UNIVERSIDAD PANAMERICANA
Facultad de Ciencias de la Educación
Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa
Legislación Administrativa y Educativa
Corresponsal de documentos oficiales administrativos
Aura Leticia de la Rosa Hernández (000101751)
Petén, La Libertad, junio de 2024
Índice Introducción................................................................................................................1 Documentos De Correspondencia Oficial En Instituciones Educativas....................2 Oficio..........................................................................................................................3 Circular 4 Memorándum 5 Notificación................................................................................................................6 Acta.............................................................................................................................7
Introducción
Actualmente, en el ámbito educativo, se puede observar que los directores y el personal administrativo realizan una serie de funciones administrativas para garantizar que el centro educativo que dirigen funcione correctamente. Además, deben comunicarse bien con las autoridades del Ministerio de Educación para cumplir con los planes y objetivos.
Dado que es la persona que está a cargo del sistema educativo y el que transmite la información necesaria a todos los docentes, es fundamental que los administradores educativos conozcan todos los documentos que se utilizan para desempeñar su papel como administradores.Además,lautilización delosdocumentosdecorrespondencia permite establecer una ruta alternativa para toda la comunidad educativa, así como para las autoridades educativas.
La circular, oficio, memorándum, notificación, actas y otros documentos son los principales documentos utilizados en la administración educativa. Para que los documentos sean recibidos y evaluados correctamente, es fundamental seguir las normas básicas de correspondencia, como buena redacción, ortografía, estética y jerarquía, entre otras recomendaciones.
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Documentos de correspondencia oficial en instituciones educativas
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Oficio
Documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras personas o diversos funcionarios entre sí, por cuestiones relativas a sus cargos o funciones. Asimismo, es unacomunicaciónescritasobreasuntosdeunaoficinapública,escritoextendidopara comunicarse una autoridad con otras, diversos funcionarios entre sí o a subalternos distintos a aquellos a quienes se les debe trasladar una orden o mandato.
ESTRUCTURA DEL OFICIO
• Identificación del documento
• Lugar y fecha.
• Identificación de la persona a quien se dirige.
• Saludo
• Cuerpo o contenido
• Despedida
• Firma, cargo y sello de quien lo dirige.
RECOMENDACIÓN:
Su preparación debe ser cuidadosa atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia, referente a estética, puntualidad, redacción, etc.
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Circular
Orden que da una autoridad superior que dirige a sus subordinados. Carta dirigida a diversas personas para notificarles algo. Correspondencia que difunde información de interés colectivo. Es decir una circular es un documento oficial que se utiliza en organizaciones para comunicar información importante a sus miembros. Por lo general, sigue una estructura estándar que incluye los siguientes elementos.
ESTRUCTURA DE LA CIRCULAR
• Encabeza con la palabra CIRCULAR y a la par el número correlativo.
• Fecha
• Indicación de destinatario, o sea las personas que deben enterarse y acatar.
• Texto con el asunto o contenido.
• Firma y sello de la autoridad que la extiende.
RECOMENDACIÓN:
La circular debe respetar el principio de jerarquía normativa, en el sentido que no puede tener disposiciones que sean contrarias a las dispuestas en las leyes, decretos y disposiciones de autoridades y órganos inferiores según el orden de su respectiva jerarquía.
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MEMORÁNDUM
Un memorándum es un documento escrito que se utiliza para comunicar o recordar información importante dentro de una organización o entre organizaciones. Es una forma de comunicación interna que puede tratar sobre procedimientos, eventos, instrucciones o declaraciones de políticas.
ESTRUCTURA DEL MEMORÁNDUM
• Identificación del documento. El membrete de la institución, la palabra MEMORÁNDUM.
• Número de referencia o código de la dependencia y el número correlativo de documento y seguido de un guion, el año.
• El destinatario
• Remitente
• Asunto: debe escribirse con mayúsculas y seguido de punto en forma resumida y clara.
• Fecha
• Cuerpo del memorándum o texto.
RECOMENDACIÓN:
Pueden consignarse al final del memorándum, si se reprodujeron copias de este y a quienes serán enviadas.
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Notificación
Una notificación es un documentoo comunicado formal queseutilizapara informar, advertir, confirmar, rescindir un contrato, solicitar o preguntar algo. En general, existen varios tipos de notificaciones: Notificación Judicial: Es un acto de comunicacióndeun juzgadootribunal.Seentrega alapersonao sepublica mediante un edicto para que el destinatario conozca el lugar, la fecha y la hora en que debe presentarse a prestar declaración o intervenir por una causa judicial. Notificaciones Electrónicas: Cada vez más habituales, estas alertas se relacionan con programas o servicios informáticos. Por ejemplo, aplicaciones de correo electrónico envían notificaciones al dispositivo para comunicar nuevos mensajes en la bandeja de entrada.
ESTRUCTURA DE LA NOTIFICACIÓN
• Fecha y lugar en donde se expide la carta.
• Nombre y domicilio de la persona físicao moral (empresa) a la cual va dirigida.
• Asunto. Aquí debes señalar el asunto del cual trata la notificación.
• Contenido. Dentro del cuerpo de la notificación debes desarrollar el tema, petición, aviso, advertencia,o cualquierdetallequesea relevante a lo que quieras comunicar.
• Incluir tu nombre y firma.
• De conformidad. Incluir un espacio en blanco en donde la persona que reciba la notificación pueda poner su nombre, fecha y firma de recibido.
RECOMENDACIÓN:
Es recomendable que se elaboren dos ejemplares. Uno se entregará al receptor para que lo conserve y el segundo puede servir de acuse. No olvides que en el acuse se debe incluir al final, un espacio adicional para que la persona que recibe firme de conformidad.
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Acta
Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión. Asimismo, el acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido durante la reunión, y de esta manera validar dicho encuentro.
ESTRUCTURA DE LA ACTA
• Introducción o encabezamiento, donde se coloca el número de acta.
• Nombredellugar,municipio y departamento, hora, día, mes y año en que se efectúa la reunión.
• Sede donde se realiza la reunión.
• Nombres, apellidos y cargo de los participantes.
RECOMENDACIÓN:
Todas las personas que intervienen en la reunión deben de firmar el acta.
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