organización del mismo lleva un proceso muy elaborado en el que se deben distribuir bien por todo el espacio del recinto las acciones que se realizarán en el mismo. Tan importante es tener en cuenta que puede resultar de gran interés algunas de las actividades, que se deberán realizar durante varios días, e incluso, tener en cuenta que no se solapan los horarios con otra actividad de interés.

A continuación se mostrará un ejemplo del diseño mediante el que se realizará nuestro programa dirigido al público asistente, así como los planos del recinto y cómo estará distribuían el espacio:

• Planos:

• Folleto:

3. Canales de distribución

El marketing mix es uno de los elementos del marketing que se utiliza para englobar a sus cuatro componentes: producto, precio, distribución y comunicación. Estas cuatro variables se deben combinar con coherencia para que se complementen entre sí y las estrategias tomadas sean exitosas.

En este apartado, nos centraremos en describir el mix de comunicación que llevará a cabo nuestra empresa para la creación de The Wedding Hall. Gracias a la comunicación, AllEvents Agency puede dar a conocer la feria de bodas, proporcionando a un público objetivo los servicios que tal evento pueda ofrecer.

En el mix de comunicación podemos encontrar diferentes herramientas de comunicación: publicidad, promoción de ventas, eventos y experiencias, relaciones públicas, marketing directo, marketing interactivo, marketing boca a boca y venta personal. Todas estas nos permitirán desarrollar estrategias distintas de comunicación, que determinarán la forma en la que llegarán a nuestro público, así como al mercado en general y a nuestra competencia.

A continuación se describirá cada uno de las estrategias que utiliza nuestra empresa en la actividad que elabora para la feria:

• Publicidad: es cualquier forma pagada de presentación no personal y promoción de ideas, bienes o servicios por un patrocinador identificado a través de medios impresos, medios de

radiodifusión, medios de comunicación en red, soportes electrónicos y soportes de visualización. La publicidad es la manera más directa y rápida para darnos a conocer al público en general. Por tanto, para nuestra feria desarrollaremos distintas acciones de publicidad en distintos medios y soportes (radio, periódicos, redes sociales, vallas publicitarias carteles, y patrocinio).

• Promoción de ventas: son incentivos a corto plazo para estimular la compra de un producto o servicio, incluyendo distintas promociones. Una de las causas por la que se realiza la feria, es para que el público conozca a gran parte de las empresas que operan en el sector nupcial. Por tanto, las empresas que acudirán a nuestra feria como expositores, realizarán distintas promociones y precios especiales a los asistentes, con el objetivo de fidelidad con ellos y que les contraten para su día especial. Del mismo modo, algunos de los expositores tendrán un convenio con nuestra empresa dedicado a proporcionar a los asistentes descuentos para la cafetería del recinto.

• Eventos y experiencias: son actividades y programas patrocinados por la empresa y diseñados para crear interacciones diarias o especiales con los consumidores relacionadas con la marca. AllEvents Agency dedica su actividad en el mercado a la organización gestión de eventos, y por lo tanto, esta estrategia de comunicación es la que nos define como empresa. Asimismo, esta estrategia es llevada a cabo, no sólo porque es la actividad a la que se dedica nuestra organización, sino porque como empresa productora de eventos, también nos sirve para interactuar con el público, fidelizar con ellos, y posiblemente que en un futuro próximo nos contraten para gestionar el desarrollo de un evento.

• Relaciones públicas: son actividades (internas para los empleados, externas para los clientes y otras partes interesadas) de compromiso que posicionan, preservan y promueven la imagen de la empresa en el mercado; son acciones desinteresadas que consisten en la opinión externa. Nuestra empresa, organizadora de la feria, puede llevar a cabo esta estrategia de diferentes maneras: invitando a los medios a que vayan a la presentación de la feria; entrevista en la radio, nota de prensa o reportajes acerca de la feria; tras el evento, posiblemente haya personas satisfechas que quieran contar su experiencia sobre los días de feria, así como dar consejos de manera desinteresada, simplemente por gratitud a la organización de la misma.

• Marketing interactivo: son actividades y programas diseñados para involucrar a los clientes directa o indirectamente, aumentar la conciencia, mejorar la imagen u obtener ventas de productos y servicios. Esto se refiere básicamente al uso de las redes sociales para atraer a los clientes. Las campañas promocionales en diferentes plataformas de medios, lo cuál es una estrategia bastante usual de llevar a cabo en un evento, así como una feria como la que estamos organizando. Así pues, se ejecutan para motivar a los clientes a comprar el producto o servicio.

• Marketing word-of-mouth: es la forma más barata e importante del marketing, donde un cliente feliz se refiere a un producto o servicio de la empresa a otro cliente potencial, sin buscar ningún incentivo y basándose en la total confianza que tiene para ofertar a la compañía. Por esta razón, es de gran importancia que el evento sea atractivo para que el público acuda a él, así como que sea exitoso para que se produzca esta acción de comunicación.

• Venta personal: se trata de que el comercial interactúe cara a cara con uno o más compradores potenciales con el propósito de hacer presentaciones, contestar preguntas y obtener pedidos. En

nuestra feria, esta estrategia será posible, pues son los expositores los que llevarán a cabo una venta personal y directa con los clientes. Además, como bien hemos mencionado anteriormente, uno de los objetivos del evento es que sea un lugar de negocio, por lo que nuestra empresa también estará involucrada en tomar contactos de clientes potenciales para la posible organización de eventos en el futuro.

4. Relación con los clientes

Para poder realizar una estrategia comunicativa que suponga un gran éxito, primero debemos identificar nuestro target Mediante el proceso de comunicación, buscaremos llegar a una mayor audiencia, ya sea nuestro público objetivo, o nuestro público potencial, para así influir en que estas personas acudan a nuestra feria. Así pues, nuestro público está formado por expositores y asistentes que deseen acudir a nuestra feria, destinada al sector nupcial, buscando el disfrute de una experiencia inolvidable en la que aprendan y observen los preparativos de un acontecimiento tan especial como lo es un enlace matrimonial.

Tras un estudio amplio sobre la estrategia de marketing, podemos afirmar que los objetivos del marketing se recogen distintas fases que influyen en el comportamiento de nuestro público, posibilitando el reconocimiento de nuestra feria. También podemos diferenciar dos etapas distintas, compuestas por las fases descritas para la finalidad que desarrolla el estudio de mercado:

• Conciencia: el consumidor debe de saber sobre la existencia de nuestra empresa organizadora de eventos.

• Conocimiento: debemos fomentar el conocimiento que posee nuestra ventaja competitiva respecto a los competidores, es decir, la experiencia y el aprendizaje de todos los productos y servicios que ofrecen nuestros expositores, para que nuestros clientes potenciales acudan a la feria.

Estas dos primeras etapas son fundamentales, debido a la importancia que tienen para la actividad de este tipo de evento. Asimismo, es importante tratar de comunicar a los clientes de la mejor manera posible para que estas fases se realicen de manera exitosa, con el propósito de que nuestros públicos objetivos sean conscientes de la existencia de nuestra empresa.

• Gusto: cuando nuestro público establezca conexión con nuestra empresa a lo largo de esta fase, ya habremos obtenido una reacción positiva de ellos hacia nuestro evento.

• Preferencia: nuestra ventaja competitiva es lo que nos diferencia de nuestros competidores, por tanto, debemos lograr que el público nos prefieran por encima del resto.

• Convicción: la finalidad es enganchar a los asistentes de nuestra feria, haciendo que esta sea lo más atractiva posible para que nuestros públicos acudan a todas las ediciones venideras.

• Compra: es la fase final de las etapas del proceso de comunicación, la cuál es la más importante debido a que supondrá el éxito de nuestra empresa y evento, por lo que es igual de esencial que el éxito del resto de etapas.

El objetivo que queremos lograr con este proceso, es que finalmente los asistentes acudan a todas las ediciones que organicemos de la feria y adquieran los productos de los expositores, con el fin de crear negocio y apoyo para el sector de eventos favoreciendo la creación de empleo y actividad económica.

El mensaje que pretendemos reproducir debe cumplir con los objetivos fijados de The Wedding Hall, es decir, buscar el disfrute de una experiencia inolvidable en la que nuestros asistentes aprendan y conozcan todos los elementos necesarios para la preparación de una celebración de carácter nupcial. Así pues, con el diseño de este mensaje, queremos conseguir la atención, mantener el interés y despertar el deseo de todos nuestro público potencial respecto a la feria, para lograr la acción de que estos acudan al evento e interactúen posteriormente con los expositores participantes.

Por un lado, emplearemos el canal de comunicación masiva, ya que gracias a este medio, podremos llegar a muchas personas, siendo de gran relevancia captar la atención de nuestro público objetivo. Este canal será utilizado para crear conciencia y conocimiento de The Wedding Hall.

Para este canal, procederemos a realizar publicidad en la que incluiremos anuncios en la prensa convencional e Internet. Respecto a la prensa convencional, adjuntaremos formatos de publicidad en periódicos una semana antes de la celebración del evento, siendo de tamaño banner de 1⁄4 de página o pie de página.

También, otra posibilidad de realizar esta estrategia, sería mediante la publicidad exterior, ya sea en vallas publicitarias, carteles o publicidad en vehículos de transporte como guaguas un mes antes del comienzo de la celebración del evento.

Así pues, centrándonos ahora en el medio online, se contará con el servicio de difusión en distintos adservers como Google Adwords o Facebook Ads, realizando previamente una segmentación meditada que incluya el diseño de los banners un mes antes del inicio del evento. Del mismo modo, procederemos a anunciar el evento en los medios (redes sociales, cuñas de radio o módulo de periódico) con una campaña varias semanas antes de la fecha. El objetivo de éste es que busque relevancia en los medios, para que las personas a las que les pueda interesar participen y acudan al mismo.

Por último, las relaciones públicas es una de las herramientas de comunicación mediante la que podríamos promocionar el evento a través de la convocación de los medios, o con la participación de algún blogger o figura importante dentro de la moda que realicen un resumen del evento, favoreciendo así la imagen del sector. De este modo, esto sería una gran fortaleza para nuestra feria, ya que una opinión externa favorecerá a la credibilidad del resto de nuestros asistentes.

Por otro lado, emplearemos el canal de comunicación personal, en el que seleccionaremos a nuestro público objetivo para llegar a él mediante la interacción, a través de distintos medios.

La primera de las estrategias a mencionar, es word of mouth, que consiste en que un cliente feliz se refiera a un producto o servicio de la empresa hacia otro cliente potencial. Es una de las

estrategias de marketing más importantes debido a que se basa totalmente en la confianza de esta persona hacia la compañía, pues ésta consigue superar las expectativas de dicho cliente. Nos parece muy buena idea llegar al público mediante la estrategia de word of mouth, puesto que es influenciador y puede favorecer a que acuda un gran número de asistentes a nuestra feria. Refiriéndonos ahora al marketing directo, emplearemos el mail para cumplir con este tipo de comunicación, agradeciéndoles a nuestros expositores la participación en la feria. Además, por el newsletter mantendremos informados al público que hayan dado su consentimiento, acerca de nuestros otros tipos de eventos.

En cuanto al marketing interactivo, lo podemos definir como las actividades y programas en línea diseñados para involucrar a los clientes directa o indirectamente en el evento, aumentar su conciencia, mejorar la imagen u obtener ventas de productos y servicios. Esto se realiza gracias a las redes sociales para atraer a los clientes, pues son las campañas promocionales en diferentes plataformas de medios sociales las que motivan a los clientes para comprar el producto o servicio, lo cuál es una estrategia bastante usual de llevar a cabo en un evento, así como una feria como la que estamos organizando.

Emplearemos las redes sociales para llegar a un público muy amplio. La utilización de cada una dependerá del formato que presente cada cuál presente. Así pues, cabe destacar que la selección de estas redes se debe, en parte, a que existe la posibilidad de vincularlas unas con otras, haciendo que todas las publicaciones se puedan ver desde distintas plataformas. Por último, cabe mencionar que emplearemos hashtags que sirvan de refuerzo para el evento, ya que, tanto los expositores como la gente del público, pueden mencionarlos en las publicaciones, logrando que las jornadas lleguen a un público incluso más extenso. Estos estarán escritos en todas las publicaciones que realice el encargado de las redes sociales durante la feria.

Así pues, hemos contratado a una agencia de publicidad, que nos ha diseñado una página de Facebook Asimismo, esta red social formará parte fundamental de nuestra actividad en cuanto a medios de comunicación nos referimos. Mediante Facebook el cliente podrá contemplar las novedades, noticias y publicaciones de la feria, así como tendrá la opción de preguntarnos cualquier duda que tenga, ya que se la solucionaremos en la primera media hora, a través de los encargados de los medios digitales. Facebook, además de ser una red social, es una herramienta muy valiosa que nos permite llegar al público segmentado deseado, asegurándonos así, de la eficacia de nuestra publicidad en redes.

Además de estar en la plataforma de Facebook, el público nos podrá encontrar en otras redes sociales, como Twitter e Instagram, en las que The Wedding Hall también se encargará de dar información útil y pertinente para sus seguidores, aplicando el marketing de contenidos en sus publicaciones (con vídeos, motion graphics, imágenes, gifs...). Las cuentas de la feria no hablarán únicamente del evento en sí mismo, sino también proporcionarán información interesante y de utilidad, como pueden ser enlaces directos a las páginas web oficiales de cada uno de los expositores que asistirán al mismo, consejos sobre el día de la boda, etc. Igualmente, para todas aquellas personas que no tengan perfiles en las redes sociales, se les facilitará todas estas opciones mediante la página web de la feria. En ésta se incluirán los siguientes apartados: Información general de la feria (breve información de la empresa, enlace directo a la página web oficial de la empresa y búsqueda en el mapa, contacto, ficha técnica, galería de imágenes, catálogo para expositores, catálogo de los expositores, información

interesante de la feria: número y sección de cada stand, posibilidad de impresión del catálogo completo o de la selección interesante, planos, accesos y transporte), Expositores (información para participar, catálogo de servicios, aviso al expositor, zona de expositores), Visitantes (servicios al visitante, venta de entradas), Actividades (agenda de actividades), Prensa (club de prensa, dossier de prensa, comunicado de prensa, notas de prensa, noticias de empresas, solicitud de acreditación de prensa, imágenes de prensa, contacto con la prensa) y Ciudad (Barcelona turismo, viaje y alojamiento).

Para finalizar con las estrategias del canal de comunicación personal, mencionaremos la venta personal. Esta consiste en la interacción cara a cara de un comercial con los clientes, con el propósito de hacer presentaciones, contestar preguntas y proporcionar productos. En nuestra feria, esta estrategia será posible, pues uno de los objetivos del evento es hacer de este un lugar de negocio, por lo que nuestra empresa también estará involucrada en tomar contactos de clientes potenciales para la posible organización de eventos en el futuro. Esta integración a la hora de ofrecer productos y servicios es lo que define la ventaja competitiva que ofrece, no sólo nuestra empresa creadora de eventos, sino los expositores que participan en él.

En última instancia, creemos que nuestro evento puede cumplir con los objetivos de lograr la mayor asistencia posible a la feria, puede verse favorecida mediante la presencia de figuras importantes de la moda, ya sean las empresas expositoras participantes, o distintos invitados especiales que participen o estén presentes durante el desarrollo del mismo.

Con todas estas estrategias buscaremos crear un vínculo con todas y cada uno de las personas de nuestra público para lograr un posicionamiento positivo y crear un espacio para nuestra feria en sus mentes y ser una de sus primeras opciones cuando piensen en organizar una celebración.

5. Actividades clave

La feria de bodas estará compuesta por 420 stands, pertenecientes a 250 empresas distintas que operan en el sector nupcial ofreciendo diversos productos y servicios.

Se realizarán actividades de ocio y talleres para los asistentes, con el objetivo de que la feria sea un lugar de encuentro en el que el público asista más de un día. Con esto, pretendemos que este evento sea recordado como “la feria de la ilusión”, pues los espectadores acudirán para planificar los detalles de un día especial. Así pues, también lograremos el mayor número de asistencia posible en el acto, a la vez que fidelicemos con el público para que regresen a la próxima edición del evento.

Algunas de estas actividades son:

“Boda en directo”.

Pase de modelos.

Prueba y paseos en coches antiguos. Exhibiciones de fotografías.

Muestras de sesión de fotografías.

Actuaciones para animación (bailes, deejays y orquesta).

FoodTrucks de exposición y degustación.

Cóctel y Catering degustación.

Sorteo de regalos a los asistentes.

Entrega de premios a los expositores.

Talleres Do It Yourself.

Taller de cómo posar en la sesión de fotos de tu boda.

Taller de cambio de imagen y consultoría de belleza.

Taller de Protocolo y Ceremonia Civil.

Cursos de maquillaje y peinados de fiesta.

Clases de Vals.

Lugar de reunión donde disfrutar de buena música y una copa.

A continuación se proporcionará una descripción de los distintos productos y servicios que mostrarán nuestros expositores seleccionados en el evento:

• Comida y celebración: contactos de restaurantes, hoteles y parajes, catering y foodtrucks, fincas privadas y salones destinadas a la celebración del evento y personalización de tartas.

• Decoración: para el coche, la iglesia, el lugar de la celebración, e incluso para la habitación de los novios.

• Vehículo: alquiler de calesas, coches de época, coches de lujo y sidecar.

• Música: contrataciones de bandas, orquestas y deejays para la llegada de los novios a la iglesia (grupos regionales, de cuerda, de ambiente…), para la ceremonia (cuartetos de cuerda, sopranos…), para el coctel (de cuerda, de canto, de ambiente…) y durante y después de la ceremonia (deejays de fiesta, bandas de música…).

• Retratos y diseños gráficos: realización de retratos a bolígrafo, figuras en 3D, caricaturas, creatividades digitales especiales para novios e invitados, diseño de invitaciones, cómic de la historia de los novios, proyecciones de fotos y videos y reportaje original de la boda con fotos y videos.

• Servicios de animación: contratación de camareros infiltrados para amenizar el banquete, espectáculos de magia y monólogos personalizados, cuidadoras infantiles, contratación de maestro de ceremonias y servicios para despedidas de solteros.

• Servicios de belleza: contratación de peluquería a domicilio, maquilladoras presentes en la fiesta para la novia e invitadas y customizadoras de zapatillas en directo antes de la barra libre.

• Otros servicios: contratación de wedding planners y organización de bodas y eventos.

• Fotografía: contratación y diseño de photocall y fotomatón, y de fotográficos profesionales.

• Ceremonia: contratación de fuegos artificiales, suelta de palomas, entrega de arras con cetrería, cuadro de firmas con huellas y organizador de mesas.

• Moda nupcial: alquiler de trajes de novio y de novia, muestrario de vestidos de novio y novia y trajes de ceremonia para las damas de honor e infantiles, calzado de fiesta para hombres y mujeres, joyerías y alianzas, y complementos para el día de la boda.

• Regalos: organización de lista de regalos para los novios y organización de viajes de luna de miel.

Todo esto será posible mediante la estrategia que se ha desarrollado para llevar a cabo el objetivo principal de la feria: lograr un cambio en la organización y gestión de este evento e innovar en el desarrollo del mismo.

6. Recursos clave

A la hora de empezar con los preparativos, debemos tener en cuenta la fase de organización del evento. Para ello, se establecerá un calendario de trabajo, reparto de funciones y responsabilidades entre os miembros que forman el equipo humano y material físico imprescindible.

A continuación se presentará una lista de los elementos físicos de los que podemos precisar para la organización de la feria de boda:

• Banderas: usaremos banderas de la empresa AllEvents Agency para decorar el exterior del recinto

• Vallas y cordones: serán muy útiles en nuestro evento para acotar espacios o dirigir a los asistentes.

• Carteles: servirán para decorar la feria y manifestar quién es la empresa organizadora de la celebración de la misma.

• Elementos decorativos: flores, alfombras, lámparas, señales, biombos y paneles para separar unos stands de otros, globos, carpas y letras iluminadas. Cada stand estará decorado a gusto de su expositor.

• Sillas: necesarias en caso de que alguno de los asistentes necesite sentarse. También serán proporcionadas para los stands de los expositores y para los empleados que trabajen para nuestro evento. Además servirán para la zona de cóctel, nuestro lugar de reunión donde disfrutar de buena música y una copa.

• Mesas: serán proporcionadas para los stands de los expositores y para los empleados que trabajen para nuestro evento. También servirán para la zona de cóctel, nuestro lugar de reunión donde disfrutar de buena música y una copa.

• Escenario: necesario para la creación de un espacio en el que se pueda inaugurar la feria. También nos servirá para la creación de una de las pasarelas.

• Micrófonos: serán útiles para la megafonía del evento, en el que podamos informar a los asistentes de lo que ocurra y que éstos nos puedan escuchar y entender correctamente.

• Atril: evento que servirá para sostener, encima del escenario, el programa a realizar en el momento de la inauguración y presentación de los espectáculos que se realizarán en la feria.

• Gradas: serán utilizadas para la creación de la pasarela mayor, que permitirá a los asistentes tener una buena visión del espectáculo.

• Tarimas: serán necesarias para la creación de las pasarelas.

• Altavoces: imprescindibles para la megafonía necesaria del evento, y para animar el recinto con música y actuaciones.

• Iluminación: necesarios para crear la pasarela y conseguir que el establecimiento quede lo suficientemente iluminado para que luzca nuestra feria.

7. Alianzas clave

El patrocinio es una herramienta de comunicación comercial que permite ligar directamente una marca a una sociedad con un acontecimiento atractivo para un público determinado. Para que la feria salga adelante, debemos conseguir patrocinadores que nos respalden en la actividad económica. De este modo, podremos lograr que sea un evento exitoso.

Para conseguir patrocinadores debemos seleccionarlos correctamente, distinguiendo a quiénes podrían ser nuestros patrocinadores potenciales, es decir, aquellos que más se adecuan a nuestra empresa y a la temática de nuestro evento.

En primer lugar, debemos buscar compañías que patrocinen otros eventos o actividades similares a las de nuestra feria. En segundo lugar, debemos crear una lista de los que podrían ser nuestros patrocinadores potenciales. A continuación, es imprescindible recopilar información de nuestros patrocinadores potenciales para conseguir a nuestros patrocinadores. Así pues, podríamos conocer los beneficios que obtendrían ellos al patrocinar nuestra feria. Por último, gracias a la investigación habremos conocido de antemano las necesidades y objetivos de cada empresa, y por tanto, podremos comenzar a desarrollar un escrito donde se expongan las fortalezas y oportunidades que proporcionará el evento para conseguir que nos patrocinen. También nos valdremos de la rivalidad entre las empresas como estrategia propia para conseguir dicho objetivo. Cabe mencionar que es tan importante llevar a cabo un seguimiento de contacto con las empresas a las que les hemos enviado el paquete, como diferenciar la relación con las empresas que mayor contribución vayan a aportar a nuestro evento.

Un paquete de patrocinio es un documento que recoge dos informes distintos: en el primero, se proporciona información acerca de la empresa que solicita el patrocinio y la causa por la que lo solicita, y en el segundo se exponen los detalles específicos de cuáles serán los beneficios que adquiere el patrocinador por respaldarnos económicamente. Para realizar el paquete de patrocinio, es recomendable elaborar previamente una estimación de los gastos que supondrá el evento, pues así tendremos más control sobre la organización del mismo a medida que nos van confirmando las empresas patrocinadoras de la decisión de avalarnos o no. Es necesarios que el paquete de patrocinio sea diseñado individualmente, es decir, personalizado para cada una de las empresas seleccionadas como patrocinadoras de nuestra feria, pues el beneficio que adquiere el

patrocinador por respaldarnos económicamente no es el mismo para todas las empresas, y además esto nos ayudará a lograr convencerles de que nos respalden en la actividad económica a realizar.

Una posible lista de nuestros patrocinadores potenciales podría ser:

Ayuntamiento de Barcelona.

El Corte Inglés.

Mark & Spencer.

Rimmel London.

Freixenet.

Mercedes Benz.

Solan de cabras.

OPI.

Heineken.

Oceanica Gyn.

Centro comercial La Maquinista.

Desigual.

Remington.

Singer.

Roca Moo.

Freshly Cosmetics.

Habitat.

L’Oréal Paris.

8. Fuente de ingresos

La fuente de ingresos que beneficiarán a la creación y organización de nuestra feria serán aportadas por factores externos a nuestra empresa, siendo estos nuestros patrocinadores y público, tanto los asistentes como los expositores. Así pues, las acciones de las que se beneficiará nuestro evento para lograr los objetivos serán provocadas gracias a las aportaciones de los patrocinadores, el obro de entradas a la feria, el cobro de participación para los expositores y el cobro participación en los desfiles.

En primer lugar, las aportaciones de los patrocinadores serán cuidadosamente seleccionados, y su función será respaldarnos en la actividad económica que supondrá la feria. Para seleccionarlos, debemos distinguir en quiénes podrían ser nuestros patrocinadores potenciales, es decir, aquellos que más se adecuan a nuestra empresa y a la temática de nuestro evento. Una vez seleccionados, es imprescindible recopilar información de nuestros patrocinadores potenciales para conocer los beneficios que obtendrían ellos al patrocinar nuestra feria, y así dar con nuestros patrocinadores. El siguiente paso a realizar será el diseño personalizado de un paquete de patrocinio, que será entregado a cada una de las empresas que podrían llegar a ser nuestras patrocinadoras en el evento, y el cuál es un documento que recoge dos informes distintos:

información acerca de la empresa que solicita el patrocinio y la causa por la que lo solicita, y exposición de los detalles específicos de cuáles serán los beneficios que adquiere el patrocinador por respaldar nuestro evento económicamente. Por último, es esencial llevar a cabo un seguimiento de contacto con las empresas a las que les hemos enviado el paquete. Pero igual de importantes es diferenciar la relación con los patrocinadores que mayor contribución vayan a aportar a nuestro evento, pues serán los que más se hayan interesado por él. Algunos de nuestros patrocinadores potenciales son: el Ayuntamiento de Barcelona, El Corte Inglés, Freixenet, Mercedes Benz, Desigual, Freshly Cosmetics…

El cobro de las entradas nos permitirá recuperar la inversión inicial que habremos realizado. Así pues, todo el dinero recaudado en esta actividad, realizada por nuestros asistentes, determinará si la feria ha sido exitosa o no, pues podremos saber el número de visitantes que han acudido al evento. Las entradas se podrán adquirir antes del evento a través de la página web o en taquilla los mismos días del eventos. Así pues, tenemos diferentes tarifas que se adecuan a las necesidades de cada uno de nuestros públicos objetivos: 5€ por cada día, 13€ bono del fin de semana y 26€ bono de los 6 días de feria.

La feria es el mejor evento para reforzar la imagen de marca, vender más, promocionar el último producto o servicio, buscar clientes, establecer contactos comerciales, conocer las tendencias, comprobar el grado de satisfacción de los clientes, identificar y conocer mejor a los competidores... The Wedding Hall es una de las ferias más importantes de Barcelona y tiene gran prestigio, y por todas estas razones habrá empresas que deseen participar en nuestro evento como expositores.

Para el cobro por participación para los expositores, nuestra feria dispondrá de un catálogo que presenta las diferentes tarifas ofrecidas.

Para participar en la feria, es necesario que las empresas expositoras contraten un espacio, es decir, la contratación de un stand, el cuál incluye: el cartel de la empresa en el friso del stand, iluminación, alfombra y mesa y sillas; el diseño del mismo va a cuenta de la propia empresa contratista.

Todos los stands son cuadrados e iguales de tamaño, siendo 5x5 metros (25 m2) y el coste de alquiler de cada uno por los 6 días de feria será de 200€ (con IVA incluido). Pero la feria debe cumplir con los costes de seguros (Seguro Multiferia, Seguro de Responsabilidad Civil, Presencia en Elementos Promocionales y consumo mínimo de energía durante los 6 días de feria), los cuales ascienden a 350€. Por tanto, las empresas expositoras participantes en nuestro evento deberán pagar 550€ para tener su espacio en el recinto, incluyendo la contratación del stand y los seguros obligatorios. Además, como participantes del evento, les proporcionaremos invitaciones para ella inauguración de la feria, invitaciones para ver los espectáculos en nuestra pasarela principal y 5 pases de expositor. Del mismo modo, contamos con que algunas empresas querrán contratar más de un stand en nuestra feria, por su capacidad en la actividad comercial. A estas, se les aplicará un descuento por los stands de más que quieran contratar, teniendo que pagar 150€ de más por ellos.

Nuestros desfiles de moda se realizarán en conjunto, es decir, como mínimo dos empresas presentarán sus prendas de moda durante el mismo espectáculo. Esto supone que todas las

empresas que deseen desfilar deberán realizar un pago por participación en los desfiles de 1.500€ destinados a la realización del espectáculo. Esto incluirá el montaje entero de la pasarela (pantallas, compras y fotógrafos, pasarela, backstage, decoración y ambientación del sector nupcial, focos e iluminación y básica y altavoces), pero el maquillaje, transporte y modelos irá a cuenta de la propia empresa.

9. Resumen de la estructura de costes

El presupuesto es otro elemento fundamental a la hora de organizar la feria, ya que contempla una serie de gasto y costes que se deben tener muy en cuenta, pues preverlos es la pieza clave para poder llegar a cumplir con los objetivos. Así, el presupuesto nos ayudará a tener una visión realista y clara de los recursos tanto materiales como económicos necesarios para celebrar la feria. De este modo, el capital disponible será lo que determine qué se puede o no hacer. Dicho capital disponible será proporcionado de antemano por la acción de patrocinio que llevemos a cabo mediante acuerdos con las empresas patrocinadoras, la venta anticipada de entradas y a través de los contratos de los stands y desfiles, pero también estará compuesto por los ingresos que adquiramos en la feria, ya sea por la venta de entradas en taquilla o el consumo de productos en la cafetería.

El presupuesto debe contener una serie de partidas que resultarán de cada una de las fases del evento y que podemos clasificar en costes fijos, costes variables e imprevistos.

• Costes fijos: son aquellos costes que hay que cubrir independientemente del número de asistentes a nuestro evento (alquiler del espacio donde se celebrará la feria, coste en publicidad, etc.).

• Costes variables: son los costes que vienen determinados por el número de asistentes (servicio de atención al público, personal contratado, etc.).

• Imprevistos: debemos guardar al menos un 10% del total del presupuesto debido a que puede suceder un imprevisto en el que debamos incurrir en más gastos.

A continuación se presentará un presupuesto estimado de ingresos y gastos:

INGRESOS

FASE3

1. Medición de los resultados

Finalizada la feria, debemos continuar con la fase de posproducción. La parte abstracta de esta fase es recopilar información acerca de los resultados conseguidos. Es recomendable no dejar pasar más de una semana para empezar a trabajar esta fase, ya que podría producirse una pérdida de información.

Entre los objetivos que hay que cumplir en esta última encontramos los siguientes:

Analizar información.

Resolver asuntos administrativos.

Estudiar el rendimiento real del evento.

Evaluar los resultados conseguidos.

Analizar el impacto en los medios de comunicación.

Conocer la satisfacción de los asistentes.

Comunicar los éxitos conseguidos.

Analizar los puntos que hay que mejorar.

Para cumplir con estos objetivos, debemos llevar a cabo algunas acciones, que tienen como propósito final recopilar todos los datos posibles para luego poder analizar los resultados. Algunas de ellas son:

• Conocer la percepción de los participantes, para lo que podemos crear encuestas de opinión.

• Agradecer la participación a los asistentes, de manera que finalicemos las relaciones laborales de la mejor manera.

• Actualizar y analizar la web y las redes sociales con imágenes, vídeos, comentarios, agradecimientos, datos de interés relativos al evento.

• Resolver los asuntos administrativos que nos ayuden a obtener un conocimiento global de los ingresos y gastos totales del evento para poder analizar posteriormente su rendimiento económico.

• Conocer el volumen de asistentes, analizando el número de entradas vendidas durante los días de feria.

• Crear una carpeta del evento, que recoja todo el contenido y documentación del mismo (programa, cronograma, planimetría, contratos, seguros, fotos, notas relativas al evento, presupuestos, facturas, etc.).

• Desarrollar informes de resultados, que sean útiles para nuestra empresa como fuente de conocimiento para la organización de posteriores eventos.

Para realizar un buen análisis de los resultados, debemos medir tres aspectos concretos: los resultados económicos, la satisfacción del cliente y el cumplimiento de los objetivos A continuación, se desarrollará cada uno de dichos aspectos, relacionados directamente con los resultados obtenidos de nuestra feria.

Resultados económicos

Los costes económicos de la feria deberán estar ajustados al presupuesto diseñado previamente, los cuales se adaptan perfectamente a las necesidades propias del evento. Así pues, en la fase de posproducción, debemos acabar de cerrar el presupuesto, pagar las facturas y los gastos imprevistos que queden pendientes y examinar el presupuesto final. Pero además, para completar los resultados económicos, debemos implementar una ratio para analizar el retorno de la inversión (ROI), es decir, comparar el beneficio obtenido en la feria en relación con la inversión realizada.

The Wedding Hall es un evento proyectado a la comunicación del sector nupcial que trasmite experiencia y conocimiento a nuestro público objetivo a través de un contacto directo, y aumenta las posibilidades de éxito de los objetivos marcados por la empresa. Por lo tanto, comprobar que dichos objetivos han sido logrados, es necesario desarrollar una evaluación cuantificable que nos resulte que la inversión económica ha sido exitosa.

A pesar de que muchos de los resultados que aporte la feria son intangibles y poco cuantificables, emplearemos la herramienta del ROI con la que podemos medir el rendimiento de nuestra inversión, calcular la eficiencia de los gastos soportados, y evaluar cuánto beneficio se ha generado por la inversión hecha. Pero además, el ROI es una herramienta de evaluación que aporta información para la toma de decisiones presente y futura que nos permitirá conocer la viabilidad de nuestras futuras inversiones en eventos de este tipo. Por tanto, este resultado deberá expresarse en cantidades monetarias.

La fórmula con la que calcularemos nuestro retorno de inversión será la siguiente:

El resultado obtenido determinará si se adquieren beneficios o no: si el valor no supera el coste, el ROI es negativo para la empresa y, por lo tanto, no hay beneficio -y viceversa-.

Para implementar esta herramienta en la realización de nuestra feria, debemos tener bien definidos los objetivos previamente propuestos con los que debía cumplir nuestro evento. Así pues, nuestro objetivo principal, lograr un cambio en la organización y gestión de este evento e innovar en el desarrollo del mismo, determinará la jerarquía de mayor a menor importancia del resto de objetivos:

1. Aumentar el número de expositores y captar nuevos participantes, respecto a la edición anterior.

2. Lograr el mayor número de asistencia posible en nuestro acto, así como fidelizar con los mismos para que regresen a la próxima edición del evento.

3. Conquistar a todos el público de la feria, ya sean asistentes o expositores, para que recuerden este certamen como “la feria de la ilusión”.

4. Conseguir que esta feria sea un lugar de negocio y de apoyo para el sector de eventos, para favorecer la creación de empleo y actividad económica.

Estos objetivos han sido diseñados con un enfoque real desde el inicio de la organización del evento. Para ello, se ha llevado a cabo, paso a paso, cada una de las fases que componen la metodología del ROI.

Primero hay que analizar la satisfacción de los asistentes al evento, analizando dos aspectos: la hospitalidad y el contenido. Así pues, la hospitalidad engloba los elementos relativos a las instalaciones y el contenido se refiere a la información aportada. Además, la satisfacción será medida a partir de la implementación de una investigación de mercado (encuesta de satisfacción), elemento clave para detectar la calidad del evento. Debido a la importancia que tiene el análisis de la satisfacción, dedicaremos un apartado al diseño de esta herramienta.

En segundo lugar analizaremos el aprendizaje resultante de la participación de los asistentes, es decir, la calidad de la comunicación del evento. Esto se mide a través de pruebas de conocimiento o de habilidades, es decir, aplicando una encuesta en la que los asistentes respondan cuánto saben de los elementos indicados en una escala. Así, esta encuesta puede añadirse a la de satisfacción una vez haya finalizado la feria.

El tercer paso consistirá en medir la aplicación de lo aprendido, es decir, saber si los asistentes han aplicado lo aprendido en la feria, cómo lo han aplicado y cuándo. Así, podremos ver el impacto real que ha generado nuestro evento, ya que esto genera valor para el certamen. Esto lo podemos llevar a cabo visitando las redes sociales en las que los asistentes nos mencionen de forma desinteresada, ya sea porque hayan realizado un vídeo-resumen de la feria, o que den consejos de lo que han aprendido en The Wedding Hall, etc.

En el cuarto paso mediremos el impacto de la aplicación de la información recibida en la empresa. Este cálculo se realizará en base a los objetivos del evento, midiéndolos de distintas maneras: número de asistencias del público; número de empresas participantes como expositores, en los desfiles y en los workshops; número de menciones en las redes sociales, valorando también si los comentarios son positivos o no; y las ventas producidas por parte de los expositores durante y después de la feria, con el objetivo de medir el impacto de negocio que ha supuesto el evento. Respecto a la medición del impacto en las redes sociales, se elaborará un dossier del clipping, valorando la eficacia de todas las acciones de comunicación llevadas a cabo, conocer qué se ha dicho de nuestra empresa y de nuestra feria, identificar el posicionamiento de la compañía en la red y aumentar la notoriedad y reputación de la misma. Así pues, es en esta fase donde obtendremos los datos económicos necesarios para realizar el cálculo del ROI.

Por último, el cálculo del ROI se desarrolla teniendo en cuenta todos los datos económicos aportados en el análisis del impacto y en el coste total del evento. Es completamente imprescindible que esta fase se realice paso a paso para que no se pierda información valiosa y se consiga un resultado correcto y razonable, así como que nos aporte información de interés. de cada uno de los niveles descritos anteriormente.

Para recabar toda la informaron necesaria, emplearemos las técnicas de investigación del mercado más adecuadas en cada caso

Una vez conocida la rentabilidad del evento, se ha analizado el conjunto de ingresos y gastos la feria, examinando todos los datos económicos. Finalmente, se ha evaluado el balance de resultados económicos, y podemos concluir que la feria ha producido beneficios, además de haber cumplido con los objetivos marcados.

Satisfacción

Otro elemento que hay que tener en cuenta a la hora de medir resultados del ROI es la satisfacción, tanto de los resultados obtenidos como empresa organizadora de la feria, como la de nuestros asistentes. Para ello, implementaremos la técnica de investigación de mercado, herramienta muy útil para poder hacer una valoración y evaluación profunda del evento.

El objetivo de una investigación de mercado es obtener información sobre los deseos, las necesidades, las actitudes y las opiniones de los clientes que contribuyen, de una manera eficaz, en la planificación, la ejecución y el control de las actividades de nuestra empresa para conseguir que los asistentes a nuestros eventos estén satisfechos y que nuestra gestión alcance el máximo grado de excelencia.

Para implementar la investigación de mercado se deben realizar una serie de pasos:

1. Enunciado del objeto de estudio

2. Diseño de la investigación

3. Recogida de información

4. Análisis de datos e interpretación de resultados

5. Informe de resultados y conclusiones

6. Decisión y acción

A continuación, se describirá con todo detalle cada fase:

En la primera fase, el enunciado del objeto de estudio, se define el caso y los objetivos de la investigación de mercado. Así pues, el enunciado de nuestra investigación de mercado será el “grado de satisfacción del público asistente (espectadores y expositores)”.

A continuación se procesará el diseño de la investigación, en el que se deben especificar cuidadosamente los elementos que conforman el enunciado de dicha investigación. Esta descripción de los elementos de la investigación deben ser los más honestos posible para que los resultados nos garanticen fiabilidad y utilidad. Así pues, nuestra investigación se ha desarrollado utilizando fuentes de información primarias, que son el resultado de la propia investigación del mercado. Por tanto, realizaremos una investigación cuantitativa, utilizando la herramienta de las encuestas por sondeo, con el objetivo de recabar información sobre la satisfacción y el aprendizaje de los asistentes encuestados, que deberán contestar pudorosamente a nuestras preguntas para obtener una serie de resultados que nos permitan obtener la información necesaria. Además, en la encuesta se combinan preguntas de investigación cualitativa y cuantitativa Mediante las encuestas por sondeo ad hoc se recaba la información necesaria sobre uno o varios temas con la ayuda de un cuestionario. Será una encuesta fácil de contestar que no llevará mucho tiempo a los las personas encuestadas, y se realizarán mediante internet, ya sea por correo electrónico o a través de una dirección de página web, a los asistentes que hayan acudido a los días de feria, y a los expositores de la feria, contando con que algunos de ellos se han tenido que desplazar a Barcelona para la participación en el certamen. Por último, en esta fase también hay que tener en cuenta el tamaño de la muestra objeto de estudio, es decir, el número de individuos de la población que investigaremos con la finalidad de que la información obtenida sea representativa. Por tanto, hemos determinado que la muestra es de tamaño finito, ya que a los días de feria han acudido menos de 100.000 personas.

A continuación se procederá al cálculo del tamaño de la muestra:

Supongamos que al evento acudieron 3.800 asistentes en total durante los seis días de feria:

A lo largo de la tercera fase, recogida de información, hemos tenido en cuenta varios elementos que describen la manera en la que se llevará a cabo la acción de recopilar los resultados. Así pues, hemos concluido que la investigación se realizará mediante encuestas por sondeo que formulan preguntas de tipo cerradas, abiertas, mixtas, de filtro, de evaluación y de control, con el objetivo de recabar información sobre la satisfacción y el aprendizaje de los asistentes encuestados, que deberán contestar pudorosamente a nuestras preguntas para obtener una serie de resultados que nos permitan obtener la información necesaria. Estas encuestas se llevarán a cabo al final de los días de feria para los asistentes mediante una dirección de página web, y una vez haya finalizado el evento para los expositores a través del correo electrónico. Aún así, necesitaremos personas que propaguen esta información a los asistentes durante la feria, con el objetivo de que les animen a participar en nuestra investigación de mercado. Estas personas encargadas serán las mismas azafatas de nuestro evento, que proporcionarán dicha información en la zona de entrada y salida (hall) a los asistentes, junto con un folleto que contiene un código QR que permita el acceso al enlace web mediante el que deben realizar la encuesta de satisfacción.

Durante la fase de análisis de datos e interpretación de resultados hemos extraído las conclusiones más relevantes a partir de los datos obtenidos en la investigación de mercado. Así, el análisis de datos lo hemos realizado eliminando las partes del cuestionario que no aportan ningún tipo de información, como las preguntas mal interpretadas, preguntas cerradas que se contestan con otras opciones diferentes a las permitidas, preguntas contestadas por un individuo diferente al que iba dirigida la encuesta o la detección de contradicciones en las preguntas control. También, para llevar a cabo el análisis de datos hemos desarrollado la modalidad del índice de satisfacción del cliente. Dicho índice se conoce a través de la satisfacción que se mide comparando la expectativa y la percepción de una persona en referencia a un factor determinado, teniendo en cuenta la importancia relativa que ese factor tiene para esa persona. Es decir:

satisfacción = (percepción – expectativa) x grado de importancia

En la siguiente fase, informe de resultados y conclusiones, hemos realizado un informe que proporciona respuestas concretas que permiten la toma de decisiones adecuadas en relación con el problema que dio lugar a la investigación. Así pues, este informe contendrá: portada, resumen ejecutivo (con los motivos por los cuales se ha llevado a término la investigación, los objetivos perseguidos, el equipo colaborador y los resultados obtenidos), cuerpo del informe (con la exposición de los problemas que se han investigado, hipótesis sobre las que se ha basado la investigación, metodología, fuentes de información, cálculo y determinación de la muestra, y tipo de cuestionario), resultados (junto con las tablas, gráficos y explicaciones), resumen final y conclusiones (añadiendo las recomendaciones, acciones y normas a implementar), y apéndice y bibliografía.

Por último, a lo largo de la sexta fase, decisión y acción, hemos tomado una decisión concreta para pasar a la acción implementando las medidas operativas necesarias. Asimismo, para facilitar la implementación de las herramientas utilizadas de la investigación de mercado, hemos empleado la nueva tendencia de gamificación, que consiste en el uso de mecánicas de juego en cuestiones no lúdicas con el objetivo de influir y motivar a los individuos para que hagan algo. En nuestro caso, el incentivo que le proporcionamos a nuestro público es que participe de manera dinámica y proactiva en nuestra investigación de mercado, rellenando nuestras encuestas de satisfacción, que han sido diseñadas a partir de un videojuego.

Cumplimiento de los objetivos

Cuando diseñamos la feria, tuvimos muy en cuenta que una de las acciones principales es determinar los objetivos que el evento debía cumplir, ya que son los objetivos la base de toda la planificación de un evento. Así, estos deben ser claros y lo más concisos posible, ya que es la forma en que podemos detectar si se han cumplido. Por tanto, los objetivos principales que, inicialmente, diseñamos durante la primera fase para que la feria fuera exitosa fueron:

• Lograr un cambio en la organización y gestión de este evento, así como innovar en el desarrollo del mismo, valiéndonos de las nuevas tecnologías.

• Conseguir que la feria sea un lugar de negocio y de apoyo para el sector de eventos.

• Hacer que la feria adquiera un posicionamiento favorable en la mente de todos los espectadores, ya sean expositores o asistentes.

• Aumentar el número de expositores, así como captar a alguno de ellos para que participen en la feria

• Lograr el mayor número de asistencia posible en nuestro acto, así como fidelizar con ellos para que regresen a la próxima edición de la feria.

Así pues, podemos concluir que estos resultados han sido satisfactorios, pues hemos conseguido que nuestra feria haya tenido gran impacto en las redes sociales, así como en la prensa y otros medios de comunicación. Además, gracias a la “zona cóctel” y las fiestas exclusivas para los expositores, modelos y figuras importantes dentro de la moda nupcial, hemos conseguido que se haya generado un ambiente de negocio y de apoyo para el sector de eventos. También, hemos logrado aumentar el número de expositores, pues la participación por parte de las empresas ha

sido bastante alta, habiendo asistido 180 empresas relacionadas con el sector nupcial. De igual manera hemos logrado cumplir la mayor asistencia posible por parte de los visitantes a la feria. Por tanto, gracias al cumplimiento de estos objetivos, es probable que hayamos llevado a cabo el último de ellos: lograr un posicionamiento favorable de la feria en la mente de los asistentes.

Memoria del evento

La memoria del evento es el documento compuesto por toda la información relativa a la feria. El objetivo recopilar toda la información generada durante todas las fases de realización del evento, incluyendo su evaluación final. Además es útil para nosotros como empresa organizadora, ya que al tratarse de todo lo relativo a una acción de comunicación puede ayudarnos como fuente de información para la organización de eventos posteriores.

La memoria del evento tendrá el siguiente contenido:

• Introducción a la feria.

• Antecedentes de la organización de la feria.

• Objetivo general.

• Objetivos específicos.

• Metodología de trabajo.

• Equipo organizador.

• Recursos humanos.

• Programa de la feria.

• Presupuestos.

• Facturas.

• Contratos relativos a la feria (personal, alquiler de espacios, alquiler de material, etc.).

• Seguros.

• Fotografías de la feria.

• Clipping de prensa.

• Evaluación financiera.

• Evaluación de la satisfacción del público.

• Evaluación de la comunicación.

• Anexos.