Umbrella-hallintajärjestelmän ABC

UMBRELLAHALLINTAJÄRJESTELMÄN ABC

Edellisessä henkilöstölehdessä käsittelimme Steveco konsernin Umbrella-hallintajärjestelmän etusivulta löytyviä näkymiä. Umbrella kuitenkin koostuu useista osioista, jotka muodostavat yhteisesti sovitut ja kuvatut toiminnan periaatteet eli toimintajärjestelmäkokonaisuuden. Tällä kertaa pureudumme tarkemmin standardiperheen ensimmäiseen otsikkoon eli Johtaminen-välilehteen.

Johtaminen välilehdeltä aukeaa käyttäjälle osio, jonka tarkoituksena on tarjota viitekehys ”ekosysteemistä”, missä Steveco navigoi ja minkä raamien sisällä toimimalla konserni voi saavuttaa tavoitteensa. Kyseinen osio on käytännössä ovenavaus meidän toimintaamme. Osiossa kuvataan karkeasti, mutta kattavasti organisaation toimintaympäristö ja toimintaympäristön odotukset, johtamiskäytännöt, roolit, vastuut ja valtuudet sekä toimintapolitiikkamme.

Toimintaympäristö

Tässä osiossa organisaation on määritettävä niin ulkoiset kuin myös sisäiset tekijät, jotka voivat vaikuttaa sen kykyyn saavuttaa halutut tulokset. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että meidän on tunnistettava, ymmärrettävä ja täytettävä toimintaamme kohdistuvat keskeisten sidosryhmien vaatimukset ja tarpeet. Esimerkkejä sidosryhmistä ovat muun muassa asiakkaamme, omistajamme, toimittajamme ja viranomaiset. Mahdollisia tarpeita voivat olla jatkuvuus, palvelun laatu, vaatimustenmukaisuus sekä turvallisuus, siisteys ja järjestys.

Toimintapolitiikka ja soveltamisala

Steveco konsernin toimintapolitiikka esittää toiminta-ajatuksemme ja sitoumuksemme vaatimusten täyttämiseen. Se huomioi edellä määritetyn toimintaympäristömme ja tukee konsernin strategiaa. Toimintapolitiikka kiteyttää tiedot meidän tavoitteistamme, aikomuksista ja sitoumuksista. Soveltamisalalla määritetään, mitkä kokonaisuudet kuuluvat hallintajärjestelmämme piiriin. Meillä Umbrellassa kuvataan toimintaa ohjaavat menettelyt kaikista vaiheista asiakashankinnasta valmiin palvelun jälkimarkkinointiin asti.

Johtajuus, roolit ja vastuut

Ylimmän johdon on varmistettava, että Umbrellassa määritetyt sidosryhmiemme vaatimukset (asiakkaat ja viranomaiset) ovat ajan tasalla ja huomioitu liiketoimintaprosesseissa. Lisäksi ylin johto varmistaa, että prosessit tuottavat halutut tulokset ja riskienhallinta on toimivaa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että eri vaatimukset on viety toimintoihimme osaksi ohjeistuksia ja näiden toteutumiseen on varattu tarvittavat resurssit. Lisäksi ylimmän johdon on varmistettava, että olennaisiin rooleihin liittyvät vastuut ja valtuudet määritellään Umbrellassa ja viestitään konsernissa.