n.a.v. MTO

AFAS VERVANGT RAET, YOUFORCE WORDT INSITE Maasstad Ziekenhuis stapt over op nieuw personeelsinformatiesysteem

Met ingang van 1 januari 2019 stapt het Maasstad Ziekenhuis over van het personeelsinformatiesysteem van leverancier Raet naar het systeem van leverancier AFAS. Achter de schermen wordt al bijna een jaar gewerkt aan deze overstap en nu het bijna 1 januari is, gaat we het systeem ook vóór de schermen gebruiken. Dat houdt in dat iedereen binnen het Maasstad Ziekenhuis in meer of mindere mate te maken krijgt met een ander personeelsinformatiesysteem. Kort samengevat betekent dit: Youforce (Raet) wordt InSite (AFAS).

Wat is AFAS/InSite? AFAS is een softwarebedrijf en de leverancier van het nieuwe personeels- en salarissysteem van ons ziekenhuis. De zorg is voor AFAS geen onbekend terrein; met ruim 40 ziekenhuizen als klant is AFAS marktleider in onze sector.

De eindgebruiker, medewerker of leidinggevende, heeft in de praktijk hoofdzakelijk te maken met de applicatie InSite. Dit is de applicatie die je gebruikt om mutaties en declaraties in te dienen, ziekte en herstel te melden en overige personele wijzigingen door te geven, zoals een adreswijziging. Tevens geeft InSite toegang tot de personeelsdossiers en voorziet het in standaard managementinformatie. InSite vervangt daarmee het huidige en vertrouwde Youforce.

Waarom stappen we over op AFAS? Het Maasstad Ziekenhuis maakt al ruim tien jaar gebruik van het personeelsinformatiesysteem van leverancier Raet en de bijbehorende applicatie Youforce. Daarnaast is ook de salarisadministratie gedurende deze periode uitbesteed aan Raet. Buiten het feit dat het heel gezond is periodiek te beoordelen of geleverde diensten en producten nog voldoen aan de gestelde eisen, heeft de toetreding tot Santeon een belangrijke rol gespeeld bij de overstap op AFAS. De overige zes Santeon Ziekenhuizen maken ook gebruik van de software van AFAS en in het kader van kennisdeling, leren van ‘best practices’, ‘benchmarking’

Achter de schermen wordt al bijna een jaar aan deze overstap gewerkt

en financiële voordelen, is besloten dat ook het Maasstad Ziekenhuis de overstap naar AFAS gaat maken.

Met bovengenoemde overstap, neemt ons ziekenhuis ook de salarisadministratie weer in eigen beheer.

Wanneer gaan we wat doen? Formeel vindt de overstap per 1 januari 2019 plaats. InSite kan echter vanaf woensdag 12 december al worden gebruikt voor het indienen en verwerken van mutaties en declaraties, het ziek en hersteld melden en het stellen van vragen met betrekking tot personeels- en salarisadministratie. In het tweede kwartaal van 2019 wordt ook de inhoud van de personeelsdossiers overgezet van Raet naar AFAS. Tot die tijd zijn deze gegevens in te zien via Youforce.

Wat betekent dit voor de medewerkers en leidinggevenden? Naast de verandering van de naam en de ‘look and feel’, is er nog een aantal zaken dat met de ingebruikname van AFAS/InSite gaat veranderen. De belangrijkste zijn de volgende.

Het inloggen vanuit het ziekenhuis gebeurt op basis van ‘Single Sign On’. Dit betekent dat wanneer je bent aangemeld op je eigen Maasstad account, er ook direct toegang is tot InSite zonder dat je daar apart voor hoeft in te loggen. Inloggen van buiten het ziekenhuis gebeurt op basis van twee factor authenticatie. Dit betekent dat je ter verificatie een SMS code krijgt toegestuurd via je mobiele telefoon. Het is hiervoor wel van belang dat je telefoonnummer correct in AFAS staat. Stond dit juist in het huidige systeem dan gaat dit automatisch over naar AFAS. De salarisstrook ziet er anders uit. Uiteraard staat op de nieuwe salarisstrook ook nog steeds het bruto en netto salaris, maar qua opbouw en lay-out ziet de strook er anders uit dan de huidige salarisstrook van Raet. In je persoonlijke InSite omgeving zie je, indien van toepassing, taken verschijnen. Deze taken vragen om een actie. Deze acties variëren van een leesbevestiging tot het accorderen of aanpassen van een mutatie.

Meer informatie? • Op Intranet komen er pagina’s met informatie over

AFAS/InSite. • Er zijn speciale inloopsessies voor de medewerkers waar je alles te weten kunt komen over hoe je kunt werken met het nieuwe personeelsinformatiesysteem.

De dagen/tijden en locatie staan op intranet.