Handboek De Kerk als Podium
Inleiding
Groninger Kerken zet zich in voor het duurzame behoud en gebruik van religieus erfgoed in stad en provincie Groningen. Het bezit omvat 103 kerken, 2 synagogen, 63 kerkhoven, 8 pastorieën en 45 torens — en dit aantal blijft groeien.
Dit handboek is het resultaat van het project De Kerk als Podium, ontwikkeld in samenwerking met het KultuurLoket, ondersteuning en advies van de amateurkunstsector van de provincie Groningen.
Dit project richt zich op het vergroten van kennis en vaardigheden van de vrijwilligers rondom het organiseren van concerten en tentoonstellingen in kerken van Groninger Kerken.
Het biedt praktische richtlijnen en inspiratie voor iedereen die een culturele activiteit in een kerkgebouw wil organiseren.
Het netwerk van ruim 600 vrijwilligers speelt hierin een onmisbare rol. Veel vrijwilligers zijn actief betrokken bij het beheer van de kerk en de programmering van activiteiten. Hun enthousiasme en inzet maken echt het verschil.
En dat mag gezegd worden!
Inhoud
Foto omslag: Martijn Cornet en het Ragazze Quartet in Kerk Garmerwolde voor ODE. Foto: Ronnie Zeemering
Voorwoord
1. Het project
1.1 Datum bepalen
1.2 Taakverdeling
1.3 Planvorming en planning
1.4 Publiciteit
1.5 Fondsenwerving en subsidieaanvragen
1.6 Afstemming en coördinatie
1.7 Afronding
2. Het organiseren
2.1 Hoe organiseer je een project?
2.2 De Plaatselijke Commissie als organisator
3. Kerkalspodium.nl
3.1 Hoe werkt het?
3.2 Checklist voor de webredactie
3.3 Actueel Artiesten Aanbod
Bijlagen
A Relevante onderwerpen voor De Kerk als Podium
B Casus: Het gebeurt in Eens
C Leidraad voor projectplan
D Voorbeeldbegroting en -dekkingsplan
8 6
11
12
14 22
Voorwoord
Door Hans Tulp
Dit handboek markeert de afronding van het project De Kerk als Podium, een initiatief dat in 2019 als pilot van start ging.
Maar hoe begon het eigenlijk?
Wat maakte dit project zo bijzonder?
En wat heeft het opgeleverd?
De eerste ideeën ontstonden bij Matteke Winkel, die in 2018 als vrijwilliger bij Groninger Kerken begon. Zij onderzocht wat plaatselijke commissies zoal organiseerden in hun kerken, zoals concerten en tentoonstellingen. Haar conclusie? De Plaatselijke Commissies zouden de mogelijkheden van hun eigen kerk beter moeten benutten. Samen met Max de Haas — van de PC Losdorp — heeft Matteke het eerste lijntje gelegd met het KultuurLoket (voorheen Vrijdag Advies). Zij gingen in gesprek met Paula Mulder en Geert Oude Weernink, beiden adviseurs cultuurparticipatie.
Van idee naar pilot
Eind 2019 sloot ik mij aan als vrijwilliger bij Groninger Kerken. Door mijn brede belangstelling en muziekactiviteiten was de match met het nieuwe Kerk als Podium project snel gelegd. Samen met Matteke en Max legden we de basis voor de eerste workshops. De pilot workshop hebben we gehouden in de consistorieruimte van de kerk in Losdorp.
De pilot workshop
De pilotworkshop vond plaats in de consistorie van de kerk in Losdorp. De taken waren goed verdeeld. Geert en Paula schreven een casestudy, een mooi verhaal over het organiseren van een dorpsfeest in het fictieve dorp Eens. Matteke en ik hielden ons bezig met organisatie en praktische zaken. Als werkvorm voor de uitvoering van de pilot kozen we de workshop. Deelnemers moeten zoveel mogelijk zelf actief zijn en verantwoordelijkheid nemen. Zij vervullen rollen als projectleider, marketing/PR of penningmeester van het fictieve project.
De pilot workshop omvat drie bijeenkomsten. De eerste bijeenkomst is bedoeld voor kennismaking en verwachtingen delen. De tweede bijeenkomst is het meest interessante deel, dan spelen we ‘het spel’. Tijdens de derde bijeenkomst komen restonderwerpen en nog openstaande vragen aan bod.
Een onverwachte pauze Net toen het project goed op stoom kwam, volgde een onvermijdelijke pauze. De COVID-pandemie legde alles stil. Matteke nam als vrijwilliger afscheid van Groninger Kerken. Max de Haas heeft toen haar rol overgenomen. Toen de ergste hinder van COVID voorbij was, hebben we het project in het najaar van 2021 weer opgestart. Met inhoudelijke steun van Paula hebben we de tweede workshop in Feerwerd georganiseerd. Daarna volgden de workshops in Onderdendam, Middelstum en opnieuw Losdorp.
Het project had niet kunnen bestaan zonder de inzet van bevlogen mensen: vrijwilligers die hun tijd en kennis deelden en professionals die hun expertise. Het project De Kerk als Podium heeft PC’s een stimulans gegeven om van hun eigen kerkpodium een bruisend centrum van cultuur en ontmoeting te maken.
Ik wil langs deze weg iedereen bedanken die heeft bijgedragen aan dit bijzondere avontuur. In het bijzonder Matteke, Max, Paula, Geert en onze kersverse vrijwilligerscoördinator Daphne de Bruijn. Het project De Kerk als Podium zal mij nog lang heugen. Ik heb ervan genoten en ik hoop dat een ieder die heeft meegewerkt, dit ook zo heeft beleefd.
Het project
1
1.1 Datum bepalen
De eerste en belangrijkste vraag: wanneer organiseren we de activiteit? Houd rekening met de volgende zaken:
◻ Zijn alle betrokkenen op die dag beschikbaar?
◻ Valt de datum samen met een feestdag?
◻ Valt de datum in een schoolvakantie?
◻ Is er voldoende tijd om subsidies aan te vragen?
◻ Bij een buitenactiviteit: welk weer is te verwachten?
◻ Zijn er in de omgeving geen concurrerende activiteiten (bijv. in andere kerken)
TIP Sommige gemeenten hebben fondsen voor leefbaarheid. Bijvoorbeeld: de gemeente Eemsdelta heeft een Loket Leefbaarheid, waar de Plaatselijke Commissie van Zeerijp gebruik van heeft gemaakt.
1.2 Taakverdeling
Een goede taakverdeling is essentieel voor een soepel verloop.
Denk hierbij aan de volgende rollen:
◻ Algemeen projectleider
◻ PR & communicatie
◻ Penningmeester
Overige teamleden brengen hun eigen ideeën in en kunnen specifieke taken op zich nemen. Werken met werkgroepen kan hierbij handig zijn.
1.3 Planvorming en planning
De eerste stappen in het project:
◻ Wat gaan we doen?
◻ Hoe hoog leggen we de lat (ambitieniveau)?
◻ Opstellen van een begroting.
◻ Contact opnemen met ensembles/musici.
◻ Indienen van subsidieaanvragen
◻ Opstellen van een tijdsplanning met GO/NO-GO-moment.
Alles blijft in deze fase ‘met potlood geschreven’ en kan nog worden aangepast.
GO/NO-GO-moment
Een realistisch GO-moment is wanneer 75-80% van de toegezegde subsidies binnen is. Bij grotere evenementen, zoals een dorpsfeest, moet je ook denken aan:
◻ Een Plan B bij slecht weer (bijv. een boerenschuur als alternatieve locatie).
◻ Een onvoorzien budget van 10% in de begroting.
◻ Een financieel Plan B voor als extra subsidie uitblijft.
◻ Een evenementenverzekering (indien nodig).
◻ Een stichting of vereniging als penvoerder voor subsidieaanvragen.
1.4 Publiciteit
Publiciteit is cruciaal vanaf het begin. Zorg voor een duidelijk marketingplan en maak gebruik van de volgende middelen:
◻ Eigen website (of een ‘wizzkid’ uit het dorp inschakelen).
◻ Activiteitenkalender van Groninger Kerken kerkalspodium.nl.
◻ KultuurCentrale.nl en andere platforms.
◻ Lokale media zoals RTV Noord, Uit Agenda, KultuurAgenda, vanPlan.nl en kranten.
◻ Flyers en posters in dorpen en omliggende gebieden (4 tot 6 weken vooraf).
Extra Publiciteit en Betrokkenheid
◻ Verzin een aansprekende naam voor de activiteit, vooral bij grotere evenementen.
◻ Vergroot het draagvlak door:
◻ Dorpsbewoners actief om ideeën te vragen.
◻ Scholen te betrekken bij de voorbereidingen.
◻ Gemeente en provincie tijdig te informeren over het feest en het proces na de GO-beslissing.
◻ Vrijwilligers persoonlijk te benaderen in plaats van een algemene oproep in de krant.
1.5 Fondsenwerving en subsidieaanvragen
Bij subsidieaanvragen moeten de onderdelen waarvoor financiële steun nodig is, apart worden begroot. Dit betekent dat de verwachte inkomsten (zoals entreegelden) en kosten (zoals gages voor musici) helder moeten worden gepresenteerd.
TIP Sommige gemeenten in Groningen hebben een cultuurcoach die de Plaatselijke Commissie kan helpen bij het aanvragen van subsidies.
Procedure voor subsidieaanvragen via Groninger Kerken
◻ De PC maakt een projectplan en onderzoekt geschikte fondsen.
◻ De PC legt de plannen voor aan de vrijwilligerscoördinator, die het proces coördineert.
◻ Voordat een aanvraag wordt ingediend, moet deze worden goedgekeurd door de directeur van Groninger Kerken (voor bedragen boven € 2500,- is dit verplicht).
◻ Dit proces wordt gevolgd omdat Groninger Kerken juridisch eindverantwoordelijk is voor subsidieaanvragen. Let op: Dit traject staat los van subsidies die via de afdeling Instandhouding lopen.
Belangrijke aandachtspunten bij subsidies
◻ Houd de omschrijving van het project breed: Richt je vooral op de waarde voor het dorp, de uitstraling en de aantrekkelijkheid voor sponsoren.
◻ Label de subsidie niet te specifiek: Behalve bij gerichte aanvragen, zoals bij het Fonds voor de Podiumkunsten voor een compositie- of tekstopdracht. Zo voorkom je dat een fonds een toegezegd bedrag intrekt als er wijzigingen in het programma zijn.
◻ Voorfinanciering: In sommige gevallen wordt slechts een deel van de subsidie vooraf uitgekeerd. Dit betekent dat je de activiteit mogelijk moet voorfinancieren via fondsen, de gemeente, de provincie of banken.
Overige praktische zaken
◻ Vergunningen: Controleer of je een vergunning nodig hebt voor het evenement. Activiteiten in de kerk zelf zijn meestal vrijgesteld.
◻ Geef bestuurders en belangrijke gasten een VIP-behandeling.
◻ Zorg voor een fotograaf die zowel het voorbereidingsproces als de activiteit zelf documenteert.
1.6. Afstemming en coördinatie
De projectleider houdt het overzicht en communiceert met de PR-medewerker en de penningmeester. Goede interne communicatie is essentieel.
Gebruik bijvoorbeeld een WhatsAppgroep om iedereen op de hoogte te houden.
Bij grotere evenementen heeft de projectleider ook een rol in veiligheid. Denk hierbij aan:
◻ Beveiliging en vergunningen.
◻ Verkeersregelaars en extra parkeerplekken (indien nodig).
1.7. Afronding
Het project is pas afgerond wanneer alle subsidies zijn ontvangen en alle facturen zijn betaald. Zorg voor een goede afsluiting, zoals een evaluatie met alle medewerkers.
Zo leer je van het proces en vier je samen het succes!
2 Het organiseren
2.1. Hoe organiseer je een project?
a. Podiumkunst
Bij podiumkunst kennen we vier vormen van financiële afwikkeling:
◻ Uitkoop van ensemble/musicus: Het ensemble ontvangt een vast bedrag. De Plaatselijke Commissie draagt hierbij het risico.
◻ Partage: De inkomsten uit kaartverkoop worden gedeeld, bijvoorbeeld 50-50 of 60-40.
◻ Partage met garantiesom: Zoals hierboven, maar met een garantiesom.
◻ Huur van de kerk: Het ensemble huurt de kerk en ontvangt alle inkomsten uit kaartverkoop.
Maak bij partage goede afspraken over:
◻ De hoogte van de te verdelen opbrengst.
◻ Het aantal vrijkaarten voor de PC.
b. Beeldende kunst
Belangrijke aspecten:
◻ Zorg voor de veiligheid van de kunstwerken in de kerk.
◻ Houd rekening met beperkte ruimte.
◻ Maak afspraken met kunstenaars over het inrichten van de tentoonstelling.
◻ Meld de tentoonstelling tijdig aan bij Groninger Kerken voor verzekering.
◻ Maak afspraken over kunstverkoop; hoe hoger de huur, hoe lager de commissie.
c. Algemene Groninger Kerken-voorzieningen
◻ Een overzicht van beschikbare ruimte en faciliteiten per kerk is te vinden op kerkalspodium.nl.
◻ Via het intranet kun je de nieuwspagina gebruiken voor het delen van documenten en informatie.
2.2. De Plaatselijke Commissie als organisator
◻ Stel jezelf als PC de vraag: wat zijn de sterke en zwakke punten? Organiseer activiteiten die bij jullie passen en waar jullie affiniteit mee hebben.
◻ Vraag jezelf af waarom je een concert of tentoonstelling wilt organiseren en voor wie. Dit kan bijvoorbeeld helpen om een duidelijk profiel op te bouwen.
3 Kerkalspodium.nl
De website kerkalspodium.nl is opgezet om activiteiten georganiseerd door Plaatselijke Commissies beter zichtbaar te maken. Zonder goede promotie blijven zelfs de mooiste evenementen immers onopgemerkt.
Het platform laat niet alleen de kerk zelf, maar ook de georganiseerde activiteiten zien aan een breder publiek. Organisatoren én bezoekers kunnen er eenvoudig evenementen vinden. Daarnaast dient de website als inspiratiebron, die de vele mogelijkheden van een kerk als podium laat zien.
3.1. Hoe werkt het? Controleer of jouw kerk al op de website staat Is dat niet het geval? Stuur dan een e-mail naar info@kerkalspodium.nl.
Meld je activiteiten aan Zo kunnen potentiële bezoekers en organisatoren jouw kerk makkelijker vinden. De handleiding staat op ons intranet, en je kunt evenementen aanleveren via info@kerkalspodium.nl.
Laat je inspireren Bekijk hoe andere kerken hun ruimte gebruiken en ontdek wat er allemaal mogelijk is.
3.2. Checklist voor de webredactie
Wat heeft de webredactie nodig voor het plaatsen van een activiteit op de website?
◻ Titel (max 60 tekens)
◻ Beschrijving van de activiteit
◻ Locatie
◻ Begin- en evt. einddatum
◻ Begin- en evt. eindtijd
◻ Openingsdagen
◻ Entreeprijs
◻ (Indien nodig) Reserveren via:
◻ E-mail contact:
◻ Info website:
◻ Een kwalitatief goede afbeelding (minimaal 1MB).
3.3. Actueel Artiesten Aanbod (AAA)
Op het intranet van Groninger Kerken vind je in de documentenmap drie “levende documenten” met ons Actueel
Artiesten Aanbod:
◻ Kunstmakers – voor exposities
◻ Muzikanten – voor concerten
◻ Woordkunstenaars – voor toneel en cabaret
Deze artiesten hebben zich aangemeld bij Groninger Kerken en zijn enthousiast om op te treden in onze kerken. Dus neem gerust een kijkje en laat je inspireren voor jouw volgende evenement!
Bonus
De afdeling PR & Communicatie van Groninger Kerken gebruikt de website maandelijks als inspiratiebron voor onder andere de nieuwsbrief (met ruim 5000 leden) en social media. Zo worden de activiteiten van Kerk als Podium ook onder de aandacht van de donateurs van Groninger Kerken gebracht.
Bijlagen
Voor De Kerk als Podium relevante onderwerpen
A
◻ Marketing
◻ Hoe bereik je publiek
◻ Hoe zorg je dat de inwoners uit het eigen dorp (ook) komen
◻ Hoe zorg je dat niet kerkelijke mensen (ook) komen
◻ Afstemmen van activiteiten
◻ Onderling van de kerken in de omgeving
◻ Met andere organisaties in nabije omgeving/ provinciaal (niet te veel jazz op 1 dag)
◻ Organiseren versus faciliteren
◻ Wanneer ga je zelf een activiteit organiseren (zelf verantwoordelijk voor activiteit)
◻ Wanneer ga je alleen faciliteren (alleen verhuren van de kerk)
◻ De kerk als locatie
◻ De kerk als kerk
◻ De kerk als ontmoetingsplek
◻ De kerk als podium
◻ De kerk als erfgoed
◻ Soort activiteit
◻ Wat komt de gemeenschap ten goede
◻ Wat past in de kerk
◻ Wat voor soort activiteit (alleen ‘spiritueel’, exposities of jazzconcerten of juist diverse disciplines)
◻ Hoe ga je om met het verkopen van kunstwerken tijdens een expositie
Casus: Het gebeurt in Eens
B
Het Groninger dorp Eens viert in 2025 dat het precies 250 jaar geleden is dat Nikolaas Westendorp werd geboren.
Dominee Nikolaas Westendorp
(11 februari 1774 - 5 juli 1835) is de bekendste inwoner van Eens en naamgever van de Westendorpweg.
Hij was predikant, oudheidkundige en studeerde theologie aan de Hoogeschool in Groningen. Hij huwde in 1799 de koopmansdochter Roelina Santée (ca. 1771-1847) uit Nietap, weduwe van ds. Abraham Albert Cremer uit Grootegast. Het echtpaar kreeg vijf dochters, waarvan er twee jong overleden. Westendorp was niet alleen predikant maar ook schoolopziener. Hij werd vooral bekend door zijn publicaties over archeologische, oudheidkundige en godsdiensthistorische onderwerpen
waaronder een geschiedenis van de provincie Groningen tot 1493, beter bekend als de Jaarboeken van Nikolaas Westendorp. Nikolaas Westendorp en zijn vrouw liggen begraven aan de noordzijde van de kerk.
De inwoners willen graag stilstaan bij de 250 e geboortedag van deze bijzondere inwoner.
De Plaatselijke Commissie van de kerk gaat hierom een uitgebreid en gevarieerd herdenkingsprogramma organiseren.
Er wordt samengewerkt met leden van de Vereniging Dorpsbelangen en dorpsbewoners met kennis van en interesse voor de cultuur en historie van het dorp.
Belangrijkste doel voor het dorp is het historisch besef van de dorpsbewoners te vergroten en de verbondenheid met hun omgeving en met elkaar te verstevigen. Met het programma wordt voor de regio en de provincie de historische waarde van Eens op de kaart gezet.
Het programma
De Plaatselijke Commissie denkt aan de volgende activiteiten die dorp en bezoekers meenemen naar het tijdperk van Westendorp:
◻ Rondleiding langs plaatsen van Westendorp en relevante architectuur, gevelstenen grafstenen
◻ Lezing over het leven en werk van Westendorp
◻ Tentoonstelling over het leven, werken en overleveringen van Westendorp
◻ Kerkdienst met een oude ‘preek’ van Westendorp
◻ Concerten op het Lohmanorgel
◻ Optredens met muziek uit de tijdsperiode
◻ Workshop BroodbakkenMaaltijden bereiden uit de betreffende periode
◻ Verhalenverteller
◻ Theatervoorstelling rondom een verhaal
En nu
De aanleiding en uitgangspunten zijn bekend, de eerste ideeën zijn al op papier gezet. Nu moet de organisatie aan de slag met de uitvoering van alle activiteiten. Waar en hoe te beginnen:
Organisatie
Wie doet wat? Voor het gehele project zijn er een paar belangrijke rollen:
◻ Projectleider
◻ Penningmeester
◻ Marketing medewerker
Daarnaast krijgen alle leden van de Plaatselijke Commissie de verantwoordelijkheid voor het realiseren van één activiteit.
Opdrachten
1. Bepaal met elkaar de datum / data van het project
2. Pak elk een rol / activiteit en bedenk een aantal acties die nodig zijn om deze rol / activiteit te realiseren
3. Wat moet er vanaf vandaag gebeuren voor jouw rol / activiteit? Welke acties zijn dit en op welk moment moet dit gebeuren?
C Leidraad opstellen van projectplan
Artistiek
◻ Wat ga je doen
◻ Wat is het doel
◻ Wat is de aanleiding
◻ Wat is de artistieke visie en de sociaal / maatschappelijke impact
◻ Is er een relatie met andere projecten / ontwikkelingen
Organisatie
◻ Wie gaat het project organiseren
◻ Wie zijn je samenwerkingspartners
◻ Wie zijn er verder bij betrokken (andere gezelschappen, leden, vrijwilligers, enz.)
◻ Hoe verhoudt het project zich tot de missie, visie, strategie en doelstellingen van de organisatie als geheel
Productioneel
◻ Wie gaat wanneer wat doen; wat is het tijdspad vanaf het opstellen van een plan tot en met de evaluatie na de projectdag(en), welke fases zijn er, wanneer zijn de GO/NO-GO momenten
Gedragscodes voor de cultuursector
◻ Fair Practice Code (stevigere arbeidsmarktpositie van mensen werkzaam in de sector)
◻ Governance Code Cultuur (fatsoenlijk bestuur en toezicht)
◻ Code Diversiteit & Inclusie (structurele verankering van diversiteit en inclusie binnen de organisatie)
Communicatie
◻ Wie is je doelgroep (aandacht voor toegankelijkheid en ‘diversiteit / exclusiviteit’)
◻ Hoe ga je ze bereiken
◻ Wanneer ga je ze bereiken
◻ Wat zijn je communicatiemiddelen (offline / online)
◻ Wie zijn je sponsoren en partners en hoe kunnen zij meehelpen je project zichtbaar te maken
Bijlagen
◻ Check de voorwaarden, denk aan Inschrijving Kamer van Koophandel / jaarrekening
Financiën
◻ Opstellen van een begroting met dekkingsplan (zie pagina 19)
D Voorbeeldbegroting en -dekkingsplan
TIP: Je kunt een voorbeeldbegroting downloaden via Intranet. Zo kun je eenvoudig je eigen begroting invullen en aanpassen.
Categorie Omschrijving
Personele kosten
Artistiek leider (regisseur, dirigent)
Productieleider
Decorontwerper
Kostuumontwerper
Acteurs / muzikanten
Vormgever publiciteitsmateriaal
PR medewerker
Technici
Vrijwilligersvergoedingen
Productiekosten
Ontwikkelkosten
Huur accommodatie/podia
Kosten audities
Repetitiekosten
Decor (bouw- en materiaalkosten)
Kostuums (materiaalkosten)
Licht en geluid
Publiciteitsmateriaal, website
Reis- en verblijfskosten
Diverse kosten
Catering
Premièrekosten
Administratie
Onvoorzien (8%)
Bedrag (€)
Totaal kosten € -
Vervolg op pagina 20 →
← Vervolg van pagina 19
Categorie Omschrijving
Dekkingsplan
Eigen bijdrage
Bijdrage uit entrees en/of eigen vermogen
Kapitalisering eigen inzet organisatie-uren
Overig (merchandising/catering)
Sponsoring
Bijdrage bedrijven
In natura
Crowdfunding
Subsidies / donaties
Gemeentelijke subsidie
Provinciale subsidie
Donatie van fonds 1 (aangevraagd/toegekend)
Donatie van fonds 2 (aangevraagd/toegekend)
Bedrag (€)
Totaal dekkingen € -
Let op de btw!
Is de organisatie btw-plichtig en zijn er inkomsten waarover btw afgedragen moet worden zoals entrees en sponsorbijdragen, dan zijn de bedragen in de begroting en de dekking exclusief btw. Is de organisatie niet btw-plichtig of zijn er geen inkomsten waarover btw afgedragen moet worden, dan zijn alle bedragen in de begroting en dekking inclusief btw.
Douwe Bob (en fan) in Kerk Nieuw Beerta voor ODE. Foto: Ronnie Zeemering
Colofon
Uitgave Groninger Kerken
Vormgeving
Thansk Creatief ontwerpbureau
Druk MarneVeenstra
© Groninger Kerken | 2025
