20
BUSINESS MAGAZINE ON INNOVATION, LEADERSHIP, STRATEGY AND VISION
Thema - artikel
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM)
ONGESTRUCTUREERDE INFORMATIE CxO Redactie
BEHEREN EN DELEN
De digitalisering van onze maatschappij vindt in een steeds hoger tempo plaats. Ook bedrijven zetten de digitale omslag hoog op de agenda. Een uitdaging is het beheer van de zogenaamde ongestructureerde informatie, zoals e-mails, foto’s, video’s en social media berichten. Enterprise Content Management (ECM) is de verzameling van diverse deeloplossingen (zoals document management, collaboratie en webcontent management) voor het scannen, maken, bewerken, beheren en distribueren van ongestructureerde informatie. “Het begrip ECM werd begin 2000 geïntroduceerd,” zegt Johan Raedemaeker van Delaware Consulting. “Ongestructureerde informatie beslaat volgens studies nog steeds 80 procent of meer van het totale informatievolume van een onderneming.”
EXECUTIVE SUMMARY. Enterprise Content Management (ECM) is de verzameling van diverse deeloplossingen (zoals document management, collaboratie en webcontent management) voor het scannen, maken, bewerken, beheren en distribueren van ongestructureerde informatie. we.listen@cxonet.be
WWW.CXONET.BE
al te weinig op het beheer op langere termijn. Bedrijven verliezen zo cruciale informatie rond klanten, producten en leveranciers.” INTEGRATIE MET ERP Een tweede trend ziet Johan in de integratie van de ongestructureerde documentstromen met de bestaande ERP (Enterprise Resource Planning)-omgeving, zowel binnen een departement als tussen de departementen. “ERP zorgt ervoor dat de bedrijfsprocessen gestroomlijnd verlopen. We zien echter vaak dat de bijbehorende documentenstroom niet mee werd geautomatiseerd. Neem een eenvoudig product-levering proces. Op de verkoopafdeling worden offertes gemaakt en contracten opgesteld. De contracten belanden wat later op de juridische afdeling. In de fabriek zijn er productieorders, eventueel met bijbehorende certificaten. Bij logistiek worden er leveringsdocumenten gemaakt en de facturatie gebeurt via de financiële afdeling. Dankzij een procesgericht ECM systeem kan je deze berg aan informatie en documenten makkelijker beheren en delen.”
SOCIAL MEDIA Ook sociale media zoals Yammer, Twitter en Facebook genereren een stroom aan ongestructureerde informatie. Johan: “Steeds meer bedrijven investeren in tools om deze informatie te analyseren om, bijvoorbeeld, te weten hoe de buitenwereld naar de organisatie kijkt. Maar ook binnen de organisatie worden sociale media steeds vaker gebruikt om documenten, foto’s en berichten te delen en te beoordelen. Veel ECM platformen beschikken over ‘social functionaliteiten’ om ook dit soort van informatie binnen de organisatie te ontsluiten.” MAAK EEN PLAN Het invoeren van ECM vraagt studie en SHAREN VAN INFORMATIE voorbedachtheid, besluit Johan. “We zien dat veel Een opvallende trend binnen ECM ontwaart Johan bedrijven zonder nadenken dergelijke systemen in het delen van de ongestructureerde informatie implementeren. Er wordt te weinig nagedacht via allerhande interne en externe (cloud) over de nodige stappenplannen en tools, maar platformen. “Organisaties zijn meer verspreid vooral niet over hoe ze de medewerkers hierbij over diverse locaties of worden internationaler. moeten begeleiden. Want het digitaliseren en Ze maken gebruik van ‘collaborative’ beheren van informatie vraagt om een andere omgevingen die vlot bereikbaar zijn en waar manier van werken . Hier ligt een grote uitdaging. informatie toegankelijk is en snel kan gedeeld Ik pleit ervoor om ECM op strategisch niveau te worden. Vaak ligt de klemtoon van organisaties implementeren en het niet te beschouwen als een op het produceren van dergelijke content, maar IT-tool, want dan mist het zijn doel.”
JAN/FEB 2015