Square wordt vervangen door Ortec

Tekst: Margot Kerman (HR Projectleider) en Wil Menheere (Projectmanager)

Binnenkort gaan we over op het nieuwe roosterprogramma OWS (Mijn Rooster) omdat het huidige roosterprogramma Square ophoudt te bestaan. We hebben hier daarom de roosters te worden opgesteld voor oktober, zodat we 1 oktober ‘live’ kunnen gaan.

de afgelopen periode via diverse middelen over gecommuniceerd. Wil je informatie teruglezen, dan verwijzen we naar het bericht van 13 april op intranet.

Wat gaat er veranderen? In de eerste plaats natuurlijk de ‘look and feel’ van het nieuwe programma; een frisse, overzichtelijke site waar iedere collega die ingeroosterd wordt, ziet van hoe laat tot hoe laat zijn/haar dienst is, eventueel aangevuld met de locatie waar gewerkt wordt. Het nieuwe systeem biedt beroep gedaan op ieders flexibiliteit en

daarnaast de mogelijkheid om digitaal (dienst)wensen aan te geven, diensten te ruilen en flexkrachten te laten ‘bieden’ op diensten.

De wijzigingen hebben in eerste instantie voornamelijk invloed op de roosteraars. Van hen vragen we extra straks te kunnen roosteren. En dat in deze toch al drukke periode. Maar we helpen uiteraard waar nodig en zorgen dat dit zo min mogelijk extra tijd kost. We ondersteunen door middel van klassikale trainingen, het beschikbaar stellen van hand-outs op iDoc en indien nodig door de hulp vanuit functioneel beheer.

Hoe nu verder? In juni en juli worden alle roosteraars getraind om in Mijn Rooster te kunnen roosteren. In principe worden de roosters drie maanden van tevoren bekend gemaakt. In juli dienen

Hierbij nog een laatste oproep aan de roosteraars die zich nog niet hebben opgegeven voor de training. Er zijn nog maar een paar beschikbare data waarop je jezelf via Maaswijzer Touch kunt opgeven. Doe dit dus zo snel mogelijk.

De projectgroep wil de pilotgroep, functioneel beheer Square en de betrokken collega’s van IMTS op voorhand heel erg bedanken voor hun inzet. Er wordt een groot inspanning ten aanzien van het opdoen van kennis om

incasseringsvermogen. Fijn dat iedereen zich betrokken voelt om de invoering soepel te laten verlopen.

Benieuwd hoe het nieuwe systeem er straks uit ziet? Hieronder alvast een blik op Mijn Rooster:

KARIN VAN DER KAMP-DJERMOR

SEH-VERPLEEGKUNDIGE

In de Rubriek ‘Mijn kernwaarde, mijn drijfveer’ laten we medewerkers aan het woord over hun favoriete kernwaarde.

Deze keer de kernwaarde van Karin van der Kamp-Djermor. Karin is naast haar functie als SEH-verpleegkundige en kwaliteitsfunctionaris, tevens actief als lid van de Verpleegkundige Adviesraad en de Foundation Maasstad Ziekenhuis for African Hospitals.

Verbindend De kernwaarde verbindend is voor Karin zonder twijfel dé kernwaarde waar ze haar eigen meerwaarde in ziet. “We hebben op de afdeling Spoedeisende Hulp (SEH) een roerige periode achter de rug waarin we op de survivalstand stonden. Hierdoor zijn er veel collega’s vertrokken. Maar het tij is gelukkig gekeerd. We hebben een nieuw management dat structuur, onder andere door de inzet van spoedteams, heeft aangebracht. Ik voel me door hen gesteund en gecoacht. Ook door de raad van bestuur worden we gehoord en gezien!” Karin geeft aan dat de SEH altijd al ambitieus en deskundig is geweest, maar dat er wel een inhaalslag moet worden gemaakt. “Op de werkvloer ben ik behalve keihard aan het werk ook continu aan het kijken, luisteren en voelen. Wat kan beter, waar hebben mijn collega’s last van en wat kan ik eraan doen om te verbeteren? Ik kom het beste tot mijn recht als ik dingen kan regelen, organiseren, structureren en vind het heerlijk om hiervoor al mijn netwerken via de Verpleegkundige Adviesraad, het spoedteam K&V en de Foundation for African Hospitals in te zetten.”

Recent voorbeeld van verbindend werken is het, op aangeven van een collega, vervangen van een oud spoelsysteem voor de ogen. Deze collega heeft ermee gewerkt in een ander ziekenhuis. “In samenwerking met de polikliniek Oogheelkunde heb ik voor het product een protocol en werkinstructie geschreven, en vervolgens is dit product op de SEH, de polikliniek Oogheelkunde en het Brandwondencentrum geïntroduceerd. Door verbindend te werken, kan de patiëntenzorg zichtbaar verbeterd worden.”

Gastgerichtheid Naast verbindend werken, is gastgerichtheid één van de pijlers van de SEH. “Wij zijn het eerste aanspreekpunt van het Maasstad Ziekenhuis voor vele klanten; denk maar aan de patiënt, de meldkamer ambulance en de huisartsen. Een klein beetje extra aandacht, even opstaan en een praatje maken of een hand op de schouder leggen, is een kleine moeite maar wordt erg gewaardeerd. Door de survivalstand van de afgelopen periode, is dat er helaas bij ingeschoten, maar door de focus op Aandacht voor aandacht is er bijvoorbeeld een grote groep coördinatoren bewust gemaakt van hun rol als ‘gezicht van het Maasstad ziekenhuis’. In de waan van de dag kan dit worden vergeten, maar door de bewustwording kun je echt het verschil maken.”

Regiebord op verpleegafdeling 10 – MDL, Nefrologie en Reumatologie doorslaand succes

Verpleegkundigen nemen zelf de regie en helpen elkaar waar nodig

Het regiebord hangt sinds februari op de afdeling en maakt voor de verpleegkundigen inzichtelijk hoe ze de werkdruk ervaren. Op het bord staan de namen van de verpleegkundigen, de kamers waarin ze zijn ingedeeld en waar er lege bedden zijn. Verpleegkundigen geven aan hoe zij de werkdruk ervaren met gekleurde magneten. De groene magneet betekent dat een verpleegkundige het werk aan kan en eventueel hulp kan bieden aan een collega. De gele magneet geeft aan dat een verpleegkundige genoeg te doen heeft en niet in staat is collega’s bij te staan, de rode magneet houdt in: help! Ik ga het niet redden, ik heb hulp nodig.

Teamleider Nicole Michielsen ® bekijkt samen met verpleegkundigen Michelle Born en Daniëlle van der Veen (l) het regiebord

De werkdruk op verpleegafdeling 10 – MDL, Nefrologie en Reumatologie – was jarenlang ontzettend hoog en de medewerkers riepen dat ze een zorgzwaartemeting wilden. Dat gebeurde vorig jaar door een bureau maar daarvoor moesten medewerkers alle werkzaam

heden en de tijd die zij daaraan besteedden, registreren. Die tijd was er dus niet... Zorgmanager Alex Lindenburg kwam met het idee van een regiebord, dat hij eerder introduceerde in een ander ziekenhuis. “Daar was het een doorslaand

succes en bij ons nu ook!”, onthult teamleider Nicole Michielsen.

Bespreken werkdruk Op vier momenten per dag komen de verpleegkundigen en teamleider bij elkaar om de werkdruk te bespreken. Aan het begin van de dienst, om kwart voor acht. Dan hebben ze de dossiers gelezen en kunnen ze een inschatting maken van de hoeveelheid werk. Het tweede tijdstip is halftien, vlak voor de

eerste koffiepauze. Er wordt dan visite gelopen en de zorg is volop gestart. Het derde tijdstip is om kwart voor twaalf, voor de eerste lunchpauze, en het vierde om half twee, want dan zijn de werkzaamheden voor de middag inzichtelijk. Nicole: “Patiënten gaan naar huis of er zijn opnames, waar je het druk mee kunt hebben. Dat nemen we door. De secretaresse ziet de kleuren van de magneten en in welke kamer er lege bedden staan. Zij kan de nieuw opgenomen patiënt plaatsen in een kamer waar de verpleegkundige ‘op groen staat’ of in de kamer plaatsen met een verpleegkundige ‘in het rood’, maar dan vraagt ze aan een verpleegkundige die in het groen staat de opname te doen. Het is nooit zo dat alle vier de units in het rood staan dus we nemen altijd patiënten op.”

Aan het eind van de dagdienst is er een evaluatie en bespreken ze bijvoorbeeld waarom iemand in het rood stond. Dat kan zijn omdat een verpleegkundige op zoek moest naar een infuuspomp of ander materiaal. De redenen worden opgeschreven. “We hebben het voornamelijk druk met de uitwerking van de visite en het regelen van het ontslag van patiënten. De planning kan worden aangepast aan de zorgzwaarte door te schuiven met personeel. Komt het vaak voor dat materiaal niet aanwezig is, dan zorg ik dat er meer materiaal op de afdeling komt. Wij kijken ook of we structureel iets moeten veranderen”, beklemtoont ze.

Grootste pluspunt Wat het grootste pluspunt is van het regiebord? “Er is veel meer inzicht in elkaars werkzaamheden. De verpleegkundigen hielpen elkaar, maar dan vaak aan dezelfde kant van de afdeling. Nu helpen ze kruiselings en veel sneller. We hebben meegemaakt dat iedereen in het groen stond. Toen heb ik collega teamleider Magda Mathura van verpleegafdeling 9 gebeld en gevraagd of zij hulp nodig had. Ook de structuur is nog beter geworden.”

Werkgroep Regiebord Bij de invoering van het regiebord is teamleider Nicole Michielsen ondersteund door adviseurs Floris Baartmans en Jeffrey van Oort. In een werkgroepje hebben zij de theorie en de werkwijze uitgelegd aan Nicole, dagcoördinator Heleen Bijl en verpleegkundige Jos van der Leer. Daarna is de afdeling vrij snel in het diepe gesprongen en gestart. Vanaf week 1 ging het al hartstikke goed, is Nicoles ervaring.

Verpleegafdeling 10 is de eerste afdeling met een regiebord. Verpleegafdeling 9 en12 zullen de volgende

zijn die ermee gaan werken. Dit zeggen verpleegkundigen Michelle Born en Daniëlle van der Veen Daniëlle: “We dachten: eindelijk worden we gehoord over de hoge werkdruk en krijgen wij zelf de regie, toen het regiebord kwam. Het was erg druk op de afdeling en we liepen tegen veel zaken aan.” Michelle voegt toe: “Ik had niet verwacht dat het zo goed zou werken. Het leek direct rustiger te worden en je weet gelijk waar je kunt helpen.” Ze vertellen dat je in één oogopslag het overzicht hebt. Er is weleens discussie over welke kleur je bent. Ben je groen op het moment dat je je werkzaamheden goed aan kunt, of ben je groen omdat je hulp kunt bieden. Daniëlle: “Er wordt nooit naar een collega gewezen omdat hij of zij te vaak in het rood zou staan. Het gaat erom hoe iemand het ervaart.” Beiden vinden het goed dat er iedere dag een evaluatie is en ervaren dat de essentie van het regiebord is dat je elkaar ondersteunt waar nodig en efficiënter werkt. Ze zien dat er meer contact met alle collega’s is en ze willen absoluut zo blijven werken. Ze gaan met een goed gevoel naar huis na een dag werken.