SUBITOMAIL

AUSGABE 52 – APRIL 2016

SUBITOMAIL

SERVICEMAGAZIN FÜR FINANZDIENSTLEISTER

REGULIERUNG ALS CHANCE am Beispiel der Wohnimmobilienkreditrichtlinie

SUBITO BAUFINANZIERUNG

DIGITALISIERUNG SCHREITET VORAN

HERAUSFORDERUNGEN ZUR

BEI DER ALB

Legitimation sowie Vertrags-

WOHNIMMOBILIENKREDIT-

Private Baufinanzierungsvergabe –

und Unterlageneinreichung jetzt

RICHTLINIE

online und stationär

online möglich

IT überholt Prozesse

E D I TO R I A L

AM PULS DER ZEIT mit neuen Tools, Apps und unseren Produkten

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E D I TO R I A L

LIEBE LESERINNEN UND LESER, die kurzen Tage sind nun gezählt und der Frühling hält Einzug.

So wie sich derzeit die Natur verändert, erlebt auch der Markt einen Umschwung.

Die Regulierung nimmt stetig zu. Daraus resultierende Anforderungen werden nicht nur für systemrelevante, sondern auch für kleinere Institute eine immer aufwändigere Thematik. Veränderungen gibt es aber auch auf der Marktseite. Der Kredit wird in der heutigen Zeit häufig „mitverkauft“, d.h. nur wer Zugang zum Handel hat, erhält noch diese Geschäfte. Klassische Softwareentwicklungsverfahren von Finanzdienstleistern können nur schwer mit der Dynamik neuer Player im Markt mithalten.

Aufgrund von Quereinsteigern wird der Wettbewerb zudem immer unübersichtlicher.

Auch wir stellen uns diesen Veränderungen im Markt. Dabei bieten wir Standardfunktionen für eine hochindividualisierte und sich schnell verändernde Kundenwelt. Die Kreditvergabe erfolgt zukünftig auf allen Plattformen. Wir müssen flexibel für neue Marktstrategien unserer Kunden sein. Außerdem schaffen wir durch Prozessorientierung und Modularisierung unserer Anwendungen einen organisatorischen Mehrwert. Denn es ist nicht mehr der Monolith für den Gesamtprozess gefragt, sondern einzelne Module, die in ihrer Gesamtheit den kompletten Prozess vollständig abbilden. Weiterhin unterstützen wir die Eigenentwicklungen unserer Kunden durch umfassendes Knowhow sowie entsprechende Module. Hierbei müssen die Module frei kombinierbar sein.

Wir nehmen diese neuen Herausforderungen an und haben uns dementsprechend intern aufgestellt, um Ihre Projekte in gewohnt guter Qualität in time und in budget zu realisieren.

Das erste Quartal in 2016 liegt bereits hinter uns und ist für die SUBITO Gruppe erfolgreich verlaufen. Unsere Anwendungen werden sehr gut vom Markt angenommen und unser Kundenkreis wächst kontinuierlich. Dabei schätzen unsere Kunden vor allem die einfache Bedienbarkeit und die modernsten Web 2.0-Technologien. Denn bei SUBITO erhalten Sie immer innovative, hochautomatisierte, aber trotzdem individualisierbare Standard Software, egal ob für das Kreditgeschäft oder das Forderungsmanagement. Mit über 25 Jahren Erfahrung in diesen Bereichen können wir Sie fachlich und technologisch umfassend bei der Umsetzung Ihrer Anforderungen unterstützen.

Besonders erfreulich ist der Launch erster App-Entwicklungen für mobile Endgeräte. Mit der ImmoInspectApp wird eine fallabschließende mobile Immobilienbesichtigung mittels iPad inklusive der anschließenden Datenübermittlung an ein Backend-System ermöglicht. Die App FMM Dashboard liefert Investoren oder Führungskräften einen genauen Überblick über Kennzahlen sowie Auswertungen von Forderungsportfolien. Weitere Apps befinden sich bereits in der Entwicklung.

Aufgrund der sehr guten Projektumsetzungen wurden im Consulting-Bereich weitere Themen und Beratungsleistungen beauftragt. Besonders im Sparkassensektor unterstützen unsere Consultants mit umfangreichen Leistungsangeboten und Erfahrungswerten. Aktuell stehen vor allem die Umsetzung der Wohnimmobilienkreditrichtlinie sowie der erhöhte Bedarf an Optimierungsmaßnahmen als auch die Einführung der elektronischen Dokumentenarchiven bei Instituten ganz oben auf der To-do-Liste. Zudem sind bei den Rechenzentren zahlreiche unserer Mitarbeiter in diversen Bereichen der Anwendungsentwicklung sowie im First Level Support permanent im Einsatz.

Auch die Unternehmen der SUBITO Gruppe feiern Erfolge. Das Geschäftsfeld der Non Performing Loans entwickelt sich weiterhin sehr gut. Dabei war besonders der Kauf von Verbraucherinsolvenzen erfolgreich. In 2015 konnten zwei große Portfolien erworben werden. Die PELI Software GmbH wurde Mitte 2015 in die SUBITO Collection- and Insurance-Software GmbH, kurz SUBITO CIS GmbH, umbenannt. Das Unternehmen bündelt dabei verschiedene Aktivitäten. Neben dem Support der Forderungsmanagement-Software PELI FM („Collection-Software“) bietet SUBITO CIS eine umfassende Makler-Software für Versicherungsmakler an („Insurance-Software“).

Abschließend möchte ich Sie noch auf kommende Veranstaltungen hinweisen. Auf der letzten Seite finden Sie einen Überblick, auf welchen Veranstaltungen wir vertreten sind.

Viel Spaß beim Lesen dieser Ausgabe.

MARTIN NUSSPICKEL Vorstand SUBITO AG

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I N D I E S E R AU S G A B E

IN DIESER AUSGABE

AKTUELLES

SEITE 6

PRIVATE BAUFINANZIERUNGSVERGABE – ONLINE UND STATIONÄR GEMEINSAM MIT DER ALTE LEIPZIGER BAUSPAR AG ENTWICKELT SUBITO DIE NEUE ANWENDUNG SUBITO BAUFINANZIERUNG

CONSULTING

SEITE 17

FASTEN MIT DER WOHNIMMOBILIENKREDIT­ RICHTLINIE ODER REGULATORIK ALS SCHLANKHEITSKUR FÜR DAS KREDITGESCHÄFT

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AKTUELLES

SEITE 9

DIGITALISIERUNG SCHREITET VORAN: LEGITIMATION SOWIE VERTRAGS- UND UNTERLAGENEINREICHUNG NUN ONLINE MÖGLICH WEITERE NEUERUNGEN IN DER ONLINE-KREDITVERGABE MIT DER ANWENDUNG SUBITO KONSUMENTENKREDIT

CONSULTING

SEITE 20

IT ÜBERHOLT PROZESSE HERAUSFORDERUNGEN FÜR SPARKASSEN BEI DER UMSETZUNG DER ANFORDERUNGEN AUS DER WOHNIMMOBILIENKREDITRICHTLINIE

I N H A LT

INHALT AKTUELLES

Private Baufinanzierungsvergabe – online und stationär Gemeinsam mit der ALTE LEIPZIGER Bauspar AG entwickelt SUBITO die neue Anwendung SUBITO Baufinanzierung

SEITE 6

AKTUELLES

Digitalisierung schreitet voran: Legitimation sowie Vertragsund Unterlageneinreichung nun online möglich Weitere Neuerungen in der Online-Kreditvergabe mit der Anwendung SUBITO Konsumentenkredit

SEITE 9

AKTUELLES

SUBITO Consulting: Fokussiert – Partnerschaftlich – Umsetzungsorientiert Der Consulting-Bereich der SUBITO AG präsentiert sich mit einem eigenen Internetauftritt

SEITE 12

SOFTWARE-NEUIGKEITEN

Umsetzung der neuer Wohnimmobilienkreditrichtlinie in den SUBITO Baufinanzierungskomponenten Die SUBITO AG ermöglicht ihren Kunden den fristgerechten Einsatz für alle Baufinanzierungskomponenten

SEITE 14

SOFTWARE-NEUIGKEITEN

Neuer Zwangsvollstreckungsauftrag seit dem 01.04.2016 Vollständig integriert in die SUBITO Produktpalette

SEITE 15

SOFTWARE-NEUIGKEITEN

Fehlerfrei ins neue Jahr Erfolgreicher Jahresabschluss 2015 mit SUBITO SFDK 2.0

SEITE 16

CONSULTING

Fasten mit der Wohnimmobilienkreditrichtlinie oder Regulatorik als Schlankheitskur für das Kreditgeschäft

SEITE 17

CONSULTING

IT überholt Prozesse Herausforderungen für Sparkassen bei der Umsetzung der Anforderungen aus der Wohnimmobilienkreditrichtlinie

SEITE 20

CONSULTING

Productivity – Optimierung mit Methode Der Weg zur gezielten Identifikation von lohnenden Optimierungsmaßnahmen auf Basis von Zahlen, Daten und Fakten

SEITE 23

VERANSTALTUNGEN

In der Welt von Bits & Bytes SUBITO nimmt wieder am Girls’Day teil

SEITE 26

INFO

Unternehmenstermine

SEITE 27

INFO

Impressum

SEITE 27

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A KT U E L L E S

A KT U E L L E S

PRIVATE BAUFINANZIERUNGSVERGABE – ONLINE UND STATIONÄR GEMEINSAM MIT DER ALTE LEIPZIGER BAUSPAR AG ENTWICKELT SUBITO DIE NEUE ANWENDUNG SUBITO BAUFINANZIERUNG

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A ktuelles

Die ALTE LEIPZIGER Bauspar AG (ALB) und SUBITO kennen sich schon seit über 20 Jahren. Eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit prägt dabei die Geschäftsbeziehung. Die ALB war damals eines der ersten Institute, das die Kreditsachbearbeitungsanwendung KREBIS einsetzte und maßgeblich an deren Umsetzung sowie Weiterentwicklung mitwirkte. 2007 wurde dann ein gemeinsames Pilotprojekt zur Entwicklung und Pilotierung des SUBITO Beleihungswertmoduls aufgesetzt. Im Jahr 2014 entschied sich die ALB schließlich auf die neue Anwendung aus der SUBITO 2.0 Produktpalette, SUBITO Baufinanzierung, zu migrieren – wieder als Pilotkunde. Im Vordergrund standen hierbei unter anderem die Anbindung von Vermittler-Plattformen sowie die bestmögliche Automatisierung von Bestandsprozessen wie z. B. Prolongationen.

Die SUBITO 2.0 Produktpalette wurde in den letzten Jahren immer weiter ausgebaut und weist zahlreiche Funktionalitäten auf, welche für eine Baufinanzierungskomponente ebenfalls sinnvoll sind bzw. benötigt werden. Diese „schlummernden“ Potenziale sowie die technischen Vorteile der neuen ProduktArchitektur trugen maßgeblich zum positiven Entschluss der ALTE LEIPZIGER Bauspar AG für den Einsatz von SUBITO Baufinanzierung und somit zur Ablösung der Altanwendung KREBIS bei.

Aber auch die tiefgehende Baufi-Erfahrung sowie die hohe technische Expertise von SUBITO, insbesondere hinsichtlich der ALB-Systemschnittstellen und der Erarbeitung von Lösungsansätzen zu deren Integration bzw. Migration in die neue Anwendung, waren wesentliche Entscheidungskriterien für den Projektauftrag. Die Umsetzung des Projektes erfolgt seit Anfang 2015 über das agile Vorgehensmodell Scrum. Somit bekommt die ALB regelmäßig Einblick in den Projekt-Fortschritt.

Im Neugeschäft deckt die Anwendung SUBITO Baufinanzierung die Kreditbeantragung über die Sicherheitenverwaltung bis hin zur Beschlusserstellung und zum Vertragsdruck ab. Darüber hinaus werden sämtliche gängigen Geschäftsprozesse der Bestandsbetreuung, wie z. B. Prolongationen, unterstützt.

Die Bearbeitung erfolgt über sogenannte Vorgänge. Hier wird ausgehend vom Verbund die Sachbearbeitung vorgenommen.

Vorgangsübersicht

Forderung als Vermögensobjekt

Die Struktur des Sicherheiten- und Objektbereichs wurde an die Struktur an SFDK 2.0 angeglichen und damit abweichend von KREBIS eine Trennung von „Sicherheiten“ und „Vermögensobjekten“ vorgenommen.

Als „Vermögensobjekte“ gelten Immobilien (wie z. B. Baugrundstück, Einfamilienhaus) oder Forderungen (wie z. B. Bausparvertrag, Lebensversicherung). Forderungen können abgetreten oder verpfändet werden, die Anlage dieser erfolgt dann automatisch als Sicherheit. In der Phase „Sicherheiten“ können abschließend die zugehörigen Sicherungsabreden etc. vorgenommen werden.

Immobilie als Vermögensobjekt

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A ktuelles

Zusätzlich werden im Rahmen des Projektes spezielle Schnittstellen zu den Systemen der ALTE LEIPZIGER Bauspar AG entwickelt. Neben den Personenstammdaten stellen die Sicherheiten und Vermögensobjekte in KREBIS den führenden ALB-Bestand dar. Diese werden ab einer bestimmten Phase in der Sachbearbeitung „juristifiziert“ und sind dann lediglich über die Kreditakte lesbar aber nicht mehr veränderbar. Nur die Eröffnung eines neuen Vorgangs erlaubt die Anpassung juristischer Sicherheiten- und Objektdaten.

SUBITO Baufinanzierung SUBITO Baufinanzierung ermöglicht eine sichere, kostenoptimierte und fallabschließende Kreditvergabe. Eine medienbruchfreie Integration in das Kernbanksystem ist möglich. Vom ersten initialen Antragseingang bis zu den Marktfolgetätigkeiten in der Kreditsachbearbeitung erfolgt alles in einem System.

Highlights der Anwendung: » Über die Anbindung an externe Vermittlungsportale können

Verbundübersicht

Das bewährte Migrationsvorgehen seitens der SUBITO AG sorgt dafür, dass bestimmte Daten, die von anderen Systemen benötigt werden, übergangsweise weiterhin in die KREBIS-Datenbank zurückgeschrieben werden. Die ALTE LEIPZIGER Bauspar AG hat mehrere Schnittstellen zu der KREBIS-Datenbank, welche im Zuge des Umstiegs von KREBIS auf SUBITO Baufinanzierung detailliert betrachtet und umgesetzt oder abgelöst werden.

Anträge in das zugrundeliegende Workflow-System automatisch übernommen werden. » Gesicherte bidirektionale Kommunikation erfolgt über ein Kundenportal (z. B. für den Upload von Dokumenten). » Vollständige Bearbeitungstransparenz für Bearbeiter, Vermitt­ ler und Endkunde über die Onlineportale für Vermittler bzw.

Kunden. » Dynamisches Unterlagen- und Textmanagement gewährleistet hohe Flexibilität bei der Anpassung rechtlich relevanter Vorlagen wie z. B. Versicherungsbedingungen. » Hochautomatisierbare Workflowunterstützung mit effektiver Administration sowohl für die Kundendialoge als auch für die Mitarbeiterabläufe. » Eine vollumfängliche, revisionssichere Benutzerverwaltung regelt die individuelle Rechte-, Rollen-, und Mandantenzuordnungen sowie Kompetenzstrukturen. » Regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten und Prüfungen (z. B. automatischer E-Mail- und Postversand) werden im Hintergrund durch automatisierte Workflows durchgeführt. » Immobilienbewertung nach BelWertV (optional: besteht die Möglichkeit zur Einbindung unseres Kooperationspartners Sprengnetter für die vollautomatisierte Markt- und Beleihungswertermittlung). » Automatisierte SCHUFA-Abfrage und Auswertung der Ergebnisse im Hintergrund. » Im Exporter können Falldaten individuell für den Export (z. B. Excel oder CSV) konfiguriert und ausgegeben werden, die für Analysen oder Auswertungen dann zur Verfügung stehen.

Sollten Sie weitere Fragen zur Anwendung SUBITO Baufinanzierung haben, steht Ihnen Ihr Ansprechpartner jederzeit gerne zur Verfügung.

AUTORIN: SUSANNE SOMMER, TEAMLEITERIN COMPETENCE CENTER KREDIT, SUBITO AG

ANSPRECHPARTNER SUBITO AG Andreas Kusche | Produktmanager Kredit +49 6105 / 97 02-319 | andreas.kusche@subito.de

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A ktuelles

DIGITALISIERUNG SCHREITET VORAN: LEGITIMATION SOWIE VERTRAGSUND UNTERLAGENEINREICHUNG NUN ONLINE MÖGLICH WEITERE NEUERUNGEN IN DER ONLINE-KREDITVERGABE MIT DER ANWENDUNG SUBITO KONSUMENTENKREDIT

SUBITO Konsumentenkredit

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A ktuelles

Die SUBITO AG erweitert ihre Online-Kreditkomponenten um Schnittstellen zu führenden Anbietern im Bereich der Video-Legitimation sowie Online-Vertrags­ schließung. Damit können Institute ihre Kunden von zeitaufwändigen PostidentVerfahren entlasten. Ein weiteres Highlight stellt die Möglichkeit des UnterlagenUploads über die SUBITO Portale dar. Vertrags- und Unterlageneinreichungen via Postversand gehören der Vergangenheit an. Der Kreditprozess ist nun vollständig online und ohne Medienbrüche umsetzbar.

Die Online-Kreditvergabe mit der Anwendung SUBITO Konsumentenkredit wird über neue End-to-End-Funktionalitäten deutlich ausgebaut und unterstützt Institute damit weiter auf dem Weg der Digitalisierung ihres Kreditgeschäfts. Während in der ersten Umsetzungsphase der SUBITO Online-Komponenten die hohe Konfigurierbarkeit und Auswertbarkeit der Online-Antragsstrecken hinsichtlich optimaler Conversion Rate im Vordergrund stand, wird sich in der nächsten Phase auf die User Experience nach der Angebotserstellung und die weitere Beschleunigung des Kreditprozesses fokussiert.

Einreichen der Unterlagen

Nach der Angebotserstellung hat der Kunde seine Angaben über Belege bzw. Unterlagen nachzuweisen, sich zu legitimieren sowie den Vertrag unterzeichnet beim Kreditinstitut einzureichen. Diese Tätigkeiten erfolgten bisher über den Postweg und stellten somit einen Medienbruch dar, der sowohl Antragssteller als auch das Kreditinstitut viel Zeit kostete. Wenn der Kunde sich endlich legitimiert hatte sowie seine Unterlagen bei der Post zum Versand abgegeben hatte, mussten diese in teilweise aufwändigen Verfahren im Kreditinstitut eingescannt, archiviert, an die verschiedenen Fachbereiche weitergeleitet und gegebenenfalls an den Kunden zurückgeschickt werden.

Dieser Zeitfresser gehört nun der Vergangenheit an. Über die Video-Legitimation wird dem Antragssteller der Weg zum Postamt abgenommen und ihm die Möglichkeit eröffnet, sich bequem von zu Hause aus via Webcam zu legitimieren. Über die Online-Komponente zum Vertragsabschluss kann der

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Antragsübersicht

A ktuelles

WORKFLOW

KREDITWUNSCH

ANTRAG

PRÜFUNG

VIDEO-IDENT UND LEGITIMATION

KUNDENPORTAL

AUSZAHLUNG

TRAUM VERWIRKLICHT!

Durchgängigkeit im gesamten Prozess

Kunde seine Vertragsunterlagen online unterzeichnen sowie abschließend die Unterlagen, welche für die Kreditprüfung erforderlich sind, über seinen Portalzugang hochladen.

Für weitere Fragen zur Anwendung SUBITO Konsumentenkredit steht Ihnen Ihr Ansprechpartner jederzeit gerne zur Verfügung.

In Zusammenarbeit mit der SKG BANK, eine Niederlassung der Deutsche Kreditbank AG sowie Spezialist für die RatenkreditVergabe im Internet, wurden die SUBITO Online-Komponenten um diese Online-Dienste erweitert und der Kunde somit auch nach der Antragsphase stärker online in den Prozess integriert. Von seinem SUBITO Portalzugang aus kann er die Video-Legitimation sowie Online-Vertragsschließung bequem durchführen und die vom Institut angeforderten Unterlagen hochladen.

Das Institut wird über die erfolgreiche Legitimation bzw. Vertragsschließung und den Unterlagen-Upload automatisch informiert. Nun kann die finale Prüfung direkt in der Anwendung SUBITO Konsumentenkredit erfolgen und lückenlos dokumentiert werden. Im optimalen Fall erhält der Kunde die Auszahlung des Kredits binnen weniger Stunden – vollständig online und ohne lästige Postgänge.

Für das Kreditinstitut bedeutet dieser neue Schritt der Digitalisierung eine weitere Senkung der Prozesskosten. Die Verwaltung der papierhaften Unterlagen entfällt vollständig, entlastet die Sachbearbeiter und beschleunigt den Prüfungs- und Genehmigungsprozess erheblich. Ebenso gehören Post­identGebühren oder Portokosten für Unterlagen-Rücksendungen der Vergangenheit an.

ANSPRECHPARTNERIN SUBITO AG Susanne Sommer | Teamleiterin Competence Center Kredit +49 6105 / 97 02-204 | susanne.sommer@subito.de

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A ktuelles

SUBITO CONSULTING: FOKUSSIERT – PARTNERSCHAFTLICH – UMSETZUNGSORIENTIERT DER CONSULTING-BEREICH DER SUBITO AG PRÄSENTIERT SICH MIT EINEM EIGENEN INTERNETAUFTRITT

Der neue SUBITO Consulting Internetauftritt

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A ktuelles

Seit mehr als 25 Jahren führt die SUBITO AG gemeinsam mit ihren Kunden erfolgreich Projekte durch. Die Themen „Kreditgeschäft und Forderungsmanagement“ charakterisieren seitdem alle Geschäftsfelder und Aktivitäten. Fokussiert – partnerschaftlich – umsetzungsorientiert, das sind auch seit ca. sechs Jahren die zentralen Merkmale des produktunabhängigen Consultings der SUBITO AG. Um die Beratungsleistungen transparent, zielgruppengerecht und ausführlich darstellen zu können, präsentiert sich das SUBITO Consulting seit Beginn dieses Jahres mit einer eigenen Webseite.

„Der Bereich Consulting gewinnt für SUBITO immer mehr an Bedeutung. Mit der neuen Webseite www.subito-consulting.de nutzen wir die Möglichkeit, unsere Themen, Märkte und auch unser Team umfassend vorzustellen“, erklärt Thomas Jansen, Bereichsleiter Consulting.

Das responsive Design der Webseite ist dabei an der im letzten Jahr aktualisierten Karriereseite der SUBITO Gruppe angelehnt: vollflächige Bilder, eine Navigationsstruktur mit zwei Ebenen sowie komplett überarbeitete Texte. Auch die auf allen Seiten durchwechselnden Headerbilder mit themenbezogenen Motiven finden sich auf der neuen Consulting-Webseite wieder. Dabei wurde bewusst darauf geachtet, das Bildmaterial komplett in Eigenregie zu erstellen: Räume, Personen und Situationen, alles real und authentisch.

Der Besucher erfährt mit wenigen Klicks alles über »» die Philosophie, »» das Berater-Team, »» die Märkte, »» die Kompetenzen, »» die Referenzen und »» aktuelle Themen

Alle Berater verfügen über einen bank- bzw. kreditfachlichen Hintergrund und sind in der Methodik zu Hause. ITund Datenaffinität sowie die soziale Kompetenz sind bei SUBITO selbstverständlich. Projekte werden ganzheitlich betrachtet.

Weiterhin erhalten die Besucher auf der neuen Webseite einen Einblick in zahlreiche Referenzprojekte. Je nach Interesse kann dabei nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden: Kompetenz, Kunde und Projekt.

Unter dem Reiter „Aktuelles“ finden die Besucher abschließend Fachartikel, Success Stories aus Kundenprojekten und Stellungnahmen der SUBITO Consultants zu aktuellen Entwicklungen sowie Terminhinweise für kommende Veranstaltungen.

Sollten die Besucher oder Interessenten Fragen haben bzw. weitere Informationen benötigen, können sie direkt mit dem zuständigen Ansprechpartner in Kontakt treten.

Unter dem Reiter „Team“ sind zudem die Consultants mit Foto und Kontaktdaten übersichtlich aufgelistet.

Besuchen Sie unseren neuen Consulting-Webauftritt und klicken Sie sich durch die verschiedenen Themenbereiche.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch.

des SUBITO Consultings.

Der Fokus liegt nach wie vor auf der Finanzdienstleistungsbranche. Die Kunden finden sich in den Segmenten Sparkassen & Landesbanken, Genossenschaftsbanken, Geschäftsbanken, Rechenzentren oder Leasinggesellschaften. Für jedes Segment bietet SUBITO Consulting Kompetenzen in den Bereichen Geschäftsprozessoptimierung, elektronische Archivierung, Change Management und Schulungen & Coachings.

ANSPRECHPARTNER SUBITO AG Thomas Jansen | Mitglied der Geschäftsleitung, Bereichsleiter Consulting +49 6105 / 97 02-0 | thomas.jansen@subito.de

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S O F T WA R E- N E U I G K E I T E N

S O F T WA R E- N E U I G K E I T E N

UMSETZUNG DER NEUEN WOHN­ IMMOBILIENKREDITRICHTLINIE IN DEN ­S UBITO BAUFINANZIERUNGSKOMPONENTEN DIE SUBITO AG ERMÖGLICHT IHREN KUNDEN DEN FRISTGERECHTEN EINSATZ FÜR ALLE BAUFINANZIERUNGSKOMPONENTEN

Neben den prozessualen Anpassungen, die ebenfalls in dieser SUBITOMAIL thematisiert werden, hatte die neue Wohnimmobilienkreditrichtlinie (WohnImmoRL) für alle Kreditinstitute beträchtliche Anpassungen in den IT-Anwendungen zur Folge. Auch die SUBITO Baufinanzierungskomponenten wurden an die neue Richtlinie angepasst. Wenngleich der zeitliche Rahmen für die Umsetzung durch SUBITO und für die Freigabe durch die Institute teilweise nur sehr gering bemessen war, wurde eine termingerechte Umsetzung gewährleistet.

Die neue WohnImmoRL war vor allem für die SUBITO BaufiBeratungskomponente WEBCredit eine echte Herausforderung. Neben der Einbindung des ESIS mit integriertem Tilgungsplan, Vorfälligkeitsentgeltberechnungen und einer erweiterten Effektivzinsberechnung wurden u.a. auch die Kapitaldienst-Angaben und daraus folgenden Budgetrechnungen um viele zusätzliche Angaben und Funktionalitäten erweitert.

SUBITO bedankt sich an dieser Stelle bei den beteiligten Instituten noch einmal für die gute, vertrauensvolle und jederzeit konstruktive Zusammenarbeit.

Sollten Sie Fragen zu unseren SUBITO Baufinanzierungskomponenten haben, steht Ihnen Ihr Ansprechpartner jederzeit gerne zur Verfügung.

In den Sachbearbeitungskomponenten stellte die Vielzahl der anzupassenden Verlagsformulare zudem eine herausfordernde Aufgabe dar. Im Sparkassen-Umfeld kam hier verschärfend hinzu, dass die finalen Formularfassungen erst am 11.02.2016 bereitstanden, also nur wenige Wochen vor dem gesetzlich verbindlichen Einsatztermin.

In enger Zusammenarbeit erarbeitete die SUBITO AG mit ihren Kunden die vorzunehmenden Anpassungen. Die für eine Übergangszeit als manuell durchführbar eingestuften Umsetzungen wurden auf die Folgestufe verschoben, welche sich mittlerweile bereits in Arbeit befindet. Durch diese konsequente Priorisierung und die regelmäßigen Reviews der Anpassungen konnte der enge Zeitplan und damit die termingerechte Umsetzung eingehalten werden.

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ANSPRECHPARTNERIN SUBITO AG Susanne Sommer | Teamleiterin Competence Center Kredit +49 6105 / 97 02-204 | susanne.sommer@subito.de

S O F T WA R E- N E U I G K E I T E N

NEUER ZWANGSVOLLSTRECKUNGSAUFTRAG SEIT DEM 01.04.2016 VOLLSTÄNDIG INTEGRIERT IN DIE SUBITO PRODUKTPALETTE

Seit dem 01.04.2016 ist für alle Verfahren zur Vollstreckung von Geldforderungen die Nutzung eines einheitlich verbindlichen Formulars vom Gesetzgeber fest vorgeschrieben. Die SUBITO AG stellt den Zwangsvollstreckungsauftrag in den Anwendungen SUBITO Forderungsmanagement und SFDK 2.0 termingerecht bereit. Die gesetzlichen Anforderungen werden hierbei umfassend abgebildet und gewährleisten damit eine effiziente Forderungsbeitreibung.

Bei der Befüllung des neuen Zwangsvollstreckungsauftrages (ZV-Auftrag) wurde besonders Wert darauf gelegt, dass dieser von den Kreditinstituten selbst umfassend konfiguriert werden kann und eine anwenderfreundliche sowie einfache Bedienung aufweist. Durch die eingebundene Workflowunterstützung und der Administration von Standard­w erten ist der ZV-Auftrag mit wenigen Klicks erzeugt. Bei Bedarf können jederzeit noch Anpassungen vom Bearbeiter vorgenommen werden.

Die Ausgestaltung der Masken orientiert sich im Wesentlichen an dem Aufbau des ZV-Auftrages, sodass wesentliche Elemente hier intuitiv wiedererkannt werden.

Alles in allem bietet der ZV-Auftrag den Kunden ein sehr hohes Automatisierungspotenzial und minimiert den manuellen Aufwand erheblich.

Beispielansicht ZV-Auftrag

Für weitere Fragen zum ZV-Auftrag steht Ihnen Ihr Ansprechpartner jederzeit gerne zur Verfügung.

ANSPRECHPARTNER AUTORIN: SILVIA WIESNER, PRODUKTMANAGERIN, SUBITO AG

SUBITO AG Jochen Hartig | Teamleiter Competence Center Forderungsmanagement +49 6105 / 97 02-125 | jochen.hartig@subito.de

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S O F T WA R E- N E U I G K E I T E N

FEHLERFREI INS NEUE JAHR ERFOLGREICHER JAHRESAB SCHLUSS 2015 MIT SUBITO SFDK 2.0

Die Jahresabschlussfunktionen sind eine wichtige Basisfunktionalität einer jeden Mahnsachbearbeitungsanwendung. Da ihr Einsatz sowohl zeit- als auch qualitätskritisch ist, genießen diese Funktionen besondere Aufmerksamkeit. So ist unter anderem der Zinsabschluss zu buchen. Weiterhin müssen die Saldo- und Sicherheitenwerte zum Jahresultimo gesichert werden, um auf dieser Basis die Risikovorsorge zu ermitteln. Abschließend erfolgt für die ermittelte Risikovorsorge die Erzeugung der entsprechenden Beschlussdokumente.

Beim Jahreswechsel 2015 / 2016 stand für SUBITO SFDK 2.0 bereits der vierte Einsatz der Jahresabschlussfunktionalitäten in Produktion an. Um die Fachbereiche der Sparkassen bei dieser Aufgabe zu unterstützen, stellt die SUBITO AG jedes Jahr eine detaillierte Dokumentation zum Jahresabschluss zur Verfügung. In dieser wird die Bedienung der Jahresabschlussfunktionalitäten ausführlich beschrieben und die Anwender erhalten einen empfohlenen Zeitplan für die Durchführung.

Um einen fehlerfreien und effizienten Ablauf zu gewährleisten, führte SUBITO rechtzeitig vor Jahresende auch wieder einen Releasetest der Jahresabschlussfunktionen durch.

In 2014 startete SUBITO für die SUBITO SFDK 2.0 Institute einen besonderen Service: Das Unternehmen stellte ein umfangreiches Paket an Datenbestandsanalysen zur Verfügung, das jegliche Konstellationen, die im Jahresabschluss auffallen könnten, vorab aufdeckte und half zudem bei der Bereinigung möglicher Fehler.

Nach dem großen Erfolg dieser Maßnahme im Jahr 2014 wurden die entsprechenden Analysen in die Anwendung integriert, so dass die Institute vor dem Jahresabschluss 2015 selbstständig ihren Datenbestand analysieren konnten. Dank ausführlicher Handlungsanweisungen zu jeder festgestellten problematischen Datenkonstellation wurden Hindernisse für den Jahresabschluss bereits im Vorfeld ausgeräumt und ­bereinigt, um so kritische Situationen am Zinsabschlusstag zu vermeiden.

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SUBITOMAIL | AUSGABE 52 | APRIL 2016

Die Überprüfung des Datenbestandes umfasst hierbei folgende Teilbereiche: »» Prüfung der Verbundstrukturen »» Prüfung der aktuellen Ergebnisse der Buchhaltung und der Risikovorsorge »» Prüfung der Daten zu Vermögensobjekten und Sicherheiten Aufgrund der fortlaufenden Optimierungen der Jahresabschlussfunktionen konnte daher in 2015 noch früher als im Jahr zuvor ein erfolgreicher Jahresabschluss bei den SUBITO SFDK 2.0 Instituten vermeldet werden.

Aus dem intensiven Austausch mit den Anwendern zum Jahreswechsel hat der Fachbereich der SUBITO AG weitere Anregungen und Verbesserungsvorschläge aufgenommen, die in die bereitgestellten Dokumentationen und die Anwendung einfließen werden.

Der vierte Jahresabschluss mit SUBITO SFDK 2.0 war bei allen Anwendern wieder ein voller Erfolg. Auch die Rückmeldungen der Institute dazu waren durchweg positiv. Abermals zeigt sich, dass SUBITO SFDK 2.0 eine hervorragende Anwendung zur Mahnsachbearbeitung für die Sparkassen ist.

ANSPRECHPARTNER SUBITO AG Jochen Hartig | Teamleiter Competence Center Forderungsmanagement +49 6105 / 97 02-125 | jochen.hartig@subito.de

C O N S U LT I N G

C O N S U LT I N G

FASTEN MIT DER WOHNIMMOBILIEN­ KREDITRICHTLINIE ODER REGULATORIK ALS SCHLANKHEITSKUR FÜR DAS KREDITGESCHÄFT

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C O N S U LT I N G

Zum Ende der Fastenzeit kamen auf die deutsche Kreditwirtschaft neue gewichtige Aufgaben zu. Der 21.03.2016 war wieder ein Datum, das mit vielen Herausforderungen verbunden war. Mit der Einführung der Wohnimmobilienkreditrichtlinie (WohnImmoRL) mussten nicht nur die Arbeitsabläufe fachlich und technisch angepasst sowie Verträge und Beratungsunterlagen neu formuliert werden, auch die Anforderungen an die Qualifikation der Mitarbeiter sind erneut gestiegen. Das alles war in sehr kurzer Zeit zu erledigen, passierte das Gesetz doch erst am 18.02.2016 den Bundestag.

VIEL AUFWAND FÜR EINE NEUERUNG VON VIELEN UND IMMER WIEDER EIN SPAGAT Einerseits ist eine schnelle Anpassung der Organisation erforderlich, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und den Kunden ein Höchstmaß an Sicherheit in der Beratung und Abwicklung ihrer Kreditgeschäfte zu bieten. Die Investitionen der Kreditinstitute dafür sind erheblich.

Andererseits ist ein Sparkurs unabdinglich, der erlaubt, dass angesichts sinkender Erträge in der bereits lang anhaltenden Niedrigzinsphase (deren Ende nicht abzusehen ist) die Leistungsfähigkeit der Banken und Sparkassen für die deutsche Volkswirtschaft erhalten bleibt. Nicht zuletzt, um insbesondere Verbraucher und die mittelständische Wirtschaft ausreichend mit Krediten versorgen zu können.

Die bis 2019 endgültig zu erfüllenden Eigenkapitalanforderungen nach Basel III verstärken den Druck. Eine besondere Bürde für regionale Kreditinstitute wie Sparkassen und Genossenschaftsbanken, die ihre Kapitaldecke weder über die Emission von Aktien stärken noch neue Absatzmärkte erschließen können.

Die Einführung der WohnImmoRL ist nur ein Beispiel für regulatorische Vorgaben, die hohe Kosten generieren. Diese können ihrerseits nicht an die Kunden weitergegeben werden. Angesichts der enormen Frequenz, mit der aufsichtsrechtliche Neuerungen mit kurzen Vorlaufzeiten in die tägliche Praxis umgesetzt werden müssen, wiegt diese Last schwer. Wie also soll man damit schlank werden?

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VIELE KREDITINSTITUTE HABEN BISHER NUR ­R EAGIERT Ein Blick zurück: Bei der Umsetzung vielfältiger und kurzfristiger Fortentwicklungen werden selten alle erforderlichen Aspekte, die zu effizienten Abläufen gehören, ausreichend betrachtet. Einige gravierende Folgen sind: »» Geringer Automatisierungsgrad durch mangelnde Ausnutzung der vorhandenen IT-Möglichkeiten, die häufig zu Medienbrüchen, Doppelarbeiten und Mehrfachkontrollen führen. »» „Stückwerk“ in komplexen Anweisungen, die zwar revisionssicher, aber häufig nicht eindeutig und praxistauglich sind.

Dies führt erfahrungsgemäß zu Verunsicherung bei Mitarbeitern, erhöhtem zeitlichen Aufwand für die Recherche nach der richtigen Vorgehensweise und zur Verzögerung von (Kredit-)Entscheidungen. »» Überforderung des Personals: Die Erhöhung der Komplexität erfordert permanent fachliches, technisches und – angesichts des Multikanalvertriebs – verstärkt kommunikatives Know-how. Die Qualifikation hinkt angesichts rasant abnehmender Halbwertszeit des Wissens häufig hinterher.

Das bedeutet: Wertvolle Arbeitszeit wird mit nicht wertschöpfenden Tätigkeiten verschwendet. Dies führt zunehmend zu Ineffizienzen, die neben den Initialisierungskosten für die Umsetzung auch permanent Spuren in den Aufwandspositionen der GuV hinterlassen. Schwerer Ballast, der insbesondere bei regional tätigen Instituten wie Sparkassen und Genossenschaftsbanken kaum kompensiert werden kann.

C O N S U LT I N G

ACTION: KEINE DIÄT OHNE (AUSDAUER-)SPORT Wer den Spagat zwischen Kostensenkung, Rechtskonformität und Qualität schaffen will, muss ständig in Bewegung bleiben.

Deshalb: Vorsicht vor schnellen Diäten, die nur kurzfristig die Kosten minimieren. Machen Sie aus der Not eine Tugend und nutzen Sie diese Impulse als Motor für eine gewinnbringende Reorganisation. Die Herausforderung heißt: „Abspecken, aber an den richtigen Stellen!“ Schaffen Sie ein anpassungsfähiges „Gerüst“ und gewinnen Sie dadurch Freiraum für die Qualifikation Ihrer Mitarbeiter in Markt und Marktfolge. Sie stärken damit die aktive Kundenansprache zur Steigerung der Erträge und sind perspektivisch gut aufgestellt für weitere (regulatorische) Herausforderungen.

EIN ERFOLGVERSPRECHENDES REZEPT Welche Lösung bleibt also? Permanente Kostensenkung bleibt eine wesentliche Stellschraube, um auf Dauer auskömmliche Margen zu erwirtschaften, am Markt erfolgreich zu sein und damit selbstständig zu bleiben.

»» Motivierende und wirksame Konzepte zur Qualifikation der Experten in der Kundenberatung, der Kreditanalyse und -bearbeitung UNSER ANGEBOT Wir unterstützen Sie auf Ihrem Weg bei »» der detaillierten Analyse der aktuellen Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten »» der Identifikation der Kostentreiber »» der Erarbeitung von Handlungsoptionen unter Berücksichtigung Ihrer individuellen Rahmenbedingungen und strategischen Ziele »» der Umsetzung der fachlichen Vorgaben in die IT-Landschaft im Markt und in der Marktfolge »» der Qualifikation Ihrer Mitarbeiter im fachlichen, IT- und kommunikativen Bereich »» der aktiven Begleitung Ihrer Führungskräfte und Mitarbeiter in Umbruch- und Entwicklungsphasen oder kurz: Beim Aufbau einer zukunftsfähigen, dynamischen und schlanken Organisation!

Dazu brauchen Sie ökonomische Strukturen und Prozesse, die auch den erhöhten qualitativen Anforderungen gerecht werden, aber so flexibel sind, dass sie bei künftigen Veränderungen leicht angepasst werden können. Gepaart mit einem professionellen Change-Management bleibt Ihre Organisation dynamisch, Sie erhalten und fördern langfristig die Energie Ihrer Mitarbeiter und verhindern somit einen „JoJo-Effekt“. Denn nur wer dauerhaft schlank ist, ist im Sprint um den Kunden seinen Mitbewerbern den entscheidenden Schritt voraus.

Gerade deshalb lohnt es sich bei gravierenden Änderungen, wie der WohnImmoRL, einen genauen Blick auf die Arbeitsabläufe und das Organigramm zu werfen.

Folgende Aspekte sollten dabei besonders im Fokus stehen: »» „Entschlacken“ und Vereinheitlichen der Prozesse (z. B. durch sinnvolle Bündelung von Aufgaben und Wegfall von Schnittstellen) »» Aufbrechen „starrer“ Strukturen in der Aufbauorganisation und Förderung der Projektarbeit angesichts stärkerer Vernetzung der Themen: fachlich, juristisch, informationstechnisch und personell mit Blick auf die Anforderungen in der Gesamtbanksteuerung »» Beherrschung und optimierte Nutzung der IT-Möglichkeiten i. S. einer unterstützenden Automatisierung und einer Verringerung manueller Tätigkeiten (z. B. Erfassungen und Kontrollen) »» Praxisorientierte und konkrete Handlungsanweisungen in eindeutigen Prozessdokumentationen, Stellen- und Aufgabenprofilen

ANSPRECHPARTNERIN SUBITO AG Désirée Bongibault | Principal +49 160 / 74 41 40 8 | desiree.bongibault@subito.de

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IT ÜBERHOLT PROZESSE HERAUSFORDERUNGEN FÜR SPARKASSEN BEI DER UMSETZUNG DER ANFORDERUNGEN AUS DER WOHNIMMOBILIENKREDITRICHTLINIE

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WIR, WiKriLi, WohnImmoRL – so kreativ man beim Finden von Abkürzungen der neuen gesetzlichen Regelungen der Wohnimmobilienkreditrichtlinie auch sein kann, so wenig Gestaltungsspielraum bleibt den Instituten bei der Umsetzung der rechtlichen Vorgaben. Eigentlich!

Die neuen Regelungen prägen zwar insbesondere das Geschäft mit den „privaten Häuslebauern“, doch auch gewerbliche Kunden unterliegen unter Umständen den neuen Regelungen – und das nicht nur im Neugeschäft. Dabei ist insbesondere in der Kundenberatung deutlich mehr Beratungsintensität und -qualität gefordert, kombiniert mit deutlich erweiterten Dokumentationspflichten. Hierfür werden zur Erfüllung der regulatorischen Anforderungen seitens des Verbandes den Sparkassen Musterprozesse, fachlich und in der IT, zur Verfügung gestellt.

Das finale Zielbild stellen dabei die Vorgaben aus dem Modell K 3.0 dar, welche parallel sukzessive in der IT umgesetzt werden (siehe Abbildung).

SO SIEHT ES AKTUELL AUS Die Herausforderung für die Institute besteht nun darin, ihre bisherigen Vorgehensweisen an die neuen Vorgaben anzupassen. Dabei spielt der Faktor „Zeit“ eine ganz entscheidende Rolle. Der Stichtag für die Umsetzung der Wohnimmobilienkreditrichtlinie war zwar seit langem bekannt, dennoch passierte das Gesetz erst gut einen Monat vor in Kraft treten die relevanten Gremien. Sämtliche Empfehlungen, sowohl prozessualer wie auch „technischer“ Natur, basierten somit auf einem Gesetzentwurf – mit allen möglichen Konsequenzen.

PROZESSUALE ANPASSUNGEN

RECHTLICHE NEUERUNGEN

NEUERUNGEN IN DER IT

PPS / GPS Standards

Vor diesem Hintergrund wurden die Sparkassen sowohl seitens ihrer Verbände als auch von der Finanz Informatik mit sehr umfangreichen Rundschreiben zu den teilweise komplexen Neuerungen in den Prozessen und der IT „versorgt“.

Hinzu kam noch die Einführung des Regelmanagements in OSPlus Kredit, was zum einen die Wohnimmobilienkreditrichtlinien-konforme Unterlageneinreichung sicherstellen und zum anderen die Vorgaben aus Modell K 3.0 umsetzen soll.

Zusätzlich wurde mit der Neugestaltung der Kapitaldienstkomponente eine schon lange Zeit bekannte und – gerade im privaten Bereich auch sicher ­b eherrschte Komponente – völlig neu aufgestellt, um den fachlichen Anforderungen gerecht zu werden.

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Nicht unerwähnt darf in diesem Zusammenhang bleiben, dass nicht alle Sparkassen den GPS- und / oder PPS-Standard-Prozess nutzten, der ja bekanntlich als Voraussetzung für einen einigermaßen reibungslosen Umstieg galt. Da somit selbst eine umfängliche GPS-Nutzung für einige noch Neuland war, erscheint das Zeitfenster für Administration, Tests und Schulungen geradezu winzig klein.

den. Zuständigkeiten verschieben sich, Qualifizierungserfordernisse und Anpassungsbedarfe werden geweckt. Und sehr bald stellt man fest, dass eben nicht nur „Neufinanzierungen“ von den Regelungen betroffen sind, sondern auch Prolongationen oder andere Anpassungen an bestehenden Verträgen.

Dieses Gesetz und damit in unmittelbarer Verbindung das Sonderrelease 15.2 verlangen den Sparkassen einiges ab.

Jedoch blieben dabei auch die fachlichen Schulungen häufig auf der Strecke – fehlende Ressourcen, ein „schwebendes Gesetz“ und ein gerade veröffentlichter 150 Seiten starker Umsetzungsleitfaden des DSGV stellten die Sparkassen auch hier auf eine harte Probe. Und wie schult man eigentlich „Beratungsqualität“?

Viel Zeit bleibt allerdings nicht, denn bereits im Juni kommt das nächste Release, welches auch wieder umfangreiche Neuerungen für die Sparkassen bereithält.

REACTIO STATT ACTIO Aufgrund der Kürze der Vorbereitungszeit und des Umfangs der Unterlagen und Neuerungen, war eine gut vorbereitete und vollumfängliche Einführung der Neuerungen somit nahezu unmöglich. Vergleichbare Projekte haben erfahrungsgemäß einen Umfang von mehreren Monaten und binden entsprechende (wertvolle) Ressourcen, die man gerade in so einem kleinen Zeitfenster und bei der Menge an Veränderungen häufig nicht ausreichend zur Verfügung hat.

Während die IT stetig und schnell weiter in Richtung Zielszenario wächst, kommt die Umsetzung der fachlichen und prozessualen Vorgaben vielerorts kaum hinterher. Die IT überholt derzeit die Prozesse.

Geht es Ihrer Sparkasse ähnlich? Dann geben Sie jetzt gemeinsam mit SUBITO Gas und bringen Ihre Prozesse UND IT rechtzeitig wieder auf Kurs.

AUTORINNEN: HEIKE WILLIGMANN, SENIOR CONSULTANT, S ­ UBITO AG UND NADINE PABST, PRINCIPAL, SUBITO AG

Daher kommt hier eine ähnliche Kreativität wie bei der Abkürzungsfindung zum Vorschein. Nicht selten wird der GPS-PPS-Standardprozess „technisch“ im Standard gehalten, prozessual aber nur teilweise wie vorgesehen umgesetzt. Alternativ wird versucht, den 1:1-Prozess in der IT so zu nutzen, dass er gesetzeskonform ist oder individuelle GPS-Prozesse werden in der Weise gestaltet, damit sie noch ins gesetzliche Raster passen. Dabei gilt jedoch: Einzig die PPS-GPS-Prozesse enthalten automatisch alle Anforderungen aus den gesetzlichen Neuregelungen. Bei allen anderen Prozessen muss die Sparkasse selbst Sorge dafür tragen, damit insbesondere die Abläufe korrekt gestaltet sind und die Eingaben im System so erfolgen, dass eine vollständige Befüllung der notwendigen Dokumente erreicht wird. Für viele Institute wird der PPS-GPS-Standardprozess somit zum Rettungsanker, der zumindest aus prozessualer und technischer Sicht alle relevanten Neuerungen gesetzeskonform umsetzt.

DAS GROSSE AUFRÄUMEN Doch vor dem Stichtag ist nach dem Stichtag. Neben den üblichen „Startschwierigkeiten“, die der Aufbruch in eine neue technische Welt mit sich bringt – längere Bearbeitungszeiten, administrative Anpassungsbedarfe, Fehlersituationen, etc. – treten nun auch fachliche und prozessuale Stolpersteine auf.

Es sei denn, man hatte bereits vor dem 21.03.2016 die geeigneten Maßnahmen ergriffen und rechtzeitig alle fachlichen und technischen Voraussetzungen für einen reibungslosen Umstieg geschaffen.

Beispielsweise müssen die neuen „technischen“ Prozesse mit den fachlichen Aufgabenträgern übereinander gebracht wer-

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ANSPRECHPARTNERIN SUBITO AG Nadine Pabst | Principal +49 160 / 90 85 87 72 | nadine.pabst@subito.de

C O N S U LT I N G

PRODUCTIVITY – OPTIMIERUNG MIT METHODE DER WEG ZUR GEZIELTEN IDENTIFIKATION VON LOHNENDEN OPTIMIERUNGS­ MASSNAHMEN AUF BASIS VON ZAHLEN, DATEN UND FAKTEN

Selten war die Notwendigkeit der gezielten Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen größer als im derzeitigen Umfeld. Optimierungen zur Verschlankung von Prozessen und zum optimalen Einsatz von Ressourcen sind zur absoluten Notwendigkeit geworden. Insbesondere im Kredit- und Forderungsmanagement von Banken und Sparkassen verschlingen stetig neue regulatorische Anforderungen sowie der Druck immer schnellere Prozesse bei zumindest gleich guter Qualität zu schaffen und dabei auch noch Kosten zu sparen riesige Summen an Projektbudgets. Und das Ergebnis? In sehr vielen Fällen erreichen die Optimierungsprojekte nicht einmal annähernd das gewünschte Ziel.

Die Optimierungsmaßnahmen der letzten Jahrzehnte führten zu einer zunehmenden Zentralisierung der Prozesse und Bündelung von Know-how in immer größer werdenden Teams.

Die hierüber gewonnenen Synergieeffekte waren ein wichtiger Schritt, um am Markt weiterhin konkurrenzfähig zu bleiben.

Dadurch konnten zwar auf der einen Seite Prozesse zusammengefasst, vereinheitlicht und verschlankt werden, auf der anderen Seite entstanden aber auch immer größere Vertriebsund Back-Office-Einheiten, die teilweise zur besseren Steuerbarkeit aus diversen Teilteams mit mehreren Mitarbeitern bestehen. Mit der Größe stiegen die Intransparenz und damit oftmals das Eigenleben der einzelnen Einheiten.

Mit Blick auf die Identifikation der Bereiche und Teams mit dem größtmöglichen Optimierungspotenzial ist die größte Hürde mittlerweile die Transparenz über die Aufgaben und deren Verteilung in den Teams bzw. Funktionen wieder zu

erlangen. Erst mit diesen Erkenntnissen können lohnende Handlungsfelder identifiziert und gezielt bearbeitet werden.

Aus jahrzehntelanger Erfahrung mit solchen Projekten wurde festgestellt: Der Kardinalfehler, der in diesem Bereich gemacht wird, ist die fälschliche bzw. zu voreilige Beauftragung von „Prozess­erhebungen“ um Transparenz zu schaffen. Eine reine Prozesserhebung beantwortet nämlich folgende wichtige Fragen nur teilweise oder gar nicht: »» Was tun die Mitarbeiter? »» Wo werden am meisten Ressourcen verbraucht? »» Welche Aufgaben können wir verlagern, optimieren oder gar weglassen? »» In welchen Aufgaben liegen die größten Optimierungspotenziale? »» Welche Prozesse lohnt es sich, im Detail zu analysieren?

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SUBITO Consulting besitzt mit „Productivity“ ein über lange Jahre praxiserprobtes Methoden-Tool-Set zur hocheffizienten Analyse.

Diese Tools können sowohl in den klassischen Krediteinheiten (Markt und Marktfolge) als auch in den Filialen und Serviceeinheiten eingesetzt werden.

Nach dem Motto „ZDF statt ARD – Zahlen, Daten, Fakten statt Alle Raten Durcheinander“ werden damit zielgerichtet und mit minimalem Ressourceneinsatz die Optimierungsmaßnahmen identifiziert, die sich aus Kosten- und Nutzengesichtspunkten am ehesten lohnen.

Die Methode sieht ein Vorgehen in den nachfolgenden fünf Schritten vor:

STRUKTURIERTE UND UMFASSENDE SAMMLUNG VON DATEN UND INFORMATIONEN 1 Aufgabenerhebung durch Selbsteinschätzung der Mitarbeiter

2 Interviews mit Mitarbeitern & Führungskräften

3 Auswertung von Mengendaten aus den Systemen

4 Identifikation von Handlungsfeldern

5 Ableitung von Vorschlägen für weitere Analysen um konkrete Optimierungsmaßnahmen zu identifizieren

In fünf Schritten zu mehr Transparenz

Insbesondere die Kombination aus zahlen- und datenbasierter Aufgabenerhebung und Auswertung von Mengendaten, mit den auf Fakten-fokussierten strukturierten Interviews, ist bestens geeignet, um aussagefähige Erkenntnisse zu gewinnen.

Nur so lassen sich die Zahlen und Daten korrekt interpretieren und man erhält darüber hinaus wichtige und wertvolle Informationen, die nicht durch eine Datenerhebung gewonnen werden können (kulturelle Probleme, Betriebsklima, Kommunikationsgaps, Unklarheiten in Prozessen und Funktionen, Handlungsbedarf bei Raumgestaltung und Technikausstattung, etc.).

Weitere Vorteile der Methode sind: »» Sehr geringer Ressourceneinsatz. »» Kurze Projektlaufzeit (rund 3 Monate). »» Alle wichtigen Erkenntnisse werden in einer nahezu gleich guten Qualität, wie bei wesentlich umfangreicheren Analyseprojekten erreicht. »» Die benötigte Transparenz, um weitere Handlungsschritte zu setzen (z. B. Prozesserhebungen), wird hergestellt.

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Kunden, die diese Methode eingesetzt haben, sind immer wieder positiv überrascht, welche Transparenz eine solche strukturierte Analyse auf Basis von Mitarbeiterbefragungen und den bereits im eigenen Unternehmen vorhandenen Informationen und Daten schafft.

Auf diese Weise können exemplarisch nachfolgende wichtige Erkenntnisse in den untersuchten Bereichen oder Teams gewonnen werden: 1. Wie hoch ist der Anteil der „Nettomarktzeit“ in einem Team bzw. bei einer Funktion?

2. Wie ist das Verhältnis von „Zeit am Kunden“ zur Sachbearbeitung?

3. Wie viel Zeit fließt in interne Verwaltungsaufgaben?

4. Bewegen sich die Aufwände für Overheadaufgaben (Projekte, Besprechungen, etc.) in einem üblichen Rahmen (Benchmarking gegen Erfahrungswerte der SUBITO Gruppe)?

5. Ist die Verteilung von Aufgaben für diese Funktionen typisch oder gibt es Auffälligkeiten?

6. Gibt es Abweichungen in der Ressourcenzuteilung zu verschiedenen Aufgabenclustern? »» Team 1 hat einen hohen Anteil an Beratungsaufgaben bei den Assistenzen, wohingegen Team 2 nur einen sehr geringen Anteil aufweist. Dies lässt auf unklare Regelungen oder „kreative Prozessgestaltung“ schließen.

7. Welche Aufgabencluster fressen die meisten oder unverhältnismäßig viele Ressourcen? »» Ein hoher Anteil an Abstimmungstätigkeiten lässt auf Unklarheiten im Prozess oder Kommunikationsprobleme schließen.

8. Gibt es Abweichungen zwischen dem Ressourcenbedarf für gleiche Aufgabentypen zwischen Teilteams oder im Vergleich einzelner Teams zum Gesamtteam?

9. Wo schätzen die Mitarbeiter die benötigte Kapazität für die Bearbeitung eines bestimmten Prozesses oder einer Aufgabe höher ein, als dies aus der Berechnung anhand der Mengendaten und der durchschnittlichen geschätzten Bearbeitungszeiten pro Vorgang hervorgeht? Dies kann darauf hinweisen, dass die Mitarbeiter den Prozess komplexer wahrnehmen als er ist. Hier lohnt sich ein genauer Blick. Die graphische Aufbereitung der Analyseergebnisse lässt solche Abweichungen deutlich erkennen: Wenn die Selbsteinschätzung der Mitarbeiter stark von den rechnerisch ermittelten Werten abweicht, lässt dies oftmals auf unverhältnismäßig komplexe Prozesse schließen.

PROZESS A 0

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Mitarbeiter-Kapazitäten

Benötigte Arbeitszeit pro Jahr (Berechnung auf Basis Mengendaten und durchschnittlicher Bearbeitungszeit) Benötigte Arbeitszeit pro Jahr (Selbsteinschätzung der Mitarbeiter)

Schluss mit „Alle raten durcheinander“. Mit Productivity kann in jedem Unternehmen mittels Zahlen, Daten und Fakten Klarheit darüber geschaffen werden, wo Möglichkeiten zur sinnvollen Optimierung bestehen, damit vorhandene Ressourcen und Budget gezielt eingesetzt werden.

AUTOREN: DANIELA VETTER, SENIOR CONSULTANT, SUBITO AG UND DANIEL W. WALCH, SENIOR CONSULTANT, BRANCHCONSULT AJC GMBH

In der nachfolgenden Grafik ist dargestellt, wie in einer Markteinheit die Aufgabentypen Beratung, Sachbearbeitung, Overhead und Verwaltung eines Teilteams zum Gesamtteam deutlich abweicht.

Größere nicht erklärbare Abweichungen einzelner Teilteams zum Gesamtteam lassen Optimierungspotenzial vermuten.

TEAM A

ALLE TEAMS

ANSPRECHPARTNER BranchConsult AJC GmbH Daniel W. Walch | Senior Consultant & Projektmanager +43 676 / 849 196-204 | d.walch@branchconsult.at Beratung

Sachbearbeitung

Overhead

Verwaltung

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V eranstaltungen

V E R A N STA LT U N G E N

IN DER WELT VON BITS & BYTES SUBITO NIMMT WIEDER AM GIRLS’DAY TEIL

Bereits seit 2001 öffnen einmal im Jahr Unternehmen, Betriebe und Hochschulen in ganz Deutschland ihre Türen für Schülerinnen ab der 5. Klasse.

Der Girls’Day – Mädchen-Zukunftstag ist das größte Berufsorientierungsprojekt für Mädchen weltweit, in dem sie Ausbildungsberufe und Studiengänge in IT, Handwerk, Naturwissenschaften und Technik kennen lernen. Der diesjährige ­Girls’Day findet am 28.04. statt.

Trotz einer besonders guten Schulausbildung vieler junger Frauen in Deutschland wählt nur ein Bruchteil der Mädchen einen naturwissenschaftlichen oder technischen Beruf. So fehlt den Unternehmen gerade in technischen oder techniknahen Bereichen qualifizierter Nachwuchs. Der Girls’Day bietet den Teilnehmerinnen die Möglichkeit, Einblicke in die spannende Arbeit und den Alltag der Unternehmen zu erhalten sowie ihre Fähigkeiten bei angebotenen Aktionen praktisch zu testen. Außerdem können die Mädchen so erste Kontakte knüpfen und bekommen ihre Fragen direkt beantwortet.

Die SUBITO AG nimmt auch in diesem Jahr wieder am ­Girls’Day teil. Hierbei können interessierte Mädchen einen Tag in der Anwendungsprogrammierung von SUBITO aktiv miterleben. Unter dem Motto „In der Welt von Bits & Bytes“ arbeiten die Werkstudenten des Unternehmens ein Programm zur Einsicht in die Software-Entwicklung aus.

Dabei haben die Teilnehmerinnen die Möglichkeit die genauen Schritte bei der Entstehung einer Software zu begleiten:

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Von der ersten Idee, über die Analyse, bis zum fertigen Programm. Alles ganz einfach? Das sieht in der Realität allerdings oft anders aus. SUBITO möchte den Mädchen zeigen, was bereits im Vorfeld geschieht, bevor man an das Programmieren denkt. Nach einer gemeinsamen Analyse geht es an die praktische Umsetzung. Auch hier werden die Teilnehmerinnen im Laufe des Entstehungsprozesses merken, dass manche Ideen sich nicht so einfach umsetzen lassen.

Betreut werden die Mädchen an diesem Tag wieder von den Werkstudenten der SUBITO AG, die daneben auch für weiterführende Fragen rund um Studiengänge oder Ausbildungsmöglichkeiten Rede und Antwort stehen.

ANSPRECHPARTNERIN SUBITO AG Susanne Sommer | Teamleiterin Competence Center Kredit +49 6105 / 97 02-204 | susanne.sommer@subito.de

I nfo

UNTERNEHMENSTERMINE DATUM THEMA

27.–28.04.2016

28.04.2016

12.05.2016

14.–15.06.2016

31.08.– 01.09.2016

ORT

KATEGORIE

Deutscher Sparkassentag 2016

Messe Düsseldorf, Halle 6

Fachkongress

Girls'Day Mädchen-Zukunftstag

SUBITO AG, Mörfelden-Walldorf

Informationsveranstaltung

meet@frankfurt-university

Frankfurt University of Applied Sciences

Firmenkontaktmesse

BDEW-Fachtagung Energie Forderungsmanagement 2016

Steigenberger Hotel, Bad Neuenahr

Fachkongress

21. Handelsblatt Jahrestagung – Banken im Umbruch

Kap Europa, Frankfurt am Main

Fachkongress

Weitere Termine & Veranstaltungen sowie die aktuelle Ausgabe der SUBITOMAIL finden Sie auch im Internet unter: www.subito.de.

IMPRESSUM REDAKTION : Evelyn Müller HERAUSGEBER: SUBITO AG Kurhessenstraße 5, 64546 Mörfelden-Walldorf T: +49 6105 / 97 02-0, F: +49 6105 / 97 02-104 www.subito.de, info@subito.de ISSN: 2197-8158

LAYOUT: LABOR GmbH Fischtorplatz 21, 55116 Mainz labor.digital, info@labor.digital DRUCK : Druckstudio Gallé GmbH Am Weinkastell 9, 55270 Klein-Winternheim www.druckstudio-galle.de

BILDNACHWEIS:

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SUBITO AG, Kurhessenstraร e 5, 64546 Mรถrfelden-Walldorf | T: +49 6105 / 97 02-0, F: +49 6105 / 97 02-104 | www.subito.de, info@subito.de