Dossier formativo integrador Auditoria Administrativa

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Realizada a Soluma Sport SAS

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

01 DE OCTUBRE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2023

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Dossier Formativo Integrador Auditoria administrativa

Adriana María Pacheco Fuentes 222227 Sonia Maribel Melo Celis 222248 Lina Marcela Pino Monsalve 222353

Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas, Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña Contaduría Pública Especialista. Mayerly Quintero 2023

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Introducción Teniendo en cuenta la importancia de la auditoria en las empresas y que consiste en un proceso de evaluación sistemática y objetiva de las actividades, procesos y controles de una organización, con el fin de identificar oportunidades de mejora y asegurar el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Se procede a la realización de la auditoría administrativa a la empresa Soluma Sport SAS, la cual es una empresa dedicada a la comercialización de artículos deportivos, en la que se pretende identificar posibles hallazgos o irregularidades que está presentando lo cual se evaluara para así verificar si se están cumpliendo los objetivos de la organización si no por el contrario llegar a ese cumplimiento de los objetivos, misión y visión de la empresa. Debido que al identificar hallazgos en este proceso proporciona información valiosa para mejorar los procesos, fortalecer el cumplimiento de metas y asegurar el alineamiento estratégico de la organización.

Al finalizar este proceso de auditoria teniendo en cuenta los resultados sean positivos o negativos obtenidos, se pueden generar nuevas estrategias para la empresa teniendo en cuenta todas las áreas, en especial las que se encuentren con falencias. Además, se presentará un informe detallado con los hallazgos y recomendaciones para mejorar los procesos y controles internos.

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KWAIT DFI LTDA CONVENIO DE SERVICIOS PROFESIONALES CONVENIO realizado el 31 de octubre de 2023, a quien en adelante se denominará el AUDITOR, y LA SOCIEDAD AUDITORIA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA a quien en lo sucesivo se denominará el CLIENTE. Objetivo del convenio El objetivo de este convenio es estipular los términos y condiciones bajo los cuales el AUDITOR proveerá el servicio de auditoría administrativa al CLIENTE. Servicios que se proporcionarán El AUDITOR proveerá los siguientes servicios programados al CLIENTE: Analizar, elaborar, verificar y ejecutar el plan de auditoria .

Tiempo de realización El AUDITOR proporcionará el plan de trabajo completo al CLIENTE en el tiempo que ambos convengan. También proporcionará el calendario de trabajo en condiciones normales, que puede estar sujeto a ajustes por efectos ajenos al control del AUDITOR. La fecha que ambos acordaron es a 31 de diciembre de 2023.

Propiedad del CLIENTE Todos los diagnósticos de auditoría, los procedimientos por escrito y cualquier otro sistema de apoyo utilizado en el trabajo por el AUDITOR pasará a ser propiedad del CLIENTE, el que debe dar a cambio la compensación debida por los servicios incluidos en su elaboración.

Resguardo del material de trabajo Si los papeles de trabajo, software, cintas magnéticas y cualquier material relacionado con el trabajo del AUDITOR son salvaguardados por la organización auditada, es bajo responsabilidad del CLIENTE. El AUDITOR no asume obligación o responsabilidad alguna en relación con esos materiales.

Confidencialidad Todos los datos estadísticos, financieros y personales relacionados con el negocio

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del CLIENTE, considerados confidenciales, deben ser mantenidos en estricta reserva por el AUDITOR y sus colaboradores. Sin embargo, la obligación antes mencionada no se aplica a ningún dato que esté disponible para el público o que se pueda obtener de terceras partes. El AUDITOR se obliga a mantener la confidencialidad de los conceptos o técnicas relacionadas con el procesamiento de datos desarrollados por él o en conjunto con el CLIENTE en los términos del presente convenio.

Responsabilidad del AUDITOR El AUDITOR tendrá el cuidado debido en el manejo del trabajo del CLIENTE, y será responsable de corregir cualquier error o falla sin cargo adicional. La responsabilidad del AUDITOR respecto de lo anterior, no será limitada a la compensación total por los servicios prestados bajo este convenio, y no incluirá ninguna responsabilidad contingente.

Compensación El CLIENTE pagará al AUDITOR la compensación por los servicios prestados de acuerdo con las tarifas establecidas en este contrato. Tales tarifas y mínimos están sujetos a cambios con 15 días de aviso por escrito al CLIENTE. El AUDITOR deberá enviar un comunicado de lo que se le adeuda al final de cada mes, y el CLIENTE hará los pagos dentro de los cinco (5) días a partir de la fecha de facturación. Se cargarán intereses a la tasa de dos (2%) por ciento mensual a todas las cuentas pendientes de pago. La tarifa mínima actual es de veinticinco mil ($ 25.000) pesos por hora de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y de treinta mil ($30.000) pesos por hora, por las horas fuera del horario de trabajo.

Plazo del convenio El presente convenio comenzará a regir el día 01 de octubre de 2023 y deberá continuar hasta su finalización él 31 de diciembre de 2023.

Retribución: condiciones La retribución monetaria por este trabajo y las fechas estimadas para completarlo están basados en las especificaciones acordadas entre el CLIENTE y el AUDITOR. Cualquier cambio de especificaciones por parte del CLIENTE resultará en un ajuste en la retribución y en la fecha de terminación del trabajo del AUDITOR. No interferencia con los auditores El CLIENTE reconoce que todo el personal que colabora con el AUDITOR se integró a través de un proceso de selección costoso. Por lo tanto, el CLIENTE no puede contratar a ningún otro auditor para realizar las tareas objeto de este contrato. Si el AUDITOR acuerda en que el CLIENTE contrate personal, ya terminados sus servicios, el CLIENTE deberá pagar la suma de dieciocho millones de pesos ($18.000.000), además de cualquier otra retribución aquí mencionada.

Honorarios y costos de abogado Si se considera necesario interponer alguna acción legal para interpretar el presente convenio, la parte solicitante tendrá derecho a la retribución y costos de un abogado y a cualquier otro gasto que de ello se derive.

Legislación, totalidad del convenio, invalidación parcial

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Este acuerdo se regirá por las leyes de Colombia. Constituye la totalidad del convenio entre las partes que están sujetas al mismo. Si alguna disposición del convenio se trata de invalidar en un tribunal o no se puede cumplir, las disposiciones restantes deberán continuar en vigor.

Realizado en Ocaña

Fecha 01 de octubre de 2023

AUDITOR

CLIENTE

KWAIT DFI LTDA

SOLUMA SPOR SAS

Alfredo Pacheco Antonio Duarte José Beltrán

Conformación del equipo auditor Organigrama

Nota: Elaboración propia.

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Funciones del equipo auditor

Coordinador: Es el encargado de planear, coordinar y verificar que las auditorias y revisiones asignadas al personal a su cargo se realicen conforme al programa de auditoría.

Líder: El auditor líder es el responsable de elaborar, coordinar y ejecutar el plan de auditoria y entregar el informe final al representante de la alta dirección.

Analista: Es el encargado de determinar si las cuentas anuales de la entidad objeto de revisión reflejan la imagen fiel y contienen toda la información necesaria y suficiente, para el análisis de datos, identificación de riesgos y controles y redacción del informe de auditoría.

Desarrollo de la auditoría

Etapa 1 Planeación Se planea realizar un estudio a profundidad en la empresa Soluma Sport SAS, a quién se le aplicará una auditoria de naturaleza administrativa, considerando todas las áreas en las que pueda identificarse déficits o problemas que se puedan presentar a corto o largo plazo una desventaja para el correcto funcionamiento y control de la empresa. Para el presente estudio de auditoria administrativa se tomará como puntos clave información directamente relacionada con las áreas a auditar y que posteriormente será analizada bajo criterios éticos y profesionales.

Determinación de fuentes de información a utilizar Para el desarrollo de la auditoria que se lleva a cabo, la empresa auditora se centró en fuentes de información tanto interna como externas ya que soportan datos primarios que cumplen

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una característica relevante para el proceso de estudio, utilizando así, encuestas, entrevistas como información externa y documentos estrechamente vinculados con el funcionamiento de la empresa y observación directa del entorno laboral, como información externa, puesto que brinda información netamente confiable y nos permite manejar distintas perspectivas al momento de llegar al análisis.

Investigación preliminar Soluma Sport SAS, nació en el año 2020 en Ocaña Norte de Santander, empresa dedicada a la compra y venta de artículos deportivos como objeto social, fue creada por tres socios los cuales son Sonia Maribel Melo Celis, identificada con CC 45266737, Lina Marcela Pino Monsalve, identificada con CC 56784424 y Adriana María Pacheco Fuentes, identificada con CC 12323458. Siendo esta una organización creada bajo los márgenes exigidos por la ley para considerarse un establecimiento comercial avalado en el mercado.

Por medio del estudio o análisis que fueron recolectados a través del dialogo con el gerente se dieron como base para la investigación administrativa, las siguientes necesidades: ➢ Se presentan desafíos relacionados con posibles conflictos de interés, falta de objetividad en la toma de decisiones financieras y dificultades para mantener la imparcialidad en la presentación de informes. ➢ Deficiencia en la distribución y seguridad de los productos que maneja la empresa como inventario. ➢ Confusión en cuanto a las responsabilidades y funciones de los empleados, dificultando así la toma de decisiones. ➢ Problemáticas de incumplimiento fiscal, vencidas y sin resolver, junto con deudas relacionadas en entidades como la DIAN, alcaldía y seguridad social.

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➢ Observación negativa en la productividad y eficiencia de los trabajadores en cuanto a la utilización de la página web.

A través del análisis y estudio de las necesidades que presentó la empresa, la empresa auditora encuentra los siguientes hallazgos: ➢ En la entrevista con los empleados se encontró que la señora Sonia Melo es la contadora de la empresa y su sobrina, Ligia Cano, tiene el cargo de revisora fiscal de la misma entidad. ➢ En el desarrollo de la observación directa se encuentra que la empresa no cuenta con una planta física adecuada para la distribución de sus productos. ➢ No se cuenta con un organigrama, manual de organización, ni manual de procedimientos ➢ En revisión en base a los procedimientos fiscales, se encontró obligaciones fiscales vencidas y sin tramite de solución, existiendo deudas con la DIAN, alcaldía y seguridad social. ➢ Algunos computadores están obsoletos y a la página web se le realizo la última actualización en el año 2020.

Preparación del proyecto de auditoria Propuesta técnica Naturaleza La presente auditoria es de naturaleza administrativa.

Alcance Las áreas de la empresa en las que se aplicará la auditoria son, el área de recursos humanos, el área de tecnologías, el área contable y el área administrativa.

Antecedentes La empresa Soluma Sport SAS, bajo su tiempo de funcionamiento no tenido ninguna otra auditoria antes de la aplicada.

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Objetivos Por medio de esta auditoria se pretender subsanar las falencias halladas y encontrar soluciones a cada una de ellas con la clara intención de que cada una de las áreas afectadas pueda tener un correcto ejercicio.

Estrategia Se iniciará con una planeación concreta en la que todas las áreas a auditar para realizar un mejor trabajo. Como estrategia se encuentran la observación directa en los procesos laborales de las áreas, se realizarán visitas de forma periódica a la organización, aplicación de encuestas y entrevistas, análisis de estados financieros de años anteriores y por último se realizarán capacitaciones a todos los cuerpos competentes de la empresa.

Justificación Los socios de la empresa Soluma Sport SAS expresaron necesidades de su empresa en las que se afecta de forma negativa todos sus procesos, se hallaron problemas en la infraestructura de la empresa para la distribución de sus productos, déficits en sus programas sistemáticos e irregularidades en el control de la empresa.

Acciones Las actividades a realizar para darle cuerpo a la auditoria administrativa son las siguientes: selección del área, investigación preliminar del área, observación directa, aplicación de cuestionario, evaluación, matriz DOFA, recolección de evidencias, papeles de trabajo y por último el informe final.

Recursos Para llevar a cabo la auditoria se necesitan documentos relevantes de la empresa, papelería, elementos tecnológicos tales como portátiles.

Costo La estimación global para esta auditoria es sobre el valor de $18.000.000, divididos específicamente en honorarios por $8.000.000, viáticos por $4.000.000, y asesorías independientes por valor de $6.000.000.

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Resultados A través de esta auditoria se espera a lograr resultados satisfactorios, es decir, que las dificultades que presenta la empresa y para las cuales se solicitó la presente auditoria, puedan solucionarse de la mejor manera.

Programa de trabajo Identificación Auditoría y consultoría Kwait DFI Ltda.

Responsable(s) Alfredo Pacheco, Antonio Duarte, José Beltrán. Área(s) Las áreas a auditar en la presente auditoria son recursos humanos, áreas administrativas, contables y campo laboral.

Clave Número progresivo de las actividades estimadas.

Actividades Se realizará como primer paso la selección del área a estudiar, luego una investigación preliminar, la planeación, observación directa del área en su funcionamiento, aplicación de cuestionarios, evaluación y matriz DOFA del área, recolección de evidencia, entrega de papeles de trabajo y por consiguiente la entrega del informe final.

Fases Primera etapa: Dentro del periodo de tiempo entre el 01 de octubre al 31 del mismo mes, se denominará revisión de área, periodo en el cual la empresa estará en tiempo de estudio exhaustivo en cuanto a su forma de funcionar con el fin de obtener información relevante sobre las dificultades expuestas.

Segunda fase: Dentro del periodo de tiempo comprendido entre el 08 de noviembre al 15 de diciembre, la empresa se encontrará en un periodo de evaluación, en la cual se tendrán niveles de criterios de funcionamiento y desarrollo para favorecer la mismo.

Tercera fase: Dentro del periodo de tiempo comprendido entre el 17 de diciembre al 31 de diciembre, será la entrega del estudio realizado a la empresa auditada.

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Calendario Concepto

Octubre 1

Octubre 10-15

Octubre 22-31

Noviembre 8-15

Noviembre 21-30

Diciembre 5-15

Diciembre 17-22

Diciembre 31

Selección del área Investigación preliminar Planeación Observación directa Aplicación de cuestionario Evaluación Matriz DOFA Recolección de evidencia

Papeles de trabajo Informe final

Formato La presentación de las evidencias se realizará por medio de formatos que sean entendibles, claros y concisos en cuanto a su contenido e información, y será presentada a los socios y dueños de la empresa, para que sean de su conocimiento todos los factores que influyen positiva o negativamente su empresa.

Reportes de avance Se realizará un seguimiento de las actividades como informes detallados para que las partes interesadas mantengan soportes del estado actual.

Periodicidad El tiempo dispuesto para entregar informes será cada 15 días como tiempo acordado por la auditora.

Diagnostico preliminar con relación a la Genesis y al proceso administrativo de la organización.

Etapa de planeación:

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Misión SOLUMA SPORT SAS es una empresa con proyección dedicada a la comercialización de artículos deportivos, basada en la pasión por el deporte y el estilo de vida saludable, facilitando la forma de ejercitarse, buscando posesionar sus productos como tendencia en el mercado, brindando artículos de calidad y un alto grado de satisfacción a nuestros clientes.

Visión En el año 2024 SOLUMA SPORT S.A.S abrirá una nueva sucursal teniendo en cuenta como punto de atención las ciudades más cercanas, donde se ofrecerá el mejor servicio, asesorías y acompañamiento en la adquisición de rutinas deportivas, gracias a la variedad y calidad de artículos.

Objetivo general Ser tendencia a través de la innovación brindando una gran variedad de artículos deportivos, creando estrategias continuamente logrando así, la satisfacción de nuestros clientes, así mismo aumentar la generación de acciones de alto impacto que faciliten el posicionamiento de la empresa en el mercado.

Estrategias Para el proceso de auditoria se implementó un conjunto de técnicas o estrategias que el grupo auditor consideró oportunas para el proceso de estudio a realizar. La planeación de la presente auditoria consiste en realizar un breve análisis de las áreas en las que se hallaron

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necesidades y que por ende se debe buscar soluciones factibles en pro de un mejor desarrollo para cada área.

Como estrategias para esta auditoría, se utilizó principalmente la observación directa en el campo laboral, visitas en tiempos prudentes y capacitaciones a los socios y dueños de la empresa, como a sus trabajadores correspondientes a las áreas que presentan falencias

Etapa de organización Como diseño e instrumentación de la infraestructura que le da horma a la organización, se encuentra: Estructura organizacional: La empresa Soluma Sport SAS contiene un modelo organizacional en cuánto a sus ejecutores, la empresa mantiene las siguientes áreas de trabajo: Organigrama de la empresa

División y distribución de funciones según las direcciones

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Director general: su propósito es orientar, dirigir acorde a los objetivos y que además será la persona que tomará las decisiones y estrategias para las operaciones de la empresa Director comercial: coordina las actividades de compra y venta, su objetivo será supervisar, conseguir, coordinar y establecer el plan de ventas y así tener buenos resultados para el desarrollo de la empresa Director Marketing: es el máximo responsable de manejar, analizar y administrar sitios web, planear y desarrollar estrategias, orientando al auxiliar para implementar un plan para tener un buen contenido digital y así tener impacto social en las redes Director administrativo: Es la persona encargada de gestionar su personal y que además da apoyo a la empresa con respecto a la persona de recursos humanos para la selección de empleados, el rendimiento de ellos sin olvidar el bienestar de cada empleado. Al igual que Coordinando las tareas de contabilidad y las actividades económicas y financieras que ha realizado la empresa periódicamente Cultura Organizacional: Como cultura organizacional de Soluma Sport SAS, la organización maneja una serie de valores, que cree componentes indispensables al momento de ejecutar sus funciones en el mercado y que sean para los usuarios un paso confiable al momento de adquirir sus productos.

Entre los valores que aplica la empresa se encuentran los siguientes: Respeto: Actuando de manera atenta y correcta respetando la dignidad de los miembros de nuestra empresa, proveedores y clientes.

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Productividad: Desarrollando estrategias de trabajo oportunos esforzándonos por ser eficientes y efectivos, teniendo en cuenta un beneficio mutuo.

Responsabilidad: cumplimiento de las obligaciones logrando optimizar el uso de todos sus recursos.

Eficiencia: Desarrollando oportunamente los objetivos planteados con nuestro personal, logrando así mejores resultados.

Compromiso: Por parte del equipo de trabajo de tener el conocimiento de la importancia que tiene el cumplir con el crecimiento de la empresa y de su trabajo.

Etapa de dirección Liderazgo: implica guiar y coordinar los esfuerzos del equipo hacia el logro de metas y objetivos organizacionales. Consiste en tomar decisiones estratégicas, comunicar de manera efectiva, motivar a los miembros del equipo y asegurar que se implementen las acciones necesarias para alcanzar los objetivos establecidos.

Comunicación: es esencial para garantizar que la visión, los objetivos y las estrategias organizacionales se comprendan claramente y se ejecuten de manera efectiva. Consiste en transmitir información de manera transparente y oportuna tanto hacia arriba como hacia abajo en la jerarquía organizacional.

Motivación: implica estimular y guiar a los miembros del equipo para que alcancen los objetivos de la organización. Consiste en comprender las necesidades y aspiraciones individuales de los colaboradores, proporcionar reconocimiento por el trabajo bien hecho, y crear un entorno que fomente el compromiso y la dedicación.

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Etapa de Control El control estratégico permite analizar, identificar si la empresa continua con las mismas estrategias o debe modificar alguna, debido a que este proceso persigue la eficiencia de la empresa. Para ello es importante medir el progreso de las acciones en función del desempeño por el cual se realiza comparación de los resultados obtenidos con los planeados, en el cual se tiene en cuenta las metas, objetivos de la empresa teniendo en cuenta que estos determinan factores importantes para el éxito de la empresa. Al comparar los resultados obtenidos con los esperados, se puede identificar cualquier brecha o diferencia significativa. Esto ayuda evaluar si la empresa está en el camino correcto para alcanzar sus metas y tomar las medidas necesarias para ajustar sus acciones si es necesario. La revisión regular de los resultados y la adaptación de las estrategias son clave para mantener un progreso constante en la organización.

Por lo tanto, el progreso de las acciones se mide en función del desempeño a través de indicadores clave de rendimiento como (KPIs). Estos permiten evaluar el éxito de las acciones implementadas y su impacto en los resultados. Al analizar el crecimiento de ventas, la satisfacción del cliente, la eficiencia operativa o el retorno de la inversión, se puede determinar si las acciones están generando los resultados esperados y realizar ajustes para mejorar continuamente el desempeño. la medición del desempeño permite que la empresa pueda reducir costos y por ende mejorar la productividad y el cumplimiento de la misión.

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Etapa 2. Instrumentación Recopilación de información: Para la recopilación de información estableceremos objetivos para determinar las áreas específicas de la administración a examinar, como la planificación estratégica, su organización, control y procesos operativos. Dando paso al análisis de documentos internos, como políticas, manuales de procedimientos y registros; para comprender de forma clara y concisa la estructura organizativa de la empresa y sus procesos administrativos.

Técnicas de recolección: Como técnicas de recolección para la auditoria se mencionarán las siguientes: ➢ Papeles de trabajo ➢ Revisión de documentos ➢ Entrevistas ➢ Observación directa ➢ Análisis de datos e información financiera ➢ Revisión de normas legales ➢ Revisión de tecnologías (páginas web) Medición: Esta actividad se basará en los siguientes indicadores: Indicadores de Operación

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Indicadores Cualitativos: ➢ Proceso mediante el cual el área de operación administra los recursos para generar los bienes y servicios requeridos por la organización. ➢ Como promueve la rentabilidad de los recursos productivos. ➢ Forma en que estimula el respeto a las condiciones ambientales.

Indicadores Cuantitativos: Con la aplicación de este indicador se pretende justificar: cuántos ingresos obtiene la empresa anualmente por cada:

Indicador por empleado:

_______458.000.000_____ 10 empleados.

Liquidez general:

_____ 630.000.000_____ 215.000.000

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CONVENIO DE SERVICIOS PROFESIONALES CONVENIO realizado el 31 de octubre de 2023, a quien en adelante se denominará el AUDITOR, y LA SOCIEDAD AUDITORIA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA a quien en lo sucesivo se denominará el CLIENTE. Objetivo del convenio El objetivo de este convenio es estipular los términos y condiciones bajo los cuales el AUDITOR proveerá el servicio de auditoría administrativa al CLIENTE. Servicios que se proporcionarán El AUDITOR proveerá los siguientes servicios programados al CLIENTE: Analizar, elaborar, verificar y ejecutar el plan de auditoria .

Tiempo de realización El AUDITOR proporcionará el plan de trabajo completo al CLIENTE en el tiempo que ambos convengan. También proporcionará el calendario de trabajo en condiciones normales, que puede estar sujeto a ajustes por efectos ajenos al control del AUDITOR. La fecha que ambos acordaron es a 31 de diciembre de 2023.

Propiedad del CLIENTE Todos los diagnósticos de auditoría, los procedimientos por escrito y cualquier otro sistema de apoyo utilizado en el trabajo por el AUDITOR pasará a ser propiedad del CLIENTE, el que debe dar a cambio la compensación debida por los servicios incluidos en su elaboración.

Resguardo del material de trabajo Si los papeles de trabajo, software, cintas magnéticas y cualquier material relacionado con el trabajo del AUDITOR son salvaguardados por la organización auditada, es bajo responsabilidad del CLIENTE. El AUDITOR no asume obligación o responsabilidad alguna en relación con esos materiales.

Confidencialidad Todos los datos estadísticos, financieros y personales relacionados con el negocio del CLIENTE, considerados confidenciales, deben ser mantenidos en estricta reserva por el AUDITOR y sus colaboradores. Sin embargo, la obligación antes mencionada no se aplica a ningún dato que esté disponible para el público o que se pueda obtener de terceras partes. El AUDITOR se obliga a mantener la confidencialidad de los conceptos o técnicas relacionadas con el procesamiento de datos desarrollados por él o en conjunto con el CLIENTE en los términos del presente convenio.

Responsabilidad del AUDITOR El AUDITOR tendrá el cuidado debido en el manejo del trabajo del CLIENTE, y será

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responsable de corregir cualquier error o falla sin cargo adicional. La responsabilidad del AUDITOR respecto de lo anterior, no será limitada a la compensación total por los servicios prestados bajo este convenio, y no incluirá ninguna responsabilidad contingente.

Compensación El CLIENTE pagará al AUDITOR la compensación por los servicios prestados de acuerdo con las tarifas establecidas en este contrato. Tales tarifas y mínimos están sujetos a cambios con 15 días de aviso por escrito al CLIENTE. El AUDITOR deberá enviar un comunicado de lo que se le adeuda al final de cada mes, y el CLIENTE hará los pagos dentro de los cinco (5) días a partir de la fecha de facturación. Se cargarán intereses a la tasa de dos (2%) por ciento mensual a todas las cuentas pendientes de pago. La tarifa mínima actual es de veinticinco mil ($ 25.000) pesos por hora de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y de treinta mil ($30.000) pesos por hora, por las horas fuera del horario de trabajo.

Plazo del convenio El presente convenio comenzará a regir el día 01 de octubre de 2023 y deberá continuar hasta su finalización él 31 de diciembre de 2023.

Retribución: condiciones La retribución monetaria por este trabajo y las fechas estimadas para completarlo están basados en las especificaciones acordadas entre el CLIENTE y el AUDITOR. Cualquier cambio de especificaciones por parte del CLIENTE resultará en un ajuste en la retribución y en la fecha de terminación del trabajo del AUDITOR. No interferencia con los auditores El CLIENTE reconoce que todo el personal que colabora con el AUDITOR se integró a través de un proceso de selección costoso. Por lo tanto, el CLIENTE no puede contratar a ningún otro auditor para realizar las tareas objeto de este contrato. Si el AUDITOR acuerda en que el CLIENTE contrate personal, ya terminados sus servicios, el CLIENTE deberá pagar la suma de dieciocho millones de pesos ($18.000.000), además de cualquier otra retribución aquí mencionada.

Honorarios y costos de abogado Si se considera necesario interponer alguna acción legal para interpretar el presente convenio, la parte solicitante tendrá derecho a la retribución y costos de un abogado y a cualquier otro gasto que de ello se derive.

Legislación, totalidad del convenio, invalidación parcial Este acuerdo se regirá por las leyes de Colombia. Constituye la totalidad del convenio entre las partes que están sujetas al mismo. Si alguna disposición del convenio se trata de invalidar en un tribunal o no se puede cumplir, las disposiciones restantes deberán continuar en vigor.

Realizado en Ocaña KWAIT DFI LTDA AUDITOR

Fecha 01 de octubre de 2023 SOLUMA SPOR SAS CLIENTE

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KWAIT DFI LTD APL. DD1. 1/2

ORDEN DE TRABAJO Ocaña, octubre 1 del 2023 Señores Soluma sport S.A.S. Cordial Saludo De conformidad con lo establecido en la carta convenio por mutuo acuerdo, de realizar una auditoria administrativa a la empresa Soluma sport S.A.S Alcance: El examen de Auditoría Administrativa a realizarse a la empresa Soluma sport S.A.S. que cubrirá el período comprendido del 1 De octubre al 31 de diciembre del 2023.

Objetivos: Por medio de esta auditoria se pretender subsanar las falencias halladas y encontrar soluciones a cada una de ellas con la clara intención de que cada una de las áreas afectadas pueda tener un correcto ejercicio.

Una vez realizada la Planificación Preliminar y la Matriz Preliminar con enfoque de auditoría debe formular los programas de auditoría, realizar la ejecución del trabajo en el campo hasta llegar al borrador de informe con el memorando de síntesis de borrador, mismos que deberán ser presentados.

Atentamente, Alfredo Pacheco Coordinador auditor

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Alfredo Pacheco KWAIT DFI LTDA APL.PP2.1/n SOLUMA SPORT S.A.S ENTREVISTA AL GERENTE PERIODO: Del 1 de octubre Al 31 de diciembre del 2023 NOMBRE: Andrés Álvarez CARGO: Gerente FECHA: 8 al 15 de noviembre 1. ¿Existe un sistema de organización en el cual las personas que trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades?

No, porque no hay claridad en los cargos asignados a cada colaborador de la empresa, causando confusión en sus labores diarias.

2. ¿Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quién cumple cada función exactamente?

No, ya que los colaboradores hacen muy bien su trabajo, aunque no tengan una función específica.

3. ¿Se cuenta con un plan de planificación y motivación para el personal?

Si, por que la empresa se ha dedicado a motivar y orientar a sus colaboradores en sus jornadas laborales con el fin de incentivar un buen clima laboral.

4. ¿Considera usted que las instalaciones del negocio son las más adecuadas para realizar su trabajo, tanto en las áreas de preparación del producto, bodega, despacho y facturación?

No, ya que la empresa presenta dificultades en el acceso de espacios aptos para la elaboración de las actividades diarias.

5. ¿Existe dentro de los procesos que se realizan un sistema de información adecuado que permitan tener información ágil y oportuna?

Si, porque cada área de la empresa contiene un conducto regular en el cual todas las novedades que suceden deben ser informadas al órgano superior de la empresa.

6. ¿El personal que trabaja cuenta con el perfil adecuado para realizar sus labores?

Si, ya que se hizo una buena revisión en la selección del personal de la empresa estando capacitado para las labores de la misma.

7. ¿Existe una persona responsable que supervise las actividades de cada trabajador?

Si, el supervisor de áreas es el encargado de vigilar que se cumplan adecuadamente las actividades a realizar.

8. ¿Se cuenta con un plan de capacitación y motivación al personal?

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No, ya que no cuentan con formación continua, pero si cuenta con motivación en su desarrollo laboral.

9. ¿Está usted conforme con el trabajo que realizan sus empleados?

Si, pero no estoy de acuerdo con las funciones ya que no hay una organización en cada actividad a realizar.

10. ¿Con que frecuencia reúne a sus trabajadores para conocer deficiencias?

No, dentro de la empresa los empleados no se reúnen periódicamente para analizar sus carencias 11. ¿Existen claramente detallados los objetivos propuestos?

Sí, porque desde el momento en que fundaron su empresa tuvieron en mente el porqué de su propósito.

Elaborado Por: Antonio Duarte Fecha: 8 al 15 de noviembre

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KWAIT DFI LTDA

APL.PP3.1/n SOLUMA SPORT S.A.S ENTREVISTA AL PERSONAL PERIODO: Del 1 de octubre Al 31 de diciembre del 2023

NOMBRE: Luciana Andrade CARGO: Personal de ventas FECHA: 8-15 de noviembre 1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar?

Si, al momento de contratarme me fueron dadas mis funciones.

2. ¿Cuáles son sus funciones?

Atender los clientes de carismática cuando llegan a los almacenes a adquirir los productos disponibles para la venta.

3. ¿Existen problemas, que no permiten agilitar el trabajo? si, ya que hay muchas irregularidades en el organigrama de actividades que debe realizar el personal de la empresa.

3. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo?

8 horas diarias.

4. ¿Es remunerada por horas extras?

Si, solo cuando se realiza registro de inventario y organización de bodega 5 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo?

Me siento satisfecha con mi trabajo, aunque la mala organización de la empresa hace que sea agotador estar cambiando de labores cada que lo pidan.

6. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza?

Si, porque me área de trabo va de acuerdo al monto que me es remunerado.

7. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo?

No, ya que las instalaciones de la empresa se encuentran en mal estado.

8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral?

Si, porque hay un ambiente armónico entre colaboradores y empleador.

9. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña?

Cuento con motivación, pero no nos capacitan en áreas nuevas ni en temas de tecnología e innovación 10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales?

Sí, porque tengo todos los beneficios que necesita un colaborador.

ELABORADO POR: Antonio Duarte FECHA: del 8 al 15 de noviembre

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SOLUMA SPORT SAS AC.PE3.1/n REPORTE ESPECÍFICO PROCESO DE ADMINISTRACION PERIODO: Del 01 de Octubre al 31 de diciembre del 2023 PLANIFICACIÓN: Durante esta fase debemos asegurarnos de que la visión, la misión y los objetivos estén claramente establecidos los cuales serán revisados posteriormente para sean logrados los objetivos propuestos al momento de solicitar la auditoria. Las instituciones tienen pocas políticas internas y es necesario ampliarlas más allá de la difusión al personal corporativo.

Al mismo tiempo, estos trámites no cuentan con documentación que detalle los pasos a seguir en las actividades diarias, provocando así una comunicación en la organización algo distorsionada.

ORGANIZACIÓN: La estructura de la empresa auditada está compuesta por su organigrama, en el que se evidencia la autoridad de una sola persona a cargo de la organización. El organigrama que utiliza Soluma Sport define las funciones que debe realizar cada persona que trabaja en ella, en lo cual al momento de estudiar se evidenció que la división de funciones muestra falencias en el personal, lo que daba paso a una pérdida de tiempo en sus labores diarias.

DIRECCIÓN: Dentro de esta etapa, se evidencia una falta de comunicación entre el jefe de la empresa y sus trabajadores en cuanto a la toma de decisiones. Existe falta de innovación y desarrollo en sus procesos de venta y poca iniciativa para la utilización de nuevas tecnologías.

CONTROL: Existe una falta de control sobre el inventario, la planificación del trabajo y los procesos de actividades diarias dentro del negocio. No existe un manual de control interno que ayude a corregir las deficiencias que se presentan, por lo que el nivel de control es bajo y se corre el riesgo de perjudicar los intereses de la empresa.

ELABORADO POR: José Beltrán (Analista) FECHA: 21 al 30 de noviembre de 2023

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KWAIT DFI LTDA

AC.EA1. 1/n

SOLUMA SPORT SAS CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE Período: Del 01 octubre al 31 de diciembre de 2023

En base a la información obtenida en la entrevista hecha al gerente, se arrojan resultados importantes para detectar los problemas frecuentes dentro de la administración, dentro de los cuales se encuentran el déficit de comunicación corporativa afectiva en cuanto a la toma de decisiones, mala estructuración en la asignación de funciones al personal y poca capacitación para con los empleados en temas relacionados con la utilización e innovación de tecnologías en el campo laboral, siendo estas causantes de un desequilibrio estructural de la organización. Puede considerarse que estas problemáticas se deben a la falta de información, estudios complementarios y precariedad de control sobre la empresa.

CRUCE DE INFORMACION CON ENTREVISTAS REALIZADAS ELABORADO POR JOSÉ BELTRÁN FECHA 18 DE DICIEMBRE DE 2023

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KWAIT DFI LTDA AC.EA2. 1/n

SOLUMA SPORT SAS CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS Período: Del 01 de octubre al 31 de diciembre del 2023 Análisis de la entrevista realizada a empleados: En base a la información obtenida de cada uno de los responsables se puedo definir que la empresa realiza un buen proceso de selección de personal antes de dar paso a los contratos. Se presenta un buen clima laboral y satisfacción por parte de los empleados de acuerdo a los pagos de nómina. Sin embargo, muestran desacuerdo en el desorden existente en el reparto final de sus funciones dentro de su área de trabajo y la poca iniciativa que mantiene la empresa con respecto a su capacitación en temas de innovación y desarrollos sistemáticos dentro de su trabajo.

CRUCE DE INFORMACION CON ENTREVISTAS REALIZADAS ELABORADO POR JOSÉ BELTRÁN FECHA 20 DE DICIEMBRE DE 2023

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KWAIT DFI LTDA

AC.EA3. 1/n

SOLUMA SPORT SAS CÉDULA NARRATIVA DEL CUMPLIMIENTO DE LA BASE LEGAL Período: Del 01 de octubre al 31 de diciembre del 2023 Respecto al recinto, su base legal incluye el cumplimiento de normas sobre cómo cumplir con el SRI, IESS, MSP, Ministerio de Turismo, patentes municipales de ciudades famosas.

Durante la verificación realizada pudimos comprobar que cuenta con todas las licencias requeridas y que sus reclamos están al día. Pero sólo tres personas están afiliadas al IESS, lo que podría causar problemas a nivel local.

CRUCE DE INFORMACION CON LAS ENTREVISTAS ELABORADO POR JOSÉ BELTRÁN FECHA 22 DE DICIEMBRE DEL 2023

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LA SOCIEDAD AUDITORIA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA HH. 1/n SOLUMA SOPORT S.A.S HOJA DE HALLAZGOS No. 1 PERIODO: Del 1 de Octubre Al 31 de Diciembre del 2023 LA CONTADORA DE LA EMPRESA Y SU SOBRINA, TIENE EL CARGO DE REVISORA FISCAL DE LA MISMA ENTIDAD

Condición. En la revisión de la base legal, se encontró con que la relación de la contadora y su sobrina con el cargo de revisora fiscal de la misma entidad, la cual no mantienen una relación profesional, imparcial y objetiva.

Criterio. Para el mejoramiento de la empresa, deben mantener una relación profesional imparcial y objetiva para garantizar la transparencia y la correcta fiscalización de las operaciones financieras.

Causa. La falta de confiabilidad por parte de los socios y de todo su personal.

Efecto. Los socios no se sienten respaldados por la empresa y esto puede ser causa de molestias en ellos, lo cual no les permite crecer al 100 % en su empresa. Lo que provoca Inconformidad y Continuidad en el desarrollo de actividades provocando perjuicios para la empresa.

CONCLUSIÓN La empresa no cuenta con una organización suficiente que le permita verificar sus ingresos, para poder brindar estabilidad financiera; debido a la falta de control que existe por parte de los dueños; lo cual genera que no se rinda al 100% lo cual genera irregularidades en los procesos administrativos.

RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente Propietario ➢ Que se realice un análisis de los ingresos y gastos que se tiene y a la brevedad posible si implante un sistema contable para estar claros de las utilidades generadas por el negocio. ➢ Implementar controles y procedimientos más rigurosos para prevenir la recurrencia de situaciones similares en el futuro. ➢ Establecer un sistema de monitoreo y seguimiento continuo para asegurar que las acciones correctivas implementadas sean efectivas y se mantengan en el tiempo ELABORADO POR: La Sociedad Auditoría y Consultoría KWAIT DFI LTDA FECHA: 20 de Diciembre del 2023

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LA SOCIEDAD AUDITORIA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA HH. 1/n SOLUMA SOPORT S.A.S HOJA DE HALLAZGOS No. 2 PERIODO: Del 1 de Octubre Al 31 de Diciembre del 2023 FALTA DE ADECUAMIENTO EN EL ESTABLECIMIENTO

Condición. Por observación se ha determinado que no cuenta con una planta física para la distribución de productos, hace que sea complicado realizar eficientemente esta tarea.

Criterio. La implementación de un establecimiento sería de mucha ayuda para la distribución de productos mejorar, incrementar las ventas.

Causa. Por la falta de organización, planificación deficiente o falta de recursos para la construcción de una planta física destinada a la distribución de productos Efecto. La ausencia de una planta física para la distribución de productos, podría ser la dificultad para manejar y entregar los productos de manera eficiente. Esto podría llevar a retrasos en las entregas, pérdida de clientes y una disminución en la satisfacción del cliente.

CONCLUSIÓN ➢ La ausencia de una planta física puede dificultar el control de calidad y la supervisión directa de los procesos de distribución, lo que podría afectar la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa. ➢ Sin una planta física, la empresa puede enfrentar desafíos logísticos en términos de almacenamiento, inventario y gestión de devoluciones, lo que puede resultar en retrasos y problemas en el servicio al cliente.

RECOMENDACIÓN Al Sr gerente Propietario. ➢ Elabore un presupuesto donde conste una partida para el arreglo y mejoramiento del establecimiento. ➢ Utiliza tecnología y sistemas de gestión de inventario eficientes para optimizar el proceso de distribución. Esto incluye el uso de software de seguimiento de pedidos, sistemas de gestión de almacenes y herramientas de análisis para mejorar la visibilidad y el control.

ELABORADO POR: La Sociedad Auditoría y Consultoría KWAIT DFI LTDA

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FECHA: 20 de Diciembre del 2023 LA SOCIEDAD AUDITORIA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA HH. 1/n SOLUMA SOPORT S.A.S HOJA DE HALLAZGOS No. 3 PERIODO: Del 1 de Octubre Al 31 de Diciembre del 2023 NO CUENTA CON UN ORGANIGRAMA, MANUAL DE ORGANIZACIÓN, NI MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Condición: Se ha constatado que no existe un manual de control interno para el establecimiento, el cual facilitaría el desarrollo de las funciones administrativas y operativas ayudando a la comunicación interna, de la misma manera para llegar a cumplir con los objetivos propuestos y evaluar las actividades del personal.

Criterio: Podría ser beneficioso implementarlos para mejorar la estructura y eficiencia de la organización, así como para establecer procesos claros y consistentes. Esto ayudaría a definir roles y responsabilidades, facilitar la comunicación interna y optimizar las operaciones.

Causa: La falta de un organigrama, manual de organización y manual de procedimientos puede tener diversas causas, como la falta de tiempo, recursos o conocimientos para desarrollar y mantener estos documentos. También puede deberse a una falta de conciencia sobre la importancia de contar con una estructura organizativa y procesos claros.

Efecto: Información no confiable y oportuna genera inconsistencias y pérdidas en los procesos que se realizan. El no contar con un organigrama, manual de organización y manual de procedimientos puede ser la falta de claridad en las responsabilidades y funciones de los empleados, la ineficiencia en los procesos de trabajo, la falta de estandarización y consistencia en las tareas realizadas, y la dificultad para capacitar a nuevos empleados o para realizar cambios organizativos

CONCLUSIÓN: ➢ Se ha determinado que no existe un sistema de control interno que ayude a la parte administrativa a la toma de decisiones adecuadas para la empresa, ya que el misma ayudaría a convertirse en un elemento informativo en donde se describa y especifique las actividades que deben realizarse para cada tarea.

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➢ La falta de un organigrama, manual de organización y manual de procedimientos en una empresa puede tener efectos negativos, como la falta de claridad en las responsabilidades, procesos ineficientes y dificultades para capacitar a nuevos empleados.

RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente propietario ➢ Diseñar un manual de control que fortalezca la Gestión Administrativa para la toma de decisiones en una manera eficiente y efectiva, que ayude a brindar soluciones a problemas o situaciones que se presenten. ➢ Desarrollar un organigrama, Crear una estructura organizativa clara que defina los roles y responsabilidades de cada puesto. Esto ayudará a establecer una jerarquía y aclarar las líneas de comunicación dentro de la empresa. ➢ La utilización y empleo de un manual facilitará el control Administrativo y Financiero por parte del dueño, constituyéndose en una herramienta idónea para la realización de las actividades.

ELABORADO POR: La Sociedad Auditoría y Consultoría KWAIT DFI LTDA FECHA: 21 de Diciembre del 2023

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LA SOCIEDAD AUDITORIA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA HH. 1/n SOLUMA SOPORT S.A.S HOJA DE HALLAZGOS No. 4 PERIODO: Del 1 de Octubre Al 31 de Diciembre del 2023

OBLIGACIONES FISCALES VENCIDAS Y SIN TRAMITE DE SOLUCIÓN, EXISTIENDO DEUDAS CON LA DIAN, LA ALCALDIA Y SEGURIDAD SOCIAL.

Condición. En la revisión de la base legal, se encontró que una situación en la que existen obligaciones fiscales vencidas y sin tramitar solución, lo cual puede generar consecuencias legales y financieras para la empresa.

Criterio. Para el mejoramiento de la empresa, debe buscar asesoramiento profesional de un contador o abogado especializado en temas fiscales. Ellos podrán evaluar la situación, identificar las opciones disponibles y brindar orientación sobre el mejor curso de acción a seguir para resolver estas obligaciones fiscales de manera adecuada.

Causa. La falta de cumplimiento de los plazos establecidos para el pago de impuestos, tasas y contribuciones. También puede deberse a dificultades financieras o a negligencia en la gestión de las obligaciones fiscales.

Efecto. El efecto de tener obligaciones fiscales vencidas y sin tramitar solución, puede ser el surgimiento de intereses, multas y sanciones por parte de las autoridades fiscales. Además, puede afectar la reputación y credibilidad de la empresa, dificultar el acceso a créditos y generar un impacto negativo en las finanzas y operaciones del negocio. Es importante abordar estas obligaciones de manera oportuna para evitar mayores consecuencias.

CONCLUSIÓN La empresa no cuenta se encuentra al día con las obligaciones fiscales y gestionar adecuadamente las deudas con la DIAN, la Alcaldía y la Seguridad Social. El incumplimiento de estas obligaciones puede resultar en intereses, multas y sanciones, así como en impactos negativos en la reputación y las finanzas de la empresa.

Es recomendable buscar asesoramiento profesional y tomar medidas para resolver estas obligaciones de manera oportuna y adecuada, evitando posibles consecuencias legales y financieras adversas.

RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente Propietario

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➢ Buscar asesoramiento profesional, Consultar con un contador o abogado especializado en temas fiscales para evaluar la situación y recibir orientación sobre las opciones disponibles para resolver las deudas. ➢ Establecer un plan de pago, elaborar un plan de pago realista y factible para liquidar las deudas pendientes. Priorizar las obligaciones más urgentes y establece un calendario de pagos que puedas cumplir. ➢ Negociar acuerdos de pago, Comunicarse con las entidades correspondientes, como la DIAN, la Alcaldía y la Seguridad Social, para explorar la posibilidad de acuerdos de pago o planes de facilidades que te permitan pagar las deudas de manera gradual.

ELABORADO POR: La Sociedad Auditoría y Consultoría KWAIT DFI LTDA FECHA: 21 de Diciembre del 2023

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LA SOCIEDAD AUDITORIA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA HH. 1/n SOLUMA SOPORT S.A.S HOJA DE HALLAZGOS No. 5 PERIODO: Del 1 de Octubre Al 31 de Diciembre del 2023

ACTUALIZACION DE EQUIPOS DE TRABAJO, COMPUTADORES OBSOLETOS Y A LA PAGINA WEB SE LE REALIZO LA ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN EN EL AÑO 2020.

Condición. Los equipos con los cuales el local trabaja ya tienen funcionando desde que se inició el negocio y a pesar de los mantenimientos que se les ha dado, ya se necesita reponer alguno de ellos. Se observa la necesidad de actualizar los equipos: Realizando un análisis exhaustivo de los equipos de trabajo en el que se determina que es necesario actualizarlos o reemplazarlos.

Considerando que su desempeño, capacidad de procesamiento y compatibilidad con los software y aplicaciones actuales no es el mismo.

Criterio. Si se mejora los equipos de trabajo se podría cumplir de mejor manera con las expectativas del negocio, ya que desde que inicio el local las ventas se han incrementado y el mismo equipo ya no abastece por completo en especial los fines de semana que la demanda aumenta.

Para abordar la situación de actualización de equipos de trabajo, computadores obsoletos y la página web es evaluar la necesidad de actualización, planificar y establecer prioridades, y buscar asesoramiento profesional en caso necesario.

Causa. La falta de recursos por el mismo hecho de que no se realiza un presupuesto para mejoramiento del local y de la situación de actualización de equipos de trabajo, computadores obsoletos y la falta de actualización en la página web además de la falta de inversión en tecnología, falta de seguimiento y mantenimiento, falta de conciencia sobre la importancia de mantenerse actualizado en el entorno digital.

Efecto.

El efecto de no abordar la situación puede ser una disminución en la productividad y eficiencia de los empleados, limitaciones en el rendimiento de los sistemas informáticos, y una experiencia negativa para los usuarios de la página web. Esto afecta negativamente la imagen y competitividad de la empresa.

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CONCLUSIÓN Es importante reconocer la necesidad de mantener actualizados los equipos de trabajo, como los computadores, y la página web de una empresa. La falta de actualización puede tener efectos negativos en la productividad, eficiencia y experiencia.

Es fundamental invertir en tecnología y realizar seguimiento y mantenimiento regular para mantenerse al día en el entorno digital y garantizar un rendimiento óptimo.

RECOMENDACIÓN. Al Sr Gerente Propietario ➢ De igual manera que se haga un presupuesto para poder tener una partida para lo que son arreglos y mejoras del establecimiento, con el objeto de evitar atrasos en las entregas y molestias en los clientes. ➢ Realiza una evaluación exhaustiva, Analizar detalladamente los equipos de trabajo y la página web para identificar las áreas que necesitan ser actualizadas. Considerando el rendimiento, compatibilidad con software actual, diseño y funcionalidades. ➢ Establecer un plan de actualización, Elaborar un plan que incluya un presupuesto, plazos y prioridades para la actualización de los equipos y la página web. Definir qué aspectos son críticos y qué mejoras pueden realizarse gradualmente. ➢ Buscar asesoramiento profesional, Si no se cuenta con experiencia en tecnología o desarrollo web, considerar contratar a profesionales especializados que puedan brindar orientación y realizar las actualizaciones necesarias.

ELABORADO POR: La Sociedad Auditoría y Consultoría KWAIT DFI LTDA FECHA: 22 de Diciembre del 2023

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Etapa 3. Examen Propósito Como propósito fundamental la empresa busca evaluar y mejorar la eficacia, efectividad y adecuación y políticas administrativas de la organización. Ayudando a identificar áreas de mejora y a asegurar que se cumplan los objetivos establecidos, además de brindar recomendaciones para optimizar el desempeño y gestión de la misma.

Procedimiento Oportunidades ➢ Intención de mejora por parte de trabajadores y superiores. ➢ Posibilidad de expandir la organización a nuevos mercados geográficos. ➢ Avances tecnológicos que Análisis DOFA pueden mejorar la eficiencia de los procesos administrativos.

Fortalezas Estrategia FO ➢ Experiencia y ➢ Implementar tecnología conocimiento del personal de información y administrativo. comunicación en áreas ➢ Eficiente sistema de administrativas. gestión de recursos ➢ Incrementar la motivación humanos. de los trabajadores para ➢ Procesos de planificación especializarse en temas estratégica bien tecnológicos como planes establecidos. de carrera ➢ Cultura organizacional ➢ Utilizar la eficiencia del sólida y motivada. sistema de gestión de recursos humanos para captar sectores

Amenazas ➢ Competencia intensa en el mercado. ➢ Grupo de trabajo insatisfactorios en su puesto de trabajo. ➢ Posibles renuncias de los trabajadores.

Estrategia FA ➢ Mejorar el clima laboral y reorganizar las funciones de trabajo de cada empleado. ➢ Realizar planes de incentivos y reconocimiento a los empleados para evitar sus renuncias.

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potenciales para la empresa.

Debilidades ➢ Falta de capacitación continua para el personal administrativo. ➢ Procesos administrativos obsoletos y poco eficientes. ➢ Comunicación ineficaz entre los departamentos.

Estrategia DO ➢ Capacitar a los colaboradores de la empresa en temas de marketing, desarrollo e innovación. ➢ Comunicación asertiva y refuerzos en el área administrativa. ➢ Implementar tecnología de información y comunicación en áreas administrativas.

Estrategia DA ➢ Trabajar en un desarrollo del talento humano. ➢ Reestructuración del organigrama y Manuel de funciones de los empleados. ➢ Trabajar en pro del bienestar laboral de los empleados y su inteligencia emocional. ➢ Implementar la estrategia de feedback como ayuda para la comunicación asertiva en la empresa.

Etapa 4. Informe final KWAIT DFI LTDA Informe general

Introducción La presente auditoria administrativa realizada a la empresa Soluma Sport SAS, se realizó por petición y posterior solicitud de su director general, luego de expresar las falencias que se presentan en su organización dentro de sus áreas administrativas, así como las dificultades que estas mismas ocasionan en sus procesos laborales. Para tal proceso de auditoria y revisión se fue necesario la aplicación de mecanismos como recolección de datos, información interna de la empresa y entrevistas realizadas en las cuales fue de suma importancia la participación de los empleados de la empresa, puesto son considerados canales para obtener información del actual estado de la empresa de forma clara, concisa y acertada.

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El propósito de la auditoria administrativa realizada, es la oportuna y adecuada solución de los problemas presentados y expuestos, así como dar de forma ética y profesional recomendaciones que permitan la mejora continua y el adecuado funcionamiento de la empresa.

Esta auditoria maneja una recolección de datos, manejo de información y análisis de ella, y evaluación de las áreas por medio de una matriz DOFA que facilita la comprensión de la situación de la empresa, todo aquello con el fin de presentar información transparente, estudiada, confiable y sustentada.

Antecedentes La empresa Soluma Sport SAS, nació en el año 2021, gracias a la idea que nace de tres socios encaminados por esta idea de negocio, es una empresa dedicada a la compra y venta de artículos deportivos y es organización que venía funcionando adecuadamente en todos sus procesos tanto administrativos como operacionales, hasta principios del año 2023 cuando se comienzan a notar cambios significativos que detectaron alarmas en cuanto a su correcto funcionamiento, como lo son las irregularidades en la transparencia de la información, los incumplimientos fiscales, los problemas tecnológicos, disfuncionalidad en las tareas de los colaboradores y plantas de trabajo inadecuadas para laborar.

Técnicas empleadas Las técnicas implementadas en la presente auditoria son las siguientes. ➢ Inspección: Implica un minucioso examen de registros y documentos, ya sea en formato físico o electrónico, así como la revisión física de activos. ➢ Observación: Consiste en presenciar procesos o procedimientos realizados por otras personas, como el conteo de inventarios llevado a cabo por el personal de la entidad.

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➢ Confirmación externa: Obtener información a través de consultas a terceros.

Esta información debe ser por escrito y dirigida directamente al auditor. ➢ Ejecución: Realización independiente por parte del auditor de procedimientos o controles que fueron inicialmente ejecutados como parte del control interno de la entidad. ➢ Procedimientos analíticos: Se basan en la evaluación de la información financiera mediante el análisis de relaciones entre datos financieros y no financieros. ➢ Pruebas sustantivas y de cumplimiento: Se dividen en dos tipos. Las pruebas de cumplimiento verifican la efectividad del sistema de control interno de la empresa, mientras que las pruebas sustantivas buscan identificar errores en los registros financieros que puedan afectar los estados financieros y la opinión del auditor.

Diagnóstico Como causas y consecuencia por las cuales fue echa la auditoria se tienen las siguientes: ➢ Relación familiar directa entre la contadora (Sonia Melo) y la revisora fiscal (Ligia Cano) puede influir en la falta de imparcialidad en las decisiones financieras y en la presentación de informes. ➢ La carencia de un organigrama y manuales de organización y procedimientos genera ambigüedad en roles, limitando la toma de decisiones efectivas.

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➢ Ausencia de una planta física adecuada para la distribución puede originar problemas de seguridad y logística en la gestión de productos. ➢ Obsolescencia tecnológica con equipos desactualizados y falta de actualizaciones en la página web desde el 2020 pueden limitar la eficiencia de los trabajadores en su uso.

Propuesta Mejorar la eficiencia operativa, la transparencia financiera y la conformidad legal de la empresa mediante la identificación y solución de los problemas encontrados.

Análisis Detallado de Problemas Identificados: Conflictos de Interés y Falta de Objetividad: Investigación exhaustiva de las relaciones familiares en cargos clave para evaluar su impacto en las decisiones financieras.

Deficiencias de instalaciones: Evaluación de las instalaciones actuales y búsqueda de soluciones para mejorar la seguridad y eficiencia en la gestión de inventarios.

Ambigüedad en Roles y Responsabilidades: Creación de un organigrama detallado y manuales de organización/procedimientos para clarificar funciones y responsabilidades.

Problemas de Cumplimiento Fiscal y Deudas Pendientes: Revisión minuciosa de los registros fiscales y desarrollo de un plan para regularizar las deudas con la DIAN, alcaldía y seguridad social.

Obsolescencia Tecnológica y Baja Productividad:

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Evaluación de equipos obsoletos y desarrollo de un plan para actualizar la tecnología, incluyendo la página web y otros sistemas relevantes.

2. Acciones Propuestas: Implementación de Políticas de Conflictos de Interés: Desarrollo de políticas claras para manejar situaciones de conflicto de interés y asegurar la objetividad en la toma de decisiones.

Optimización de la Cadena de Suministro y Seguridad de Inventario: Identificación de nuevas instalaciones o mejoras en las existentes para una distribución más eficiente y segura.

Diseño e Implementación de Estructuras Organizacionales: Creación de organigramas y manuales de procedimientos para definir claramente funciones y responsabilidades.

Gestión Integral de Obligaciones Fiscales: Desarrollo de un plan de acción para resolver y regularizar las deudas fiscales pendientes.

Actualización Tecnología y Capacitación: Renovación de equipos, actualización de la página web y capacitación para mejorar la productividad en el uso de herramientas digitales.

3. Ventajas y Desventajas de la Propuesta: Ventajas: ➢ Mejora en la transparencia y toma de decisiones imparciales. ➢ Aumento de la eficiencia en la gestión de inventarios y distribución. ➢ Clarificación de roles y responsabilidades para una toma de decisiones más ágil. ➢ Cumplimiento legal y mitigación de riesgos fiscales.

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➢ Mejora en la productividad y competitividad a través de la tecnología actualizada.

Desventajas:

➢ Costos iniciales significativos para implementar cambios. ➢ Tiempo necesario para realizar las mejoras y adaptación al cambio por parte del personal. ➢ Posible resistencia al cambio o dificultades en la implementación.

Estrategias de implementación 1. Evaluación Integral de Hallazgos: Análisis Detallado de Problemas: Revisar cada hallazgo identificado en la auditoría para comprender su alcance, impacto y las posibles soluciones.

2. Planificación Estratégica: Definición de Objetivos y Metas Claras: Establecer objetivos específicos para cada área problemática, tales como la resolución de conflictos de interés, mejora en la distribución, clarificación de roles, solución de deudas fiscales y actualización tecnológica.

Creación de un Plan de Acción Detallado: Desarrollar un plan detallado que aborde cada hallazgo de manera individual, asignando tareas específicas, plazos y responsabilidades.

3. Organización de Recursos: Asignación de Recursos Humanos y Financieros: Destinar personal competente y los recursos financieros necesarios para cada acción propuesta.

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Búsqueda de Proveedores Externos: Identificar y contactar proveedores para solucionar problemas específicos, como la actualización tecnológica.

4. Implementación Progresiva por Etapas:

Priorización de Acciones: Organizar las acciones por prioridad y dependencias, comenzando por resolver los conflictos de interés y las deudas fiscales pendientes.

5. Comunicación y Capacitación: Comunicación Efectiva Interna: Informar a los empleados sobre los cambios planificados, explicando los beneficios y proporcionando apoyo para la transición.

Programa de Capacitación: Ofrecer capacitación específica para el uso de nuevas tecnologías y para entender los nuevos procedimientos y responsabilidades.

6. Monitoreo y Control Continuo: Establecimiento de Indicadores de Desempeño: Definir estos indicadores para cada acción implementada que permitan medir el progreso y el impacto.

Reuniones de Seguimiento Periódicas: Realizar reuniones periódicas para revisar el avance, identificar desviaciones y tomar medidas correctivas.

7. Evaluación y Ajustes: Análisis de Resultados: Evaluar el éxito de cada acción implementada comparando los resultados con los objetivos establecidos.

Recopilación de Retroalimentación: Obtener comentarios del equipo y de los usuarios afectados para identificar áreas de mejora.

8. Ajustes y Mejora Continua:

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Modificaciones según la Retroalimentación: Realizar ajustes en los planes de acción según los resultados y la retroalimentación obtenida.

Búsqueda de Oportunidades de Mejora: Identificar oportunidades para mejorar continuamente los procesos implementados.

Mecanismos de seguimiento 1. Mecanismos de Información: Reportes y Documentación: se establecerá un sistema de reportes periódicos que detallen el progreso de cada acción implementada y los resultados obtenidos.

Plataformas de Comunicación: se Utilizarán plataformas internas para compartir información relevante con los diferentes departamentos y empleados involucrados en la implementación.

2. Mecanismos de Control: Indicadores Clave de Desempeño: se Definirán indicadores específicos y medibles para cada área de acción, permitiendo evaluar el avance y la efectividad de las mejoras implementadas.

Revisiones Periódicas: se Realizarán revisiones regulares para verificar el cumplimiento de los plazos establecidos en el plan de acción y corregir desviaciones si es necesario.

3. Mecanismos de Evaluación: Evaluación de Resultados: Se Compararán los resultados obtenidos con los objetivos y metas establecidos inicialmente para cada acción, identificando áreas de éxito y posibles mejoras.

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Retroalimentación: Se implementarán estrategias con el fin Obtener comentarios del personal involucrado y de los usuarios afectados para evaluar el impacto real de las acciones implementadas y detectar áreas de mejora.

4. Herramientas Tecnológicas:

Sistemas de Gestión y Monitoreo: Utilizar software especializado que permita monitorear el progreso en tiempo real y generar informes automáticos sobre el estado de las acciones implementadas.

Plataformas de Seguimiento Online: Emplear plataformas digitales donde se pueda acceder a información actualizada sobre el avance de cada acción y sus resultados.

5. Reuniones de Seguimiento: Reuniones Regulares: se Programarán reuniones periódicas con el equipo responsable para revisar el progreso, discutir desafíos encontrados y tomar decisiones basadas en la información actualizada.

Retroalimentación y Ajustes: Se Utilizarán estas reuniones como espacios para recibir retroalimentación, identificar obstáculos y realizar ajustes necesarios en el plan de acción.

Recomendaciones Para mejoramiento de la empresa Soluma sport S.A.S., a la cual se ha aplicado la presente auditoria, se recomienda realizar un análisis de los ingresos y gastos que se tiene y a la brevedad posible como también la implementación de un sistema contable para así tener claridad de las utilidades generadas por la empresa. Además de establecer un

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sistema de monitoreo y seguimiento continuo para asegurar las acciones correctivas implementadas sean efectivas y eficientes.

También es recomendable elaborar un presupuesto donde conste una parte para el arreglo y mejoramiento del establecimiento e implementación de tecnologías y sistemas de gestión de inventario eficientes para optimizar el proceso de distribución, así mismo desarrollar un organigrama que defina los roles y responsabilidades de cada puesto y de esta manera se fortalezca la Gestión Administrativa.

Se recomienda buscar asesoramiento profesional, consultar con un contador o abogado especializado en temas fiscales para evaluar la situación y recibir orientación con lo relacionado con las obligaciones fiscales vencidas y priorizar las obligaciones más urgentes, establecer un calendario de pagos que se pueda cumplir, también se recomienda realizar una evaluación exhaustiva donde se pueda analizar detalladamente los equipos de trabajo y las página web para identificar las áreas que necesitan ser actualizadas.

Considerando el seguimiento y posterior cumplimiento a los aspectos anteriormente mencionados, para lograr los objetivos trazados y apuntar al desarrollo, crecimiento e innovación del ente económico que estuvo bajo análisis y observación en el lapso de tiempo incurrido para la realización de la auditoria administrativa.

Conclusiónes

Con base a la auditoría realizada en Soluma Sport SAS, se pudo evaluar exhaustivamente los procesos y controles internos de la empresa. Se identificaron áreas

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de fortaleza, así como también oportunidades de mejora, teniendo en cuenta los hallazgos la empresa no cuenta con una organización suficiente que le permita verificar sus ingresos debido a la falta de control que existe por parte de los dueños, lo que hace que no rinda al 100% lo cual genera irregularidades en los procesos administrativos.

También la ausencia de una planta física puede dificultar el control de calidad y la supervisión directa de los procesos de distribución, lo que podría afectar la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa. Al mismo tiempo se ha determinado que no existe un sistema de control interno que ayude a la parte administrativa a la toma de decisiones adecuadas para la empresa, ya que el misma ayudaría a convertirse en un elemento informativo en donde se describa y especifique las actividades que deben realizarse para cada tarea. Además, la empresa no cuenta se encuentra al día con las obligaciones fiscales le hace falta gestionar adecuadamente las deudas con la DIAN, la Alcaldía y la Seguridad Social, el incumplimiento de estas obligaciones puede resultar en intereses, multas y sanciones, así como en impactos negativos en la reputación y las finanzas de la empresa.

Asimismo, la realización de la auditoria en la empresa proporciona confianza y transparencia a los propietarios tanto como a los socios comerciales y clientes de la empresa. De esta manera ayuda a detectar posibles fraudes o irregularidades, garantizando así la integridad de la información financiera y operativa.

En resumen, la auditoría en Soluma Sport SAS permitió identificar tanto aspectos positivos como oportunidades de mejora en diversos ámbitos de la empresa. Se recomienda implementar las acciones correctivas correspondientes para potenciar las

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fortalezas y mitigar los riesgos identificados, con el fin de asegurar un crecimiento sostenible y una gestión eficiente en el futuro.

En conclusión, la realización de una auditoría es fundamental para asegurar la eficiencia, la efectividad y la integridad de los procesos y controles internos de una empresa, así como para cumplir con las obligaciones legales y generar confianza en todas las partes interesadas.