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FUNDAMENTOS Y MODELOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL–ACTIVIDAD3
GESTIÓN DE LA COMUNICACION
GUIA No. 1 FUNDAMENTOS
KAREN ANDREA LONDOÑO PEREZ SANDRA GISELL SUAREZ DIAZ CLAUDIA XIMENA VASQUEZ SUA
UNIVERSIDAD EAN FACULTAD DE ESTUDIOS EN AMBIENTES VIRTUALES MERCADEO BOGOTA D.C 2014
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TABLA DE CONTENIDO
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INTRODUCCIÓN
La realización de el presente documento nos permitirá explorar la evolución de la comunicación en la vida social del ser humano y por ende en las organizaciones, comprendiendo mejor los procesos internos y externos de las compañías, permitiéndonos conocer las diferentes herramientas que se pueden utilizar en pro de los objetivos específicos determinadas por esta última. Las habilidades que se pretende desarrollar es comprender, analizar y aplicar los recurso, el lenguaje más acorde para transmitir un mensaje, de forma ordenada, utilizando planeación
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estratégica para alcanzar los objetivos esperado con un buen equipo de trabajo con las características requeridas para tal fin. El objetivo al finalizar esta guía es comprender de forma clara los modelos de comunicación que se pueden utilizar en diferentes organizaciones de acuerdo a su actividad económica y de esta forma aplicar la más adecuada, obteniendo los resultados esperados. Es por ello que cada actividad se analiza: el comportamiento humano y la comunicación, las teorías organizacionales y por último los modelos de comunicación y su función dentro de la organización.
PREGUNTAS ORIENTADORAS •
¿Qué es la comunicación organizacional? Es un proceso en el cual las organizaciones por medio de técnicas y actividades, facilitan y agilizan la difusión de información entro de los colaboradores internos de la misma y externos, por medio de este busca transmitir y recibir información sobre el quehacer, el ser y él debe ser de la organización, mejorando el trabajo para cumplir con los objetivos establecidos por la compañía, asustándose a los cambios requeridos en el mercado.
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¿Qué diferencia hay entre el comunicador social y el organizacional? La diferencia es que el comunicador social se encarga de difundir las opiniones públicas, basados en hechos o sucesos que aconteces en diferentes lugares por medio de información recolectada en entrevistas, prensa o encuestas entre otros, mientras que el comunicador organización, contribuye a los logros de los objetivos específicos de la organización, por medio de la información completa, confiable y oportuna suministrada por la compañía, utilizando los medios que estén a su alcance, facilitando el flujo de la
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información dentro de la compañía y atrayendo los intereses de los clientes y proveedores del medio. •
¿Cuál es el alcance de la comunicación organizacional? Estimula la cooperación y trabajo en equipo dentro de los colaboradores de la organización,
por medio de los parámetros y objetivos establecidos en la misma,
permitiendo el desarrollo integral de los individuos y el direccionamiento hacia un mismo objetivo. •
¿Qué es un plan estratégico de comunicación? Es la planeación de estrategias de comunicación más adecuadas para la ejecución de los objetivos de la compañía a corto, mediano y largo plazo, contribuyendo al mejoramiento de la comunicación interna, posicionamiento en el mercado de la compañía y determinando como llamar la atención a los consumidores teniendo en cuenta su entorno en el mercado; el cual es plasmado y puesto en circulación dentro de la organización.
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¿Cuáles son los retos de la comunicación en la sociedad de la información? Los retos de la comunicación en la sociedad de la información, se representa mediante la utilización adecuada de nuevas herramientas accediendo a información pertinente y oportuna dentro de los diferentes temas. En la comunicación organizacional los retos que asume es romper la falta de comunicación dentro de la misma, dando como resultado la competitividad en el mercado global, creando estrategias las cuales se conviertan en ventajas frente a sus competidores y a su vez atractivos para los consumidores y proveedores, llevando a la organización a un nivel superior en el mercado.
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ACTIVIDAD 3. Fundamentos y Modelos de Comunicación Organizacional 1. Preguntas sobre modelos de comunicación. •
¿Qué es un modelo de comunicación y para qué nos sirve?
Son esquemas teóricos del proceso de la comunicación las cuales han sido construidas para facilitar su estudio y comprensión, teniendo en cuenta los elementos que deben darse para que sean considerados en el acto de comunicación, permitiendo la relación entre la productividad y efectividad en la organización. El modelo de comunicación nos sirve para describir el fenómeno de la comunicación dentro de la organización, permitiendo el entendimiento de este, reflejando los conceptos fundamentales y su dirección de acuerdo a los objetivos establecidos por la organización por medio la implementación de estrategias. •
¿Cuáles son los elementos fundamentales y/o características de todo modelo? Un modelo debe contener los siguientes elementos:
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Emisor: Es quien envía el mensaje. Receptor: Quién recibe el mensaje. Código: Se entiende como códigos o signos que deben codificarse o descodificarse para
transmitir el mensaje. Mensaje: Enunciado que es enviado por el emisor al receptor o público a quien se dirige. Canal: Medio por el cual se envía el mensaje (teléfono, radio, tv, correo electrónico, entre
otros). Ruido: Interferencias que se pueden presentar al transmitir el mensaje. Algunos tipos de
ruido son: Psicológico, físico, fisiológico o semántico. Retroalimentación: Con la que se podrá establecer un común acuerdo entre el emisor y el receptor sin necesidad de suposiciones o interferencias. •
¿Conoce otros modelos que no se hayan referenciado en el material? ¿Cuál? Descríbalo brevemente. Conforme a las condiciones en las que se establece la comunicación organizacional en las compañías de hoy día, en las que se busca orientar todos los departamentos hacia su cultura, su misión, visión y al cumplimiento de sus objetivos, a través del sentido de pertenencia, del trabajo en equipo y de los aportes que contribuyan a la innovación constante, podríamos decir que estos criterios no difieren con los establecidos en los textos guía.
2. Aplica (grupal).
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2.1 Mediante el siguiente caso de estudio se pretende que aplique lo aprendido. Lea y analice el caso y desarrolle la actividad requerida. Adjunte al entregable 1.
La empresa “Soluciones en Sistemas” Una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de equipos de cómputo y software especializados para empresas de comunicaciones, ha decidido lanzar una nueva línea de productos como son video juegos para un nuevo mercado objetivo. La empresa cuenta con una estructura organizacional en la cual se encuentran: un gerente general y unos gerentes de departamento: un gerente financiero, uno administrativo, uno de operaciones y un gerente comercial. Cada gerencia cuenta con unos departamentos definidos, según la naturaleza de sus funciones como son: cartera, tesorería y caja, recursos humanos, logística, telemercadeo, ventas y servicio al cliente, respectivamente. En los últimos meses la empresa ha tenido una gran rotación de su personal debido a que han registrado errores en la realización de actividades, lo cual ha generado equivocaciones en la forma de trabajo, manifestadas en errores en fabricación de productos, pedidos, despachos, horarios, y atención a clientes, entre otros. Una de las razones que se ha detectado al interior de la compañía y que generan estas fallas es un grave problema de comunicación interna y externa debido a:
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Los departamentos no se encuentran integrados, cada uno es autónomo además no le interesa comentar sus planes a los demás miembros de la organización, por temor a las críticas o a que se involucren en sus asuntos propios. Se registran instrucciones poco claras para adelantar las labores. No hay un medio definido para consultar los procedimientos, no existen niveles claros de empoderamiento. No se cuenta con un canal o medio establecido para recibir las inquietudes de clientes. Algunos de los funcionarios no están capacitados para atender a los clientes internos y externos ya que los términos que utilizan son muy técnicos, por lo tanto no hay fácil comprensión. 2.2 Si usted fuera contratado para hacer una asesoría a dicha institución en materia de comunicación organizacional y brindar solución a los problemas planteados, elabore una propuesta escrita para la gerencia de la empresa, en la cual desarrolle los siguientes puntos:
Bogotá D.C.
Señores: SOLUCIONES EN SISTEMAS Gerencia General Ciudad,
Asusto: Propuesta Comunicación Organizacional
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Respetados señores: De acuerdo al estudio de comunicación organizacional realizado en su compañía se evidencia fallas en todos los tipos de comunicación, al igual que en una organización jerárquica y de roles, pues no se tiene totalmente claro las funciones específicas de cada parte integrante de la compañía.
Nuestra propuesta tiene como objeto modificar e implementar un modelo de comunicación para su organización de forma estratégica, direccionando a su equipo de trabajo en la consecución de los objetivos de la compañía.
2.3 Factores de la comunicación humana que influyen en la empresa.
Integración e intercambio de información entre los diferentes departamentos. No es clara la información emitida por el emisor dentro de la comunicación interna de la
organización. La información debe ser direccionada a las personas adecuadas en el momento más
apropiado en cada departamento de la organización, el cual dirija, lidere y oriente a su grupo de trabajo. Disposición de escucha y respuesta por parte de los integrantes de la compañía. Diferencia en los intereses laborales. La no alineación e implementación de estrategias adecuadas para la obtención de
resultados favorables a nivel externo de la compañía en el cual interfieren tanto en el comportamiento de los clientes, los proveedores y competencia en el mercado.
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No hay retroalimentación interna y externa de la organización, en el cual la comunicación
no aplica sino únicamente se habla de transmisión de información.
2.4 Aspectos que pueden mejorar al interior de la empresa. Podemos determinar que 5 aspectos principales por mejorar son los siguientes:
Falta de Comunicación entre las diferentes áreas de Trabajo: Si bien, todos laboran para
la misma compañía, existen objetivos globales que para ser alcanzados requieren que todos se encuentren alineados en procesos y lineamientos para la ejecución de su labor. Carencia de Estrategias de Comunicación Organizacional: Es una necesidad que las
organizaciones hoy día cuenten con un comunicador organizacional, quien de las pautas para iniciar la conexión entre las diferentes áreas de trabajo, con el fin abrir espacios informativos a todas ellas. Falta de Capacitación a su personal: Dado que el motivo de la rotación de personal radica
en los errores cometidos por los funcionarios, es importante darle fin a los mismos a través de programas de capacitación que otorguen las herramientas suficientes para que cada empleado desempeñe su rol a cabalidad.
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Selección de Personal adecuado para atender los clientes externos: En la actualidad toda
compañía debe contar con personal especializado en servicio al cliente, y para esta compañía además de tener conocimiento en el producto que se vende, lo que es muy importante, también debe contar con herramientas de conocimiento en psicología del consumidor, trato con clientes, tipología de clientes, entre otros. Capacitación en comunicación organizacional a los gerentes de áreas: Es indispensable
desarrollar estrategias de comunicación en forma descendente, por medio de las cuales los jefes inmediatos adquieran las habilidades comunicativas, con las que puedan transmitir información a sus subalternos en forma clara, objetiva y concreta.
2.5 Modelo de comunicación podría implementar. Descartaría por completo un modelo de comunicación lineal, pues no nos proporciona una retroalimentación y la hace poco fluida. Un modelo interactivo, tomando como referencia el círculo en el cual la fuente y el destinatario pasan a ser, alternativamente, emisores y receptores, obteniendo unos canales de comunicación con mucha fluidez y recibiendo como respuesta en todos los mensajes un aporte a la mejora, pienso que sería una buena forma de adoptar una comunicación estratégica.
RETROALIMENTACION Mensaje Canal Ruido Contexto Emisor Receptor
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2.6 Características del comunicador organizacional. Entre las características o perfil que debe reunir el comunicador organizacional se puede dividir en: CUALIDADES Simpatía Carisma Sencillez Sensibilidad Autoestima Empatía
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Simpatía: Inclinación afectiva y amistosa entre las personas esta generalmente es
espontánea. Carisma: Admiración, encanto que irradia ante los demás, es la combinación de la
prudencia y sabiduría. Senilidad: Capacidad de sentir, comprender y compadecerse de su entorno. Empatía: Es escuchar y comprender lo que los otros dicen, sienten y piensan, lo
cual permite llegar a los demás sin atropellarlo. Autoestima: Aprecio y valoración de uno mismo, para desarrollarse como ser
integral. Sencillez: humildad, la sencillez se relaciona con la sabiduría.
APTITUDES Orden Observados
Creatividad Abstrapción Motivación Coherencia
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Orden: organización de las ideas para que los demás la puedan entender. Observador: Observar en mundo que lo rodea, para ser capaz de expresar y tener
comunicación efectiva hacia los demás. Abstracción: Sacar las conclusiones de forma breve y concisa. Coherencia: Es la capacidad de relacionar las ideas con los hechos. Motivación: apelar a los sentimientos, emociones para dar respuesta a estos. Creatividad: Buscar nuevas forma y maneras de transmitir y expresar a los demás. ACTITUD Objetivo Etico Curiosidad Estudio Humor Emocional
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Objetivo: Analizar, aceptar y buscar el conocimiento profundo. Ético: Rectitud, honestidad, moral que regulan las conductas. Estudios: ser instruido, actualizar sus conocimientos. Emocional: Creer profundamente en sus conocimientos y en su entorno. Humor: El buen humor despierta simpatía y refleja transparencia y claridad. Curiosidad: es el motor del desarrollo en la vida personal y por ende en la vida
profesional.
2.7 Cómo podría influir esta propuesta de comunicaciones en la relación con los clientes, los empleados, la gerencia y el lanzamiento de los nuevos productos. La influencia de esta propuesta para los clientes, empleados, la gerencia y para el lanzamiento de nuevos productos es positiva, dado que así entraran a trabajar alineados todos los departamentos de la compañía, los procesos de la compañía se centraran al cumplimiento de los objetivos lo que se verá reflejado en el medio externo de la compañía, específicamente en los consumidores de los productos lanzados por esta empresa, por otro lado los diferentes gerentes asignados a las áreas de trabajo recibirán la capacitación adecuada en temáticas de comunicación organizacional con el fin de ser los encargados de transmitirla verazmente a su equipo de trabajo, inculcando el trabajo en equipo, la participación activa en proyectos que contribuyan a la mejora continua en pro
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de alcanzar la excelencia en el trabajo asignado. Y como lo interno trasciende a lo externo, el servicio al cliente también tendrá un impacto satisfactorio, ya que se brindara un buen servicio no solo especializado en producto sino también en resolución de inquietudes a nivel personal.
3. Reflexión (individual) La Comunicación Organizacional, son relaciones humanas realizadas tanto al interior como al exterior de la compañía, en la realización de esta guía profundizamos los tipos de teorías y evolución de la comunicación, en la cual veremos cómo estas han contribuido al fortalecimiento de las relaciones interpersonales en un mundo cambiante. Actualmente estamos en un proceso de continuo crecimiento y cambios tanto en el mercado como crecimiento organizacional, en el cual la comunicación es una de las bases constantes de cambio, el comportamiento del ser humano va a la vanguardia con la revolución tecnológica, en el cual una de las herramientas más utilizadas son las TIC (Tecnología de información y la comunicación)como medio de comunicación, en el cual las competencias requeridas son de alta exigencia. Es aquí donde encontramos como usar los modelos comunicativos de forma eficiente y eficaz aplicables en nuestro entorno laborar como futuro profesional de Mercadeo y en nuestra vida personal.
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BIBLIOGRAFIA •
Comunicación Empresarial. Plan Estratégico como Herramienta Gerencial. Centro de Investigaciones de la Comunicación Corporativa Organizacional CICCO. 2011.
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Fernández Collado, Carlos. 2012. La Comunicación en las Organizaciones. México: Editorial Trillas.
•
RodríguezHernández, Reina. 2010. “Introducción a la comunicación”.
•
Shockley-Zalabak, P (2012) Fundamentals of organizational Communication. 8 th ed. Pearson.
•
Aguilera, Jorge. 2008 Gerencia Integral de Comunicaciones. Bogotá: Ecoe Ediciones.
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http://indicecomunicadores.webs.com/apps/blog/show/20326199-el-perfil-delcomunicador-organizacional
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